Erstellen von Arbeitsprotokollen. Nach Penn State University. Arbeitsorganisation. I-Team-Milch Hessen (SOP)

Transkript

1 Arbeitsorganisation Erstellen von Arbeitsprotokollen (SOP) Nach Penn State University

2 Ein Milchviehbetrieb besteht aus verschiedenen Systemen Fütterung Melken Gülle Management Herdengesundheit & Reproduktion

3 Systeme bestehen aus Prozessen Fütterung Mischen und Verteilen Futteraufnahme messen Kontrolle der Fütterung Futterbevorratung Melken Gülle Management Herdengesundheit & Reproduktion

4 Systeme bestehen aus Prozessen Fütterung Melken Vorbereitungen Kühe umtreiben Melken Reinigung Gülle Management Herdengesundheit & Reproduktion

5 Systematisierung der Arbeit... gute Systeme bringen Tatsachen in eine logische Folge führen Arbeitskräfte zu logischen Schlußfolgerungen bringen Arbeitskräfte zu korrekten Reaktionen im Hinblick auf das Ergebnis erleichtern die Arbeit

6 Systematisierung der Arbeit Systeme ermöglichen es, künftige Ergebnisse vorherzusagen aus Fehlern wird man klug führt nicht immer zur Vermeidung des gleichen Fehlers nicht nachdenken- sondern vordenken

7 Systematisierung der Arbeit Der Melkprozess

8 System - Prozess- Arbeitsschritt 1. Einstreumaterial und Schmutz vom Euter der 1. Kuh wischen 2. Vordippen aller vier Zitzen mit grünem Dippbecher 3. 2 Strahlen von jeder Zitze abmelken und auf Abnormalitäten prüfen 4. Wiederhole Schritt 1-3 mit der 2. und 3. Kuh der Seite (Fortsetzung)

9 Arbeiten mit Protokollen

10 Arbeiten mit Protokollen - SOP`s -Standard Operating Procedures Variationen im Milchviehbetrieb führen zu Leistungseinbußen, schlechterer Milchqualität, unausgewogener Fütterung, schlechtere Fruchtbarkeitsleistung und anderen Problemen, welche die Produktivität und die Profitabilität und Arbeitseffizienz negativ beeinträchtigen

11 Arbeiten mit Protokollen - SOP`s - Standard Operating Procedures Variation = Abweichung vom Mittelwert Bsp.: Kühe sollen mit einem BCS von 3,5 zum Trockenstellen kommen Jede Über- oder Unterschreitung dieses Wertes ist eine ungewollte Variation mit entsprechenden Folgen!

12 Arbeiten mit Protokollen - SOP`s - Standard Operating Procedures Variation ist das entscheidende Leistungsproblem im Milchviehbetrieb Aus Versuchen und Erfahrungswerten ist bekannt, dass jede Abweichung vom Normalwert schädlich für die Kuh ist. Leistungsbereitschaft ist am größten, wenn Prozesse Tag für Tag gleich sind!

13 Arbeiten mit Protokollen - Warum sind Variationen schädlich? Betrieb A: Schwankungen von 2 bis 5 TMR-Mischungen 1: keine homogene Mischung, Futter kann selektiert werden 3: optimale Mischung 5: Ration vermust, übermischt jede Abweichung von Note 3 senkt Leistungsbereitschaft der Kühe

14 Arbeiten mit Protokollen - Warum sind Variationen schädlich? Wenn alle anderen Faktoren gleich sind: welche Kühe können gleichbleibende Leistungen zeigen? wie wollen wir Kühe füttern: konstant oder schwankend? Betrieb B: Schwankung von 2,5 bis 3,25

15 Arbeiten mit Protokollen - Warum sind Variationen schädlich? Versuch aus Dänemark (1990): Variationen in der Melkroutine beeinflussen die Milchleistung negativ zwei vergleichbare Kuhgruppen (Alter, Laktationsstand, Trächtigkeitsstadium...) stehen im gleichen Stallgebäude, bekommen gleiche Fütterung Unterschied: Melkroutinen Gruppe A: traditionelles Melken Gruppe B: standardisierte Melkroutine

16 Arbeiten mit Protokollen - Warum sind Variationen schädlich? traditionelles Melken = signifikante Abweichungen in der Art und Zeit der Eutervorbereitung bis zum Ansetzten standardisiertes Melken = konstante Eutervorbereitung und Zeit

17 Arbeiten mit Protokollen - Warum sind Variationen schädlich? Ergebnisse: Standard-Routine ist Melker-freundlich und neuen Mitarbeitern leicht verständlich zu machen keine Unterschiede in der Arbeitsproduktivität (Kühe/Std.) und der Eutergesundheit Kühe, die mit Standard-Routine gemolken wurden, gaben über die Laktation 10,7% mehr Milch!

18 Wie kommt es zu Variationen? Übliche Gründe für Variationen liegen in den unzähligen, kaum wahrnehmbaren Abweichungen, die in der täglichen Routine eines Produktionsprozesses auftreten Bsp.: Mischungsprotokoll oder Melkroutine oder. etc.

19 Wie kommt es zu Variationen? Besondere Gründe für Variationen sind die, deren Ursache bestimmt werden kann. Sie fallen früher auf, als die üblichen Gründe. Bsp.: neuer Mischwagen, neue Melktechnik

20 Warum brauchen wir Protokolle? weil sie zielgerichtetes Arbeiten fördern weil Variationen Geld kosten weil sie ein Kontrollinstrument sind weil Menschen klare Anweisungen lieben weil einige Arbeiten gefährlich sind weil sie die Kommunikation und die Teamarbeit fördern weil Übung einfacher mit genauer Arbeitsanweisung geht

21 Protokolle auch für kleinere Betriebe weil 1. Verglichen mit Betrieben mit vielen Mitarbeitern ist der Einzelne im kleinen Betrieb viel entscheidender für das Endergebnis - auch in der Familie Verantwortlichkeiten delegieren, so dass jeder nicht nur physisch, sondern auch mit dem Intellekt arbeitet

22 Protokolle auch für kleinere Betriebe weil 2. Management und tägliche Arbeit in einer Person vereint ist. Vernachlässigen Management, weil alltägl. Arbeit wichtiger erscheint. Zeit für Management muss eingespart werden - Auslagerung von Bereichen (Jungvieh, Aussaat und Ernte, Trockensteher, Gülle fahren,...) - Managementunterstützung (Beratung, ExpertenTeam, Zuchtverband,...)

23 Protokolle auch für kleinere Betriebe weil 3. Zeitmangel die Führungstätigkeiten behindert - fehlt Zeit für Führungstätigkeiten ist Misserfolg nur eine Frage der Zeit - Zeitgewinn durch Arbeitsprotokolle weil Routine dann wirklich Routine wird Anteil an Rüstzeiten verringert wird weil nichts vergessen wird, sondern nach Plan erledigt wird weil Aushilfen schnell einspringen können

24 Protokolle erstellen - geeignete Formate finden einfache Schritte hierarchische Schritte als Graphik mit Bildern als Fließdiagramm Mischformen

25 Protokolle erstellen - geeignete Formate finden 1. Einstreumaterial und Schmutz vom Euter der 1. Kuh wischen 2. Vordippen aller vier Zitzen mit grünem Dipbecher 3. 2 Strahlen von jeder Zitze abmelken und auf Abnormalitäten prüfen 4. Wiederhole Schritt 1-3 mit der 2. und 3. Kuh der Seite (Fortsetzung) Bsp.: Einfache Schritte + einfach zu schreiben + einfach zu befolgen + logischer Aufbau - kaum Details - lang, wenn Details - anstehende Entscheidungen werden nicht behandelt

26 Bsp.: Hierarchischer Aufbau 1. Einstreumaterial und Schmutz vom Euter der 1. Kuh wischen dabei Handschuhe tragen wenn die Zitzen naß sind, mit trockenem Tuch abreiben 2. Vordippen aller vier Zitzen mit grünem Dippbecher Dippmittel aus dem Behälter hochdrücken, dass Dippbecher zu 3/4 gefüllt ist + leicht zu schreiben, zu folgen, logisch + gute Detailbeschreibung + erlaubt unterschiedliche Stufen - anstehende Entscheidungen werden nicht behandelt

27 Futtertisch vorbereiten Mixer befüllen Futter mischen Futter verteilen Futtertisch räumen (besenrein) und Reste im Mischwagen zurückwiegen bevor sie bei den Rindern verfüttert werden 2. Restmengen im Futterbuch notieren Alle 2 bis 3 Tage werden Silohaufen abgedeckt Schlechte Silage wird abgenommen und aus der Siloanlage entfernt (Gülle) Jeden Mittwoch werden TM-Bestimmungen vom Gras- und Maissilo sowie der fertigen Mischungen gemacht-ergebnisse Donnerstags im Büro Aktuelle Futterkarte zum Mischen holen 2. Befüllreihenfolge bleibt gleich bei allen Mischungen - Kraftfutterkomponenten: Weizen, Soja, Raps, KF - Stroh und Min.futter - Grassilage - Sodagrain - Biertreber - Maissilage - Propylenglycol 3. Siloreste, loses Futter wird in den Mischwagen gefüllt. Anschnittfläche so glatt und fest wie mögl. Sowie besenrein verlassen! 1. Der Mischwagen wird erst bei Zugabe von Stroh angestellt. Mischvorgang muss nach min fertig sein! 2. Gesamtfutter- Menge im Wagen bei jeder Mischung im Futterbuch Notieren. Bsp. Graphik Vorlage Kuhstall richtet sich nach Melk- Reihenfolge; alle Gruppen so füttern, dass frisches Futter vorliegt, wenn die Tiere vom Melken kommen Gruppe (Frischabk.) - 2. bis 4. Gruppe 2. Vorlage alter Stall Futterreste Transitkühe an Rinder; 1x pro Tag alle Krippen besenrein - Mischung Kälber + Transitkühe - Mischung TS 1 und trag. Rinder Jeden Mittwoch werden T-Bestimmungen von Gras/Mais und fertigen Rationen gemacht. Ergebnisse bis Donnerstag morgen im Büro! + leicht zu schreiben, zu folgen, logisch + gute Handhabung langer Prozeduren - anstehende Entscheidung werden nicht behandelt

28 Bsp.: Bilder + einfach zu folgen - aufwändige Erstellung - keine unterschiedlichen Stufen - anstehende Entscheidungen werden nicht behandelt Zitzen mit Dippbecher dippen. Darauf achten, dass jede Zitze vollständig bedeckt ist

29 nach der Biestmilchphase (5 Tage pp) negativ Hemmstofftest (Schnelltest) machen positiv positiv Schalmtest machen negativ Protokoll Melkroutine Kannenmilch Abnormale Milch Melkroutine

30 Welches Format für welchen Zweck?

31 Welches Format für welchen Viele Entscheidungen Nein nein Zweck? Mehr als 10 Schritte nein ja Bestes Format Einfache Schritte, Bilder Hierarchisch oder Graphik ja nein Fließdiagramm ja ja Fließdiagramm

32 Erfolgreiche Protokolle entwickeln Ergebnisorientiert arbeiten der erste Entwurf ist die Diskussionsgrundlage Testlauf durchführen gut sichtbar am Arbeitsplatz

33 Wiederstand - Problem: Angst vor Änderungen Wenn Sie immer das tun, was Sie immer getan haben, werden Sie immer das bekommen, was Sie schon immer bekommen haben. Wenn das, was Sie tun, nicht wirkt, tun Sie etwas anderes! erklären, kommunizieren, warum Änderungen/Protokolle notwendig sind!

34 Wiederstand - Problem: was bringt mir das? Unternehmensziele klar herausstellen und darstellen, wie sich der Unternehmenserfolg positiv beeinflussen läßt

35 Wiederstand - Problem: fehlende Befähigung Bewußt Verantwortungsbereiche für alle einführen, delegieren heißt auch Verantwortung abgeben...

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