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1 sepa file converter Kundenleitfaden Ausgabe Mai 2013 Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH Sachsenfeld Hamburg Telefon Telefax Sitz der Gesellschaft: Hamburg Amtsgericht Hamburg HRB Geschäftsführung: Bernd Wittkamp, Dr. Christian Kastner Bankverbindungen: Sparkasse Harburg-Buxtehude Konto Bankleitzahl Sparkasse Hildesheim Konto Bankleitzahl Sparkasse Hannover Konto Bankleitzahl Ein Unternehmen der Finanz Informatik

2 Inhalt 1 SEPA File Converter Einführung Hinzufügen von Dateien Auswahl des Formats und Optionen Lastschriften/Mandate Mandatsimport Mandatsänderung Konvertierung Manuelle BIC- und IBAN-Erfassung Sonstiges Weitere Informationsquellen & Support Die Onlinehilfe zu SFirm Der Internetauftritt von SFirm SFirm-KnowledgeBase Seminare Die Hotline Kontaktinformationen Copyrights und Warenzeichen Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 2000 Server, Windows Server 2003, Windows Server 2008 und Windows Server 2012 sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle in dieser Dokumentation zusätzlich verwendeten Programmnamen und Bezeichnungen sind u.u. ebenfalls eingetragene Warenzeichen der Herstellerfirmen und dürfen nicht gewerblich oder in sonstiger Weise verwendet werden. Irrtümer vorbehalten. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die angegebenen Daten dienen lediglich der Produktbeschreibung und sind nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder juristische Verantwortlichkeit noch irgendeine Haftung übernehmen. Alle Rechte vorbehalten; kein Teil dieser Dokumentation darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder die Speicherung und/oder Verbreitung in elektronischer Form) ohne schriftliche Genehmigung der Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH reproduziert oder vervielfältigt werden. Die Star Finanz entwickelt Ihre Produkte ständig weiter, um Ihnen den größtmöglichen Komfort zu bieten. Deshalb bitten wir um Verständnis dafür, dass sich Abweichungen vom Handbuch zum Produkt ergeben können. Copyright Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH, Sachsenfeld 4, Hamburg. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 2

3 Einführung SEPA File Converter 1.1 Einführung Der SEPA File Converter dient zur Konvertierung von DTAUS bzw. DTAZV Dateien in SEPA Überweisungsdateien und SEPA Lastschriftdateien. Um aus den Quelldateien SEPA Dateien erzeugen zu können, wird eine automatisierte Umrechnung von vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) durchgeführt. Ab Version ist der SEPA File Converter nicht mehr für Windows 2000 freigegeben. Um das Programm zu starten, müssen Sie zunächst den Haftungsausschluss akzeptieren. Bitte lesen Sie diesen vor der Bestätigung. Nach dem Start des Programms erscheint folgende Oberfläche: Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 3

4 Hinzufügen von Dateien Hinzufügen von Dateien Um die Funktionalität zu nutzen, müssen Sie zuerst mittels der Schaltfläche <Hinzufügen> Ihre zu konvertierenden DTAUS bzw. DTAZV Dateien auswählen. Diese werden zunächst auf Gültigkeit geprüft und dann der Liste der zu verarbeitenden Dateien hinzugefügt. Mit <Entfernen> können Sie eine gewählte Datei aus der Verarbeitungsliste entfernen und mit <Anzeigen> werden Informationen zur Austauschdatei angezeigt. In der Spalte Typ wird die Art der Datei angezeigt: DTAUS (GK) DTAUS (LK) DTAZV Inlandszahlungen Gutschrift/Kunde Inlandszahlungen Lastschrift/Kunde Auslandsüberweisungen 1.3 Auswahl des Formats und Optionen Im mittleren Bildschirmbereich wird Ihnen angezeigt, wie viele Aufträge zu konvertieren sind sowie die Anzahl der verwendeten Auftraggeber-Konten, die Anzahl der Auftraggeber-Banken die Anzahl der Auftraggeber und ggf. die Anzahl der Lastschriftmandate. Bei Lastschriften erscheint zusätzlich die Möglichkeit, diese als B2B (Firmen)- Lastschriften zu deklarieren. Bevor Sie nun mittels <Datei(en) erzeugen> aus den Eingangsdaten die SEPA Dateien erzeugen, sollten Sie das SEPA Format festlegen. Es wurden durch den ZKA drei zulässige Formate definiert: Standard (GRPD/FinTS) Container gem. EPC/ISO Die SEPA Datei enthält nur Überweisungen/Lastschriften von einem Auftraggeberkonto. Die SEPA Datei enthält mehrere logische Standard SEPA XML Dokumente zu einer Bank, die in einem Container XML Dokument zusammengefasst sind. Die SEPA Datei ist gemäß den Regeln des EPC für Überweisungen von mehreren Auftraggeberkonten zu einer Bank aufgebaut. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 4

5 Lastschriften/Mandate 1.4 In der Anlage 3 des DFÜ Abkommens wurden die SEPA Formate ab der Version 2.3 definiert. Die Version 2.4 ist seit dem gültig. Seit dem ist die Version 2.5 gültig. Aktuell ist ebenfalls die Version 2.6 gültig. Durch Setzen der entsprechenden Option werden Dateien gemäß dieser Spezifikation erzeugt. Für welches Format Sie sich entscheiden hängt davon ab, wie die SEPA Dateien weiterverarbeitet werden sollen. Zum Beispiel gibt es im EBICS Kommunikationsstandard für jedes Format eine eigene Auftragsart, während HBCI bzw. FinTS nur das Standard Format, nach Version 2.4 bzw. 2.5 zulässt. Entsprechen die Dateien der SEPA- Version 2.4 oder höher haben Sie zusätzlich die Möglichkeit die Batch Booking-Option zu setzen. Batch Booking angeben Sammelauftrag Mit dieser Option aktivieren Sie die Möglichkeit das Batch Booking zu verwenden. Mit der Deaktivierung/Aktivierung dieser Option bestimmen Sie, ob die Aufträge beim verarbeitenden Kreditinstitut in Einzelposten aufgeteilt oder in einem Sammelposten verarbeitet werden. 1.4 Lastschriften/Mandate Es ist nicht möglich eine SEPA-Lastschrift ohne Angaben zum SEPA-Mandat zu erzeugen. Beim Erzeugen von SEPA-Lastschriften wird für jeden der Auftraggeber zunächst die Gläubiger-ID abgefragt. Sollten Sie diese noch nicht besitzen, können Sie eine bei der Bundesbank beantragen. Die Angabe wird für die spätere Wiederverwendung dieses Auftraggebers gespeichert. Im nächsten Schritt erscheint ein Dialog mit den vorhandenen Mandatsdaten. Nur bei vollständigen Mandatsangaben können SEPA-Lastschriften erzeugt werden. Ist das nicht der Fall, müssen die Mandatsdaten (Mandatsnummer und Signaturdatum) erfasst werden. Klicken Sie dazu bitte auf <Ändern>. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 5

6 Lastschriften/Mandate 1.4 Passen Sie hier bitte die Mandatsdaten an und vergeben eine Mandatsnummer. Speichern Sie die Änderungen und verlassen den Dialog mit <Schließen>. Sind alle Daten vollständig, starten Sie die Konvertierung im Fenster SEPA Mandatsdaten, indem Sie auf <OK> klicken Mandatsimport Um die Mandate nicht vor jeder Konvertierung erstellen oder ergänzen zu müssen, besteht die Möglichkeit mit Hilfe des Mandatsimports vorhandene Mandatsdaten zu importieren. Damit der Import der Mandate aus einer Datei funktioniert, ist es unbedingt erforderlich, diese Dateien in einem bestimmten Format zu übergeben. Folgende Felder müssen in der beschriebenen Reihenfolge vorhanden sein: Zahlungspflichtiger BIC Bank des Zahlungspflichtigen IBAN des Zahlungspflichtigen Mandatsreferenz Signaturdatum Gläubiger Identifikationsnummer Wiederkehrend (optional, Default: 0 (nicht wiederkehrend) Vertragsdaten 1 (optional) Die einzelnen Felder müssen mit einem Semikolon (;) getrennt und mit Anführungsstrichen oben ( ) begrenzt werden. Die Anzahl der importierten Mandatsdatensätze wird ihnen in der Übersicht angezeigt. Sind Mandatsdaten importiert worden, werden sie ggf. den SEPA-Lastschriften nach der IBAN/BIC Berechnung automatisch oder auch über den Button zugeordnet. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 6

7 Konvertierung 1.5 Dabei können nur Mandate zur gleichen Gläubiger-ID und Kontoverbindung (IBAN/BIC) ausgewählt werden Mandatsänderung Bei wiederkehrenden Mandaten kann es nötig sein auch Mandatsänderungen in der SEPA Lastschrift anzugeben. Dazu verwenden Sie bitte den Button <Mandatsänderung>. Es wird ihnen angezeigt, ob Mandatsänderungen erfasst wurden. 1.5 Konvertierung Die Angabe Pfad für SEPA Datei(en) merkt sich das Programm und beim nächsten Programmstart wird dieser wieder verwendet. Der Pfad kann auch über die Schaltfläche < > eingestellt werden. Nach der erfolgreichen Konvertierung erscheint die Nachfrage, ob die DTA- Dateien aus der Liste der zu konvertierenden Dateien entfernt werden sollen und Ihnen wird mitgeteilt, welche Dateien der SEPA File Converter erzeugt hat. Bitte prüfen Sie die erzeugten Dateien vor der Weiterverarbeitung. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 7

8 Manuelle BIC- und IBAN-Erfassung Manuelle BIC- und IBAN-Erfassung Sollte sich während der Konvertierung herausstellen, dass zu einem Institut keine BIC hinterlegt ist, erscheint ein Dialog zur manuellen Erfassung mit Anzeige der Bankleitzahl zur Eingabe der gewünschten BIC. Dieser Dialog erscheint ebenfalls über die Schaltfläche <BIC>. Geben Sie die Bankleitzahl des Instituts und die zu verwendende BIC ein. Mit <OK> werden die Daten gespeichert und in Zukunft bei jeder weiteren Konvertierung verwendet. Mittels <Ermitteln> wird Ihnen die hinterlegte BIC angezeigt, die sich aus den hinterlegten Bundesbankdaten ergibt. Dabei steht <n.a.> für nicht vorhanden. Sollten Sie feststellen, dass die errechnete IBAN für ein Auftraggeberkonto oder bei DTAUS- Dateien auch ein Empfängerkonto nicht korrekt ist, so können Sie auch diese mittels der Schaltfläche <IBAN> hinterlegen. Geben Sie Bankleitzahl und Kontonummer ein und <Ermitteln> Sie die vom Programm berechnete IBAN. Sollte diese nicht korrekt sein, so geben Sie die korrekte IBAN ein und speichern diese mittels <OK> für die weitere Verwendung. Sollte die von Ihnen erfasste IBAN eine von der ursprünglichen Bankleitzahl abweichende Bankleitzahl enthalten, so aktivieren Sie die Option BIC aus erfasster IBAN ermitteln, um auch die zugehörige BIC zu verwenden. 1.7 Sonstiges Über den Menüpunkt Info über SEPA File Converter im Systemmenü erscheint der Hinweis zu den Lizenz- und Programminformationen. Dort wird auch das Gültigkeitsdatum der hinterlegten Daten angezeigt. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 8

9 Sonstiges 1.7 Die Grundlage zur Ermittlung der BIC und der IBAN bildet das Bankleitzahlenverzeichnis der Deutschen Bundesbank, das alle 3 Monate aktualisiert wird. Ist die Gültigkeit der aktuell vom Programm verwendeten Daten abgelaufen, erscheint beim Programmstart folgende Meldung: Um das Update durchzuführen, befolgen Sie bitte die Anweisungen auf der Internetseite, die geöffnet wird, sobald Sie auf <Ja> klicken. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 9

10 Die Onlinehilfe zu SFirm Weitere Informationsquellen & Support Neben den Kundenhandbüchern und -leitfäden stellen die Onlinehilfe und die Inhalte des Internetauftritts weitere Quellen dar, Informationen rund um SFirm zu erhalten. Mit den angebotenen Seminaren haben Sie außerdem die Möglichkeit, themenbezogen das eigene Wissen in Theorie und Praxis zu vertiefen. Zusätzlich dazu hilft Ihnen die technische Hotline des Herstellers bei allen technischen Fragen und Problemen. Im letzten Abschnitt finden Sie alle Kontaktdaten im Überblick. 2.1 Die Onlinehilfe zu SFirm Die Onlinehilfe ist ein Bestandteil der Anwendung SFirm. Diese Hilfe ist mit den jeweiligen Programmteilen bzw. Funktionen verbunden und zeigt Ihnen je nachdem, wo Sie sich gerade befinden nach dem Aufruf mit der F1-Taste die entsprechend zugehörige Beschreibung und Hilfe an. Die Hilfe ist überwiegend nach Programmbereichen und Programmfunktionen strukturiert und gibt Ihnen somit auch die Möglichkeit, sich über diese Hilfe in SFirm einzuarbeiten. 2.2 Der Internetauftritt von SFirm Über die Adresse haben Sie einen Zugang zum SFirm-Internetauftritt. Die SFirm-Website ist in zwei Bereiche eingeteilt: Einen allgemein zugänglichen Teil, der auch den Großteil der aktuellen Informationen zu den Produkten und Modulen enthält und einen exklusiven Bereich für die Berater der Sparkassen und Landesbanken. Im öffentlichen Teil sind mehrere Rubriken zu sehen, über die Sie aktuelle Informationen, Leitfäden, Modulbeschreibungen und Schulungsangebote sowie Downloads von Updates und Tools erreichen können. Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 10

11 Die Hotline SFirm-KnowledgeBase Die SFirm-KnowledgeBase ist eine Wissensdatenbank, die Informationen, Hinweise und Problemlösungen zu den aktuellen, freigegebenen Versionen von SFirm strukturiert zur Verfügung stellt. Der Aufruf der KnowledgeBase erfolgt über die Rubrik Support FAQ Hilfedatenbank Seminare Für SFirm bieten wir Ihnen eine Reihe von Seminaren an, die sich an unterschiedliche Zielgruppen wendet. Eine Auflistung der derzeit angebotenen Seminare erhalten Sie über den SFirm-Internetauftritt in der Rubrik Seminare. Für nähere Informationen steht Ihnen auch unser Seminar-Team telefonisch und per zur Verfügung (siehe übernächsten Abschnitt). 2.3 Die Hotline Der Hersteller bietet Ihnen eine kostenpflichtige technische Hotline für alle SFirm-Produkte an. Detaillierte Informationen finden Sie auf der Seite in der Rubrik Kontakt. Die SFirm-Hotline steht Ihnen von montags - freitags von 8:30 bis 17:00 Uhr unter folgender kostenpflichtigen Rufnummer zur Verfügung: 0900 / (1,34 EUR/Minute inkl. MwSt. aus dem dt. Festnetz; abweichende Preise für Mobilfunkteilnehmer). Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 11

12 Kontaktinformationen Kontaktinformationen Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Kontaktdaten des Herstellers: Anschrift Internetauftritte: Produktseite Firmenseite Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH Laatzener Straße Hannover Vertrieb Rufnummer 040 / Vertrieb Fax 040 / Vertrieb Technische Hotline für Endkunden 0900 / (1,34 EUR/Minute inkl. MwSt. aus dem deutschen Festnetz; abweichende Preise für Mobilfunkteilnehmer). Star Finanz, 2013, Kundenleitfaden SEPA File Converter 12

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