Bedienungsanleitung Überzeit. Bedienungsanleitung Überzeitverwaltung. Inhalt. Dieses Programm ist lizenzfrei verwendbar und gratis.

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1 Bedienungsanleitung Überzeitverwaltung Dieses Programm ist lizenzfrei verwendbar und gratis. Das Programm ist mit Excel 2010 erstellt worden und enthält VBA Programmierungen, also Typ.xlm, deshalb werden Sie beim Öffnen darauf aufmerksam gemacht und müssen bestätigen, dass Sie dies zulassen wollen. Ihr PC muss Windows 7 oder Windows 8 haben und Office 2010 installiert haben, damit alle Funktionen ausgeführt werden können. Inhalt Bedienungsanleitung Überzeitverwaltung... 1 Bedienung Tabelle... 3 Start Saldo... 3 Überzeit kumuliert... 4 Eingabe von Zeiten... 4 Eingabe von Rapportstunden... 6 Zu Datum... 6 Zu KW... 7 Soll Arbeitszeit neu anpassen... 7 Bedienungspanel auf der Tabelle Val... 9 Dialog Einstellungen Neues Tabellenblatt generieren und Kalender eintragen Defaultzeiten eingeben Eingabe Modi eingeben Eingabemode: Vormittag / Nachmittag Eingabemode: Kommen und Gehen Eingabemode Tageszeit Eingabe Zeiten pro Tag Abwesenheiten Stundenumrechner Drucken Drucken Monat Drucken von bis Info Support Version von 20 Martin Küttel

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3 Bedienung Tabelle Generell gilt alle eingefärbte Zellen werden vom Programm verwaltet. Die folgenden Tabellenausschnitte zeigen was sich wo befindet. Jede Tabelle enthält einen Jahreskalender der mit einem Montag beginnt und zwar mit der Kalenderwoche in der sich der 1.Januar befindet. Beim Generieren der Tabelle werden automatisch eingetragen; Alle Stunden = 0 Alle Datum Sollarbeitszeit Woche Summenformel Jahr Feiertage (fixe und bewegliche) Kopfbeschriftung Start Saldo Der Start Saldo trägt man in der grünen Zelle F2 ein. Er entspricht dem Saldo des vorangegangenen Version von 20 Martin Küttel

4 Jahres, oft als Saldovortrag bezeichnet. Bitte beachten Sie dabei, ab wann bei ihre Firma die neue Jahresrechnung beginnt (das kann je nach Jahr oder Schaltjahr variieren). Überzeit kumuliert In der gelben Zelle F1 befindet sich der automatisch berechnete Überzeitstand. Dieser kann positiv (ihr Guthaben) oder er kann negativ (Guthaben der Firma) sein. Hinweis: Bitte beachten Sie dass die Berechnung auf der Soll-Wochenzeit basiert also das Resultat nur korrekt ist, wenn alle Wochenzeiten eingetragen sind. Eingabe von Zeiten Allen folgenden Eingabedialogs ist gemeinsam, dass die [x] Taste den Dialog schliesst ohne eine Veränderung vorzunehmen. Je nach eingestelltem Eingabemode erscheint durch Mausklick auf eine rosarote Zelle der Eingabe Dialog. Der Eingabe Mode wird in der Tabelle Val mit den Einstellungen ausgewählt. Eingabemode [VN >> Vormittag Nachmittag] Details siehe Version von 20 Martin Küttel

5 Eingabemode [KG >> kommen/gehen] Details siehe Eingabemode [T >> Tageszeit] Details siehe Dort können Sie die Zeiten eingeben wie es im Detail gemacht wird lesen Sie in den entsprechenden Kapitel die Sie mit obigen Links Detail siehe erreichen können. Version von 20 Martin Küttel

6 In den Eingabefeldern Stunden und Minuten können Sie durch Rechtsklick den Wert um 1 erhöhen und durch Linksklick der Wert um 1 reduzieren. oder Wenn Eingabe Std dezimal eingestellt ist, kann zusätzlich mit den Label Stunden durch Rechtsklick den Wert um 0.1 erhöhen und durch Linksklick der Wert um 0.1 reduzieren. Eingabe von Rapportstunden Als Rapportstunden gelten nur Zeiten die sonst nirgends gebucht sind. Rapportstunden werden bei der Ist Wochenarbeitszeit aufsummiert. Die gelben Zellen sind zu diesem Zweck vorgesehen. Wenn Sie in der Spalte E eine gelbe Zelle anklicken öffnet sich der Dialog Rapport. Hier geben Sie die Rapportstunden ein die Sie zusätzlich zu den erfassten Zeiten gearbeitet haben. Reisezeit gilt auch als Arbeitszeit sofern sie die maximal erlaubte Zeit nicht überschreiten. Sie haben auch wieder die Wahl die Stunden dezimal oder in Stunden und Minuten einzugeben. Das Textfeld Begründung sollte immer ausgefüllt werden und ein Hinweis sein, wozu die Rapportstunden eingesetzt worden sind. Zu Datum Wenn Sie grüne Zelle A3 anklicken wird ein Kalender gezeigt in dem Sie das Datum auswählen können. Version von 20 Martin Küttel

7 Die Zeit Einstellung ist für diese Anwendung nicht relevant und kann ignoriert werden. Die gelben Felder werden mit der Maustaste bedient, linke Maus im Datum zurück, rechter Mausklick im Datum vorwärts. Das grüne Häkchen löst dann den Sprung zum gewählten Datum aus (sofern es in dieser Tabelle vorhanden ist). Zu KW Wenn Sie die grüne Zelle F3 Anklicken können Sie zu einer ausgewählten Kalenderwoche springen. Taste (go) betätigen Soll Arbeitszeit neu anpassen Falls im laufenden Kalenderjahr sich die Soll Arbeitszeit verändert kann diese mit dem folgen dargestellten Dialog neu angepasst werden. Es ist zu beachten dass die Soll Arbeitszeit immer pro Woche gilt. Mit dem Optionsknopf [auch in Tabelle Val eintragen] erreichen Sie, dass zukünftig generierte Tabellen auch mit der neuen Soll Arbeitszeit erstellt werden. Version von 20 Martin Küttel

8 Wenn sie in einer der beiden Comboboxen eine Kalenderwoche auswählen wird Ihnen gleich das dazugehörige Datum angezeigt. Die Kalenderwoche bis darf nicht kleiner sein als die Kalenderwoche von > Fehlermeldung. Die Soll Arbeitszeit muss ein numerischer Wert sein. Durch Anklicken der Taste [ in Jahr übernehmen] wird die Sollzeit Änderung ausgeführt und der Dialog geschlossen. Version von 20 Martin Küttel

9 Bedienungspanel auf der Tabelle Val Das Bedienungspanel enthält die ausführbaren Befehle. Diese Befehle sind in den folgenden Kapiteln beschrieben. Version von 20 Martin Küttel

10 Dialog Einstellungen Mit der Taste [Dialogeinstellungen] öffnet man den Dialog für Einstellungen im Programm. Neues Tabellenblatt generieren und Kalender eintragen Der Dialog ist unterteilt in Rahmen für die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten. Hier können Sie eine neue Tabelle durch kopieren und generieren des Kalenders erstellen. Der Name der Tabelle entspricht immer dem zu erstellenden Kalenderjahr. Wählen Sie als erstes die Tabelle aus die als Kopie verwendet werden soll ( das ist in der Regel das aktuelle Jahr. Version von 20 Martin Küttel

11 Die Startreihe und die Datumspalte könnte auch noch eingestellt werden. Der Vorgabewert entspricht genau dem optimierten Kalender so dass dies Einstellung übernommen werden kann. Nun die Taste [generieren] anklicken. Nun erscheint eine Eingabebox wo Sie den Tabellenname = Jahrzahl des gewünschten Kalenders eingeben müssen. Wichtig nur eine 4-stellige Jahrzahl z.b führt zu einer brauchbaren Tabelle. Wenn Sie eine bereits bestehende Jahrzahl eingegeben haben, erscheint eine Fehlermeldung. Wenn alles klappt wurde ein neues Tabellenblatt generiert und rechts der Tabelle Val eingereiht. So ist das neuste Tabellenblatt auch immer das Erste. Hinweis: Beim Öffnen des Programms wird immer die Tabelle angezeigt die dem aktuellen Jahr entspricht. Defaultzeiten eingeben Version von 20 Martin Küttel

12 Diese dienen beim Eingabemodus VN >> Vormittag/Nachmittag und beim Eingabemodus KG >> Kommen / Gehen als Grundeinstellung und sind somit ein Eingabeerleichterung. Die Eingabe Max Arbeitszeit dient als Warnung wenn sie die gesetzlich erlaubte Arbeitszeit pro Tag überschreiten. Die Mittagspause wird beim Eingabemodus T >> Tageszeit automatsch abgezogen, ausser Sie haben eine der Abwesenheiten (freivm oder freinm) ausgewählt. Die Sollarbeitszeit pro Woche ist der Paramater der zur Überzeitberechnung massgebend ist. Geben Sie diese gemäss der Vorgabe Ihres Arbeitgebers ein. Das heisst die prozentuelle Arbeitszeit und die ev. Vorholzeiten müssen enthalten sein. Berechnungsbeispiel. Version von 20 Martin Küttel

13 Eingabe Modi eingeben Sie haben die Wahl zwischen drei verschiedenen Eingabemodi. Eingabemode: Vormittag / Nachmittag Dabei geben Sie alle Beginn und Ende Zeiten für den Vormittag und für den Nachmittag ein (Ähnlich einer Stempeluhr bei der Sie auch mittags die Firma verlassen). Dabei wird die Mittagszeit geprüft, ausser Sie arbeiten nur halbtags (Abwesenheit freivm oder freinm). Das 5 Minuten Raster wird beim Öffnen vorgegeben. Sie können auch auf 1 Minute Raster umschalten. Sind die Eingaben gemacht, wird die Taste [prüfen & übernehmen] betätigt. Version von 20 Martin Küttel

14 Hinweis: Wenn Sie ein Abwesenheit auswählen werden die Stunden auf null gesetzt und die Abwesenheit als Text in der Neben Spalte eingetragen. Bei den Abwesenheiten freivm und freivn werden die Zeiten von und bis gleich gesetzt (für Vormittag 9:00 für Nachmittag 16:00, rechnerisch bedeutet das, es wird keine Arbeitszeit verbucht. Version von 20 Martin Küttel

15 Eingabemode: Kommen und Gehen Dieser Mode entspricht einer Zeiterfassung bei der die Mittagszeit automatisch abgezogen wird. Als Ausnahme kann der Mittagszeitabzug mit dem Häkchen [Mittagessen nicht abziehen] verhindert werden. Sie müssen die Aktion aber bei der Prüfung bestätigen. Die Abwesenheit kann auch hier gewählt werden. Das Minutenraster ist beim Aktivieren immer auf 5 Min eingestellt kann aber auf 1Min mit dem Häkchen [Raster] umgeschaltet werden. Hinweis: Wenn Sie eine Abwesenheit auswählen werden die Stunden auf null gesetzt und die Abwesenheit als Text in der Neben Spalte eingetragen. Mit [prüfen & übernehmen] Zeiteingabe abschliessen. Eingabemode Tageszeit Mit den Eingabemode T >> Tageszeit geben Sie reine die Tageszeit ein die von Ihnen gearbeitet wurde. Es werden keine Abzüge vorgenommen. Hinweis: Dieser Mode ist dann optimal, wenn Sie eine Arbeits-Zeittabelle zur Verfügung haben, aber die Überzeit nicht ausgewiesen wird. D.h. Sie übertragen die gemeldeten Arbeitszeiten in die Tabelle und erhalten eine gute Übersicht mit Überzeitauswertung. Version von 20 Martin Küttel

16 Sie haben die mit den Optionstasten die Möglichkeit die Eingabe in Stunden und Minuten oder in Dezimalstunden (Stunden, Zehntelminuten) einzugeben. Beim [übernehmen] wird geprüft ob die Arbeitszeit das Maximum überschreitet. Hinweis: Wenn Sie eine Abwesenheit auswählen, werden die Stunden auf null gesetzt und die Abwesenheit als Text in der Spalte B eingetragen. Eingabe Zeiten pro Tag Diese Zeiten sind als Eingabeunterstützung gedacht und werden bei der Eingabedialog Tageszeit als Vorgabewert eingelesen. Abwesenheiten Version von 20 Martin Küttel

17 Es sind 6 Verschiedene Abwesenheitstexte vorgesehen. Stundenumrechner Damit lassen sich Stunden in Dezimalumrechnen und Umgekehrt. Version von 20 Martin Küttel

18 Drucken Es gibt zwei Möglichkeiten Daten aus einer Tabelle auszudrucken. Drucken Monat Hier wählen Sie zuerst die Tabelle aus der Sie ausdrucken wollen. Dann wählen Sie den Monat. Als Resultat erscheint der gewünschte Monat jeweils so dargestellt, dass der Beginn immer ein Monat ist und das Ende immer ein Sonntag. Damit wird erreicht, dass die Wochenüberzeit immer korrekt dargestellt wird. Nun klicken Sie auf die Taste [drucken] und es wird Ihnen die Druckvorschau gezeigt. Es stehen Ihnen nun die beiden Möglichkeiten offen die gewählte Ansicht zu drucken oder die Ansicht wieder zu schliessen ohne dass gedruckt wird. Version von 20 Martin Küttel

19 Drucken von bis Hier wählen Sie zuerst die Tabelle aus der Sie ausdrucken wollen. Dann wählen Sie die beiden Datum (von, bis) mit dem Kalenderdialog aus. Nun klicken Sie auf die Taste [drucken] und es wird Ihnen die Druckvorschau gezeigt. Es stehen Ihnen nun die beiden Möglichkeiten offen die gewählte Ansicht zu drucken oder die Ansicht wieder zu schliessen ohne dass gedruckt wird. Info Support Dieser Befehl zeigt Angaben zur Datei und man kann die Bedienungsanleitung aufrufen. Version von 20 Martin Küttel

20 Sie schliessen diesen Dialog auch mit Klick auf die Fahne. Mit freundlichen Grüßen der Autor Martin Küttel Version von 20 Martin Küttel