Kurzanleitung für das Buchungs- und Bestelltool von Reisemitteln »RIS light«

Transkript

1 Kurzanleitung für das Buchungs- und Bestelltool von Reisemitteln»RIS light«

2 Inhaltsverzeichnis 1. Login/Registrierung.. 2. Startseite. 3. Benutzerprofile / Neuanlage Neue Reise/ Buchungen & Anfragen stellen.. 5. Kopierfunktion. 6. Bearbeitung durch das Travel Management.. 7. Reiseunterlagen Kontaktdaten von 17

3 Unser Travel Management bietet Ihnen alle klassischen Reisebürofunktionen und darüber hinaus einen Service, den bisher nur Firmen mit großen Reiseetats gewöhnt sind. Ihre Vorteile: Leistungsträgerunabhängige Beratung und Beschaffung der Reisemittel Ticket-Fee verursachergerecht pro Buchung Nutzung aller Buchungskanäle Betreuung Ihrer Mitarbeiter durch ausgebildete Reiseverkehrskaufleute mit langjähriger Erfahrung im Geschäftsreiseverkehr Einsatz von Corporate Cards bzw. Kreditkarten für die Reisemittel möglich Keine Installation von Software sicherer Zugriff auf unser webbasiertes RIS light Keine Verpflichtung zur Abwicklung eines Mindestvolumens 3 von 17

4 1. Login/Registrierung Registrieren Sie sich einmalig unter und bestellen, verwalten oder beantragen Sie Ihre Reisen online. Abb. 1 4 von 17

5 Registrierung für Neukunden: Einmaliges ausfüllen Ihrer Firmen- und Kontaktdaten, von unserem Team freischalten lassen anschließend über den Company Login anmelden. Bereits registriert oder Zugangsdaten Abb. 2 erhalten? Über den Company Login , Password und Firmencode angeben und schon gelangen Sie auf die Startseite. 5 von 17

6 2. Die Startseite Nach dem erfolgreichen Login gelangen Sie auf die RIS light-startseite. In der Übersicht sehen Sie auf den ersten Blick Ihre offenen Vorgänge, die sie sich per Mausklick öffnen lassen. Abb. 3 6 von 17

7 3. Benutzerprofile / Neuanlage Über die Funktion Profile können Sie Benutzer und Reisende anlegen und deren Profile selbstständig verwalten. Wurden bereits Profile angelegt, gelangen Sie auf eine Übersicht mit allen Benutzern. Sie haben jederzeit die Möglichkeit diese zu bearbeiten. Über die Funktion Neues Profil legen Sie beliebig viele Reisende in Ihrer Oberfläche an und verwalten Kundenkarten wie z.b. die BahnCard, Miles & More etc.. Abb. 4 7 von 17

8 4. Neue Reise/ Buchungen & Anfragen stellen Über die Funktion Neue Reise gelangen Sie auf die Oberfläche zur Erstellung neuer Anfragen und Bestellungen. Wählen Sie im ersten Schritt über das Drop-down-Menü Ihren Reisenden aus, geben ggf. eine Kostenstelle an und übermitteln Informationen, die Sie auf der Rechnung benötigen (z.b. abweichende Rechnungsanschrift). Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Übernehmen. Abb. 5 Im nächsten Schritt wählen Sie aus der oberen Menüleiste die benötigten Reisemittel (Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel). Über die Funktion Anlage können Sie an das Travel Management weitere Informationen wie z.b. eine Agenda oder Tagungsunterlagen mit Hoteladressen etc. übermitteln. Mit der Funktion Übernehmen bestätigen Sie Ihre Eingabe. Abb. 6 8 von 17

9 Wenn Sie alle Ihre Reisemittel eingeben haben, finden Sie unter Basisdaten eine Gesamtübersicht der Daten und angegebenen Reisemittel. Über die Funktion Versenden gelangen Sie zum nächsten Schritt. Die Kosten stehen in diesem Schritt noch auf 0,00. Abb. 7 9 von 17

10 Nach dem versenden gelangen Sie zum letzten Schritt. Wählen Sie nun aus, ob Sie eine Reiseversicherung wünschen und in welcher Form der Vorgang seitens des Travel Management bearbeitet werden soll: Unverbindliche Anfrage Das Travel Management sendet Ihnen an Hand Ihrer Angaben ein Angebot mit Preisen und Informationen zu Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen etc. Es erfolgt noch keine Buchung und es entstehen keine Kosten. Abb. 8 oder Verbindliche Buchung das Travel Management bucht die Reisemittel verbindlich entsprechend Ihrer Angaben bei den Leistungsträgern und sendet Ihnen die Buchungsbestätigung und Rechnung. 10 von 17

11 Nach dem Versenden unverbindlich/verbindlich erscheint der Vorgang nun im Menüpunkt Meine Reisen. Sie können an Hand der Legende live den Stand Ihrer Anfrage/ Buchung verfolgen. Abb von 17

12 5. Kopierfunktion Sie haben mehrere Teilnehmer/Reisende, die die gleiche oder eine ähnliche Reise antreten? Mit der Funktion Reisekomponenten kopieren von sparen Sie sich das erneute eingeben der Reiserouten und Reisemittel. Es werden Ihnen nun die angefragten Reisekomponenten der zu kopierenden Reise angezeigt. Diese können Sie ohne Änderung übernehmen oder per Mausklick entfernen oder ändern. Mit der Funktion versenden gelangen Sie wieder zur Abbildung 8 (Seite 10). Abb von 17

13 6. Bearbeitung durch das Travel Management Das Travel Management prüft und bearbeitet nun Ihre Anfrage. Die Reisemittel werden gemäß Ihren Wünschen recherchiert oder verbindlich gebucht. Haben Sie die Funktion als unverbindliche Anfrage versenden gewählt, erhalten Sie ein Angebot per von unserem Travel Management. Reise Nr Dokument erstellt am :03 Uhr Basisdaten Reisender Antragsteller Horst Testmann Horst Testmann Firma Testfirma 2 RIS light Am Schaumburger Hof Bonn Kostenstelle Aktueller Status Informationen für Rechnung P Bahncard Bonus Card Business keine Nein Vorkalkulation allgemein Reisekomponenten Sonstige Kosten 0,00 Type Flug Buchung Status [offen] An/Ab Datum Flugnr Flugstrecke ab :00 Uhr AB 123 (Air Berlin) CGN (Köln Bonn, Deutschland) TXL (Berlin Tegel, Deutschland) 105,00 Preis laut VK Type Flug Buchung Status [offen] An/Ab Datum Flugnr Flugstrecke ab :00 Uhr LH 4711 (Lufthansa) TXL (Berlin Tegel, Deutschland) CGN (Köln Bonn, Deutschland) 95,00 Preis laut VK Type Hotel Buchung Status [offen] Datum Bestellung Berlin, Deutschland (2 ÜN im EZ) Hotel Motel One Berlin-Spittelmarkt (Berlin) Bemerkung Hilton ist ausgebucht 156,00 Preis laut VK Gebühren Historie Flug Deutschland/Europa, E-Ticket 28,00 Hotel Inland/Ausland 13,00 Total 397, :59 Uhr V Mitarbeiter: Herr Horst Testmann Ein Angebot wurde angefordert :03 Uhr P Travelmanagement: Frau Miriam Zallet Der Antrag wurde mit einem Preis von vorkalkuliert. Der Antrag wird nun geprüft von Herr Horst Testmann. Abb. 11 Alle angefragten Reisekomponenten wurden nun vorkalkuliert und zusammen mit der Ticket-Fee aufgeführt. In der Anlage finden Sie eine Detailübersicht zu Flugzeiten/-nummer, Hotel und weiteren gewünschten Reisemitteln. Sagt Ihnen das Angebot zu, können Sie dies direkt aus der heraus bestätigen und Ihre Reisemittel werden entsprechend dem Angebot, vorbehaltlich der Verfügbarkeit, gebucht. Alternativ haben Sie die Möglichkeit das Angebot abzulehnen oder sich später in das System einzuloggen und online den Vorgang mit Kommentar zu bestätigen oder abzulehnen. 13 von 17

14 Nach dem Login gelangen Sie über die Startseite zu Ihren aktuellen Vorgängen und können diese nun von hier ebenfalls bestätigen oder ablehnen und auf Wunsch mit einer Bemerkung an das Travel Management zurück senden. Abb von 17

15 7. Reiseunterlagen Nach Buchung Ihrer Anfrage durch unser Travel Management erhalten Sie eine mit Ihrem Reiseplan und Ihren Buchungsbestätigungen. Reise Nr Dokument erstellt am :14 Uhr Von: Travel Management GmbH & Co. KG ** im Hause des DIHK / Reisestelle / 5. OG, Raum 556 ** Breite Straße Berlin Tel.: Fax: travelmanagement@dihk.de Basisdaten Datum: :24 Uhr Reiseplan Reisedaten für: AB 6494 durchgeführt von AIR BERLIN Flug AB 6509 durchgeführt von AIR BERLIN Horst Testmann Horst Testmann Firma Kostenstelle ZALLET/MIRIAM MRS Aktueller Status Reservierungsnummer: ZBEKGB Flug Reisender Antragsteller Bahncard T Von Nach Abflug Ankunft Di, 05. Nov COLOGNE/BONN DE TERMINAL: 2 BERLIN DE TEGEL 09:55 Uhr Check-In bis: 09:25 Uhr 11:00 Uhr Flugdauer: 1:05 Std. Buchung Klasse: Q - ECONOMY, BESTAETIGT Freigepäck Info 1 Gepäckstück(e) pro Passagier Flugzeug: BOEING (Änderungen vorbehalten) An Bord:ERFRISCHUNGEN Check-In keine Bonus Card Business Informationen für Rechnung Datum Testfirma 2 RIS light Am Schaumburger Hof Bonn Nein Vorkalkulation allgemein Sonstige Kosten 0,00 Reisekomponenten Type Flug Buchung An/Ab Datum Datum Von Nach Abflug Ankunft Mi, 06. Nov BERLIN DE TEGEL COLOGNE/BONN DE TERMINAL: 2 19:55 Uhr Check-In bis: 19:25 Uhr 21:00 Uhr Flugdauer: 1:05 Std. Buchung Klasse: P - ECONOMY, BESTAETIGT Freigepäck Info 1 Gepäckstück(e) pro Passagier Flugzeug: BOEING (Änderungen vorbehalten) An Bord:ERFRISCHUNGEN Check-In Flugstrecke CGN (Köln Bonn, Deutschland) TXL (Berlin Tegel, Deutschland) Gebucht am :14:39 Uhr Type 105,00 Endpreis Flug Buchung Status [von Travel Management gebucht] ab :00 Uhr Flugnr 95,00 LH 4711 (Lufthansa) Flugstrecke TXL (Berlin Tegel, Deutschland) CGN (Köln Bonn, Deutschland) Gebucht am :14:39 Uhr Die allgemeinen Geschäftsbedingungen der IATA (International Air Transport Association) finden Sie unter: oder [von Travel Management gebucht] AB 123 (Air Berlin) An/Ab Datum Type Endpreis Hotel Buchung Datum Bitte beachten Sie die Visa- und Einreisebestimmungen sowie die Gesundheits- und Impfbestimmungen Ihres Transit- und Ziellandes. Informationen stehen Ihnen auf folgender Internetseite zur Verfügung: Status ab :00 Uhr Flugnr Status [von Travelmanagement gebucht] Bestellung 78,00 Berlin, Deutschland (2 ÜN im EZ) Hotel Motel One Berlin-Spittelmarkt (Berlin) Bemerkung Hilton ist ausgebucht Gebucht am :14:39 Uhr Endpreis Gebühren Flug Deutschland/Europa, E-Ticket Hotel Inland/Ausland Total 28,00 13,00 319,00 Anlagen _ZALLET_ZBEKGB.PDF Fr. Zallet pdf Geschäftsführer: Alexander Rank Ust-IdNr.: DE HRA: Bonn, HRA 7876 Pers. haft. Gesell.: Media Group Verwaltungs GmbH Travel Management GmbH & Co. KG :13 Uhr :13 Uhr 25 KB 84 KB Historie :59 Uhr V Mitarbeiter: Herr Horst Testmann Ein Angebot wurde angefordert. Abb. 13 Zusätzlich finden Sie Ihre Reiseunterlagen im RIS light in der jeweiligen Reise/Vorgang. 15 von 17

16 Abb. 14 Nach dem Login gelangen Sie auf die Startseite. Unter Aktuelle Vorgänge sehen Sie die durch das Travel Management fertiggestellte Reise mit dem Status F (Fertig). Mit einem Klick auf die Vorgangsnummer gelangen Sie zu den Details. Unten auf der Seite finden Sie unter Anlagen Ihre Reiseunterlagen, die Sie online jederzeit abrufen können und die auch nach der Reise dort gespeichert bleiben. Abb von 17

17 8. Kontaktdaten Travel Management GmbH & Co. KG Am Schaumburger Hof Bonn Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) von 17