Wann ist eine Wohngeld- / Hausgeldabrechnung wirklich falsch? Steffen Haase Vorsitzender vdiv-bayern

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1 Wann ist eine Wohngeld- / Hausgeldabrechnung wirklich falsch? Steffen Haase Vorsitzender vdiv-bayern

2 DER REFERENT IM TEIL I: Steffen Haase Haase & Partner GmbH Augsburg/Nürnberg Vorsitzender, Verband der Immobilienverwalter Bayern Vizepräsident, Dachverband Deutscher Immobilienverwalter Referent bei verschiedenen Verbänden, Kammern und Bildungseinrichtungen Autor verschiedener Fachpublikationen

3 Grundlagen der Rechnungsprüfung 28,29 WEG Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen- bevor die Eigentümerversammlung hierüber beschließt vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

4 Was gibt es für Prüfungsmöglichkeiten? Anlassprüfung Standartprüfung

5 Welche Unterlagen sind vorzulegen: Kontoauszüge im Original Rücklagenkonten im Original Buchhaltungsbelege / Rechnungen Original Verwaltungsbeiratsabrechnung Rückstandliste Wohngeldzahlungen Mahnakten und Gerichtsakten Wichtige Geschäftsvorfälle, Versicherungsfälle Vertragsunterlagen

6 Planung der Prüfung Verband der Bezeichnung der Art der Prüfung Welcher Beirat steht zur Verfügung Zeitpunkt der Prüfung Zeitdauer der Prüfung Angabe evtl. Hilfsmittel Benennung des Prüfungsortes

7 Ablauf einer Prüfung Verband der Erstellung eines Prüfprogrammes Durchführung der Prüfung Bewertung der Prüfergebnisse Abschlussgespräch Erstellung des Prüfberichtes Überwachung der Maßnahmen

8 Prüfprogramm Verband der Anleitungs- und Orientierungsmaßstab Aufführung des Prüfungsstoffes Wer macht was? dient als Checkliste der Beiräte

9 Durchführung der Prüfung Vollständigkeitsprüfung Stichprobenprüfung

10 Wie würden Sie entscheiden?

11 FALL: Verband der Bei der Belegprüfung finden Sie eine Handwerker- Rechnung. Es wurde das Treppenhaus des Hauses A gestrichen. Der Verwalter hat die Kosten auf alle Eigentümer umgelegt. Sie finden es gerechter, wenn nur die Eigentümer des Hauses A die Kosten tragen. Kann der Verwalter dies in der Abrechnung so machen? Wie würden Sie entscheiden?

12 16 Absatz 2 WEG Verband der Jeder Wohnungseigentümer ist den anderen Wohnungseigentümern gegenüber verpflichtet, die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, sonstigen Verwaltung und eines gemeinschaftlichen Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums nach dem Verhältnis seines Anteils (Absatz 1 Satz 2) zu tragen. 12

13 Vereinbarung Verband der Ist in der Regel die Gemeinschaftsordnung als Teil der Teilungserklärung. Kann aber auch ein schriftliches Dokument sein, das Alle Eigentümer unterschrieben haben. Hier ist aber die Bindungswirkung zu prüfen! 13

14 16 Absatz 3 WEG: Die Wohnungseigentümer können abweichend von Absatz 2 durch Stimmenmehrheit beschließen, dass die Betriebskosten des gemeinschaftlichen Eigentums oder des Sondereigentums im Sinne des 556 Abs. 1 des BGB, die nicht unmittelbar gegenüber Dritten abgerechnet werden, und die Kosten der Verwaltung nach Verbrauch oder Verursachung erfasst und nach diesem oder nach einem anderen Maßstab verteilt werden, soweit dies ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. 14

15 16 Absatz 4 WEG: Verband der Die Wohnungseigentümer können im Einzelfall zur Instandhaltung oder Instandsetzung im Sinne des 21 Abs. 5 Nr. 2 oder zu baulichen Veränderungen oder Aufwendungen im Sinne des 22 Abs. 1 und 2 durch Beschluss die Kostenverteilung abweichend von Absatz 2 regeln, wenn der abweichende Maßstab dem Gebrauch oder der Möglichkeit des Gebrauchs durch die Wohnungseigentümer Rechnung trägt. 15

16 FALL: Verband der Sie schlagen dem Verwalter vor, doch einen anderen Abrechnungszeitraum anzuwenden. Sie hätten lieber eine Abrechnung vom bis eines Jahres. Darf der Verwalter ihrem Wunsch nachkommen? Wie würden Sie entscheiden?

17 28 Abs. 1 Satz 1 und 28 Abs. 3 : Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr Vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr durch Teilungserklärung oder sonstige Vereinbarung. Generelle Regelung durch Beschluss = nichtig 17

18 FALL: Verband der Sie besprechen bei der Belegprüfung die Finanzierung einer größeren geplanten Instandhaltungsmaßnahme. Müssen Sie erst die Rücklage ausschöpfen, bevor Sie eine Sonderumlage erheben können? Wie würden Sie entscheiden?

19 Ob größere Instandhaltungsmaßnahmen aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden oder ob eine Sonderumlage erhoben wird, liegt im pflichtgemäßen Ermessen der Wohnungseigentümer. Es gibt keinen Anspruch darauf, immer zuerst die Rücklage auszuschöpfen. (BayObLG ZMR 2003, 694). 19

20 FALL: Verband der Sie haben nun die Sonderumlage beschlossen! Doch ausversehen, wurde in dem Beschluss ein anderer Kostenverteilerschlüssel beschlossen? Nun überlegen Sie mit dem Verwalter welcher Schlüssel angewendet werden soll. Wie würden Sie entscheiden?

21 Ein Beschluss, der einen von der Teilungserklärung abweichenden Verteilungsschlüssel anwendet, ist nicht nichtig, sondern nur anfechtbar (BayObLG NZM 2003, 644). Anfechtungsrisiko Heilung durch korrekte Abrechnung 21

22 Funktionen der Jahresabrechnung Kontrolle des Verwalters: Gesamtabrechnung Verteilung der umzulegenden Einnahmen und Ausgaben: Einzelabrechnung 22

23 Der Saldo zwischen den tatsächlich geleisteten Einnahmen und Ausgaben muss mit den Salden der Bankkonten übereinstimmen. Nur wenn dies ohne weiteres aus der Jahresabrechnung nachvollziehbar ist, können die Wohnungseigentümer unschwer erkennen, ob der Verwalter richtig abgerechnet hat und ordnungsgemäß mit den Geldern der Wohnungseigentümer umgegangen ist. 23

24 Einnahmen-Ausgaben-Abrechnung: Rechnerische Schlüssigkeit: Tatsächliche Einnahmen 48000,00 EUR Tatsächliche Ausgaben ,00 EUR Saldo ,00 EUR Girokonto A-Bank: Stand Stand Saldo ,00 EUR 6000,00 EUR 4000,00 EUR 24

25 Pflichtangaben Verband der Allgemeiner Teil Verwalter Objekt Abrechnungszeitraum Angaben zu den Bemessungsgrundlagen 25

26 Pflichtangaben Verband der Abrechnungsteil Umlagefähig / Nicht umlagefähig? Kostenart Gesamtkosten und Einnahmen Verteilerschlüssel Individuelle Anteil der Einheit 26

27 geordnete und übersichtliche, inhaltlich zutreffende Gegenüberstellung der Ein- und Auszahlungen ohne Zuziehung einer sachkundigen Person verständlich 27

28 FALL: Verband der Sie finden in der Buchhaltung nicht die Rechnung des Hausmeisterservices für Dezember Auf Nachfrage erklärt der Verwalter: Diese wurde im Januar 2011 überwiesen und kommt daher in die Abrechnung Wie würden Sie entscheiden?

29 Einnahmen-/Ausgabenprinzip Wegen der unterschiedlichen Zielsetzung einer WEG und eines Unternehmens ist die Jahresgesamtabrechnung nicht in Form einer Bilanz mit Rechnungsabgrenzungsposten -, sondern als einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung einzustellen. 29

30 Keine Bilanz Verband der keine Bilanz und keine Gewinn- und Verlustrechnung schlichte Einnahmen- und Ausgabenrechnung keine Forderungen oder Verbindlichkeiten grds. keine Rechnungsabgrenzungen 30

31 Keine Bilanz Verband der Es sind hier nur die tatsächlichen = effektiv geflossenen, im Geschäftsjahr eingegangenen Gesamteinnahmen (Eingänge, Einzahlungen) und die tatsächlich geleisteten Gesamtausgaben (Ausgänge, Auszahlungen) zu erfassen und gegenüberzustellen. 31

32 Fallbeispiel: Im Dezember des Jahres 2010 ereignet sich ein Wasserschaden in der WEG X. Schadensbeseitigung: die vom Verwalter vor Jahresende bezahlt werden. Die Entschädigung des Versicherers geht erst im Februar des Folgejahres auf dem Konto ein. 32

33 Fallbeispiel: Verband der Im Dezember des Jahres 2010 ereignet sich ein Brandschaden in der WEG X. Sachschadensbeseitigung: erheblich! Akontozahlung der Versicherung: Bis zum Jahresende werden hiervon an schadensbedingten Aufwendungen bezahlt. 33

34 FALL: Verband der Sie finden in der Buchhaltung 2 Ausgaben. 1 x wurde eine Rechnung überwiesen. 1 x wurde die gleiche Leistung noch einmal aufgrund einer Mahnung überwiesen. Sie wollen die Ausgabe nur 1 x in der Abrechnung haben. Der Verwalter weigert sich. Wie würden Sie entscheiden?

35 Aktuelles BGH-Urteil: , Az. 5 ZR 156/10 Auch vom Verwalter etwa zu Unrecht getätigte Ausgaben aus gemeinschaftlichen Geldmitteln hat er in die Abrechnung einzustellen. Dies gilt sowohl für vereinbarungswidrig getätigte Ausgaben wie auch solche für eigenmächtig ohne Beschlussfassung bezgl. des Gemeinschaftseigentums erteilte Aufträge. 35

36 Aktuelles BGH-Urteil: , Az. 5 ZR 156/10 Abrechnungen müssen rechnerisch richtig sein und auch alle getätigten Ausgaben erfassen, damit sie überhaupt auf Plausibilität und getroffenen Mittelverwendung überprüft werden könne. 36

37 Kosten gerichtlicher Verfahren nach 43 ff. WEG 37

38 Wir müssen zwischen folgenden Punkten differenzieren: 1. Beschlussanfechtungsverfahren 2. Klageverfahren Wohngeld 3. Sonstigen Rechtsstreitigkeiten 38

39 Beschlussanfechtungsverfahren 1. Kläger Der Eigentümer oder mehrere Eigentümer, die den Beschluss angefochten haben. 2. Beklagte Die übrigen Wohnungseigentümer 39

40 1. Kläger 2. Beklagte Verband der Jede Seite zahlt ihren eigenen Rechtsanwalt mit der gesetzlichen Vergütung. Kläger dürfen nicht doppelt belastet werden. Daher benötigt 2 einen sep. Verteilerschlüssel ohne 1! Aber welchen? Miteigentumsanteile ohne die des Klägers. 40

41 Die Abrechnung der Instandhaltungsrücklage 41

42 Verbote des BGH: Verband der 1. Mangelnde Transparenz Ungültigkeit hieraus kann 49 II WEG resultieren 2. Ist keine fiktive Ausgabe 3. Keine Rücklage vorgauckeln die nicht da ist!

43 Rücklage was ist das? zweckgebundenes Geld für Instandsetzungsmaßnahmen und kein Zwischenfinanzierungspool (Heizöl, )

44 Klartext: Wohnungseigentümer zahlt Bewirtschaftungskosten Instandhaltungsrücklage Verband der auf des Girokonto der WEG. Diese Gelder sind gebunden für die beiden Zwecke. Siehe 28 WEG!

45 Wenn alle Wohnungseigentümer ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen, eine ausreichende Liquidität vorhanden ist dann dürfte zwischen IST und SOLL-Rücklage keine Differenz sein.

46 Was passiert bei Rückständen? 1. Geld fehlt 2. Rücklage wird nicht in voller Höhe zugeführt 3. SOLL Rücklage entsteht 4. Ist Rücklage ist geringer

47 Sprich Verband der der Wohngeldschuldner hat weniger als die Vollzahler auf die Rücklage eingezahlt. denn

48 Darstellung der Kontenstände 48

49 Entwicklung der Instandhaltungsrücklage 1. Stand Vorjahr 2. Zuführung im Wirtschaftsjahr 3. Entnahmen aus der Rücklage 4. Zinsausweis mit Anteilsausweis 5. Endstand 49

50 Zur Vollständigkeit einer Jahresabrechnung gehört, dass der Bestand und die Entwicklung der Bankkonten für die laufende Verwaltung (Girokonto) und die Instandhaltungsrücklage dargestellt sind. 50

51 FALL: Verband der Sie finden Kostenverteilerschlüssel ungerecht. Im Verwaltungsbeirat überlegen Sie, ob es gerechtere Schlüssel gibt? Kennen Sie gerechte Schlüssel? Wie würden Sie entscheiden?

52 Anderer Maßstab? m²-wohnfläche je Einheit Personen Verbrauch 52

53 FALL: Kabelgebühren Verband der Kabel Deutschland berechnet nach Einheiten. Der Verwalter legt um nach Miteigentumsanteilen. Ist dies korrekt? Wie würden Sie entscheiden?

54 BGH Beschluss vom V ZB 83/07 Leitsatz Sieht die Gemeinschaftsordnung keinen anderen Maßstab vor, entspricht die Verteilung von Kabelanschlusskosten nach Miteigentumsanteilen auch dann ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn der Kabelnetzbetreiber diese Kosten ggü. Der Wohnungseigentümergemeinschaft nach einem anderen Schlüssel bemisst. 54

55 FALL: Verband der Sie wollen als Beirat die Abrechnung prüfen. Sie sind aber berufstätig. Daher rufen Sie den Verwalter an und teilen ihm mit, dass sie die Ordner am Freitag abholen und am Montag zurück bringen. Sie prüfen am Wochenende zu Hause. Der Verwalter stimmt dem nicht zu er gibt die Unterlagen nicht heraus. Zu recht? Wie würden Sie entscheiden?

56 Die Belege sind grundsätzlich im Büro der Verwaltung zur Einsichtnahme zugänglich zu machen. Kein Anspruch auf Herausgabe der Unterlagen an Wohnungseigentümer. Kein Recht auf Einsichtnahme an einem neutralen Ort. 56

57 Der Wohnungseigentümer hat das Recht, sich Abschriften oder Kopien zu fertigen. Geht dies nicht, kann er gegen Kostenvorschuss die Anfertigung von Kopien durch den Verwalter verlangen. 57

58 Hinweis: Übergabe der Unterlagen an Verwaltungsbeirat Er gibt diese dem Verwalter nicht zurück. 58