Versichertenverwaltung

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1 M&S - DER FÜHRENDE HERSTELLER VON SOZIALVERSICHERUNGSLÖSUNGEN Versichertenverwaltung Factsheet ÜBERSICHT Die Versichertenverwaltung umfasst alle und Funktionen, die sich auf eine versicherte Person beziehen. Ihre Elementarfunktionen stehen auch den anderen Komponenten zur Verfügung. Merkmale Benutzerfreundlich Policenverwaltung Kontoführung Leistungsgrundlagen Beiträge Das System ist vollständig prozessorientiert: Es führt Kunden und Mitarbeiter durch die Prozesse, präsentiert die benötigten Informationen, verarbeitet die Eingaben, unterstützt das 4-Augen-Prinzip und erzeugt die nötigen Dokumente. Integriert Das System umfasst alles, was eine Vorsorgeeinrichtung benötigt, voll integriert und einheitlich zu bedienen: Aktive und Rentner, Prozesse und Dokumente, Kontrollverfahren und Rechnungswesen, PartnerWeb und Schnittstellen. Automatisiert Das System nimmt den Benutzern alle Arbeiten ab, die sich automatisieren lassen: Berechnungen, Kontoführung bei Leistungsfällen, Stornierungen bei rückwirkenden Änderungen, Datenaustausch, Pendenzenverwaltung etc. Nutzen Zufriedene Kunden und Mitarbeiter Ihre Kunden und Mitarbeiter schätzen die einfache und einheitliche Bedienung des Systems, die Transparenz, den Informationsgehalt, das elektronische Dossier etc. Sie können sich daher ganz auf ihre Aufgabe konzentrieren. Effizienz Sie wickeln Ihre Prozesse schneller ab, haben alle Termine und Pendenzen im Griff, erkennen Engpässe sofort, erstellen und finden Dokumente per Knopfdruck, tauschen Daten aus und vieles mehr. Qualität Durch die Integration und die Automatismen sind Ihre Daten stets konsistent, die Benutzer können sich auf den Inhalt konzentrieren und das Kontrollverfahren stellt das 4-Augen-Prinzip sicher. POLICENVERWALTUNG Die Policenverwaltung dient dazu, Policen zu erfassen, zu mutieren, zu beenden und zu stornieren. Eine Police repräsentiert ein Vorsorgeverhältnis und bezieht sich auf eine versicherte Person, ein Mitglied und einen Vorsorgeplan. Eine Police bezieht sich im Normalfall auf ein Arbeitsverhältnis. Verlässt ein Mitarbeiter den Arbeitgeber, wird das Altersguthaben auf eine beitragsfreie Police übertragen, bis klar ist, wohin die Freizügigkeitsleistung überwiesen werden kann. Versicherter Police Mitglied Beitragsfreie Police Tritt der Mitarbeiter wieder in eine Firma ein, die bei der Pensionskasse versichert ist, kann die Freizügigkeitsleistung direkt vom beitragsfreien Konto in die neue Police übertragen werden. Anmeldung eines BV-Versicherten Eröffnung einer beitragsfreien Police Verwaltung und Stornierung einer Police Planwechsel und Planbeendigung Austrittsmeldung Ein Versicherter kann im Zeitablauf oder zu einem bestimmten Zeitpunkt mehrere Policen haben. Bei einem Planwechsel wird die bestehende Police beendet, die neue eröffnet und das Altersguthaben übertragen. Bei der Anmeldung kann eine Risikoprüfung eingeleitet und falls nötig ein Vorbehalt erfasst werden. Akzeptiert der Versicherte den Vorbehalt nicht, erfolgt eine Rückstufung auf den Basisplan. M&S Pension-Vv.docx

2 KONTOFÜHRUNG Die Kontoführung dient der Verwaltung der Altersguthaben. Sie verwaltet die Zu- und Abgänge zum Sparkonto einer Police und ist verantwortlich für die Berechnung der Zins- und Altersgutschriften und führt den Saldo nach. Police Beitragsfreie Police Aktivkonto Passivkonto BF-Konto Einzahlungen können direkt aus einem Transferkonto der Buchhaltung auf ein oder mehrere BV-Konti eingebaut werden. Auszahlungen werden direkt aus den Prozessen der beruflichen Vorsorge an die Buchhaltung übergeben. Zins- und Altersgutschriften sind interne Buchungen ohne Zahlungsfluss. Sie werden bei Bedarf, z.b. bei einem Austritt, oder am Jahresende erstellt. Auf der Austrittsabrechnung weisen die Vorsorgeeinrichtungen Kontostände und bewegungen aus, die für die neue Vorsorgeeinrichtung von Bedeutung sind, z.b. die Freizügigkeitsleistung bei Heirat oder Alter 50, WEF-Vorbezüge, Auszahlungen bei Scheidung etc. Im System werden diese Angaben als informative Kontostände und bewegungen geführt. Sie haben die gleiche Wirkung wie die effektiven Werte. Ein- und Austrittsleistungen Eintritt Der Eingang der Eintrittsleistung wird in der Buchhaltung auf ein Transferkonto gebucht und von dort in ein oder mehrere Konti des Versicherten eingebaut. Der einbezahlte Betrag kann ganz oder teilweise auf die bestehenden BV-Konti übertragen werden. Das System stellt beim Einbau sicher, dass Betrag und BVG- Anteil den Werten der Austrittsabrechnung entsprechen. Kontoüberträge Das Altersguthaben wird normalerweise auf dem Aktivkonto geführt. Wird ein Versicherter ganz oder teilweise erwerbsunfähig, überträgt das System das Altersguthaben ganz oder teilweise auf das Passivkonto. Auf dem Passivkonto wird das Guthaben weiterhin verzinst. Die Beitragsbefreiung und die Altersgutschriften berechnen sich aus dem Lohn, der zum Zeitpunkt des Leistungsereignisses eingefroren wird. Verlässt ein Mitarbeiter den Arbeitgeber, wird das Altersguthaben auf eine beitragsfreie Police übertragen. Auf dem beitragsfreien Konto wird das Guthaben weiterhin verzinst und innerhalb von 6 bis 24 Monaten an eine Freizügigkeitsstiftung überwiesen. Eintrittsleistung Einkauf WEF-Rückzahlung Einz. Scheidung Konto Zinsgutschrift Altersgutschrift Kontoübertrag Austrittsleistung Barauszahlung WEF-Vorbezug Ausz. Scheidung Liegt das Valutadatum im Vorjahr, storniert das System die bestehende Zinsgutschrift und berechnet sie neu. Am Ende des Prozesses wird für jede Police ein Vorsorgeausweis erstellt. Austritt Die Austrittsmeldung des Arbeitgebers beendet das Vorsorgeverhältnis des Versicherten beim Mitglied. Es muss aber nicht das Ende des Vorsorgeverhältnisses M&S Pension-Vv.docx 2

3 des Versicherten bei der PK bedeuten, sofern der Versicherte beitragsfrei bei der PK bleibt oder der neue Arbeitgeber ebenfalls bei der PK versichert ist. Bei einem Austritt können die Überweisungsinstruktionen erfasst, die Austrittsabrechnung erstellt und die Auszahlung via Abrechnungsbuchhaltung ausgelöst werden. Die Altersgutschrift wird bis zum Austrittsdatum, die Zinsgutschrift bis zum Auszahlungsdatum nachgeführt. Barauszahlungen an den Versicherten selber können mit Quellensteuer oder Verrechnungssteuer erfolgen. Bei Barauszahlung in die EU wird der BVG-Anteil auf ein Freizügigkeitskonto überwiesen und nur der überobligatorische Anteil bar ausbezahlt. Das System gibt die Aufteilung des Altersguthabens vor. Wohneigentumsförderung (WEF) Geld aus der beruflichen Vorsorge kann auf zwei Arten für den Erwerb von selbst genutztem Wohneigentum verwendet werden: Vorbezug des Pensionskassenguthabens und Verpfändung der Pensionskassenansprüche. Das System unterstützt beide Möglichkeiten. Einkauf Das BVG sieht vor, dass sich versicherte Personen steuerbegünstigt in die vollen reglementarischen Leistungen einkaufen können. Auf Anfrage berechnet die Pensionskasse den maximal möglichen Einkaufsbetrag. Sie berücksichtigt alle Guthaben des Versicherten in der 2. und 3. Säule und einen allfälligen Zuzug aus dem Ausland. Im Rahmen der Einkaufsberechnung sind Simulationen möglich, die aufzeigen, welche Auswirkungen der Einkauf auf die Altersleistungen hat. Die Simulationen zeigen eine Gegenüberstellung der Entwicklung des Alterskapitals und der Rentenleistungen mit und ohne Einkauf. Einkaufsberechnung Einbau der Einkaufszahlung WEF-Anfrage WEF-Vorbezug WEF-Verpfändung Rückzahlung des WEF-Vorbezugs Anmeldung WEF-Zusatzversicherung WEF-Verwaltung Infolge des Vorbezuges werden die Vorsorgeleistungen unter Umständen gekürzt. Die Einbusse des Risikoschutzes bei Invalidität und Tod kann mit einer Zusatzversicherung aufgefangen werden. Wichtigste Dokumente sind: WEF mit Nachweis der Mittelverwendung, Vergleich Leistungen vor und nach Vorbezug, Veräusserungsbeschränkung, Mitteilungsund Anmeldeformular Zusatzversicherung, Auszahlungsabrechnung, Rückzahlungsbestätigung, Steuermeldung. Vor einem Kapitalbezug können im Rahmen der WEF- Anfrage Simulationen durchgeführt werden, die aufzeigen, welche Auswirkungen der Bezug auf die Altersleistungen hat. Die Simulationen zeigen eine Gegenüberstellung der Entwicklung des Alterskapitals und der Altersrente mit und ohne Vorbezug. M&S Pension-Vv.docx 3

4 BEITRÄGE Scheidung Bei einer Ehescheidung werden die während der Ehe erworbenen Freizügigkeitsleistungen der Ehegatten hälftig geteilt. Das System erlaubt es, die für das Gericht zur Festsetzung des Teilungsbetrags benötigten Grundlagen (namentlich die Freizügigkeitsleistungen zum Zeitpunkt der Heirat und der Scheidung) zu bestimmen und die Scheidungszahlungen zu verbuchen. Heiratsmeldung Anfrage Freizügigkeitsleistung bei Scheidung Auszahlung aufgrund Scheidungsurteil Wiedereinkauf nach Scheidung Einzahlung nach Scheidung Meldet die versicherte Person die Heirat, teilt ihr die Pensionskasse die Freizügigkeitsleistung bei Heirat mit. Die Information wird ansonsten auf der Austrittsabrechnung von einer PK an die andere übermittelt. Die Grundlagen für das Scheidungsurteil holt das Gericht bei der Pensionskasse ein. Ist die FZL bei Scheidung nicht bekannt, stehen verschiedene Werte und Methoden für eine Annäherungsrechnung zur Verfügung: letzte FZL vor Heirat, erstberechnete FZL, Ersatzwerttabelle EDI. Im Scheidungsurteil legt das Gericht den Auszahlungsbetrag fest. Er wird an die Vorsorgeeinrichtung oder als Barauszahlung an den geschiedenen Partner direkt ausbezahlt. Im Falle der Barauszahlung kann die Quellensteuer berechnet und abgezogen werden. Nach der Auszahlung aufgrund einer Scheidung hat die versicherte Person das Recht, einen Wiedereinkauf in gleicher Höhe vorzunehmen. Das System verwaltet die Zahlungen und stellt sicher, dass der Wiedereinkauf die Auszahlung nicht übersteigt. Es berücksichtigt auch Auszahlungen, die Vorgängerkassen tätigten und auf der Austrittsabrechnung mitteilten. Daneben können Einzahlungen verbucht werden, die der versicherten Person von der PK des geschiedenen Partners überwiesen werden. Beitragsrelevante In zahlreichen Prozessen werden die Beiträge der Versicherten berechnet oder eine bestehende Beitragspflicht beendet. Beispiele sind: Anmeldung BV-Versicherter Anmeldung WEF-Zusatzversicherung Stornierung Police Austrittsmeldung Planwechsel und Planbeendigung Lohnänderung Meldung und Revision Erwerbsunfähigkeit Meldung und Revision Invalidität Meldung Alters- oder Todesfall Stornierung Leistungsfall Berechnungsmodell Betreffen die Prozesse Monate, die bereits fakturiert wurden, nimmt das System automatisch die nötigen Korrekturen vor: es erzeugt Ausgleichsgutschriften für Beiträge, die storniert werden müssen, und Nachbelastungen für die neuberechneten Beiträge. Die Korrekturen werden in den oben aufgeführten Prozessen berechnet und den Mitgliedern auf der nächsten Abrechnung gutgeschrieben oder belastet. Grundlage für die Berechnung der Beiträge sind die Löhne und die Grade (Beschäftigungs-, EU- und IV- Grad) zusammen mit den statischen Angaben wie Vorsorgeplan, Geburtsdatum und Geschlecht des Versicherten. Ein neuer Lohn oder ein neuer Grad lösen eine Beitragsberechnung aus und führen zu einem neuen Beitragsauftrag. Die Beitragsaufträge sind die Grundlage für die Fakturierung, indem sie die Daueraufträge für die Beitragsfakturierung darstellen. Das System speichert die fakturierten Beiträge pro Police und Monat und weist sie auf der Fakturabeilage aus. Ausgleichsgutschriften und Nachbelastungen, die aufgrund rückwirkender Änderungen erforderlich sind, werden ebenfalls gespeichert und ausgewiesen. M&S Pension-Vv.docx 4

5 LEISTUNGSGRUNDLAGEN Leistungsoptionen Flexible Pensionierung Kapital-/Rentenoption Vor der Pensionierung kann die versicherte Person Optionen in Bezug auf den Zeitpunkt des Rücktritts und die Form der Altersleistung (Kapital oder Rente) ausüben. Das System unterstützt vorzeitige und aufgeschobene Pensionierung und Teilrücktritte in mehreren Schritten. In BVG-Plänen, die standardmässig eine Altersrente vorsehen, kann die Altersleistung ganz oder teilweise als Kapital bezogen werden. Die weitergehende Vorsorge sieht standardmässig Kapitalzahlungen vor. Falls eine Rente gewünscht wird, muss die Rentenoption ausgeübt werden. Erwerbsunfähigkeit und Invalidität Kontosplitting: Übertrag des Altersguthabens oder eines Teils davon vom Aktivkonto auf das Passivkonto oder umgekehrt. Der Übertrag ist abhängig vom aktuellen Saldo und wird bei jeder Änderung des EU- oder IV-Grades vorgenommen. Beitragsbefreiung: Nach Ablauf einer Wartefrist sind Policen im Verhältnis des EU- oder IV-Grades von der Beitragspflicht befreit. Bei sich ändernden Graden schwankt auch die Höhe der Beitragsbefreiung. Lohn auf dem Passivkonto: Bei der Erfassung eines IV-Falles wird der zum Zeitpunkt des Leistungsereignisses gültige Lohn auf das Passivkonto übernommen. Lohnänderungen auf dem Passivkonto sind zwar selten, aber möglich. Alters- und Todesfall Kontosaldierung: Die Altersguthaben der Aktiv-, Passiv- und BF-Konti werden saldiert oder bei Teilrücktritten um den Rücktrittsgrad reduziert. Beendigung der Beitragspflicht: Die Beitragspflicht endet zum Zeitpunkt des Leistungsereignisses. Teilrücktritte führen zu einer Reduktion der Beiträge. Leistungsereignisse Wird ein Leistungsfall erfasst oder revidiert, führt das System automatisch die Altersguthaben und Beiträge nach. Müssen die Beiträge rückwirkend für bereits abgerechnete Perioden modifiziert werden, erzeugt das System automatisch die nötigen Beitragsgutschriften und Nachbelastungen. Falls ein Leistungsfall ein oder mehrere Vorjahre betrifft, wird für jedes der Vorjahre auf den Aktiv- und Passivkonti der Zins und die Altersgutschrift neu berechnet. Die bisherigen Buchungen werden storniert und durch Ausgleichsbuchungen ausgeglichen. M&S Pension-Vv.docx 5

6 AUSKUNFT Stammblatt BV-Versicherter Übersicht Gibt einen Überblick über die versicherte Person sowie die Eckdaten und Besonderheiten ihrer Vorsorgesituation. Erlaubt es, die Adresse und den Ehepartner der versicherten Person zu erfassen und zu bearbeiten. Altersrenten nicht nur für das ordentliche Rücktrittsalter ausgewiesen werden, sondern auch für die vorzeitige und aufgeschobene Pensionierung. Zu jeder Vorsorgeberechnung kann der Vorsorgeausweis als PDF-Dokument aufgerufen und bei Bedarf nochmals ausgedruckt werden. Sparkonto Zeigt für jede Police des Versicherten die Bewegungen auf dem Aktiv- und Passivkonto an. Beiträge Zeigt für alle Policen des Versicherten die Beitragsgrundlagen (Löhne und Grade), die daraus abgeleiteten Beitragsaufträge und die abgerechneten Beiträge an. PK-Kommunikation Zeigt die Austrittsabrechnungen an, die bei Eintritten von anderen Vorsorgeeinrichtungen übernommen o- der bei Austritten mit dem System erzeugt wurden. Zu jeder Austrittsabrechnung sind die informativen Kontostände und bewegungen ersichtlich. Vorsorgeberechnung Zeigt alle Vorsorgeberechnungen, die für eine versicherte Person durchgeführt wurden. Die Vorsorgeberechnung wird in allen Prozessen, die Auswirkungen auf die Beiträge oder anwartschaftlichen Leistungen haben, automatisch ausgelöst. Für jedes Konto (Aktiv und Passiv) sind die im Zeitablauf durchgeführten Vorsorgeberechnungen ersichtlich. Sie zeigen die Leistungen bei Invalidität und Tod, die Beiträge und Leistungen im Alter, wobei das voraussichtliche Alterskapital und die voraussichtlichen M&S Pension-Vv.docx 6