FUTURA - MIS. Managementinformationssystem für Träger der Altenpflege. Exception Bericht. Kurzübersicht. Auslastung. Pflegestufenmanagement Vertrieb

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1 FUTURA - MIS Managementinformationssystem für Träger der Altenpflege Exception Bericht Kurzübersicht Auslastung Pflegestufenmanagement Vertrieb Personal Offene Posten Optionen BWA NTConsult Informationssysteme GmbH Telefon: info@ntconsult.de

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3 1 Willkommen Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Lösung interessieren. FUTURA MIS Managementinformationssystem für die betriebswirtschaftliche Analyse und Steuerung von Trägerstrukturen der Altenpflege. Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen einen detaillierten Einblick in unsere bestehenden Software- Lösungen für Ihr Dienstleistungsunternehmen geben. Selbstverständlich stehen wir Ihnen für Fragen zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen die Handhabung und die Besonderheiten unserer Lösung im Rahmen einer individuellen Projektpräsentation. Dabei können wir ganz gezielt auf Ihre speziellen Bedürfnisse und Einsatzszenarien eingehen. Dies kann entweder nach Terminabsprache im Rahmen eines Vorortbesuchs erfolgen, oder besonders schnell und einfach mit einer individuellen Online-Livepräsentation über das Internet mit gleichzeitiger Telefonkonferenz. Um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und Kosten zu sparen brauchen Sie einen starken IT-Partner. Seit der Gründung des Unternehmens 1998 hat sich NTConsult zu einem erfolgreichen IT-Dienstleister für Standard und Individualprogramme, sowie Consulting und Services entwickelt. Im Mittelpunkt unserer Leistungen stehen Komplettlösungen für die individuellen Anforderungen unserer Kunden.

4 2 Kurzübersicht Was ist FUTURA MIS? Die FUTURA-MIS Lösung ist eine modular aufgebautes Managementinformationssystem für grössere Trägerstrukturen der Altenpflege mit integriertem Datawarehouse. Das System liefert für das Controlling auf Knopfdruck strukturierte, verdichtete oder detaillierte Kennzahlen aus den angeschlossenen Pflegeeinrichtungen. Dazu greift das System auf die operativen IST-Daten der verschiedenen Teilanwendung der Einrichtung (Heimabrechnung, Dienstplan, Einsatz- und Tourenplan, Vertriebsmodul) und auf zentrale oder dezentrale Finanzbuchhaltungssysteme zurück. Diese Daten können durch Budget- bzw. Soll-Zahlen aus MS Excel ergänzt werden. Folgende vorstrukturierte Datensichten sind vorhanden: Exceptionsanzeige Anzeigen besonderer Ereignisse (Exceptions) die entweder aufgrund vorgebbarer Ereignisse (z.b. Krankenquote einer Station > 15%) oder manueller Eingabe in der Einrichtung (z.b. Termin MDK-/Heimaufsicht oder Kündigung von Key-Mitarbeitern) ausgelöst werden. Kurzübersicht Übersichtliche, hochverdichtete Managementsicht, die für die einzelnen Bereich je Einrichtung eine Kennzahl in abstrakter grafischer Form (z.b. Smilies) und mit den Ampelfarben hinterlegt darstellt. Neben der jeweiligen Kennzahldarstellung werden Trendanzeigen grafisch als Trendpfeile dargestellt. Drilldown auf Einrichtungsdetails mit allgemeinen Daten der Einrichtung und Bewohnerstrukturinformationen. Auslastungs-/Belegungsanzeigen Nach frei definierbaren Einrichtungsgruppen zusammengefasste Auslastungs- und Belegungsübersichten mit budgetierten und IST-Kapazitätsvergleichen (Kopfzahl oder Belegungstagen, falls vorhanden Appartements und Nutzer ambulanter Pflegedienstleistungen). Drilldown-Möglichkeit bis auf Stations-/Kostenstellenebene nach Pflegestufen. Pflegestufenmanagement-Sichten Darstellung beantragter und erfolgter Pflegestufen-Änderungsanträge sowie abgelehnter und widersprochener Anträge in Relation zur Belegung bzw. ambulanter Klienten mit Drilldown-Detaillierung auf Pflegestufe.

5 2 Kurzübersicht Personaldaten-Sichten Anzeige der aktuellen Soll-/Ist-Stunden und des Gleitzeitkontostands der Mitarbeiter inkl. Darstellung der einzelnen Fehlzeit-Dienste in Stunden (Krank, Urlaub, Weiterbildung, Mutterschutz, usw.). Neben verdichteten Darstellungen auf Einrichtungs- und Stationsebene besteht die Möglichkeit auch Vertragsarten- oder Mitarbeiterdetailsichten anzuzeigen. Vertriebssichten Darstellung der aktuellen Vertriebsaktivitäten der jeweiligen Einrichtung. Dazu gehören: Anzahl offene Interessenten für Betreutes Wohnen, Ambulanter Dienste, Anzahl aktiver Multiplikatoren / Vermittler und Vermittlung für die Stationäre Pflege, sowie Mietpreisentwicklung im Appartementbereich Betreutes Wohnen. Datenbasis der Zahlen ist unser CRM-System für die Altenpflege Vertriebsmanager. Offene Posten Anzeige Auf der Basis übernommener Fibu-Zahlen werden FUTURA MIS die aktuellen Stände der offenen Posten nach Kostenträgertyp und Zahlungsziel bzw. Fälligkeitsüberschreitung für die ausgewählten Einrichtungsgruppen dargestellt. BWA-Sichten (Betriebswirtschaftliche Auswertung) Die BWA-Sichten zeigen die wesentlichen wirtschaftlichen Kennzahlen aus den zugehörigen Finanzbuchhaltungsmandanten im Vergleich und Prozentual (Umsatzerträge, Personal- und Sachkostenaufwand, DB I, DB II und Vorl. Ergebnis). Bei Bedarf kann die detaillierte BWA-Struktur von bis zu 3 auswählbaren Mandanten im Vergleich dargestellt werden. Individuelle Ergänzungen Durch die gewählte Datenstruktur sind Erweiterungen des vordefinierten Sichtenumfangs und die Kombination mit Daten ergänzender Systemen wie z.b. soziodemografische Daten oder spezielle Controlling-Informationen aus der Pflegedokumentation schnell und preisgünstig möglich. Dies gilt auch für Anwendungen aus dem Umfeld der Pflege wie z.b. Küchenwarenwirtschaftssysteme, und Systeme zur Abrechnung von Service-Dienstleistungen wie Reinigung. Auch die Anbindung spezieller Kennziffern wie z.b. Anteil der Vollzeit-/Teilzeitkräfte oder Durchschnittsalter bei Einzug sind durch den modularen Aufbau der datenbereitstellenden und auswertenden Komponenten leicht umsetzbar.

6 3 Die technische Realisierung Das System besteht aus einer Datensammelfunktion, die in der Nacht als sogenannter Hintergrundprozess alle relevanten Daten aus den jeweiligen Anwendungen oder Exportdateien ausliest und diese je nach Serverstruktur als Datei oder als an einen zentralen Serverprozess versendet. Auf dem zentralen Server werden die Dateien unmittelbar nach Eingang in das zentrale Datawarehouse übernommen. Über einrichtungsspezifische und/oder übergreifende Parameter und Grenzwerteinstellungen sind kundenindividuelle Überwachungs- und Alarmfunktionen abbildbar, die entsprechende optische Kennzeichnungen der Daten (Ampel-Funktion) für Ausnahme- und Abweichungssituation auslösen. Gleiches gilt für entsprechende Trendberechnungsparameter. Darüberhinaus können in dem System beliebige Einrichtungsgruppen wie z.b. nach Region, nach Wohnform oder z.b. auch nur Problemeinrichtungen angelegt werden. Über entsprechende Strukturinformationen (Mandant/BWA-Struktur) werden die Daten aus der Finanzbuchhaltung den jeweiligen Einrichtungen zugeordnet. Auf dieses zentrale Datawarehouse greift die Präsentationskomponente des Systems zu und stellt die Daten in verdichteter Form da. Durch die integrierte Drilldown-Funktionalität kommt man durch einfaches Anklicken der jeweiligen Zeile oder Kennzahl in eine weitere Detaillierungsebene. Dies kann von der Einrichtungsgruppe zur Einrichtung, zum Haus, zu den jeweiligen Stationen und bei Bedarf z.b. bis zum einzelnen Mitarbeiter oder Bewohner bzw. Klient erfolgen. Die Darstellung der Daten kann dabei sowohl in Zahlen- als auch Grafikformat erfolgen. Je nach gewünschtem Detaillierungsgrad werden Jahressichten mit den einzelnen Monatsvergleichswerten und Vorjahres- oder Budgetvergleichswerten oder detaillierte Monatswerte bis hin zu Stand Heute angezeigt. Natürlich können alle angezeigten Daten sofort in das Excel-Format exportiert werden. Die Aktualisierung der Daten erfolgt je nach Anforderung tages-, wochen- und/oder monatsgenau. Neben der, im Standard enthaltenen Verarbeitung aus den entsprechenden FUTURA-Komponenten ist, bei entsprechenden technischen Möglichkeiten (offene Schnittstellen oder Export-Funktionen), auch die Integration von Heimabrechnungslösungen anderer Anbieter möglich. Die Datenintegrität und der Aktualitätsstand werden je Einrichtung durch zugehörige Überwachungstools sichergestellt und können auf diese Weise zu entsprechenden Organisationshinweisen in der Organisationstruktur genutzt werden (z.b. sollten Abwesenheiten bei tagesaktuellen Daten immer zeitnah erfasst werden). FUTURA-MIS stellt eine grosse Anzahl vorstrukturierter Auswertungen und Drilldown-Ebenen zur Verfügung. Durch die Verwendung der OLAP-Funktionalität (Online Analytical Processing) des Microsoft SQL Servers 2003 bzw und die entsprechend Datawarehouse/OLAP konformen Datenstrukturen ist der Einsatz spezialisierter Auswertungstool und sogenannter DART-Systeme (Descision Analysis and Retrieval Tools) für individuelle Datenanalysen möglich. Die Anwendung ist eine Neuentwicklung des Jahres 2005/2006 und basiert auf den aktuellen Microsoft-Standards.

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8 4 Welche Zielgruppe hat die Softwarelösung?» Da dies ein einrichtungsübergreifendes Informationssystem ist, liegt der besondere Vorteil in einer vergleichenden Darstellung mehrerer Einrichtungen. Natürlich lässt sich das System aber auch mit nur einer oder zwei Einrichtungen betreiben. Das System bietet Komponenten für: Anbieter von ambulanter Pflegedienste, Betreiber von Residenzen oder anderen Einrichtungen des Betreuten Wohnens, private, gemeinnützige und kommunale Seniorenheim und Behinderteneinrichtungen jede Trägerstruktur mit einer Mischung dieser Einrichtungsformen.» Träger- und Einrichtungs Controlling» Management-Ebene

9 5 Datensichten Exceptionsanzeige In diesem Bereich werden besondere Ereignisse aus allen Einrichtungen als Textmeldungen dargestellt. Angezeigt werden manuelle Eingaben, die aus dem zugehörigen Erfassungsbereich in der Einrichtung, als Text mit einer Zuordnung zu einer Exceptiongruppe übergeben werden. Ergänzend können Ereignisse aufgrund spezieller, im FUTURA-MIS einstellbarer Auslöserregeln (Trigger) automatisch ausgelöst werden. Über individuell einrichtbare Exceptiongruppen können die für den jeweiligen zentralen Bereich interessanten Meldungen ausgefiltert werden.

10 5 Datensichten Kurzübersicht Die Einrichtungskurzübersicht ist die klassische Management-Schnellübersicht über die jeweilige Kennzahlen der Enrichtungsgruppe. Die Kennzahlen werden über parametrisierbare Werteüberwachungen (einzelne Werte oder Kombinationen aus verschiedenen Daten) in Kennziffern umgesetzt. Diesen Kennziffern werden je nach Wertebereich für die jeweiligen Bereiche sofort verständliche Bildsymbole wie z.b. Smilies zugeordnet und mit Ampelfarben hinterlegt. Gleichzeitig zeigt ein Pfeil den jeweiligen Trend für den Anzeigebereich an. Das Verfahren zur Trendermittlung und zur Kennzahlermittlung ist je Einrichtung durch die Zentrale festlegbar. Durch einen Klick auf die jeweils gewünschte Einrichtung werden allgemeine Einrichtungsdetails angezeigt.

11 5 Datensichten Auslastungs- und Belegungssichten FUTURA-MIS stellt umfangreiche Auslastungsinformationen zur Verfügung. Es können sowohl Senioreneinrichtungen (Bettenbelegung), Einrichtungen des Betreuten Wohnens (Appartementauslastung), als auch ambulante Pflegeleistungen dargestellt werden. Einrichtungen können zu frei definierbaren Einrichtungsgruppen zusammengefasst werden. Durch Drilldown (Anklicken des jeweils interessanten Bereichs) kommt man zu der jeweils nächst detaillierteren Ebene. Die unterste Ebene stellt die einzelne Station / Kostenstelle oder eine Organisationseinheit dar. Bei Bedarf ist sogar eine weitere Detaillierung bis auf den einzelnen Klienten möglich. Die Daten können als Belegtage oder als Kopfzahl-Information dargestellt werden. Neben den aktuellen IST-Daten können Budgetdaten angezeigt werden. Alle Sichten können nach Excel exportiert werden.

12 5 Datensichten Pflegestufen-Management Sicht Über die Pflegestufen-Management Sicht stehen auf Knopfdruck detaillierte Informationen zu den, in den Einrichtungen durchgeführten Pflegestufen-Wechselanträge positiv entschiedene Pflegestufenwechselanträge abgelehnte Pflegestufenwechselanträge Widersprüchen Entgültig abgelehnten Pflegestufenwechselanträge zur Verfügung. In einer Detaillierungsebene kann dazu die aktuelle Pflegestufenverteilung in der Einrichtung angezeigt werden.

13 5 Datensichten Personaldaten Sichten Über die Integration mit dem FUTURA- Dienstplanmanager stehen aus den Einrichtungen detaillierte Informationen über den aktuellen Personalstatus und die Entwicklung der Stundenkonten sowie Fehlzeiten zur Verfügung. Neben verdichtenden Anzeigen ist der Drilldown bis auf die einzelnen Mitarbeiter einer Station oder einer Organisationseinheit möglich (Mitbestimmungspflichtig!) Über einzeln ein-/ausblendbare Detailinformationen und/oder Sortierungen erhalten Sie immer genau den Informationsinhalt, den Sie für die jeweilige Aufgabe benötigen. Durch die integrierte Prozentuale Verteilung lassen sich auch Einrichtungen unterschiedlicher Grösse vergleichen. Auf Wunsch ist auch ein Vergleich der jeweiligen IST-Kapazität mit der Sollkapazität lt. Pflegepersonal-Bemessungsschlüssel (Verteilung nach Pflegestufe) der Einrichtung möglich.

14 5 Datensichten Vertriebssichten Träger, die bereits einen aktiven Vertrieb durchführen, können über den Einsatz des FUTURA - Vertriebsmanagers detaillierte Informationen zu den Vertriebsaktivitäten der einzelnen Einrichtungen erhalten. Dargestellt werden Anzahl aktueller Interessenten für Betreutes Wohnen und ambulante Dienste nach Altersstruktur des letzten Kontakts Anzahl aktiver Multiplikatoren / Vermittler (Stationäre Pflege) Mietpreisentwicklung im Appartment bereich des Betreuten Wohnens Erfolge durchgeführter Aktionen Offene Posten Anzeige Auf der Basis übernommener Fibu- Zahlen werden im FUTURA MIS die aktuellen Stände der offenen Posten nach Kostenträgertyp und Zahlungsziel bzw. Fälligkeitsüberschreitung für die ausgewählten Einrichtungsgruppen und Einrichtungen dargestellt. Dabei kann die Finanzbuchhaltung sowohl dezentral als auch zentral organisiert werden. Voraussetzung für den Einsatz ist, dass ihre Finanzbuchhaltung über eine Exportschnittstelle verfügt. Sofern kein Kostenträgertyp (Pflegekasse, Krankenkasse, Selbstzahler, Sozialamt, usw.) aus den Fibu-Daten ableitbar ist, können die einzelnen Kreditorkonten in einem gesonderten Dialog zugeordnet werden.

15 5 Datensichten Vergleichende Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) Die BWA-Sichten zeigen die wesentlichen wirtschaftlichen Kennzahlen aus den zugehörigen Finanzbuchhaltungsmandanten im Vergleich und Prozentual (Umsatzerträge, Personal- und Sachkostenaufwand, DB I, DB II und Vorl. Ergebnis). Die Daten können sowohl als Summenwerte oder umgerechnet auf einen einzelnen Bewohnertag dargestellt werdem. In einer weiteren Detaillierungsstufe kann bei Bedarf kann die vollständige BWA- Struktur von bis zu 3 auswählbaren Mandanten im Vergleich dargestellt werden.

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