Abacus. Anlagenbuchhaltung. Version 2.0. Ein Produkt der Abacus Research AG, Rorschacherstr. 170, 9006 St. Gallen

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1 Abacus Anlagenbuchhaltung Version 2.0 Ein Produkt der Abacus Research AG, Rorschacherstr. 170, 9006 St. Gallen

2 Anlagen- Buchhaltung Impressum Impressum Copyright Programmierung Fachliches Konzept Technische Beratung Einzelprogramme Dokumentation Layout / Tool ABACUS Research AG Donat Fritschy Herbert Iff Donat Fritschy Martin Riedener Centis Biks Nicolas Guillet Daniel Senn Jürgen Strauss Martin Riedener Remo Inverardi Roberto Rocca Michael Vorburger Hinweis Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung von ABACUS Research AG kopiert werden. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschliessen. ABACUS kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Seite II-1

3 Anlagen- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Mandant eröffnen Programmübersicht Kopier-Optionen <F6> Manuelles Buchen Übersicht Menüzeile Datei Menüzeile Optionen Automatisches Buchen Übersicht Normaler Berechnungslauf <F5> Budgetlauf <F6> Berechnungslauf starten Anlagenjournal Übersicht Menüzeile Optionen Konto/Kostenarten Journal Übersicht Menüzeile Optionen Kostenstellen/-träger Journal Übersicht Menüzeile Optionen Verbuchungsbeleg aufbereiten Übersicht Verbuchungslauf eröffnen <F5> Verbuchungslauf auswählen <F5> Verbuchungslauf starten <F2> Verbuchungsbeleg ausgeben Verbuchungslauf auswählen Seite III-1

4 Anlagen- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Verbuchungsbeleg ausgeben Verbuchung durchführen Übersicht Anlagenstammdaten Übersicht Anlagenstammdaten Seite 2 <F7> Anlagenstammdaten Seite 3 <F8> Menüzeile - Anlage <Alt+A> Bewegungen <F9> Menüzeile - Bearbeiten <Alt+B> Menüzeile - Verbuchung <Alt+V> Menüzeile - Zusätze <Alt+Z> Menüzeile Optionen <Alt+O> Anlagenplan ausgeben Übersicht Gestaltung <F6> Anlagensaldi Übersicht Menüzeile Ansicht Anlagen klassieren Übersicht Menüzeile - Datei Menüzeile bearbeiten Menüzeile - Ansicht Anlagenlisten Übersicht Menüzeile Optionen Anlagen nach Konten/Kostenarten Übersicht Anlagen nach Kostenstellen Übersicht Seite III-2

5 Anlagen- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis 315 Anlagen nach Berechnungstypen Übersicht Anlagen nach Adressen Übersicht Gestaltbare Listen Übersicht Optionen Definition gestaltbare Liste <F6> Optionen Stammblätter Übersicht Menüzeile Optionen Etiketten Übersicht Optionen Definition neuer Etiketten Optionen Saldolisten Übersicht Menüzeile Optionen Anlagenspiegel Übersicht Menüzeile Optionen Firmenstammdaten Übersicht Menüzeile - Optionen <Alt+O> Buchungskreise Übersicht Menüzeile - Datei <Alt+D> Menüzeile - Verbuchung <Alt+V> Seite III-3

6 Anlagen- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Menüzeile - Zusätze <Alt+Z> Menüzeile - Optionen <Alt+O> Anlagenkategorien Übersicht Menüzeile - Datei <Alt+D> Menüzeile - Verbuchung <Alt+V> Menüzeile - Zusätze <Alt+Z> Menüzeile - Optionen <Alt+O> Gruppierungen Übersicht Freie Gruppierungen 1 und Anlagensaldofelder Übersicht Bewegungsarten Übersicht Menüzeile - Datei <Alt+D> Menüzeile - Optionen <Alt+O> Berechnungsregeln Übersicht Menüzeile Optionen <Alt+O> Selektionen Übersicht Freie Selektion Datei Konten/Kostenarten Übersicht Kostenstellen/Kostenträger Übersicht Storno automatische Buchungen Seite III-4

7 Anlagen- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Übersicht Berechnungslauf auswählen Berechnungslauf stornieren/löschen Storno FIBU Verbuchungslauf Verbuchungslauf auswählen <F5> Stornolauf starten Saldovorträge Übersicht Selektive Globalmutation Übersicht Feldweise Anlagenbearbeitung Übersicht ASCII-Schnittstelle Eingabe Übersicht ASCII-Einleseprotokoll sichten ASCII-Daten ausgeben Übersicht Selektion Jahresabschluss Übersicht Bearbeiten Zusätze Dateien reorganisieren Übersicht Datei Konsistenzkontrolle Übersicht Vollständige Rekonstruktion Seite III-5

8 Anlagen- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Übersicht S3 Mandanteninformation...S3-1 Programmübersicht...S3-1 Mehrwertsteuer <F7>...S3-3 S5 Zugriffberechtigung...S5-1 S51 Passwort, Sprache, Drucker...S5-1 S53 Benutzer definieren...s5-5 S54 Benutzergruppe definieren...s5-7 S7 Kopierprogramme...S7-1 Programmübersicht...S7-1 S9 Zusatzprogramme...S9-1 S92 Mandant löschen...s9-1 S94 Vorgaben kopieren...s9-3 Anhang 1...A-1 Checkliste Einführung Anlagenbuchhaltung...A-1 Anhang Beschreibung der Bewegungsarten Stichwortverzeichnis...X-1 Seite III-6

9 Anlagen Buchhaltung Mandant eröffnen Programmübersicht Mandant eröffnen Programmübersicht Bild 0-1: Mandant eröffnen Möglichkeiten In diesem Programm können Sie einen neuen Mandanten für die Anlagenbuchhaltung eröffnen. Programm starten unter DOS: In der Aufgabenauswahl der Anlagenbuchhaltung <F9=Mandant> und anschliessend <F5=Neu> für einen neuen Mandant drücken. Der neue Mandant wird automatisch eröffnet, sobald Sie <F2=Ausführen> drücken. Seite 0-1

10 Anlagen Buchhaltung Mandant eröffnen Programmübersicht Programm starten unter Windows: Unter der Menüpositionen SPEZIALPROGRAMM / MAN- DANT ERÖFFNEN <CTRL + N> kann das Programm für die Eröffnung eines Mandanten gestartet werden. Bemerkungen Bevor Sie einen Mandanten eröffnen, müssen Sie unbedingt folgendes beachten: 1. Geschäftsjahr bestimmen Geschäftsjahr der Anlagenbuchhaltung für den Beginn der Einführung bestimmen. Das Datum für den Beginn für die Einführung der Anlagenbuchhaltung kann nachträglich nicht mehr geändert werden. 2. Kopier-Optionen <F9> Mit den Kopier-Optionen können Sie Daten von einen bestehenden Mandanten übernehmen. Folgende Stammdaten können von einem bestehenden Mandanten übernommen werden: Anlagenkategorien Bewegungsarten Berechnungsregeln Feldbezeichnungen Konten/Kostenarten Seite 0-2

11 Anlagen Buchhaltung Mandant eröffnen Programmübersicht Kostenstellen/Kostenträger 3. Neue Pfadstruktur (Directories) auf der Festplatte Bei der Eröffnung eines Mandanten wird auf der Festplatte automatisch folgende Pfadstruktur angelegt: \abac\kd\nrxxxx\inve Anlagen-Dateien, wobei XXXX = Mandanten- Nummer \abac\kd\nrxxxx\publ Gemeinsame Dateien, wobei XXXX = Mandanten- Nummer Mandanten-Information (Programm S3) Nachdem Sie den Mandanten eröffnet haben, müssen Sie im Programm S3 MANDANTENINFORMATION die vollständige Adresse des Mandanten (Firma) erfassen. Für die Definition der Stammdaten dienen die Schulungsunterlagen von ABACUS als Leitfaden für die Einführung der Anlagenbuchhaltung. Weitere Informationen sind im ANHANG 1 in Form einer Checkliste für die Einführung der Anlagenbuchhaltung zu finden. Seite 0-3

12 Anlagen Buchhaltung Mandant eröffnen Programmübersicht Mandant löschen Im Programm S92 MANDANT LÖSCHEN können Sie einen Mandant vollständig löschen. Da die Daten durch diesen Vorgang unwiderruflich auf der Festplatte gelöscht werden, müssen Sie vorher eine Kopie der Daten auf eine Diskette im Programm S7 KOPIERPRO- GRAMME erstellen. Option 'Mandanten' Mit der Option MANDANTEN können bis zu 9999 Mandanten gleichzeitig bearbeitet werden. Mit der Grundversion der Anlagenbuchhaltung kann eine Firma eröffnet werden. Arbeitsablauf Mandanten- Nummer Die Mandanten-Nummer ist maximal 4 Stellen lang. Wenn Sie einen neuen Mandanten definieren, ist es nicht unbedingt nötig, dass Sie ihm die Nummer 1 zuordnen. Empfehlenswert sind folgende Mandantennummern: Gründungsjahr der Firma Die Postleitzahl Ihrer Ortschaft oder die ersten Ziffern davon Eine Phantasie- oder Schlüsselzahl, z.b. Strassennummer Besteht allerdings der in der Anlagenbuchaltung zu eröffnende Mandant bereits in einer anderen Applikation (z.b. Finanzbuchhaltung etc.), ist es unerlässlich, Seite 0-4

13 Anlagen Buchhaltung Mandant eröffnen Programmübersicht dass Sie ihm in der Anlagenbuchhaltung die gleiche Nummer zuweisen. Mandanten-Name Der Mandanten-Name ist maximal 25 Stellen lang. Als Mandanten-Name kann z.b. der Firma-Name und die Ortschaft eingegeben werden. Der neben Lizenz-Nummer und Lizenz-Name auf allen Listen ausgegebene Name ist nicht der Mandanten- Name, sondern der in Programm S3 MANDANTEN-IN- FORMATION erfassbare Firmenname. Anlagendateien auf Laufwerk Die Dateien der Anlagenbuchhaltung können auf einem beliebigen Laufwerk (Festplatte = C: D: G: H: usw.) eröffnet werden. Wenn die Daten des zu eröffnenden Mandanten auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden. Zentrale Dateien auf Laufwerk Die Daten der zentralen Dateien können bei der Eröffnung auf einem beliebigen Laufwerk eröffnet werden. Wenn der Mandant bereits in einem anderen Programm eröffnet ist, kann die Festplatte der zentralen Dateien nicht mehr angewählt werden. Wenn die zentralen Dateien auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden sollen, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden. Seite 0-5

14 Anlagen Buchhaltung Mandant eröffnen Programmübersicht Beginn Geschäftsjahr Monat Monat für den Beginn der Einführung der Anlagenbuchhaltung eingeben. Im Normalfall ist der Monat der erste Monat des Geschäftsjahres. Beginn Geschäftsjahr Jahr Kalenderjahr für den Beginn der Einführung der Anlagenbuchhaltung eingeben. Leitwährung des Mandanten ISO-Code für die Leitwährung der Buchhaltung eingeben (Schweizer Franken = CHF). Dies ist der Normalfall für eine Anlagenbuchhaltung in der Schweiz. Seite 0-6

15 Anlagen Mandant eröffnen Buchhaltung Kopier-Optionen F6 Kopier-Optionen <F6> Bild 0-2: Mandant eröffnen - Kopier-Optionen Möglichkeiten Mit den Kopier-Optionen werden die Daten von einem bestehenden Mandanten für die Anlagenbuchhaltung übernommen. Seite 0-7

16 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Übersicht 11 Manuelles Buchen Übersicht Bild 11-3: Manuelles Buchen Möglichkeiten In diesem Programm werden alle Buchungen angezeigt, die manuell erfasst oder im Programm 12 AUTOMATISCHES BUCHEN generiert wurden. Seite 11-1

17 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Übersicht Beim Buchen muss zuerst der Buchungskreis ausgewählt werden. Aufgrund der Bewegungsart und der Anlagennummer oder Anlagenkategorie werden die Konten/Kostenarten und KST/KTR automatisch gebildet. Folgende Felder werden beim Buchen abgefragt: - Buchungskreis - Bewegungsart - Anlagen-Nr. - Datum - Code - Beleg-Nr. - Betrag - Text Alle Buchungen können korrigiert werden, sofern sie noch nicht mittels Programm 194 VERBU- CHUNG DURCHFÜHREN in die ABACUS FIBU / Kostenrechnung übertragen sind. Manuelle Buchungen können z.b. in Form der Ist- Leistung einer Anlage erfasst werden, die für die leistungsabhängige Abschreibung verwendet wird. Grundlage aller Buchungen sind Bewegungsarten, die im Programm 42 definiert sind. Sie bestimmen im Wesentlichen, wie die Vorfälle in den Anlagensaldi und in der FIBU/Kostenrechnung verbucht werden sollen. Seite 11-2

18 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Übersicht Nach jeder Buchung werden die Saldofelder im Anlagenstamm sowie die Verbuchung auf die Konten/Kostenarten nachgeführt. In den Programmen 151 ANLAGENJOURNAL, 152 KONTO/KOSTENARTENJOURNAL sowie 153 KOSTENSTELLENJOURNAL können die Buchungen ausgegeben werden. Arbeitsablauf Buchungskreis Wählen Sie den Buchungskreis aus, in dem Sie manuelle Buchungen erfassen wollen. Der aktive Buchungskreis wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. Buchungskreis wechseln über die Funktion DA- TEI / BUCHUNGSKREIS. Bewegungsart Bewegungsart eingeben. <PgUp/PgDn> <F4> <F9> Blättern in den Bewegungsarten Liste der Bewegungsarten Sprung in den Korrekturmodus Anlagen-Nummer Anlagennummer eingeben. <PgUp/PgDn> <F4> <F9> Blättern im Anlagenstamm Liste der Anlagen Sprung in den Korrekturmodus Seite 11-3

19 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Übersicht Belegdatum Belegdatum eingeben. <PgUp/PgDn> <F9> Blättern im Datum Sprung in den Korrekturmodus Code (C) Code eingeben (Eingabe fakultativ). Der Code ist einstellig alphanumerisch und kann als einfaches Filterkriterium verwendet werden. <F9> Sprung in den Korrekturmodus Belegnummer Belegnummer eingeben (Eingabe fakultativ). <F9> Sprung in den Korrekturmodus Betrag Betrag eingeben. <F9> Sprung in den Korrekturmodus Text Buchungstext eingeben. Maximal 2 x 30 Zeichen. <KeyDn> <F9> Buchungstext 2. Zeile Sprung in den Korrekturmodus Seite 11-4

20 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Menüzeile Datei Menüzeile Datei Bild 11-4: Menüzeile Datei Arbeitsablauf Periode Geschäftsjahr auswählen, in dem gebucht werden soll. Das aktuelle Geschäftsjahr wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. Buchungskreis Buchungskreis auswählen, in dem gebucht werden soll. Der aktuelle Buchungskreis wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. Seite 11-5

21 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Menüzeile Datei Filterbedingungen <F3> Mit Hilfe der Filterbedingungen können Buchungen im Journal gesucht werden. Wenn eine Filterbedingung aktiv ist, werden nur noch diejenigen Buchungen im Journalteil angezeigt, welche die Filterbedingungen erfüllen. Wenn zweimal <F3> in der Buchungszeile gedrückt wird, ist die Filterbedingung wieder ausgeschaltet und es werden wieder alle Buchungen im Journalteil angezeigt. Berechnungslauf Pro Buchungskreis können einzelne Berechnungsläufe im Journalteil angezeigt werden. Die Berechnungslauf- Nummer wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt, wenn mit <F9=Korrektur> in den Journalteil gewechselt wird. Seite 11-6

22 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Menüzeile Optionen Menüzeile Optionen Bild 11-5: Menüzeile Optionen Arbeitsablauf Anlagensaldi Sprung ins Programm 24 ANLAGENSALDI, wo die Saldofelder der Anlagen kontrolliert werden können. Wenn Sie im Korrekturmodus sind, werden automatisch die Anlagensaldi der aktiven Anlage angezeigt. Bewegungsarten Sprung ins Programm 42 BEWEGUNGSARTEN, wo die Definitionen der Bewegungsarten kontrolliert werden können. Seite 11-7

23 Anlagen Manuelles Buchen 11 Buchhaltung Menüzeile Optionen Verbuchungsdetails <Ctrl + F9><Ctrl + S> Wenn Sie mit <F9> in den Korrekturmodus wechseln, können mit dieser Funktion von der jeweils aktiven Buchung die Verbuchungen auf die Saldofelder und in die FIBU / Kostenrechnung kontrolliert werden. Seite 11-8

24 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Übersicht 12 Automatisches Buchen Übersicht Bild 12-1: Automatisches Buchen11 Möglichkeiten Aufgrund der in Programm 43 definierten Berechnungsregeln werden in diesem Programm automatische Berechnungen generiert. Im Vordergrund stehen die Abschreibungen und kalkulatorischen Zinsen, doch können die gleichen Automatismen auch für die Budgetierung oder zur Anpassung von Versicherungs- oder Wiederbeschaffungswerten verwendet werden. Seite 12-1

25 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Übersicht Das Berechnen der Abschreibungen erfolgt getrennt nach den verschiedenen Buchungskreisen. So können beispielsweise für den Buchungskreis Kostenrechnung die kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen monatlich, die bilanziellen Abschreibungen für den Buchungskreis FIBU jährlich gebucht werden. Die Verbuchung auf die Saldofelder sowie auf die Konten und Kostenstellen, denen die einzelnen Anlagen zugeordnet sind, erfolgt durch die Definition der Bewegungsarten. Nach einem provisorischen Berechnungslauf werden die Saldofelder, Konten- und Kostenstellenjournale sofort nachgeführt. Dies bedingt allerdings, dass die Stammdaten für die FIBU- und KST-Verbuchung in der Anlagenkategorien oder Anlage vollständig definiert sind, bevor ein Abschreibungslauf durchgeführt werden kann. Ein einmal erstellter Berechnungsvorschlag kann aufgrund veränderter Werte neu berechnet werden. Im Programm 11 BUCHEN können diese Buchungen einzeln mutiert werden, solange sie noch nicht in die FIBU/Kostenrechnung verbucht sind. Ein Berechnungsvorschlag muss als definitiv markiert werden, damit er im Programm 19 VERBU- CHUNG IN DIE FIBU in die ABACUS Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung übertragen werden kann. Die Buchungen eines provisorischen oder definitiven Abschreibungslaufs können im Programm 511 STORNO AUTOMATISCHE BUCHUNGEN gelöscht oder storniert werden. Seite 12-2

26 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Übersicht Bei einem Istlauf werden nur Anlagen berücksichtigt, die den Status Definitiv haben. Die Abschreibungen werden aufgrund der Berechnungsregeln berechnet, welche in den Stammdaten der Anlagenkategorien und/oder Anlagenstammdaten abgespeichert sind. Bei einem Budgetlauf werden Anlagen mit dem Status Budgetierte Anlage und Definitiv berücksichtigt. Die Abschreibungen können bei einem Budgetlauf nicht nur aufgrund der Berechnungsregeln berechnet werden, welche in den Stammdaten der Anlagenkategorien und/oder Anlagenstammdaten abgespeichert sind. Für Simulationen können andere Berechnungsregeln für die Berechnungen von Abschreibungen oder Wiederbeschaffungswerte verwendet werden. Anlagen mit dem Status Provisorisch oder Liquidiert werden nicht berechnet. Seite 12-3

27 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Normaler Berechnungslauf F5 Normaler Berechnungslauf <F5> Bild 12-2: Normaler Berechnungslauf eröffnen Möglichkeiten Im normalen Berechnungslauf werden alle Berechnungsregeln gerechnet, die auf der Anlage oder der Anlagenkategorie hinterlegt sind. Pro Buchungskreis und Abrechnungsperiode können beliebig viele Abrechnungsläufe eröffnet werden. Das Programm kontrolliert, dass eine Anlage pro Abrechnungslauf nur einmal abgeschrieben wird. Seite 12-4

28 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Normaler Berechnungslauf F5 Arbeitsablauf Buchungskreis Wählen Sie den Buchungskreis an, in dem die automatischen Berechnungen gebucht werden. Zahlen Ist- oder Budgetlauf eröffnen. Ein Budgetlauf kann nur eröffnet werden, wenn die Option Budget installiert ist und im Programm 411 FIRMENSTAMMDATEN aktiviert ist. Periode Beginn der Berechnungsperiode definieren. Das Datum bis... wird aufgrund des Abschreibungsrhythmus, der im Programm 412 BUCHUNGSKREISE definiert ist, automatisch vergeben. <F9=Periode> Geschäftsjahr wechseln, wenn z.b. zwei Geschäftsjahre aktiv sind. Bezeichnung Bezeichnung für den Berechnungslauf eingeben, z.b. BK 1 FIBU Januar 96. Berechnen Die Aktivierung eines Berechnungstyps bedeutet, dass alle Berechnungsregeln berechnet werden. HINWEIS Das Feld für die Aktivierung eines Berechnungtyps kann im Programm 412 BUCHUNGSKREISE unter OPTIONEN / VORSCHLAGSWERTE für jeden Buchungskreis vorgeschlagen werden. Seite 12-5

29 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Normaler Berechnungslauf F5 Beispiel Im Buchungskreis Kostenrechnung können die normalen Abschreibungen im Berechnungstyp 1 definiert werden. Im Berechnungstyp 2 können die leistungsabhängigen Abschreibungen, im Berechnungstyp 3 die kalkulatorischen Zinsen definiert werden. In diesem Fall müssen die Berechnungstypen 1, 2 und 3 für die Berechnung der Abschreibungen und kalkulatorischen Zinsen im Buchungskreis Kostenrechnung aktiviert werden. Seite 12-6

30 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Budgetlauf F6 Budgetlauf <F6> Bild 12-3: Spezieller Berechnungslauf auswählen Möglichkeiten Im Budgetlauf können z.b. Abschreibungen mit Berechnungsregeln gerechnet werden, die nicht auf der Anlage oder der Anlagenkategorie hinterlegt sind. Der Budgetlauf eignet sich für Simulationen der Abschreibungen des gesamten oder auch nur Teilen des Anlagevermögens. Seite 12-7

31 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Budgetlauf F6 Pro Buchungskreis und Abrechnungsperiode können beliebig viele Berechnungsläufe eröffnet werden. Das Programm kontrolliert, dass eine Anlage pro Budgetlauf nur einmal abgeschrieben wird, sofern die Periode identisch ist. Die Berechnungsregel(n) oder der Abschreibungssatz kann nachträglich nicht mehr verändert werden. In diesem Fall muss der ganze Lauf im Programm 511 STORNO AUTOMATISCHE BUCHUNGEN gelöscht werden und noch einmal durchgeführt werden. HINWEIS Budgetläufe können eröffnet werden, wenn die Option Budgetierung im Programm 411 FIRMEN- STAMMDATEN aktiv ist. Arbeitsablauf Buchungskreis Wählen Sie den Buchungskreis an, in dem ein Budgetlauf durchgeführt werden soll. Zahlen Ist- oder Budgetlauf eröffnen. Periode von... bis Beginn und Ende der Berechnungsperiode eingeben. <F9=Periode> Geschäftsjahr wechseln, wenn z.b. zwei Geschäftsjahre aktiv sind. Seite 12-8

32 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Budgetlauf F6 Belegdatum Im Normalfall entspricht das Belegdatum dem Datum bis. Bezeichnung Bezeichnung für den Berechnungslauf eingeben, z.b. Budget FIBU Regel 1-5 Die Aktivierung einer Berechnungsregel bedeutet, dass alle Anlagen nach dieser Regel gerechnet werden. Die Berechnungsregeln, die auf der Anlagenkategorie oder Anlage abgespeichert sind, werden nicht berücksichtigt. Selektion Für die speziellen Berechnungsläufe können auch nur Teile der Anlagen berücksichtigt werden. Somit könnte z.b. für jede Anlagenkategorie ein spezieller Berechnungslauf eröffnet werden, bei der die entsprechenden Berechnungsregel für die Abschreibung angegeben wird. Seite 12-9

33 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Berechnungslauf starten Berechnungslauf starten Bild 12-4: Berechnungslauf starten Arbeitsablauf Verarbeitung Der Berechnungslauf kann provisorisch oder definitiv durchgeführt werden. Provisorische und definitive Buchungen können im Programm 11 BUCHEN korrigiert werden. Nur definitive Buchungen können im Programm 19 VERBUCHUNG IN DIE FIBU in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung übergeben werden. Zudem wird ein definitiver Lauf nicht mehr in der Laufauswahl angezeigt. Seite 12-10

34 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Berechnungslauf starten HINWEIS Provisorische und definitive Berechnungsläufe können im Programm 511 STORNO AUTOMATISCHE VERBUCHUNGEN storniert oder gelöscht werden. Bezeichnung Bezeichnung für den Berechnungslauf eingeben, z.b. BK 1 FIBU Januar 96. Berechnen Die Aktivierung eines Berechnungstyps bedeutet, dass alle Berechnungsregeln in diesem Kreis berechnet werden. HINWEIS Das Feld für die Aktivierung eines Berechnungstyps kann in einem normalen Berechnungslauf nachträglich aktiviert werden. Bei einem speziellen Berechnungslauf können die Berechnungsregeln nicht mehr mutiert werden. Fehler beim Berechnen von Abschreibungen Wenn die Stammdaten für die Verbuchung in die FIBU oder Kostenstellen nicht vollständig sind, können die Berechnungen nicht abgespeichert werden. Folgende Fehlercodes sind möglich: Fehlercode 1: Konto oder Kostenart ist nicht definiert oder vom falschen Typ, wenn z.b. nur interne Verrechnungen erlaubt sind. Seite 12-11

35 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Berechnungslauf starten Fehlercode 2: Fehlercode 4: Fehlercode 8: Fehlercode 16: Fehlercode 32: Kostenstelle 1. Ebene ist nicht definiert oder Kombination zu Konto/Kostenart ist falsch, weil z.b. ein Konto anstatt eine Kostenart angegeben ist. Kostenstelle 2. Ebene ist nicht definiert oder Kombination zu Konto/Kostenart ist falsch, weil z.b. ein Konto anstatt eine Kostenart angegeben ist. Gegenkonto oder Gegenkostenart ist nicht definiert oder vom falschen Typ, wenn z.b. nur interne Verrechnungen erlaubt sind. Gegenkostenstelle 1. Ebene ist nicht definiert oder Kombination zu Konto/Kostenart ist falsch, weil z.b. ein Konto anstatt eine Kostenart angegeben ist. Gegenkostenstelle 2. Ebene ist nicht definiert oder Kombination zu Konto/Kostenart ist falsch, weil z.b. ein Konto anstatt eine Kostenart angegeben ist. Die Fehlercodes können auch additiv auftreten, falls ein Konto anstatt eine Kostenart in einer Buchung mit 2. Ebene KST verwendet ist. In diesem Fall wird der Fehlercode 6 (= 2 + 4) zurückgegeben, weil beide Kostenstellen ungültig sind. <F5> Berechnungslauf auswählen. Seite 12-12

36 Anlagen Automatisches Buchen 12 Buchhaltung Berechnungslauf starten <F6> Protokoll des Berechnungslaufs für die Kontrolle der automatischen Berechnungen. Seite 12-13

37 Anlagen Anlagenjournal 151 Buchhaltung Übersicht 151 Anlagenjournal Übersicht Bild 15-1: Anlagenjournal Möglichkeiten In diesem Programm werden die manuellen und automatischen Buchungen nach Buchungsnummer, Buchungsdatum und Anlagennummer journalisiert. Seite 15-1

38 Anlagen Anlagenjournal 151 Buchhaltung Übersicht Arbeitsablauf Geschäftsjahr Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das eine Auswertung erstellt werden soll. Buchungskreis Wählen Sie den Buchungskreis aus, für den Sie eine Auswertung erstellen wollen. Ist- oder Budgetzahlen Journal der Ist- oder Budgetbuchungen ausgeben. Nach Buchungsnummer Journalisierung nach der internen Buchungsnummer. Die Buchungsnummer wird nicht pro Buchungskreis separat geführt. Deshalb ist bei der Journalisierung eines Buchungskreises die Buchungsnummer nicht lückenlos. Nach Buchungsdatum Journalisierung nach Buchungsdatum. Nach Anlagennummer Journalisierung nach Anlagennummer. Buchungsnummer Die erste und letzte Buchungsnummer des ausgewählten Bereichs wird standardmässig angezeigt. Wenn Sie nur einen Teil der möglichen Buchungen anzeigen wollen, müssen Sie den gewünschten Bereich eingeben. Seite 15-2

39 Anlagen Anlagenjournal 151 Buchhaltung Menüzeile Optionen Menüzeile Optionen Bild 15-2: Menüzeile Optionen Arbeitsablauf Berechnungslauf <F5> Pro Buchungskreis können einzelne Berechnungsläufe im Journalteil angezeigt werden. Gestaltung <F6> Das Anlagenjournal kann auch mit den Angaben für die Verbuchung auf die Saldofelder ausgegeben werden. Filterbedingungen <F3> Mit Hilfe der Filterbedingungen können Buchungen im Journal gesucht werden. Wenn eine Filterbedingung aktiv ist, werden nur noch diejenigen Buchungen im Seite 15-3

40 Anlagen Anlagenjournal 151 Buchhaltung Menüzeile Optionen Journalteil angezeigt, die die Filterbedingungen erfüllen. Seite 15-4

41 Anlagen Konto/Kostenarten Journal 152 Buchhaltung Übersicht 152 Konto/Kostenarten Journal Übersicht Bild 15-3: Konto/Kostenarten Journal Möglichkeiten Ausgabe der manuellen und automatischen Buchungen nach Konto oder Kostenarten sortiert. HINWEIS Die Verteilung der Bewegungen auf Konten / Kostenarten erfolgt aufgrund den Definitionen im Programm 42 BEWEGUNGSARTEN unter OPTIO- NEN / VERBUCHUNG FIBU. Seite 15-5

42 Anlagen Konto/Kostenarten Journal 152 Buchhaltung Übersicht Arbeitsablauf Geschäftsjahr Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das eine Auswertung erstellt werden soll. Buchungskreis Wählen Sie den Buchungskreis aus, für den Sie eine Auswertung erstellen wollen. Ist- oder Budgetzahlen Journal der Ist- oder Budgetbuchungen ausgeben. Nach Buchungsnummer Journalisierung nach der internen Buchungsnummer. Die Buchungsnummer wird nicht pro Buchungskreis separat geführt. Deshalb ist bei der Journalisierung eines Buchungskreises die Buchungsnummer nicht lückenlos. Journalisierung nach Buchungsdatum. Buchungsnummer Die erste und letzte Buchungsnummer des ausgewählten Bereichs wird standardmässig angezeigt. Wenn Sie nur einen Teil der möglichen Buchungen anzeigen wollen, müssen Sie den gewünschten Bereich eingeben. Nach Buchungsdatum Konten/Kostenarten Wenn Sie nur einen Teil der Konten/Kostenarten anzeigen wollen, müssen Sie den gewünschten Bereich eingeben. Seite 15-6

43 Anlagen Konto/Kostenarten Journal 152 Buchhaltung Menüzeile Optionen Menüzeile Optionen Bild 15-4: Menüzeile Optionen Arbeitsablauf Buchungslauf Pro Buchungskreis können einzelne Berechnungsläufe im Journalteil angezeigt werden. Nur Totale ausgeben Nur die Totalbeträge, die auf die Konten/Kostenarten gebucht werden, ausgeben. Filterbedingungen <F3 Mit Hilfe der Filterbedingungen können Buchungen im Journal gesucht werden. Wenn eine Filterbedingung aktiv ist, werden nur noch diejenigen Buchungen im Seite 15-7

44 Anlagen Konto/Kostenarten Journal 152 Buchhaltung Menüzeile Optionen Journalteil angezeigt, die die Filterbedingungen erfüllen. Seite 15-8

45 Anlagen Kostenstellen/-träger Journal 153 Buchhaltung Übersicht 153 Kostenstellen/-träger Journal Übersicht Bild 15-5: Kostenstellen/-träger Journal Möglichkeiten Ausgabe der manuellen und automatischen Buchungen nach Kostenstellen und Kostenträger sortiert. HINWEIS Die Verteilung der Bewegungen auf Konten / Kostenarten erfolgt aufgrund den Definitionen im Programm 42 BEWEGUNGSARTEN unter OPTIO- NEN / VERBUCHUNG FIBU. Seite 15-9

46 Anlagen Kostenstellen/-träger Journal 153 Buchhaltung Übersicht Arbeitsablauf Geschäftsjahr Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das eine Auswertung erstellt werden soll. Buchungskreis Wählen Sie den Buchungskreis aus, für den Sie eine Auswertung erstellen wollen. Ist- oder Budgetzahlen Journal der Ist- oder Budgetbuchungen ausgeben. Nach Buchungsnummer Journalisierung nach der internen Buchungsnummer. Die Buchungsnummer wird nicht pro Buchungskreis separat geführt. Deshalb ist bei der Journalisierung eines Buchungskreises die Buchungsnummer nicht lückenlos. Nach Buchungsdatum Journalisierung nach Buchungsdatum. Buchungsnummer Die erste und letzte Buchungsnummer des ausgewählten Bereichs wird standardmässig angezeigt. Wenn Sie nur einen Teil der möglichen Buchungen anzeigen wollen, müssen Sie den gewünschten Bereich eingeben. Kostenstelle 1. Ebene Wenn Sie nur einen Teil der Kostenstellen / Kostenträger anzeigen wollen, müssen Sie den gewünschten Bereich eingeben. Seite 15-10

47 Anlagen Kostenstellen/-träger Journal 153 Buchhaltung Übersicht Kostenstelle 2. Ebene Wenn Sie nur einen Teil der Kostenstellen / Kostenträger anzeigen wollen, müssen Sie den gewünschten Bereich eingeben. Seite 15-11

48 Anlagen Kostenstellen/-träger Journal 153 Buchhaltung Menüzeile Optionen Menüzeile Optionen Bild 15-6: Menüzeile Optionen Arbeitsablauf Buchungslauf Pro Buchungskreis können einzelne Berechnungsläufe im Journalteil angezeigt werden. Nur Totale ausgeben Nur die Totalbeträge, die auf die Konten/Kostenarten gebucht werden, ausgeben. Filterbedingungen <F3> Mit Hilfe der Filterbedingungen können Buchungen im Journal gesucht werden. Wenn eine Filterbedingung aktiv ist, werden nur noch diejenigen Buchungen im Seite 15-12

49 Anlagen Kostenstellen/-träger Journal 153 Buchhaltung Menüzeile Optionen Journalteil angezeigt, die die Filterbedingungen erfüllen. Seite 15-13

50 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Übersicht 191 Verbuchungsbeleg aufbereiten Übersicht Bild 19-1: Verbuchungsbeleg aufbereiten Möglichkeiten Aufgrund der in den Programmen 11 MANUELLES BUCHEN und 12 AUTOMATISCHES BUCHEN erfassten Buchungen können die Bewegungen der Anlagenbuchhaltung mit diesem Programm in die FIBU/Kostenrechnung übertragen werden. Seite 19-1

51 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Übersicht Das Verbuchen erfolgt getrennt nach den verschiedenen Buchungskreisen und den Ist- oder Budgetzahlen. Dabei können beliebig viele Abschreibungsläufe einer bestimmten Periode zusammengefasst und in einem Buchungsbeleg ausgegeben werden. Die Verbuchung auf die Konten und Kostenstellen erfolgt durch die Definition der Bewegungsarten. Ein einmal erstellter Buchungsvorschlag kann aufgrund veränderter Werte neu berechnet werden. Wenn z.b. die Abschreibungen auf ein falsches Konto oder Kostenstelle gebucht werden, muss bei der entsprechenden Bewegungsart im Programm 42 BEWEGUNGSARTEN unter OPTIO- NEN/VERBUCHUNG FIBU die Zuweisung des Kontos oder der Kostenstelle korrigiert werden. Im Programm 11 BUCHEN können die Buchungen ebenfalls mutiert werden, solange sie noch nicht definitiv in die FIBU/Kostenrechnung verbucht sind. Schliesslich kann ein Buchungsvorschlag als definitiv markiert werden und im Programm 194 VERBU- CHUNG DURCHFÜHREN direkt in die ABACUS Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung übertragen werden. Bemerkungen Die Buchungen eines provisorischen oder definitiven Verbuchungslaufs können im Programm 512 STORNO FIBU VERBUCHUNG gelöscht werden. Seite 19-2

52 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Verbuchungslauf eröffnen F5 Verbuchungslauf eröffnen <F5> Bild 19-2: Verbuchungslauf eröffnen Möglichkeiten Pro Buchungskreis und Abrechnungsperiode können beliebig viele Verbuchungsläufe eröffnet werden. Die Buchungsperiode kann mehrere automatische Abschreibungsläufe zusammenfassen. Seite 19-3

53 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Verbuchungslauf eröffnen F5 Arbeitsablauf Buchungskreis Wählen Sie den Buchungskreis an, in dem ein Verbuchungslauf in die FIBU / Kostenrechnung gebucht werden soll. Zahlen Verbuchungsbeleg der Ist- oder Budgetzahlen ausgeben. Periode Buchungsperiode eingeben. Bezeichnung Bezeichnung für den Verbuchungslauf eingeben, z.b. BK 1 FIBU Januar 96. Belegnummer Belegnummer (max. 6 Stellen) für den Verbuchungslauf eingeben. Code Code für den Verbuchungslauf eingeben. Der Code kann in der ABACUS FIBU als zusätzliches Filterelement in den Journalen und Kontoauszügen verwendet werden. Verbuchen In diesem Teil werden alle definitiven Berechnungsläufe sowie die manuellen Buchungen der Periode angezeigt. Markieren Sie die Läufe, die im Verbuchungsbeleg ausgegeben werden sollen. Seite 19-4

54 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Verbuchungslauf auswählen F5 Verbuchungslauf auswählen <F5> Bild 19-3: Verbuchungslauf auswählen Möglichkeiten Die Verbuchungsläufe werden sortiert nach Buchungskreise angezeigt. Es werden nur diejenigen Berechnungsläufe angezeigt, die noch nicht definitiv verarbeitet sind. Folgende Informationen werden auf diesem Bildschirm angezeigt. 1. Die Bezeichnung des Verbuchungslaufs 2. BK: Buchungskreis Seite 19-5

55 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Verbuchungslauf auswählen F5 3. Belegdatum des Verbuchungslaufs 4. Ist- oder Budgetzahlen 5. Status: P=Provisorisch berechnet; D=Definitiv berechnet; # = Stornierte Periode 6. Zusatzinfo: n = Anzahl der Berechnungsläufe;!=Verbuchungslauf korrekt durchgeführt HINWEIS Ein Verbuchungslauf kann mit <sf2> nur dann gelöscht werden, wenn er den Status 0=Eröffnet hat, aber noch keine Buchungen enthalten sind. Wenn bereits Läufe durchgeführt wurden, muss der Verbuchungslauf im Programm 512 STORNO FIBU VERBUCHUNG storniert werden. Seite 19-6

56 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Verbuchungslauf starten F2 Verbuchungslauf starten <F2> Bild 19-4: Verbuchungslauf starten Arbeitsablauf Verarbeitung Der Verbuchungslauf kann provisorisch oder definitiv durchgeführt werden. Der definitive Verbuchungslauf wird für die direkte Verbuchung in die ABACUS FIBU verwendet. Bezeichnung Bezeichnung für den Verbuchungslauf eingeben, z.b. FIBU Januar 96. Seite 19-7

57 Anlagen Verbuchungsbeleg aufbereiten 191 Buchhaltung Verbuchungslauf starten F2 Belegnummer Belegnummer (max. 6 Stellen) für den Verbuchungslauf eingeben. Code Code für den Verbuchungslauf eingeben. FIBU Verbuchungsbeleg FIBU Verbuchungsbeleg ausgeben. Der Buchungsbeleg kann auch über das Programm 192 VERBU- CHUNGSBELEG AUSGEBEN ausgedruckt werden. Protokoll Aufbereitung Alle Buchungen, die im Verbuchungsbeleg enthalten sind, werden ausgegeben. Seite 19-8

58 Anlagen Verbuchungsbeleg ausgeben 192 Buchhaltung 192 Verbuchungsbeleg ausgeben Verbuchungslauf auswählen Bild 19-5: Verbuchungslauf auswählen Möglichkeiten Die Berechnungsläufe werden sortiert nach Buchungskreise angezeigt. Es werden nur diejenigen Berechnungsläufe angezeigt, die noch nicht definitiv verarbeitet sind. Folgende Informationen werden auf diesem Bildschirm angezeigt. 1. Die Bezeichnung des Verbuchungslaufs Seite 19-9

59 Anlagen Verbuchungsbeleg ausgeben 192 Buchhaltung 2. BK: Buchungskreis 3. Belegdatum des Verbuchungslaufs 4. Ist- oder Budgetzahlen 5. Status: P=Provisorisch berechnet; D=Definitiv berechnet; # = Stornierte Periode 6. Zusatzinfo: n=anzahl der Berechnungsläufe;!=Verbuchungslauf korrekt durchgeführt Seite 19-10

60 Anlagen Verbuchungsbeleg ausgeben 192 Buchhaltung Verbuchungsbeleg ausgeben Verbuchungsbeleg ausgeben Bild 19-6: Verbuchungsbeleg ausgeben Arbeitsablauf Bezeichnung Bezeichnung für den Verbuchungslauf eingeben, z.b. BK 1 FIBU Januar 96. Beleg-Nummer Belegnummer (max. 6 Stellen) für den Verbuchungslauf eingeben. Code Code für den Verbuchungslauf eingeben. Der Code kann in der ABACUS FIBU als zusätzliches Filterele- Seite 19-11

61 Anlagen Verbuchungsbeleg ausgeben 192 Buchhaltung Verbuchungsbeleg ausgeben ment in den Journalen und Kontoauszügen verwendet werden. Seite 19-12

62 Anlagen Verbuchung durchführen 194 Buchhaltung Übersicht 194 Verbuchung durchführen Übersicht Bild 19-7: Verbuchung durchführen Möglichkeiten Im Programm 194 VERBUCHUNG DURCHFÜH- REN werden die Buchungen der Anlagenbuchhaltung definitiv abgerechneter Berechnungsläufe direkt oder indirekt via ASCII-File in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen. In der Periodenauswahlliste werden nur diejenigen Läufe angezeigt, bei denen im Programm 191 VERBUCHUNGSLAUF der Verbuchungsbeleg definitiv aufbereitet wurde. Seite 19-13

63 Anlagen Verbuchung durchführen 194 Buchhaltung Übersicht Bemerkungen Direkte FIBU-Verbuchung Im Programm 412 BUCHUNGSKREISE bestimmen Sie unter der Verbuchungsart, dass die Buchungen der Anlagenbuchhaltung direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. In diesem Fall muss die Finanzbuchhaltung auf demselben Gerät installiert sein. Bei der direkten Verbuchung werden die Daten über das Journal 'I' direkt in das Jahresjournal der Finanzbuchhaltung übertragen. Kontrollieren Sie nach diesem Verbuchungslauf in der Finanzbuchhaltung im Programm 11 BUCHEN, ob alle Buchungen im Jahresoder Vorjahresjournal vorhanden sind. Sobald die Periode direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen ist, erscheint sie nicht mehr in der Periodenauswahlliste. Indirekte Verbuchung Im Programm 412 BUCHUNGSKREISE bestimmen Sie, dass die Buchungen der Anlagenbuchhaltung via ASCII-Datei in Format ABACUS in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Verbuchung stornieren Im Programm 512 STORNO FIBU VERBUCHUNGS- LAUF können Verbuchungsläufe in die FIBU storniert werden. Seite 19-14

64 Anlagen Verbuchung durchführen 194 Buchhaltung Übersicht Buchungscode in FIBU Die Buchungen der Anlagenbuchhaltung werden in der ABACUS Finanzbuchhaltung mit dem Code M abgespeichert. Arbeitsablauf FIBU- Verbuchungslauf auswählen In der Liste der Verbuchungsläufe werden alle definitiv verarbeiteten Verbuchungsläufe angezeigt. Die definitive Verarbeitung eines Verbuchungslaufs erfolgt im Programm 191 VERBUCHUNGSBELEG AUFBEREI- TEN. Ausführen Die Verbuchung kann mit der Funktionstaste <F2=Ausführen> gestartet werden. Ausgabedatei wählen Die Funktion Ausgabedatei wird nur dann ausgewählt, wenn im Programm 412 BUCHUNGSKREISE die Art der Verbuchung auf ASCII-Schnittstelle definiert ist. Beispiele für den Export von ASCII-Dateien: A:JANUAR.CSB Export von File JANUAR.CSB auf das Laufwerk A. JANUAR Export von File JANUAR in den Pfad \abac\df. ASCII-Datei im Format ABACUS ASCII-Dateien im Format ABACUS können in der ABACUS Finanzbuchhaltung im Programm 11 BU- CHEN unter <F8=Diverses> mit der Funktion Externe Erfassungen verbuchen eingelesen werden. Seite 19-15

65 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht 21 Anlagenstammdaten Übersicht Bild 21-1: Anlagenstammdaten - Seite 1 Möglichkeiten Der Anlagenstamm enthält eine Vielzahl von Informationen, die zur Erfüllung der verschiedenen Aufgaben beitragen. Bei der Erfassung von Anlagen können durch die Definition von Vorschlagswerten oder dem Kopieren bestehender Anlagen die manuellen Eingaben minimiert und standardisiert werden. Seite 21-1

66 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht Besondere Möglichkeiten ergeben sich auch durch die zeitabhängige Speicherung der Stammdaten, so dass Auswertungen, Abschreibungsläufe, Kostenstellen-Zuordnungen usw. periodengerecht erstellt werden können. Zudem sind Mutationen rückwirkend ersichtlich. Beim Zugriff auf einen Stammsatz werden immer die zeitabhängigen Daten angezeigt, die zum Zeitpunkt der Abfrage gültig sind. Erweiterte Anlagenstammdaten Die erweiterten Anlagenstammdaten werden via Funktionstaste in weiteren Unterprogrammen eingegeben und je nach Bedarf erfasst. Im einzelnen sind folgende erweiterte Anlagenstammdaten möglich: Kostenstellenzuordnung (mehrere, zeitabhängig) Abschreibungsregeln (mehrere, zeitabhängig) Frei definierbare Betrags-, Datums- oder Textfelder Zusätzliche Anlagen-Adressen (Versicherung, Hersteller, Lieferant usw.) Ja/Nein-Kriterien zur selektiven Ausgabe der Anlagenstammdaten Versicherungs- und technische Angaben in Form von frei definierbaren Feldern Betrags-, Datums- oder Textfelder Hierarchiebegriffe Seite 21-2

67 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht Zur Gliederung der Anlagen stehen folgende Gliederungselemente zur Verfügung: Freie, mehrstufige Klassierungen (z.b. Standortoder Versicherungslisten) im Programm 25 AN- LAGEN KLASSIEREN. Anlagen-Kategorien (z.b. Gebäude, Fräsmaschinen, Computer, Fahrzeuge) Anlagen-Typ (z.b. aktivierte Anlage, Leasinganlage, budgetierte Anlage) Bestandeskonto Bestandeskostenstelle Freie Gruppierungen Ober- und Unteranlagen Durch die vielfältigen Gliederungsmöglichkeiten können die Anlagen praktisch in jeder beliebigen Form dargestellt werden. Die freie Klassierung eignet sich vor allem, die Anlagen nach organisatorischen, geographischen oder produktebezogenen Aspekten zu strukturieren. Die weiteren Hierarchiemerkmale können über die vordefinierten Listen ausgewertet werden. Felderdefinitionen: Die Bezeichnungen der einzelnen Felder im Anlagenstamm können den betrieblichen Bedürfnissen angepasst werden. So kann z.b. das Feld Freie Gruppierung 1 in Filiale abgeändert werden. Seite 21-3

68 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht Überlegen Sie sich, ob Sie Musteranlagen führen wollen. Bei der Eröffnung von neuen Anlagen können die Vorgabewerte für alle Felder des Anlagenstamms von Musteranlagen kopiert werden. Damit kann die Erfassung von neuen Anlagen effizient und sicher abgewickelt werden. HINWEIS Bevor eine Anlage eröffnet werden kann, müssen sämtliche Stammdaten der Anlagenbuchhaltung definiert werden. Beachten Sie dazu die Checkliste im Anhang 1. Arbeitsablauf Anlagen-Nummer Die Anlagennummer ist max. 10 Stellen numerisch. Sie identifiziert die Anlage und wird in vielen Auswertungen als Primärschlüssel verwendet. Deshalb sollte man sich genau überlegen, nach welchen Kriterien die Anlagennummer aufgebaut ist. Sie ist nachträglich nicht mehr veränderbar. <F5> <F3> <F4> Neue Anlage Suche nach Anlagennummer Liste nach Anlagennummer Anlage eröffnen: Neue Anlagennummer eingeben. Die Anlagennummer kann auch vom System vergeben werden. In diesem Fall muss keine Anlagennummer eingegeben werden. Beim Speichern einer neuen Anlage wird die Anlagennummer automatisch verge- Seite 21-4

69 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht ben. Wenn die Anlagennummer automatisch vergeben wird, darf das Feldattribut für eine zwingende Eingabe nicht aktiv sein. Definition unter OPTIONEN, FELDER- DEFINTION, ANLAGEN STAMMDATEN. Zudem muss im Programm 411 FIRMENSTAMMDATEN die Funktion Anlagennummer automatisch bilden aktiv sein. Anlagen-Nummer pro Anlagenkategorie Im Programm 413 ANLAGENKATEGORIEN kann pro Analgenkategorie ein Nummernkreis bestimmt werden. Definition unter ZUSÄTZE, ANLAGEN-NUMMERN Anlagenkat. Nummernkreis usw. Inventarnummer Die Inventarnummer ist 20 Stellen alphanumerisch und muss als weiterer eindeutiger Suchbegriff neben der Anlagennummer verwendet werden. Das Feld Inventarnummer muss zwingend eingegeben werden. Im Programm 411 FIRMENSTAMMDATEN kann bestimmt werden, ob die Inventarnummer vom System automatisch vergeben werden soll. Wenn diese Funktion aktiv ist, setzt sich die Inventarnummer wie folgt zusammen: INV+Anlagen-Nr. INV Seite 21-5

70 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht <F3> <F4> Suche nach Inventarnummer Anlagenliste sortiert nach Inventarnummer HINWEIS Die Inventarnummer kann auch für weitere Begriffe verwendet werden. Besonders geeignet sind weitere eindeutige Suchbegriffe, die nebst der Anlagennummer oder dem Kurznamen verwendet werden, wie z.b.: Filiale-Nummer Die Anlagen werden bei einem Betrieb mit Filial- Organisation nach den Filialen gesucht. Die Numerierung wird so aufgebaut, dass nebst der Filiale auch noch der Raum erkennbar ist: ZH1-EMPF-1 BE-BUCHHALTUNG-1 BE-SPEDITION usw. Sofern das Feld Inventarnummer für andere Suchbegriffe verwendet wird, kann die Feldbezeichnung unter OPTIONEN / FELDER- DEFINITIONEN dem sachlichen Inhalt angepasst werden. Ohne Saldi Das Feld Ohne Saldi bewirkt, dass auf dieser Anlage keine Bewegungen gebucht und demzufolge auch keine Anlagensaldofelder nachgeführt werden. Seite 21-6

71 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht Beispiel für die Erfassung von Anlagen ohne Saldi: Anlagen, die im Anschaffungsjahr als Aufwand ohne Abschreibungen verbucht werden. Sie werden aber trotzdem im Anlagenstamm verwaltet, z.b. geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungswert von weniger als Fr Anlagen, die nur zu Inventarzwecken erfasst werden, z.b. Büromöbel. Oberanlagen, deren Werte sich aus dem Total der Unteranlagen zusammensetzen. Kurzbezeichnung Die Kurzbezeichnung ist max. 20 Stellen alphanumerisch. Die Kurzbezeichnung wird in allen Standardlisten für die Bezeichnung der Anlage verwendet. Deshalb ist die Eingabe einer Kurzbezeichnung zwingend, aber nicht eindeutig. <F3> <F4> Suche nach Kurzbezeichnung Anlagenliste nach Kurzbezeichnung Anlagenkategorie Bei der Neueröffnung einer Anlage werden sämtliche Vorgabewerte der Anlagenkategorie in die neu zu erfassende Anlage kopiert. Die Anlagenkategorien werden im Programm 413 definiert. Wenn auf einer Anlage gebucht wurde (Status Seite 21-7

72 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht definitiv), kann die Anlagenkategorie nicht mehr verändert werden. <F4> Liste der Anlagenkategorien ACHTUNG Die Anlagenkategorie kann bei einer definitiven Anlage in diesem Programm nicht mehr mutiert werden, weil sie Träger von verschiedenen Stammdatenwerten wie z.b. Abschreibungsregeln und Verbuchungsparameter ist. HINWEIS Die Anlagenkategorie kann im Programm 542 FELDWEISE ANLAGENBEARBEITUNG mutiert werden. Da die Mutation der Anlagenkategorie u.u. die Abschreibungsregel der Anlage verändert, sollte das Programm 542 nur für Benutzer freigegeben werden, welche die Konsequenzen einer Mutation der Anlagenkategorie einschätzen können. Bezeichnung 1 bis 4 Die Bezeichnungen 1 bis 4 sind max. 30 Stellen lang. Die Felderdefinitionen für die Bezeichnungen 1 bis 4 können im Programm 413 ANLAGENKATEGORIEN pro Anlagenkategorie bestimmt werden. Sie müssen darauf achten, dass der Inhalt der Bezeichnung 1 oder auch Bezeichnung 2 wenn möglich auf allen Anlagenkategorien sinngemäss gleich ist. Der Inhalt der Bezeichnungen 3 und 4 kann pro Anlage unterschiedlich sein. <F4> Vorschlagswerte Bezeichnung 1 bis 4 Seite 21-8

73 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht <F5> Vorschlagswerte bearbeiten Standort Standort der Anlage eingeben. Auf diesem Feld wird der Standort nicht auf der Zeitachse geführt. Wenn Sie einen zeitabhängigen Standort eingeben wollen, kann dieser auch unter ZUSÄTZE, VERBUN- DENE ADRESSEN, als Adresse geführt werden. <F4> <F5> Vorgabewerte für Standort definieren Vorschlagswerte bearbeiten Bemerkung Freie Bemerkung zu der Anlage erfassen. Maximal 40 Zeichen. <F4> <F5> Vorgabewerte für Bemerkung definieren Vorschlagswerte bearbeiten Anlagentyp Der Anlagentyp ist ein Selektionselement für die Ausgabe von Listen. Der Inhalt der Anlagentypen wird im Programm 414 GRUPPIERUNGEN festgelegt. <F4> Liste Anlagentypen Seite 21-9

74 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht Beispiele für Anlagentypen Aktivierte Anlagen Geringwertige Anlage (nicht aktiviert) Leasinganlagen Budgetierte Anlagen Musteranlagen usw. Bestandeskonto Das Bestandeskonto wird für einfache Anlagenlisten nach Bestandeskonto sortiert (Programm 311) verwendet. Es kann auch für die Verbuchung von Abschreibungen als Kontoreferenz verwendet werden. <F4> Liste Konten-/Kostenarten-Plan Bestandes-KST Die Bestandeskostenstelle wird für einfache Anlagenlisten nach Kostenstellen sortiert (Programm 311) verwendet. Sie kann auch für die Verbuchung von Abschreibungen oder kalkulatorischen Zinsen als Kostenstellenreferenz verwendet werden. <F4> Liste Kostenstellen-/Kostenträger- Plan Seite 21-10

75 Anlagen Anlagenstammdaten 21 Buchhaltung Übersicht HINWEIS Wenn bestimmte Anlagen mehr als einer Kostenstelle zugeordnet sind, müssen die Kostenstellenzuordnungen für alle Anlagen unter VERBU- CHUNG/ KOSTENSTELLEN eingegeben werden. Zudem kann nur in dieser Tabelle die Kostenstellenzuordnung auf einer Zeitachse geführt werden. Freie Gruppierung 1 und 2 Die freien Gruppierungen 1 und 2 sind einstufige Zuordnungskriterien, die für alle Auswertungen verwendet werden können. Der Inhalt der freien Gruppierungen wird im Programm 414 GRUPPIERUNGEN festgelegt und kann hier nicht verändert werden. <F4> Liste der freien Gruppierungen Anschaffungsdatum Das Anschaffungsdatum steuert den Beginn der Abschreibungen und kalkulatorischen Zinsen. Dieses Feld kann nicht mehr verändert werden, sobald die Anlage den Status definitiv aufweist. Zusätzlich kann ein Buchungstext vergeben werden, z.b. die Belegnummer der Lieferantenrechnung sowie die Kurzbezeichnung des Lieferanten. Seite 21-11