Compliance Enforcer. Automatisierte Dokumentation und Qualita tssicherung der Werte lu sse in Gescha ftsvorfa llen von SAP ERP-Systemen.

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1 Compliance Enforcer Module Value Chain Analyzer Release 14.1 Automatisierte Dokumentation und Qualita tssicherung der Werte lu sse in Gescha ftsvorfa llen von SAP ERP-Systemen.

2 Big Picture Welches Problem lo st der Value Chain Analyzer? Das Fu hren einer ordnungsma ssigen Buchhaltung in einem SAP-System erfordert eine aktuelle Dokumentation der Gescha ftsvorfa lle und deren Werte lu sse. Manuelle Dokumentationsmethoden sind sehr zeit und kostenintensiv. Die Aktualisierung der Dokumentation verursacht grossen Aufwand. Bei A nderungen von Gescha ftsvorfa llen sind die dazugeho rigen Testfa lle vorzubereiten und zu u berpru fen. Diese Qualita tssicherung ist sehr komplex und erfordert ein exaktes Vorgehen. Die laufende Pru fung der Gescha ftsvorfa lle, bezu glich der Einhaltung der SOLL-Vorgaben, ist eine Aufgabe des Prozesscontrollings. Eine grosse Anzahl operativer Gescha ftsvorfa lle ohne unterstu tzende Hilfsmittel zu überwachen ist sehr aufwendig. Welches sind die Hauptfunktionen des Value Chain Analyzer? automatisierte Visualisierung und Dokumentation der Werte lu sse sowie der IKS-Matrix Download der relevanten Belege und Stammdaten aus dem SAP Enterprise Resource Planning System (ERP) Bereitstellung der Testspezi ikationen Unterstu tzung des Internen Kontrollsystems (IKS) mit Kontrollinstrumenten und Auswertungen

3 Highlights automatisierte Generierung der Gescha ftsvorfalldokumentation Die Werte lu sse der Gescha ftsvorfa lle ko nnen mit minimalem Aufwand visualisiert und dokumentiert werden. Die Visualisierung umfasst folgende Bereiche: - Finanzbuchhaltung - Controlling - Ergebnisrechnung - Folgebelege Die manuellen Eingaben bezu glich der Gescha ftsvorfa lle werden auf ein absolutes Minimum reduziert. Der VCA nutzt alle relevanten Informationen aus den verknu pften SAP-Buchungsbelegen, um die Werte lu sse zu generieren und zu visualisieren. Echtzeitintegration mit den SAP ERP-Systemen Die beno tigten Werte lussinformationen werden aus dem Buchungsbelegen und den Stammdaten der SAP ERP-Systeme gelesen und direkt in den VCA importiert. ef iziente Spezi ikation der Testfa lle und Testszenarios Ein Testszenario de iniert die Anforderungen und Ziele eines Testablaufes. Es kann mehrere Testfa lle umfassen. Die Wiederverwendbarkeit bereits dokumentierter Testfa lle wird durch Mehrfachzuordnung sichergestellt. Die Zuordnung eines Testfalles zu einem Gescha ftsvorfall unterstu tzt dessen Qualita tsu berwachung. Die automatisierte Aktualisierung der Dokumentation des Werte lusses wird durch das Vermerken der Gescha ftsvorfa lle in den im SAP ERP-System erzeugten Testbelegen sichergestellt. Kontrollinstrumente fu r das Interne Kontrollsystem (IKS) Die Verknu pfung der Gescha ftsvorfa lle und Testfa lle mit den Buchungsbelegen ist die Basis fu r verschiedene Auswertungen, die als Kontrollinstrument im IKS genutzt werden ko nnen. Auswertungen (z.b. die Nutzung der Sachkonten in den Gescha ftsvorfa llen) unterstu tzen die Sicherstellung der Integrita t der Gescha ftsvorfa lle und deren Werte lu sse. Revisionssicherheit des VCA Fu r den Zugriff auf die Daten im SAP ERP-System sind Frontend- wie auch die SAP-ERP-Komponenten notwendig. Beide sind berechtigungstechnisch geschu tzt und mu ssen wechselseitig kon iguriert werden. Die Datenherrschaft bezu glich der SAP ERP-Daten muss nachgewiesen und als Vertragsbestandteil in den VCA- Nutzungsbedingungen festgehalten werden. Die Einhaltung wird durch technische Massnahmen wie der Fixierung der Datenselektionsbedingung sichergestellt. Alle Zugriffe auf das SAP ERP-System werden protokolliert. Der Code der SAP-Komponenten wird offengelegt.

4 automatisierte Dokumentation & Visualisierung der Werte lu sse Ober la che der Frontend-Applikation U bersicht der Visualisierungssichten Finanzbuchhaltung Gliederung nach Bilanz, Erfolgs- und Investitionsrechnung Anzeige der CO-Kontierung im FI-Beleg Controlling Belege mit Quelle im CO Auswertung aller CO-Kontierungsobjekte inkl. Immobilien, Anlagen, Projektsystem Ergebnisrechnung Alle Merkmale und Wertefelder inkl. Textbeschreibung Folgebelege Anzeige der zusa tzlichen Folgebelege eines FI- oder CO-Belegs

5 Kurzbeschreibung des Gescha ftsvorfalles und Zuordnung der Belege Drei Bearbeitungsschritte sind nötig: 1. Bezeichnung des Gescha ftsvorfalles 2. Bezeichnung der Arbeitsschritte 3. Zuordnung der Belege Deckblatt und Prozessgra ik Identi ikation Klassi ikation vorgelagerte Ereignisse Beschreibung nachgelagerte Ereignisse gra ische Darstellung des Prozesses

6 Dokumentationssicht Finanzbuchhaltung Identi ikation Arbeitsschritte als Tabelle dargestellt Arbeitsschritte mit Belegpositionen als Tabelle dargestellt Arbeitsschritte mit Belegpositionen als T-Konten dargestellt

7 Dokumentationssicht Controlling Identi ikation Arbeitsschritte als Tabelle dargestellt Arbeitsschritte mit Belegpositionen als Tabelle dargestellt Arbeitsschritte mit Belegpositionen als T-Konten dargestellt

8 Dokumentationssicht Ergebnisrechnung Identi ikation Detaillierte Darstellung der Belege aus der Ergebnisrechnung Dokumentationssicht Folgebelege Darstellung aller Folgebelege

9 Testspezi ikation Ziel und Aufgabe VCA unterstu tzt eine einfache Testspezi ikation zur U berwachung und Aktualisierung der Werte lu sse der Gescha ftsvorfa lle. Testfa lle werden mit den Gescha ftsvorfa llen verlinkt und die bei der Testdurchfu hrung entstehenden neuen Buchungsbelege ko nnen dem Gescha ftsvorfall automatisiert zugewiesen werden. Ein Testfall de iniert das konkrete Testobjekt und die relevanten Testparameter. Ein Testfall wird mit den zu pru fenden Gescha ftsvorfa llen verknu pft. Dadurch ist der U berblick und die Kontrolle der zu testenden Gescha ftsvorfa lle sichergestellt. Testfall Im Testszenario wird das Testvorgehen beschrieben und die durchzufu hrenden Testfa lle festgelegt. Testszenarios Aus dem Testszenario und seinen Testfa llen wird das Testdrehbuch generiert. Im Testdrehbuch werden die Testresultate festgehalten und beurteilt. Testdrehbuch

10 Kontrollinstrumente fu r das Interne Kontrollsystem (IKS) Sachkonten / Kostenarten Alle Stammdaten der Sachkonten und Kostenarten werden aus dem SAP-System u bernommen und u bersichtlich dargestellt. Die Verknu pfung des Beleges mit dem Gescha ftsvorfall fu hrt dazu, dass sofort erkennbar ist, welche Gescha ftsvorfa lle auf dieses Sachkonto verbucht werden. Auswertungen Vorde inierte Berichte ermo glichen weitere Auswertungen zur U berwachung und Analyse der Gescha ftsvorfa lle und deren Werte lu sse. Damit wird die Wirksamkeit des IKS gesta rkt.

11 Sicherheit & Architektur Anbindung an das SAP ERP-System Der VCA besteht aus der Kombination einer PC-Frontend-Applikation und einem SAP-Add-On. Diese Kombination dient der Gewa hrleistung der Datensicherheit und der Verhinderung unkontrollierbarer Datenzugriffe. Es wird vertraglich ixiert, welche Datenzugriffe ins SAP ERP-System der Datenherr zula sst. Die technische Umsetzung dieser Sicherheitsanforderungen ist durch das Customizing der erlaubten Selektionsbedingungen in Parametertabellen, einer Zugriffsprotokollierung, Berechtigungspru fungen und Authenti izierungsmechanismen beim Zugriff auf SAP und die Frontendapplikation realisiert.

12 unsere Softwareprodukte Unsere Softwareprodukte sind Zusatzmodule fu r SAP. Wir fokussieren auf Governance, Risk & Compliance (GRC), User- & Identity Management (UIM) und IT Service Management (ITSM). Das GRC wird durch unsere Werkzeuge sowohl im Bereich Access Control als auch im Bereich Process Control unterstu tzt. Neben dem Risk Management stellen wir auch das Access - und Emergency Management sowie die Compliance sicher. Unsere UIM Werkzeuge decken das Identity Management, das User Login und die Netzwerksicherheit ab. Im Bereich ITSM unterstu tzen wir vom Service Design u ber die Kalkulation, die Vereinbarung und das Reporting bis zur Verrechnung alle kundenorientierten Prozesse. Die typischen Anwender sind externe und interne Revisoren, IKS- und Prozessverantwortliche, IT-Organisationseinheiten und Shared Services Centers. Roland Giger Gescha ftsfu hrer Giger Consulting «Wirksame und kostensparende Lösungen statt Links, damit Ihre Ansprüche Realität werden» Lutz Kengelbacher Gescha ftsfu hrer ormeko «Effektivität und Ef izienz sind die Ursachen, tiefere Kosten und höhere Qualität sind die Wirkungen unserer Lösungen». Heini Schmid Gescha ftsfu hrer HSMD «Angesichts von Hindernissen mag die kürzeste Linie zwischen zwei Punkten die krumme sein». Zitat Galilei unsere Zusammenarbeit Die Auswahl der Partnerunternehmen unterliegt klaren Richtlinien. Neben ausgezeichneten und sehr leistungsorientierten Mitarbeitern, muss jede Unternehmung eine eindeutige und eigene strategische Fokussierung aufweisen. Entscheidend ist deren Unique Selling Proposition. Diese notwendige Einzigartigkeit gestattet es uns, echte Synergien zu generieren und unser Wachstum auf langfristigen Erfolg auszurichten. Giger Consulting Beratungs- & Entwicklungspartner Balderstrasse Bern, Switzerland info@giger-consulting.com ormeko GmbH Vertriebs- & Beratungspartner Kublystrasse St.Gallen Switzerland info@ormeko.ch HSMD GmbH Beratungs- & Entwicklungspartner Kreuzstrasse Romanshorn Switzerland info@hsmd.ch Version _01 Status freigegeben