2. Online Erfassung Patienten- und Registerdaten

Transkript

1 2. Online Erfassung Patienten- und Registerdaten 2.0 Das Anlegen einer Patientenakte Um eine Patientenakte zu öffnen, müssen die Stammdaten eines neuen Patienten eingegeben oder ein schon bestehender Patient ausgewählt werden. Durch diesen Schritt wird die Patientenakte mit einer zunächst noch leeren Formular-Liste verknüpft, in welcher zukünftig alle Dokumentationsbögen dieses Patienten gesammelt werden. Es gibt zwei Arten von Patientendaten: 1. Obligatorische Daten: Obligatorische Felder sind: Patientennummer, Geburtsdatum [dd.mm.yyyy] (z.b ) und Geschlecht. 2. Fakultative Daten: Fakultative Felder sind Name, Adresse und Kontaktinformation des Patienten sowie Sozialversicherungsnummer, Beruf, Sprache und Geburtsort. 2.1 Die Eingabe eines neuen Patienten Gehen Sie zu Klicken Sie auf in der horzontalen Navigationsleiste und Geben Sie ein: Benutzername Passwort Klicken Sie auf Neuer Patient : Alle obligatorischen Felder - mit Stern (*) markiert - ausfüllen und bei Bedarf auch optionale Felder ausfüllen anklicken, um die Informationen zu speichern und zur Formularliste des neuen Patienten zu gelangen 2.2 Patienten/Akten suchen Ein Suchsystem innerhalb der Dokumentation hilft bei der Suche von eingegebenen Krankengeschichten oder beim Lokalisieren eines Patienten (siehe 2.2.1). Die Suchresultate verweisen auf die gespeicherten Formularlisten innerhalb der jeweiligen Patientenakte (siehe 2.2.2) Suchen vorhandener Patienten Klicken Sie auf Patient Suchen im linksrandigen Navigationsmenü Bei Registrierung in mehreren Kliniken die entsprechende Klinik aus der Auswahl auswählen Gewünschtes Suchkriterium eingeben (z.b. Name, Patientennummer, Geburtsdatum, etc.) um einen Patienten zu finden. Durch Angabe des Studientyps und Formulars ist es auch möglich, nur bestimmte Patienten/Studienbögen abzurufen. Für uneingeschränktes Suchen, keinerlei Suchkriterien eingeben, sondern direkt anklicken, um Suche zu initialisieren Patient auswählen, Formularliste öffnen Alle Schritte unter ausführen Falls mehr als 20 Einträge gefunden werden, kann die seitenweise Aufteilung zum Navigieren gebraucht werden. Alternativ auf alle anzeigen klicken Die Anzeige des Suchresultats kann durch Klick auf die Kopfzeile des Balkens in auf- oder absteigender Reihenfolge eines bestimmten Feldes sortiert werden Um zur Formularliste eines bestimmten Patienten zu gelangen, Klick auf wählen ausführen

2 2. Online Erfassung Patienten- und Registerdaten 2.3 Öffnen von Formular aus Formularliste Nach Anlegen oder Auswahl einer neuen oder vorhandenen Patientenakte, wird die Formularliste angezeigt (siehe 2.3.1). In diesem multifunktionalen Menüteil können vorhandene Formulare eingesehen und bearbeitet (siehe 2.3.1), Patientenstammdaten editiert (siehe 2.3.2), und neue Formulare angelegt werden (siehe 2.3.3) Formularliste ändern Zum Suchen des gewünschten Patienten die unter 2.2 beschriebenen Schritte ausführen und Patienten auswählen. Sie gelangen zur Formularliste. Das gesuchte Formular lokalisieren, sich ev. Der Sortierfunktion (Klick auf Kopfzeile einer Spalte) bedienen Um das Formular zu editieren, einzusehen, zu drucken, zu löschen, abzusenden, Röntgenbilder hochzuladen oder einzusehen klicken Sie auf das entsprechende Funktionssymbol am rechten Rand, siehe Legende. Funktionstasten sind gekoppelt an den Status eines Formulars sowie an das Benutzerprofil Patientenstammdaten bearbeiten Zum Suchen des gewünschten Patienten die unter 2.2 beschriebenen Schritte ausführen und Patienten auswählen. Sie gelangen zur Formularliste. Auf Demografie klicken Fakultative Informationen über den Patienten wie Name, Adresse, etc. bearbeiten Änderungen speichern, Klick auf Obligatorische Patientenstammdaten (wie Patientennummer, Geburtsdatum, Geschlecht) können nur vom validierten Klinischen Administrator editiert werden Anlegen eines neuen Formulars Für neue Patienten alle Schritte unter 2.1 ausführen (für vorhandene Patienten unter 2.3) Auf Neues E-Formular klicken für Online Eingabe Studie auswählen: Register und IDES HUEFTE (siriis) Formular Typ auswählen Ort (Anatomische Lokalisation) auswählen Zum Kreieren des neuen Formulars, klicken Sie auf Die Voreingabe einer anatomischen Lokalisation beim Anlegen eines neuen Formulars versichert die korrekte Verknüpfung von Patientendaten welche mit offline-datenerfassungsinstrumenten (SEDICO Scanner und OMR Optical Mark Reader) erhoben wurden. Die eingegebene anatomische Lokalisation erscheint im Subformular Operation als Voreinstellung. Diese kann wenn nötig beim Ausfüllen des Subformulars geändert werden.

3 3. Formulardaten 3.0 Das Ausfüllen eines Formulars Formulare sind in kleinere überschaubare Subformulare unterteilt. Jedes Formular, welches Teil eines Registers oder einer Studie ist, ist in ein oder mehrere Subformulare unterteilt. Dise Modularität unterstützt die Integration der Dokumentationstätgikeit in den klinischen Arbeitsprozess und ermöglicht Echtzeitdokumentation. Insgesamt gibt es 5 Arten von Subformularen: 1. Obligatorisch: Mindestdatensatz (minimal) bestehend aus einem oder mehrerer Subformularen 2. Verborgen: obligatorische Subformulare, welche vom System aufgrund bestimmter Antworten getriggert und angezeigt werden (z.b. Subformular Komponenten) 3. Fakultativ: Zusatzformulare, welche dem obligatorischen Datensatz beigefügt werden können (angebotene unter Zusatz) 4. Fakultativ individuell: ein vom klinischen Administrator online entworfenes Subformular, das von der jeweiligen Klinik individuell dem Pflichtteil angefügt werden kann 3.1 Einsehen und Bearbeiten eines bestehenden Formulars Zum Aufsuchen des Patienten die Schritte unter 2.3 Gewünschtes Formular in der aufgeführten Liste suchen, ggfs. durch Anklicken der Kopfzeile einer Spalte zwecks Sortieren Der Status eines Formulars ist durch visuelle farbliche Hilfe gekennzeichnet (rot,schwarz): unvollständig, zu senden, und gesendet Gesendete Formulare (schwarz) können durch Anklicken lediglich eingesehen, unkomplett/komplette (rot) Formulare dagegen noch bearbeitet werden 3.2 Auswählen, Bearbeiten und Einsehen von Subformularen Ein einzelnes Subformular ist die Mindestinformation, welche in einer Dokumentationssitzung gespeichert werden muss. Der Status eines Subformulars ist an der kennzeichnenden Farbe zu erkennen: momentan geöffnet (weiß), gespeichert (schwarz), nicht gespeichert/leer (grau). Im unten aufgeführten Beispiel ist das Aufnahme-Subformular geöffnet (weiß), Operation gespeichert (schwarz) und Entlassung nicht gespeichert/ausgefüllt (grau) Obligatorische Subformulare Für das gewünschte Formular alle Schritte unter 3.1 Das erste obligatorische Subformular wird automatisch angezeigt Fragen in der aufgeführten Reihenfolge beantworten Um Antworten zu bestätigen anklicken Falls Fehleingaben gefunden werden, erscheint ein Fenster mit der Fehlerliste. Ansonsten erscheint die neu geladene Seite mit den gespeicherten Antworten. Falls eine Fehlerliste erscheint, Fenster schließen und die fehlenden/falsch beantworteten Fragen bearbeiten Erneut auf klicken um die überarbeiteten Fragen abzuspeichern ACHTUNG: Sie erhalten derzeit keine Bestätigung für erfolgreiches Speichern Klicken Sie auf das nächste Subformular in der Subformularleiste um das nächste Subformular auszufüllen/abzuspeichern

4 3. Formulardaten 3.2 Auswählen, Bearbeiten und Einsehen von Subformularen Im unten aufgeführten Beispiel ist das Operations-Subformular geöffnet (weiß), Aufnahme gespeichert (schwarz) Obligatorische Subformulare Für das gewünschte Formular alle Schritte unter 3.1 Klicken Sie auf das gewünschte Subformular Fragen in der aufgeführten Reihenfolge beantworten Um Antworten zu bestätigen anklicken Falls Fehleingaben gefunden werden, erscheint ein Fenster mit der Fehlerliste. Ansonsten erscheint die neu geladene Seite mit den gespeicherten Antworten. Falls eine Fehlerliste erscheint, Fenster schließen und die fehlenden/falsch beantworteten Fragen bearbeiten Erneut auf klicken um die überarbeiteten Fragen abzuspeichern ACHTUNG: Sie erhalten derzeit keine Bestätigung für erfolgreiches Speichern MEMdoc ist die einzige klinische online-dokumentationsapplikation, welche eine Schnittstelle zum SEDICO- System (secure data integration concept) für die Erfassung von Implantaten beinhaltet. Mit dieser Innovation werden die Artikelbezeichnungen der Implantate, inklusive Artikelnummer/Lotnr. und Seriennummer mittels Barcodeleser (Scanner) im Operationssaal erfasst und automatisch der entsprechenden Patientenakte zugeordnet. Diese Funktionalität ist in das chirurgische Subformular (siehe 3.4.1) integriert, da hier das verborgene SEDICO Subformular aktiviert werden kann. Dieses Subformular ermöglicht das Einsehen der erfassten Implantate (siehe 3.4.2) oder das Anfügen von Implantaten aus den elektronischen Herstellerkatalogen (siehe 3.4.3), sowie die manuelle Implantateingabe a Erfassung Implantat Komponenten Alle Schritte unter 3.1 durchführen Das Subformular Operation anklicken Die Fragen in der gegebenen Reihenfolge beantworten In Frage Spezifikation Implantat am Ende des Subformulars Operation muss die Antwort JA in Frage Registrierung der Komponenten markiert sein klicken, um die Antworten zu speichern Sichten der erfassten Implantate, gehe zu Senden des komplettierten Fprmulars, gehe zu 3.5

5 3. Formulardaten nur relevant für IDES wissenschaftlich oder IDES komplett Fakultative Subformulare Für das gewünschte Formular alle Schritte unter 3.1 Auf Zusatz [letzte Option] klicken Eine Liste von fakultativ ausfüllbaren Subformularen wird angezeigt Auf wählen klicken, um Subformular obligatorischen Status zu geben Das ausgewählte Subformular erscheint neu in der Titelzeile der Subformulare Fakultativ individuelles Subformular Für das gewünschte Formular alle Schritte unter 3.1 Auf Zusatz [letzte Option] klicken Das Zusatzsubformular, der eigenen Klinik suchen Auf wählen klicken um Subformular obligatorischen Status zu geben Das ausgewählte Subformular erscheint neu in der Titelzeile der Subformulare. Das Erstellen oder Editieren eines Zusatzsubformulars kann nur durch den Klinischen Administratoren erfolgen Verborgene Subformulare Verborgene Subformulare basieren auf Triggerfragen innerhalb anderer, meist obligatorischer Subformulare. Diese Triggerfragen sind als Teil des Studienprotokolls definiert und sind deshalb spezifisch für einen Typ von Studienformular. Das SEDICO Subformular (siehe 3.3.1), welches als verborgenes Subformular in den meisten Primärformularen enthalten ist, ist ein Beispiel für einen solchen Mechanismus. Aktivierte verborgene Subformulare können zu einem späteren Zeitpunkt deaktiviert, das heisst wieder verborgen werden und deren Daten wieder gelöscht werden, wenn die Antwort der entsprechenden Triggerfrage geändert wird.

6 3.4.2 Sichten der erfassten Implantate Alle Schritte unter vervollständigen Das SEDICO Subformular anklicken Mit SEDICO erfasste Implantate werden rot, manuell angefügte Implantate werden schwarz angezeigt Option: anklicken, um die angezeigte Liste von erfassten Implantaten zu aktualisieren Falls das SEDICO-System verwendet, aber keine Einträge vermerkt wurden, versichern Sie sich, dass der Balkencodeleser richtig entladen wurde Das Hinzufügen von Implantaten aus dem elektronischen Katalog Alle Schritte unter durchführen Das SEDICO Subformular anklicken Die Suchmaske am Seitenende benutzen, um mittels einer optionalen Kombination von Artikelnummer und/oder Artikelbeschreibung die entsprechende Komponente zu spezifizieren Beachten Sie, dass mit Hilfe des Asterix (*) auch ähnlich lautende Treffer angezeigt werden anklicken, um die Trefferliste zu betrachten Hinzufügen anklicken, um das Implantat dem betreffenden Formular zuzuordnen Option: Die offerierte Maske Andere verwenden, um für jene Anbieter, deren Kataloge nicht auf MEMdoc verzeichnet sind, manuelle Einträge von Implantaten zu tätigen Alle benötigten Informationen wie Hersteller, Artikelnummer und die Beschreibung angeben anklicken, um die manuell angefertigten Implantateinträge hinzuzufügen Bemerkung: Die aus den Katalogen stammenden und manuell angelegten Implantate werden in schwarz angezeigt und können gelöscht werden, indem Löschen auf der Liste der selektierten Implantate angeklickt wird. 3.5 Das Senden eines ausgefüllten Formulars Ein Formular ist vollständig und wird als einzureichen markiert, wenn alle obligatorischen, getriggerten und aktivierten Zusatzsubformulare ausgefüllt und gespeichert worden sind. Nur Benutzer mit einem validierten chirurgischen Profil können ein vervollständigtes Formular final abspeichern. Alle Schritte unter 3.2 durchführen, um das erwünschte Formular zu erhalten anklicken, um das Formular zu bearbeiten Es wird den Benutzern angeraten, alle Subformulare zu überprüfen, da sie nach dem Einreichen nicht mehr korrigiert werden können. Mit das Formular absenden Die Seite wird neu geladen und zeigt auf dem Bildschirm nun die Formularliste. Das frisch gespeicherte Formular wird mit dem Absendedatum als gesendet aufgelistet.

7 Anleitung und nützliche Tips Daten immer ABSPEICHERN! Informationen, welche in die Portalseiten eingegeben werden, müssen gespeichert werden bevor mit weiteren Seiten fortgefahren werden kann. Um Eingaben oder Änderungen auf einer Seite vorzunehmen, muss der Knopf gedrückt werden. Online-Hilfe Das MEMdoc-Portal ist mit drei verschiedenen aber komplementären Methoden ausgestattet, welche Online-Benutzern die jeweils angemessenen und sofortige Hilfsmittel bietet. 1. Hilfesektion: eine Online-Sektion mit einem Index und einer Seite mit den häufigst gestellten Fragen, welche alle Anwendungen und Funktionen abdeckt, dient als Hilfeverweis. Eine herunterladbare Version des vollständigen Hilfemanuals ist auch im PDF-Format verfügbar. Für den Zugang im der oberen Navigationsleiste auf klicken. 2. Seitenspezifisch: Portalseiten mit einer spezifischen Funktion beinhalten ebenfalls ein Hilfemenü. Auf klicken (in der rechten oberen Ecke jedes Applikationsrahmens). 3. Fragespezifisch: Für Fragen, welche zusätzliche Erklärungen oder wissenschaftliche Referenz benötigen, können Hilfemenüs auch direkt neben dem Fragentext angewählt werden. Bei solchen Fragen ebenfalls auf klicken. Seitenweise Aufteilung von Suchergebnissen Zur Verwendung der Suchfunktion innerhalb der MEMdoc Applikation muss der Benutzer mittels Auswahl aus einer Reihe von Drop-Down-Menüs Suchkriterien eingeben. Um die Suche zu initialisieren anklicken. Um die vollständige Liste der Suchresultate zu sehen alles zeigen anwählen. Um die Auswahl übersichtlicher zu gestalten, auf kleine Auswahl drücken Die Suchergebnisse sind dann in Pakete von jeweils fünf Treffern gebündelt. Durch Auswahl einer spezifischen Seitenzahl zum entsprechenden Fünferpaket navigieren.. Ordnen und Ausdrucken Daten, welche aus funktionalen Applikationen gewonnen werden oder dort eingegeben werden, können geordnet und ausgedruckt werden. Die Daten können entweder alphabetisch oder numerisch geordnet werden. Suchergebnisse können sowohl in auf- wie in absteigender Reihenfolge geordnet werden, durch Anwählen der Kopfzeile der entsprechenden Spalte innerhalb der Datentabellen. Die aufgezeigten Datengruppen und Suchresultate können mittels Druckfunktion gedruckt werden. Die Daten können in der aufgeführten Reihenfolge und Anordnung durch Anklicken des Druckersymbols in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Bildfeldes gedruckt werden. Patientenformulare können in einem speziellen Format gedruckt werden, in welchem eine kurz zusammengefasste Krankengeschichte generiert wird mit einer vollständigen Frage- Antwortliste ( anklicken auf der rechten Seite der Formularliste innerhalb der Patientenakte) Warnungen und Popup-Fenster Warnhinweise und Fehlermeldungen tauchen bei fehlender Information sowie bei fehlerhaften Eingaben auf. Warnhinweise erscheinen meist sofort als Folge einer Aktion in Form eines Popup-Fensters oder (wie im Subformular-Abschnitt) als separates Popup-Fenster, mit einer Fehlerliste, welches die zu überprüfenden Fragenummern angibt.