Dokumentenlayouts. Erste Schritte

Transkript

1 Dokumentenlayouts Erste Schritte

2 1. Allgemein Der schnelle und einfache Weg der Layoutassistent Der flexible und individuelle Weg Arbeiten mit Dokumentenlayouts Welche Programme benötige ich zur Erstellung eines Dokumentenlayouts? Laden Sie das Scopevisio Standardlayout herunter Passen Sie das Dokumentenlayout an Platzieren Sie in der Kopfzeile Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen Fügen Sie in der Absenderzeile Ihre Firmenanschrift hinzu Hinterlegen Sie in der Fußzeile Ihre Bankverbindungen und weitere Informationen Passen Sie die verwendete Schriftart und das Seitenlayout an Einheitliche Kopf- und Fußzeilen Anpassen der angezeigten Inhalte Was sind Platzhalter? Wie füge ich einen Platzhalter ein? Was ist der Unterschied zwischen Platzhaltern und Textbausteinen Textbausteine erstellen und verwenden Laden Sie Ihr Layout zurück in Scopevisio Standarddokumentenlayouts festlegen Übersicht der Platzhalter Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 12

3 1. Allgemein Die Scopevisio Anwendung Abrechnung ermöglicht Ihnen die schnelle und individuelle Gestaltung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften zum Druck oder Versand per . Sie haben die Möglichkeit einer einfachen Schnellerstellung direkt in Scopevisio oder der Erstellung eines Layouts im odt-format, das Sie individuell auf Ihr Corporate Design hin anpassen können. Öffnen Sie Global > Stammdaten. Unter dem Punkt Abrechnungsdokumentenlayouts können Sie wählen, ob Sie das Dokumentenlayout schnell erstellen, das Dokumentenlayout individuell erstellen oder als letzten Schritt ein Standarddokumentenlayout festlegen möchten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 12

4 In Kapitel 2 erfahren Sie, wie Sie mit der Option Dokumentenlayout schnell erstellen mit wenigen Klicks Ihr eigenes Dokumentenlayout für die Ausgabe Ihrer Belege erstellen. Hier können Sie Ihr Logo einfügen, Ihre Bank- Adress- und weitere Geschäftsdaten hinterlegen und die anzuzeigenden Felder bestimmen. In Kapitel 3 Dokumentenlayout individuell erstellen erhalten Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie ein individuelles Dokumentenlayout mithilfe von OpenOffice erstellen und Ihre Geschäftsbriefe so genau auf Ihre Anforderungen hin anpassen können, indem Sie Schriftart- und größe, Tabellenlayout, Kopf- und Fußzeile, Logos oder Wasserzeichen und vieles mehr bestimmen. Kapitel 6 beschreibt, wie Sie die erstellten Layouts als Standard für Belege festlegen können. 2. Der schnelle und einfache Weg der Layoutassistent 1. Mit dem Layoutassistenten können Sie in wenigen Schritten ohne ein zusätzliches Textverarbeitungsprogramm Ihr persönliches Design für Ihre Geschäftsbriefe erstellen. Das so erstellte Layout können Sie verwenden, um Ihre Belege als PDF-Datei ausgeben zu lassen. 2. Um zuerst das Layout anzupassen, gehen Sie zu Global > Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts > Dokumentenlayout schnell erstellen. 3. Im folgenden Fenster können Sie alle nötigen Eingaben für Ihre Geschäftsbriefe machen. Die Angaben aus Ihren Stammdaten werden automatisch übernommen. Bei Bedarf ändern Sie Logo, Adresse und Bankdaten individuell ab. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 12

5 4. Unter Punkt 2 können Sie die Felder wählen, die in der ausgegebenen PDF-Datei angezeigt werden sollen. Entfernen Sie den Haken, wenn Sie bspw. auf den Schlusstext verzichten möchten. 5. Mit der Vorschau-Funktion können Sie sich Ihre Änderungen und Ergänzungen anzeigen lassen. 6. Wenn Sie Ihr Layout nach Ihren Wünschen angepasst haben, klicken Sie auf [Speichern]. 3. Der flexible und individuelle Weg Arbeiten mit Dokumentenlayouts Nutzen Sie Dokumentenlayouts, wenn Sie Inhalt und Eigenschaften der Kopf-, -Absender- und Fußzeilen, Schriftart und -größe sowie die Position Ihres Firmenlogos festlegen, Tabellen und Textblöcke hinzufügen und Platzhalter in die Dokumente einfügen möchten. Die Platzhalter werden dann bei der Ausgabe der Belege automatisch mit den entsprechenden Daten ersetzt, bspw. Kundenname, -adresse, -nummer oder Rechnungsdaten. Sie können Dokumentenlayouts einfach mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm erstellen und bearbeiten. Von Scopevisio mitgelieferten Layouts erleichtern Ihnen den Einstieg. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 12

6 3.1 Welche Programme benötige ich zur Erstellung eines Dokumentenlayouts? Wir empfehlen, Dokumentenlayouts mit dem Freeware Programm OpenOffice 3.0 für Windows, Mac OS oder Linux erzeugen. Die Verwendung eines anderen Programms kann dazu führen, dass Grafiken oder Schriftarten verzerrt oder falsch dargestellt werden oder Umbrüche in dem PDF erscheinen, die in dem Originallayout nicht vorhanden sind. OpenOffice ist eine Office Software, welche in der Bedienung Microsoft Office ähnelt und funktional vergleichbar ist. Unter folgendem Link können Sie OpenOffice kostenfrei herunterladen: Um die ausgegebenen PDF-Dateien betrachten zu können, benötigen Sie einen geeigneten PDF- Reader, der kostenfrei unter folgendem Link heruntergeladen werden kann: Laden Sie das Scopevisio Standardlayout herunter Wir empfehlen, eine der von uns mitgelieferten ODT- Standardlayout (Dokumentenlayout Angebot, Dokumentenlayout Lieferschein, Dokumentenlayout Rechnung, etc.) auf Ihre eigenen Anforderungen hin anzupassen. Öffnen Sie Global > Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts und wählen Sie Dokumentenlayout individuell erstellen. Im folgenden Fenster können Sie das Layout, das Sie anpassen möchten, auswählen und auf Ihrem PC speichern. 1. Wählen Sie das gewünschte Layout aus der Tabelle, wählen Sie [Speichern] und speichern Sie die Datei mit einem aussagekräftigen Namen auf Ihrem Computer. 2. Öffnen Sie das Layout in OpenOffice. (Rechtsklick: Öffnen mit). 4. Passen Sie das Dokumentenlayout an Die folgenden Kapitel beschreiben die zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten: 4.1. Platzieren Sie in der Kopfzeile z.b. Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen Fügen Sie in der Absenderzeile Ihre Firmenanschrift hinzu Hinterlegen Sie in der Fußzeile Ihre Bankverbindungen, Steuerangaben und weitere Informationen Passen Sie die verwendete Schriftart und das Seitenlayout an. 4.1 Platzieren Sie in der Kopfzeile Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen. Öffnen Sie die odt-datei mit einem Doppelklick auf die Datei mit Open Office. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 12

7 1. Markieren Sie die den Briefkopf und löschen Sie die Anweisungen. Fügen Sie stattdessen Ihr Logo und Ihre Informationen ein. a. Tipp: Fügen Sie eine Grafik über Einfügen > Bild ein. 4.2 Fügen Sie in der Absenderzeile Ihre Firmenanschrift hinzu. 1. Klicken Sie in das Textfeld mit dem Text Gestalten Sie hier die Absenderzeile und hinterlegen Sie Ihre Absenderadresse. 4.3 Hinterlegen Sie in der Fußzeile Ihre Bankverbindungen, Steuerangaben und weitere Informationen. 1. Angaben wie die Bankverbindung, Adresse oder Umsatzsteuer-ID werden meist im Brieffuß abgebildet. Sie können diese Informationen entweder als Grafik einfügen, oder als Text in die dafür vorgesehene Stelle eingeben. 2. Markieren Sie die Anweisungen im Brieffuß und löschen Sie die Anweisungen. Fügen Sie stattdessen Ihre Informationen oder eine Grafik ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 12

8 4.4 Passen Sie die verwendete Schriftart und das Seitenlayout an. 1. Wählen Sie die Schriftart, die Sie für Ihre Belege verwenden möchten. Folgende Schriftarten werden von Scopevisio unterstützt: Arial Comic Sans MS East Syriac Ctesiphon Gentium Basic Microsoft Sans Serif Sylfaen Arial Black Courier New Estrangelo Antioch Gentium Book Basic Monotype Corsiva Symbol Neu Arial Narrow Cousine Estrangelo Midyat Georgia OpenSymbol Tahoma Arimo DejaVu Sans Estrangelo Nisibin Goha-Tibeb Zemen Palatino Linotype Times New Roman Book Antiqua DejaVu Sans Condensed Estrangelo Nisibin Outline Impact Serto Batnan Tinos Bookman Old Style DejaVu Sans Light Estrangelo Quenneshrin Kartika Serto Jerusalem Trebuchet MS Calibri DejaVu Sans Mono Estrangelo Talada Lucida Console Serto Kharput Verdana Cambria DejaVu Sans Serif Estrangelo Turabdin Luxi Mono Serto Malankara Vrinda Candara DejaVu Sans Serif Condensed Franklin Gothic Medium Luxi Sans Serto Mardin WingDings Century Gothic East Syriac Adiabene Garamond Luxi Serif Serto Urhoy Wenn Sie eine Schriftart wählen, die nicht in der Liste vorhanden ist, wird diese automatisch durch eine ähnliche Schriftart aus der Liste ersetzt. Hinweis: Der Text, der den Platzhalter ersetzt, wird in der Formatierung des entsprechenden Platzhalters eingefügt. Wenn Sie also die Formatierung fett für den Platzhalter {BetragBrutto} in der odt-datei gewählt haben, wird die Betragszahl im PDF auch in fett gedruckt. 4.5 Einheitliche Kopf- und Fußzeilen Sie können Informationen (Logo, Anschriften, Absender) auf jede Seite einer Rechnung übernehmen, in dem Sie diese in die Kopf-/ oder Fußzeile des Layouts übernehmen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 12

9 In OpenOffice können Sie Ihrem Beleg eine Kopfzeile über Einfügen > Kopfzeile > Standard hinzufügen. Klicken Sie in die Kopfzeile der ersten Seite und rufen Sie mit F11 den OpenOffice Stylist auf. Hier können Sie unter dem Punkt 'Seitenvorlagen' den Punkt 'Erste Seite' wählen. So können Sie die Kopfzeilen der nächsten Seiten unabhängig von der ersten Seite erstellen und formatieren. Wählen Sie Standard, damit die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite in die folgenden übernommen wird. 5. Anpassen der angezeigten Inhalte Passen Sie die angezeigten Inhalte Ihrer Verkaufsdokumente an, in dem Sie Tabellen und andere Felder mit eigenen Platzhaltern versehen. 5.1 Was sind Platzhalter? Platzhalter sind Felder innerhalb der des Layouts, die durch die Informationen ersetzt werden, die Sie in bei der Belegerstellung in Scopevisio gespeichert haben. So werden Adressfelder, Rechnungsartikel, Beträge, Rabatte uvm. automatisch ersetzt. In der odt-datei werden Sie durch die geschweiften Klammern { } gekennzeichnet Wie füge ich einen Platzhalter ein? 1. Tippen Sie an der gewünschten Stelle den von Klammern eingeschlossenen Platzhalternamen ein: z.b. {Belegnummer}. 2. Platzhalter können beliebig oft verwendet werden. 3. Speichern Sie das Layout. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 12

10 Hinweis: Eine Auflistung der möglichen Platzhalter erhalten Sie in Kapitel Was ist der Unterschied zwischen Platzhaltern und Textbausteinen Platzhalter werden in den odt-dateien verwendet, während Textbausteine in Scopevisio selbst erstellt werden können. Die Platzhalter {Einleitungstext} und {Schlusstext} markieren die Positionen im Dokument, an denen die Textbausteine eingefügt werden. Textbausteine können für längere Texte verwendet werden, zwischen denen bei Bedarf in der Anwendung schnell gewechselt werden kann. Erstellen Sie beispielsweise einen Rechnungs- Einleitungstext speziell für Erstkunden und fügen Sie diesen wählen Sie diesen in der Rechnungsstellung unter dem Reiter Texte aus. So können Sie unterschiedliche Texte in Ihren Belegen verwenden, ohne dafür das Layout auszutauschen. Auch in einem Textbaustein können Platzhalter verwendet werden, bspw. um eine personalisierte Ansprache zu erstellen Textbausteine erstellen und verwenden Häufig wiederkehrende Einleitungs- oder Schlusstexte Ihrer Geschäftsbriefe können Sie in der Anwendung speichern und mit Platzhaltern versehen, die automatisch mit den Rechnungs- oder Auftragsdaten gefüllt werden. Zum Schluss können die so erstellten Texte als Standard für den gewünschten Geschäftsbrief gewählt werden. Um Standardtexte zu erstellen gehen Sie zu Menü > Global > Stammdaten > Aufträge > Textbausteine erstellen und klicken Sie im nächsten Fenster auf [Hinzufügen]. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (1). Um den neuen Textbaustein als Standard Einleitungs- oder Schlusstext in ein Dokument einzufügen, wählen Sie den passenden Eintrag in der Auswahlliste (2). Geben Sie Ihren Text ein. Sie können auch Platzhalter einfügen (3). Diese Platzhalter werden durch die Angaben bspw. in der Rechnung automatisch ergänzt. Eine Liste mit möglichen Platzhaltern finden Sie unter (4). Speichern Sie Ihren neu erstellten Textbaustein durch Klick auf das Diskettensymbol. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 12

11 5.2 Laden Sie Ihr Layout zurück in Scopevisio 1. Speichern Sie die odt-datei über den Befehl Speichern auf Ihrem PC. 2. Um das geänderte Layout wieder in Scopevisio zu importieren, klicken Sie unter Global > Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts auf [Dokumentenlayout auswählen]. 3. Wählen Sie in dem Dialog das bearbeitete Layout aus. 4. Klicken Sie auf [Hochladen]. 6. Standarddokumentenlayouts festlegen Für ein schnelleres Arbeiten in Scopevisio können Sie Standarddokumentenlayouts für die einzelnen Belege bestimmen. Haben Sie bspw. ein individuelles Layout für Ihre Rechnungen erstellt und als Standard für Rechnungen eingestellt, können Sie sich Ihre Rechnungen mit nur einem Klick als PDF- Datei ausgeben lassen. Öffnen Sie Global > Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts und wählen Sie: Standarddokumentenlayouts festlegen. Es öffnet sich das folgende Fenster: 1. Ziehen Sie per Drag and Drop das gewünschte Layout auf den Belegtyp, für den es als Standard dienen soll. Jedes Layout kann für beliebig viele Belege verwendet werden. 2. Um eine Layoutverwendung zu löschen, ziehen Sie das Layout zurück auf die Auswahl. 3. Das angelegte Standardlayout wird automatisch zur Erstellung eines PDF-Belegs verwendet, wenn Sie im Arbeitsbereich bei Ausgabe des Belegs einfach die Option [Drucken] wählen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 12

12 Tipp: Möchten Sie die Tabellen Ihrer Belege verändern? Wie Sie Layouts noch besser Ihren individuellen Vorstellungen anpassen können, beispielsweise wie Sie Spalten, Zeilen und Positionen der angezeigten Tabellen bearbeiten, einfügen oder löschen oder weitere Tabellen hinzufügen, finden Sie in der Produkthilfe Scopevisio - Dokumentenlayouts - Weitere Schritte. 7. Übersicht der Platzhalter Eine Liste mit allen verfügbaren Platzhaltern finden Sie hier. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 12