Handbuch. levatis client - Personalplanung für Bau und Handwerk 3.2 Schönbrunn

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1 Handbuch levatis client - Personalplanung für Bau und Handwerk 3.2 Schönbrunn Jänner 2015

2 levatis Software Service GmbH Goldschlagstraße 172, 1140 Wien Tel: +43 (0) Fax: +43 (0) Web: 2

3 Inhaltsverzeichnis... 2 levatis Personalplanung leicht gemacht... 6 Software as a Service... 8 Die Funktionen im Detail... 9 I. Kunden... 9 Kunden suchen... 9 Kunden neu anlegen... 9 Kundennummer Kontaktdaten hinzufügen Projekte zum Kunden anlegen II. Projekte Das Projekt im Detail III. Wartungsmodul IV. Bilder & Dokumente V. Anlagenverwaltung VI. Aufgaben Aufgabenliste: Details aufklappbar IST-Stunden/SOLL-Stunden Vergleich Filter in der Aufgabenliste Das Ranking Aufgabenliste nz Termin (DummyAufgabe) Aufgaben umhängen Projekt umhängen Merge-Task Aufgaben-Details Aufgabenfenster - Wochenplanansicht Aufgabenfenster - Wochenplan Die Ablage VII. Aktive Planung der Wochenkalender Der Aufgabeneintrag im Wochenkalender - Termin Geschätzte Dauer der Aufgabe automatisch in den Wochenkalender übernehmen Automatischer -Versand; Terminbestätigung per

4 SMS-Versand Der Refresh-Button Lösch-Modus Dauer-Eintrag und Stundenkontingent Sonderzeiten Sonderzeitenformat Abschließen von Terminen mit Stundenkorrektur Standard-Arbeitsblatt: die Druckfunktion Auslastung Gleichzeitiges Arbeiten Mitarbeitere in der Anordnung ändern Aufgabeneinträge im Wochenkalender kopieren Volltextsuche VIII. Effizient und schnell die Routenoptimierung IX. Der bessere Überblick die Monatsansicht X. Der detailierte Blick die Tagesansicht XI. Berichte Abschließen von gesamten Aufgaben mit Stundenabgleich und Kommentar XII. CRM light interne Aufgaben managen Bringt Übersicht das levatis Dashboard Levatis SUB Definition / Motivation / Idee Das Ressourcen-Modell Informationsvermittlung Vergabe von Aufgaben an Dienstleister Das Vergabeprozessfenster Der Sub-Prozess Der Vergabeprozess Änderungen im Zustand FIXED Abschluss Der Sub-Tab im Taskfenster XIII. Administration User Berechtigungen Otionale Rechte

5 Ressourcen Eingabefelder für die Kommunikation mit MS Exchange Gruppen Kurze Woche Lange Woche Einstellungen Transaktionen Sitzungsdaten Mobilgeräte XIV. Sonstiges Persönliche Einstellungen sind auf jedem Rechner verfügbar Liste der Shortcuts XV. Technischer Support Stichwortverzeichnis

6 levatis Personalplanung leicht gemacht levatis verbindet die Vorteile der klassischen Planung mittels Stift und Papier mit den Möglichkeiten des Computers. levatis wurde entwickelt, um Personal übersichtlich zu disponieren sowie Aufgaben und Projekte intelligent zu verwalten. Um unseren Kunden möglichst viele Erleichterungen zu ermöglichen, wurde levatis als Webservice entwickelt. So entfällt die Installation auf dem Computer und das Service kann von jedem Ort aus verwendet werden, einzig eine Internetanbindung ist notwendig. Der Wochenkalender (das Herz der Anwendung) stellt übersichtlich die Gesamtauslastung dar, alle anstehenden Aufgaben werden intelligent gereiht. So gehen keine Aufträge verloren, Engpässe werden rechtzeitig erkannt. 6

7 Änderungen bei Aufträgen lassen sich in Sekundenschnelle in die Planung übertragen. So herrscht ständige Übersicht und alle Daten sind immer auf dem aktuellsten Stand von jedem Ort aus. Bei levatis gibt es nur eine Sicht des Prozesses. Nämlich die Sicht, die in der Praxis herrscht und funktioniert. Der Kunde ruft an und möchte, dass die Reparatur, das Service oder die Montage schnellstmöglich erledigt wird. Mit einer Tafel oder einem Kalender ist leider schwer zu erkennen, wann wer den Auftrag erledigen kann. Deshalb gibt es levatis. Damit levatis als intelligentes System benutzt werden kann, müssen einige Basisdaten eingegeben werden. Bei levatis gibt es eine Kundenund Projektverwaltung sowie eine Anlagen- und Aufgabenverwaltung. Ein Kunde hat ein oder mehrere Projekte, an deren Ort die Leistungserbringung erfolgt. Teilweise gibt es Anlagen, welche teilweise gewartet werden müssen. Und am Ende stehen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Und genau diese Aufgaben gilt es dem Mitarbeiter zuzuteilen. Oftmals ist von Auftragsverwaltungen die Rede. Natürlich müssen Aufträge verrechnet werden. Doch den Arbeitern werden keine Aufträge zugeteilt, sondern Aufgaben. Denn für den Mitarbeiter ist es wichtig, was er an diesem Tag vor Ort für Leistungen erbringen muss, nicht um welchen Auftrag es sich handelt. Viel wichtiger für ihn ist, welche Anlage er warten oder reparieren muss und wer zuletzt beim Kunden war und was dieser in der Vergangenheit alles getan hat. Daten, die levatis auf Knopfdruck auswirft, und dem Mitarbeiter als Ausdruck mit auf seine Route gibt. 7

8 Software as a Service Ihre Daten in Sicherheit In der Vergangenheit war die Nutzung einer Software immer mit gehörigem Aufwand verbunden. Zunächst musste diese einmal gekauft werden. Damit diese installiert werden konnte musste zuerst einmal die richtige EDV-Umgebung zu Verfügung gestellt werden. Teure Hardware (Server) und Fachkräfte wurden benötigt. Zuletzt wurden für jeden Arbeitsplatz noch Lizenzen benötigt. Und damit auch in einem Jahr alles funktioniert, wurde ein Wartungsvertrag benötigt. Das Modell Software as a Service verfolgt im Gegensatz dazu einen völlig neuen Ansatz. Die Software wird in einem Rechenzentrum bei einem Dienstleister betrieben. Der Endbenutzer benötigt nur noch eine minimale EDV-Infrastruktur (PC oder Notebook mit Internetanbindung) für den Zugriff auf die bereitgestellte Software. Bei levatis wird die Software in zwei Rechenzentren betrieben, um eine hohe Ausfallsicherheit zu gewähren. Diese sind miteinander verbunden, so springt im Zuge eines Ausfalls eines Systems das andere innerhalb von Sekunden ein. Auch Ihre Daten werden doppelt verwaltet und sind ständig zusätzlich gesichert. Sie haben jederzeit von jedem Ort Zugriff darauf. Dieser erfolgt auf einfache Weise mittels einer Login-Maske. Benötigt werden lediglich der Name oder die Nummer des Mandanten sowie Ihr persönlicher Benutzername und das dazugehörige Passwort. Diese können von demjenigen Benutzer, der über Admin-Rechte verfügt, angelegt werden. Die Login-Daten werden verschlüsselt übermittelt. So wird die Sicherheit der Daten gewährleistet. 8

9 Die Funktionen im Detail levatis ist so aufgebaut, dass alle Elemente mit geringstem Aufwand bedient werden können. Zu diesem Zweck sind die wichtigsten Funktionen in Reitern gegliedert, zwischen denen durch einfaches Anklicken gewechselt werden kann. Diese Reiter öffnen die Hauptmasken zu den Kategorien: Kunden Projekte Anlagen Wartungen Aufgaben Wochenkalender Monatskalender Berichte Dashboard CRM levatissub Innerhalb der Masken bzw. in allen Listen sind Elemente stets mit Doppelklick zu öffnen. Mit diesem Doppelklick öffnet sich ein Detailfenster (diese werden im folgenden näher beschrieben). Alle Detailfenster (Kunden, Projekte, Aufgaben) haben ein identes Element. Dies ist die Statusleiste am oberen Rand. Hier sind einerseits jene Informationen zu sehen, wann welcher User dieses Element angelegt bzw. verändert hat und andererseits beinhaltet die Leiste rechts oben den Löschen Button. Vorsicht: Wird dieser betätigt, werden auch alle darunterliegenden Elemente (Kunden Projekte Aufgaben) gelöscht! I. Kunden Kunden lassen sich in levatis mit Hilfe der Suchmaske nach den wichtigsten Kriterien suchen, sowie im Kundendetailfenster bearbeiten. Die Eingabemöglichkeiten sind vergleichbar mit modernen Kundenmanagementsystemen, die Kontaktdaten sind bei levatis sogar beliebig erweiterbar. Kunden suchen Über die Suchmaske können Kunden nach den Kriterien Name, PLZ, Ort und Kundennummer gesucht werden. Auch die Suche nach mehreren Kriterien ist möglich; in diesem Fall ergänzen sich die Kriterien und das Sucherergebnis wird dementsprechend kleiner. Kunden neu anlegen Durch Aktivierung des Buttons neuer Kunde öffnet sich das leere Detailfenster des Kunden. Hier werden nun alle relevanten Daten zum Kunden eingegeben und gespeichert. Für österreichische Adressen gibt es eine Eingabeunterstützung. Nachdem die Postleitzahl eingegeben wurde, reicht ein weiterer Buchstabe im Feld Ort und alle möglichen Ortschaften mit dieser Postleitzahl werden 9

10 angezeigt. Dasselbe gilt für die Straße. Mit der Tabulator-Taste lässt sich bequem in das nächste Fenster springen. Folgende Felder müssen bei der Neuanlage eines Kunden eingegeben werden: Nachname bzw. Firmenname Land (zweistellige ISO-Norm ist standardmäßig das Land des eigenen Betriebes) PLZ Ort Straße weitere optionale Felder: Anrede Vorname bzw. Zusatz Kundennummer Kommentar Hausnummer Kundennummer levatis generiert zu jedem Kunden eine eindeutige Nummer [Format-Beispiel: ]. Das Feld Kunden-Nr. dient der eindeutigen Nummerierung des Kundens. Ziffern und Buchstaben sind erlaubte Zeichen. Falls Ihre Kunden bereits mit Nummern versehen sind, beispielsweise aus einem Warenwirtschaftssystem, tragen Sie diese Nummer in dem Feld ein. levatis zeigt darüber hinaus eine Fehlermeldung beim Versuch einen Kunden mit einer bereits vergebenen Nummer zu speichern und gewährleistet damit Eindeutigkeit. Wenn Sie das Feld Kundennummer leer belassen wird die generierte 10

11 Kundennummer angezeigt. Diese Kennung kann jederzeit überschrieben werden, bleibt doch im Hintergrund erhalten. Kontaktdaten hinzufügen Es können beliebig viele Kontaktdaten hinzugefügt werden. Wird Kontaktdaten hinzufügen angeklickt, so öffnet sich ein neues Element, in dem jeweils vier Datenfelder versorgt werden können. Das Medium kann Telefon, Mobil, oder Fax sein. Wird bei die Auswahlmöglichkeit Zustellung gewählt, erhalten die Kunden nach erfolgter Bestätigung im Wochenkalender ein mit der Information, wann der Auftrag erledigt wird. Im Feld Eintrag erfolgt die Eintragung der Telefonnummer, adresse, etc., zuletzt kann der Eintrag mit einem Kommentar optional ergänzt werden. Eine Kontaktdatenzeile kann jederzeit durch Klicken auf das rote Symbol rechts daneben gelöscht werden. Es erfolgt immer eine Sicherheitsabfrage. SMS und an den Kunden Möchte man dem Kunden eine oder eine SMS senden, so funktioniert dies ganz einfach durch Klick auf des entsprechende Symbol rechts neben der -Adresse bzw. der Mobiltelefonnummer. Es öffnet sich beim -Symbol ein entsprechendes Fenster aus Ihrem Mail-Client-Programm (z.b. Microsoft Outlook, Lotus Notes, Thunderbird, Mail, etc). Beim SMS-Symbol öffnet sich ein kleines Fenster, mit dem Sie Text-Nachrichten an Ihre Kunden senden können. Sie können eine beliebige Zeichenfolge eingeben. Kunden direkt anrufen Da levatis ein webbasiertes Service ist, gibt es die Möglichkeit, dass der Browser Telefonnummern als solche identifiziert und darüber das Telefonat direkt ermöglicht. Gerne helfen wir Ihnen ein passendes Programm zu finden um damit ausgehende Telefonate zu steuern. Projekte zum Kunden anlegen Zu jedem Kunden können beliebig viele Projekte angelegt werden. Diese sind im Kundendetailfenster unter dem Reiter Projekte zum Kunden zu finden. Durch das Anklicken des Buttons neues Projekt wird ein solches angelegt. Die Liste zeigt alle Projekte, die zu dem aktuellen Kunden angehören. Die erste Zeile (Bezeichnung oder Adresse) ist ein Link, über den man direkt zum gewünschten Projekt gelangen kann. 11

12 II. Projekte Ein Projekt ist mit der Adresse gleichzusetzen, an der die Leistungserbringung erfolgt. Ein Kunde kann eine oder mehrere Projekte haben. Ein Projekt gilt als zentrale Einheit, da hier die wichtigsten Daten zur Baustelle gespeichert (Bilder, Dokumente, Anlagen, etc.) werden. Über die Suchmaske können Projekte nach den Kriterien Kunde, Straße, PLZ, Ort, Kundennummer, Aktenzahl und Bezeichnung gefunden werden. Zusätzlich kann nach dem Anlagentyp gesucht und sortiert werden. Das Projekt im Detail Das Detailfenster bietet übersichtlich alle Daten zum Projekt. Das Detailfenster sieht wie folgt aus: Details Hier werden alle wichtigen Stammdaten zum Projekt eingegeben. Land/PLZ: Land (Auswahlfeld) und Postleitzahl des Projekts (beides Pflichtfelder) Ort: Ort des Projekts (Pflichtfeld), wird nach dem ersten Buchstaben automatisch vorgeschlagen 12

13 Straße/Hausnummer: Straße des Projekts (Pflichtfeld, wird ebenso vorgeschlagen), die Hausnummer ist kein Pflichtfeld, sollte aber wenn vorhanden unbedingt eingegeben werden. Bezeichnung: extra Bezeichnung für die Baustelle; wird hier nichts eingegeben, wird die Adresse als Bezeichnung übernommen Beschreibung: dient als zusätzliches Informationsfeld (max Zeichen) Projekt-Nr.: eine betriebsinterne Kennnummer, nach der gesucht werden kann (kein Pflichtfeld) Technischer Verantwortlicher/Kaufmännischer Verantwortlicher: kein Pflichtfeld, jedoch können sie hier ihre Ansprechpartner ausgefüllt werden Link zum Kunden: ein Klick öffnet das Detailfenster des Kunden Kundenadresse: durch Aktivieren des Buttons Adresse übernehmen wird die aktuelle Kundenadresse in das Projekt übernommen und muss nicht neuerlich eingegeben werden, wenn die Kundenadresse ident mit der Projektadresse ist. Neues Element hinzufügen: Wahlweise können hier Anlagen und/oder Wartungen auf einfache Weise eingefügt bzw. hinzugefügt werden. Projekt-Nummer: Es wird zu jedem Projekt eine eindeutige Nummer generiert [Format-Beispiel: LEV ]. Das Feld Projekt-Nr. dient der eindeutigen Identifizierung der Projekte. Ziffern und Buchstaben sind erlaubte Zeichen. Falls Ihre Projekte bereits mit Nummern versehen sind, beispielsweise aus einem Warenwirtschaftssystem, tragen Sie diese Nummer in dem Feld ein. levatis zeigt eine Fehlermeldung beim Versuch ein Projekt mit einer bereits vergebenen Nummer zu speichern und gewährleistet damit Eindeutigkeit. Wenn Sie das Feld Aktenzahl leer belassen wird die generierte Projektnummer (z.b.: LEV ) angezeigt. Diese Kennung kann jederzeit überschrieben werden, bleibt doch im Hintergrund erhalten. Technischer Verantwortlicher Aufgaben und Kaufmännischer Verantwortlicher in Projekt und Sowohl bei Projekten wie bei Aufgaben können nun verantwortliche User hinterlegt werden. In den Auswahlboxen können aus angelegten Usern jeweils die richtigen gewählt werden. Dieses Feld kann, muss aber selbstverständlich nicht ausgefüllt werden. Wird ein Projekt angelegt und werden die entsprechenden Verantwortlichen definiert, so werden diese automatisch weitergereicht, wenn zu diesem Projekt neue Aufgaben angelegt werden. D.h. die Aufgabe erhält automatisch die Verantwortlichen des Projekts, diese können aber auch zu jeder Aufgabe einzeln neu vergeben werden. Individuelles Attribut für Projekte die Projektmarkierung Es gibt ein Feld, mit dem einem Projekt eine gewisse Eigenschaft zugewiesen werden kann.klassische Anwendungsfälle sind beispielsweise Attribute wie: Planungsphase Bewilligung Verrechnet etc. Um entsprechende Attribute/Werte erstmalig in das System zu transferieren, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. 13

14 Anlagen hinzufügen Anlagen, die zuvor einmalig initialisiert worden sind, können durch Betätigung dieses Buttons hinzugefügt werden. Es erscheint zunächst ein kleines Auswahlfenster, in dem die gewünschte Anlage ausgewählt werden kann. Nach erfolgter Auswahl, erscheint ein neuer Reiter mit dem Anlagenname in der oberen Leiste. Eine genaue Beschreibung, was Anlagen sind, erfolgt im Kapitel Anlagenverwaltung. III. Wartungsmodul Bei jedem Projekt können eine oder mehrere Wartungen angelegt werden. Bei Neuanlage erscheint ein zusätzlicher Reiter in der oberen Leiste. Eine Wartung generiert gemäß den angegebenen Kriterien automatisch Aufgaben. Diese werden immer im Voraus generiert, d.h. die nächste Aufgabe liegt stets im Aufgabenstapel. Das Ranking der Wartungsaufgabe nimmt zum gewünschten Termin stets zu, sodass auf die Einplanung nicht vergessen werden kann. Somit sind die Aufgaben von Wartungsverträgen immer vorhanden und können nicht vergessen werden. Auf der anderen Seite kann flexibel genug reagiert werden, da die Aufgabe immer aufliegt und bei Bedarf die Wartung auch früher durchgeführt werden kann. Wird eine Wartungsaufgabe im Wochenkalender eingeteilt, so werden zukünftige Wartungsaufgaben automatisch aus diesem errechnet. Folgende Kriterien sind bei Wartungen einzugeben: 1. Bezeichnung: Der Name der Wartung (ist ein Pflichtfeld, kann beliebig lauten). 2. Einheit: Mögliche Einstellungen: Jahre, Monate, Wochen und Tage 3. Intervall: jeweilige Zahl, passend zur Einheit (Pflichtfeld) 4. Relativer Abstand: Gibt an wie groß das Zeitfenster der Wartungsaufgabe sein soll. Die Wochenangabe bezieht sich relativ auf die nächste zu verrichtende Wartung. 5. Feste Periode im Kalenderjahr: Darf eine Wartung nur innerhalb einer gewissen Zeitspanne (z.b. die Jahreszeit) erfolgen, so kann hier eine Eingrenzung erfolgen. Die zukünftigen Wartungsaufgaben haben dann diesen Zeitraum (Angabe in Monaten) zur Erledigung. 6. Arbeitsaufwand: Wird hier ein Wert eingegeben, erhalten die automatisch generierten Wartungs-Aufgaben ebenso diesen Aufwand in Stunden und können somit besser eingeteilt werden. 7. Zu jeder Wartung können beliebige Anmerkungen angegeben werden. 8. Letzte Wartung ist nötig, um einen Ansatzpunkt für das Intervall zu haben, d.h. um zu wissen wann die nächste Wartung stattfinden soll. Achtung: wird hier nichts eingegeben, ist der Eintrag automatisch der heutige Tag. Die nächste Wartung erfolgt gemäß dem Intervall somit in 1, 2, etc. Jahren. Achtung: Dieses Feld ist nur bei der Erstellung der Wartung sichtbar. Ab diesem Zeitpunkt ist automatisch die letzte eingeplante Wartungsaufgabe die letzte Wartung. 9. Anlagen: Dieses Auswahlfeld bietet eine Möglichkeit die Wartung zu einer bestehenden Anlage zu verknüpfen. 10. Mitarbeiter vorschlagen: siehe im Kapitel Aufgaben unter bevorzugte Mitarbeitere 11. Wartung entfernen: Ein Klick auf diesen Button ermöglicht das dauerhafte Löschen der Wartung und somit die automatische Generierung von Wartungsaufgaben. Achtung: es wird automatisch auch die letzte vom System generierte und noch nicht verplante Aufgabe gelöscht! 14

15 Ein solches Wartungsblatt wie in der Abbildung generiert nun gemäß dem Intervall vollautomatisch die später einzuteilenden Aufgaben. Die nächste Wartungsaufgabe liegt im Voraus im System (d.h. immer sichtbar) und wird, wenn die Einteilung erfolgt ist, wieder automatisch für das folgende Intervall generiert. IV. Bilder & Dokumente Im Menü Bilder & Dokumente können beliebig viele Dateien (die maximale Größe einer Datei beträgt 20MB) zentral zum Projekt gespeichert werden. Wird der Button Datei hinzufügen aktiv betätigt, öffnet sich ein Unterfenster. Nun können entweder ein Bild oder mehrere Bilder markiert werden. Das Anklicken von Öffnen startet den Upload-Vorgang. Zu jedem Bild kann ein Kommentar gesetzt werden, standardmäßig ist dies der Name des Dokuments. Um das Kommentar zu speichern muss ein Element außerhalb der Kommentarbox geklickt werden (z.b. auf die Statusleiste oder das Feld rechts neben dem Kommentar. Bitte beachten Sie, dass für die Verwendung der Upload-Funktion der Adobe Flash Player installiert sein muss. Download unter 15

16 Das Betätigen des Button Upload abbrechen bricht den aktuellen Vorgang ab. Dateien, die zu diesem Zeitpunkt jedoch schon hochgeladen sind, können danach manuell wieder gelöscht werden. Dies erfolgt durch Anklicken von auf der rechten Seite der Übersicht. Die Ordnerstruktur Um Übersicht zu gewinnen, können Sie Bilder & Dokument nicht nur einfach uploaden, sondern Verzeichnisse bilden. Durch Drag&Drop können Sie Dateien auch nachträglich noch in andere Ordner verschieben. Ebenso können Sie nicht mehr benötigte Ordner löschen, jedoch nur, wenn davor alle Bilder und Dateien entweder in andere Ordner verschoben oder aus diesem Ordner gelöscht wurden. 16

17 Aufgaben zum Projekt Unter diesem Reiter sind alle Aufgaben zum geöffneten Projekt zu finden. Die Gliederung erfolgt chronologisch gemäß dem Status der Aufgabe nach den Kriterien Erledigt, vergangene Wochen sowie aktuelle Woche. Der Button Neue Aufgabe muss gedrückt werden, um eine neue Aufgabe zum geöffneten Projekt zu generieren. Es öffnet sich ein neues Fenster, nämlich das Detailfenster zur neuen Aufgabe. 17

18 V. Anlagenverwaltung Bei levatis gibt es die Möglichkeit Eingabeformen nach individuellen Kriterien zu definieren. Nicht alle Daten zu einem Gerät (z.b. Therme, Wärmepumpe, etc) sind relevant, andere sind elementar für zukünftige Wartungen und Reparaturen. Ein Gerüst an Attributen, welches zu Beginn mit Hilfe des levatis-teams erstellt wird, kann ab diesem Zeitpunkt zu jedem Projekt hinzugefügt werden. Die Formularfelder sind im Beispiel dieser Anlage nur als Muster zu verstehen. Es können beliebige Bezeichnungen und Feldtypen definiert werden. Zur Auswahl stehen: Textfelder (einzeilig oder mehrzeilig) Auswahlfelder (Drop-Down-Menü mit vorgegebenen Werten) Zahlenfelder (inklusive Restriktionen, z.b. Zahlen nur zulässig zwischen 2 und 10, usw.) Datumsfelder Zusätzlich lässt sich zu jedem Feld definieren, ob bzw. in welcher Art es ausgefüllt werden muss. Diese Definitionen müssen einmal zu Beginn mit unserer Hilfe erstellt werden. Danach können diese zu jedem Projekt jederzeit hinzugefügt werden. Auch mehrere Anlagen zu einem Projekt (z.b. eine Wärmepumpe, eine Heizungsanlage, eine Klimaanlage, ) sind möglich. Die Definition und Verwendung von Anlagen kann sehr hilfreich sein. So können beispielsweise alle Aufgaben gesucht werden, wo eine bestimmte Therme steht, oder nach Projekten, die eine bestimmte Wärmepumpen-Type haben, etc. 18

19 VI. Aufgaben Aufgaben sind die Kernelemente in levatis. Kriterien des Kunden o Kundenname o Kundennummer Kriterien des Projekts o PLZ o Ort o Projekt-Nr. o Anlagentyp (Mehrfachauswahl möglich) Kriterien der Aufgabe o Durchführung ab o Durchführung bis o Titel (der Aufgabe) o Aufgabennummer o Status der Aufgabe (Mehrfachauswahl möglich) o Aufgabenart (Mehrfachauswahl möglich) o Bevorzugte Mitarbeiter (Mehrfachauswahl möglich) o Welcher Benutzer die Aufgabe angelegt hat Möchte man die Aufgabenliste immer am aktuellsten Stand haben (weil z.b. mehrer Planer die Einteilung vornehmen) so kann die automatische Aktualisierung der Liste aktiviert werden. Zu diesem Zweck muss der Button Auto-Aktualisierung in der unteren Zeile der Aufgabenliste auf AN gedrückt werden. 19

20 Die Sortierung der Aufgabenliste ist standardmäßig auf die Prioritäten eingestellt. Durch Klick auf das Element in der Spaltenüberschrift kann nach allen vorhanden Spalten sortiert werden. Durch Klick auf den Pfeil rechts neben der Spaltenüberschrift können weitere Spalten hinzugefügt werden (s. Abbildung rechts). Um in der Aufgabenliste eine oder auch mehrere Aufgaben gemeinsam abzuschließen kann wie gewohnt aus Windows bzw. Office Systemen mit der Strg- bzw. Shift-Taste plus Mausklick die jewelige Aufgaben(n) markiert und abgeschlossen werden. Aufgabenliste: Details aufklappbar In der Aufgabenliste können Detaildaten aufgeklappt werden, ohne dabei die Aufgabe selbst öffnen zu müssen. Angezeigt werden zusätzlich die Beschreibung und der Abschlusskommentar. IST-Stunden/SOLL-Stunden Vergleich Diese Spalte in der Aufgabenliste hilft Übersicht über den Fortschritt einer Aufgabe zu gewinnen. SOLL zeigt die angegeben Aufwandsschätzung in Stunden an (= Eingabefeld im Aufgabenfenster). IST bedeutet die errechneten Stunden aller Termine (= Summe der verplanten Stunden aller Einträge der Aufgabe im Wochenkalender). Filter in der Aufgabenliste In der Aufgabenliste gibt es nun die die Möglichkeit in folgenden Spalten Filter zu setzen: Titel Ranking Von Bis Projektmarkierung Ort 20

21 Dadurch wird die Sortierung erleichtert. Um den Filter zu aktivieren muss auf den kleinen Pfeil rechts neben der Spaltenbezeichnung gedrückt werden (s. Abbildung). Ist ein Filter gesetzt, so erscheint die jeweilige Spalte in gelber Farbe. Vorsicht: ein aktivierter Filter ist auch dann aktiv wenn die Spalte nicht angezeigt wird, deshalb den Filter nach Gebrauch wieder deaktivieren, um später darauf nicht zu vergessen. Das Ranking Eine Spezialfunktion von levatis ist das Ranking. Hier werden den einzelnen Aufgaben Prioritäten zugeordnet. Anstehende Aufgaben werden vom System automatisch gereiht, d.h. die wichtigsten Aufgaben haben die höchste Priorität. Die Reihung passt sich der individuellen Planungspraxis an und errechnet aus einer Vielzahl von Dimensionen (Zeit, Auslastung, etc.) immer in Echtzeit die Wichtigkeit der Aufgaben. Erkennbar ist das Ranking innerhalb der Suchmaske auf der rechten Seite. Die Balkenlänge signalisiert die Priorität, je länger desto höher. Soll nach Prioritäten sortiert werden, ein simpler Klick auf Ranking in der Zeile genügt und alle Aufgaben werden gemäß ihrer Priorität sortiert. Ein Balken in hellblau signalisiert die Eigenschaft >>in Planung<<, d.h. ein Termin ist bereits im Wochenkalender verplant, aber noch nicht abgeschlossen. Dunkelblau bedeutet, dass die Aufgabe offen ist, d.h. noch einzuteilen. Abgeschlossene Aufgaben bzw. Aufgaben, die im Wochenkalender geplant wurden und deren Ende des Intervalls mehr als 30 Tage zurückliegt, werden nicht in das Ranking mit einbezogen. Die Wichtigkeit der Aufgabenart kann individuell eingestellt werden. Um diese zu verändern, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Im Standardfall ist Notfall am höchsten priorisiert. Ist eine Aufgabe als Notfall deklariert und zeitlich sehr bald zu erledigen, kann der Prioritätsbalken rot werden, sobald ein gewisser Schwellenwert überschritten wird. 21

22 Aufgabenliste 3.1 In dieser Version wurden folgende Punkte in die Aufgabenliste übernommen: Kompakte Übersichten Schnellsuchfelder einstellbar pro User Speicherbare Querys pro User (wird mit Version ausgeliefert) DummyAufgabe auch für Rückwärtsplanung Statusspeicher neu Suchfilter für OptionParameter (nur für Schnittstellenkunden relevant) Erweiterte Suche Einfache Suche Schnellsuche Kompaktansicht Es kann zwischen erweiterter Suche und einfacher Suche umgeschalten werden. Bitte wählen Sie Ihre bevorzugte Variante. Die Schnellsuche kann mittels Kontrollkästchen ausgewählt werden und erscheint dann in der Zeile mit den Schnellsuchfeldern. Die Reihenfolge der Felder ist in dieser Version noch fix vorgegeben. 22

23 Einstellungen speichern Die Einstellungen können in levatis durch einmaliges Abmelden und erneutes Anmelden gespeichert werden. Beim Abmelden werden die Einstellungen zum Server übertragen und im Userprofil hinterlegt. Beim neuerlichen Anmelden werden die hinterlegten Parameter übernommen und die Ansichten entsprechend dargestellt. Die Einstellungen können im Administrationsbereich für einzelnen Objekt in levatis im Menüpunkt Sitzungsdaten auch einzeln zurückgesetzt werden. Wildcards - Platzhalter Wenn nur Teile eines Suchbegriffes bekannt sind, kann mit sogenannten Wildcards gearbeitet werden. Für den nicht bekannten Teil wird das % Zeichen vernwendet, dies kann am Anfang oder am Ende des Begriffes verwendet werden. case sensitive Die levatis Suche startet automatisch sobald ein Suchbegriff eingetragen wird. Es wird kein Suche beginnen Button oder ein Enter benötigt. Diese Eigenschaft/Methode wird case sensitive genannt. Abfrage (Queries) speichern und löschen (Sonderfunktion) Diese Funktion muß spezifisch aktiviert und auf Kombatibilität geprüft werden. Anpassungen bei vorhanden Sonderfunktionen können erforderlich sein. Es können dann voreingestellte Suchabfragen in sogenannten Querys gespeichert und wieder aufgerufen werden. Als Beispiel wird hier eine Querie für alle nz Termine angeführt, als Suchschlüssel wird die Projekt- Nr. mit LEVATIS_REGIE eingetragen und die Querie unter einem eindeutigen Namen, z.b. nz Termin abgespeichert. Das Feld Projekt-Nr. muss für diesen Zweck als Schnellsuchfeld definiert werden, um den Suchfilter hinterlegen zu können. 23

24 Diese Querie steht dem User ab diesem Zeitpunkt immer zur Verfügung. 24

25 nz Termin (DummyAufgabe) Unter diesem Begriff wird eine Aufgabe beschreiben, die zu diesem Zeitpunkt noch KEINEM Projekt und KEINEM Kunden zugewiesen wurde. Diese Funktion steht in der Aufgabenliste 3.1, im Wochkalender 3.1 und am MobileClient ab Version 3.2 zur Verfügung. Da levatis Aufgaben aber nicht in der Luft hängen können, werden die nz Termine (Dummy Aufgaben) beim Erstellen automatisch einem internen Projekt (DummyProjekt) zugewiesen. Dieses ist erkennbar über die Projektnummer LEVATIS_REGIE, welches wiederum einem internen Kunden (DummyKunden - Kundenummer ist ebenfalls LEVATIS_REGIE ) zugewiesen ist. Die anderen Eigenschaften der Aufgabe unterscheiden sich nicht von den Standard-levatis-Aufgaben. Der Aufgabentitel und die Aufgabenart sind die einzigen Pflichtfelder. Aufgaben umhängen Mit dem Button Diese Aufgabe einem anderen Projekt zuweisen kann das gewünschte Projekt ( und weiterführend der Kunde) ausgewählt werden. 25

26 Im nachfolgenden Fenster kann das Projekt gesucht und ausgewählt werden. Über zuweisen und Schließen wird die Auswahl bestätigt und gespeichert. Änderungen können beliebig oft durchgeführt werden. Projekt umhängen Mit dieser Funktion können bestehende Projekte, inklusive aller Aufgaben, einem anderen Kunden zugewiesen werden. In der Praxis kann das der Fall sein, wenn eine Liegenschaft den Besitzer wechselt. Mit dem Button Dieses Projekt einem anderen Kunden zuweisen kann das Projekt einem anderen Kunden zugewiesen werden. 26

27 Merge-Task Mit dieser Funktion kann ein nicht zugeordneter Termin in eine bestehenden Aufgabe integriert werden. Der nz Termin wird vorab in levatis oder im MobileClient angelegt, der Auftrag in der WarenWirtschaft wird erst später erzeugt. Erst wenn der Auftrag/Aufgabe in levatis vorhanden ist, erfolgt die Verschmelzung dieser beiden Aufgaben. Zeiten und Dokumente/Bilder die über den MobileClient erstellt wurden, werden mit übernommen. 27

28 Aufgaben-Details Das Detailfenster ist aus folgenden Elementen aufgebaut: Neben den nun aufgelisteten Felder gibt es auch weitere, sogennante versteckte Felder. Diese können im Zuge einer individuellen Anpassung freigeschalten werden. Folgende Felder sind immer aktiv: Aufgabentitel: Eingabe der wichtigsten Informationen (einzeilig, max. 100 Zeichen). Die ersten Zeichen des Titels sind im Wochenkalender zu sehen. Beschreibung: Speicherung weiterer Informationen möglich (mehrzeilig, max Zeichen) Aufgabenart: diese Werte können frei definiert werden (z.b. Notfall, Reparatur, Montage etc.). Zu jedem dieser Werte kann eine eigene Gewichtung für das Ranking vergeben werden. Geschätzter Aufwand (h): ist der Aufwand für die Aufgabe bekannt, so kann dieser an dieser Stelle eingegeben werden. Diese Zahl (möglich sind ganze Zahlen und kommagetrennte Dezimalzahlen) dient als Entscheidungsunterstützung in diversen Berichten (z.b. im Auslaustungsbericht). Wird die Aufgabe vom Aufgabenstapel in die Ablage gelegt, so wird der Aufwand automatisch in den Aufwand des Aufgabeneintrags übernommen. Alle Werte über 8h werden zu 8h. Durchführung im Zeitraum: Das Zeitfenster der gewünschten Durchführung sagt in welchem Zeitraum die Aufgabe durchgeführt werden soll und steht nicht im Zusammenhang wie lange für die Durchführung benötigt wird. Der Durchführungszeitraum sollte unbedingt so exakt wie möglich eingegeben werden. Wenn es einer Verschiebung kommt sollte hier der Zeitraum 28

29 nachgezogen werden. Die 4 Buttons rechts daneben dienen der Schnelleingabe und rechnen vom Beginndatum jeweils den gewählten Zeitraum dazu. Technischer / Kaufmännischer Verantwortlicher: Im Zuge einer individuellen Anpassung des Wochenkalenders können diese Informationen (Technischer und kaufmännischer Verantwortlicher) übersichtlich dort angezeigt werden, wo sie gebraucht werden. Geeignete Mitarbeiter: ist eine Liste von Mitarbeiteren, welche optional ausgewählt werden können. Sobald die Aufgabe eingeteilt wird, leuchtet im Wochenkalender der richtige Mitarbeiter gelb, um die Einteilung zu erleichtern. Speziell geeignet wenn nicht der Ersteller der Aufgabe, sondern ein anderer User die Einteilung der Mitarbeitere vornimmt. Kunde/Projekt: Mit Hilfe der zwei Verknüpfungen kann direkt in das Kundendetailfenster oder in das Projektdetailfenster gewechselt werden. Status: der Status spiegelt den Fortlauf der Aufgabe wider. Es gibt folgende Varianten: o offen: eine Aufgabe ist im System gespeichert, wurde aber noch nicht eingeteilt o in Planung: eine Aufgabe ist eingeteilt, aber noch nicht abgeschlossen o abgeschlossen: eine Aufgabe ist abgeschlossen, wenn die Verrichtung erledigt ist. Im Wochenkalender verlieren abgeschlossene Aufgaben etwas an Farbe und bekommen einen grauen Haken. Aus statistischen Gründen gibt es die Unterscheidung: positiv erledigt: wird ausgewählt, wenn die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen ist negativ erledigt: wenn die Aufgabe ohne Erfolg abgeschlossen wird abgebrochen: wird ausgewählt, wenn die Aufgabe vorzeitig beendet wurde Der Reiter Wochenplan öffnet eine Liste, in der zur aktuellen Aufgabe alle Mitarbeiter inklusive Datum und Zeitdauer gelistet sind, welche verplant wurden. Mit dem Button Speichern & Planen kann direkt sie soeben angelegte Aufgabe im Wochenkalender verplant werden. Um die Planungsdaten stets am aktuellsten Stand zu halten, wird ausdrücklich empfohlen erledigte Aufträge abzuschließen. Dies führt zu einer besseren Übersicht und einer höheren Genauigkeit des Rankings. Abgebrochene Aufgaben werden im Druck der Arbeitsblätter nicht in der Historie gelistet. Aufgabenfenster - Wochenplanansicht In dieser Ansicht werden die Termine der Aufgaben angezeigt. Verschiedene Spalten können ein- oder ausgeblendet und unterschiedlich gruppiert werden. Termin abschließen Über die rechte Maustaste kann aus dieser Maske das Abschließen Fenster geöffnet und der Termin entsprechend abgeschlossen werden. Ressourcen anzeigen Die Mitarbeiternamen sind als Link blau hinterlegt und öffnen im Administrations-Menüpunkt Ressourcen die Ansicht des Mitarbeiters. 29

30 Aufgabenfenster - Wochenplan Wochenplanansicht mit Kontextmenü für Termin abschließen und Details zum Termin Bilder&Dokumente direkt bei der Aufgabe, Datei hinzufügen ist eine kostenpflichtige Sonderfunktion 30

31 Die Ablage Die Ablage ist jenes Element, das einerseits die Aufgaben-Suchmaske mit dem Wochenkalender verknüpft, andererseits ist sie ein sichtbarer Stapel der zu verplanenden Aufgaben. Die Ablage teilen sich alle User eines Betriebes, d.h. legt ein User eine Aufgabe in die Ablage, so ist diese Aufgabe auch für alle anderen in der Ablage ersichtlich. So ist es beispielsweise möglich, dass ein User die Aufgabe heraussucht und ein anderer diese im Wochenkalender einteilt. Eine Aufgabe lässt sich innerhalb der Aufgaben-Suchmaske ganz rechst durch einmaliges Klicken auf das Symbol in die Ablage befördern (es wird stets an unterster Stelle eingefügt). Die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb der Ablage lässt sich mittels Drag & Drop verändern. Manchmal ist es notwendig die gesamte Information eines Eintrages im Wochenkalender auf einen weiteren Mitarbeiter zu übertragen (z.b. Partie). Mit STRG + Ziehen wird der gesamte Eintrag kopiert. Die Einteilung von Partien geht so um ein vielfaches schneller. VII. Aktive Planung der Wochenkalender Der Wochenkalender ist das Herz der Anwendung. Unter diesem Reiter (vierter von links) sind vertikal auf der linken Seite alle Mitarbeiter/Mitarbeitere aufgelistet, horizontal die Tage einer Woche. Die Zuteilung von Aufgaben zu den Kreuzungspunkten von Mitarbeitern erfolgt mittels Drag & Drop aus der Ablage und ergibt eine mögliche Position für einen Aufgabeneintrag. Der Aufgabeneintrag im Wochenkalender - Termin Eine Aufgabe kann in mehrere Aufgabeneinträge geteilt werden, denn nicht immer wird eine Aufgabe von einem Mitarbeiter an einem Tag erledigt. Oft sind mehrere Mitarbeitere vor Ort, teilweise gibt es vollkommen gemischte Planungen. Diese Konstellationen sind in der Praxis allgegenwärtig. levatis erfüllt diese Anforderungen, indem eine Aufgabe in beliebig viele Aufgabeneinträge aufgeteilt werden kann und diese auf beliebieg viele Mitarbeitere an unterschiedlichen Tagen zugeordnet werden kann. Der Eintrag besitzt folgenden Aufbau: 31

32 Drei Elemente innerhalb des Eintrags sind Verlinkungen, d.h. klickt man auf zum Beispiel den Namen des Kunden, so öffnet sich das Detailfenster zu diesem Kunden. Gleiches gilt für die Postleitzahl (hier öffnet sich das Projektdetailfenster) und den Textbereich des Eintrags (es öffnet sich das Aufgabendetailfenster). Die Stundenzahl in der rechten oberen Ecke zeigt die geplante Dauer der Aufgabe an diesem Tag an. Sie ist farblich der Stundenleiste angepasst und kann über den Edit-Modus oder mit Hilfe der rechten Maustaste verändert werden. Jeder Eintrag kann mittels Drag & Drop in jedes beliebige Feld sowie in die Ablage verschoben werden. levatis MobileClient fahren, arbeiten, pausieren, unterbrechen wird angezeigt Eine Fahrt wird mit einem kleine Auto-Symbol angezeigt. Wird auf Aufträgen die Arbeit begonnen, so erscheint das Symbol im Wochenkalender. Eine Pause wird mit dem Symbol angezeigt. Unerbrechungen erkannt man an diesem Symbol: Mehr zu levatis Mobile finden Sie im Handbuch levatis Mobile oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Edit-Modus - Zeitbalken Um einen Eintrag schnell in der Stundendauer zu verändern oder auf mehrere Tage aufzuteilen, muss die Stundenzahl rechts oben einmal angeklickt werden. Dieser Klick aktiviert den Edit-Modus, es öffnet sich die Stundenleiste. Steht man mit dem Mauscursor über dem aktuellen Aufgabeneintrag, so zeigt eine rote Umrandung die Dauer des aktuellen Eintrags. Wird nun eine andere Stundenanzahl angegeben, so verändert sich die Dauer und somit auch die Farbe des aktuellen Eintrags. Der Edit- Modus wird beendet, wenn der grüne Haken auf der rechten Seite der Stundenleiste oder der grüne Haken in der Menüleiste des Wochenkalenders gedrückt wird. Ist ein Aufgabeneintrag im Edit-Modus, so steht seine Beschreibung im Dialog-Feld zentral über dem Wochenkalender. Ist kein Eintrag ausgewählt, so erscheint der Schriftzug keine Aufgabe gewählt. Geschätzte Dauer der Aufgabe automatisch in den Wochenkalender übernehmen Wird bei einer Aufgabe die geschätzte Dauer in Stunden eingegeben, so wirkt sich das auf die Einteilung positiv aus. Die richtige Stundenanzahl in den Wochenkalender übernommen wenn die Einteilung über die Ablage erfolgte. Nun ist es aber auch möglich direkt über Speichern & Planen die eingegebene 32

33 Stundenzahl zu übernehmen (besonders praktisch, wenn es beispielsweise 2,5h Stunden, etc. sind). Dies geschieht durch das Einplanen mit Hilfe des Sterns. Das rechte-maustasten Menü Möchte man eine Zeitdauer angeben, die nicht im Edit-Modus vorhanden ist (hier gibt es nur die meistgebrauchten Stunden), so benötigt man das rechte Maustastenmenü. Es wird durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste des Aufgabeneintrags (dunkler Bereich) aktiviert. Es öffnet sich folgendes Element: Kommentar: Ein hier eingetragener Kommentar wird nur bei diesem speziellen Aufgabeneintrag hinzugefügt, nicht zur gesamten Aufgabe. Startzeit: es öffnet sich eine Auswahlliste, mit der die Startzeit der Tätigkeit (bei konkreten Terminvereinbarungen mit dem Kunden) fixiert werden kann. Die Endzeit wird automatisch aus Startzeit und Dauer berechnet. Werden fixe Uhrzeiten eingegeben gibt es eine automatische Überprüfung. Wird an einem Tag bei einem Mitarbeiter eine Reihenfolge eingegeben, die so nicht stimmen kann (z.b. ein 11 Uhr Termin soll vor einem 9 Uhr Termin sein) so wird die falsche Zeit rot auf schwarzem Hintergrund angezeigt. Dauer: es öffnet sich eine Auswahlliste mit einer halbstündigen Auswahlmöglichkeit (oder über den Edit-Modus zu verändern). Routenoptimierung: eröffnet die automatische Unterstützung der Routenoptimierung. Zeige Route: Die Termine des aktuellen Tages werden in Google Maps angezeigt. möglich (?): wenn ein Eintrag noch in Schwebe steht, kann dieses Zeichen ausgewählt werden. fixiert (!): dieses Symbol sollte gewählt werden, wenn ein Termin fix vereinbart wurde. Fix & wird dieses Symbol angeklickt, so wird eine automatische zum Kunden gesendet (mehr dazu im folgenden Kapitel) Aufgabe abgeschlossen: ist die gesamte Aufgabe fertig, kann diese hier positiv, negativ oder abgebrochen abgeschlossen werden. Andere Abschlussvarianten sind auch über die Aufgabe oder den Termin in der Wochenplanansicht durchzuführen. Aufgabe drucken: Eine einzelne Aufgabe kann über dieses Element ausgedruckt werden. SMS und an Mitarbeiter: das Drücken des Symbols öffnet das SMS-Versenden-Fenster oder der Client(wird später noch detaillierter erklärt). Die Inhalte können über spezifische Einstellungen angepasst werden. 33

34 Termine verschieben: ALLE nachfolgenden Termine werden um den eingetragenen Wert verschoben. VORSICHT beim Einsatz dieser Funktion! Eine durchgeführte Änderung kann nicht rückgängig gemacht werden. Levatis Mobile: Hier werden die Buchungen zum Termin angezeigt die über MobileClients durchgeführt wurden. An unterster Stelle steht die Information, welcher User diesen Taskeintrag zuletzt bearbeitet bzw. verschoben hat. Zusätzlich zum Namen des Users steht das Datum sowie die Uhrzeit der letzten Änderung. Automatischer -Versand; Terminbestätigung per levatis bietet die Möglichkeit dem Kunden vollautomatisch Daten eine Bestätigung über den eingeplanten Termin zukommen zu lassen. Diese Funktion setzt zwei Schritte voraus. Zunächst muss im Kundendetailfenster bei den Kontaktdatendetails für das Medium der Kontrollhaken Zustellung aktiviert sein. Wird nun beim Aufgabeneintrag im Wochenkalender die Auswahl Fix & betätigt, so erfolgt 10 Minuten danach dieser Bestätigung der automatische -Versand an den Kunden. Wird der Aufgabeneintrag danach verschoben und wurde das noch nicht versendet, so erfolgt der Versand mit der neuen Position wiederum 10 Minuten später. Solange die Nachricht noch nicht versendet wurde, erscheint im Aufgabeneintrag das Symbol. Nachdem das E- Mail verschickt wurde ändert sich das Symbol auf. Wird ein Eintrag nach dem Versand des s verschoben, so sollte bedacht werden, dass der Kunde bereits ein mit den (nun inkorrekten) Daten erhalten halt. Es ist ratsam. dem Kunden dies telefonisch oder durch ein neuerliches Versenden der richtigen Daten mitzuteilen. Das , das dem Kunden zugeschickt wird, beinhaltet folgende dynamische Elemente: einen oder mehrere Aufgabentitel Tag(e) der Verrichtung Uhrzeit (wenn eingegeben) Ansprechperson (ist gleich der User, der Fix & getätigt hat) Im letzten Absatz des s ist immer ein Link, der dem Kunden dazu dient, den Dienst der - Benachrichtigung abzustellen. Folgt der Kunde diesem Link, deaktiviert levatis automatisch die Zustelloption und schreibt im Kundendetailfeld in das Kommentarfeld rechts neben der -Adresse KEINE Terminmails mehr!. Optional: Ressourcenplanung Diese Funktion ist auf Wunsch verfügbar. Mit dieser lassen sich auf einfache Weise Ressourcen wie Fahrzeuge oder spezielle Werkzeuge miteinteilen. Wird diese Ressource ebenfalls mit verplant, so erscheint beim jeweiligen Mitarbeiter die 34

35 Bezeichnung, welche Ressource für diesen Auftrag verwendet wird. Bei Interesse nehmen Sie einfach kurz mit uns Kontakt auf. Beispiel eines versendenten s 35

36 SMS-Versand Das Versenden von SMS-Nachrichten dient der raschen und unkomplizierten Kommunikation mit den Mitarbeiteren. Zu diesem Zweck muss auf den gewünschten Aufgabeneintrag die rechte Maustaste aktiviert werden und auf SMS an Mitarbeiter mit der linken Taste geklickt werden. Folgende Elemente sind standardmäßig ausgefüllt: Projektadresse Kundenname Aufgabentitel Telefonnummern des Kunden (wenn vorhanden) Kommentar des Aufgabeneintrags (wenn vorhanden) Uhrzeit (wenn vorhanden) Diese vorausgefüllten Elemente können selbstverständlich verändert oder gelöscht werden. Somit können auch frei geschriebene Kurznachrichten an Mitarbeitere versendet werden. Für das richtige Funktionieren ist darauf zu achten, dass die Mobiltelefonnummer beim Mitarbeiter im Administrationsbereich korrekt hinterlegt ist. Der Refresh-Button In der oberen Leiste des Wochenkalenders gibt es den Aktualisierungs-Button. Durch Drücken wird der Wochenkalender in der jeweiligen Woche neu geladen. Dies kann in folgenden fällen wichtig sein. 1) Die Verbindung wurde aus irgendeinem Grund unterbrochen. 2) Ein neuer Mitarbeiter wurde neu angelegt und er soll sofort sichtbar sein. 3) Es wurden Änderungen im Kunden, Projekt oder Aufgabenstamm eingetragen und diese sollen sofort sichtbar sein. Refresh-Button innerhalb der Detailfenster Innerhalb der Detailfenster (Kundenfenster, Projektfenster und Aufgabenfenster) gibt es links oben einen Refresh-Button. Dieser grüne Button dient dazu das Fenster auf Einmal zu schließen und sofort wieder zu öffnen. Das hilft, wenn z.b. parallel an einem Kunden oder an einer Aufgabe gearbeitet wird und stets die aktuellen Daten benötigt werden. Ebenso hilfreich für jene, die mit Automatismen arbeiten. Lösch-Modus Aufgabeneinträge können auf zwei verschiedene Wege gelöscht werden. Die erste ist im Edit-Modus das weiße Feld mit roter Null zu aktivieren. So wird der editierte Eintrag gelöscht. Für umfangreichere Lösch-Vorhaben gibt es im Wochenkalender den Button Löschen. Wird er einmal geklickt, wird er aktiviert und arbeitet solange bis er erneut 36

37 geklickt wird. Ist er aktiv, so reicht ein einfaches Klicken auf einen Aufgabeneintrag, um diesen dauerhaft zu löschen. Dementsprechend vorsichtig sollte diese Funktion verwendet werden. Mit Hilfe der Löschfunktion könne auch Einträge aus der Ablage gelöscht werden. In der Status-Leiste erscheint das Warnsymbol Lösch-Modus. Dauer-Eintrag und Stundenkontingent Modus: Zeitraum Soll nun eine Aufgabe über einen langen Zeitraum auf einen Mitarbeiter verteilt werden, so gibt es eine Möglichkeit, dies in verkürzter Form zu tun. Zu diesem Zweck muss ein Aufgabeneintrag durch Klick auf die Stundenzahl in der rechten oberen Ecke in den Edit-Modus gesetzt werden und statt diesen in einem freien Feld einzuteilen, erfolgt die Zuteilung direkt auf einen der Mitarbeiter auf der linken Seite im Wochenkalender. Auch hier ist es möglich die Dauer der Tätigkeit durch Klick auf die entsprechende Stundenanzahl zu bestimmen. Modus: Stunden Es gibt auch die Möglichkeit ein Stundenkontingent zu verplanen. Im Feld Anzahl der Arbeitsstunden wird die geschätzte Dauer aus der Aufgabe übernommen, bzw. die gewünschte manuell Anzahl eingetragen. Die Mitarbeiter, die diese Aufgabe durchrühren sollen werden im Feld Mitarbeiter ausgewählt, es werden solange Termine für die Mitarbeiter angelegt bis das Stundenkontingend ausgeschöpft ist. Als zusätzliche Auswahlmöglichkeit können Wochenenden und Feiertage hinzugenommen werden. Wird das Feld Aufgabe an erster Stelle einfügen nicht aktiviert, so werden alle Aufgabeneinträge automatisch an die letzte Position gereiht (für den Fall, dass es schon Einträge an den Tagen der Auswahl gibt). Die maximale Zeitspanne, die ausgewählt werden darf, sind 90 Tage. Für das Löschen eines solchen Dauer-Eintrags einfach die Prozedur mit Stundenanzahl 0 wiederholen. 37

38 Sonderzeiten Nicht immer sind Aufträge schuld daran, dass der Mitarbeiter ausgelastet ist. Häufig sind andere Umstände dafür verantwortlich. Die wichtigsten sind in den Sonderzeiten, einer Spezialfunktion des Wochenkalenders, zusammengefasst. Diese Einträge können als Aufgaben angesehen werden, die nicht extra angelegt werden müssen, sondern ständig verfügbar sind. Um sie zu aktivieren, genügt ein einfacher Klick mit der linken Maustaste auf den Button Sonderzeiten. Es öffnet sich eine Auswahl mit den möglichen Einträgen. Um einen davon zu aktivieren, einfach einen auswählen und mit der linken Maustaste darauf klicken. Der Sonderzeiten-Eintrag ist nun im Edit- Modus und kann wie eine normale Aufgabe einem Mitarbeiter zugeteilt werden. Sonderzeitenformat Die Sonderzeiten werden standardmäßig mit dem jeweiligen Icon angezeigt. Das ermöglicht eine bessere Übersicht und das leichtere Erkennen von Urlaub, etc. Abschließen von Terminen mit Stundenkorrektur Über das Kontext-Menü beim Termin wird die Funktion Termin abschließen ausgewählt Es gibt die Unterscheidung zwischen positiv erledigt, negativ erledigt und abgebrochen. Im Zuge des Abschließens lässt sich auch die tatsächlich gebrauchte Stundenanzahl eintragen; das ist speziell interessant für spätere Auswertungen. 38

39 Standard-Arbeitsblatt: die Druckfunktion Auf der linken oberen Seite im Wochenkalender gibt es den Button Drucken. Wird dieser gedrückt, so öffnet sich das Druckdetailfenster. Innerhalb dieses Fensters gibt es einige Auswahlmöglichkeiten. Im Auswahlfeld Umfang kann zwischen Vollständig, Ohne Historie und Komprimiert gewählt werden. Die wichtigsten Felder sind die zwei Datumseingaben auf der linken Seite sowie die Mitarbeiter auf der rechten. Die Datumsfelder bestimmen die Zeitspanne, d.h. von welchem Tag bis zu welchem die Arbeitsblätter im Voraus ausgedruckt werden sollen. Das Auswahlfeld der Mitarbeiter legt fest, welche Arbeitsblätter für welche Mitarbeiter ausgedruckt werden sollen. Die drei Buttons Heute, Morgen und bis zum Wochenende sind zur Schnell-Einstellung vorhanden. Ein Klick auf einen der Buttons schaltet automatisch das gewünschte Zeitintervall in die Datumsfelder. Um das PDF-Dokument zu öffnen, muss der Button Drucken betätigt werden. Sollte im Browser ein Popup- Blocker aktiviert sein, kann das Dokument nicht gleich geöffnet werden. Der Browser sollte stets so eingestellt werden, dass Popups von dieser Seite immer zugelassen werden. Die Abbildung zeigt ein Beispiel eines ausgedruckten Arbeitsblattes. Es ist zwecks der besseren Übersicht in vier Hauptkerne gegliedert. Die wichtigsten Daten stehen in den ersten zwei Abschnitten. Hier ist zu lesen wer (welcher Mitarbeiter) wann (Datum und evtl Uhrzeit) wo (Kunde und Anschrift) was (Aufgabentitel und beschreibung) zu erledigen hat. Darunter stehen (wenn es welche gibt) die Anlagen zum Projekt sowie alle Aufgaben, die an jener Adresse in der Vergangenheit durchgeführt wurden sowie alle Aufgaben die (sofern sie ins System eingetragen wurden) in der Zukunft geplant sind (Historie). Am unteren Ende stehen anschließend stets noch der Name und Anschrift Ihres Betriebes auf der linken Seite, in der Mitte die Kalenderwoche und auf der rechten Seite die Bestätigung, wann und von welchem User der Ausdruck erzeugt wurde. 39

40 Im Wochenkalender können Arbeitsblätter auch dann mit Hilfe der rechten Maustaste ausgedruckt werden, wenn der User nur Leserechte besitzt. Dadurch können Arbeitszettel auch im Lager, etc. schneller und einfacher ausgedruckt werden. Auslastung Um die Auslastung eines Mitarbeiters pro Tag anzuzeigen, gibt es im Wochenkalender einen Farbcode. Hat ein Mitarbeiter zum Beispiel 4 Aufgabeneinträge zu je zwei Stunden, ergibt dies insgesamt 8 Stunden, d.h. die Farbe orange (8 Stunden volle Auslastung) erscheint über alle 4 Elemente, da der Schnittpunkt von Mitarbeiter und Tag die relevante Auslastung darstellt. Innerhalb des Wochenkalenders können Aufgabeneinträge jederzeit mittels Drag & Drop verschoben werden, d.h. der Eintrag muss angeklickt werden und darf erst im gewünschten Feld losgelassen werden. Selbstverständlich können Einträge auch wieder zurück in die Ablage verschoben werden. 40

41 Gleichzeitiges Arbeiten Der Wochenkalender ist immer am selben Stand, d.h. wenn ein User ein Element ändert ist dieses sofort bei jedem anderen User geändert. Passiert eine Änderung in derselben Kalenderwoche, dann erscheint das von einem anderen User geänderte Element langsamer mit einem blauen Rahmen für eine Sekunde, um die Änderung nachvollziehen zu können. Gleiches gilt für das Löschen von Aufgabeneinträgen. Mitarbeitere in der Anordnung ändern Um die Anordnung der Mitarbeitere zu ändern genügt es einfach im Wochenkalender den Mitarbeiter auf die gewünschte Stelle zu ziehen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sich die Reihenfolge für alle User im Betrieb ändert. Für das Verschieben der Mitarbeitere wird die Berechtigung: Vollzugriff auf Mitarbeitere (s. Administrationsbereich) benötigt. Aufgabeneinträge im Wochenkalender kopieren Manchmal ist es notwendig die gesamte Information eines Eintrages im Wochenkalender auf einen weiteren Mitarbeiter zu übertragen (z.b. wenn man eine Partie verplant). Mit STRG + Ziehen wird der gesamte Eintrag kopiert. Die Einteilung von Partien geht so nun um ein vielfaches schneller. Volltextsuche Allgemein: Die Eingabe wird auf Anfangsgleichheit der Suchwörter untersucht. Ein Objekt mit dem Text Dachbodenausbau komplett wird gefunden wenn zb. Dachboden eingegeben wird. Jedoch nicht wenn ausbau eingegeben wird. Auch komplett würde dieses Objekt als Ergebnis liefern. Der Suchtext Dachbodenausbau komp führt ebenfalls zum gewünschten Objekt. Jedoch nicht Dach komplett da nur das letzte Wort nach Anfangsgleichheit untersucht wird. Alle vorangehenden Suchwörter müssen ident sein (in diesem Beispiel Dachbodenausbau ).Eine Möglichkeit diese Limitation zu umgehen ist, nach Dachboden das Zeichen * zu verwenden. Hier also Dachboden* verlegen. Hier kann dann nach Dachboden noch eine beliebige Zeichenkette stehen. Also hier z.b. Dachbodenausbau und Dachbodensanierung. Folgende Objekttypen können gefunden werden: Kunden Ressourcen (Mitarbeiter, Fahrzeuge, Dienstleister) Projekte Aufgaben Tätigkeiten (CRM) 41

42 Die Suche ist auf maximal 15 Ergebnisse beschränkt. Um exakte Ergebnisse zu bekommen muss die Suche verfeinert werden. Werden mehrere Suchwörter eingegeben, werden nur jene Objekte geliefert die beide Suchwörter beinhalten. Telefonnummern Zum Finden von Objekten nach Telefonnummern dürfen keine Bindestriche und Leerzeichen eingegeben werden. Also wenn z.b. die Telefonnummer 0664/ beim Kunden eingetragen ist wird das Kundenobjekt nur dann gefunden wenn in das Suchfeld eingegeben wird. Ort / Straße Aufgaben und Projekte können nach Ort/Straße des Kunden gesucht werden. Sonstiges Navigation in der Ergebnisliste auch über Pfeiltasten möglich. Auswahl eines Elements durch die ENTER-Taste. Suche auch über Identifikationsnummern (Projektnummer, Auftragsnummer,..) möglich. 42

43 VIII. Effizient und schnell die Routenoptimierung Das in levatis integrierte Modul zur Wegstreckenoptimierung und Planungsunterstützung ergänzt die Funktionen zur Mitarbeiterplanung und Aufgabenverwaltung. Durch die daraus resultierende verbesserte Planung und Koordination von Terminen wird der Kundenservice optimiert und die Kosten durch Verminderung von Steh- und Planungszeiten (unter anderem auch Fahrzeiten) gesenkt. Zu einem bereits geplanten Arbeitstag eines Mitarbeiters, der beispielsweise bereits drei Termine enthält, werden jene Termine vom Aufgabenstapel vorgeschlagen, die für diesen Tag und Mitarbeiter in Frage kommen und die kürzeste zusätzliche Wegstrecke bedeuten. Ausgehend von einem bestimmten Termin kann der optimale Vorgänger oder Nachfolger ermittel werden. Spielt die Reihenfolge der Termine keine Rolle, kann generell nach einem optimalen Termin gesucht werden. Vorgehensweise: A. im Wochenkalender auf den gewünschten Knotenpunkt von Mitarbeiter und Wochentag gehen. B. Mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag klicken, danach auswählen, ob die routenoptimale Aufgabe vor oder nach dem ausgewälhlten Eintrag eingeteilt werden soll, oder an beliebieger Stelle an diesem Tag C. Gewünschten Eintrag aus der Liste aussuchen (siehe Abbldung unten) D. Auf Einfügen klicken E. Zu verplanende Stunden eingeben F. Eintrag wird in den Wochenkalender automatisch eingeplant Optimieren Es werden die Aufgaben an diesem Tag in der kürzesten Route angezeigt. Start und Endpunkt ist jeweils das eigene Unternehmen. In der Nähe Während die Varianten vor, nach und beliebig eine passende Aufgabe AM WEG vom eigenen Unternehmen zum Kunden vorschlagen, so bietet die Variante in der Nähe passende Aufgaben im UMKREIS vom Kunden an. 43

44 Achtung: es werden nur Aufgaben angezeigt, die den Status offen haben (d.h. noch nicht verplant sind) und bei denen das Zeitfenster exakt passt. Dementsprechend wichtig ist es im Falle von Verschiebungen die Zeitfenster nachzutragen, um stets die besten Ergebnisse zu erhalten. Mit Hilfe der oberen zwei Regler lassen sich die Suchergebnisse einschränken. Mit dem linken Regler lässt sich die zusätzliche Entfernung einschränken, d.h. wie viel zusätzliche Kilometer akzeptiere ich. Der rechte Regler schränkt die Arbeitszeit ein, d.h. wie hoch soll die maximale Arbeitszeit sein. Vorraussetzung dafür ist die Eingabe der Aufwandsschätzung in der Aufgabe. Ein Doppelklick auf einer der Aufgaben öffnet diese. Die untere Tabelle (nicht lokalisierbare Aufgaben) zeigt alle jene Aufgaben, die auf Grund einer möglicherweise fehlerhaften Eingabe der Projekt-Adresse keine Entfernungsangaben zulassen. Unser Tipp: öffnen Sie die Aufgabe, gehen Sie zum zugehörigen Projekt und kontrollieren Sie die Adresse. Nachdem die passende Aufgabe ausgewählt wurde und der Button Einfügen geklickt wird, erscheint ein kleines Fenster, in dem die Anzahl der Stunden eingegeben werden muss. Durch Bestätigung mit OK wird die entsprechende Aufgabe mit der angegeben Stundenanzahl in den Wochenkalender eingetragen. 44

45 IX. Der bessere Überblick die Monatsansicht In der Monatsansicht lässt sich übersichtlich die Auslastung eines Monats erkennen. Die Farben zeigen äquivalent zum Wochenkalender die Auslastung. Geht eine Aufgabe über mehrere Tage hinweg und ist sie die einzige innerhalb dieser Zeitspanne, so stehen Postleitzahl, Ort und Name innerhalb des Balkens. Gibt es mehrere Aufgaben an einem Tag, bedeutet die Nummer in der linken oberen Ecke wie viele Aufgaben an diesem Tag eingeplant sind. Die Monatsansicht ist zur Übersicht gedacht,.d.h. es ist keine aktive Planung möglich. Klickt man auf ein Feld, so öffnet sich der Wochenkalender mit der jeweiligen Woche. Die Planung erfolgt stets im Wochenkalender. Die Monatsansicht aktualisiert sich automatisch alle 90 Sekunden. Soll eine vollzogene Änderung im Wochenkalender sofort in der Monatsansicht erkennbar, so kann man auch selbst mit Hilfe des grünen Buttons oben in der Leiste den Monatskalender aktualisieren. Die Monatsansicht ist mit der Berechtigung für den Wochenkalender gekoppelt, d.h. wenn Sie Zugriff auf den Wochenkalender haben, haben Sie auch automatisch Zugriff auf die Monatsansicht. Auslastungsübersicht in der Monatsansicht In der Monatsansicht wurde bis jetzt das allgemeine Arbeitszeitmodell hinterlegt. Ab dieser Version liegt nun auch hinter der Monatsansicht - sofern vorhanden - Ihr individuelles Arbeitszeitmodell, d.h. die Farben der Auslastung stimmen mit denen im Wochenkalender überein. 45

46 X. Der detailierte Blick die Tagesansicht Diese Ansicht kann spezifisch freigeschalen werden und zeigt die Planung für einen Tag an. XI. Berichte Mit Hilfe von Berichten ist es möglich individuell Abfragen über die gesammelten Daten durchzuführen. Dies können einfache Berichte sein, wie beispielsweise die Auflistung aller Kunden, oder aber auch komplizierte, wie zum Beispiel die Auslastungsprognose für die kommenden Monate. Die Berichte sind im fünften Reiter gleich nach dem Wochenkalender zu finden. Alle User mit Administrationsrechten können über die Rechte auf die Berichte bestimmen. Anfänglich sind diese neu zu vergeben. Es gibt Allgemeine und Eigene Berichte. Sollte Bedarf an individuellen Berichten bestehen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. 46

47 Die Berichte besitzen eine Bezeichnung und eine kurze Beschreibung, was ihre Funktion ist. Um einen Bericht zu starten klicken Sie auf das gewünschte Element. Es öffnen Sich je nach Bericht unterschiedliche Parameter, welche einzugeben sind. Als Beispiel dient hier der Bericht Tagesübersicht. Es gibt ein Parameterfeld, das gefüllt werden kann. Standardmäßig ist stets der heutige Tag eingestellt. Der Bericht gibt einen Überblick, welcher Mitarbeiter an einem Tag auf welchen Baustellen ist/war/sein wird. Bei den Formaten kann zwischen PDF und Excel gewählt werden. Durch Klicken auf Erstellen wird der Bericht generiert und ist nach wenigen Sekunden (abhängig von der Größe des Berichts) zum Öffnen oder Speichern bereit. Berichte können jederzeit adhoc erstellt werden, sie können aber auch abonniert werden. Wird ein Bericht abonniert, so wird dieser per an den jeweiligen User in den gewünschten Intervallen verschickt. Bitte beachten Sie, dass zu diesem Zweck die Adresse des Users unbedingt richtig versorgt sein muss (Administrationsmenü USER). Das Abonnement kann in folgenden Intervallen erfolgen: Täglich: hier gibt es keine weitere Auswahlmöglichkeit, der Bericht landet täglich im - Postfach Wöchentlich: es öffnet sich ein kleines Fenster und es können die einzelnen Wochentage ausgewählt werden, an denen der Bericht erstellt und versendet werden soll Monatlich: es öffnet sich ein kleines Fenster und es können die einzelnen Tage des Monats ausgewählt werden, an denen der Bericht erstellt und versendet werden soll Werden in Parameter-Auswahl-Felder Datumsangaben gemacht, werden diese bei jedem neuerlichen Versenden eines Berichts natürlich in Relation gesetzt. Möchte man zum Beispiel jeden Tag die Tagesübersicht von gestern nachträglich erhalten, so muss man beim Abonnieren einmalig das gestrige Datum angeben. Dieses wird dann nachgezogen. 47

48 Abonnements können jederzeit durch neuerliches Betätigen des Abonnement-Buttons jederzeit geändert oder wieder gelöscht werden. Abschließen von gesamten Aufgaben mit Stundenabgleich und Kommentar Das Abschließen von Aufgaben wurde umfangreich erweitert. Gleich geblieben ist die Möglichkeit gesamte Aufgaben in den Varianten positiv erledigt, negativ erledigt und abgebrochen abzuschließen. Hinzu kommt auf der einen Seite die Möglichkeit ein Abschlusskommentar hinzuzufügen (oftmals das Feedback vom Mitarbeiter), auf der anderen Seite die Möglichkeit die Gesamt-Stunden der gesamten Aufgabe abzugleichen. Mit der rechten Maustaste im Wochenkalender erreicht man nun die Auswahl zwischen einzelnen Termin abschließen und die gesamte Aufgabe abschließen. 48

49 XII. CRM light interne Aufgaben managen Mit dem levatis CRM (Customer-Relationship-Management) können Sie interne Aufgaben (sog. Tätigkeiten) erstellen. Pflegen Sie diese Aufgaben ein, so können Sie nicht vergessen werden, ob anstehende Telefonate oder s, etc. Folgende Abbildung zeigt die Hauptansicht des CRM-Reiters, wie er sich nach dem Öffnen präsentiert: Als Funktionen stehen hier zur Verfügung: Suchen von Tätigkeiten nach Betreff, Fälligkeit, zugewiesenem User, Typ, Status etc. Neue Tätigkeiten anlegen Aktuelle Erinnerungen anzeigen Vorhandene Tätigkeiten in neuem Fenster öffnen Mit einem Klick auf den Button Zurücksetzen (neben dem Suchfeld) kehren Sie immer wieder in diese Hauptansicht zurück. 49

50 Suchen von Tätigkeiten Mit der Eingabe des Suchbegriffes in das Feld Betreff und Klick auf den Button Suche, erhalten Sie stellt sich das Ergebnis in folgender Ansicht dar: Eingeschränkt werden kann die Suche weiters nach Art der Tätigkeit (Telefon, etc.) oder dem Status (offen, in Bearbeitung oder geschlossen) Neue Tätigkeiten anlegen Durch einen Klick auf den neuen Tätigkeiten-Button können neue Tätigkeiten hinzugefügt werden. Daraufhin öffnet sich folgendes Eingabe-Fenster für die neue Tätigkeit: 50

51 Aktuelle Erinnerungen anzeigen Um zum richtigen Zeitpunkt die Aufgabe auch wirklich zu erledigen, können Erinnerungen gesetzt werden. Diese erscheinen rechts unten, sobald die eingestellte Zeit erreicht ist: Vorhandene Tätigkeiten in neuem Fenster öffnen Um aus der Hauptübersicht auf eine einzelne Aufgabe zu gelangen, doppelklicken sie einfach auf die gwünschte Aufgabe: Bringt Übersicht das levatis Dashboard Das Dashboard bringt Übersicht, sowohl über Tätigkeiten des CRM, aber auch über weitere wichtige Informationen. Es können sog. Widgets angelegt werden. Diese speichern seine persönliche Einstellungen, d.h. jene Ansichten und Suchkriterien, die einem bei der täglichen Arbeit helfen. Es stehen bereits einige vordefinierte Typen dieser Widgets zur Verfügung: Tätigkeiten Widget Meine Tätigkeiten von mir zugewiesenen Tätigkeiten 51

52 Statistik Aufgabentypen Tätigkeiten Widget 52

53 Von mir zugewiesenen Tätigkeiten Sie können aber nicht nur Tätigkeiten für sich erstellen, sondern auch anderen Usern des Systems Aufgaben zuweisen. Auch das Aufteilen von Tätigkeiten an mehrere User ist möglich. Statistik Aufgabentypen Sie zeigt die unternehmensweite Verteilung der Aufgabenarten der letzten 10 Wochen: 53

54 Levatis SUB Inhalt 1. Definition / Motivation / Idee Das Ressourcen-Modell Informationsvermittlung Vergabe von Aufgaben an Dienstleister Das Vergabeprozessfenster Der Sub-Prozess Der Vergabeprozess Änderungen im Zustand FIXED Abschluss Der Sub-Tab im Taskfenster

55 1. Definition / Motivation / Idee levatis.sub ist eine Funktion zur automatisierten Vergabe von Aufträgen an ausgegliederte Subunternehmen bzw. externe Dienstleister. Ein Trend in vielen Bereichen der Produktion und Verwaltung war und ist die sogenannte Spezialisierung. Vereinfacht gesagt entspricht Spezialisierung der qualitativen Arbeitsteilung. Häufig ist es daher so, das verschiedenste Teilbereiche eines Projektes bzw. eines Auftrages selbst weitervergeben werden (müssen). Ein konkretes Beispiel: Die Firma Komplett-Bad-GmbH hat sich auf die Einrichtung von Bädern spezialisiert. Neben der Installation der Dusche, dem WC und der Amaturen, was die Komplett-Bad- GmbH selbst übernimmt, fallen aufgrund des umfassenden Angebots auch immer wieder Tätigkeiten wie die Installation der Elektrik, Verfliesung etc. an. Genau an dieser Stelle setzt levatis.sub an. Um den Aufwand für die Vergabe - von z.b. der Elektrik - so gering wie möglich zu halten, bietet levatis.sub den automatisierten Vergabeprozess. Um die Planung so transparent und übersichtlich wie möglich zu halten, können Aufgaben bzw. Aufträge direkt im levatis-wochenkalender an Dienstleister vergeben werden. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung aller Funktionen von levatis.sub bzw. dem Ressourcen-Modell. 2. Das Ressourcen-Modell Grundkonzept der levatis-planung war und ist die Zuordnung von Tätigkeiten bzw. Aufträgen an Ressourcen. Dies geschieht zumeist übersichtlich im Wochenkalender. Bisher konnten Aufgaben genau einer Art einer Ressource zugeordnet werden: dem Mitarbeiter. Seit Version 2.9 sind die Ressourcen Fahrzeug und Dienstleister hinzugekommen. Letztere ist insbesondere für levatis.sub von großer Bedeutung. Um levatis.sub nutzen zu können muss eine Ressource der Art Dienstleister angelegt werden. Bitte beachten: um levatis.sub nutzen zu können, müssen Sie als User im Admin-Menü über das Recht Subunternehmer verfügen. 3. Informationsvermittlung Gute Informationsvermittlung ist wichtig - bei vermehrter Kommunikation mit externen Mitarbeitern bzw. Dienstleistern umso mehr. Levatis.Sub bietet folgende drei Informationskanäle:

56 2. SMS 3. Jobpage Ist eine Webseite, auf der gesammelt Informationen zur Aufgabe stehen. Der Aufruf der Webseite erfolgt über eine Webadresse mit einem synthetisch erzeugten Schlüssel. Dieser 36-Zeichen lange Schlüssel gewährleistet, dass die Informationen dieser Seite nur jenen Menschen zugänglich sind, denen Sie diese Adresse anvertrauen. Des Weiteren ist die Jobpage einer bestimmten Aufgabe nur für ein definiertes Zeitfenster zugänglich. Dadurch wird zum einen verstärkt auf den Datenschutz Rücksicht genommen und andererseits können Verwechslungen vermieden werden. Die Interaktion mit Dienstleistern erfolgt automatisiert über den levatis.sub- Vergabeprozess. In erster Linie werden dafür und SMS verwendet. 4. Vergabe von Aufgaben an Dienstleister Jeder Vergabeprozess startet im Wochenkalender. Es muss bereits eine Aufgabe (im eingangs gezeigten Beispiel der Fliesenverlegung) existieren, welche Sie nun einem Dienstleister zuordnen (vergeben) möchten. Die Aufgabe wird dazu im Wochenkalender auf die jeweilige Dienstleister-Ressource gelegt. Daraufhin öffnet sich automatisch das Vergabeprozessfenster. 56

57 4.1 Das Vergabeprozessfenster 1. Schritt Allgemeine Einstellungen In diesem Vergabeschritt ist zunächst das Zeitfenster auswählbar. Standardmäßig wird das Zeitfenster mit den Anfangs- und Enddatum belegt, welches bereits beim Anlegen der Aufgabe gewählt wurde. Beachten Sie, dass nach erfolgreichem Abschluss des Vergabeprozessfensters automatisch Kalendereinträge mit jeweils 8h für diesen Zeitraum erstellt werden. 57

58 Als nächstes steht der gewünschte Dienstleister zur Auswahl. In unserem Fall wollen wir die Fliesen GmbH für diesen Auftrag kontaktieren. Bei der Auswahl des Vergabeverfahrens gibt es zwei Möglichkeiten: Dienstleister fixiert! Bei Auswahl dieser Einstellung wollen Sie levatis.sub nicht oder nur teilweise einsetzen. Hier wird der Dienstleister fix verplant und es wird kein Vergabeverfahren gestartet. Ein Beispiel bei dem diese Option gewählt werden sollte: Angenommen Sie haben bereits mit der Fliesen GmbH Kontakt aufgenommen und ein Termin wurde vereinbart. Es ist daher nicht mehr nötig das Vergabeverfahren zu starten. Automatisierter Vergabeprozess (Standardkonfiguration) Bei dieser Einstellung wird nach Abschluss des Vergabeprozessfensters das levatis.sub- Vergabeverfahren gestartet (weitere Informationen siehe Abschnitt Vergabeprozess ). Zusätzlich können Sie noch optional einen Kommentar zur Vergabe der Aufgabe verfassen. Dieser ist für den Dienstleister nicht ersichtlich und soll Ihnen als Platz für Notizen dienen. 58

59 2. Schritt - Kommunikationseinstellungen Das Feld Entscheidung bis definiert das letztmögliche Antwortdatum für den Dienstleister. In der Abbildung oben hat Alexander Maier bis zum 10. Dezember 2011 um 19:00 Zeit, um den Auftrag anzunehmen bzw. abzulehnen. Dieses Feld ist nur bei der Option Automatisierter Vergabeprozess (siehe 1. Schritt- Allgemeine Einstellungen) definierbar. In diesem Schritt können Sie auch die Auswahl treffen, welche Kommunikationswege zur Interaktion mit dem Dienstleister verwendet werden sollen. Standardmäßig sind die Daten vorausgewählt, welche im Administrationsmenü (unter Ressourcen) beim Dienstleister hinterlegt sind. 59

60 3. Schritt - Informationsvermittlungseinstellungen In diesem Schritt wird definiert, welche Informationen zur Aufgabe an den Dienstleister übermittelt werden sollen. Die ausgewählten Dateien unter Freigegebene Dokumente werden dem Dienstleister bei Auswahl mitübermittelt und stehen auf der Jobpage zum Download zur Verfügung. Über Projektadresse und Kundeninformation lässt sich definieren ob schon bei der ersten Anfrage an den Dienstleister die Projektadresse und die Kundendaten übermittelt werden sollen. Häufig ist es so, dass diese Daten erst dann bekannt gegeben werden, sobald der Dienstleister für den Auftrag zugesagt hat. Über Aufgabentitel und Aufgabentext kann die Beschreibung der Aufgabe angepasst werden. Standardmäßig werden hier die Inhalte aus der Aufgabe übernommen. 4. Schritt - Automatisierte Vergabe (Optional) Nur wenn Sie im Schritt Allgemein die Option Automatisierter Vergabeprozess gewählt haben kommen Sie zu diesem Punkt. Hier gibt es eine abschließende Zusammenfassung zum Anfragetext, mit dem das levatis.sub-system den Dienstleister kontaktiert. Hier haben Sie die Möglichkeit den Text der in Form einer bzw. eines SMS verschickt werden soll noch zu verändern. In obiger Abbildung wurden die vom System vorgeschlagenen Texte belassen. Unter Aufgabenseite finden Sie einen Link zur Jobpage. 60

61 Über Speichern & Vergabe starten werden die Änderungen gespeichert und der Vergabeprozess gestartet. Der Dienstleister bekommt danach in diesem Beispiel eine und eine SMS zugesendet. Die enthält auch den Link zur Jobpage. Folgend ein Ausschnitt aus der erzeugten Jobpage: 61

62 Auf diesem Portal werden Informationen zur Aufgabe gezeigt. Auch über die Buttons der Jobpage hat der Dienstleister die Möglichkeit einen Auftrag anzunehmen bzw. abzulehnen. Auch gibt es über diese Seite für den Dienstleister die Möglichkeit Dokumente, die zuvor vom Planer freigegeben wurden, herunterzuladen. 5. Der Sub-Prozess Der levatis.sub-prozess gliedert sich im Wesentlichen in 3 Teilbereiche: Der Vergabe, den Änderungen nach der Fixierung einer Aufgabe und dem Abschluss. Eine Aufgabe, die einem Dienstleister (engl. Subcontractor ) zugeordnet wird, kann folgende Zustände durchlaufen: NEW Die Aufgabe ist keinem Dienstleister zugeordnet. Zu beachten ist, dass ein Auftrag auch in diesen Zustand übergeht wenn ein Dienstleister abgesagt hat oder dem Dienstleister der Auftrag entzogen wurde. ASSIGNED_TO_SUBCONTRACTOR Die Aufgabe ist einem Dienstleister zugeordnet. WAITING_FOR_SUBCONTRACTOR Eine Anfrage wurde an den Dienstleister versendet. Auf die Antwort des Dienstleister wird gewartet. ASSIGNMENT_EXPIRED Der Dienstleister hat im definierten Zeitfenster nicht geantwortet. FIXED Der Dienstleister ist für den Auftrag eingeplant (fixiert). WORKING Der Dienstleister sollte nun (zeitlich gesehen) den Auftrag durchführen. WAITING_FOR_FINAL_REPORT Die Abschlussanfrage wurde versendet. Auf eine Antwort des Dienstleister wird gewartet. FINAL_REPORT_EXPIRED Der Dienstleister hat im definierten Zeitfenster nicht auf die Abschlussanfrage geantwortet. ABORTED Der Auftrag wurde nicht ordnungsgemäß abgeschlossen. DONE Der Auftrag wurde ordnungsgemäß abgeschlossen. 62

63 Folgend das soeben beschriebene Statusdiagramm. Der doppelt gestrichene Kreis am Anfang kennzeichnet den Beginn des Prozesses. ABORTED und DONE sind Endzustände, aus denen keine Wege mehr herausführen. 63

64 5.1 Der Vergabeprozess Der Vergabeprozess wird an dieser Stelle abstrakt für die Interaktion mittels , SMS und Jobpage beschrieben. Dem Dienstleister steht es frei welches Kommunikationsmittel er zur Beantwortung einer Anfrage verwendet. Zunächst wird die Aufgabe, die an einen Dienstleister vergeben werden soll, im Wochenkalender verplant. Dabei konfiguriert der Planer wie in Abschnitt Vergabeprozessfenster gezeigt den Vergabeprozess. Hierbei ist wie bereits erwähnt zwischen Dienstleister fixiert und Automatisierter Vergabeprozess zu unterscheiden. Dienstleister fixiert! Bei Wahl dieser Einstellung wird der Vergabeprozess nicht gestartet. Die Aufgabe ist nach Abschluss des Vergabeprozessfensters sofort im Zustand FIXED. Wird im Vergabeprozessfenster eine - Adresse bzw. eine Handynummer definiert, bekommt der Dienstleister nur noch eine schlichte Auftragsbestätigung zugesandt. Automatisierter Vergabeprozess Hier wird zunächst eine Anfrage an den Dienstleister versendet. Dieser hat bis zum im Vergabeprozessfenster definierten Datum Zeit auf diese Anfrage zu reagieren. Der Dienstleister hat nun verschiedene Möglichkeiten auf eine Anfrage zu antworten. 1. Antwort mit JA oder NEIN in Form einer bzw. eines SMS 64

65 Dabei ist zu beachten, dass der Betreff der unverändert bleiben muss. Insbesondere muss die Identifikationsnummern in den eckigen Klammern (z.b. [LEV.SUB4711]) beibehalten werden. 2. Klick auf Annehmen bzw. Ablehnen in der 3. Zusage in der Jobpage 4. Bestätigung durch den Planer selbst Häufig ist es so, dass der Dienstleister nach Erhalt einer Anfrage direkt Kontakt mit dem Planer aufnimmt. Über das Aufgabenfenster hat der Planer jederzeit die Möglichkeit entsprechende Statuswechsel herbeizuführen (siehe Kapitel Der Sub-Tab im Taskfenster ). Antwortet der Dienstleister innerhalb des Zeitfensters mit JA bei SMS bzw. wird die Aufgabe fixiert. Sowohl Planer als auch Dienstleister bekommen eine positive Rückmeldung. Antwortet der Dienstleister mit NEIN so bekommen sowohl Planer als auch Dienstleister selbst eine Rückmeldung. Des Weiteren geht die Aufgabe in den Status NEW über. D.h. die Aufgabe ist keinem Dienstleister mehr zugeordnet. Eine Absagebestätigung hat folgende Form: 65

66 Die dritte Möglichkeit ist das verstreichen des Antwortzeitfensters - der Dienstleister hat nicht geantwortet. Hierbei geht die Aufgabe in den Zustand ASSIGNMENT_EXPIRED über. Auch hier bekommen sowohl Planer als auch Dienstleister eine Rückmeldung. Der Planer hat nun drei Möglichkeiten: Dienstleister dennoch fixieren Erneut versuchen Anderen Dienstleister zuweisen Der Planer kann die jeweiligen Statuswechsel über den Sub-Tab im Aufgabenfenster durchführen. Der beschriebene Ablauf ist auch in folgender Graphik ersichtlich. 66

67 5.2 Änderungen im Zustand FIXED Ändern sich Details am Auftrag, so sollten diese auch dem Dienstleister, der bereits für diesen Auftrag eingeteilt wurde, kommuniziert werden. Als Beispiel: Unserem eingeteilten Fliesenleger ist etwas dazwischengekommen und er möchte den Termin um einen Tag verschieben. Hier gibt es keine Möglichkeit dies über das levatis.sub-system zu tun. Wie in folgender Abbildung ersichtlich müssen Änderungswünsche jeweils direkt über den persönlichen Kontakt zwischen Dienstleister und Planer verlaufen. Jedoch bleibt die Möglichkeit, dass der Planer über das Aufgabenfenster und den darin enthaltenen Sub-Tab zu jeder Zeit den Status des levatis.sub-prozesses ändern und damit entsprechende Aktionen herbeiführen kann. Ein Feature von levatis.sub ist das automatische Versenden einer Erinnerung. Der Dienstleister bekommt dazu zu Beginn des Zeitfensters der Aufgabe eine Erinnerung in Form einer SMS bzw. einer . 67

68 5.3 Abschluss Am Ende des Zeitfensters für die Aufgabe wird der Dienstleister ein letztes Mal vom levatis.sub-system kontaktiert. Hierbei geht es darum herauszufinden, ob der Dienstleister die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat oder nicht. Auch bei dieser Anfrage gibt es wieder drei Möglichkeiten: Der Dienstleister hat den Auftrag erfolgreich abgeschlossen Der Auftrag konnte nicht abgeschlossen werden Das Antwortzeitfenster ist ausgelaufen Wie schon bei der Auftragsanfrage bekommt auch hier jeweils der Dienstleister und der Planer eine Rückmeldung des Systems. 68

69 6. Der Sub-Tab im Taskfenster Um dem Planer völlige Freiheit über den Sub-Prozess zu geben bzw. völlige Transparenz zu gewährleisten gibt es im Aufgabenfenster einen zusätzlicher Reiter für Sub. Der Planer hat die Möglichkeit auf dieser Seite die jeweiligen Statuswechsel selbst durchzuführen. Wie in obiger Abbildung ersichtlich befindet sich die Aufgabe im Status FIXED. Es gibt nun die Möglichkeiten Dienstleister Auftrag entziehen sowie Dienstleister soll jetzt Arbeit aufnehmen. Weitere Informationen finden Sie dazu im Kapitel Der Sub-Prozess. Auf dieser Seite gibt es eine Übersicht über die getroffenen Einstellungen. Des Weiteren wird die bisherige - bzw. SMS Kommunikation mit dem Dienstleister gezeigt. Nach einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile wird der Inhalt der Nachricht angezeigt. Im unteren Bereich des Sub-Tabs gibt es einen Statuslog. Darin sind die bisher vollzogenen Statuswechsel ersichtlich. 69

70 XIII. Administration Der Administrationsbereich ist auf der linken Seite der Applikation zu finden. Wird dieser aufgeklappt, lassen sich mit den entsprechenden Rechten die Steuerelemente User, Mitarbeitere und Gruppen anwählen. Eine Änderung, welche im Bereich der Administration getätigt wird, ist in bestimmten Fällen aus Sicherheitsgründen erst nach einer Aktualisierung des Users (einmaliges Abmelden und wieder Anmelden) gültig. User Berechtigungen Zu Beginn steht ein User mit Admin-Rechten zu Verfügung. Alle weiteren Benutzer können direkt durch diesen angelegt werden. Durch einen Doppelklick auf einen Benutzer wird dieser geöffnet, ein neuer wird durch einen einfachen Klick auf den Botton Neu angelegt. Die Rechtevergabe kann für jeden Benutzer einzeln erfolgen und erlaubt die Differenzierung nach den Dimensionen Kein Zugriff, nur Lesen und Vollzugriff. Die Rechte können entweder individuell eingegeben werden oder per Voreinstellungen gewählt werden. Hier gibt es die Voreinstellungen Admin, Einteiler, Sekretaria, Mobil und Lesen. Ein Klick auf User sperren deaktiviert den User sofort (er kann wieder aktiviert werden), ein Klick auf den Button User löschen entfernt diesen dauerhaft aus dem System. 70

71 Für folgende Elemente können Berechtigungen vergeben werden: Benutzer können demgemäß nur von jenem Benutzer angelegt werden, der über die Berechtigung Vollzugriff in der Kategorie User-Admin besitzt. Bei der Neuanlage erscheint eine Sicherheitsabfrage, in dem der aktuelle User sein Passwort eingeben muss (d.h. das Passwort des Admin). Nach erfolgreichem Speichern & Schließen ist der neue User verfügbar. 71

72 Otionale Rechte Über diese Funktion können Berechtigungen für die sogenannten Option Parameter und Gruppen gesetzt werden. In den Basisdaten müssen die Optionalen Rechte auf Ja gesetzt werden. Diese Rechte können nur von einem Admin-User vergeben werden. Sind KEINE Berechtigungen und Werte ausgewählt, erfolgt KEINE Einschränkung und es werden alle Aufgaben, Termine und Gruppen angezeigt. Erst wenn eine Berechtigung gesetzt wird, werden nur noch die Aufgaben angezeigt deren Werte eingestellt sind. Termine im Wochenkalender, die für den User nicht freigeschalten sind, werden in Grau dargestellt mit dem Hinweis kein Zugriff. Die gleiche Methode wird bei den Gruppen verwendet, erst wenn eine Gruppe ausgewählt ist, erfolgt die Einschränkung auf diese Gruppe(n). Davor werden alle Gruppen angezeigt. OptionParameter bei nz Termin (Dummy Task) Wird ein nz Termin am MobileClient oder im WebClient erzeugt, so werden für diese Aufgabe die gesetzten OptionParameter des Users übernommen. Es wird allerdings nur der jeweils erste Wert (alphabetische Reihenfolge) als OptionParameter erzeugt. Sind beim User die Optionalen Rechte nicht aktiviert, so werden keine OptionParameter angelegt beim Erzeugen eines nz Termins. 72

73 Ressourcen Mit levatis können nicht nur Mitarbeiter sondern auch Dienstleister (SUB-Unternehmen) und Fahrzeuge verplant werden. Mitarbeiter Eines der wichtigsten Elemente in einer Planung sind jene Einheiten, welche die geplante Arbeit verrichten sollen. Das Anlegen und verändern der Einheiten erfolgt innerhalb der Administration im Punkt Mitarbeiter. Ein neuer Mitarbeiter lässt sich durch Klicken auf Neu erstellen, bestehende lassen sich durch einen Doppelklick auf das Listenelement verändern bzw. löschen. Wird das Feld ausgeschiedene Mitarbeitere anzeigen aktiviert, so sind nicht nur jene Mitarbeitere ersichtlich, welche aktuell im Wochenkalender zu Verfügung stehen, sondern alle, die jemals angelegt wurden und zu einem späteren Zeitpunkt das Unternehmen wieder verlassen 73

74 haben. Auch im Wochenkalender stehen die Daten der früheren Planung mit aktuell schon ausgeschiedenen Mitarbeiteren zu Verfügung. Um einen Mitarbeiter aus dem Wochenkalender zu entfernen, muss im Detailfenster des Mitarbeiters der Button Mitarbeiter ausscheiden ausgewählt werden. Es erscheint ein kleines Fenster mit einer Datumsauswahl. Der Mitarbeiter kann frühestens mit dem heutigen Tage gelöscht werden. Im Wochenkalender erlischt sein Eintrag ab der nächsten vollen Woche. Bereits dem gelöschten Mitarbeiter zugeteilte Aufgabeneinträge werden beim Löschen in die Ablage gelegt und können von da weg wieder neu eingeteilt werden Weiß man bereits, dass in der Zukunft ein Mitarbeiter ausscheiden wird, so ist es sinnvoll gleich den Mitarbeiter mit dem Tag seines Austrittes aus dem Wochenkalender zu entfernen. So kann es nicht passieren, dass Aufgaben einem Mitarbeiter zugeteilt werden, welcher zu dieser Zeit jedoch nicht mehr im Unternehmen ist. Dienstleister Werden über levatis SUB verplant und hier genauer beschrieben. Fahrzeuge Hier können die Fahrzeuge angelegt und die relevanten Daten hinterlegt werden. Die Planung im Wochenkalender erfolgt wie für die Mitarbeiter. 74

75 Eingabefelder für die Kommunikation mit MS Exchange In der Administration wurden die Datenfelder bei den Mitarbeiteren erweitert. Diese Felder dienen der Kommunikation mit der Exchange-Schnittstelle von Microsoft Exchange (in levatis ab Version 2.6 verfügbar). Sollten Sie Interesse an einer Anbindung mit Microsoft Exchange haben, so nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Mindestanforderung = ExchangeServer ab 2007, ServicePack2. Da es sich bei dem Exchange WebService um eine NICHT dokumentierte Schnittstelle von Microsoft handelt, und diese auch immer wieder geändert wurde/wird, können wir leider keine Garantie abgeben dass unser Konnektor auf Ihrem Server funktioniert. Gruppen Die Möglichkeit Gruppen zu definieren erleichtert die Organisation der Mitarbeitere. Sie können beliebig viele Gruppen erstellen und Mitarbeitere beliebig vielen Gruppen zuteilen. Dies hat den Vorteil, dass bei der Einteilung im Wochenkalender nicht immer alle Mitarbeitere angezeigt werden müssen, sondern durch die Auswahl der entsprechenden Gruppe auch wirklich nur jene Mitarbeitere angezeigt werden, welche der Einteiler benötigt. Hierfür gibt es im Wochenkalender rechts oben das Auswahlfeld Mitarbeitergruppen. Das Detailfenster Gruppeneinteilung, das entweder über den Administrationsbereich auszuwählen ist oder direkt über den Link im Detailfenster des Mitarbeiters, ist in der Abbildung hier zu sehen. In der linken Spalte sind die bestehenden Gruppen aufgelistet. Neue Gruppen können durch Klick auf den Button Gruppe hinzufügen angelegt werden. Bestehende können durch Betätigung des Symbols wieder gelöscht werden. Um den Namen zu definieren genügt ein Doppelklick in das dafür vorgesehene Feld und die Eingabe eines beliebigen Namens. Ist die Gruppe ausgewählt, so sind in der rechten Spalte die dazugehörigen Mitarbeitere gelistet. Diese können durch Anhaken hinzugefügt oder gelöscht werden. Änderungen werden durch Klick auf den Speichern & Schließen Button in das System übernommen. 75

76 Kurze Woche Lange Woche Für Unternehmen die mit diesem ArbeitszeitModell arbeiten, wird der Mitarbeiter, über diese Gruppenzuordnung, dem passenden Zeitmodell zugeweisen. Für die Mitglieder dieser Grupen wird jeweils in der gewählten Woche am Freitag ein 8 Std. Termin mit einer Sonderzeit kurz Woche eingeteilt. Das gilt für die nächsten 2 Jahre. Wenn der Mitarbeiter aus der Gruppe entfernt wird, werden ab dieser Woche auch die Sonderzeiten entfernt. Bestehende Gruppen mit diesem Namen bzw. Gruppenzuordnungen sind davon nicht betroffen; d.h. falls ein Kunde bereits Mitarbeitere in einer solchen Gruppe hat, muss er die Mitarbeitere wieder aus der Gruppe entfernen, speichern und wieder in die Gruppe aufnehmen. Einstellungen Unter diesem Menüpunkt werden die spezifischen Einstellungen in.js.css oder.json Dateien gespeichert. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren zugänglich und sollte nur mit entsprechende Kentnissen bearbeitet werden. Das Verhalten des Mandanten kann über diese Dateien wesentlich beeinflusst und/oder verändert werden. Eine detaillierte Beschreibung können Sie dem Spezific-Handbuch entnehmen, der levatis Support unterstützt Sie gerne. Transaktionen In dieser Maske werden alle Buchungen aufgelistet die über MobileClients durchgeführt werden. Grundsätzlich bietet diese Liste die selben Funktionalitäten wie auch die Aufgabenliste. Es können Spalten ein- und ausgeblendet werden, es kann die Sortierung nach der gewünschten Spalte mit aboder aufsteigender Reihenfolge festgelegt werden, es können Filter gesetzt werden und es gibt eine frei definierbare Schnellsuche. 76

77 Alle Suchfelder sind case sensitiv, über die Refresh Pfeile erkennt man wenn gesucht wird. Daneben gibt es eine keine Flage die anzeigt wenn Filter gesetzt sind. Mit dem Button Gültigkeit ändern kann eine Transaktion auf ungültig gesetzt werden. Dies kann im Störungsfall und bei Fehlbuchungen am MobileClient sehr hilfreich sein. Sitzungsdaten In dieser Liste werden für den angemeldeten User die gespeicherten Einstellungen für die einzelnen Komponenten angezeigt. Durch löschen der Einträge werden die Default Einstellungen wieder wirksam. Hierfür ist es aber erforderlich levatis OHNE ABMELDEN zu schließen, z.b mittels dem X rechts oben im Browser! Beim Abmelden würden wieder die aktuellen Einstellungen zurück zum Server geschrieben werden, und anstelle der soeben zurückgesetzten Werte wieder übernommen und beim nächsten Anmelden verwendet werden. Die usprünglichen Einstlellungen wären wieder vorhanden. Mobilgeräte Hier werden die Mobilgeräte aufgelistet die mit MobileClient3 im levatis System vorhanden sind. Eine genauere Beschreibung erfolgt im MobileClient Handbuch. 77