1427/2009. Text Renate Carstens und Ferdi Mersch Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen Nevinghoff Münster. Redaktion Dr.

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1 1427/2009 Herausgegeben vom aid infodienst Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz e. V., Heilsbachstraße Bonn mit Förderung durch das Bundesministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz. Text Renate Carstens und Ferdi Mersch Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen Nevinghoff Münster Redaktion Dr. Martin Heil, aid Bilder H. Drangmeister, Herford: 17 oben, 18 MEV: 3, 9, 11, 12, 14, 23, 27, 31, 36/37, 39 Peter Meyer, aid: 7, 15, 21, 22, 24, 25, 32, 33, 47, 52 Photodisc: 19, 34 projectphotos: 13, 16, 17 Mitte, 28, 35 F1online: Titel Einleitung 4 Das Büro optimal organisieren 6 Arbeitsplatz Büro 7 Lage, Einrichtung, Ausstattung 7 Die richtige Technik 11 Die Papierflut bewältigen 19 Umgang mit der eingehenden Post 20 Ablagesysteme 21 Die betriebseigene Aktenordnung 26 Die Informationsflut am PC bewältigen 35 Überquellendes -Fach 35 Ordnung im PC 37 Daten sichern und archivieren 38 Checklisten helfen Zeit sparen 39 Zusammenfassung 47 Sprüche zum Thema 48 Ausgewählte aid-veröffentlichungen 48 Gestaltung grafik.schirmbeck Meckenheim Druck Druckerei Lokay e. K. Königsberger Straße Reinheim Nachdruck auch auszugsweise sowie Weitergabe mit Zusätzen, Aufdrucken oder Aufklebern nur mit Genehmigung des aid gestattet. 2., überarbeitete Neuauflage ISBN

2 Einleitung Einen landwirtschaftlichen Betrieb bewirtschaften bedeutete früher vor allem das Arbeiten im Stall und auf dem Feld. In den letzten zehn Jahren hat sich die Büroarbeit zu einem weiteren wichtigen Arbeitsschwerpunkt auf dem Betrieb entwickelt sehr zum Leidwesen der meisten landwirtschaftlichen Familien, die das Arbeiten auf dem Hof der Schreibtischtätigkeit deutlich vorziehen. Dies ist sicherlich auch ein Grund, weshalb die Büroarbeit von vielen Betriebsleiterinnen und Betriebsleitern eher ungern erledigt und als lästige, aber notwendige Tätigkeit empfunden wird. Dazu kommt, dass das Büro auf dem Betrieb oft nur aus einem in die Jahre gekommenen Schreibtisch, einem Stuhl und einem Regal besteht. Da inzwischen fast alle Familien über ein Faxgerät und immer mehr auch über Computer und Drucker verfügen, wird meistens noch ein Tisch dazu gestellt. Gleichzeitig hat sich die Papierflut in den letzten Jahren ständig vergrößert, nicht zuletzt durch Fax und Internet. Also wachsen die Papierberge, die gelesen und bearbeitet werden wollen. Meistens kommt man aber nicht zum Lesen, Abheften oder Aufräumen, weil es stets dringendere Arbeiten zu erledigen gibt. Dies kann zur Folge haben, dass wichtige Dokumente verschwinden, Termine verpasst werden und Geld unfreiwillig verschenkt wird. Blickt man dann noch auf einen vollkommen überladenen Schreibtisch, steigert dies nicht gerade die Motivation, daran zu arbeiten. Zeitaufwand für Bürotätigkeiten in der Landwirtschaft Tierseuchenkasse 0,7 Tierarzneimittel 3,9 Tierkennzeichnung 6,9 Betriebsprämie Cross Compliance 5,6 Düngeverordnung 3,9 Pflanzenschutzmittel 3,1 Steuererklärung 2 Sonstiges 4, Stunden pro Monat Quelle: Konjunkturbarometer des Deutschen Bauernverbandes

3 Fest steht aber, dass der Verwaltungsaufwand in der Landwirtschaft weiter steigen wird. Allein der Bearbeitung sämtlicher Prämien- und Ausgleichsanträge und der Einhaltung der entsprechenden Abgabefristen kommen eine große Bedeutung zu, da sie das Einkommen entscheidend beeinflussen. Der Wert einer Stunde Büroarbeit ist damit im Vergleich zu einer Schlepperstunde relativ hoch. Versäumnisse müssen oft teuer bezahlt werden. Neben den schriftlichen Antragsverfahren rückt der Computer immer mehr ins Geschehen des Agrarbüros. Am Beispiel der HI-Tier- Datenbank wird deutlich, dass zum Büro auch ein funktionierender Online-Anschluss und entsprechender PC gehört. Zusätzlich müssen neben Buchführung und Schriftverkehr zunehmend Aufzeichnun gen im Rahmen des Qualitätsmanagements gemacht werden, sowohl im Ackerbau als auch in der Tierhaltung. Daher muss es Ziel jeder Betriebsleiterfamilie sein, die anfallenden Büroarbeiten rationell und fristgerecht zu erledigen. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist ein gut eingerichteter und ausgestatteter Büroarbeitsplatz sowie ein möglichst optimal organisierter PC. Das vorliegende Heft soll helfen, den Arbeitsplatz Landwirtschaftliches Büro zu optimieren und dem steigenden Verwaltungsaufwand in der Landwirtschaft auch durch Einkommenskombinationen gerecht zu werden. Es zeigt Möglichkeiten auf, wie die zunehmende Informa tionsflut mit und ohne PC effizient bearbeitet und wie Ablage und Archivierung rationalisiert werden können. 5

4 Das Büro optimal organisieren Meistens werden in landwirtschaftlichen Familien die Büroarbeiten abends erledigt, wenn die Kinder im Bett sind und auch betriebliche Störungen nicht mehr zu erwarten sind. Umso wichtiger ist eine gute Büroorganisation, damit der Schreibtisch nicht überläuft vor unerledigten und ungelesenen Papieren und damit wenn man sich an die Arbeit begibt diese effizient erledigen kann. Wenn Sie feststellen wollen, wie es um Ihre Büroorganisation steht, machen Sie den nachfolgenden kleinen Test und kreuzen Sie an, was bei Ihnen eher zutrifft bzw. nicht zutrifft: Ist-Zustand Unser Schreibtisch ist meistens mit Papieren, Akten und Sonstigem überhäuft. Wenn wir den Schreibtisch sehen, haben wir meistens ein unzufriedenes Gefühl. Unser Büroarbeitsplatz motiviert uns kaum, daran zu arbeiten. Es kommt oft vor, dass wir an verschiedenen Stellen nach Unterlagen suchen müssen. Beim Telefonieren müssen wir häufiger nach Papier und Stift suchen. Meistens müssen wir erst Platz schaffen, bevor wir mit der eigentlichen Büroarbeit beginnen können. Wir müssen sehr oft aufstehen, um Unterlagen zu holen, die wir täglich benötigen. Unser Büro ist ziemlich klein und eher stiefmütterlich eingerichtet. Es kommt häufiger vor, dass wir Papiere nicht wiederfinden, die ein anderer abgeheftet hat. Unser Büro müsste eigentlich einmal gründlich umorganisiert werden. Uns fehlt aber die Zeit dafür. Wenn wir mehrere Stunden am Schreibtisch sitzen, haben wir anschließend oft Rücken- oder Kopfschmerzen. In unserem PC sammeln sich lange Listen von s, die wir bearbeiten oder beantworten müssten. Wir haben schon ein paar Monate keine Daten mehr gesichert. Wir fangen beim Schreiben eines Briefes am PC immer wieder mit einem leeren Blatt an. Wir verbringen sehr viel Zeit damit, im PC nach bestimmten Dateien zu suchen. Wenn Sie in der Spalte trifft zu mehr als zwei Kreuze gemacht haben, so sollten Sie sich überlegen, ob Sie Ihren Arbeitsplatz neu oder besser organisieren. Trifft zu Trifft nicht zu 6

5 Arbeitsplatz Büro Lage, Einrichtung, Ausstattung Auf Grund der zunehmenden Verwaltungsaufgaben sollte heute auf jedem landwirtschaftlichen Betrieb ein Büro zur Verfügung stehen. Größe und Lage des Büros hängen davon ab, wann und wie es genutzt wird. Optimal ist es, wenn es sowohl vom Betrieb als auch von der Wohnung aus schnell und direkt erreichbar ist. Damit ausreichende Belüftung und eine angenehme Raumtemperatur von rund 21 C gewährleistet sind, sollte der Raum ein Fenster haben und beheizbar sein. Soll das Büro ausschließlich als Arbeitsplatz dienen, reichen 8 m 2 bereits aus. Wird es jedoch gleichzeitig als Lagerraum für sämtliche Akten genutzt, sollten es möglichst 10 bis 12 m 2 sein. Falls darin zusätzlich noch Besprechungen stattfinden, ist eine Mindestgröße von 16 m 2 zu empfehlen. Die Aufbewahrung alter Akten sollte ausgelagert werden, da landwirtschaftliche Wohnhäuser in der Regel über entsprechende Räumlichkeiten verfügen. 7

6 1. Eck-Schreibtisch mit integrierter Hängeregistratur 2. Bürostuhl 3. Computerarbeitsplatz 4. Beistelltisch für Büromaterial, Drucker, Fax- und Kopiergerät 5. Schrank- oder Regalwand für Ordner und Bücher 6. Tisch und Stühle für Besprechungen Bild 1: Beispiel für die Grundeinrichtung eines Büros Bei der Einrichtung und Ausstattung des Büros sind folgende ergonomische Grundregeln zu beachten: Die Anordnung der Möbel und Geräte entspricht den Arbeitsabläufen, damit rationell gearbeitet werden kann (vergleiche Bild 1) und lässt Erweiterungen zu. Der Schreibtisch steht möglichst am Fenster mit Licht von links für Rechtshänder, von rechts für Linkshänder. Das Gleiche gilt für die Schreibtischlampe. Kommt das Licht von der falschen Seite, arbeitet man im Schatten. Der Bildschirm ist blendfrei platziert mit mindestens 50 cm Sehabstand, die Oberkante des Bildschirms etwa in Augenhöhe. Telefon- und Internetanschluss sind ebenso erforderlich wie ausreichend Steckdosen. Als Schreibtischfläche werden mindestens 160 x 80 cm empfohlen, die Freifläche zum Arbeiten beträgt mindestens 100 x 60 cm. Die Tischhöhe liegt zwischen 72 cm und 75 cm, die Beinraumhöhe idealerweise bei 65 cm. 8