Februar Produktbeschreibung. Intelligente Formulare für E-Government & E-Business

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1 Februar 2015 Produktbeschreibung Intelligente Formulare für E-Government & E-Business

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3 AFS Kurzüberblick AFORMSOLUTION (AFS) ist für die rasche Umsetzung von Online-Dialogen (elektronischen Formularen) und die effiziente Verwaltung von großen Formularbeständen (Formularmanagement) konzipiert. Jedes mit AFS erstellte Formular kann online, auf mobilen Geräten und als Druckformular genutzt werden. AFS-Formulare für Online, Mobile und Print Die Formularerstellung mit AFS ist einfach und benutzerfreundlich. Validierungen, Berechnungen, dynamisches Verhalten und sogar Schnittstellen zu Drittsystemen können von Personen ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden. AFS-Formulare werden auf Basis von kundenspezifischen Layouts und wiederverwendbaren Formular- und Logikbausteinen generiert (Baukastenprinzip). Das garantiert die Einhaltung von Layout-Standards, Barrierefreiheit, Plattformunabhängigkeit und spart viel Zeit bei der Formularerstellung. Zusatzlösungen runden die AFS-Produktsuite ab: Das AFS-Antragspostfach nimmt Antragsdaten sicher entgegen und dient als Datendrehscheibe für manuelle Sachbearbeitung und Backend-Systeme. Die AFS-Formularmappe verknüpft Formulare nach dem Lebenslagenprinzip oder nach fachlicher Zuständigkeit zu integrierten Anwendungen. Der automatisierte AFS-Formulartest garantiert die permanente Verfügbarkeit des Formularbestandes. Formularerstellung Mit dem AFS-Baukasten normenkonforme Formulare erstellen. Die Formularerstellung mit AFS wird vollständig über eine Webanwendung, den AFS-WebAdmin, durchgeführt. AFS- Formularbestände beruhen auf fertigen und frei definierbaren Basiskomponenten (Felder, Blöcke und Formulare). Das Formularsystem wird mit einer breiten Auswahl von Logikbausteinen ausgeliefert. Elemente für die Eingabevalidierung und Steuerung der Formulardynamik ermöglichen es, einfache bis hoch komplexe Online-Formulare zu erstellen. Mit AFS können große Formularbestände einheitlich strukturiert, kostengünstig umgesetzt und ohne Programmierkenntnisse intelligent gestaltet werden. Dieser Ansatz führt zu einem wartungsfreundlichen und damit zukunftssicheren Formularbestand. AFS-Formulare sind barrierefrei nach WCAG 2.0 in der Stufe AAA, tragen das Österreichische E-Government Gütesiegel und erfüllen wesentliche Schweizer ech E-Government Standards. Dabei unterstützt AFS länderspezifische Signatur- und Identifikationstechnologien wie SuisseID, die österreichische Bürgerkarte, die Handysignatur, lisign und lilog. AFS-Formulare sind mandantenfähig und eignen sich hervorragend zum Betrieb von Software as a Service (SaaS) Angeboten. Ein zentraler Formularpool kann von jedem Mandanten im eigenen Layout genutzt und erweitert werden. Die Gemeinschaft der AFS-Kunden (AFS-Community) trifft sich mehrmals im Jahr um aktuelle Projekte mit AFS vorzustellen und die kooperative Weiterentwicklung abzustimmen. AFS-Kunden tauschen Formularkomponenten, Formulare oder ganze Formularsammlungen untereinander aus und profitieren so voneinander. Mit der All-In Wartung wird jedes neue Feature, das von Kunden gewünscht und finanziert wird, allen anderen AFS-LizenznehmerInnen ohne Zusatzkosten zur Verfügung gestellt. Formularbetrieb AFS basiert serverseitig auf Java-Technologie und kann daher auf gängigen Open-Source oder kommerziellen Plattformen betrieben werden. AFS-Formulare werden nahtlos in bestehende Internet-Auftritte und IT-Landschaften integriert. Clientseitig können AFS-Formulare mit den gängigen Endgeräten und Browsern ohne zusätzliche Erweiterungen verwendet werden. Der AFS-Formulartest ermöglicht die Betriebsüberwachung und unterstützt die Migration. Der aforms2web Helpdesk übernimmt auf Wunsch den direkten Endkundenkontakt (1st Level Support). Seite 3 / 20

4 AFS Detailinformationen von A-Z Antragsdaten aus Online-Formular entgegennehmen Antragsdaten mittels Webservice entgegennehmen (SendService) Die im Online-Formular erfassten und gesendeten Antragsdaten können anwendungsfallspezifisch entgegengenommen werden: -Versand an einen oder mehrere EmpfängerInnen Übergabe an eine SQL-Datenbank Übergabe ins Antragspostfach (siehe APF) Übergabe an einen Webservice In jedem Fall erhält die Antragstellerin/der Antragsteller eine signierte Bestätigungsseite angezeigt, kann den Antrag als PDF-Druckdokument abrufen und zur Dokumentation oder Wiederverwendung lokal speichern (siehe Lokales (Zwischen-) Speichern von Formulardaten und Mailversand). Antragsdaten können mittels Webservice entgegengenommen werden. Dabei wird das Online-Formular nicht angezeigt (Anwendungsschnittstelle). Dies ermöglicht die Anbindung von Drittapplikationen, die entweder über eigene Eingabeoberflächen verfügen (Fachanwendungen) oder Rahmenapplikationen, die vorausgefüllte AFS-Formulare verwalten und eine eigene Einreichlogik implementieren. AFS-SendService Transformieren Optionale Transformation eines Input-Files im spezifischen Format der Drittapplikation mittels XSL in das AFS-EAntrag-Format vor der weiteren Bearbeitung. Ausfüllen Überschreiben der aus dem Eingangs-XML übernommenen Antragsdaten mit optional angegebenen Werten (Liste von Feldreferenzen und Werten). Prüfen (intern) Überprüfung des Input-Files entsprechend der konfigurierten Validierung und Dynamik des Online-Formulars (Simulation der Eingabe). Prüfen (extern) Optionale Validierung des Input-Files durch einen externen Validator. Durch die Zugriffsmöglichkeit auf historische Antragsdaten im AFS-Antragspostfach (siehe APF) können auch Wertentwicklungen (zum Beispiel Umsatzentwicklungen) zur Plausibilitätsprüfung herangezogen werden. Senden Optionale Übernahme des Antrags und Bestätigung durch Aufbringen der Eingangsbestätigung. Output Optionale Rückgabe des signierten Antrags als XML (EAntrag) HTML-Datei mit eingebetteten XML-Daten PDF-Druckformular an die Drittapplikation inklusive Eingangsbestätigung (siehe Eingangsbestätigung). Seite 4 / 20

5 Antrags-MASSEN- Daten mittels Webservice entgegennehmen (SendService-Relay) Antragspostfach (Antragdaten zuordnen und visualisieren) Mit dem SendService-Relay ist es möglich, asynchron eine große Anzahl von Einzelanträgen zur Verarbeitung zu übergeben. So kann jeder AFS-Einzelantrag einfach zur Masseneingabe genutzt werden. Die Übergabe der Anträge, die Statusinformation zum Stand der Verarbeitung und die Entgegennahme der Übertragungsergebnisse (gesammelt als ZIP-Datei) erfolgt mittels Webservices. Es stehen alle Funktionen des SendServices zur Verfügung (siehe Send- Service). Das AFS-Antragspostfach (APF) verwaltet eingehende Anträge. Das APF versiegelt die Anträge mittels Eingangssignatur, informiert die zuständige Sachbearbeitung und visualisiert die Anträge. Interne Formulare zur Antragsbearbeitung (siehe Erledigungsformulare) können aus dem APF aufgerufen und die Bearbeitungsdaten den Anträgen zugeordnet werden (siehe Metadaten zu Anträgen). Auch Rückfragen zu Anträgen können mit dem APF gestellt werden. Die Fragen/Antworten werden zum Antrag zugeordnet (siehe Kommunikationsformulare). Andere Programme können mittels APF- Webservices auf Anträge zugreifen und diese übernehmen. Das APF protokolliert alle Zugriffe auf Anträge. Zur Verwaltung großer Antragsbestände bietet das APF eine erweiterte Suche (inkl. Antragsdaten und Metainformationen). Das APF bietet eine mehrschichtige Benutzerverwaltung. Die Authentifizierung erfolgt wahlweise mit Benutzername/Passwort, Portalverbund, Windows-Authentication mit Zugriff auf ActiveDirectory und LDAP (siehe Identifikation). Dreistufige Benutzeradministration im Antragspostfach Jedem Benutzer können unterschiedliche Postfächer zugeordnet werden. Eingehende Anträge werden entsprechend Verteilungsregeln in diese Postfächer übertragen. Das APF ermöglicht so eine saubere Trennung zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation (Bereichsabgrenzung). Aufrufbeschränkung von Formularen AFS-Antragspostfach Die Aufrufbarkeit von AFS-Formularen kann eingeschränkt werden, sodass Formulare immer, gar nicht, nur intern/extern oder nur aus dem AFS-Antragspostfach aufrufbar sind. Seite 5 / 20

6 Ausdruck (PDF-Ansicht) Für jedes AFS-Formular kann der gewünschte PDF-Ausdruck konfiguriert werden: Einfacher Antragsdruck 4 Varianten PDF-Druckformulare mit AFS Jedes in AFS definierte Formular kann als übersichtlich strukturiertes PDF-Dokument ausgedruckt werden. Die Ausdrucke können dynamisch um Textbausteine ergänzt werden. So lassen sich einfach Unterschriftenblöcke, Hinweise oder Vertragsbedingungen kontextabhängig integrieren. Druckformular zur manuellen Befüllung Mit AFS ist es möglich, Druckformulare nach ÖNORM A1021 ohne Zusatzaufwand zu generieren. Druckformulare können für die manuelle Datenerfassung oder für den Ausdruck online erfasster Eingaben verwendet werden. Auch Druckformulare können dynamisch um Textbausteine erweitert werden. Manuell gestaltete PDF-Dokumente Genügt ein generiertes Druckformular (aus ) den fachlichen Anforderungen nicht, können manuell gestaltete PDF-Dokumente eingebunden werden. AFS prüft, ob alle Formularfelder des Online-Antrags auch im PDF-Formular abbildbar sind. Die in das Online-Formular eingegebenen Daten werden in das PDF-Dokument übernommen. Anbindung von Dokumenten-Generatoren Zur Erzeugung von Vorlagen basierten Ausdrucken (z. B. MS-Word, MS-Excel) können mittels Webservice auch Dokument-Generatoren anderer Hersteller angebunden werden (siehe dox42). Barcode AFS bringt auf Wunsch die Transaktionsnummer in Form eines Barcodes (Code 128) auf die PDF-Druckversion des Antrags auf. Barrierefreiheit AFS-Formulare sind barrierefrei nach WCAG 2.0 in der Stufe AAA. Bausteinprinzip Beilagen Mit AFS werden in kurzer Zeit Online-Formulare erstellt. Die Effektivität von AFS basiert auf einem Bausteinprinzip mit einem reichhaltigen Pool wiederverwendbarer Formularelemente und Logikbausteine, die zur Formularerstellung genutzt und einfach mit eigenen Komponenten erweitert werden können. Zum besseren Überblick und als Abstimmungshilfe stellt AFS je Formularsammlung ein automatisch generiertes Überblicksformular mit allen definierten Formular-Blöcken zur Verfügung. Durch ein spezielles Datei-Upload-Steuerelement haben FormularanwenderInnen die Möglichkeit, Beilagen sehr einfach zu den Anträgen hinzuzufügen. Erlaubte MIME-Typen und die maximale Größe dieser Beilagen können festgelegt werden. Es ist sogar möglich, digital signierte Beilagen einzufordern und deren Signaturen beim Eingang zu überprüfen. Seite 6 / 20

7 Auf mobilen Geräten kann eine Beilage in Form eines Fotos aus der integrierten Kamera erstellt und angebunden werden. So können Dokumente ohne Scanner digitalisiert oder Situationsfotos einfach erfasst werden. Benutzerrollen im Formulardesign Bezahllösungen Bürgerkartenumgebung (AT) Beilagenfeld mit Bild im Formular Einmal übergebene Beilagen bleiben auch bei einer Zwischenspeicherung des Formulars und erneutem Laden vorhanden. Falls ein Formular signiert wird, werden sämtliche Beilagen in die Signatur eingebunden. Der AFS-WebAdmin verfügt über eine Benutzerverwaltung, die es ermöglicht, jeder/jedem FormulardesignerIn (oder Benutzergruppe) ausschließlich die für die jeweilige Aufgabenstellung notwendigen Funktionalitäten zuzuweisen. Mit AFS-Formularen angeforderte Dienstleistungen können mittels Lösungen von verschiedenen E-Payment Anbietern direkt im AFS-Formularverlauf bezahlt werden. Dabei wird sichergestellt, dass erst nach der erfolgten Zahlung eine Eingangsbestätigung (mit integrierter Bezahlbestätigung) angezeigt wird. Aktuell werden folgende Payment- Lösungen unterstützt: AdminPay, PayUnity, QPay und SaferPay. AFS unterstützt alle in Österreich verfügbaren Bürgerkartenumgebungen (BKU), lokale BKU, Online-BKU und Mobile-BKU (Handy-Signatur). Datenbankanbindung Digitale Signatur E-Government Gütesiegel Formularfelder und Auswahllisten können direkt aus Datenbanken befüllt werden. AFS ermöglicht die Abfrage der Daten mittels SQL. Zusätzlich können Lese- und Schreibzugriffe mittels SQL-Statements mit dem Datenbank Extender durchgeführt werden. Dies ermöglicht Formulareingaben und Statusinformationen in die Datenbank zu schreiben (siehe Formularlogik (Extender)). AFS-Formulare können digital signiert werden. Für jedes Formular kann festgelegt werden, ob es für den Kunden ohne Signatur verwendbar, optional oder verpflichtend zu signieren ist. (siehe Bürgerkarte, lisign/lilog, SuisseID). Eingehende Anträge werden serverseitig mit einer Eingangssignatur versehen (siehe Eingangsbestätigung). Zusätzlich bietet AFS auch eine Signaturprüfung für digital signierte Anträge an. AFS trägt das Österreichische E-Government Gütesiegel und unterstützt folgende Standards: Online-Dialoge, Styleguide E-Formulare, Standarddaten für E-Formulare, XML-Struktur für Personendaten, XML-Eingangsprotokoll, ISO-Norm PDF/A, E- Government Verfahren und Leistungsbereiche sowie Sicherheitsklassen im Portalverbund Portalverbundprotokoll. Seite 7 / 20

8 Eingabeseiten, Kontrollseite und Abschlussseite Am Ende der Datenerfassung auf den Eingabeseiten wird der Benutzerin/dem Benutzer eine Kontrollseite angezeigt. Hier besteht, je nach Konfiguration des Formulars, die Möglichkeit die erfassten Daten zu verifizieren, ggf. zu signieren und Eingaben abzuspeichern oder zu drucken. Die Speicher- und Druckmöglichkeit kann beim Formulardesign bereits zum Zeitpunkt der Dateneingabe (Eingabeseiten) erlaubt werden. Dies ermöglicht dem Kunden, die Antragssitzung zu unterbrechen oder in Papierform fortzusetzen. Eingabeseiten/Kontrollseite/Abschlussseite Eingangsbestätigung Externe Referenzen Fehlerbehandlung Der Abschlussdialog wird nach elektronischem Senden des Antrags aktiviert und bestätigt die gesendeten Daten mit einer signierten Eingangsbestätigung. Die Anzeigedokumente (HTML und PDF) können gedruckt und gespeichert werden. Die erfolgreiche Übertragung des Antrags wird durch Aufbringen einer digitalen Signatur und Anzeige einer Eingangsbestätigung ausgewiesen. Damit wird dem Kunden die Möglichkeit geboten, eine lokale Sicherung der übermittelten Daten mit Beweiskraft abzulegen. Die Eingangsbestätigung beweist Zeitpunkt und Inhalt der Übertragung. AFS-Formulare können, vergleichbar mit externen Referenzen in MS-Excel-Sheets, Eingaben aus anderen Formularen referenzieren und für Validierungen und die Ablaufsteuerung verwenden. AFS prüft die Benutzereingaben bei jedem Übergang zur nächsten Formularseite. Dem Kunden werden Fehlermeldungen styleguidekonform angezeigt und Felder mit Fehleingaben entsprechend gekennzeichnet. AFS bietet für eine ganze Reihe von Fehlern automatische Fehlertexte, die mit spezifischen Fehlertexten ergänzt werden können. Fehlerbehandlung nach Styleguide für E-Government Formulare Folgeformular Formularerstellung Für die Erfassung der Kundenzufriedenheit mittels Umfrageformular oder zum Abbilden komplexer mehrstufiger Formularabläufe, bietet AFS die Möglichkeit, ein Folgeformular auf der Abschlussseite anzubieten. Das Folgeformular kann mit den bereits erfassten Daten des vorherigen Antrags vorbefüllt werden und enthält auf Wunsch auch dessen Eingangsnummer. Mit dem AFS-WebAdmin werden Formulare online erstellt. Damit ist es möglich, den Formularbestand ohne aufwändige Installation eines Verwaltungstools an beliebig vielen Arbeitsplätzen zu bearbeiten. Mit dem AFS-WebAdmin kann ohne Programmierkenntnisse der gesamte Formularerstellungsprozess von der Strukturierung über das Layout bis hin zum Hinzufügen von Validierungen und Formularlogik durchgeführt werden. Seite 8 / 20

9 Formularlogik (Extender) Eine große Anzahl mitgelieferter parametrierbarer Extender erlaubt es, Organisatoren und Organisatorinnen ohne Programmierkenntnisse, Formularlogik (Berechnungen, Validierungen, Ablaufkontrolle, Ausdrucksteuerung etc.) zu definieren. Auszug aus der Extenderliste Ablauf dynamisch festlegen Änderungsprotokoll anlegen Beilagen validieren PDF-Attachments drucken Benutzerdefinierte Fehlermeldungen Stammdaten auswählen & zuordnen Blocküberschriften formatieren Systemdatum einfügen Datum berechnen TAN Extender Datum splitten Textbausteine verwenden Druckvorlage dynamisch auswählen Überprüfung IBAN/BIC Eingabepflicht festlegen Überprüfung Personendaten (AT) Externe Referenzen Überprüfung Reisepassnummer (AT) Felder aus wiederhol. Block mappen Überprüfung der SVNR (AT) Felder löschen Überprüfung KFZ-Kennzeichen (AT) Felder aus Datenbank befüllen Unique ID erzeugen Formular aus Antrag in APF befüllen Vollständige Eingabepflicht festlegen LDAP Daten auslesen WebService Extender Leerformulare drucken Werte berechnen Mail Extender Werte dynamisch übertragen Map aus Datenbank befüllen Werte für eine Liste sammeln Metadaten definieren Werte übertragen (Beispielgrafik) Passwort setzen Werte vorbelegen Formularmappe Die AFS-Formularmappe bündelt AFS-Formulare nach Lebenssituationen oder anderen Kriterien in einer gemeinsamen Formularanwendung. Die bereichsspezifische Abgrenzung (d. h. die unterschiedliche Zuständigkeit für die Bearbeitung der Anträge) bleibt mit der AFS-Formularmappe gewahrt. Die Anträge werden der jeweils zuständigen Sachbearbeitung getrennt zugestellt. Seite 9 / 20

10 Bündelung von Formularen mit einer Formularmappe Die Formularmappe kann dynamisch, entsprechend der Kundeneingaben, Formulare ein- und ausblenden, Eingaben zwischen den Formularen austauschen, Formulare wiederholen, die Reihenfolge der Ausfüllung von Formularen vorgeben oder mehrere Formulare zu einem Antrag bündeln. Formularsammlungen Formularmappe Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung des Kanton Zug Formularmappen eignen sich für unterschiedlichste Einsatzgebiete. Sie ermöglichen die effiziente Umsetzung von Eingabeapplikationen. Formulare und Formularkomponenten werden in Formularsammlungen gruppiert, um eine Strukturierung, z. B. nach Bereichen, zu ermöglichen. Formularsammlungen sind hierarchisch organisiert. Es kann eine organisationsweit gültige Standardsammlung angelegt werden, von der die bereichsspezifischen Formularsammlungen Komponenten übernehmen. Diese Formularkomponenten können zwischen Formularsammlungen ausgetauscht werden. Damit besteht die Möglichkeit für AFS-Kunden, Bausteine und Formulare bereichs- und organisationsübergreifend auszutauschen. Hierarchische Struktur von Formularsammlungen Seite 10 / 20

11 Formularserver- Abgleich Große Formularbestände Identifikation Integration in bestehende Webauftritte AFS-Formularserver können zur Laufzeit den Formularbestand eines anderen Formularservers übernehmen. Damit ist es möglich, Formulare zwischen den verschiedenen Betriebsumgebungen zu übertragen (siehe Staging). AFS unterstützt die Anwenderinnen und Anwender umfassend beim Erstellen und Verwalten von großen Formularbeständen. Über Referenzlisten kann festgestellt werden, in welchen Formularen welche Komponenten eingebettet sind. Durch einen Versionierungsmechanismus können Änderungen einzelner Komponenten sowohl in allen Formularen, als auch auf spezifische Formulare begrenzt, durchgeführt werden (siehe Versionierung). AFS-Komponenten können Identifikationsinformationen anderer Systeme übernehmen. Die Benutzeridentifikation kann auch an zentrale Identity-Provider ausgelagert werden (siehe USP, PVP, SAML, Windows Authentication, MOA und MOCCA). AFS wird parallel zu bestehenden Webauftritten installiert. Der Aufruf von AFS-Formularen erfolgt einfach über parametrierbare Links und kann damit rasch in bestehende Lösungen eingebunden werden. Integration in bestehenden Internetauftritt Beim Aufruf des Formulars können unterschiedlichste Voreinstellungen mittels URL- Parameter übergeben werden. Auszug aus der URL-Parameter Liste Formularlayout setzen Mit XML-Daten vorbefüllen Formularlogo setzen Nur -Lesemodus Alternativen Abschluss verwenden Rolle des Anwenders setzen Debug Modus aktivieren Sprachauswahl Formularaufruf als PDF-Druckformular Testmodus aktivieren Identifikationsauswahl anzeigen Zielseite bei Abbrechen setzen Mit PVP- Daten vorbefüllen (AT) Zielseite bei Absenden setzen Mit PVP identifizieren (AT) Zielseite bei Fehler setzen Seite 11 / 20

12 Integration in Portale & Rahmenapplikationen AFS unterstützt serviceorientierte Architekturen (SOA) für die Integration in Rahmenapplikationen: Interne Formulare & Erledigungsformulare Kommunikationsformulare Kontextsensitive Hilfe und Eingabe-Wizzards Kommunikationsmodell AFS - Rahmenapplikation Wenn Formulare für die Bearbeitung von Anträgen verwendet werden, sprechen wir von Erledigungsformularen (ERF). ERFs können für jeden Antrag konfiguriert werden. Die Aktivierung erfolgt im AFS-Antragspostfach (siehe APF) mit dem Button Erledigen. ERFs zeigen die Antragsdaten komprimiert und unveränderbar an und erfassen die Bearbeitungsdaten (z. B. Entscheidungen) der Sachbearbeiterin bzw. des Sachbearbeiters in zusätzlichen Eingabeelementen. Mit Hilfe von Metadaten können ERFs die Eingaben speichern (siehe Metadaten zu Anträgen). Eine besonders häufige Verwendung von ERFs ist das Generieren von Erledigungsdokumenten (z. B. Bescheiden) aus Vorlagen. Diese werden mit Antragsdaten befüllt der/dem SachbearbeiterIn bereitgestellt (siehe dox42). Mit Kommunikationsformularen ist es möglich, zu jeder Antragsart ein strukturiertes Rückfrageformular zu definieren. Die Rückfrage wird von der Sachbearbeiterin bzw. vom Sachbearbeiter aus dem Antragspostfach (siehe APF) angestoßen. Der Kunde erhält per eine Aufforderung, das verlinkte Rückfrageformular zu öffnen. Im Formular werden die von der Sachbearbeitung eingegebenen Rückfragen bzw. Nachforderungen angezeigt und die Antworten und Uploads der Antragstellerin bzw. des Antragstellers über die gesicherte Verbindung des Online-Formulars erfasst. Fragen und Antworten werden zum jeweiligen Antrag gespeichert. Durch die Verknüpfung von Online-Hilfe auf Feld-, Block- und Formularebene können AFS-Formulare benutzerfreundlich gestaltet werden. Auch die Einbindung von Ausfüllassistenten (sogenannten Wizzards) ist möglich. Als Quelle für Hilfetexte können sowohl manuell erfasste Texte, als auch eigens gestaltete Hilfedateien oder Links auf Drittsysteme (CMS) eingebettet werden. Seite 12 / 20

13 Layoutgenerator Basierend auf den Struktur- und Layoutdefinitionen werden die Formulare automatisch entsprechend eines gewünschten Styleguides und für das verwendete Endgerät generiert. Speziallayouts können durch individuelle Nachbearbeitung von generierten Blöcken realisiert werden. AFS-Formulare (HTML und PDF-Ansicht) LDAP lisign/lilog (FL) AFS unterstützt LDAP- Abfragen zur Vorbefüllung von Formularen. AFS unterstützt Identifikation mit lisign/lilog und Antragssignatur mit lisign. Lokales (Zwischen-) Speichern von Formulardaten und Mailversand Mailbestätigung Mandantenspezifische Darstellung Mehrsprachige Formulare Metadaten zu Anträgen MOA und MOCCA Das lokale (Zwischen-) Speichern der Antragsdaten kann mittels Download oder per Mailversand erfolgen. Die Antragsdaten können vor dem Speichern mit einem persönlichen Passwort verschlüsselt werden. Die lokale Datenspeicherung ist als HTML-Link-Datei ausgeführt. Dies ermöglicht, das zuvor verwendete Formular gleich mittels Doppelklick inklusive der vorbefüllten Daten und Beilagen zu öffnen. Zur Bestätigung der erfassten -Adresse der antragstellenden Person kann dem Formularabschluss eine Mailbestätigung zugeschaltet werden. Dabei wird der Antrag entgegengenommen, aber erst nach zusätzlicher Bestätigung eines per Mail versandten Bestätigungslinks weiterverarbeitet. Beim Erstellen und beim Aufrufen eines Formulars kann ein Formular-Rahmenlayout frei gewählt werden, um Formulare mandantenspezifisch darzustellen. Zusätzlich ist es auch möglich, innerhalb eines Mandanten verschiedene Layouts zu definieren, die eine geänderte Anzeige desselben Formulars erlauben (z. B. für unterschiedliche Städte eines Bundeslandes). AFS wird mit einer Anzahl vorgefertigter Rahmenlayouts ausgeliefert. Diese können über CSS- Anpassungen einfach individualisiert werden. AFS unterstützt CSS 3.0. AFS unterstützt multilinguale Formulare. Dafür wird ein Formular in einer Standardsprache (Deutsch) erstellt und auf Basis von exportierten Übersetzungsdateien übersetzt. Im Zusammenspiel von AFS-Formserver und AFS-Antragspostfach können beim Absenden sowie nachträglich bei der Bearbeitung weitere Informationen und Dateien zu Anträgen gespeichert werden. Diese Metadaten werden über Webservice-Schnittstellen von AFS-Formularen oder von Drittapplikationen gesucht, gelesen und geschrieben (siehe Erledigungsformulare). Mit den vom Bundeskanzleramt Österreich als Open-Source Software zur Verfügung gestellten Signaturkomponenten MOA (Module für Online-Applikationen zur Serversignatur, Signaturprüfung und Identifikation) sowie der Online-Signaturumgebung MOCCA, kann AFS eine vollständige, kostenfreie PKI-Umgebung hinterlegt werden (siehe Identifikation). Seite 13 / 20

14 Mobile-TAN (SMS) Parametrierbarer Formularfluss/ dynamische Formulare Plattformunabhängig Plausibilitätsprüfung Portalverbundprotokoll (PVP) SAML Seiten, Blöcke, Felder AFS ermöglicht eine Authentifizierung mittels Mobile-TAN (vergleichbar mit Online- Banking Lösungen). Die TAN-SMS und Prüfung kann im Formularverlauf oder im Formularabschluss ausgelöst werden. Die Anzeige von Formularseiten, Blöcken und Feldern kann in Abhängigkeit von Benutzereingaben oder der Rolle des Benutzers gesteuert werden. Auch die Auswahl des PDF-Druckdokuments und ein fallspezifischer Abschluss kann dynamisch gewählt werden. AFS-Formulare funktionieren mit gängigen Browsern auf gängigen Betriebssystemen von Desktop- und Mobilgeräten ohne zusätzliche Erweiterungen. (Ausnahme: Die Installation des Adobe PDF-Plug-Ins für PDF-Ansicht und Druck ist erforderlich.) Die eingegebenen Formulardaten werden serverseitig überprüft. Dabei können sowohl einfache Feldwertkontrollen als auch komplexe Abhängigkeitsprüfungen und Backend- Validierungen (inkl. Datenbank- und Webserviceabfragen) eingebunden werden. AFS-Formserver und AFS-WebAdmin unterstützen das österreichische Portalverbundprotokoll zur Anmeldung bzw. Identifikation der Benutzerin bzw. des Benutzers. Die Attribute aus PVP können zur Vorbefüllung von Formularfeldern verwendet werden (siehe Identifikation). AFS unterstützt SAML 2.0 zur Identifikation von BenutzerInnen und zur Vorbefüllung von Formularen. AFS-Formulare und Formularmappen sind SAML-Services mit SSO- (SingleSignOn) und SLO- (SingleLogOff) Funktionalität. Mit AFS generierte Formulare sind in Formularseiten unterteilt. Diese bestehen aus Formularblöcken, die wiederum Formularfelder enthalten. Diese fertigen Komponenten ermöglichen ein rasches Zusammenstellen und eine strukturierte Darstellung der Formulare. Formularbausteine Staging Statistik Strukturdaten Styleguides AFS-Formularserver können für verschiedene Betriebsumgebungen (z. B. Entwicklung, Abnahme, Produktion) konfiguriert werden. Damit lassen sich Webservice-Zugriffe und Formularparameter in Abhängigkeit von der Betriebsumgebung konfigurieren. AFS bietet umfassende Statistiken zur Analyse der Formulare. Von der einfachen Erfolgskontrolle (Aufrufe vs. Abbrüche) bis hin zur detaillierten Aufzeichnung der Formularverwendung (Navigation, Fehler, Hilfe-Aufrufe etc.) wird das Benutzerverhalten anonymisiert aufgezeichnet. Die Statistikfunktion ist der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung von Formularen. Strukturdaten, also strukturelle, nicht personenbezogene Informationen wie Listen von Orten, Ländern, Postleitzahlen, Titel und Ähnlichem können periodisch von zentralen Informationsquellen gelesen und dem Formularserver zur Verfügung gestellt werden. Mit Hilfe eines einfach konfigurierbaren Strukturdaten-Extenders können Formulardesigner und Formulardesignerinnen auch komplexe Strukturdatenkonstellationen (z. B. Auswahl eines Schlüsselwertes befüllt mehrere Felder mit den passenden Strukturdaten) konfigurieren (diese Funktion bedingt den Einsatz des AFS-Antragspostfaches (siehe APF)). Mit AFS generierte Formulare können unterschiedlichsten Styleguides entsprechen. In der Standardkonfiguration wird der österreichische Styleguide für E-Government -Formulare und den Anforderungen des Dokumentes E-Formulare auf mobilen Endgeräten darstellen. Durch die Flexibilität der AFS-Generatoren werden auch schweizerische Formularstandards und liechtensteinische Design-Anforderungen mit AFS-Formularen erfüllt. Seite 14 / 20

15 Zusätzlich zu den Layoutvorschlägen für die öffentliche Verwaltung wird AFS mit einer Anzahl von fertigen Layouts ausgeliefert: Formulare gemäß Behördenvorgaben Fertige Alternativlayouts SuisseID (CH) Tabellen AFS unterstützt die Identifikation von AntragstellerInnen und die Antragssignatur mit der SuisseID. AFS unterstützt die Darstellung von wiederholbaren Datensätzen in Form von Tabellen. Tabellenzeilen können dynamisch ergänzt werden. Zeileninhalte können unveränderbar vorgegeben oder variabel befüllbar sein. AFS-Tabelleninhalte können automatisch berechnet werden und sogar aus CSV-Dateien eingelesen werden. Letztere Funktion eignet sich besonders für die Eingabe von Massendaten, die der Antragsteller oder die Antragstellerin bereits in elektronischer Form gespeichert haben (z. B. MS- Excel). Seite 15 / 20

16 Dabei verfügen AFS-Tabellen über einen Blättermechanismus (Paging), um Massendaten komfortabel anzeigen zu können. Tabelle mit Paging-Funktion Test & Deployment Timeout Warnung Transaktionsnummer USP Unternehmensserviceportal Versionierung Virenprüfung von Beilagen Webservice Integration Wiederholbare Eingabeelemente Windows Authentication Workflow XML-Repository Zusatzanforderungen Die fertigen Formulare können sofort getestet und zur Abnahme bzw. in den Echt-Betrieb übergeben werden (siehe Formularserver-Abgleich, Staging). AFS kann so konfiguriert werden, dass nach Ablauf einer festgelegten Zeit eine Warnung angezeigt wird, dass demnächst ein Timeout (Sitzungsabbruch) erfolgen wird. AFS- Sitzungen können dynamisch verlängert werden, wenn das Browserfenster noch geöffnet ist oder ein E-Payment Vorgang durchgeführt wird. Der AFS-Formularserver bringt eine Transaktionsnummer auf der Eingangsbestätigung eines Formulars auf, um Anträge später eindeutig identifizieren zu können. AFS unterstützt das österreichische Unternehmensserviceportalprotokoll. Die Attribute aus dem USP können zur Vorbefüllung von Formularfeldern verwendet werden. Alle AFS-Komponenten (Formulare, Blöcke, Felder) können versioniert werden. Dies ermöglicht die gleichzeitige Publikation verschiedener Versionen von Formularen (z. B. Steuerformulare 2012/2013/2014). Die Versionierung kann auch für punktuelle bzw. formularbestandsübergreifende Anpassungen genutzt werden. Möchte man beispielsweise den Leittext des Feldes Nachname in Familienname ändern und diese Änderung in allen Formularen aktivieren, die dieses Feld verwenden, so führt man die Anpassung ohne Versionsnummernänderung durch. Die Anpassung wird in allen Formularen sofort aktiv. Punktuelle Anpassungen sind möglich, indem man eine neue Version des Feldes erzeugt und diese einzelnen Formularen dezidiert zuweist. AFS erlaubt die Überprüfung von Beilagen (Anhängen) zu Anträgen mittels Ubuntu- ClamAV. Der AFS-Webservice-Extender ermöglicht es, Anträge mit Daten aus Fremdsystemen vorzubefüllen und Formulareingaben von externen Validatoren prüfen zu lassen. Mit dem Webservice-Extender können auch Daten an Backendsysteme übergeben werden. Die Einbindung der Webservices erfolgt rein konfigurativ es sind keine Programmierkenntnisse notwendig (siehe Formularlogik (Extender)). Für wiederholt auftretende Datensätze, wie zum Beispiel die Eingabe von Kindern oder den verschiedenen Einkommen eines Haushalts, bietet AFS die einfache Definition dynamischer Formularelemente in Form von wiederholbaren Seiten, Blöcken sowie Tabellen an (siehe Tabellen). AFS unterstützt Windows Authentication zur Identifikation von BenutzerInnen und zur Vorbefüllung von Formularen. AFS-Formulare können harmonisch als Benutzeroberfläche in Workflow-Prozesse eingebunden werden. Hierzu werden unterschiedliche Webservices und Vorbefüllungsmechanismen angeboten (siehe Integration in Portale und Rahmenapplikationen, ACTA NOVA, nintex u. a. Workflowsysteme). Jede Formularsammlung verfügt über ein XML-Repository, in dem Ihre Formulardefinitionen zentral abgelegt werden. Sollte eine von Ihnen benötigte Funktionalität von AFS noch nicht bereitgestellt werden, klären unsere BeraterInnen mit Ihnen den gewünschten Umfang und bieten Ihnen die Umsetzung in der laufenden Produktentwicklung an. Seite 16 / 20

17 Lizenzmodell / All-In Wartung Das AFS-Lizenzmodell basiert auf der Anzahl der zu erreichenden FormularbenutzerInnen. Eine Verrechnung nach Transaktionszahl, Formularen oder Anzahl der CPUs ist nicht vorgesehen. Bitte wenden Sie sich an uns, damit wir Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot machen können. AFS-Kunden ergreifen zumeist die Möglichkeit der All-In Wartung. Damit steht Ihnen neben der Standard-Wartung (Hotline, Fehlervorklärung und Behebung) auch automatisch das Upgrade auf die ca. einmal im Jahr erscheinende neue AFS-Version zu. Damit ist Ihre AFS-Installation immer auf dem neuesten Stand und Sie profitieren vom Community-Gedanken, indem Ihnen alle im letzten Jahr von den AFS-Kunden beauftragten Produkterweiterungen ohne Zusatzkosten zur Verfügung stehen. AFS für OrganisatorInnen AFS ermöglicht Ihnen, ohne spezifische Programmierkenntnisse Online-Formulare zu erstellen und mit Logik (Validierung, Vorbefüllung, Berechnung, Dynamik, etc.) zu versehen. Für das Arbeiten mit AFS benötigen Sie folgende Qualifikationen: Erfahrung im Verwenden von Internet-Applikationen Eintägige Schulung zu AFS-Konzepten und der Verwendung des AFS-WebAdmins Ihr fachliches Know-how zum Design von Formularen Typische Einlernzeiten in AFS liegen im Bereich weniger Tage. AFS für TechnikerInnen Prozessorarchitektur x86-64 x86-32 Server Betriebssysteme Suse Linux Enterprise Windows Server 2008 Ubuntu LTS Red Hat 6.5 Datenbanken MS-SQL 2008 Oracle 10g Postgres 9.1 MS-SQL 2005/2012 Webserver Apache 2.4 Apache 2.2 IIS (Server 2008) Webcontainer J2SE 7.0 und Tomcat 7.0.x J2SE 6.0 und Tomcat 6.0.x *Präferierte sind fett dargestellt Browser (für Formularnutzung Desktop) Firefox Chrome IE (9, 10, 11) Safari Opera Browser (für Formularnutzung Mobile) Safari Android Chrome Browser (für die Formularerstellung) Firefox 33+ Firefox ältere IE (9, 10, 11) Chrome MOA SS/SP/ID (Open Source Software für Serversignatur, Signatur-Prüfung & Identifikation) v v 2.0 MOCCA (Open Source Applet für Antragsteller Signatur im Browser ohne lokale Software) v Seite 17 / 20

18 Verbundene Produkte ACTA NOVA Acta Nova (http://www.rubicon.eu/web/produkte/acta-nova) bietet die Lösung für Ihre Geschäftsfallbearbeitung mit Dokumenten- und Workflow-Management. Mit Acta Nova bilden Sie nachvollziehbar und durchgängig Ihre Geschäftsfälle in einer modernen Web-Anwendung ab. Unterstützt durch das Workflow-Management gelangt der Geschäftsfall in Acta Nova immer an den richtigen Empfänger und das vor allem nachvollziehbar. Dabei stehen durchgängig alle Stadien eines Geschäftsfalls, von der Erfassung des Eingangs, bis zum Abschluss und der Archivierung des Geschäftsfalls zur Verfügung. dox42 - Dokumentengenerator Mit dox42 (http://www.dox42.com) automatisieren Sie die Dokumenterstellung auf Basis ihrer bestehenden Word- Vorlagen. Mit dox42 integrieren Sie Formulardaten, aber auch Daten weiterer Systeme in Ihre Ergebnisdokumente. Generieren Sie Dokumente vollautomatisch aus der AFS-Online-Formularlösung als PDF, MS-Word oder Open- Office. Damit sind Self-Service Szenarien sowie automatische Verteilung von Dokumenten per einfach realisierbar. MOA - Serversignatur und Signaturprüfung Die Module für Online- Applikationen (MOA) (https://joinup.ec.europa.eu/software/moa-idspss/home) dienen als Werkzeug, mit dem PKI-Aspekte von E-Government Applikationen effizient und sicher erstellt werden können. Die ersten MOAs, die entwickelt wurden, ermöglichen die Signaturprüfung (SP), Signaturerstellung (SS) sowie die Identifikation und Authentifikation (ID) von Personen. Die MOA wurden im Auftrag des österreichischen Bundeskanzleramtes und des Bundesministeriums für Finanzen erstellt und unter die Open Source Lizenz der Apache Foundation in der Version 2.0 gestellt. Die Distributionen der Module sowie der zugehörige Quellcode stehen somit allen BenutzerInnen frei zur Verfügung. MOCCA - Signatursoftware ohne Clientinstallation MOCCA (https://joinup.ec.europa.eu/software/mocca/home) ist eine Signatursoftware, welche vom E-Government Innovationszentrum (EGIZ) der Technischen Universität Graz und dem österreichischen Bundeskanzleramt entwickelt wird. MOCCA steht großteils unter der Apache Lizenz 2.0 und somit allen BenutzerInnen frei zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Programms und einer aktivierten Signaturkarte kann der Benutzer/die Benutzerin Anträge online signieren. Auf unser Betreiben wurde MOCCA für Signaturkomponenten aus Liechtenstein (lisign) und der Schweiz (SuisseID) erweitert. nintex u. a. - Workflowsysteme Setzen Sie AFS Formulare in der Prozessautomation mittels Workflows ein, denn AFS integriert sich nahtlos mit führenden Workflowlösungen. AFS Formulare können Workflows nicht nur starten, sondern auch zum Einholen von Genehmigungen und ergänzenden Daten genützt werden. Dabei profitieren Sie von den Möglichkeiten, die Ihnen ein Workflowsystem bietet, wie: grafische Konfiguration des Prozessablaufs, automatische Ermittlung von genehmigenden Stellen, Erinnerungen, Berücksichtigung von Vertretungsregeln, Berechtigungssteuerung, Nachvollziehbarkeit und statistische Auswertbarkeit der Prozessabläufe. PrimeSign - Elektronische Signatur im Browser PrimeSign (https://www.prime-sign.com) ist die Online-Alternative zu herkömmlicher elektronischer Signatur-Software. PrimeSign bedeutet online signieren von elektronischen Dokumenten ohne zusätzlicher Software, einfach mittels Browser. Dies ermöglicht Ihren FormularanwenderInnen, Beilagen einfach zu signieren. Smarx Die Smarx Services der Base-Net Informatik AG (http://www.smarx.ch) in Sursee ermöglichen die digitale Interaktion zwischen der Verwaltung und deren Kunden für den effizienten, sicheren und transparenten Datenaustausch. Das System besteht aus zentralen Shared Services, die laufend ausgebaut werden und sich für unterschiedlichste egovernment -Aufgaben adaptieren lassen. Die Smarx Services sind kompatibel, gleichzeitig aber entkoppelt und unabhängig von Portalen und Verwaltungsapplikationen und somit flächendeckend und flexibel einsetzbar. So werden mit Smarx Vorinvestitionen und Risiko sowie die Kosten für Betrieb und Wartung minimiert, der Nutzen für alle AnwenderInnen jedoch maximiert. Seite 18 / 20

19 AFS im E-Government und E-Business Landesregierungen Österreich Burgenland Kärnten Oberösterreich Salzburg Steiermark Ministerien Österreich Bundesministerium für Finanzen Bundesministerium für Justiz Städte Österreich Baden, Eisenstadt, Graz, Innsbruck, Kapfenberg, Klagenfurt, Korneuburg, Krems, Leoben, Lienz, Schwechat, St. Pölten, Waidhofen/Ybbs, Wiener Neustadt, Wieselburg sowie mehr als 300 weitere Städte und Gemeinden Weitere Organisationen Agentur für Ernährungssicherheit Arbeiterkammer Kärnten Bundesdenkmalamt Medizinische Universität Innsbruck Medizinische Universität Wien Österreichisches Patentamt Sozialversicherung der Bauern Umweltbundesamt Universität Linz Wirtschaft Energie Allianz Austria Kufgem-EDV GmbH Illwerke VKW VAV Versicherung Schweiz & Liechtenstein Kanton Schaffhausen Kanton Schwyz Kanton Solothurn Kanton Zug Stadt St.Gallen Verein OneGov.ch Liechtensteinische Landesverwaltung Finanzmarktaufsicht Liechtenstein Kanton Schaffhausen Seite 19 / 20

20 Kontakt aforms2web solutions & services GmbH Alser Straße 4/Hof 1, 1.17, A-1090 Wien Peter Marvin Behrendt, MSc. MBA. Tel: Mag. Kurt Waldherr, MSc. MBA. Tel : David Glieber Tel : Geschäftsführung Geschäftsführung IT-Beratung & Vertrieb Für den Inhalt verantwortlich: aforms2web solutions & services GmbH, A-1090 Wien, Alser Str. 4/Hof 1, Alle Rechte vorbehalten. Die verwendeten Namen sind Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller. aforms2web übernimmt weder Verantwortung noch Verpflichtungen in Bezug auf dieses Dokument. Druckfehler und Änderungen vorbehalten. Copyright aforms2web, 2015 Seite 20 / 20

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