BUNDESMINISTERIEN- GESETZ 1986 UND BÜROORDNUNG 2004

Transkript

1 BUNDESMINISTERIEN- GESETZ 1986 UND BÜROORDNUNG 2004

2 Bundesministeriengesetz 1986 UND BÜROORDNUNG 2004 Hey Tina! Was lernt man in diesem Kapitel? Ganz einfach Tim! Hier lernt man alles, was man wissen muss, wenn man Geschäftsfälle bearbeitet. Dieser Vorgang erfolgt mittels spezieller Verwaltungssysteme und nach den Vorschriften der Büroordnung Und wozu lernen wir das? Damit wir wissen, wie das ELektronische AKtenverwaltungssystem (ELAK), welches in einigen Verwaltungen verwendet wird, funktioniert. In manchen Verwaltungen, wie die der Bundesländer oder Gemeinden, gibt es ELAK zwar nicht, diese Verwaltungssysteme sind jedoch ähnlich und haben denselben systematischen Grundgedanken des geordneten Wiederfindens etc. (Diese Systeme werden hier nicht abgebildet.) Verwaltungsakademie des Bundes

3 INHALTSVERZEICHNIS Bundesministeriengesetz 1986 und Büroordnung BUNDESMINISTERIENGESETZ Die Zahl der Bundesministerien Der Wirkungsbereich Die Einrichtung der Bundesministerien Geschäftseinteilung Geschäftsordnung Kanzleiordnung BÜROORDNUNG 2004 UND ORGANISATIONSHANDBUCH Neuerungen durch die Büroordnung Die elektronische Geschäftsfallbehandlung im ELAK Der Weg eines Eingangsstücks DIE POSTSTELLE Übernahme bis Datieren der Sendungen Scannen bis Verteilen der Sendungen Scannen in ELAK... Fehler! Textmarke nicht definiert Bearbeiten von Image-Dokumenten... Fehler! Textmarke nicht definiert. 3.3 Einbringer (=Absender) anlegen und Sendungen registrieren Einbringer/Adressaten erfassen Registrieren in ELAK Abschluss der Registrierung Weiterleiten des elektronischen Eingangsstückes Physisches Zwischenarchiv/Aufbewahrung der physischen Originaleingangsstücke TEAMASSISTENZ/ORGANISATIONSEINHEITEN Protokollierung des Eingangsstücks Sachgebiet anlegen Protokollierungsvorgang im ELAK Abschluss des Protokollierungsvorgangs Sonderfall: Protokollierung von nicht registrierten Eingangsstücken Zuteilung von Geschäftsstücken Sichten des Eingangsstücks durch den Sachbearbeiter Vorschreiben von Geschäftsstücken und richtige Verwendung der Vorschreibungsbausteine Abzeichnen von Akten und Unterschriftenarten Verwaltungsakademie des Bundes

4 4.5 Sonderformen der Bearbeitung Stornieren von Akten Miterledigung von Akten Bearbeitung von Verschlussakten Genehmigung und Ablehnung von Akten Stellvertretung Erledigung Amtssignatur Abfertigung und Versendung Vernichtung von Akten Sonderregelung für physische Akten, Medienbrüche Verwaltungsakademie des Bundes

5 1. Bundesministeriengesetz 1986 Das Bundesministeriengesetz (BMG) 1986 (BGBl. 76/1986, Fassung BGBl. I, Nr. 3/2009) regelt die Zahl, den Wirkungsbereich und die Einrichtung der Bundesministerien. Unter Zahl, Wirkungsbereich und Einrichtung versteht man folgendes: Die Zahl der Bundesministerien: Wie viele und welche Bundesministerien gibt es? Der Wirkungsbereich der Bundesministerien: Wie wirken die Bundesministerien mit? Die Einrichtung der Bundesministerien: Wie sind die Bundesministerien organisiert? 1.1 Die Zahl der Bundesministerien Es gibt 13 verschiedene Bundesministerien (im Sinne des Art. 77 B-VG): 1. das Bundeskanzleramt, 2. das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten, 3. das Bundesministerium für Arbeit, Soziales und Konsumentenschutz, 4. das Bundesministerium für Finanzen, 5. das Bundesministerium für Gesundheit, 6. das Bundesministerium für Inneres, 7. das Bundesministerium für Justiz, 8. das Bundesministerium für Landesverteidigung und Sport, 9. das Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft, 10. das Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur, 11. das Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie, 12. das Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend und 13. das Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung 1.2 Der Wirkungsbereich Die Bundesministerien werden von den jeweiligen BundesministerInnen geleitet (Art. 77 Abs. 3 B-VG). Die BundesministerInnen tragen die Verantwortung (Art. 74, 76 und 142 B- VG) und können ihren MitarbeiterInnen des Bundesministeriums Weisungen erteilen (Art. 20 Abs. 1 B-VG). Die Bundesministerien wirken in jenen Bereichen, die ihnen aufgrund von bundesverfassungsrechtlichen Vorschriften und allgemeinen Entschließungen des Bundespräsidenten übertragen wurden und müssen auch jene Geschäfte erledigen, die ihnen durch den 15 des Bundesministeriengesetzes vorgeschrieben werden. Die Geschäfte sind in zweckmäßiger, wirtschaftlicher und sparsamer Weise zu besorgen. Verwaltungsakademie des Bundes

6 BUNDESMINISTER/IN Mit der zusammenfassenden Behandlung aller zum Wirkungsbereich eines Bundesministeriums gehörenden Geschäfte kann gem. 7 Abs. 11 des BMG ein Generalsekretär betraut werden. Unter Generalsekretär versteht man folgendes: Ein Generalsekretär ist eine Führungsposition in einer Organisation, welche direkt unter dem Präsidenten oder Vorsitzenden angesiedelt ist. Er ist üblicherweise für die Verwaltung zuständig und kümmert sich um das Tagesgeschäft. 1.3 Die Einrichtung der Bundesministerien Es gibt 3 Vorschriften, welche die Amtsgeschäfte regeln: 1. die Geschäftseinteilung (Wie sind die Bundesministerien eingeteilt?) 2. die Geschäftsordnung (Wer ist wofür zuständig?) 3. die Kanzleiordnung (bis 2004) bzw. Büroordnung (ab 2004) (Wie werden Geschäftsfälle bearbeitet?) Verwaltungsakademie des Bundes

7 1.3.1 Geschäftseinteilung Die Geschäftseinteilung wird vom jeweiligen zuständigen Bundesminister festgelegt. Dieser regelt die Kompetenzbereiche (=Zuständigkeiten der einzelnen Stellen) seines Bundesministeriums mindestens einmal pro Jahr. Nach Erlass der Geschäftseinteilung (zeigt auf, welche Stelle durch welchen Bediensteten besetzt ist) durch den Bundesminister, liegt diese zur öffentlichen Einsicht auf. Abteilung Gruppe Sektion Abteilung Referat Abteilung Referat Bundesministerien bestehen aus mehreren Sektionen und Sektionen aus verschiedenen Abteilungen. Eine Abteilung ist wiederum in Referate gegliedert und mehrere Abteilungen können zur besseren Zusammenarbeit auch in Gruppen zusammengefasst werden. Diese Regelung steht der Errichtung gemeinsamer Organisationseinheiten für den Bereich mehrerer Bundesministerien, z.b. Einlauf- und Abgangsstelle, nicht entgegen. Der verkürzte Inhalt der Geschäftseinteilung sämtlicher Bundesministerien kann dem Österreichischen Amtskalender entnommen werden. Verwaltungsakademie des Bundes

8 Das BMUKK ist beispielsweise folgendermaßen aufgebaut: Sektion für internationale Angelegenheiten und Kultus Budgetsektion (Organisationsangelegenheiten der Zentralstelle, Budget, Raum, Öffentlichkeitsarbeit, Approbation von Unterrichtsmitteln, zentrale Förderkoordination) Sektion I (Allgemein bildendes Schulwesen, Qualitätsentwicklung und -sicherung, BIFIE, Pädagogische Hochschulen) Sektion II (Berufsbildendes Schulwesen, Erwachsenenbildung und Schulsport) Sektion III (Personal- und Schulmanagement, Recht und Logistik) Sektion IV (Kultur) Sektion V (Kunstangelegenheiten) Verwaltungsakademie des Bundes

9 Sektion V (Kunstangelegenheiten) Abteilung V/1 (Bildende Kunst, Architektur, Design, Mode, Foto und Medienkunst) Abteilung V/2 (Musik, Darstell. Kunst, Kunstschulen, Allg. Kunstangelegenheiten) Abteilung V/3 (Film) Referat V/1a Referat V/1b Referat V/2a Referat V/2b Referat V/2c Abteilung V/4 (Budget, Statistik, KLR und Nachweiskontrolle betr. Sektion V) Abteilung V/5 (Literatur und Verlagswesen) Abteilung V/6 (Auszeichnungen, Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit) Abteilung V/7 (Förderung regionaler Kulturinitiativen und zentren, Unterstützung interkultureller Aktivitäten, spartenübergreifende Projekte) Geschäftsordnung Die Geschäftsordnung regelt die materielle Geschäftsfallbehandlung und legt fest, welcher Bedienstete in welcher Organisationseinheit wofür zuständig ist. Der Bundesminister hat mit der Leitung der Organisationseinheit geeignete Beamte der Allgemeinen Verwaltung zu betrauen. Die jeweiligen Funktionsbezeichnungen lauten: Sektionsleiter Gruppenleiter Abteilungsleiter Referatsleiter Weiters regelt die Geschäftsordnung die Genehmigungs- oder Approbationsbefugnisse und die Stellvertretung der jeweiligen Funktionsträger. Verwaltungsakademie des Bundes

10 Unter Genehmigungs- und Approbationsbefugnisse versteht man folgendes: Genehmigungs- und Approbationsbefugnisse sind die Rechte bzw. Erlaubnisse, etwas zu genehmigen Kanzleiordnung Die formale Behandlung der von Bundesministerien zu besorgenden Geschäfte ist von der Bundesregierung in einer für die Bundesministerien einheitlichen Kanzleiordnung festzulegen ( 12 Bundesministeriengesetz). Bis war die Kanzleiordnung 1992 eine wichtige Grundlage, welche Abläufe in den Ministerien geregelt hat. Seit 2004 ist jedoch die neue Büroordnung in Kraft getreten und das elektronische Ablagesystem (ELAK) wurde eingeführt. Dazu werden alle Briefe und Sendungen von der Poststelle gescannt und anschließend von den Organisationseinheiten elektronisch bearbeitet. Daher wird auf die Kanzleiordnung nur mehr in Ausnahmefällen zurück gegriffen, nämlich dann, wenn: das Scannen nicht möglich bzw. übermäßig aufwendig ist, z.b. bei Beilagenkonvoluten (Bücher mit mehr als 50 Seiten) oder bei Überformaten, bei mangelhaftem Druckbild sowie aufgrund von physischen Eigenschaften (z.b. dreidimensionale Gegenstände). ein Papierakt angelegt werden muss, weil die elektronische Bearbeitung im ELAK nicht zweckmäßig ist. die Sendung von der Poststelle nicht geöffnet werden darf (z.b. geheime Sendungen, RSa/RSb-Sendungen, persönliche Sendungen). Verwaltungsakademie des Bundes

11 2. Büroordnung 2004 und Organisationshandbuch Im Bundesministeriengesetz 12 ist festgelegt, dass die Bearbeitung von Geschäftsfällen in den Bundesministerien einheitlich zu erfolgen hat. Die Art und Weise, wie Geschäftsfälle behandelt werden, war bislang in der Kanzleiordnung 1992 geregelt, welche durch die Büroordnung 2004 ersetzt wurde. Die Büroordnung sieht im Gegensatz zur Kanzleiordnung die elektronische Bearbeitung von Geschäftsfällen mit Hilfe des ELAK vor. Die Büroordnung 2004 stellt Rahmenbedingungen für die Verwaltung sicher, und ergänzend dazu gibt es auch für jedes Ressort ein Organisationshandbuch, das Detailbestimmungen enthält und vom jeweiligen Ressort erstellt wird. Dabei können auch Abläufe, die nur das jeweilige Ressort betreffen, berücksichtigt werden. Der Scanvorgang ist beispielsweise so geregelt: Die Büroordnung besagt: Bücher und Papierkonvolute sollen nicht gescannt werden. Das Organisationshandbuch besagt: Seiten von Büchern sollen nur einzeln gescannt werden und als Papierkonvolute werden Eingangsstücke mit mehr als 50 Seiten betrachtet. Verwaltungsakademie des Bundes

12 2.1 Neuerungen durch die Büroordnung 2004 Durch die Einführung der Büroordnung als Ersatz für die Kanzleiordnung sollten folgende Ziele erreicht werden: Weniger Paragraphen (33 statt 82) und einfachere Formulierung Einfacher Aufbau der Büroordnung, Gliederung in nur 9 Abschnitte: Grundsatzbestimmungen Eingang Bearbeitung Erledigung Abfertigung und Versendung Elektronisches Archiv Behandlung physischer Geschäftsstücke Behandlung von Verschlusssachen Schlussbestimmungen Umkehr des logischen Aufbaus der Büroordnung Elektronische Geschäftsfallbehandlung steht im Mittelpunkt Behandlung von Geschäftsfällen in Papier sind Ausnahmen Entfall alter Bestimmungen und Aufnahme neuer Regelungen, z.b. Entfall des Referatsbogens, stattdessen: Notwendigkeit des Scannens, etc. Umsetzung der organisatorischen Vorgaben ELAK = Original (Eingangsstücke sind elektronisch abgebildet, und haben die Beweiskraft wie das Original, Ausdrucke gelten als Kopie) Geschäftsfallführung muss im ELAK erfolgen Elektronische Unterschrift Elektronische Weiterleitung Elektronische Ablage Elektronischer Einsichtsverkehr und elektronische Suche Elektronische Regelung zu den Kanzleiaufgaben (zuteilen, registrieren, protokollieren, scannen, abfertigen) Verwaltungsakademie des Bundes

13 2.2 Die elektronische Geschäftsfallbehandlung im ELAK Alle Geschäftsfälle müssen im ELAK-System erfasst werden. Dazu werden Dokumente gescannt und auch Grunddaten wie Adressen und Beilagen gespeichert. Jeder Bearbeitungsschritt (von der Registrierung bis zur Ablage) muss in das ELAK-System eingegeben werden. Prinzipiell werden alle Eingangsstücke von der Poststelle entgegen genommen und von dort an die einzelnen Organisationseinheiten verteilt und weiter im ELAK (von Sachbearbeitern, Abteilungsleitern, etc.) bearbeitet. Es gibt auch Dokumente, die nicht im ELAK erfasst werden, wenn dafür andere Softwareprodukte (wie SAP, Inventarisierungssoftware) besser geeignet sind, wie bei Angelegenheiten, die das Ressort selbst betreffen (z.b. Urlaubsaufzeichnungen der Mitarbeiter, Materialverwaltung, Inventarverwaltung). Weiters gibt es auch Geschäftsfälle, die nicht im ELAK erfasst werden. Geschäftsfälle werden nicht elektronisch erfasst, wenn: das Scannen nicht möglich bzw. übermäßig aufwändig ist, das Eingangsstück nicht geöffnet werden darf (siehe Kapitel 2.1.), ein Papierakt angelegt werden muss, wenn die elektronische Bearbeitung im ELAK- System nicht zweckmäßig ist. In diesen Fällen werden Geschäftsstücke angelegt und gleichzeitig Eingangsstücke und deren Beilagen weitergeleitet. Verwaltungsakademie des Bundes

14 Zusammenfassend erleichtert der ELAK die Tätigkeiten in folgenden Fällen: Alle Eingangsstücke werden gescannt und elektronisch in den Arbeitsvorrat des Abteilungsleiters zur weiteren Aufteilung übermittelt. Akten werden elektronisch im ELAK erzeugt, die Grunddaten werden ebenfalls im ELAK- System erfasst. Der Aktenlauf wird im ELAK-System elektronisch definiert, die Aktenvorschreibung erfolgt elektronisch und zeitsparend. Die mit dem Akt befassten Personen können sich jederzeit über den Aktenlaufstatus informieren. Das Abzeichnen von Akten erfolgt elektronisch durch Eingabe des Passwortes. Ganze Akte können elektronisch als Musterakten gepflegt werden. Die Suche kann von jedem ELAK-Benutzer selbst durchgeführt werden. Die Suchergebnisse werden elektronisch am Bildschirm angezeigt. Vorakte, Bezugsakte usw. werden elektronisch mit dem Akt verlinkt, ein sofortiger Zugriff auf diese Inhalte ist somit möglich. Die Ablage erfolgt elektronisch und damit platzsparend. Im ELAK-System sind verschiedene Rollen definiert. Je nach Rolle erhalten Mitarbeiter mehr oder weniger Funktionen. Im ELAK-System gibt es derzeit vier Standardrollen: 1. Kanzlist: Der Kanzlist hat Einsicht in alle Akten und Einlaufstücke der von ihm betreuten Organisationseinheit, inkl. Verschlussakten. Verfügbare Funktionen sind wie die des Sachbearbeiters und insbesondere: Einbringer (Organisationen und Personen) anlegen und ändern Sachgebiete anlegen und ändern Je nach den spezifischen Anforderungen im Ressort kann es weitere ELAK-Sonderrollen geben. Dies sind z.b.: Revisor: Diese Rolle wird z.b. an Mitarbeiter des Rechnungshofes bei einer Prüfung bestimmter Abteilungen vergeben. Administrator: Diese Rolle wird ausschließlich an Personen vergeben, die systemerhaltende Aufgaben im ELAK durchführen. Verwaltungsakademie des Bundes

15 2. Sachbearbeiter: Bundesministeriengesetz 1986 und Büroordnung 2004 Der Sachbearbeiter hat grundsätzlich Einsicht in alle Akten und Einlaufstücke seiner Organisationseinheit, exkl. Verschlussakten. Die wichtigsten Funktionen bzw. Kompetenzen sind: Registrieren Protokollieren Bearbeiten des Geschäftsfalls, z.b. Erledigungsentwurf erstellen Leitweg bzw. Aktenlauf inkl. Einsichtsvorschreibungen bestimmen Abzeichnen eines Aktenstückes Reinschrift und Abfertigung Ablegen und Archivieren 3. Genehmigender: Der Genehmigende hat Einsicht in alle Akten und Einlaufstücke der Organisationseinheit, exkl. Verschlussakten. Die verfügbaren Funktionen entsprechen jenen des Leiters. Diese Rolle wird an jene Mitarbeiter vergeben, die für bestimmte Geschäftsbereiche eine EsB (Ermächtigung zur selbstständigen Behandlung von Geschäftsfällen) erhalten haben. Mit der Vergabe einer EsB kann der Sachbearbeiter bestimmte Geschäftsfälle eigenmächtig genehmigen. Er nimmt sozusagen für die im Rahmen der EsB definierten Geschäftsfälle die Genehmigungskompetenz des Abteilungsleiters wahr. 4. Leiter: Der Leiter hat Einsicht in alle Akten und Einlaufstücke seiner und untergeordneter Organisationseinheiten, inkl. Verschlussakten. Die Funktionen entsprechen jenen des Sachbearbeiters, doch zusätzlich kann ein Leiter Akten genehmigen. Verwaltungsakademie des Bundes

16 Funktionen Einsichtsrechte KANZLIST Registrieren Protokollieren Bearbeiten von Geschäftsfällen Aktenlauf bestimmen Abzeichnen Reinschrift und Abfertigen Ablegen und Archivieren Einbringer anlegen und ändern Sachgebiete anlegen und ändern Alle Akten und Einlaufstücke seiner Organisationseinheit, inkl. Verschlussakten SACHBEARBEITER Registrieren Protokollieren Bearbeiten von Geschäftsfällen Aktenlauf bestimmen Abzeichnen Reinschrift und Abfertigen Ablegen und Archivieren Alle Akten und Einlaufstücke seiner Organisationseinheit, exkl. Verschlussakten GENEHMIGENDER Registrieren Protokollieren Bearbeiten von Geschäftsfällen Aktenlauf bestimmen Abzeichnen Reinschrift und Abfertigen Ablegen und Archivieren EsB Genehmigung von Akten Alle Akten und Einlaufstücke seiner Organisationseinheit, exkl. Verschlussakten LEITER Registrieren Protokollieren Bearbeiten von Geschäftsfällen Aktenlauf bestimmen Abzeichnen Reinschrift und Abfertigen Ablegen und Archivieren Genehmigung von Akten Alle Akten und Einlaufstücke seiner Organisationseinheit, inkl. Verschlussakten Verwaltungsakademie des Bundes

17 ORGANISATIONSEINHEITEN PERSONEN STELLEN Bundesminister Benutzer A Generalsekretär Benutzer B Leiter Sektion I Sektion II Sektion III Benutzer C Sekretariat Gruppe A Abteilung 1 Abteilung 2 Benutzer D Sachbearbeiter Benutzer E Referat a Referat b Je nach Funktion erhalten die Benutzer eine bestimmte Rolle. Benutzer B etwa erhält die ELAK-Rolle eines Leiters. 2.3 Der Weg eines Eingangsstücks Teamassistenz Poststelle Teamassistenz Organisationseinheit Sachbearbeiter Abteilungsleiter Verwaltungsakademie des Bundes

18 3. Die Poststelle Alle Eingangsstücke werden zuerst zur Poststelle gebracht. Diese hat folgende Aufgaben: 1. die Übernahme der physischen Sendungen (Briefe) und elektronischen Sendungen (Mails) 2. das Durchführen eines Sicherheitschecks (Röntgen auf Sprengstoff bei Briefen, Virenscan bei Mails) 3. das Öffnen der Sendungen und Aufteilung in Stapeln, nach Sektionen, Abteilungen, etc. 4. das Nummerieren und Datieren der Sendungen ELAK 5. das Scannen von Sendungen, wobei zur Beschleunigung des Verfahrens das Scannen auch außerhalb der Poststelle zulässig ist 6. Einbringer (= Absender) anlegen, sofern noch nicht angelegt 7. das Registrieren von Sendungen 8. die Zuteilung des elektronischen Eingangsstücks auf die zuständige Organisationseinheit/Teamassistenz Verwaltungsakademie des Bundes

19 Ausnahmen: Bundesministeriengesetz 1986 und Büroordnung 2004 Vor dem Öffnen: Irrläufer werden wieder dem Zustelldienst übergeben. Ist das Bundesministerium für die Bearbeitung eines Eingangsstücks unzuständig, so ist das Eingangsstück unverzüglich an die zuständige Stelle weiterzuleiten. Die Weiterleitung des Eingangsstücks ist dem Absender mittels einer sogenannten Abgabennachricht mitzuteilen. Vor dem Registrieren: Wenn Unklarheiten bestehen, werden die Eingangsstücke zwar gescannt, jedoch NICHT registriert, sondern gleich an die Teamassistenz weitergeleitet. Was passiert mit dem physischen Eingangsstück (=Brief)? Die physischen Eingangsstücke werden in einem Zwischenarchiv abgelegt und verwaltet und nach sechs Monaten vernichtet. 3.1 Übernahme bis Datieren der Sendungen Grundsätzlich öffnet die Poststelle alle Sendungen (Briefe und s), die davor den Sicherheitscheck (Briefe: Röntgen auf Sprengstoff; s: Virenscan) durchlaufen haben. Die Umschläge werden nach dem Öffnen dem physischen Eingangsstück (=Brief) angeschlossen. Folgende Sendungen dürfen durch die Poststelle nicht geöffnet werden und müssen daher ungeöffnet an die als Empfänger bezeichnete Person oder Organisationseinheit weitergeleitet werden: Sendungen, die an Bedienstete eines Bundesministeriums persönlich gerichtet sind. Dabei stehen Vermerke wie zu Handen, oder bitte weiterleiten an dem Öffnen durch andere ermächtigte Personen nicht entgegen. Die gleiche Regelung gilt auch für das Öffnen von RSb-Sendungen. Persönlich Verwaltungsakademie des Bundes

20 Nicht persönlich Sendungen, die einen auf die Vertraulichkeit hinweisenden Vermerk wie vertraulich, geheim, streng geheim oder Verschluss tragen. Diese Sendungen dürfen jedoch bei länger dauernder Abwesenheit bzw. bei Gefahr in Verzug durch den Vertreter geöffnet werden. Sendungen, die einen nach besonderen Rechtsvorschriften (z.b. aufgrund des Bundesvergabegesetzes) dem Öffnen entgegenstehenden Vermerk tragen. Diese Sendungen dürfen ebenfalls bei länger dauernder Abwesenheit bzw. bei Gefahr im Verzug durch den Vertreter geöffnet werden. Unter Gefahr im Verzug versteht man folgendes: Der Ausdruck Gefahr im Verzug (GiV) bezeichnet eine Sachlage, bei der ein Schaden eintreten würde, wenn nicht an Stelle der zuständigen Behörde oder Person eine andere Behörde oder Person tätig wird. RSa-Sendungen dürfen nicht geöffnet werden, jedoch dürfen diese durch einen durch den Empfänger bevollmächtigten Vertreter angenommen werden. Verwaltungsakademie des Bundes

21 Unter RS-Sendung versteht man folgendes: RS-Briefe (=Rückscheinbriefe) werden zur Übermittlung von amtlichen und behördlichen Dokumenten verwendet. Zur Sicherstellung, dass der Empfänger den Brief erhalten hat, klebt am Umschlag des Briefes ein Rückschein, der nach Entgegennahme des Briefes und Unterschrift des Empfängers wieder an den Absender zurück geschickt wird. Man unterscheidet bei RS-Briefen zwischen RSa- und RSb-Briefen: RSa-Briefe (aufgrund seiner Umschlagfarbe auch Blauer Brief genannt) dürfen nur durch den Empfänger persönlich oder Personen mit Postvollmacht entgegen genommen werden. RSb-Briefe (weiße Umschlagfarbe) können im Gegensatz zu RSa-Briefen auch durch Ersatzempfänger (=Personen, die im Haushalt leben, Arbeitnehmer, Arbeitgeber) entgegen genommen werden. Nach dem Öffnen werden die Schriftstücke in Vorbereitung auf den Scanvorgang auf die Organisationseinheiten des Bundesministeriums in Stapeln aufgeteilt. Das Eingangsdatum wird am physischen Eingangsstück vermerkt. Verwaltungsakademie des Bundes

22 Hier ein Beispiel für eine Eingangssendung: Am langte dieser Brief beim Bundeskanzleramt ein: Verwaltungsakademie des Bundes

23 Nachdem die Sicherheitsprüfung zeigte, dass keinerlei Bedenken bestehen, wurde er geöffnet: BEST SELLNER Helmut Sellner Marketing & Werbeagentur Weimarer Straße 1180 Wien Tel.: Fax: An das Bundeskanzleramt Abteilung I/6 Frau Andrea Manhart 1014 Wien Wien, am Angebot Hospiz & Palliativführer Sehr geehrte Frau Manhart, ich darf Ihnen wie telefonisch besprochen folgendes Angebot unterbreiten: Grafische Neugestaltung des Hospiz und Palliativführers zu einem Honorarsatz von / Std. Ich freue mich auf eine Bestätigung des Angebots und verbleibe bis dahin Mit freundlichen Grüßen, Helmut Sellner Verwaltungsakademie des Bundes

24 3.2 Scannen bis Verteilen der Sendungen Der Scanvorgang wird grundsätzlich von der Poststelle wahrgenommen, es ist jedoch zur Beschleunigung des Verfahrens ein Scannen von Mitarbeitern außerhalb der Poststelle zulässig (z.b. Scanning durch die Teamassistenz). Unter Scannen versteht man folgendes: Scannen ist das elektronische Abbilden von Eingangsstücken und deren Beilagen. Nach der Sortierung werden die Eingangsstücke durch Mitarbeiter der Poststelle gescannt. Die Umschläge der Eingangsstücke sowie Rückscheinbriefe von RSa- bzw. RSb-Briefen sind ebenfalls elektronisch als Beilage zum Eingangsstück abzubilden, wenn sie für die weitere Geschäftsfallbehandlung voraussichtlich von Bedeutung sind (z.b. zur Berechnung von Fristen). Eingangsstücke sind NICHT zu scannen, wenn das Scannen nicht möglich ist, insbesondere bei Überformaten (z.b. Pläne), bei einem mangelhaften Druckbild, aufgrund der physischen Eigenschaften (z.b. dreidimensionale Gegenstände), oder übermäßig aufwendig ist, insbesondere bei Beilagenkonvoluten oder Büchern. Hier einige Beispiele: Es langt ein Plan ein, welcher zu groß zum Scannen ist. Die Schrift des Eingangsstückes ist sehr blass und ist bereits in physischer Form nur schwer leserlich. Einer Sendung sind Gegenstände (wie Kugelschreiber oder sonstige Werbematerialien) beigelegt. Das Scannen von Büchern mit über 50 Seiten wäre zu zeitintensiv zum Scannen. Verwaltungsakademie des Bundes

25 Hier einige Beispiele zum Scannen: Will ich ein neues Dokument scannen, benutze ich den Befehl Seite neu scannen. Habe ich eine Seite in der Mitte eines mehrseitigen Dokuments beim Scannen vergessen, so kann ich diese mittels Seite(n) einfügen an der richtigen Stelle nachträglich einfügen. Will ich mehrseitige Dokumente scannen, so füge ich durch den Befehl Seite(n) anhängen die jeweils nächste Seite am Ende der bisher gescannten Seiten an. Also zusammenfassend kann ich mir zum Scanvorgang folgendes merken: 1. Registerkarte Schreibtisch auswählen 2. Image-Dokument auswählen und Namen für das zu scannende Dokument vergeben (Angebot Hospiz- und Palliativführer) 3. Das Dokument mit der rechten Maustaste anklicken und Bearbeiten auswählen 4. Das physische Eingangsstück (Brief von Best Sellner) in den Scanner geben 5. Seite neu scannen anklicken 6. Einstellungen festlegen 7. Scan anklicken 8. Weiter anklicken Verwaltungsakademie des Bundes

26 3.3 Einbringer (=Absender) anlegen und Sendungen registrieren Nach dem Scannen erfolgt das Registrieren des elektronisch abgebildeten Eingangsstücks. Dabei werden in der Registrierungsmaske des ELAK die Grunddaten des Geschäftsstücks erfasst. Als Grunddaten bezeichnet man insbesondere: die Daten des Einbringers, die Fremdzahl, das Fremddatum, den Betrefftext, die Art und Anzahl der elektronischen bzw. nicht elektronischen Beilagen usw. Die Einbringerdaten werden aus einer Datenbank (Adressbuch) im ELAK-System übernommen. Sollte der Einbringer im Adressbuch noch nicht vorhanden sein, ist dieser im ELAK anzulegen. Muss ein neuer Einbringer erfasst werden oder die Daten eines Einbringers geändert werden, so können dies nur Personen mit der Rolle Kanzlist durchführen. Bevor ein neuer Einbringer angelegt wird, ist allerdings mittels Suchfunktion im zentralen Einbringerbuch zu prüfen, ob es bereits bestehende gleichlautende Einträge gibt. Unter Einbringer versteht man folgendes: Ein Einbringer ist derjenige, der ein Schriftstück an eine öffentliche Verwaltungseinrichtung sendet und eine bestimmte Handlung erwartet. (=Absender) Unter Adressat versteht man folgendes: Ein Adressat ist derjenige, der eine Sendung erhalten soll. (=Empfänger) Einbringer/Adressaten können Behörden, Firmen, natürliche Personen (=Staatsbürger, die von außen an eine öffentliche Verwaltungseinrichtung schreiben) bzw. Personen sein. Zur Erstellung von neuen Einbringern/Adressaten steht die Registerkarte Adressaten zur Verfügung. Unter dieser Registerkarte können Einbringer/Adressaten neu erzeugt, abgelegt, bearbeitet und wieder entfernt werden. Verwaltungsakademie des Bundes

27 Hier einige Beispiele: Die Poststelle öffnet einen Brief von einer Privatperson, welche eine Anfrage an das Bundeskanzleramt schickt. Diese Person tritt das erste Mal mit dem Bundeskanzleramt in Kontakt und wird daher als neuer Einbringer angelegt. Die Adresse eines bereits bestehenden Einbringers ändert sind und die Kontaktdaten des Einbringers werden daher bearbeitet Einbringer/Adressaten erfassen 1. In der Registerkarte Adressaten die Schaltfläche Neuer Adressat anklicken. 2. Einbringer/Adressart-Typ auswählen Verwaltungsakademie des Bundes

28 1. Hier beispielsweise das Formular zum Anlegen einer natürlichen Person : Adresse Telefonnummer Verwaltungsakademie des Bundes

29 a) Persönliche Daten a) Persönliche Daten Titel, Vorname, Nachname, Anrede des Einbringers/Adressaten ausfüllen Geburtsdatum, Geschlecht und Familienstand müssen nicht ausgefüllt werden b) Adresse Adresstyp: Standardadresse auswählen Ort: der Ort wird in Großbuchstaben ausgefüllt Postleitzahl: bei Auslandsadressen kein Länderkürzel vor die PLZ Straße: Straße und Hausnummer eingeben Land: Das Land ist - ebenso wie der Ortsname - immer in Großbuchstaben auszufüllen. Besonders bei Auslandsadressen ist die Angabe des Landes wichtig! Ist bei einer Adresse keine Straße vorhanden, so gibt man die Hausnummer (=Ordnungsnummer) beim Ort an. c) Bekannter Adresstyp: Internet für -Adressen Facsimile für Faxnummern -Adresse: Eingabe der -Adresse oder Faxnummer Verwaltungsakademie des Bundes

30 Die Faxnummer beginnt mit der Ländervorwahl (Österreich: +43) und der Ortsvorwahl (Wien: 1). Bei der Ortsvorwahl entfällt immer die 0. d) Telefonnummer Typ: Auswahl der Art der Telefonnummer (Büro,...) Telefonnummer: Ländervorwahl Ortsvorwahl Nummer In unserem Fall ist Herr Sellner bereits als Adressat gespeichert, da die erste Kontaktaufnahme zu einem früheren Zeitpunkt erfolgte. Verwaltungsakademie des Bundes

31 3.3.2 Registrieren im ELAK Nachdem ein Eingangsstück gescannt wurde - sowie gegebenenfalls ein neuer Einbringer angelegt wurde - geht es weiter zur Registrierung. Der Registrierungsvorgang wird im Folgenden beschrieben. 1. Die gescannte Datei mit der rechten Maustaste anklicken: 2. Registrieren auswählen Verwaltungsakademie des Bundes

32 1. Die Art des Dokuments wählen: Da es sich bei dem Angebot von Best Sellner um eine Sendung von außen (=außerhalb der öffentlichen Einrichtungen) handelt, wird hier Fremdakt ausgewählt. Verwaltungsakademie des Bundes

33 1. Nach Bestimmung der Art des Dokuments, das registriert werden soll, öffnet sich folgende Grundmaske: a) Datum & Fremdzahl b) Einbringer c) Prozessverantwortung d) Betreff/Ergänzungen e) Notizen f) Verschluss g) Elektronische Beilagen h) Sonstiges Verwaltungsakademie des Bundes

34 a) Datum & Fremdzahl Eingangsdatum: Datum, an dem das Eingangsstück erhalten wurde Fremdzahl: Geschäfts- oder Bearbeitungszahlen (des Absenders, falls vorhanden) Fremddatum: Datum, das (vom Absender) auf dem Eingangsstück vermerkt ist b) Einbringer Einbringer: kann aus der ELAK-Datenbank aufgerufen werden (ggf. zuerst neu anlegen) Poststempeldatum: Datum des Stempels, an dem der Brief aufgegeben wurde Eingangsform: Art des Dokuments ( , Brief,..) c) Prozessverantwortung Benutzer, Organisationseinheit, Stelle, Struktureinheit der Person, die das Eingangsstück erhalten soll Nach Eingabe des Namens werden alle übrigen Daten automatisch in der Eingabemaske aufgerufen. d) Betreff/Ergänzungen Betreff/Ergänzungen: Im Betreff-Feld wird vom ELAK automatisch der Name des gescannten Dokuments übernommen. Verwaltungsakademie des Bundes

35 e) Notizen Bundesministeriengesetz 1986 und Büroordnung 2004 Notizen: Hier können Notizen vermerkt werden. f) Verschluss Verschluss: Bei Eingangsstücken, die unter Verschluss bearbeitet werden sollen, wählt man die Option Unter Verschluss aus dem Drop-Down-Menü aus. g) Elektronische Beilagen Notizen: Hier wird das Eingangsstück in den ELAK übernommen. h) Sonstiges Dringend: Bei dringender Bearbeitung hier ja auswählen Original vernichtet: Soll das Original nach 6 Monaten im Zwischenarchiv vernichtet werden, dann ja auswählen, ansonsten nein Typ: wird automatisch vom ELAK erzeugt -> zeigt an, dass es ein Elektronisches Eingangsstück ist Verwaltungsakademie des Bundes

36 Eine ausgefüllte Grunddatenmaske kann beispielsweise so aussehen: Verwaltungsakademie des Bundes

37 In unserem Beispiel sieht die Eingabemaske für Best Sellner so aus: Angebot Nr.. Best Sellner physisch Andrea Manhart Abteilung I/6 Genehmigender Angebot Hospiz- und Palliativführer Verwaltungsakademie des Bundes

38 3.3.3 Abschluss der Registrierung Wenn alle Daten in die Grunddatenmaske eingegeben wurden, kann die Registrierung abgeschlossen werden. 1. Übernehmen klicken 2. Weiter klicken Nach Abschluss des Registrierungsvorgangs wird vom ELAK automatisch eine Eingangsstücknummer vergeben. Die Eingangsstücknummer ist eine fortlaufende Zahl, welche durch das Ressortkürzel und die aktuelle Jahreszahl ergänzt wird: Vor der Registrierung Nach der Registrierung Ressortkürzel (BKA = Bundeskanzleramt) Fortlaufende Nr. (vom ELAK vergeben) Jahreszahl Die vom ELAK-System vergebene Eingangsstücknummer muss auf dem physischen Originaleingangsstück vermerkt werden, damit vom elektronischen Dokument auf das Originaleingangsstück referenziert werden kann und umgekehrt. Für das Angebot von Best Sellner wurde beispielsweise folgende Grundkennung vergeben: BKA /0010-I/6/2006 Verwaltungsakademie des Bundes

39 3.4 Weiterleiten des elektronischen Eingangsstückes Nachdem ein elektronisches Eingangsstück eingescannt und registriert wurde, wird es von der Poststelle an die Teamassistenz oder direkt an die zuständige Organisationseinheit weitergeleitet. Es gibt üblicherweise eine Teamassistenz pro Sektion. Die Teamassistenz bzw. die zuständige Organisationseinheit entscheidet über eine Protokollierung des Eingangsstücks zum Akt und auch die genaue Zuteilung zu dem verantwortlichen Sachbearbeiter, der das elektronische Dokument weiter bearbeitet. Dies erfolgt über einen vordefinierten Musteraktenlauf im ELAK-System. 3.5 Physisches Zwischenarchiv/Aufbewahrung der physischen Originaleingangsstücke Nach dem Registrierungsvorgang wird das Originaleingangsstück in der Poststelle chronologisch nach Organisationseinheit und Jahr geordnet. Hier werden alle Dokumente für 6 Monate abgelegt. Nach Verstreichen dieser Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente vernichtet. Elektronisch erfasste und registrierte Eingangsstücke werden über die Teamassistenz dem Leiter jener Organisationeinheit, die für die Bearbeitung zuständig ist, zugeteilt. Dieser übergibt die Bearbeitung der Geschäftsfälle an den zuständigen Sachbearbeiter weiter. Der Sachbearbeiter, der das Eingangsstück in elektronischer Form besitzt, kann innerhalb der sechsmonatigen Aufbewahrungsfrist unter Angaben der Eingangsstücknummer bei Unlesbarkeit des eingescannten Eingangsstücks beauftragen, dass das Originaleingangsstück nochmals gescannt wird bei Unvollständigkeit eines Dokuments ein Nachscannen beauftragen, (z.b. wenn eine Seite fehlt) die dauerhafte Archivierung des Originaleingangsstücks veranlassen, veranlassen, dass das Originaleingangsstück in die Abteilung gebracht wird. Fordert ein Sachbearbeiter das Originaleingangsstück an, so wird infolge des Abgleichs der angegebenen Eingangsstücknummer das Originaleingangsstück aus der Ablage genommen und mittels Boten der anfordernden Abteilung zugestellt. Verwaltungsakademie des Bundes

40 4. Teamassistenz/Organisationseinheiten Alle Eingangsstücke werden von der Poststelle zur Teamassistenz oder zum Abteilungssekretariat der Organisationseinheit weitergeleitet. Diese haben folgende Aufgaben: 1. die Protokollierung der registrierten Sendungen und Sachgebiete/Aktenplanverwaltung anlegen 2. das Zuteilen der protokollierten Akte auf Sachbearbeiter Sachbearbeiter 3. das Eingangsstück sichten 4. das Anlegen eines Prozesses/Aktenlaufs für den Akt. 5. das Erstellen einer Erledigung 6. Abzeichnen von Akten Abteilungsleiter 7. das Prüfen von Erledigungen und Genehmigen von Akten Teamassistenz 8. die Abfertigung und Ablage von Akten Verwaltungsakademie des Bundes

41 4.1 Protokollierung des Eingangsstücks Das Protokollieren erfolgt durch die Teamassistenz oder durch das Abteilungssekretariat der Organisationseinheit. Unter Protokollieren versteht man folgendes: Unter Protokollieren versteht man die Zuordnung des Geschäftsstücks und dessen Beilagen zu einer Grundkennung (Sachgebiet) und Organisationseinheit. Durch das Protokollieren erhält das Eingangsstück eine Geschäftszahl und ist nun ein Akt. Unter Akt versteht man folgendes: Ein Akt ist die Zusammenfassung mehrerer Aktenstücke, die sich auf sachlich zusammenhängende Geschäftsfälle beziehen, einschließlich der Beilagen und sonstigen Aufzeichnungen im selben Zusammenhang, die nicht einem gesonderten Aktenstück zugeordnet sind. Das Ressortkürzel, die fortlaufende Ordnungszahl zur Grundkennung und das Bearbeitungsjahr werden vom ELAK-System automatisch vergeben. Die Summe dieser Daten nennt man Geschäftszahl (z.b. BKA /004-I/2/2006), die als eindeutige Kennung für Akten vergeben wird. Die Geschäftszahl ist somit folgendermaßen aufgebaut: Ressortkürzel BKA = Bundeskanzleramt Ordnungszahl Jahreszahl BKA /004-I/ Grundkennung Organisationseinheitskürzel Unter Grundkennung versteht man folgendes: Die Grundkennung (Sachgebiet) zeigt an, um welches Gebiet es sich bei der Angelegenheit handelt. Diese Gebiete sind in dem Aktenplan der betreffenden Organisationseinheit gespeichert. Verwaltungsakademie des Bundes

42 Unter Ordnungszahl versteht man folgendes: Die Ordnungszahl wird als fortlaufende Zahl vergeben und zeigt somit an, wie viele Akten unter dieser Grundkennung im angegebenen Jahr bereits angelegt wurden. Beispiel: bei der zuvor angeführten Geschäftszahl: im Jahr 2006 wurden 4 Akten angelegt Sachgebiet anlegen Um ein Sachgebiet zu erfassen, wird ein Objekt des Objekttyps Sachgebiet erzeugt. Die eindeutige Kennzeichnung des Sachgebietes wird durch die Grundkennung sichergestellt. Die Grundkennung ist auch Teil der Geschäftszahl eines Sachaktes und ordnet somit das Geschäftsstück einem Sachgebiet zu. Generell unterscheidet man zwischen allgemeinen Sachgebieten und eingeschränkten Sachgebieten. Eingeschränkte Sachgebiete sind z.b. Sachgebiete, die Bedienstete einer Bundesdienststelle betreffen. Bevor Akten unter einer bestimmten Grundkennung erzeugt werden können, muss diese Grundkennung im System erfasst sein. Eine neue Grundkennung kann folgendermaßen erzeugt werden: 1. Objekt erzeugen 1. Im Ordner, in dem das Sachgebiet gespeichert werden soll, im Menü Objekt den Befehl Neu auswählen. (oder: in der Symbolleiste auf Eintrag erzeugen klicken) 2. Aus dem Drop-Down-Menü die Objektklasse Sachgebiet auswählen. (Wird nach dem ersten Erzeugen von Sachgebieten automatisch in der Vorschlagsliste angezeigt.) Verwaltungsakademie des Bundes

43 1. Unter der Registerkarte Sachgebiet werden Sachgebiete erzeugt (in diesem Beispiel eine Personalzahl für einen Mitarbeiter): Grundzahl = Grundkennung: wird in chronologischer Reihenfolge durch einen Mitarbeiter der Teamassistenz vergeben Kurzbezeichnung: Benennung des Sachgebietes Organisationseinheit: Zuordnung zu einer Organisationseinheit Sachgebietsbeschreibung: Kurze Beschreibung des Sachgebiets Skartierung: Bestimmungen zur Ausscheidung bzw. Vernichtung von Unterlagen Frist: Bestimmt, nach wie vielen Jahren (ab dem Zeitpunkt der letzen Bearbeitung) der Sachakt skartiert wird Aussonderungsstatus: Zeigt an, was mit dem Sachakt nach Fristablauf gemacht wird Die beim Sachgebiet definierte Frist bzw. der Aussonderungsstatus werden nun als Vorschlag für alle Akten des Sachgebietes beim Erzeugen in die Grunddaten eines Sachaktes eingefügt. Eine Abänderung ist jedoch jederzeit möglich. Verwaltungsakademie des Bundes

44 4. Unter der Registerkarte Einstellungen können erzeugte Sachgebiete genauer definiert werden: Gültig ab: Datum, ab dem das Sachgebiet gültig sein soll In Gegenstand übernehmen: Benennung des Sachgebietes Prozesse kopieren: ja wenn Aktenverlauf beim Kopieren von Akten mit kopiert werden soll 5. Unter der Registerkarte ACL können die Eigentumsrechte erzeugter Sachgebiete genauer definiert werden: Eigentümer: Erzeuger des Sachgebietes Gruppe: Hängt von der Rolle des Eigentümers ab ACL-Objekt: Bei OE-Intern können nur Mitglieder der Organisationseinheit Sachakte unter diesem Sachgebiet erzeugen Verwaltungsakademie des Bundes

45 4.1.2 Protokollierungsvorgang im ELAK Die Protokollierung von Dokumenten kann auf zwei Arten erfolgen: 1. Im Arbeitsvorrat 2. Aus der Ordnerstruktur Protokollierung im Arbeitsvorrat Rechte Maustaste Eingang zu Akt protokollieren: Das Eingangsstück wird hierbei zu einem bestehenden Akt protokolliert. Eingang zu Namenszahl protokollieren: Ein neuer Akt wird zu einer Namenszahl protokolliert (findet z.b. im Österreichischen Staatsarchiv Anwendung) Eingang zu neuem Akt protokollieren: Ein Eingangsstück wird hierbei zu einem neuen Akt Protokollierung aus der Ordnerstruktur Protokollieren auswählen Rechte Maustaste auf Objekt Verwaltungsakademie des Bundes

46 Unabhängig vom gewählten Protokollierungsweg öffnet sich folgendes Fenster zur Auswahl der Objektklasse: Faszikel-Akt: Das Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten verwendet die Objektklasse Faszikel-Akt. Unter Faszikel versteht man folgendes: Sachakt: Grundsätzlich wird immer zu einem Sachakt protokolliert. Faszikel ist ein veralteter Begriff für Aktenbündel. Verwaltungsakademie des Bundes

47 Folgendes Protokollierungs-Formular öffnet sich: a) Mussfelder b) Prozessverantwortung c) Betreff/Ergänzungen d) Sonstiges e) Notizen f) Original g) Anmerkung Verwaltungsakademie des Bundes

48 a) Mussfelder Mussfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden. Grundzahl: aus dem Aktenplan das Sachgebiet/Grundkennung auswählen OE in GZ: ELAK füllt automatisch die Organisationseinheit des gewählten Sachgebietes aus b) Prozessverantwortung Jahr: das aktuelle Jahr wird elektronisch vom ELAK ausgefüllt Die Prozessverantwortung definiert jene Person, in deren Arbeitsvorrat der Akt gelangen soll Benutzer: bei Eingabe des Benutzernamens wird der Rest automatisch vom ELAK ausgefüllt Verwaltungsakademie des Bundes

49 Alternativ dazu kann über die Registerkarte Prozess in der Protokollierungsmaske ein individueller Aktenlauf den weiteren Vorschreibungsweg definieren: c) Betreff/Ergänzungen Betreff: ELAK übernimmt hier automatisch als Betreff den Betreff des registrierten Eingangsstücks d) Sonstiges Dringend: bei dringlichen Angelegenheiten ist Ja auszuwählen Zu erledigen bis: Datum, bis zu dem der Akt zu erledigen ist Abfertigen bis: Datum, bis zu dem der Akt abzufertigen ist Verwaltungsakademie des Bundes

50 Verschluss: Wenn der Akt in weiterer Folge unter Verschluss weiter bearbeitet werden soll, wählt man aus dem Drop-down- Menü die entsprechende Klassifizierungsstufe aus. e) Notizen Notizen: Hier kann man Notizen zum Akt eintragen. f) Original Original: Wird vom ELAK-System automatisch mit elektronischer Akt ausgefüllt. Sollte die Erzeugung eines Papieraktes notwendig sein, ist hier Papierakt anzugeben. Die eingegebenen Grunddaten zur Protokollierung werden jedoch auch bei der Erzeugung eines Papieraktes im ELAK-System gespeichert (siehe auch Regelung der Büroordnung im 27 Abs. 1). g) Anmerkungen Anmerkungen: Hier kann man Anmerkungen zum Akt eintragen Verwaltungsakademie des Bundes

51 Eine ausgefüllte Datenmaske sieht beispielsweise folgendermaßen aus: Verwaltungsakademie des Bundes

52 Die Datenmaske für das Angebot für Best Sellner sieht folgendermaßen aus: Verwaltungsakademie des Bundes

53 4.1.3 Abschluss des Protokollierungsvorgangs Nach Eingabe aller Grunddaten und Definitionen wird der Protokollierungsvorgang folgendermaßen abgeschlossen: 1. Übernehmen klicken 2. Weiter klicken ELAK vergibt automatisch nach Abschluss des Protokollierungsvorgangs eine Geschäftszahl. Das Eingangsstück wird somit zu einem Akt. Eingangsstück Akt Der Akt liegt nun bei jener Person im Arbeitsvorrat, die in der Grunddatenmaske im Feld Prozessdefinition bzw. in der Registerkarte Prozess im Aktenlauf definiert wurde: Verwaltungsakademie des Bundes

54 4.1.4 Sonderfall: Protokollierung von nicht registrierten Eingangsstücken Sofern Geschäftsstücke protokolliert werden sollen, die noch nicht registriert wurden, müssen zunächst die Grunddaten für das Geschäftsstück erfasst werden. Nicht registrierte Eingangsstücke erkennt das ELAK-System beim Protokollieren automatisch und öffnet daher eine um ein Feld für die Grunddateneingabe des Einbringers erweiterte Protokollierungsmaske. Sonst bleiben die Felder unverändert. Grunddatenmaske zur Protokollierung von noch nicht registrierten Objekten: 4.2 Zuteilung von Geschäftsstücken Die protokollierten Akten werden über den Abteilungsleiter, in definierten Fällen auch über den Sektionschef, dem Sachbearbeiter, der Teamassistenz bzw. dem Abteilungssekretariat, zugeteilt. Verwaltungsakademie des Bundes

55 Die Zuteilung erfolgt mittels eines vordefinierten Musteraktenlaufs, der je nach Bedarf individuell abgeändert werden kann. Für definierte Fälle ist auch eine direkte Zuteilung auf den Sachbearbeiter möglich. Nach Zuteilung an den Sachbearbeiter definiert dieser den Aktenlauf bis zur Ablage des Aktes. Aktenläufe werden individuell definiert, da die Person, die den Akt schlussendlich genehmigen soll bzw. die Abteilungen, denen der Akt zur Kenntnis gebracht werden soll, für jeden Akt unterschiedlich sind. Die Definition des Aktenlaufes kann auf zwei Arten erfolgen: 1. Klick mit der rechten Maustaste auf den Akt im Arbeitsvorrat, unter Arbeitsschritte : Klick auf Prozess festlegen Verwaltungsakademie des Bundes

56 2. direkt im Akt über die Registerkarte Prozess : Zur Definition des Aktenlaufes können vom Sachbearbeiter aus dem ELAK-System folgende Elemente verwendet werden: einzelne Bausteine Bausteingruppen bereits fertig ausdefinierte Aktenläufe, die als Musteraktenläufe angelegt sind 4.3 Sichten des Eingangsstücks durch den Sachbearbeiter Unter Sichten versteht man folgendes: Sichten bedeutet, dass sich der Sachbearbeiter den Akt durchsieht, um weitere Bearbeitungsschritte festzusetzen oder durchzuführen. Verwaltungsakademie des Bundes

57 Zuerst öffnet man das Aktenstück: 2. Klick mit rechter Maustaste auf den Akt 1. Eingangsstücke sichten auswählen Das Eingangsstück öffnet sich danach in einem eigenen Fenster Vorschreiben von Geschäftsstücken und richtige Verwendung der Vorschreibungsbausteine Nach der Durchsicht der gescannten Eingangsstücke legt der Sachbearbeiter den Ablauf der weiteren Bearbeitung fest (=Vorschreiben). Unter Vorschreiben versteht man folgendes: Vorschreiben ist jener Vorgang, bei dem ein elektronischer Aktenlauf/Prozesslauf für den Akt im ELAK-System festgelegt wird. Ein Akt wird immer dann vorgeschrieben, wenn Personen oder Organisationseinheiten Inhalte des Aktes oder bestimmte Teile des Aktes zur Kenntnis gebracht werden sollen der Akt zur Bearbeitung, Genehmigung, Abfertigung oder Ablage übermittelt werden soll zu einem Akt eine schriftliche Äußerung (Einsichtsbemerkung) hinzufügen sollen aufgrund des Inhalts/der Ausarbeitungen durch den Sachbearbeiter tätig werden sollen (z.b. Vorschreibung einer Beschaffung an die Beschaffungsabteilung) Verwaltungsakademie des Bundes

58 Zur Bestimmung des Aktenlaufes stehen im ELAK-System folgende Bausteine zur Verfügung, wobei bei der Aneinanderreihung eine logische Reihenfolge einzuhalten ist: ve (=vor Erledigung): Wenn vor der Ausarbeitung einer Erledigung um Stellungnahme bzw. Äußerung zu einem definierten Problem ersucht wird, dessen Lösung dem Sachbearbeiter erst die inhaltliche Bearbeitung des Aktes ermöglicht. Dieser Baustein darf somit nur als erster Baustein im Aktenlauf verwendet werden. B (=Bearbeitung): Hierbei wird der gesamte Akt (Erledigung, Vorschreibungsweg) inhaltlich vom Sachbearbeiter aufbereitet. Dieser Baustein darf somit nicht hinter vor Genehmigung oder einem sonstigen nachfolgenden Baustein eingefügt werden. vg (=vor Genehmigung): Hier wird ein Akt nach seiner Ausarbeitung, aber noch vor seiner Genehmigung einer anderen Person bzw. Abteilung zur Kenntnis gebracht. Diese Person bzw. Abteilung hat dabei die Gelegenheit, eine Stellungnahme zur Erledigung des Aktes abzugeben. V (=Vorapprobation): Bei hierarchischen Genehmigungswegen, wenn mehrere Dienstvorgesetzte zu berücksichtigen sind, z.b. Referatsleiter, Abteilungsleiter, Sektionschef, werden der Referatsleiter und der Abteilungsleiter zur Vorapprobation eingegeben und nur der Sektionschef wird zur Genehmigung eingetragen. G (=Genehmigen): Die inhaltliche Genehmigung darf nur einmal im Vorschreibungsweg vorkommen. Davor kann eine Vorapprobation stattfinden. Verwaltungsakademie des Bundes

59 va (=vor Abfertigung): Nach der Genehmigung kann mit diesem Baustein noch vor der Abfertigung eine Stellungnahme abgegeben werden. A (=Abfertigung): Abfertigung (Versendung) der schriftlichen Erledigung. # vh (=vor Hinterlegung): Wenn nach der Abfertigung, aber noch vor Aktenablage ein Akt einer anderen Person oder Abteilung zur Kenntnis gebracht werden soll. Sofern keine Abfertigung erfolgt, kann dieser Baustein auch unmittelbar nach der Genehmigung in den Aktenlauf eingefügt werden. A (=Ablage): Zur Archivierung bzw. Abschluss des Aktes. Dieser Baustein kann nur als letzter Baustein in den Aktenlauf eingetragen werden. Verwaltungsakademie des Bundes

60 Ein Aktenverlauf kann beispielsweise so aussehen: Bearbeitung Genehmigen Vor Abfertigung Abfertigung Vor Hinterlegung Ablage Verwaltungsakademie des Bundes

61 So eine Erledigung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen (genauere Informationen dazu findest du auch im Kapitel Amtssignatur ): Verwaltungsakademie des Bundes