Highlights Version 5. Inhaltsverzeichnis

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1 pebefinance Highlights Version 5 Inhaltsverzeichnis Neue Benutzeroberfläche... 3 Ribbons... 3 Neue Programmicons... 3 Toolbar / Bearbeiten-Menu... 3 Optionen... 3 Navigation... 4 Suchfeld... 4 Direktwahl F Skins... 4 Variable Schriftgrössen... 5 Adhoc-Auswertungen... 5 Tastatursteuerung erhöht die Effizienz... 6 Bearbeiten Menu / Toolbar... 6 Optionen... 6 Programm Direktaufruf... 6 Menuauswahl... 6 Navigieren innerhalb einer Tabelle... 6 Maskenregister wechseln... 6 Programmregister wechseln... 6 Programmregister-Fenster schliessen... 6 Exportfunktionen... 7 Druck- und Export-Voreinstellung pro Auswertung und Benutzer... 9 Vorschlag Drucker und Schacht... 9 Vorschlag Exportpfad und Dateiname... 9 pebearchiv Ihr Weg ins papierlose Büro Mit Dokumenten-Management-System DMS Auf Basis Filesystemablage Lizenzinformation Klassenfelder Auswahl aus vorhandenen Einträgen pebefinanz Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

2 Neuer Ablauf alter Änderungsmodus (Detailmodus) Beispiel: Fremdwährungs-Sammelbuchungen mit unterschiedlichen Kursen Buchungsordner automatisch erstellen Umstellen auf automatische Buchungsordner Einlesen Schnittstellenbuchungen Hauptbuch / Saldoliste mit Gruppierung Vorschlag Inkl. Buchungen mit Status nicht verbucht vereinheitlicht Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Übersicht Buchungsdatum/Rechnungsdatum vor FIBU-Übergabe Keine doppelten Rechnungsnummern Stamm aktualisieren pebedebitoren Mahnung und Kontrollliste mit Active Report pebekreditoren Speichern des manuellen Zahlungsweges in den Stammdaten Mehrere DTA-Banken in einem Zahlungslauf Erfassen der Pfadangaben Auswahl des Bankkontos im Zahlungslauf Zahlungslauf ausführen DTA-/EZAG Dateien DTA-/EZAG-Zahlungen Zahlungsdatum je Rechnung Vorgabewerte bestimmen Zahlungslauf mit Valutadatum pro Rechnung Manuelles Anpassen des Zahlungsdatums Speichern der Kunden-ID pebelohn Neue Versicherungslösung optimiert QST-Satzbestimmung anhand 100% Lohn Aufteilung Kontierung auch nach Kostenarten / Aufwandkonti pebeadress Neue Felder verfügbar Adressetiketten über Active Report Microsoft-Word-Serienbriefdatei neu als Exceldatei pebefaktura Bruttopreise (Ladenpreise) inkl. MWST Excel / CSV Schnittstelle Neue Definition der Fakturavorlagen / nur noch Active Report Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

3 Neue Benutzeroberfläche pebefinance erscheint in der Version 5 im neuen Glanz. Wir sind stolz darauf, Ihnen eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche präsentieren zu können, die eine noch effizientere Arbeitsweise ermöglicht. Ribbons pebefinance hat sich in der Bedienung den Office Paketen von Microsoft angepasst. Die Struktur der verschiedenen Menus wurde weitgehend übernommen. Somit ist gewährleistet, dass Sie auch mit der neuen Oberfläche die einzelnen Menupunkte sofort wiederfinden. Die Ribbonleiste kann auf Wunsch ausgeblendet werden. Somit erhalten Sie mehr Platz für den Arbeitsbereich. Neue Programmicons Die Icons der verschiedenen Module wurden ersetzt. Jedes Modul besitzt nun ein Icon in eigener Farbe und ist zusätzlich durch einen dem Modultitel entsprechenden Buchstaben gekennzeichnet. Toolbar / Bearbeiten-Menu Die Funktionen des Bearbeiten-Menus erreichen Sie einerseits innerhalb des Bearbeiten-Menus über die Ribbon-Leiste. Andererseits sind diese Funktionen auch als Toolbar in der Kopfleiste oder wahlweise unterhalb der Ribbonleiste verfügbar. Optionen Der Optionenbereich wurde in eine ergonomisch bessere Position verschoben und ist nun im Bearbeiten- Ribbon erreichbar. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

4 Navigation Die Möglichkeit, mittels Navigation eigene Menus zu erstellen, wurde beibehalten. Die Navigation kann wie bis anhin bei Nichtgebrauch ausgeblendet werden. Suchfeld Oberhalb der Tabellenansichten steht Ihnen in den allermeisten Masken eine Volltextsuche zur Verfügung. Diese filtert alle Datensätze, welche in der Tabelle angezeigt werden, nach dem eingegebenen Textfragment. Direktwahl F3 Mit der Funktionstaste F3 erhalten Sie über das Direktwahlfeld die Möglichkeit, direkt eine Funktion auszuwählen, ohne vorher durch das Menu zu navigieren. Schreiben Sie nach Betätigung der F3 Taste die ersten paar Zeichen der benötigten Funktion (z.b. Konto für Kontoplan ) und Sie erhalten eine Auswahl aller verfügbaren Funktionen im entsprechenden Modul. In diesem Falle startet nach Auswahl direkt der Kontoplan. Skins Über die Skinauswahl können Sie die Oberfläche von pebefinance je Modul und Benutzer individuell gestalten. Wählen Sie eine für Sie gut lesbare kontrastreiche Oberfläche, um ein entspanntes und effizientes Arbeiten zu gewährleisten. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

5 Variable Schriftgrössen Sie besitzen einen grossen Monitor, aber die Schrift ist viel zu klein? Schonen Sie Ihre Augen und nutzen Sie die Möglichkeit der variablen Schriftgrössen von Windows. pebefinance unterstützt in der Version 5 die Windows Schriftskalierungen und hilft Ihnen so, Ihren Arbeitsalltag entspannter zu erleben. Adhoc-Auswertungen Sie benötigen schnell und einfach eine Übersicht oder Liste? Sie möchten dafür nicht extra einen Active Report erstellen? Nutzen Sie dafür die Möglichkeiten der Adhoc-Auswertungen und speichern Sie diese dauerhaft als Vorlage für sich oder für alle Benutzer. Die Erstellung ist einfach und schnell bewerkstelligt: - Ausblenden der nicht benötigten Felder - Gruppierung und Sortierung bestimmen - Falls die Übersicht gedruckt werden soll, können die Druckoptionen definiert werden - Speichern der Listenvorlage Die Listenvorlage kann nun jederzeit wiederverwendet werden. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

6 Tastatursteuerung erhöht die Effizienz Viele Computeranwender klagen je länger desto mehr über Schmerzen in Handgelenk, Fingern und Rücken. Viele diese Probleme entstehen durch eine falsche Körperhaltung während der Arbeit. Eine Hauptschuld daran trägt das tägliche Arbeiten mit der Maus, da diese neben der Tastatur ergonomisch nicht richtig platziert werden kann. Zudem verlieren Sie Zeit mit jedem Wechsel zwischen Tastatur und Maus und das immer wiederkehrende Zielen mit dem Mauszeiger ermüdet die Augen. pebefinance in der Version 5 lässt sich fast komplett mit der Tastatur bedienen. Schicken Sie Ihre Maus in den Urlaub und arbeiten Sie schneller und entspannter über die Tastatur! Bearbeiten Menu / Toolbar Die Funktionen des Bearbeiten-Menus erreichen Sie mittels CTRL- Taste und dem jeweiligen Buchstaben der gewünschten Funktion. So lassen Sie die immer wiederkehrenden Grundfunktionen (z.b. Neu mit CTRL+N, Ändern mit CTRL+A usw.) einfach aufrufen. Optionen Programm Direktaufruf Die Funktionen der Optionen ändern von Programmaske zu Programmaske. Aus diesem Grund wurden für die Optionen keine Buchstaben, sondern Zahlen als Kurzbefehle verwendet. Verwenden Sie hier ebenfalls die CTRL- Taste und für die erste Funktion die 1, für die zweite Funktion die 2 usw. Über die F3-Taste können die Programmfunktionen direkt ohne Umweg über das Menu aufgerufen werden. Menuauswahl Mittels ALT-Taste zeigt Ihnen pebefinance die Kurzbefehle (1-2 Buchstaben) im Menubereich an. Nach dem Wechsel in das gewünschte Funktionsmenu ist die Eingabe der Funktion ohne weiteres Betätigen der ALT-Taste möglich. Navigieren innerhalb einer Tabelle Wechseln Sie mittels der Pfeiltasten auf/ab oder mit den PgUp/PgDown-Tasten innerhalb einer Tabelle die markierte Zeile. Maskenregister wechseln Programmregister wechseln Springen Sie vom einen ins andere Register, indem Sie die CTRL- Taste halten und mit den Pfeiltasten links/rechts die Richtung des Wechsels bestimmen. Mittels CTRL+SHIFT+ Pfeiltaste links/rechts wechseln Sie von der einen Programmfunktion zur nächsten. Programmregister-Fenster schliessen CTRL+F4 schliesst die Maske der aktuell geöffneten Programmfunktion. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

7 Exportfunktionen pebefinance bietet die Möglichkeit, sämtliche Druckausgaben als PDF, Excel, RTF, TXT, HTML oder TIF Datei zu exportieren. Aktivieren Sie dazu den Export und wählen Sie aus den verschiedenen Dateiformaten. Wählen Sie dazu den Pfad, um festzulegen, in welchem Verzeichnis Ihr Dokument gespeichert werden soll, oder nutzen Sie die Office-Verzeichnisse des jeweils aktiven Mandanten. Die Office Verzeichnisse können mit den Parametern <Office01> bis <Office10> angesteuert werden. Diese entsprechen den einzelnen Unterverzeichnissen, die Sie für die Mandanten hinterlegt haben. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

8 Für die Dateinamen- und Pfadvergabe stehen Ihnen sämtliche Datenfelder (DataField) zur Verfügung, die Sie in Ihrer Active Report Vorlage verwenden. Möchten Sie z.b. den Namen des Mandanten und die Kontobezeichnung als Teil des Dokumentnamens verwenden, so erreichen Sie dies über den Parameter KTOKonto_Kurz_Bezeichnung. Der Dokumentpfad ist in diesem Falle: <Office02>\Kontodetail <DATA:bas_Name> <DATA:KTOKonto_Kurz_Bezeichnung>.pdf pebefinance setzt diese Parameter wie folgt um: Achtung: Bei sämtlichen Parametern ist auf die korrekte Schreibweise zu achten, wobei Gross- /Kleinschreibung relevant ist. Die Office Verzeichnisse müssen beispielsweise immer als <OfficeXX> geschrieben werden (Grosses O, Rest Kleinbuchstaben). Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

9 Druck- und Export-Voreinstellung pro Auswertung und Benutzer Vorschlag Drucker und Schacht Mit der Version 5 von pebefinance können Sie je Benutzer und Auswertungstyp die gewünschten Einstellungen für den Ausdruck als Vorschlag speichern. Treffen Sie die Auswahl, auf welchen Drucker und welchen Schacht eine Auswertung, hier das Buchungsjournal, ausgegeben werden soll. Speichern Sie anschliessend Ihre persönlichen Einstellungen über den Speichern -Button. Wenn Sie nun das nächste Mal das Buchungsjournal ausdrucken, so werden Ihnen Ihre Einstellungen wieder vorgeschlagen. Haben Sie die Vorschau als Ihren persönlichen Favoriten hinterlegt, so wird auch diese Einstellung gesichert. Speichern Sie anschliessend Ihre Einstellungen für das Kontodetail, den Kontoplan usw. Vorschlag Exportpfad und Dateiname Nutzen sie anstelle des Ausdrucks häufig die Exportfunktion des Druckdialogs, so können Sie diese Einstellungen ebenfalls sichern. Diese sind beim nächsten Export wieder als Vorschlag bereit. Somit stellen Sie sicher, dass alle Auswertungen dieses Typs immer mit der gleichen Bezeichnung am gleichen Ort gespeichert werden. Nutzen Sie diese Voreinstellungen z.b. für die tägliche Fondsbewertung, den Adressexport usw. Tip: Arbeiten Sie mit unseren Office-Verzeichnissen. Sie ersparen sich dadurch das ständige Suchen des Speicherpfades. Unsere Berater helfen Ihnen im Rahmen des Releasebesuchs gerne bei deren Einrichtung. Achtung: Diese Funktion steht nur für Auswertungen über Active Report zur Verfügung. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

10 pebearchiv Ihr Weg ins papierlose Büro Sie möchten Belege und Dokumente mit einem Mandanten oder einer Buchung verknüpfen und von pebefinance aus direkt darauf zugreifen? Der Platz in Ihrem Archiv wird langsam knapp? Sie möchten Belege ohne grosses Suchen jederzeit im Zugriff haben? Vielleicht ist es jetzt an der Zeit, einen Schritt in Richtung papierloses Büro zu wagen und das pebearchiv zu lizenzieren. Ist hinter einer Buchung ein Beleg gespeichert, so erreichen Sie diesen über den Info-Button. Mittels Info/Anzeige wird der entsprechende Beleg angezeigt. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

11 pebearchiv ermöglicht Ihnen zwei unterschiedliche Arbeitsweisen, die auf Wunsch auch kombiniert werden können: Mit Dokumenten-Management-System DMS Die Anbindung eines DMS bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Belege, Dokumente und allenfalls Mails zu archivieren. Mittels einer Schnittstelle wird die Verschlagwortung für pebefinance Belege automatisch generiert. Jeder Beleg wird automatisch mit dem entsprechenden Strichcode referenziert und ist direkt via pebefinance z.b. im Kontodetail oder Buchungsjournal aufrufbar. Ein DMS ermöglicht Ihnen, sämtliche Belege revisionssicher zu archivieren und ersetzt Ihr bestehendes Papier-Ablagesystem. Belege der Kreditorenbuchhaltung werden bei Einzelverbuchung in die Finanzbuchhaltung weitervererbt, so dass ein Kreditoren Rechnungsbeleg auch aus der Finanzbuchung aufgerufen und angezeigt werden kann. Auf Basis Filesystemablage Diese Lösung ist ohne weitere Installationen / Software möglich. Dabei verweisen die Referenzierungen auf in Ihrem Filesystem gespeicherte Dokumente und dienen dem gelegentlichen Verknüpfen von Buchungen und Belegen / Dokumenten. So können z.b. Belege, über welche Sie mit Ihrem Mandanten bei den Abschlussgesprächen noch diskutieren möchten, mittels Info-Button mit der entsprechenden Buchung verknüpft und auf Knopfdruck angezeigt werden. Die Verknüpfung ist pro Buchung manuell vorzunehmen und bietet keinerlei Revisionssicherheit, da Dokumente jederzeit geändert oder gelöscht werden können. Bei einer Umstrukturierung der Verzeichnisstrukturen, z.b. bei Serverwechsel, gehen die Verknüpfungen verloren. Lizenzinformation Neu wird die Nutzung der Applikation durch die Benutzer im System festgehalten. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

12 Klassenfelder Auswahl aus vorhandenen Einträgen Um Fehlerfassungen durch Tippfehler zu vermeiden, kann in allen Applikationen die Klasse nicht nur manuell erfasst werden, sondern Sie haben auch die Möglichkeit, aus den bereits vorhandenen Einträgen auszuwählen. Die Vorschlagsliste wird je Applikation und einzelnes Klassenfeld automatisch anhand der bereits vorhandenen Einträge aufbereitet. Möchten Sie eine neue Klasse erfassen, so kann diese wie bis anhin, direkt im Feld eingetragen werden. Nach Speichern des Datensatzes steht die neue Klasse für weitere Erfassungen ebenfalls zur Auswahl. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

13 pebefinanz Neuer Ablauf alter Änderungsmodus (Detailmodus) Bereits in der Version ist eine markante Verbesserung im Bereich Buchungen ändern eingeflossen. Diese wurde nun nochmals optimiert. Wurde bis anhin der Detail-Änderungsmodus aufgerufen, so waren die Möglichkeiten der Bearbeitung im Vergleich zum neuen Änderungsmodus sehr limitiert. Neu ist es möglich, unausgeglichene Sammelbuchungen zu speichern und danach in der Buchungsmaske weiter zu bearbeiten. Die entsprechende Sammelbuchung wird automatisch beim Öffnen des Buchungsordners aufgerufen und kann weiterbearbeitet werden, ohne Gefahr zu laufen, bei Buchungsnummer und Ereignisnummern Fehler zu machen. Beispiel: Innerhalb der Sammelbuchung soll die Teilbuchung 2 gelöscht und durch zwei neue Teilbuchungen ersetzt werden. Vorgehen: 1. Löschen Sie alle Zeilen der Teilbuchung über die Option markierte Buchung löschen. Achtung: Vergessen Sie nicht, auch die zugehörigen MWST-Buchungen zu löschen. Die Buchung weist danach eine Soll/Haben-Differenz auf. Speichern Sie anschliessend die unausgeglichene Sammelbuchung mit Speichern. 2. Bestätigen Sie die danach erscheinende Abfrage. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

14 3. Wurde die Buchung aus der Buchungsmaske geöffnet, gelangen Sie automatisch zurück in die Buchungsmaske, wo nun die Teilbuchung 2 und die Kopfbuchung nicht mehr existieren. ACHTUNG: Haben Sie die Buchung aus Buchungsjournal, Kontodetail oder Hauptbuch/Saldoliste geöffnet, so öffnen Sie unmittelbar anschliessend die Buchungsmaske desjenigen Buchungsordners, in dem sich die Sammelbuchung befindet. Die unausgeglichene Buchung wird automatisch geöffnet und kann nun ergänzt und abgeschlossen werden. Sollten Sie diesen Schritt vergessen, so erhalten sie eine Soll-/Haben-Differenz in der Buchhaltung! 4. Ergänzen Sie nun, wenn gewünscht, die Sammelbuchung um weitere Detailzeilen. Vergessen Sie aber auf keinen Fall, die Sammelbuchung mit Abschluss Sammelbuchung wie gewohnt wieder abzuschliessen. Spezialfall Sammelkonto in Fremdwährung: Aufgrund der einst übernommenen Datenstruktur sind wir nicht in der Lage, den Totalbetrag Fremdwährung vorzuschlagen. Nach der Korrektur einer solchen Sammelbuchung ist das Fremdwährungstotal der Abschlussbuchung (Belegtotal) manuell zu erfassen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

15 Fremdwährungs-Sammelbuchungen mit unterschiedlichen Kursen pebefinanz wurde im Bereich Sammelbuchungen mit Fremdwährungen optimiert. Es ist nun möglich, Fremdwährungs-Sammelbuchungen zu ändern, ohne dass sich die einzelnen Teilbuchungen dem Durchschnittskurs der Sammelbuchung anpassen. Dies funktioniert sowohl bei Buchungen mit einer Fremdwährung als auch bei Buchungen, die Drittwährungen verwenden. Bitte beachten Sie, dass die neue Abhandlung der Änderungen nur für Buchungen funktioniert, die in der Finanzbuchhaltung der Version 5 gebucht wurden. Buchungen, die mit einer älteren Version erstellt wurden, besitzen nicht alle Informationen, um dies zu gewährleisten. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

16 Buchungsordner automatisch erstellen pebefinance erleichtert Ihnen den Umgang mit Buchungen aus Nebenbüchern, indem Sie das Anlegen und Beschriften der Buchungsordner wahlweise automatisieren können. Die Umstellung erfolgt je Mandant. Um eine genaue Bezeichnung zu ermöglichen, wurde die maximale Textlänge der Buchungsordnerbezeichnung auf 80 Zeichen erweitert. Umstellen auf automatische Buchungsordner Die Umstellung auf die automatische Buchungsordnererstellung erfolgt in der Finanzbuchhaltung und wird im Unterhalt / Angaben zum Mandant aktiviert. Bestimmen Sie über die Formatierung, wie sich die Beschriftung der Buchungsordner zusammensetzen soll. Verwenden Sie hierzu die folgenden Parameter, welche in geschweifte Klammern { } einzufassen sind. Code Muster Beschreibung {0} Debitoren Kreditoren Applikation Bezeichnung der Applikation, aus welcher die Buchungen stammen. {1} Rechnungen Zahlungen Art Beschreibung, um welche Art Buchungen es sich dabei handelt. {2} Datum Buchungen von Datum der Buchung mit dem kleinsten Datum {3} Datum Buchungen bis Datum der Buchung mit dem grössten Datum {4} Datum Übergabe per Selektionsdatum / Selektionsdatum bis der Übergabe an Finanz {5} Übergabedatum (Tagesdatum) Datum, an welchem die Verarbeitung Übergabe an Finanz durchgeführt wurde = Erstellungsdatum der Buchungen {6} 2012 Jahr Datum Übergabe per (JJJJ) Jahreszahl des Selektionsdatums bis der Übergabe an Finanz Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

17 {7} 07 Monat Datum Übergabe per (MM) Monatszahl des Selektionsdatums bis der Übergabe an Finanz {8} Jul Monat Datum Übergabe per (MMM) Monatskurzform des Selektionsdatums bis der Übergabe an Finanz {9} Juli Monat Datum Übergabe per (MMMM) Ausgeschriebene Monatsbezeichnung des Selektionsdatums bis der Übergabe an Finanz Einlesen Schnittstellenbuchungen Die Datenübernahme erfolgt ebenfalls über die Option Schnittstellenbuchungen und unterscheidet sich dadurch, dass der markierte Buchungsordner für die Übernahme keine Rolle mehr spielt. Beim Starten der Übernahme über den gleichnamigen Button, erstellt pebefinanz einen Buchungsordner mit angezeigten Bezeichnung und importiert die Schnittstellenbuchungen in diesen neuen Ordner. Bitte beachten Sie, dass die Buchungsordnerbezeichnung bei der Übergabe an Finanzbuchhaltung der jeweiligen Applikation erstellt wird. Ein nachträgliches Ändern durch Umstellung der Parameter ist nicht möglich. Änderungen sind direkt beim jeweiligen Buchungsordner anzubringen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

18 Hauptbuch / Saldoliste mit Gruppierung Die Hauptbuch / Saldoliste wurde mit 3 zusätzlichen Spalten ergänzt. Diese zeigen die ersten Stellen der Kontonummern mit der Bezeichnung des jeweiligen Titelkontos an. Anhand dieser Spalten kann in der Übersicht eine Gruppierung nach Kontogruppen realisiert werden. Die Gruppierungsspalten stehen ebenfalls für Auswertungen als Active Report Parameter zur Verfügung. Es werden entsprechende Standardauswertungen mitgeliefert. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

19 Vorschlag Inkl. Buchungen mit Status nicht verbucht vereinheitlicht Auf vielseitigen Kundenwunsch wurde die Vorbelegung "inkl. Buchungen mit Status nicht verbucht" bei allen Auswertungen und Verarbeitungen vereinheitlicht. Neu gilt: Standardmässig wird beim Einsteigen in eine Finanzbuchhaltung der Haken immer aktiviert vorgeschlagen. Wird während der Arbeit in dieser Buchhaltung der Haken für eine Auswertung oder Verarbeitung entfernt, so bleibt dieser geänderte Vorschlag bestehen, solange Sie den Haken nicht wieder setzen oder die Buchhaltung verlassen. Wird die Finanzbuchhaltung neu gestartet oder ein anderer Mandant parallel geöffnet, so gilt für diese(n) die Grundeinstellung "inkl. Buchungen mit Status nicht verbucht" aktiviert. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Übersicht Buchungsdatum/Rechnungsdatum vor FIBU-Übergabe In der Belegübersicht der Übergabe an Finanzbuchhaltung besteht mittels Info/Anzeigen-Button die Möglichkeit, vor Übergabe die verwendeten Rechnungs- und Buchungsdatum zu kontrollieren. Somit kann vorgängig geprüft werden, ob allenfalls Belege mit falschem Buchungsdatum übergeben würden. Keine doppelten Rechnungsnummern Da im Zusammenhang mit Fehlmanipulationen bei mehrfachem Verrechnen, Löschen, Ausbuchen von Belegen mit gleichen Rechnungsnummern immer wieder Probleme auftraten, ist es nun nicht mehr gestattet, für ein und denselben Debitor oder Kreditor eine Rechnungsnummer mehrfach zu verwenden. Dies dient Ihrer Sicherheit und hilft, unnötige Fehler im Bereich Nebenbücher zu vermeiden. Wir empfehlen Ihnen, z.b. bei Gutschriften oder Vorauszahlungen, jeweils eine Stelle hinter oder vor der Rechnungsnummer zu ergänzen, um die Zusammengehörigkeit zweier Belege weiterhin optisch sicherzustellen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

20 Beispiel: Die Rechnung mit der Nummer soll gutgeschrieben werden. Die Gutschrift erhält die Nummer Somit ist für jeden Benutzer trotzdem ersichtlich, dass diese zwei Belege zusammengehören. Stamm aktualisieren Über die neu geschaffene Option Kreditorenstamm aktualisieren rsp. Debitorenstamm aktualisieren werden die Stammsätze neu eingelesen. Ein neu erfasster Debitor/Kreditor kann so ohne die Suchfunktion zu betätigen danach in der Auswahlbox angewählt werden. pebedebitoren Mahnung und Kontrollliste mit Active Report Sowohl die Mahnungen wie auch die Mahnliste wurden in der Version 5 auf Active Report umgestellt. Die Gruppierung pro Rechnung ermöglicht den Druck eines separaten Einzahlungsscheins je Rechnung. Die Vorlagen- und Schachtsteuerung beruht auf dem gleichen Prinzip wie der Rechnungsdruck der Leistungsabrechnung. Hinterlegen Sie unter Stammdaten / Drucksteuerung / Mahnvorlagen verwalten jeweils Vorlage und Drucker/Schacht je Vorlage. Auch hier besteht die Möglichkeit, eine Kopie automatisch als PDF-File in ein zu wählendes Verzeichnis zu exportieren. Bitte beachten Sie, dass die Druckvorlagen allenfalls noch auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden müssen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

21 pebekreditoren Speichern des manuellen Zahlungsweges in den Stammdaten pebekreditoren ermöglich Ihnen, einen bei der Rechnungserfassung mit + erfassten zusätzlichen Zahlungsweg des Kreditors in den Stammdaten des Kreditors zu speichern. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Zahlungsweg in Stammdaten speichern. Mehrere DTA-Banken in einem Zahlungslauf pebekreditoren ermöglicht es nun, in ein und demselben Zahlungslauf, DTA-Zahlungen für mehrere Banken aufzubereiten. Dazu wurde in den Grunddaten D/K Pfad und Dateiname der DTA-/EZAG-Datei in den Stamm der Auftraggeberbank verschoben. Diese Angaben können nun pro Auftraggeberbank separat definiert werden und sind nach dem Update in jedem Fall einzurichten. Bestehende Pfadangaben werden beim Update nicht übernommen. Erfassen der Pfadangaben Die Pfadangaben sind für alle Auftraggeberbanken zu hinterlegen, für welche DTA- oder EZAG-Zahlungen erstellt werden sollen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

22 Auswahl des Bankkontos im Zahlungslauf Die Erfassung der Auftraggeberbank ist unverändert bei der Rechnungserfassung oder im Zahlungslauf möglich. Neu ist hingegen die Möglichkeit, automatisch eine DTA-Dateien je Auftraggeberbank im dafür vorgesehenen Pfad zu speichern. So sind für unterschiedliche Banken nicht mehr mehrere Zahlungsläufe nötig. Zahlungslauf ausführen Die Zahlungsdokumente wurden allesamt auf Active-Report umgestellt und werden je Auftraggeberbank gedruckt. Reihenfolge: DTA, EZAG, Vergütungsaufträge Zahlungsauslösungsmaske und Druckdialog erscheinen je Auftraggeberbank. Hier können wie üblich Rechnungen und Banken getestet und Anpassungen vorgenommen werden. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

23 Der DTA-Auftrag entfällt, da dieser seit Abschaltung Telekurs nicht mehr benötigt wurde. Anstelle dessen tritt die Übersichtsseite, welche alle nötigen Angaben liefert. Jede Auftraggeberbank wird hierbei separat gedruckt. Auch die EZAG-Auswertungen wurden neu gestalten und weisen eine Kumulationsseite auf. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

24 Auch die Vergütungsaufträge und Zahlungsavis werden über Active-Report ausgegeben: DTA-/EZAG Dateien Je Auftraggeberbank wurde eine DTA-/EZAG-Datei im definierten Verzeichnis erstellt. Die Zahlungen für alle Konti werden dabei in einer Datei zusammengefasst. Bei jeder Zahlung wird dabei das richtige Belastungskonto übermittelt. Die Dateien können nun einzeln der jeweiligen Bank zur Verarbeitung übermittelt werden. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

25 DTA-/EZAG-Zahlungen Zahlungsdatum je Rechnung pebekreditoren bietet Ihnen neu die Möglichkeit, ohne zusätzliche Zahlungsläufe, das Zahlungsziel optimal auszunutzen. Dazu kann im Zahlungslauf optional gewählt werden, ob die zu bezahlenden Rechnungen wie bis anhin alle am gleichen Datum oder neu am Valutadatum jeder einzelnen Rechnung überwiesen werden sollen. Bitte beachten Sie, dass die zweite Variante einen erhöhten Aufwand bei der Kontoabstimmung mit sich bringen kann, da der Gesamtbetrag des Zahlungslaufs auf dem Kontoauszug des Finanzinstituts auf mehrere Tage verteilt ist. Vorgabewerte bestimmen Im Unterhalt / Angaben zum Mandanten in den Grunddaten D/K können die Vorschlagswerte für den Zahlungslauf hinterlegt werden. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

26 Zahlungslauf mit Valutadatum pro Rechnung Schalten Sie bei Bedarf die Funktion Valutadatum pro Rechnung ein oder aus. Über die +/- Anzahl Tage wird das Zahlungsdatum manuell nach hinten oder vorne verschoben. Zahldatum = Valutadatum +/- Anzahl Tage Diese Einstellung gilt auch für die Überweisung mit Skontoabzug. Beispiele: Eine Rechnung mit Netto-Fälligkeitsdatum wird im Zahlungslauf vom bezahlt. Durch die Einstellung + 2 Tage wird die Zahlung am ausgeführt. Eine Rechnung mit Skontofälligkeit wird im Zahlungslauf vom mit Skontoabzug bezahlt. Die Einstellung + 2 Tage bewirkt, dass die Zahlung mit Valutadatum ausgeführt wird. Ausnahme: Liegt der Nettoverfall der Rechnung vor dem in dieser Maske erfassten Ausführungsdatum, wird die Rechnung an dem hier erfassten Ausführungsdatum (ohne Tagekorrektur) überwiesen, sofern sich Verfall +/- Tage und Ausführungsdatum nicht überschneiden. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

27 Manuelles Anpassen des Zahlungsdatums Über die Optionen / Zahlungsdatum ändern besteht die Möglichkeit, das vorgeschlagene Zahlungsdatum anzupassen. Markieren Sie hierzu die gewünschte(n) Rechnung(en) und erfassen Sie das gewünschte Datum. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

28 Speichern der Kunden-ID Vielfach wickeln mehrere Kreditoren Ihre Zahlungen über ein und dieselbe Bank ab. Damit bei der Rechnungserfassung die Anzahl Abfragen welcher Kreditor ist gemeint reduziert werden kann, wurde der Zahlungsweg um ein zusätzliches Feld erweitert. Erfassen Sie bei BESR (ESR-Einzahlungsscheine, welche eine Bank enthalten) im Feld Kunden-ID die ersten 6 Stellen der Referenznummer. Diese Kunden-ID dient den Banken zur Identifizierung des richtigen Kontos. pebekreditoren überprüft nun nicht nur die Teilnehmer-Nr. sondern prüft auch die Kunden-ID auf Übereinstimmung. Besitzen nun mehrere Kreditoren dieselbe Teilnehmer-Nr. (gleiche Bank), so wird beim Einlesen/Erfassen des ESR- Einzahlungsscheins anhand der Kunden-ID der richtige Kreditor gefunden und übernommen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

29 pebelohn Neue Versicherungslösung optimiert pebelohn wird diesen Herbst erneut einer SUVA-/Swissdec-Zertifizierung unterzogen. Die Zertifizierung wird nur noch Gültigkeit für Lohnbuchhaltungen haben, die mit der neuen Versicherungslösung arbeiten. Das Handling der neuen Versicherungslösung mit oder ohne ELM (Elektronisches Lohn Meldeverfahren) wurde auf Grund von Kundenvorschlägen komplett überarbeitet und ermöglicht ein effizienteres Einrichten. Die Erfassung neuer Versicherungsreglemente erfolgt nun in der Reihenfolge der Daten, wie diese auch auf den Versicherungsprofilen aufgeführt sind. Die Erfassung erfolgt in einer geführten Reihenfolge und erleichtert so die Einrichtung der neuen Versicherungslösung. Im Handbuch zu pebelohn sind einige Musterprofile unterschiedlicher Versicherungen im Anhang abgebildet. Die Bildschirmmasken wurden neu gestaltet und zeigen nur noch diejenigen Informationen, die für Sie auch relevant sind. Trotz der optimierten Erfassungsmöglichkeiten raten wir Ihnen, für die Einrichtung des ersten Lohnmandanten einen Berater der pebe beizuziehen. Dies wird Ihnen die Umstellung allfälliger weiteren Lohnmandate enorm erleichtern. Die Einrichtung kann bereits 2012 erfolgen. Die Umstellung erfolgt ganz nach Ihrem Wunsch entweder rückwirkend für 2012 oder erst vor dem ersten Lohnlauf Da bekanntlich Ende/Anfang Jahr die Zeit immer knapp ist, empfehlen wir die Einrichtung im Sommer/Herbst vorzunehmen. Reservieren Sie sich deshalb rechtzeitig einen Beratertermin. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

30 QST-Satzbestimmung anhand 100% Lohn Bei der Quellensteuer besteht die Möglichkeit, einen Parameter Satzbestimmung zu 100% zu setzen. Ist dieser aktiviert, so wird für die Tarifbestimmung der 100% Lohn des Mitarbeiters verwendet. Lohnarten, welche über den Beschäftigungsgrad reduziert werden, berechnen in diesem Falle den %Satz anhand des 100% Lohnes (Basiswertes). Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

31 Aufteilung Kontierung auch nach Kostenarten / Aufwandkonti Es besteht neu die Möglichkeit, Löhne nicht nur nach Kostenstellen %ual aufzuteilen, sondern die Aufteilung auch auf die einzelnen Kostenarten / Aufwandkonti vorzunehmen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

32 pebeadress Neue Felder verfügbar In der Adressverwaltung stehen Ihnen zusätzliche Felder zur Verfügung, welche Sie unter anderem für den Microsoft-Serienbrief-Export verwenden können. So wurde beispielsweise die Postadresse ergänzt, welche die vorhandenen Daten einer Adresse automatisch in eine für den Serienbrief nutzbare Form umsetzt. Somit ist es nun möglich, Adressen ohne Leerzeilen zu exportieren. Adressetiketten über Active Report Adressetiketten können Sie mit unserem grafischen Reportdesigner gestalten und über die Druckfunktion ausdrucken. Verwenden Sie hierzu die Druckfunktion in der Adressübersicht. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

33 Um den Ausdruck auf Ihre Etiketten anzupassen, verändern Sie bitte die folgenden Einstellungen in der Active Report Vorlage: Anzahl Spalten Abstand 1. Passen Sie die Seiteneinstellungen betreffend oberem, unterem, linken und rechtem Rand an. 2. Bestimmen Sie die Anzahl Spalten und den Zwischenraum zwischen den Spalten. 3. Passen Sie das Feld Postadresse und die Höhe des Detailbereichs an. Das Feld Postadresse muss komplett im weissen Bereich Platz haben, da der graue Bereich rechts für die weiteren Spalten verwendet werden. Das Umstellen der Spaltenanzahl und des Abstands (Punkt 1) verändert den verfügbaren Platz. Bitte speichern Sie die eigenen Einrichtungen mit Speichern unter unter einer eigenen Bezeichnung, da unsere Standardvorlagen bei einem Update wieder überschrieben werden. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

34 Microsoft-Word-Serienbriefdatei neu als Exceldatei Die Verarbeitung für den Adressexport wurde vereinfacht und auf Exceldateien umgestellt. Die zusätzliche Suchen -Maske wurde entfernt. Verwenden Sie für den Export zuerst die Suchfunktion über das Bearbeiten-Menu. Wird die Checkbox unter Berücksichtigung der Kontaktpersonen aktiviert, so werden die vorhandenen Kontaktpersonen ebenfalls für die Adressaufbereitung berücksichtigt. Stellen Sie anschliessend über die Option Kontaktpersonen die weiteren Optionen ein: - Inklusive Adressen ohne Kontaktpersonen Ist diese Checkbox gesetzt, so werden die Adressen, bei welchen Kontaktpersonen vorhanden sind nur für die vorhandenen Kontaktpersonen aufbereitet. Die normale Stammadresse (z.b. Mandantenadresse) wird nicht aufgeführt rsp. anschliessend exportiert. - Alle Stammadressen Entscheiden Sie sich für diese Variante, so wird pro Kontaktperson eine Adresse aufbereitet und zusätzlich ebenfalls für die Stammadresse. Sie erhalten also für alle Kontakte und zusätzlich auch für die Stammadresse einen Eintrag rsp. einen Brief. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

35 Spalte entfernen: Mit der linken Maus den Spaltenkopf halten und soweit nach oben verschieben, bis das X erscheint. Danach Maustaste loslassen. Entfernen Sie anschliessend mittels Gridfunktionen die nicht benötigten Spalten aus der Tabellenübersicht. Es werden nur jene Felder exportiert, welche in der Tabelle angezeigt werden. Vergessen Sie nicht, sich die Einstellungen anschliessend zu speichern (Rechter Mausklick in Tabelle / Listenvorlage speichern). Diese können dann jederzeit als Vorlage für einen erneuten Export wiederverwendet werden. Bestimmen Sie anschliessend den Pfad und den Dateinamen, unter welchen die Datei gespeichert werden soll. Verwenden Sie noch Microsoft Office 2003 oder älter, so ist der Export von.xlsx auf.xls umzustellen. Die so erstellte Excel-Datei kann anschliessend als Datenquelle für die Serienbrieferstellung verwendet werden. Tip: Die Filterfunktion der Tabelle kann für eine Selektion nach Klassen verwendet werden. Die normale Klassenselektion über die Optionen / Klassen unterscheidet nicht, ob der gesuchte Eintrag in Klasse 1 oder einer anderen Klasse gespeichert ist. Der Tabellenfilter filtert hingegen spaltenweise. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

36 pebefaktura Bruttopreise (Ladenpreise) inkl. MWST pebefaktura ist nun in der Lage, sowohl in der Preisfindung des Artikelstamms als auch bei der Detailzeilenerfassung Bruttopreise inkl. MWST zu verarbeiten. Um Preise inkl. MWST zu hinterlegen, ist in der Preisfindung die entsprechende Checkbox zu aktivieren. Bei der Erfassung eines Dokuments ist darauf zu achten, dass bereits zu Beginn im Fakturakopf die Checkbox Bruttopreis aktiviert wird. Ist diese Option aktiv, werden in der Detailzeilenerfassung nur die Preisfindungseinträge mit Typ Bruttopreis für die Preisbestimmung verwendet. Die Nettopreise (exkl. MWST) und die Bruttopreise (inkl. MWST) sind also in der Preisfindung separat zu hinterlegen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

37 Excel / CSV Schnittstelle Über eine kostenpflichtige Importfunktion können Dokumente z.b. Rechnungen mittels einer sehr einfach zu realisierenden variablen Schnittstelle importiert werden. Sie benötigen pro Rechnungszeile nur min. 4 Felder, um komplette Rechnungen mittels Excel-/ oder CSV-Datei einzulesen. Die Schnittstelle unterstützt die komplette Preisfindung, wobei alle Daten wie Preise, Rabatte auch über die Schnittstelle eingelesen werden können. Die zugehörige Schnittstellendefinition finden Sie bei den Anleitungen pebe, welche Sie über den i -Button erreichen. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)

38 Neue Definition der Fakturavorlagen / nur noch Active Report pebefaktura verwendet ab der Version nur noch Druckvorlagen, welche auf Active Report beruhen. Sollten Sie noch mit alten Listgeneratorvorlagen arbeiten, so sind diese VOR dem Update in Active Report zu realisieren. Die Fakturavorlagen werden neu identisch der Leistungsabrechnung hinterlegt, so dass Original, Kopie, ESR und weitere Dokumente fix auf vordefiniertem Schacht und Druckers ausgegeben werden. Ebenso besteht weiterhin die Möglichkeit, ein Dokument mittels Exportfunktion direkt als PDF-Datei in einem vordefiniertem Pfad zu speichern. Nutzen Sie die Möglichkeit und melden Sie sich heute noch für einen Releasebesuch bei Ihnen vor Ort an! Ihre Effizienz ist uns wichtig. Hotline pebefinance T +41 (0) Hotline WestschweizT +41 (0)