Beschaffungsanalyse. für die gesamtheitliche Betrachtung des Einkaufsbereichs. .proquest. Die richtigen Antworten auf die entscheidenden Fragen!

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1 .proquest Die richtigen Antworten auf die entscheidenden Fragen! Beschaffungsanalyse für die gesamtheitliche Betrachtung des Einkaufsbereichs 1 A-4661 Roitham/Gmunden OÖ, Pfarrhofstraße 1 Tel , Fax - DW 4 . office@proquest.at, web.

2 Das Leistungsspektrum der.proquest Riskmanagement GmbH Risikoanalyse Risikomanagement Franchise-Systemprüfung Beschaffungs- / Einkaufsanalyse Versicherungs-Bedarfsprüfung Due Diligence Prüfung Lieferantenauditierung mit der.proquest-methode 2

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4 Die.proquest Methode einfach effizient erprobt ist ganzheitlich, d. h. umfasst alle relevanten Aspekte und bietet ein klares verständliches Ergebnis; ist branchen- und größenunabhängig anwendbar; basiert auf langjähriger Erfahrung und oftmaliger Anwendung; effektiv und effizient; Ein softwaregestützter Fragen- und Antwortkatalog samt Bewertungs- und Berichtssystem unterstützen die Anwendung; Das Ergebnis der Analyse und Bewertung, wird in einem Bericht zusammengefasst, in dem auch der Handlungsbedarf (die Maßnahmen) beschrieben ist und daraus die Prioritäten der Bearbeitung abgleitet werden können. 4

5 Jedes Thema wird ganzheitliche betrachtet! Alle Anwendungen leiten sich aus dem Gesamtkatalog ab. Relevante Themen für die Beschaffungsanalyse sind: Leistungswirtschaft Finanzwirtschaft Management & Organisation Externes Umfeld 5 Beschaffung Bilanzanalyse Strategie Politisches Umfeld Beschaffungsstrategie Ertragskraft Strategieentwicklung Politische Umwälzungen Beschaffungsorganisation Liquidität Strategieumsetzung Rechtliche Rahmenbedingungen Operative Einkaufstätigkeit Finanzierung Strategieanpassung Subventionen/Förderungen Lieferantenmanagement Strategische Allianzen Steuersystem Lagermanagement Kapitalverwendung Mergers und Akquisitions Beteiligungen Soziales Umfeld Produktion/Leistungserstellung Investitionen Organisation Gesellschaftliche Werte und Normen Produktionsplanung Forderungen Organisationsstruktur Bildungspolitik Produktionsanlagen und -logistik Unternehmensführung Image/Reputation Wartung und Instandhaltung Marktpreisrisiken Ablauforganisation Wirtschaftskriminalität Qualitätsmanagement und -sicherung Wechselkurs-, Zinsrisiko Arbeitsklima Corporate Governance und CSR Rohstoffe Prozessmanagement und KVP Projekte Informationsstrategie und -bereitstellung Safety/Security Projektmanagement und -controlling Finanzorganisation Schutz der Bevölkerung Ressourcenplanung Rechnungswesen Personal Schutz der Produktionseinrichtung Planungs- und Berichtswesen Personalpolitik Schutz der Informationen Marketing Controlling Personalplanung und -entwicklung Schutz der Innovationen Marktforschung Interne Revision Personalrekrutierung Produkt- / Dienstleistungsportfolio Personalentlohung und -controlling Ökologisches Umfeld Preispolitik Finanzinstrumente Umweltschutz Kommunikation mit dem Markt Derivate Informationstechnologie (IT) Naturgewalten Verteilung der Produkte / Dienstleistungen Kontrolle/ Monitoring Anforderungen/Planung Betrieb (Operations Management) Technologisches Umfeld Vertrieb Versicherungsmanagement Kompatibilität, Vertraulichkeit, Verfügbarkeit Produkt Lebenszyklus Erlösplanung Versicherungsgrundsätze Produkt- / Prozessinnovation Kundenstruktur Versicherungsorganisation Legal Compliance Vertriebsstruktur Versicherungsanalyse Gesetze/Normen Ökonomisches Umfeld Vertragsgestaltung Bewilligungen/Genehmigungen Erwartungen Shareholder Produkthaftung, Gewährleistung, Garantien Erwartungen Stakeholder F&E / Innovation HSE (Gesundheit/Sicherheit/Umweltschutz) Externes Marktumfeld F&E - Analyse und Prozesse Wissensmanagement

6 Die Beschaffungsanalyse nach der.proquest Methode Aufbauend auf unserer Methode wurde speziell für den Beschaffungsbereich ein Analyse-System mit folgenden Hauptkapiteln (Themen) entwickelt: Beschaffungs-Strategie Beschaffungs-Organisation Operative Einkaufstätigkeit Lieferantenmanagement Anhand eines Interviews (Leitfaden mit ca Einzelfragen pro Thema) wird die Ist-Situation erfasst. 6

7 Objekte Themen Die Inhalte der ganzheitlichen Beschaffungsanalyse Beschaffungsstrategie Beschaffungsorganisation Operative Einkaufstätigkeit Lieferanten- Lieferantenmanagement management Beschaffungspolitik Ablauforganisation Bedarfserhebung Lieferantenstruktur Strategieentwicklung Strategieumsetzung Aufbauorganisation Assoziierte Unternehmensbereiche Information und Kommunikation Personal Controlling Definition der Produkte und Dienstleistungen Vertragsgestaltung Anfrage / Angebot / Verhandlung / Vergabe Leistungserfüllung Garantie / Gewährleistung / Reklamation Lieferantenauswahl Bewertung und Auditierung Lieferantenentwicklung 7

8 Die Beschreibung der Inhalte für die Analyse des Beschaffungsmanagements THEMA/Objekt BESCHAFFUNGSSTRATEGIE Beschaffungspolitik Strategieentwicklung Strategieumsetzung BESCHAFFUNGSORGANISATION Aufbauorganisation Ablauforganisation Assoziierte Unternehmensbereiche Information und Kommunikation Personal Controlling OPERATIVE EINKAUFSTÄTIGKEIT Bedarfserhebung Definition der Produkte und Dienstleistungen Vertragsgestaltung Anfrage/Angebot/Verhandlung/Vergabe Leistungserfüllung Garantie/Gewährleistung/ Reklamationen LIEFERANTENMANAGEMENT Lieferantenstruktur Lieferantenauswahl Bewertung und Auditierung Lieferantenentwicklung Inhalte und Erläuterung Organisatorische und strat. Einbindung, Bedeutung im Unternehmen, Vorgaben, EK-Governance; Zuständigkeit, Entwicklung und Aktualisierung, Kommunikation; Marktkenntnisse, Einbindung strategischer Partner; Darstellung; Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen, Funktionssteuerung; Berechtigungen; Einkaufsprozesse und Dokumentation; Vollmachten; Einbindung in Projekte; Maverick-Buying; Schnittstellen- und Qualitätsmanagement; Internes Kundenverständnis; Interne Revision; Bereitstellung und Umgang mit Daten und Informationen, IT-Infrastruktur und -Anwendung; Planung, Rekrutierung, Kompetenz, Schulung und Ausbildung, Inhalte der Arbeitsverträge; Messen und steuern des Einkaufserfolges sowie der Ziele der EK-Mitarbeiter, Einkaufsreporting; Organisation, Anforderungen, Abstimmungen, Bestellmengen und -rhythmen; Abstimmung und Festlegung von Spezifikationen, Kriterien sowie Handhabung; Zuständigkeit, rechtliche Absicherung, inhaltliche Anforderungen, Versicherungsangelegenheiten; Inhalte, Prozesse, Richtlinien, Auktionen, Verantwortlichkeiten; Überprüfung, Abwicklung, Qualitäts-, Liefer- und Termintreue, Rechnungsprüfung; Organisatorische Einbettung, Abwicklung, Dokumentation; Gliederung, Einteilung nach Bedeutung, Leistungsspektrum, Qualifikation; Verfahren, Verantwortung, Auswahlkriterien, Präqualifikation; Vorgaben, Inhalte, Aktualisierung, Information, Verwaltung von Daten; Aufbau und Entwicklung von Partnerschaften, Lieferantenabhängigkeit; 8

9 Die Vorgehensweise 1. Bestandsaufnahme durch persönliche Interviews 2. Analyse und Berichtserstellung durch.proquest 3. Präsentation der Ergebnisse und gemeinsame Diskussion 4. Gemeinsame Erarbeitung des Gesamt-Projektplans Zeitdauer: Bestandsaufnahme: 1-2 Tage Berichtsausarbeitung: 3-4 Wochen Präsentation und Diskussion des Berichtes: 0,5 Tage Ausarbeitung des Gesamt-Maßnahmenplans: 3-4 Wochen Präsentation des Gesamt-Maßnahmenplans: 0,5 Tage 9

10 Das Ergebnis Ein Analysebericht bietet einen gesamthaften Überblick (graphisch und verbal); zeigt Potentiale und Risiken auf; stellt den Handlungsbedarf dar; umfasst Vorschläge für Maßnahmen samt Priorisierung für die Optimierung; Effizient und effektiv wird eine Basis für die Optimierungen geschaffen! 10

11 Beispielergebnis: Beschaffungsorganisation Objekte 1 Aufbauorganisation 2 Ablauforganisation 3 Assoziierte Unternehmensbereiche 4 Information und Kommunikation 5 Personal 6 Controlling Erfüllungsgrad A Stand der Technik B Im Wesentlichen erfüllt C Mittelmäßig erfüllt D Geringe Erfüllung E Nicht erfüllt Ergebniseinstufung geringes Risiko mittleres Risiko hohes Risikio Begründung: Einkauf ist nicht vollständig im Organigramm dargestellt; Einkaufskompetenz nur in Ansätzen gebündelt; nur teilweise EK-Mitarbeiterentwicklung; Anpassungsbedarf bei den Beschaffungsprozessen sowie Ergänzungs- und Revisionsbedarf bei EK-Dokumenten; EK-Controlling fehlt; 11

12 Beispiel: Bewertung der Einkaufsinstrumente Zusammenfassung - Einstufung der Einkaufsinstrumente und -themen Verfahrensanweisungen / Richtlinien vorhanden Revisions -bedarf Begründung / Anmerkung Ablagevorschriften Auktionen überlegenswert Ausphasen und Sperren von Lieferanten x Eingangsrechnungsprüfung x x Einkaufs-, Beschaffungsrichlinie x x Vergabeblock fehlt Ermittlung Bestbieter in die Einkaufsrichtlinie aufnehmen EU-rechtliche Vergaben x Expediting in die Einkaufsrichtlinie aufnehmen Festlegung des Bieterkreises in die Einkaufsrichtlinie aufnehmen Freigabe neuer Lieferanten in die Einkaufsrichtlinie aufnehmen Abwicklung von Garantien, Gewährleistungen, Reklamationen x Lieferantenbewertung x x Leadfunktion, etc. Lieferanteneinteilung - ABC etc.... Legende: kein Ergänzungs- oder Revisionsbedarf Revisionsbedarf Ergänzung sinnvoll 12

13 Beispiel: Auszug aus einer Maßnahmenliste Abgeleitete und priorisierte Maßnahmen für das Thema Lieferantenmanagement: Nr. Priorität (1-5) Maßnahme 35 1 Zentrale Verwaltung und Wartung der Lieferantendaten in einem Lieferantenstammdatenblatt 36 1 Gruppenweite Standardisierung der ABC-Einteilung 37 2 Verfahrensanweisung (VA) Lieferantenbewertung erstellen 38 2 Verbesserung des Lieferantenmonitorings durch die standardisierte Nutzung von Auskunfteien 39 3 Abhängigkeitsanalysen durchführen 40 3 VA für Lieferantenaudits und besuche erstellen 41 3 VA zur Lieferantenentwicklung erstellen 13

14 Beispiel: Matrix zur Priorisierung der Maßnahmen (wird individuell gestaltet) Kriterium Priorität rechtliche / innerbetriebliche Risikoabsicherung und / oder 1 unbedingt erforderlich sehr hoch 2 erforderlich hoch 3 Üblicher Stand der Technik positiv Wirtschaftlicher / technischer Nutzen und / oder Zeitfolge (d. h. erforderlich für die Bearbeitung anderer Maßnahmen) Voraussetzung für mehr als 2 Maßnahmen Voraussetzung für 1 bis 2 Maßnahmen Zur parallelen Bearbeitung erforderlich 4 nicht unbedingt erforderlich schwer abschätzbar kein Bezug 5 nicht ableitbar gering / Kosten > Nutzen kein Bezug 14

15 Beispiel: Zuteilung von Verantwortlichkeit und Mitarbeit je Maßnahme Grundlage für einen Projektantrag und -plan: Nr. Beschreibung P Verantwortung Mitarbeit Beschaffungsstrategie Vernetzte Zieldefinition einführen (d.h. Abstimmung der Bereichsziele Einkauf und Technik) sowie 1 1 AB Vorstand die Planungen der Geschäftsbereiche mit dem Einkauf abstimmen In- / Outsourcing-Strategie definieren und berücksichtigen (einschließlich Einkaufstätigkeiten 2 1 CC IL durch Kontraktoren, Ingenieurbüros) Rechtzeitige und umfassende Einbindung des Einkaufs in alle relevanten 3 1 AB GF Unternehmensentscheidungen und Prozesse (Projekte, Innovationen, Produktlebenszyklus) 4 Potenziale strategischer Partnerschaften prüfen (z. B. auch bei den Eigentümergesellschaften) 2 AB GF Implementierung der Konzernfunktion Einkauf (ein Einkauf für In- und Ausland) (Anmerk. 5 1 RJ AK Maßnahme v Herrn Langer) Ableitung der Umsetzung aus der Beschaffungsstrategie (samt Kommunikation und laufender 6 1 CC AK Aktualisierung) 7 EK-Governance und EK-Compliance gewährleisten (Code of Conduct erstellen) 2 CC Rechtsabteilung 8 Unternehmensrelevante Nachhaltigkeits- / CSR-Themen im Einkauf berücksichtigen 2 CC CSR-Abteilung 15

16 Nutzen der Beschaffungsanalyse Beurteilung des Ist-Zustandes samt Ermittlung des Verbesserungspotenziales, um beispielsweise Organisations- und Kosteneffizienz zu erreichen; die Einkaufskosten (insbesondere auch administrativ) für Material und Leistungen zu reduzieren; die Prozesskosten zu verringern; die Rechtssicherheit zu erhöhen; den Wertschöpfungsbeitrag zu verbessern; den Produkt- / Leistungsnutzen zu steigern; Gesamtübersicht aller Tätigkeiten samt Ziel, Nutzen und Aufgabenaufteilung nach Prioritäten zu erreichen; 16

17 Objekte Themen Die Analyse ist auch für den Schwerpunkt Compliance-Prüfung anwendbar! Beschaffungsstrategie Beschaffungsorganisation Operative Einkaufstätigkeit Lieferanten- Lieferantenmanagement management Beschaffungspolitik Ablauforganisation Bedarfserhebung Lieferantenstruktur Strategieentwicklung Strategieumsetzung Aufbauorganisation Assoziierte Unternehmensbereiche Definition der Produkte und Dienstleistungen Vertragsgestaltung Lieferantenauswahl Bewertung und Auditierung Information und Kommunikation Anfrage / Angebot / Verhandlung / Vergabe Lieferantenentwicklung Personal Leistungserfüllung Controlling Garantie / Gewährleistung / Reklamation Objekte mit Compliance-Bezug; 17

18 Unsere umfangreichen praktischen Erfahrungen: Unsere umfangreichen praktischen Erfahrung: Analyse des Beschaffungsbereiches Durchführung von Lieferantenaudits (z.b. Petrochemie, Lebensmittelbrache) Mehr als 200 Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen und Größen wurden bereits analysiert. Aufbau von Lieferantenmanagement (Metallverarbeitende Industrie, Energiesektor) in Österreich. Optimierung Energiebeschaffung (elektrische Energie) Querschnitt aus der energieintensiven Produktindustrie, mit einem Bedarf von > 20 GWh/a in 8 europäischen Ländern. 18

19 .proquest Wir unterstützen Menschen mit Begeisterung und Organisationen bei der Erkennung Ihrer Potenziale!.proquest Riskmanagement GmbH GF DI Dr. Monika Forstinger 19 Kontakt:.proquest Riskmanagement GmbH A-4661 Roitham/Gmunden OÖ, Pfarrhofstraße 1 Tel , Fax - DW 4 . office@proquest.at; web.