System for efficient design of economic offices using suitable planning instruments. work design, office, office space planning, office types, economy

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1 Matthias Waehlert

2 Arbeitssystem Büro Karl-Heinz Lauble, Lauble Consult GmbH Work Design for Offices System for efficient design of economic offices using suitable planning instruments work design, office, office space planning, office types, economy 1. Arbeitsgestaltung als Aufgabe Niemals zuvor wurde derart ausgedehnt diskutiert zum Problem der Arbeitsgestaltung im Büro. Über Ergonomie, Design, Motivation, Flexibilität, Arbeitsplatz-Qualität wird viel gesprochen und geschrieben. Doch werden diese Ansprüche nicht zu schalen Schlagworten angesichts der ständig steigenden Belastung, mit der sich Menschen im Büro plagen müssen? Studien kommen zum Ergebnis: Die Gesundheit von Angestellten im Büro ist nicht weniger gefährdet als die der Arbeiter am Fließband. 1.1 Büroformen: gestern und heute Der Disput um das ideale Raumkonzept ist so alt wie das Büro selbst. Bereits Ende des 19. Jahrhunderts wurden in den USA die Pole dieser Diskussion markiert: das Büro als Anreihung gleichförmiger Zellen oder als offen und großzügig gestalteter Saal. Seitdem bewegt sich die Diskussion um den idealen Raumentwurf in diesem Spannungsfeld: zwischen großflächig-offener und kleinteilig-geschlossener Besiedlung von Büros. 1.2 Das Ishikawa-Modell Seine typische Struktur erhält das Ishikawa-Diagramm durch die Identifikation und Festlegung der Dimensionen möglicher Ursachen. Dabei sollte auf allgemeingültige Faktoren zurückgegriffen werden. Je nach Problemstellung empfiehlt es sich, entweder nur die klassischen vier Ms (Maschine, Mensch, Material und Methode) zu verwenden oder aber zusätzlich noch das Feld Messung einzuführen.

3 1.3 Ursachenforschung Die gefundenen Ursachen erscheinen im Ishikawa-Diagramm als horizontale kleinere Gräten an den Hauptgräten. Diese können genauer in noch kleineren Gräten beschrieben werden (Nebenursachen). Es ist jedoch zu beachten, dass an dieser Stelle lediglich Fehlerursachen ermittelt und nicht schon Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Beispiel: Ursachen bei zu langen Durchlaufszeiten: - keine optimale Zu-/Anordnung der Arbeitsplätze der Teammitglieder - Unterbringung in kleinen Zellenbüros in unterschiedlichen Geschossen - kein Sichtkontakt untereinander spontane Kommunikation ist so unmöglich - weite Wege zu den Gesprächspartnern behindern die persönliche Kommunikation Bild 1: Ishikawa-/Fischgrätenmodell: Hilfsmittel bei der Ursachenforschung; Beispiel-Problem: zu lange Durchlaufzeiten 1.4 Büroformen: Pro und Contra Welche Büroform ist die richtige, die optimale? Diese Frage ist zwar der Klassiker unter Planern und Organisatoren, sie lässt sich aber nur in Kombination mit zwei weiteren Fragen eindeutig beantworten: Welche Anforderungen stellen Unternehmen und Mitarbeiter? Und: Welches Raumkonzept erfüllt diese Anforderungen am besten? Die Ansprüche von Unternehmern und Mitarbeitern lassen sich

4 zusammenfassen in fünf Bereiche: Belastungs-, Motivations-, Organisations- und Sicherheitsfaktoren sowie Unterbringung bzw. Büroflächennutzung 2. Büro-Arbeitsformen Organisations- und Einrichtungsfachleute diskutieren immer mehr neue Formen der Büroarbeit. Die Frage sollte klären helfen, ob sich auch Führungskräfte mit dieser Problematik auseinandersetzen. Folgende Frage sollte Aufschluss darüber geben, in welchen Bereichen die größten Rationalisierungs- und Effizienz-Potentiale vermutet werden: Nach welchen Kriterien untersuchen Sie die Arbeitsbedingungen im Zusammenhang mit Ihrer kritischen Prüfung? Nur jeder Dritte sieht den Raum als Möglichkeit zur Effizienzsteigerung oder Rationalisierung an. Im Umkehrschluss glauben zwei Drittel der Manager, Funktionalität, Ergonomie und Motivation ließen sich ohne Eingriffe in die räumliche Struktur erreichen; sie würden gar die Potentiale ignorieren, falls dafür Baumaßnahmen erforderlich wären. Bild 2: Künftige Büroarbeit und Büro-Arbeitsformen (Studie des bso von 2001) 2. 1 Nutzwert des Büroarbeitsplatzes Um die Qualität von Arbeitsplätzen im Büro objektiv und damit nachvollziehbar bewerten zu können, entwickelte Karl-Heinz Lauble, Anfang der 1980er Jahre die Nutzwert-Analyse für Büroarbeitsplätze. Sie ermöglicht die systematische Bewertung der Bürosituation und berücksichtigt individuelle Vorstellungen der Mitarbeiter. Die

5 Nutzwert-Analyse sieht den Arbeitsplatz als System. Als solches muss er bestimmte Erfordernisse der Büroarbeit befriedigen oder bestimmte Probleme lösen. 2.2 Prioritäten ermitteln Die Nutzwert-Analyse bewertet in zwei Schritten die Qualität des Arbeitsplatzes. Im ersten Schritt legt jeder Mitarbeiter seine persönlichen Prioritäten fest. Anhand einer Prioritäten-Matrix wägt er die 17 Faktoren gegeneinander ab: Er bewertet jede Komponente gegen die restlichen 16, ob er sie für wichtiger, gleich wichtig oder weniger wichtig erachtet. Die ausgefüllte Prioritäten-Matrix enthält insgesamt 272 Wertungen, die Punkte-Summe jedes Arbeitsplatzfaktors und seinen Anteil in Prozent. Daraus entsteht die Prioritäten-Rangfolge. Sie sagt aus, wie wichtig für den befragten Angestellten die jeweilige Komponente ist. 2.3 Prioritäten-Rangfolge Mit der Prioritäten-Rangfolge ist es möglich, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen: - Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen - unwirtschaftliche Anstrengungen zu vermeiden - die Wirtschaftlichkeit zu steigern Bild 3: Prioritäten-Rangfolge

6 3. Bewertung der Raumvarianten: Lösungsansätze Im zweiten Schritt der Nutzwert-Analyse bewerten die Angestellten die Qualität ihres Arbeitsplatzes. Ihr Ideal vor Augen beurteilen sie den Ist-Zustand der 17 Arbeitsplatzfaktoren an ihrem Arbeitsplatz. Ergebnisse von Prioritäten-Abfrage und Bewertung des Ist-Zustandes geben dem Büroplaner konkrete Ansätze zum Handeln. Prioritäten-Rangfolge und Ist-Zustand zeigen ihm, welche Komponenten des Büroarbeitsplatzes er bei seiner Planung besonders beachten muss, um den Bedürfnissen der dort arbeitenden Menschen gerecht zu werden. Kehren wir zurück zum Beispiel-Problem: zu lange Durchlaufszeiten. Das Kriterium dafür in der Nutzwert-Analyse ist Ablauforganisation ; beispielhaft hier betrachtet für zwei Teambüros gegenüber vier Zellenbüros (Gruppenbüros): Der Funktionserfüllungsgrad der Teambüros steigt um über 100 Prozent gegenüber den Zellenbüros. Bild 4: Kriterium Ablauforganisation : Bewertung von zwei Raumvarianten 3.1 Mitsprache der Mitarbeiter Die Nutzwert-Analyse bindet die Mitarbeiter besonders eng ein bei der Gestaltung und Planung der Arbeitsplätze im Büro. Die Mitarbeiter planen und gestalten so ihren Arbeitsplatz zu einem hohen Maß selbst. Die Nutzwert-Analyse ist eine konsequente Antwort auf die Forderung nach ganzheitlicher und systematischer Gestaltung des Büroarbeitsplatzes: systematisch durch die 17 Komponenten, ganzheitlich durch

7 Einbinden der betroffenen Mitarbeiter. Denn: Der Mensch ist das Zentrum der Arbeit im Büro trotz steigender Technik und Automation bleibt er der Leistungsträger. Bild 5: Nutzenbewertung von Raumkonzepten 4. Flächenoptimierung statt Flächenreduzierung das Flächenkosten- Management Die Büroflächen unterliegen einer speziellen Bewertung. Professionell geplant, führen moderne, flächenökonomische Büro-Einrichtungen zu erheblichen Flächen- Einsparungen. Zusätzlicher Kostenvorteil liegt in der Aktivierung brachliegender Flächen zur verbesserten Büroflächen-Nutzung. So können zusätzliche und/oder leistungsstärkere Arbeitsplätze installiert werden. Deshalb ist es sinnvoll, die Büro- Einrichtungen in ein professionelles Kostenmanagement einzubeziehen.

8 Bild 5: Optimierung der Flächennutzung im Teambüro 4.1 Flächenoptimierung im Teambüro Durch das Zusammenlegen von zwei Gruppenbüros und Nutzung des Flures zwischen den Büros erhöht sich der Nutzungsgrad für die Bürofläche um etwa 16 Prozent. Die Belegung der Geschossfläche ermöglicht eine zusätzliche Unterbringung von drei Mitarbeitern unter Verbesserung der funktionalen und ergonomischen Arbeitsplatzbedingungen. Zusätzlich ist für jeden Raum eine Besprechungszone für Teambesprechungen eingeplant. 4.2 Einsparpotential an Raumkosten In unserem Fallbeispiel wird dadurch ein Einsparpotential an Unterbringungskosten je Arbeitsplatz von 780 Euro (zwei Quadratmeter an Fläche) erreicht. Könnten die zusätzlich benötigten Mitarbeiter nicht untergebracht werden, müssten eventuell zusätzliche Flächen angemietet werden.

9 Bild 6: Reduzierung der Raumkosten 5. Ansätze zur Minderung der Bürokosten Will man eine schwerpunktmäßige Bürokostenminderung unter einem bestimmten Teilaspekt betreiben, so beginnt man in der Regel dort, wo die Erfolgschancen am größten sind. Unseren Erfahrungswerten nach sind dies: - die Optimierung der Ablauforganisation und - die Gestaltung der Arbeitssituation (Arbeitsplatz- und Raumgestaltung) 5.1 Arbeitsraum- und Platzgestaltung Bei der Planung von Arbeitsplätzen kann davon ausgegangen werden, dass die Fläche je Arbeitsplatz einschließlich allgemein üblicher Möblierung und anteiliger Verkehrsflächen im Mittel nicht weniger als 8 10 Quadratmeter betragen wird. In Großraumbüros ist angesichts des höheren Flächenbedarfs und der größeren Störwirkungen im Mittel von nicht weniger als Quadratmetern auszugehen (vgl. BGI 650). Um die visuellen und akustischen Störeinwirkungen zu reduzieren, ist die Erhöhung der Quadratmeter allerdings nur bedingt geeignet. Ein Ausschließen des Wirksamwerdens dieser Gefahrenquelle ist durch den Einsatz von Abschirmelementen am Arbeitsplatz weitgehend erreichbar.

10 5.2 Fazit Das Büro als neue Einrichtung mit seinen Normen, Formen und Systemen ist wesentlicher Teil eines notwendigen neuen Elans für den Umgang mit Informationen. Dass trotzdem alles noch verhältnismäßig gut funktioniert, ist ein Verdienst der menschlichen Anpassungsfähigkeit. Die Tatsache, dass wir uns anpassen können, bedeutet jedoch nicht, dass wir nichts zu verbessern brauchen. Bild 7: Erkenntnisse zum Teambüro