5. Handbuch Online-Tool Stufe III. Wie die Daten ins Online-Tool eingegeben werden.

Transkript

1 5. Handbuch Online-Tool Stufe III Wie die Daten ins Online-Tool eingegeben werden Mit der Einführung der neuen Stufe III im Jahr 2012 wurde auch ein neues Online-Tool für die Stufe III programmiert. Dieses Online-Tool wird ab 2013 für alle Instrumente von ServiceQualität Deutschland über alle drei Stufen nutzbar sein. Entwicklungen kosten immer auch Zeit. Es muss getestet und weiterentwickelt werden, bis letztendlich ein qualitativer Stand erreicht wird. Das neue Online-Tool ist in vielen Punkten bereits funktionstüchtig. An einigen Stellen muss und wird es noch zu Anpassungen kommen. Bitte laden Sie sich immer die aktuelle Version der Handbuchseiten für das Online-Tool (Kapitel 5) auf der Internetseite Ihrer Landeskoordinierungsstelle oder auf der bundesweiten Internetseite herunter. Wir bitten in diesem Punkt um Ihr Verständnis. Stufe III Kapitel 5 Version 2.5

2 Sollten Sie noch kein Login haben, gehen Sie auf Neu anmelden

3 Bestätigen Sie, dass Sie die Preise sowie die nötige Vereinbarung zu Kenntnis genommen haben und betätigen Sie dann den Button Jetzt kostenpflichtig anmelden. Bitte beachten Sie, dass die Teilnahme- / Zertifizierungsgebühr anschließend bereits fällig wird. Sie haben nach der Anmeldung 9 Monate Zeit die Unterlagen der Stufe III zu erstellen. Geben Sie sich ein Login und ein Passwort Füllen Sie alle unternehmensspezifische n Daten aus Sollten Sie keinen Code für das Feld Kooperations-partner bekommen haben, lassen Sie dies bitte frei. Falls Sie Zweigestellen mit zertifizieren möchten, fügen Sie diese zu. Bitte beachten Sie hierzu die Regelungen betreffend Zweigestellen. Wählen Sie, die Stufe aus, für die Sie sich anmelden möchten (Stufe III) Geben sie an, wer der verantwortliche QualitätsManager im Unternehmen ist und in welchem Bundesland die Ausbildung gemacht worden ist

4 Nach der Anmeldung bekommen Sie die Vereinbarung per zugesendet. Bitte schicken Sie diese unterschrieben an Ihre Landeskoordinierungsstelle. Nach der Benachrichtig durch Ihre Landeskoordinierungsstelle melden Sie sich bitte mit Ihrem Login und Ihrem Passwort auf der Startseite an.

5 Im Bereich Betrieb finden Sie Ihre Stammdaten, die Sie bei der Anmeldung eingeben haben. Bei Bedarf können diese hier verändert werden. Im Bereich Service finden entsprechende Downloads, wie z.b. Marketingmittel, den Werkzeugkasten mit vielen Beispielen zu den ServiceQuellen Auf dem grünen Home Button kommen Sie immer zur Basisseite Im rechten Bereich finden Sie die Instrumente der Stufe III, die hier einzeln bearbeitet werden. Der Farbpunkt zeigt an, ob das entsprechende Werkzeug noch in der Bearbeitung ist (rot) oder bereits abgeschlossen ist (grün) Im Bereich Dokumente werden über die Zeit verschiedene Dokumente (z.b. Prüfberichte) gesammelt.

6 Im Bereich Service finden entsprechende Downloads, wie z.b. Marketingmittel, den Werkzeugkasten mit vielen Beispielen zu den ServiceQuellen Der Download erfolgt als PDF und kann anschließend ausgedruckt werden z.b. Strategiebox

7 Benennen Sie Ihre Management- und Stützabläufe mit Titel. Geben Sie für Ihre Kernabläufe die einzelnen Prozessschritte ein. Speichern Sie jede Veränderung. Fügen Sie bei Bedarf weitere Abläufe und Schritte hinzu. Am Ende gehen Sie mit dem Home -Button auf Ihre Basisseite zurück

8 Bei allen VM (Verpflichtenden Maßnahmen) / Instrumenten können Sie Maßnahmen Ihrem Ideenpool hinzufügen Benennen Sie Ihre Kunden- / Zielgruppen auf die Sie Ihre Leistungen und Angebote maßgeblich ausrichten

9 Tragen Sie Ihre Ziele und Kennzahlen ein. Benennen Sie für welche Bedürfnisgruppen in diese gelten. Geben Sie bei den Kennzahlen erste Werte ein. Formulieren Sie bei Bedarf erste Maßnahmen.

10 Nutzen das Formular von SQD Stufe III für die Erfassung Ihres SWOT-Profil Sie haben auch die Möglichkeit Ihr eigenes SWOT- Profil hochzuladen (z.b. PDF oder Word-Datei)

11 Geben Sie in die einzelnen Felder Ihre erarbeiteten Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken ein Mit Speichern werden Ihre Eingaben gespeichert. Mit Betätigung von Fertig wird Lämpchen auf der Seite Home beim SWOT-Profil grün

12 Bearbeiten Sie die einzelnen ServiceQuellen. Auf PDF können Sie die jeweiligen Formulare mit Ihren Eingaben ausdrucken. Sobald eine ServiceQuelle mit allen Pflichtfeldern bearbeitet ist, geht das rote Lämpchen auf grün.

13 Bearbeiten Sie alle Fragen durch Texteingaben oder Häkchen. Bitte beachten Sie, dass alle Eingaben beim externen Audit überprüft werden können. Bitte beachten Sie, dass alle Pflichtfelder im Laufe der Bearbeitung auf JA gestellt werden müssen.

14 Sobald Sie alle ServiceAbläufe hochgeladen haben, betätigen Sie den Button Fertig. Anschließend geht das entsprechende Lämpchen auf er Seite Home auf grün. Änderungen sich anschließend natürlich noch möglich. Laden Sie die Dateien mit Ihren angefertigten / ausformulierten ServiceAbläufen hoch. Zum Löschen eines hochgeladenen ServiceAblaufes Löschen markieren und Speichern drücken

15 Nutzen das Formular von SQD Stufe III für die Erfassung Ihres Beschwerdemanagements Sie haben auch die Möglichkeit Ihr eigenes Beschwerdemanagement hochzuladen (z.b. PDF oder Word-Datei)

16 Geben Sie in die einzelnen Felder Ihre Informationen zu den einzelnen Aspekten ein. Mit Speichern können Sie Ihre Eingaben Zwischenspeichern. Mit Fertig sagen Sie dem System wieder, dass Sie dieses Instrument vollständig bearbeitet haben. Mit Speichern werden Ihre Eingaben gespeichert. Mit Betätigung von Fertig wird Lämpchen auf der Seite Home beim Beschwerdemanagement grün

17 Sobald Sie alle Dokumente hochgeladen haben, betätigen Sie den Button Fertig Laden Sie Ihre Dokumente (Fragebogen, Ergebnisse, etc.) zur Mitarbeiterbefragung hoch. Achten Sie drauf, dass Sie Ihren Dokumenten sinnvolle Namen mit Jahreszahlen geben. Bitte laden Sie auch Ihre Ergebnisse hoch, wenn Sie Module von SQD benutzen. Wenn Sie einzelne Befragungs- Tools von SQD kaufen und nutzen möchten fordern Sie bitte das Online-Handbuch SQD-Module an.

18 Sobald Sie alle Dokumente hochgeladen haben, betätigen Sie den Button Fertig Laden Sie Ihre Dokumente (Fragebogen, Ergebnisse, etc.) zur Führungskräftebefragung hoch. Achten Sie drauf, dass Sie Ihren Dokumenten sinnvolle Namen mit Jahreszahlen geben. Bitte laden Sie auch Ihre Ergebnisse hoch, wenn Sie Module von SQD benutzen. Wenn Sie einzelne Befragungs- Tools von SQD kaufen und nutzen möchten fordern Sie bitte das Online-Handbuch SQD-Module an.

19 Sobald Sie alle Dokumente hochgeladen haben, betätigen Sie den Button Fertig Laden Sie Ihre Dokumente (Fragebogen, Ergebnisse, etc.) zur Kundenbefragung hoch. Achten Sie drauf, dass Sie Ihren Dokumenten sinnvolle Namen mit Jahreszahlen geben. Bitte laden Sie auch Ihre Ergebnisse hoch, wenn Sie Module von SQD benutzen. Wenn Sie einzelne Befragungs- Tools von SQD kaufen und nutzen möchten fordern Sie bitte das Online-Handbuch SQD-Module an.

20 Sobald Sie alle Dokumente hochgeladen haben, betätigen Sie den Button Fertig Laden Sie Ihre Dokumente (Fragebogen, Ergebnisse, etc.) zum Externen-Check hoch. Achten Sie drauf, dass Sie Ihren Dokumenten sinnvolle Namen mit Jahreszahlen geben. Bitte laden Sie auch Ihre Ergebnisse hoch, wenn Sie Module von SQD benutzen. Wenn Sie einzelne Befragungs- Tools von SQD kaufen und nutzen möchten fordern Sie bitte das Online-Handbuch SQD-Module an.

21 Durch die das Betätigen von PDF Ausdrucken wird eine PDF vom TeamVersprechen erstellt. Das Lämpchen auf der Seite Home wechselt beim TeamVersprechen auf grün

22 PDF Vorschau erstellt ein PDF mit Ihren aktuell gespeicherten eingaben PDF Ausdrucken & Bearbeitung abschließen erstellt ein PDF mit Ihren aktuell gespeicherten eingaben. Das Lämpchen auf der Seite Home bei QualitätsVersprechen geht auf grün Fügen Sie zu den vorgegebenen Versprechen Ihre eigenen Versprechen noch hinzu und Speichern Sie diese ab

23 Durch die das Betätigen von PDF Ausdrucken wird ein PDF vom NachhaltigkeitsVersprechen erstellt. Das Lämpchen auf der Seite Home wechselt beim NachhaltigkeitsVersprechen auf grün

24 Im Bereich Internes Audit kontrollieren Sie noch einmal Ihre Eingaben und fügen Ihre Auditberichte hinzu. Wenn alle einzelnen Lämpchen beim Internen Audit auf grün sind wird auf der Seite Home das Lämpchen beim Internen Audit grün Durch das betätigen von PDF Ausdrucken bei Erklärung des QualitätsManager und bei Erklärung Unternehmensleitung werden diese erstellt.

25 Durch Speichern speichern Sie Ihren aktuellen Stand. Durch Abschließen sagen Sie dem System, dass die Vollständigkeitsprüfung von Ihrer Seite abgeschlossen ist. In der Vollständigkeitsprüfung bestätigen Sie noch einmal für jede VM (Verpflichtende Maßnahme) / Instrument, dass Sie dieses erstellt / bearbeitet haben, an Ihre Mitarbeiter kommuniziert haben und die aktuelle und gültige Version hochgeladen ist.

26 Im Zielsystem werden die Ihre Eingaben aus Ziele und Kennzahlen sowie als allen 8 ServiceQuellen zusammengetragen und können noch einmal überprüft, verändert und ergänzt werden

27 Sobald Sie alle Auditberichte erstellt / hochgeladen haben, betätigen Sie den Button Abschließen um dem System zu sagen, dass Sie fertig sind. Im Bereich Auditberichte können Sie eigene Auditberichte hochladen oder die Vorlagen für Auditberichte von SQD verwenden. Um einen bestehenden Auditbericht weiter zu bearbeiten drücken beim entsprechenden Bericht Bearbeiten Um einen neuen Auditbericht hinzuzufügen betätigen Neuen Auditbericht erstellen Neue Auditberichte werden nach der Speicherung mit der Betitelung des Themas des Berichtes der Tabelle hinzugefügt.

28 Erstellen Sie Auditberichte zu den einzelnen auditierten Prozessen / Abteilungen / Bereichen.

29 Maßnahmenplan / Ideenpool Dies ist eine vorläufige Darstellung, da bei Erstellung der Unterlagen, die richtige Vorlage noch nicht vorlag. Bitte laden Sie Sie ihr aktuelles Handbuch für das Online- Tool auf der Internetseite Ihrer Landeskoordinierungsstelle runter. Verbi ndlich Quelle Bemerkungen Maßnahmenplan senden Liste mit Maßnahmen als PDF erstellen Im Maßnahmenplan / Ideenpool werden alle Ihre Maßnahmen aus allen Instrumenten (z.b. ServiceKette) gesammelt. Sie können hier noch weitere Maßnahme dazu fügen, verändern oder löschen. Fügen Sie bei mindestens den 8 Maßnahmen, die Sie im ersten Jahr bearbeiten möchten den Verantwortlichen und einen Termin ein. Markieren Sie dann die Maßnahmen als Verbindlich. Durch Maßnahmenplan senden werden die mindestens 8 Maßnahmen fixiert, die Sie gegenüber der Prüfstelle im ersten Jahr durchführen wollen. Diese können Sie anschließend nicht mehr ändern.