Hinweise zur Aufmaßerstellung in Excel

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1 . M elch en d o rfer Stra ße Erfu r t Erfurt Melchendorfer Strasse 72 Tel.: 0361/ Fax: 0361/ Erfurt@t-online.de Deutsche Bank Erfurt (BLZ ) Kto.-Nr Sparkasse Erfurt (BLZ ) Kto.-Nr Stand Hinweise zur Aufmaßerstellung in Excel Einführung Das Erstellen und Auswerten von Aufmaßblättern ist oft mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Unser Aufmaß-Programm (eine Excel-Datei) erleichtert Ihnen den Umgang mit Aufmaßen erheblich. Es verringert den Aufwand, verhindert Schreibfehler, reduziert die Arbeiten für die nachfolgende Rechnungslegung. In der Regel sind für die Bauvorhaben entsprechend Bauablauf mehrere Aufmaße (fortlaufende Nummerierung ) mit mehreren Blättern (fortlaufende Nummerierung) zu erstellen. Jedes Aufmaß ist die Mengen-Grundlage der entsprechenden Rechnungslegung. Erforderliche Software: Windows 2000 und Excel 2000 oder höher Beschreibung Installieren Sie das Programm durch Starten der von uns erhaltenen Datei -Aufmaßmodul-Setup.exe. Nach dem Ende des Installationsvorganges öffnen Sie die Vorlagendatei Aufmaß 1_1 leer.xls. Diese Datei ist schreibgeschützt und dient als Vorlage für das Erstellen eines neuen Aufmaßes. Deshalb speichern Sie diese Datei bitte unter einem neuen Namen in Ihrem Arbeitsverzeichnis ab. WICHTIG: Sollte diese Meldung erscheinen, müssen Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Makros aktivieren drücken Eventuelle Probleme: Sollte keine Funktion verfügbar sein, so gehen sie bitte in das Menü Extras/Makro und Sicherheit. Dort müssen Sie die Sicherheit auf die Mittelstufe stellen. 1

2 0. Registrierung des Aufmaßmoduls Das unregistrierte Aufmaßmodul läuft nur als Demoversion. Dabei ist die Anzahl der Aufmaßblätter auf 2 und die Anzahl der auswertbaren Aufmaßdateien auf 3 begrenzt. Um das Aufmaßmodul als Vollversion uneingeschränkt nutzen zu können, müssen Sie das Programm registrieren. Wie das erfolgt, ist im nachfolgenden Bild beschrieben. Dieses Fenster lässt sich im Menüpunkt Registrieren aufrufen, solange das Programm noch nicht registriert ist. 2

3 1. Hinweise zum Eintragen der Daten Die Datei enthält eine Vorlage die Ihnen helfen soll ein Aufmaß zu erstellen

4 0. Allgemeine Hinweise vor Beginn der Eintragungen Vor Beginn des Eintragens muss ein LV importiert werden. Das geschieht im Menü unter LV importieren. Als Importmöglichkeiten stehen die GAEB-Formate 81, 83 und 86 sowie das ARRIBA-Format (AutoCAD- Übergabe-Datei) zur Verfügung. Preislisten im Format GAEB 84 können ebenfalls importiert werden, nachdem ein LV mit Kurzbezeichnungen (z.b. GAEB 83) importiert wurde. Sie können das LV auch von Hand anlegen. Dazu muss im Menü der Unterpunkt Leeres LV-Blatt gewählt werden. Prinzipiell ist für die Positionsnummern im LV folgendes Format (laut GAEB) einzuhalten: ZZ.ZZ.ZZZZ.A Z Ziffer von 0 bis 9, A alphanumerisches Zeichen z.b a Sowohl Z als auch A können leer sein. WICHTIG: Nach eigenen Änderungen im LV (nicht nach dem Import eines fertigen LVs) müssen die Auswahlfelder aktualisiert werden. Um die raumbezogenen Auswertungsmöglichkeiten nutzen zu können, müssen Sie als nächstes eine Raumliste anlegen. Wenn Sie die Raumliste bereits in einer Excel-Tabelle erstellt haben, können Sie diese importieren. Dabei muss die Excel-Tabelle in der ersten Spalte die Raumbezeichnungen und in der zweiten Spalte die Kurzbezeichnungen der Räume enthalten. Beim Import der Raumliste müssen Sie angeben, ob die erste Zeile der zu importierenden Datei Spaltenüberschriften enthält. Da für den späteren Export des Aufmaßes in eine DA11-Datei nur die ersten 9 Zeichen der Raumbezeichnung übernommen werden können, ist zu empfehlen, die Raumbezeichnungen entsprechend kurz zu halten. Sie können auch eine leere Raumliste anlegen und diese von Hand ausfüllen. Vor deren Verwendung müssen die Auswahlfelder aktualisiert werden. WICHTIG: Nach eigenen Änderungen in der Raumliste (nicht nach dem Import einer fertigen Raumliste) müssen die Auswahlfelder aktualisiert werden (siehe oben). 1. Aufmaßnummer und Datum eintragen Bitte tragen Sie die Aufmaß-Nr. und das Datum ein. Diese Nummer muss jeweils fortlaufend im Projekt sein, beginnend bei 1. 4

5 2. Daten von Bauvorhaben und Auftragnehmer eintragen Tragen Sie nun Ihre Daten und die Daten des Bauvorhabens ein: 3. Positionen eintragen oder übernehmen Erstellen Sie das Aufmaß mit den jeweiligen Positionen Für die Positionen tragen Sie bitte nur die im Auftrags-LV vorgegebenen Bezeichnungen ein (Wie oben im Bild dargestellt). Die Gliederung der Positionsnummer muss unbedingt einheitlich sein. Eventuelle Nachträge müssen mit N nach der Positionsnummer (z.b N) gekennzeichnet werden, so lange sie nicht nachträglich im Auftrags-LV ergänzt wurden. Es besteht auch die Möglichkeit, mit einer neuen Los-Nr. alle Nachtragspositionen zu erfassen. Die Kurzbezeichnung und die Maßeinheit werden nach Eintragen der Positionsnummer automatisch ergänzt oder können bei neuen Positionsnummern per Hand eingetragen werden. Die Maßeinheit darf nicht in den Mengenangaben enthalten sein. Es wird empfohlen, die Positionsnummern und den Kurztext aus den Auswahlfeldern zu übernehmen, um eventuelle Schreibfehler zu vermeiden. Dazu wählen Sie eine beliebige Zelle (Position, Kurzbezeichnung, Maßeinheit oder eine Zelle im Eingabebereich) aus. Klicken Sie dann auf das Positionsauswahlfeld (1) und wählen Sie die gewünschte Position aus. Die zugehörigen Werte werden dann automatisch in die Spalte der selektierten Zelle eingetragen. 1 5

6 Falls Sie mehrere Positionen gleichzeitig in die Aufmaßblätter übernehmen möchten, können Sie diese direkt im LV durch Markieren der entsprechenden Zeilen (durch Klicken auf die Zeilennummer, mit Shift- oder Strg-Taste) auswählen. Nachdem Sie alle gewünschten Positionen markiert haben, wählen Sie den Menüpunkt markierte Positionen übernehmen und die markierten Positionen werden nacheinander an das Ende Ihrer Aufmaßblätter eingefügt. Sie können nun die zugehörigen Mengenangaben eintragen. 6

7 4. Raumbezeichnungen eintragen oder übernehmen Tragen Sie die jeweiligen Räume ein. WICHTIG: Falls eine Raumliste vorhanden ist, müssen die eingegebenen Raumbezeichnungen mit denen in der Raumliste übereinstimmen. Um Fehler zu vermeiden wird empfohlen, die Raumbezeichnungen über das Raumauswahlfeld einzutragen. Dazu wählen Sie eine beliebige Zelle (Raumbezeichnung oder eine Zelle im Eingabebereich) aus. Klicken Sie dann auf das Raumauswahlfeld (2) und wählen Sie den gewünschten Raum. Die zugehörige Raumbezeichnung wird dann automatisch in die Zeile der selektierten Zelle eingetragen. 2 7

8 5. Mengen eintragen Zu den jeweiligen Räumen und Positionen können nun die Mengen eingegeben werden. WICHTIG: Bitte geben sie hier keine Maßeinheiten ein. 6. Neues Aufmaßblatt anlegen Wollen Sie ein weiteres Aufmaßblatt erstellen, drücken Sie bitte auf die Schaltfläche Neues Blatt oder wählen Sie im Menü den Punkt Neues Blatt anlegen. 7. Summen Die Summe dieses Blattes wird automatisch erstellt. Die Zwischensumme aller Blätter dieses Aufmaßes können Sie mit der Schaltfläche Zwischensumme oder im Menü über den Punkt Zwischensumme berechnen. 8. Die Schaltflächen 8.1 Hier können Sie ein weiteres Blatt anlegen, falls Sie eines benötigen (siehe 6.). 8.2 Mit dieser Taste können Sie das Aufmaßmenü anlegen 8.3 Die Auswahlfelder müssen aktualisiert werden, nachdem Sie Änderungen im LV oder in der Raumliste vorgenommen haben (siehe 0.) 8.4 Die Zwischensumme können Sie mit der Schaltfläche Zwischensumme berechnen (siehe 7.) 8

9 2. Importieren, Exportieren und Drucken dieses Aufmaßes 1. Aufmaß exportieren Um das Aufmaß extern weiter zu verwenden, kann es z.b. in eine DA11 oder DA11e-Datei exportiert werden, nachdem Sie das Aufmaß vollständig ausgefüllt haben. 2. Aufmaß drucken Um dieses Aufmaß in der richtigen Formatierung zu drucken, müssen Sie im Menü den Punkt Aufmaß drucken wählen. Sie gelangen zu einer Seitenansicht aller Aufmaßblätter dieses Aufmaßes und können anschließend die Aufmaßblätter drucken. 3. Aufmaß importieren Falls Sie bereits Aufmaße mit einer älteren Version des Aufmaßmoduls erstellt haben, können Sie diese in die aktuelle Version importieren, um sie mit allen Funktionen der aktuellen Version nutzen zu können. Es wird empfohlen, den Import mit einer leeren Aufmaßdatei durchzuführen, denn beim Import werden alle eventuell vorhandenen Daten in dieser Datei gelöscht. Nach Abschluss des Imports wird automatisch eine Prüfung der eingetragenen Positionen und Räume durchgeführt. Danach können Sie die Datei abspeichern und wie gewohnt damit weiterarbeiten. 9

10 3. Auswertungsmöglichkeiten 1. Auswertung eines Aufmaßes Um dieses Aufmaß auszuwerten wählen Sie bitte im Menü den Punkt Auswertung dieses Aufmaßes. Es wird automatisch eine neue Arbeitsmappe erstellt, in der sich eine Übersicht über die einzelnen Blätter dieses Aufmaßes und die Auswertung aller Blätter dieses Aufmaßes befinden. Diese Tabellen können Sie nun speichern und/oder drucken. 2. Gesamtstand aller Aufmaße Um eine Auswertung aller bisher erstellten Aufmaße zu einem Bauvorhaben zu erhalten, müssen Sie sich im letzten Aufmaß befinden und das richtige LV importiert haben. Von dort aus wählen Sie den Menüpunkt Gesamtstand aller Aufmaße. Sie werden im folgenden Fenster aufgefordert, die vorhergehenden Aufmaßdateien anzugeben (Wenn Sie sich beispielsweise im Aufmaß Nr. 6 befinden, werden Sie aufgefordert, die 5 vorhergehenden Aufmaße anzugeben). 10

11 In diesem Fenster ist eine Tabelle vorbereitet, in die Sie durch einen Doppelklick auf die jeweilige Zeile die zugehörige Aufmaßdateien eintragen können. Wenn Sie die Option Datenvorschau aus Datei anwählen, werden zu den nachfolgend ausgewählten Aufmaßdateien die Aufmaßnummer, das Bauvorhaben, der Auftragnehmer und das Datum des Aufmaßes aus der Datei ausgelesen. In der Spalte Übereinstimmung wird angezeigt, ob diese ausgelesenen Daten mit den Daten des aktuellen Aufmaßes übereinstimmen. So können Sie kontrollieren, ob Sie die richtige Datei gewählt haben. Damit Sie nicht jede Datei einzeln auswählen müssen, wird empfohlen, die zu einem Projekt gehörenden Aufmaße in einem Ordner und von 1 an fortlaufend nummeriert abzuspeichern, z.b.: Aufmaß-Musterbau1.xls oder Aufmaß-Musterbau01.xls Aufmaß-Musterbau2.xls Aufmaß-Musterbau02.xls Aufmaß-Musterbau17.xls Aufmaß-Musterbau17.xls In diesem Fall bietet es sich an, die Tabelle automatisch ausfüllen zu lassen. Dazu wählen Sie die erste Aufmaßdatei von Hand aus und klicken dann auf automatisch ausfüllen. Die folgenden Aufmaßdateien werden automatisch ergänzt. Vor Beginn der Auswertung müssen die ausgewählten Dateien geschlossen sein. Nun werden alle vorhergehenden Aufmaße und das aktuelle Aufmaß nacheinander ausgewertet. Es wird eine neue Arbeitsmappe erstellt, in der alle Aufmaße bis zum aktuellen ausgewertet und summiert werden. Diese Tabelle kann nun gespeichert und/oder gedruckt werden. 3. Raumweise Positionsnachweise Um diesen Menüpunkt auszuführen, müssen Sie sich im letzten Aufmaß befinden und die richtige Raumliste und das richtige LV importiert haben. Sie werden im folgenden Dialog aufgefordert, die vorhergehenden Aufmaßdateien anzugeben (siehe 3.2). Dabei sollten diese Dateien geschlossen sein. Danach werden alle vorhergehenden Aufmaße und das aktuelle Aufmaß nacheinander ausgewertet. Es wird eine neue Arbeitsmappe erstellt, in der alle Räume mit den dazugehörigen Positionen über alle Aufmaße ausgewertet und summiert werden. Diese Tabelle kann nun gespeichert und/oder gedruckt werden. 11

12 4. Positionsnachweis Der Menüpunkt Positionsnachweis dient der Auflistung aller bisher verwendeten Positionen des LV mit Angabe des Aufmaßes und Blattes. So kann schnell nachvollzogen werden, welcher Posten in welchem Aufmaß und in welchem Blatt verwendet wurde. Um diese Übersicht zu erstellen müssen Sie sich im letzten Aufmaß befinden und das richtige LV importiert haben. Nach Auswahl des Menüpunktes Positionsnachweis werden Sie aufgefordert, die vorhergehenden Aufmaßdateien anzugeben (siehe 3.2). Dabei sollten diese Dateien geschlossen sein. Danach werden alle vorhergehenden Aufmaße und das aktuelle Aufmaß nacheinander ausgewertet. Es wird eine neue Arbeitsmappe erstellt, in der alle verwendeten Positionen mit Ortsangabe aufgelistet werden. Diese Tabelle kann nun gespeichert und/oder gedruckt werden. 12

13 Allgemeine Hinweise - Fügen Sie bitte keine neuen Zeilen oder Spalten ein (legen Sie bei Bedarf ein neues Blatt nach Schritt 1.6 an) - Hinweistexte können in Leerzellen in Anführungszeichen geschrieben werden - Ändern Sie bitte nicht die Blattnamen - Schreiben Sie bitte nur im vorgegebenen weißen Bereich - Die Spaltenbreite oder Zeilenhöhe können Sie verändern Die Registrierung der Software erfolgt über eine Produktaktivierung. Das heißt, nach der Installation werden hardwarespezifische Daten aus dem Computer gelesen. Mit dem daraus generierten Anforderungscode erhalten Sie von Erfurt eine Registriernummer. Die Benutzung der Software auf einem anderen oder veränderten Computer erfordert die erneute Registrierung. Im Sinne des Lizenzvertrages den Sie beim Erwerb dieser Software eingehen, sind ausschließlich Endbenutzer berechtigt, diese Software zu verwenden. Jegliche Reproduktion oder jeglicher Weitervertrieb der Software ist rechtlich ausdrücklich untersagt und kann schwere zivil- und strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Jede Zuwiderhandlung wird exzessiv verfolgt. Erfurt lehnt hiermit jegliche Gewährleistung und Haftung im Hinblick auf die Software, einschließlich jeglicher konkludenten Gewährleistung und andere Zusicherungen hinsichtlich Tauglichkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck und Freiheit von Rechten dritter ab, soweit dies gesetzlich möglich ist. Erfurt haftet keinesfalls für indirekte Schäden, Folgeschäden oder solche Schäden, die auf Nutzungsausfall, Verlust von Daten oder entgangenem Gewinn basieren und die durch die oder im Zusammenhang mit der Verwendung der Softwaredokumente entstanden sind. Mit freundlichen Grüßen 13