Einleitung. Buchhaltungssoftware für große Unternehmen. Geschäftsprozesse. neues vs.altes Denken. Lee Lesemann. Gliederung

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1 Buchhaltungssoftware für große Unternehmen vorgetragen von: Lee Lesemann 1 Gliederung 1. Buchhaltungssoftware im Kontext von Geschäftsprozessen 2. Definitionen und Abgrenzungen 3. Eigenschaften einer hochwertigen Buchhaltungssoftware (insbes. für große Unternehmen) 4. Anwendungsintegration ermöglicht effizientere Geschäftsprozesse 5. Marktübersicht: Anbieter von ERP-Software für große Unternehmen 6. SAP s ERP-Software 7. Fazit und Ausblick 2 Geschäftsprozesse, Abläufe, Vorgänge Einleitung 3 4 Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse wie Auftragsabwicklung stehen heute im Mittelpunkt des Denkens (alt: Trennung in Funktionsbereiche) Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens und zwischen Unternehmen Das erfordert 1) Umorganisation (Organisation) 2) Anwendungsintegration (IT) neues vs.altes Denken Einkauf Geschäftsführung Geschäftsprozesse Personal Rechnungswesen Es kommt auf den ganzen Prozess an!! Verkauf und Vertrieb 5 6

2 Entwicklung des Denkens in Geschäftsprozessen Entwicklung der Integrationsstufen in der IT 7 8 Die Rolle der (Buchhaltungs-)Software im Unternehmen: Das Unternehmen soll seine Ziele erfüllen Die Abläufe sollen so gut und effizient wie möglich gestaltet werden IT und Software sollen dies unterstützen Buchhaltungssoftware ist Teil der betriebswirtschaftlichen Anwendungen des Unternehmens Buchhaltungssoftware als Teil der Unternehmenssoftware 9 10 Definitionen und Abgrenzungen Definitionen und Abgrenzungen Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware Untergrenze für große Unternehmen besondere Merkmale großer Unternehmen hinsichtlich Software 11 12

3 Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware Software für das externe Rechnungswesen, d.h. Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Jahresabschlüsse der einzelnen Unternehmen sowie Konzernabschlüsse Berichte und Analysen als Grundlage für informierte Entscheidungen Internes Rechnungswesen: KLR (unterliegt keinen gesetzlichen Vorschriften) Untergrenze für große Unternehmen - große Unternehmen sind... Daimler Chrysler Konzern: ca Mitarbeitern Lufthansa Konzern: ca Mitarbeiter Microsoft-Konzern: ca Mitarbeiter Nestle: ca Mitarbeiter Beate Uhse: ca Mitarbeiter?? große Unternehmen sind... HGB EU- Kommission IfM in unserem Kontext Anzahl der Jahresumsatz Mitarbeiter in Mio. >250 >250 >500 >500 >27,5 >40 (50) >50 >50 Jahresbilanzsumme in Mio. >13,75 >27(43) - >45 Zugehörigkeit zu Konzernen - >25% ja ja 15 besondere Merkmale großer Unternehmen hinsichtlich Software: hohe IT-Budgets hohe IT-Kompetenz im Haus lange Einführungszeit okay wollen customizing wollen Eigenentwicklungen haben viele Endbenutzer (auch gleichzeitig) haben viele Daten leistungsfähige Datenbank nötig haben viele Transaktionen (auch parallel) 16 besondere Bedürfnisse großer Unternehmen: internationale Geschäftsprozesse optimal koordinieren, so dass sie global Gemeinsamkeiten aufweisen, obgleich landesspezifische Elemente erhalten bleiben landespezifische Versionen einer Software Nutzung einer Software in verschiedenen Landesversionen bzgl. --Gesetzen --Sprachen --Währungen 17 Eigenschaften einer hochwertigen Software 18

4 Eigenschaften einer hochwertigen Software Qualitätskriterien für Software Qualitätskriterien für Buchhaltungssoftware 19 Qualitätskriterien für Software: Benutzerfreundlichkeit Anpassbarkeit** Erweiterbarkeit** Änderbarkeit und Wartbarkeit Offenheit** Skalierbarkeit Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit** Sicherheit Portierbarkeit Performance** Funktionsumfang und Praxisnähe Support Beratung Langfristige Investitionssicherheit ROI (Return On Investment) 20 Qualitätskriterien für Buchhaltungssoftware: Realtime-Verarbeitung** Branchenspezifische Funktionen Länderversionen** Konsolidierung** Analysefunktionen Anwendungsintegration ermöglicht effizientere Geschäftsprozesse Vorgänge, Abläufe, Geschäftsprozesse Anwendungsintegration ermöglicht effizientere Geschäftsprozesse ein ERP-Paket bringt mehr als heterogene best-of-breed-insellösungen Schnittstellen zwischen Buchhaltung und anderen Funktionsbereichen 23 24

5 EAI: Enterprise Application Integration IEI: Inter Enterprise Application Integration Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Produktionsplanung Geschäftsprozesse EAI-Software Projektmanagement Zulieferer Zulieferer Zulieferer Zulieferer Zulieferer Geschäftsprozesse Konzern Personalwesen Vertrieb 25 Kunde Kunde Kunde Kunden 26 Ziel: Integration aller Anwendungen im und zwischen Unternehmen Vorteil: Vermeidung von mehrfachen Dateneingaben schnellere, billigere und fehlerfreiere Prozesse Unternehmen wird wettbewerbsfähiger Probleme/Hindernisse: großer einmaliger Integrationsaufwand, weil: --Datenformate der Anwendungen verschieden --Bezeichnungen und Struktur verschieden immer wieder Integrationsaufwand, weil: --neue Releases und evtl. Updates Ein ERP-Paket bringt mehr als heterogene best-of-breed-insellösungen ERP-Komplettlösung (z.b. R/3 von SAP) Ist bereits integriert! Deckt alle innerbetrieblichen Funktionsbereiche ab. best-of-breed: einzelne Insellösungen jede in sich sehr gut hoher Arbeitsaufwand wegen Integration => hohe Kosten heute: 35% des IT-Budgets für Systemintegration! --neue Software kommt hinzu Schnittstellen zwischen Buchhaltung und anderen Funktionsbereichen: Verkauf/Vertrieb Einkauf Personal Kosten-und Leistungsrechnung Projektmanagement Kreditwürdigkeitsprüfung Informationssysteme Internet-Shopping Marktübersicht: Anbieter von ERP-Software für große Unternehmen Selbst-Service im Internet 29 30

6 Marktübersicht: Anbieter von ERP-Software für große Unternehmen Marktanteile ERP-Systeme SAP Oracle PeopleSoft Haben ihre Lösungen speziell für Großunternehmen konzipiert und vermarktet SAP Oracle PeopleSoft J.D. Edwards Rest 39% 5% 8% 15% 33% J.D. Edwards Baan Platz Anbieter Produkt(e) Marktanteil in Deutschland 1999: 1. SAP R/2, R/3 54,8 % 2. Baan Baan Series 4,0 % 3. Brain MAS90, XPPS, Brains AS 3,2 % 4. Navision Navision 2,1 % 5. Infor Infor:com 2,0 % 6. Oracle Applications 1,8 % 7. J.D. Edwards OneWorld 1,3 % 7. PSI PSIpenta 1,3 % 9. PeopleSoft PeopleSoft 1,1 % 9. Bäurer B2, MDPPS 1,1 % (nicht nur große Unternehmen befragt) nicht nur bei Großunternehmen, sondern auch im Mittelstand dominiert derzeit SAP-Software: Welche ERP-Lösung man im Unternehmen als Hauptsystem nutzt (Sommer 2002) SAP: Marktführer in ERP-Software Kunden z.b. Deutsche Post, Deutsche Telekom, General Motors, Siemens, Coca Cola (hat über Anwender des R/3-Systems in über 20 Ländern weltweit) R/1, dann R/2 (Wartung endet 2004), dann R/3 und neuestens mysap.com gilt als besonders gut im Rechnungswesen 35 36

7 SAP: Marktführer in ERP-Software Buchhaltung im R/3 mit den Modulen FI (Financials) AM (Asset Management) EC (Enterprise Controlling) Weitere,neue Software für die Buchhaltung: SEM-BCS mysap Financials neue Benutzeroberfläche der SAP-Software Oracle an zweiter Stelle Oracle für Datenbanksystem bekannt Oracle E-Business Suite 11i: internetbasiert, internet-technologie, 23 Länderversionen in 29 Sprachen Oracle Financials Kunden z.b. UBS, Visa Bei UBS (ca Angestellte) wird die tägliche Saldenliste, die auf 500 Mio. Salden basiert, in 23 Minuten generiert Lego und Hilti waren mit der Software unzufrieden und wechselten zu SAP über/zurück 41 Oracle: Receivables aus E-Business Suite 11i Oberfläche 42

8 PeopleSoft Marktführer für Personalverwaltungs- und Lohnabrechnungssoftware ERP-Lösungen eher für mittelgroße Unternehmen PeopleSoft Finanzen Kunde z.b. Bea Systems (ca Mitarbeiter) J.D.Edwards Neue Produktfamilie J.D.Edwards 5 enthält ein ERP-Modul darin: Modul Finanzwesen mit verschiedenen Unter-Modulen Kunde z.b. Dole (ca Mitarbeiter) Baan Baan IV (am weitesten verbreitet): enthält Baan Finance Baan ERP enthält Buchhaltungs-Modul neue Produktfamilie ibaan enthält ibaan ERP Finance hat eher mittelgroße Firmen als Kunden SAP s ERP-Software SAP s ERP-Software Das System R/3 von 1992 bis Release 4.6C Die neue Produktfamilie mysap.com Das System R/3 von 1992 bis Release 4.6C R/3 seit 1992 auf dem Markt R: Realtime, d.h. Echtzeit-Verarbeitung Nummer 3, da Nachfolger von R/1 und R/2 Betriebswirtschaftliche Standardsoftware customizing 47 48

9 R/2: Vorgänger von R/3, auch bereits ein ERP-Paket (für Großrechner) R/3 eine modular aufgebaute ERP-Software (Client-Server) das R/3-System ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) über das R/3: : 600 Mio. US$ Umsatz mit R/3, SAP AG Marktführer bei Client-Server-Anwendungen (9,8% Anteil am Weltmarkt) 1995: Marktvolumen rund um R/3 > 5 Mrd. US$, >4000 Systeme mit Endbenutzern installiert 1997: Marktanteil von 41% im europäischen ERP- Software Markt Mai 2002: > Unternehmen und Institutionen weltweit haben das R/3 in Betrieb! 52 Technologie des R/3 (bis 4.6C Mitte 2002) Client-Server-Architektur skalierbar Technologie des R/3 (bis 4.6C) Betriebswirtschaftliche Anwendungen (in ABAP programmiert) Basistechnologie (middleware) (in C und C++ programmiert) R/3 53 Portierbar durch die Basistechnologie Eigene Entwicklungsumgebung: ABAP 4 Development Workbench (gehört dazu) 54

10 mögliche Konfiguration des R/3 typische Architektur des R/3 heute UNIX ist das typische Betriebssystem für das R/3 typische R/3-Datenbanken sind von Oracle zweierlei Anwendungen im R/3 Transaktionsanwendungen Datenbankauswertungen R/3 z.b. Buchungen = Reports, z.b. Anlagengitter 59 Seit 1993 ist das SAP R/3 mit der MS-Office-Software integriert 60

11 Log-on im R/3: so beginnt eine Sitzung (session) Menü im R/ R/3 mit chinesischer Oberfläche (Mandarin) Abbildung der Unternehmensstruktur im R/ Abbildung der Unternehmensstruktur im R/3 Mandant =Konzernmutter; fast alle Parameter im customizing sind mandantenabhängig; hat einen einheitlichen Kontenplan Buchungskreis =Tochterunternehmen, selbstständig bilanzierende Einheiten Geschäftsbereiche = interne Organisationseinheiten Das Modul FI (Finanzbuchhaltung) Mandant Buchungskreise Geschäftsbereiche 65 66

12 Das Modul FI (Finanzbuchhaltung) hat folgende Untermodule: FI-GL General Ledger Hauptbuchhaltung FI-AR Accounts Receivables Debitorenbuchhaltung FI-AP Accounts Payables Kreditorenbuchhaltung FI-SL Special Ledger Spezielle Buchungen FI-AA Asset Accounting Anlagenbuchhaltung FI-LC Legal Consolidation Konsolidierung für Konzerne Hauptbuch: Gesamtdarstellung aller Vorfälle des externen Rechnungswesens und aller Konten Grundlage für Bilanz und GuV Nebenbücher: Debitoren, Kreditoren, Anlagen In FI sind Hauptbuch und Nebenbücher eng miteinander integriert! bei Buchungen auf Konten der Nebenbücher werden die entsprechenden Hauptbuchkonten automatisch fortgeschrieben Zugriff auf Debitoren Stammdaten Keine Buchung ohne Beleg! Zu jedem Geschäftsvorfall muss es einen Beleg geben. Im R/3 kann man Belege erfassen, suchen, ändern und stornieren Nur vollständige, fehlerfreie Belege können gebucht werden, sonst: Fehlermeldung des Systems Buchungen im Special Ledger (Sonderhauptbuchvorgänge): z.b. Anzahlungen gesondert in Bilanz auszuweisen Jahresabschluss in der Fibu des R/

13 Abschlüsse und Auswertungen diverse Abschlüsse können automatisch gemacht werden, z.b. Jahresabschlüsse, Quartalsabschlüsse verschiedene vorprogrammierte Reports (=Auswertungen) stehen zur Verfügung, z.b. das Grundbuch (listet alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge) Anwendungsintegration rund um FI Schnittstellen des Hauptbuches mit anderen Bereichen Einkauf Vertrieb Kreditor Debitor Anlage Personal Integration innerhalb des R/3: FI mit Controlling (CO): z.b. kann man einen Beleg bei Erfassung einer Kostenstelle zuordnen FI mit Projektmanagement (PS): Belege können Projektstrukturplan-Elementen zugeordnet werden FI mit Vertrieb (SD): mit der Fakturierung in SD werden die Daten an FI übergeben- dort wird gebucht ( Forderung entsteht) und der Zahlungseingang überwacht und verbucht oder gemahnt Integration innerhalb des R/3: FI mit Personal (HR): hinsichtlich Lohn- und Gehaltsabrechnung des Personals sowie der Reisekostenabrechnung FI mit Materialwirtschaft (MM): sowohl Einkauf als auch Bewertung der Materialien betreffen beide Module; in MM erfolgt noch die Rechnungsprüfung nach Wareneingang, danach wird der Vorfall an FI weitergeleitet, wo gebucht und bezahlt oder, bei Abweichungen, gesperrt wird Anlagenbuchhaltung mit Modul AM Untermodul FI-AA 77 78

14 Verwaltung des Anlagevermögens Zugänge, Abschreibungen, Zuschreibungen und Abgänge von Anlagen werden erfasst Zu jedem Buchungskreis gehört ein Bewertungsplan (landesspezifisch), nach dem die Anlagen bewertet werden, z.b. 1DE Innerhalb eines Bewertungsplans gibt es unterschiedliche Bewertungsbereiche, z.b. 01-Handelsrecht, 15-Steuerrecht Das bewertete Anlagevermögen wird auf den Konten des Hauptbuchs dargestellt 79 Zu jeder Anlage gibt es eine Anlagenstammsatz, der alle Informationen über diese Anlage enthält, z.b. Herkunft der Anlage, AHK, Aktivierungsdatum, Abschreibungen Jeder Anlagenstammsatz muss einer Anlagenklasse zugeordnet sein, worüber die Zuordnung zur Bilanz erfolgt, z.b. Grundstücke, Maschinen und Technische Anlagen, Fuhrpark, Anlagen im Bau 80 Konzernabschluss mit EC-CS (im R/3) SEM-BCS 81 SAP-Software zum Konzernabschluss Alt: FI-LC: Untermodul von FI, wird seit Release 4.0B nicht mehr weiterentwickelt und seit Release 4.6B nicht mehr ausgeliefert; 2005 endet die Wartung; nur für externe Konsolidierungen Neu: EC-CS: Untermodul von EC (Enterprise Controlling), seit Release 4.0B (1998) im R/3 enthalten, sowohl für externe Konzernabschlüsse nach gesetzlichen Vorschriften als auch für interne Managementkonsolidierungen geeignet, wobei beides gut miteinander integriert ist Extra: SEM-BCS: Komponente des Produktes SEM (für strategische, wertorientierte Unternehmensführung); Funktionen so wie EC-CS 82 Unterstützung verschiedener Versionen des Konzernabschlusses, wobei eine Version in die andere überführt werden kann HGB IAS US-GAAP 83 Einstellungen und Dateneingaben: Konsolidierungskreis und Konsolidierungsmethoden Beteiligungstabelle: die Konzernanteile einzelner Gesellschaften sind darin vermerkt Kapitalentwicklungstabelle: das Eigenkapital jeder Gesellschaft wird darin eingetragen, um es mit den Beteiligungsbuchwerten der Muttergesellschaft zu verrechnen automatische Konsolidierung inkl. Währungsumrechnung aller Konten auf die Konzernwährung 84

15 Unternehmen, die mit SAP-Software konsolidieren: Zurich Financial Services: erst mit FI-LC, dann mit EC-CS; hat >400 Legal Entities und >360 Management Entities zu konsolidieren; Quartalsabschluss in einigen Tagen Jungheinrich-Konzern: konsolidiert mit EC-CS; hat 65 Konsolidierungseinheiten; im Konzern gibt es 5 Endbenutzer von EC-CS und Endbenutzer des R/3-Systems Revision/Wirtschaftsprüfung mit dem AIS (Audit Information System) kaufmännisches Audit (betrifft das Hauptbuch) im AIS Die neue Produktfamilie mysap.com R/3 Enterprise (R/3 im Release 4.7) mysap Financials R/3 Enterprise (Core Release 4.7) seit Sommer R/3 Enterprise Neue, auf das Internet ausgerichtete Basistechnologie: Web Application Server Leichtere Kommunikation zu anderen Software- Systemen Web-Anwendungen möglich Funktionale Extensions zusätzlich, wie z.b. mysap Financials, mysap SCM, mysap CRM Wird bis 2007 gewartet Stufenweiser Umstieg auf die mysap.com-lösungen möglich 90

16 R/3 Enterprise und mysap Financials als Teil der neuen Produktfamilie mysap.com Die neue Produktstrategie hat Erfolg: SAP hatte bereits 2001 einen Marktanteil von 15% und somit Marktführerschaft bei E-Business-Software mysap Financials Unterschiede zwischen mysap Financials und Financials im R/ Kunden von mysap Financials: Siemens: Anwender aus ca Gesellschaften weltweit nutzen das System, dabei mehrere hundert Nutzer parallel; zentrale Datenhaltung Coca Cola: zur Konsolidierung werden Daten von etwa 200 Standorten weltweit über das Intranet übertragen; externe und interne Rechnungslegung sind, wie in EC-CS, eng integriert 95 96

17 Fazit und Ausblick Fazit Abläufe, Geschäftsprozesse, Vorgänge!! heutiges Ziel großer Unternehmen: ihre Geschäftsprozesse sowohl intern als auch unternehmensübergreifend zu optimieren! dadurch: Weniger Fehler bessere Qualität Schneller und mit weniger Personal Kosten senken neuartige, kundenfreundliche Prozesse Mehrwert schaffen Wettbewerbsvorteile Voraussetzung zur Erreichung dieses Ziels: Integration der Software, inkl. Buchhaltungssoftware üblicherweise machen große Unternehmen ihre Buchhaltung mit den entsprechenden Modulen einer ERP-Lösung Der Markt für Buchhaltungssoftware bzw. ERP-Software für große Unternehmen ist reif und weit entwickelt die Lösungen sind qualitativ hochwertig und stellen Kunden zufrieden SAP ist jetzt schon seit langem Marktführer in diesem Segment

18 SAP auf dem Siegertreppchen Ausblick Die SAP hat sehr loyale Kunden! SAP ist jetzt schon seit langem Marktführer mit deutlichem Abstand zur Nummer 2 -und wird es vermutlich auf lange Sicht bleiben, insbes. weil die neue Produktfamilie mysap.com voll auf der Höhe der Zeit ist und damit der große SAP-Kundenstamm vermutlich erhalten bleiben wird Oracle scheint vergleichsweise wenig Chancen zu haben, insbes. weil Unternehmen ungern den Hersteller wechseln und die meisten Unternehmen bereits ausgestattet sind (als SAP-Kunden) geplante mysap.com- Software-Einführungen oder langfristig doch best-of-breed-lösungen???? Aufgrund der aktuellen Entwicklung von Webservices könnte sich in 5-10 Jahren doch der best-of-breed-ansatz etablieren, weil diese neue Art von Anwendungen sehr leicht zu integrieren sein wird SAP s Software ist sehr teuer, daher könnte man dann einen Wechsel erwägen, wenn sich Alternativen etabliert haben Aber: -- SAP-Software ist auch qualitativ konkurrenzfähig -- Herstellerwechsel macht man ungern -- Bei so vielen Softwares bräuchte man ggf. viele verschiedene Experten 108

19 Der Markt für Großunternehmen ist gesättigt, da die meisten Unternehmen schon ausgestattet sind SAP hat zunehmend mehr Kunden aus dem Mittelstand! 109 SAP und Konkurrenten versuchen zwecks weiterem Wachstum, mehr Kundschaft aus dem Mittelstand für sich zu gewinnen spezielle Lösungen werden für diese Zielgruppe angeboten Konkurrenz von ERP-Anbietern, die schon lange auf den Mittelstand bzw. KMU spezialisiert sind, z.b. Navision, Sage Gruppe Aber: auch im deutschen Mittelstand ist SAP Marktführer! 110 Ende 111