CIRS Bedeutung und praktischer Nutzen für das Management

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1 CIRS Bedeutung und praktischer Nutzen für das Management Reiner Heuzeroth Asklepios Kliniken Konzernbereich Qualität 2. Nationales CIRS-Forum Berlin, Sylt St. Georg (Hamburg) Falkenstein Ini Hannover Bad Griesbach

2 Inhalt 1. Einführung 2. Konzept CIRS Asklepios 3. CIRS-Prozess 4. Erfolgsfaktoren / Bedeutung der Fehlerkultur 5. Einführung CIRS / Aktueller Stand 6. Nutzen von CIRS für den Konzern 2

3 Unternehmensstruktur Asklepios Westerland Sylt Hamburg Akutkrankenhäuser aller Versorgungsstufen Rehakliniken Pflegeeinrichtungen Medizinische Versorgungszentren Ärztehäuser ergänzende externe Dienstleister Akutkliniken Akutnahe Rehakliniken Rehakliniken Soziale Einrichtungen Köln St. Augustin Bonn Wiesbaden Langen Bad Kreuznach Bad Sobernheim Hannover Lich Bad Salzhausen Königstein-Falkenstein Frankfurt Seligenstadt Mannheim Bad König Germersheim Kandel Triberg Seesen Bad Wildungen Stuttgart Höxter Alsbach-Hähnlein Gardelegen Hannover Goslar Bad Harzburg Clausthal-Zellerfeld Göttingen, Tiefbrunnen Schwalm-Eder Lindau Bad Schwartau Bad Oldesloe Hamburg Bad Salzungen Stendal Stadtroda Parchim Uchtspringe Brandenburg Magdeburg Bernburg Weißenfels Pretzsch Berlin Nabburg Oberviechtach Nürnberg Schwandorf Burglengenfeld Bad Abbach München München-Gauting Bad Tölz Dessau Tornau Birkenwerder Teupitz Oschatz Radeberg Hohwald Dresden Sebnitz Wiesenburg Schaufling Pasewalk Schwedt Lübben Passau Bad Griesbach Westklinikum Hamburg Hamburg-Nord Hamburg-Barmbek Hamburg-Wandsbek Cardio Klinik Hamburg-St.Georg Hamburg-Altona Hamburg-Harburg Fachklinik Helmsweg 3

4 Programm Patientensicherheit 4

5 CIRS Konzept / Konzernbereich Qualität CIRS- Konzept Asklepios Maßnahmen Fehlerkultur- Entwicklung Grundsätze Theorie Konzernbereich Qualität CIRS Version 12 VA-QM-12 Stand: Seite Verfahrensanweisung /9 Konzernbetriebsvereinbarung CIRS 1. Zweck der Verfahrensanweisung Diese Verfahrensanweisung beschreibt den klinikinternen CIRS- Prozess im Rahmen der Bearbeitung mit der Software Intrafox CIRS. Ziele: Unerwünschte Ereignisse und Fehler VA werden in der Klinik kontinuierlich erfasst und zur Verbesserung der Patientensicherheit genutzt. Alle Mitarbeiter sind über den Meldeweg und die Weiterbearbeitung der CIRS- Meldung informiert. Die Mitarbeiter sind motiviert, Fehler im Rahmen des CIRS zu melden. Die CIRS- Verantwortlichen kennen alle Prozessschritte zur Bearbeitung der CIRS- Meldung und Kommunikation der Ergebnisse innerhalb des Meldekreises. Die Führungskräfte unterstützen aktiv den CIRS-Prozess und die Maßnahmenumsetzung. Die Mitarbeiter sind über die Ergebnisse und abgeleiteten Maßnahmen aus dem CIRS informiert. 2. Geltungsbereich Prozessbeschreibung Gesamte Klinik /innerhalb der definierten Meldekreise 3. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Geschäftsführung (GF), Krankenhausleitung (KHL): Gesamtverantwortung zur Einführung und Umsetzung von CIRS in der Klinik. Abteilungsleiter (AL); CA, PDL, AL Pflege: Verantwortlich für die Einführung und Umsetzung in der Abteilung. Anonymisierer: Verantwortlich für die Anonymisierung und De-Identifizierung der eingegangenen Meldungen. CIRS-Verantwortlicher: Verantwortlich für die Bearbeitung der anonymisierten CIRS- Meldung mit der CIRS-Software, Empfehlung von Maßnahmen, Kommunilkation in der Abteilung. Analyseteam: Beurteilung und Analyse der CIRS-Meldung, Empfehlung von Maßmnahmen. Zusicherung der GF zur Sanktionsfreiheit Konzernweit einheitliche CIRS- Software (Konzept u. Softwarenutzung) Qualitätsmanager / Qualitätsbeauftragter der Klinik (QB): Verantwortlich für das Controlling und die Evaluation von CIRS in der Klinik sowie die Bearbeitung und Koordination abteilungsübergreifender Maßnahmen. 5

6 CIRS Grundsätze (Auswahl)* Sanktionsfreiheit Niemand darf für das Melden eines Fehlers bestraft werden Anonymität Personenbezogene Daten in den Meldungen werden entfernt, Meldende bleiben anonym Einfaches Verfahren Das Meldeformular ist einfach und für jeden zugänglich Zeitnahes Feedback Alle Mitarbeiter werden zeitnah über die CIRS-Meldungen und die daraus abgeleiteten und umgesetzten Maßnahmen informiert *Aus: Aktionsbündnis Patientensicherheit: Empfehlungen zur Einführung von Critical Incident Reporting Systemen (CIRS); November

7 Pilotprojekt CIRS (Asklepios Klinik HH Harburg) Beschluss der GF AKHH zur Einführung von CIRS Pilot- Vereinbarung mit dem Konzernbetriebsrat Pilotprojekt CIRS Harburg Meldekreise Neurologie u. Chirurgie Auswertung, Konzeptanpassung Konzernbetriebsvereinbarung CIRS Start Roll-out CIRS März 2010 Mai 2010 April 2011 Ab Mai

8 CIRS Meldung: Schnell und einfach Auf jedem PC befindet sich ein Link auf das CIRS - Meldeformular Was ist passiert? Wie ist es zu dem Ereignis gekommen? Wie könnte es in Zukunft vermieden werden? 8

9 CIRS- Prozess Mitarbeiter Meldung eines Fehlers oder unerwünschten Ereignisses Zentraler Anonymisierer der Klinik CIRS- Verantwortlicher Analyseteam Anonymisierung De-Identifizierung Bearbeitung der Meldung Analyse /Bewertung Maßnahmenempfehlung Schaden: nein Hinweis auf VP: ja 9

10 CIRS- Prozess QMB der Klinik CIRS- Steuerungsgruppe Klinikleitung QM Abteilungsübergreifender Prozess (Klinik) Maßnahmenbeschluss und Umsetzung Abteilungsinterner Prozess (Meldekreis) Maßnahmenbeschluss und Umsetzung CIRS- Verantwortlicher Abteilungs- Leitung des Meldekreises Controlling/ Evaluation der Umsetzung QM CIRS- Projektleiter der Klinik CIRS-Auswertung Reporting Kommunikation der Ergebnisse / Erfolge aus CIRS an alle Mitarbeiter 10

11 Struktur Meldekreise / Modell 1: Große Klinik Qualitätsbeauftragter / CIRS Projektleiter Zentraler CIRS-Anonymisierer der Klinik Meldekreis 1 CIRS- Verantwortl. Analyseteam Meldekreis 2 CIRS- Verantwortl. Analyseteam Meldekreis 3 CIRS- Verantwortl. Analyseteam 11

12 Struktur Meldekreise / Modell 2: Kleine Klinik Qualitätsbeauftragter / CIRS Projektleiter Zentraler CIRS-Anonymisierer der Klinik Zentraler CIRS- Verantwortlicher der Klinik Analyseteam Meldekreis 1 Meldekreis 3 Meldekreis 2 12

13 Erfolgsfaktoren zur Einführung Feedback an die Mitarbeiter Erfolge berichten! CIRS braucht die Unterstützung der Führung CIRS braucht eine positive Fehlerkultur Aus Fehlern lernen! Maßnahmen aus CIRS umsetzen CIRS braucht Kümmerer, Verantwortliche Regelmäßiges Controlling Schulung der Mitarbeiter und CIRS-Teams Einfache Software Sicherheit Anonymität 13

14 Fehler / Fehlerkultur Der Umgang mit Fehlern ist noch häufig von der Suche nach dem Schuldigen geprägt 2-4 % der deutschen Klinikpatienten sind jährlich von Behandlungsfehlern betroffen % der Behandlungsfehler wären vermeidbar Etwa von ihnen überleben die Fehlbehandlung nicht (= 0,1%) Quelle: Aktionsbündnis Patientensicherheit 14

15 Aus Fehlern lernen Wir brauchen einen positiven und sanktionsfreien Umgang mit Fehlern Fehlerkultur 15

16 Zentraler Bestandteil des Einführungskonzeptes Training zur Entwicklung/ Weiterentwicklung der Fehlerkultur Einschätzungsbogen zur Fehlerkultur an alle Mitarbeiter Anonymisierte Auswertung 1. Bestandsaufnahme zur Fehlerkultur 2. Workshop mit Führungskräften des Meldekreises (Arzt /Pflege) Aufarbeitung der Bestandsaufnahme Entwicklung von Maßnahmen zur positiven Fehlerkultur Aufarbeitung der Bestandsaufnahme Erarbeitung von Teamregeln Umgang zur Förderung einer pos. Fehlerkultur 3. Abteilungsbesprechung (pro Meldekreis) Alle Mitarbeiter 4. Abschluss- Check mit den Führungskräften des Meldekreises Auswertung der Maßnahmen Was wurde umgesetzt? Wo gibt es noch Handlungsbedarf?

17 Konzernziel / Beschluss der Konzernführung Ziel: Einführung eines konzernweit einheitlichen internen CIRS in allen Akut-Kliniken bis Ende 2014 (Start in mindestens 2 Fachabteilungen) Grundlage: Konzept des KB Qualität (Konzernabteilung QM) Konzernbetriebsvereinbarung CIRS Verbindliche Nutzung der Software Intrafox CIRS Workshops zur Weiterentwicklung einer Fehlerkultur 17

18 Einführung CIRS: Struktur KB Qualität QM- Regional- Verantwortl. Konzernbereich Qualität AG Klinisches Risikomanagement CIRS Projektleitung Asklepios QM- Regional- Verantwortl. QM- Regional- Verantwortl. QM- Regional- Verantwortl. QM- Regional- Verantwortl. QM- Regional- Verantwortl. Entscheidung der Klinik zum Starttermin Planungsphase Umsetzungsphase Rollout-/Routinephase 18

19 Ausschnitt Planungsphase CIRS / Projektzeitplan Erstgespräch / Information Klinikleitung; Vorstellung Konzept, Vorgehen CIRS-Einführung, Abstimmung Ressourcen u. Strukturen Zeit /Dat. Festlegung CIRS-Projektleiter der Klinik, Einführungsstruktur, Meldekreise, Projektauftrag und Projektzeitplan Information der Chefärzte, ltd. Oberärzte und Leitungen Pflege Auswahl/Benennung CIRS-Verantwortlicher u. Analyseteam je Meldekreis Schulung des Anonymisierers, der CIRS-Verantwortlichen und Analyseteams zum CIRS-Prozess Schulung der CIRS-Verantwortlichen zur CIRS-Software Informationsveranstaltung vor Ort für alle Mitarbeiter der Meldekreise Kick-Off- Check auf den Stationen - Verfügbarkeit Meldeformular auf allen PC s - Sind alle Mitarbeiter geschult und informiert? CIRS-Start 19

20 Standardisiertes Reporting /Kennzahlen Anzahl der eingegangenen CIRS-Meldungen pro Meldekreis und Klinik gesamt Anzahl der CIRS-Meldungen nach Kategorien Anzahl der abgeleiteten Maßnahmen Anzahl und Inhalt der umgesetzten Maßnahmen / Verbesserungen = Erfolge durch CIRS 20

21 Aktueller Stand Einführung CIRS Westklinikum HH z. Zt. 2 von 16 Meldekreisen Ausblick/Ziel - Netz Asklepios Bad Schwartau 1 Meldekreis (Reha) Harburg (Pilotklinik) z. Zt. 7 von 19 Meldekreisen Bad Oldesloe 8 Meldekreise Weißenfels 3 Meldekreise Wiesbaden 2 Meldekreise Stadtroda 1 Meldekreis Stand Febr R. Heuzeroth - Asklepios Kliniken, Konzernbereich QM - CIRS Asklepios 21

22 Ergebnisse: Anzahl CIRS Meldungen CIRS Meldungen gesamt: 343 Stand: Datengrundlage: Zur Zeit 6 Kliniken in der Umsetzungsphase Anzahl der zur Zeit aktiven Meldekreise: 24 Durchschnittliche Meldungen pro Monat je Meldekreis:

23 Beispiele für eingegangene CIRS-Meldungen Keine Banalitäten... gerade nochmal gut gegangen! Die Anordnung von Kalium wurde nicht umgesetzt Bei einem MRSA- Patienten wurde der Befund zu spät übermittelt Ein Medikament wurde nach Absetzen weiter gegeben (vom Patient rechtzeitig bemerkt) Ein Blutgerinnungshemmendes Mittel wurde vor der Lumbalpunktion übersehen Beinahe wurde der falsche Patient in den OP gebracht Es wurde die falsche Seite im OP-Plan dokumentiert Eine Differenz bei der Zählkontrolle wurde nicht kommuniziert 23

24 Nutzen von CIRS / Mehrwert für den Konzern Qualität Patientensicherheit Verbesserung der Behandlungsqualität Steigerung der Patientensicherheit Erhöhung der Patientenzufriedenheit Kundenbindung Konzernweites Lernen aus Fehlern Lernende Organisation 24

25 Nutzen von CIRS / Mehrwert für den Konzern Wirtschaftlichkeit CIRS liefert maximalen Output im Verhältnis zum Aufwand Nutzung von vorhandenem Know-how aller Mitarbeiter Kostenreduzierung durch Prozessoptimierung weniger Fehler und Schadenfälle Versicherbarkeit der Klinik 25

26 Nutzen von CIRS / Mehrwert für den Konzern Führung Fehlerkultur Mitarbeiter- Zufriedenheit Führungskräftetraining zum Umgang mit Fehlern Weiterentwicklung der Fehler- / Unternehmenskultur Organisationsentwicklung Teamentwicklung / Verbesserung der Kommunikation Mitarbeiterzufriedenheit durch aktive Einbindung in Verbesserungsprozesse CIRS ist zentrales Konzern-Ziel 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Reiner Heuzeroth Sylt Barmbek (Hamburg) Falkenstein Ini Hannover Bad Griesbach