Handreichung IGF-Vorhaben

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1 Industrielle Gemeinschaftsforschung Trägerverein Institut für Holztechnologie Dresden AiF-Forschungsvereinigung Holztechnologie Handreichung zur Vorbereitung und Durchführung von IGF-Vorhaben TIHD 2014

2 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD Forschung Seit seiner Gründung unterstützt der TIHD satzungsgemäß Forschungs- und Technologieprojekte branchenübergreifend für die Holz verarbeitende Industrie in Deutschland und darüber hinaus in Europa. Mit Wirkung vom 1. Juni 2011 ist der TIHD ordentliches Mitglied der Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigungen Otto von Guericke. Als AiF-Forschungsvereinigung Holztechnologie organisiert und koordiniert der TIHD innovative Projekte von der vorwettbewerblichen Forschung bis zum Transfer von Know-how in die Industrie. Der TIHD bringt so Mitglieder und Partner aus der Industrie mit Forschungseinrichtungen, Instituten und Hochschulen zusammen. Fördermöglichkeiten Die der Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigungen Otto von Guericke ist eine Allianz von mehr als 100 Forschungsvereinigungen, die den Innovationsprozess entlang der gesamten Wertschöpfungskette, von der Grundlagenforschung bis hin zur firmeneigenen Umsetzung in Produkte und Verfahren mit unterschiedlichen Förderinstrumenten unterstützt. Schwerpunkte ist die Industriellen Gemeinschaftsforschung (IGF) der AiF, die durch Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert wird. Bei der IGF finden sich Unternehmen, überwiegend KMU, einer Branche oder eines Technologiefeldes in den Forschungsvereinigungen der AiF zusammen, um technologische Herausforderungen durch gemeinsame Forschungsaktivitäten zu lösen. Diese Forschungsaktivitäten werden von Forschungseinrichtungen, aber auch von Hochschulen und anderen Forschungsstellen durchgeführt, durch den TIHD mit der AiF als Dachorganisation koordiniert und über das BMWi gefördert. Ergebnisse aus der Industriellen Gemeinschaftsforschung sind für alle Interessierten zugänglich. Unternehmen können aktiv die IGF mitgestalten, indem sie die Forschungsthemen mitbestimmen und für die Praxisrelevanz der Ergebnisse sorgen. Mit Hilfe der breitenwirksamen IGF können KMU kontinuierlich neueste Erkenntnisse für die Weiterentwicklung von Produkten, Verfahren und Dienstleistungen sowie zu Fragen der Qualitätssicherung, des Umweltschutzes oder der Normung gewinnen. Die Ergebnisse sind allen interessierten Unternehmen diskriminierungsfrei zugänglich Die Durchführung des Programms zur Förderung der industriellen Gemeinschaftsforschung und -entwicklung beruht grundsätzlich auf der Eigeninitiative der Wirtschaft und Industrie. Dafür haben sich in Form von branchenbezogenen industriellen Forschungsvereinigungen eigene, auf Dauer angelegte Organisationsstrukturen gebildet, die finanziell von Industrie und Wirtschaft getragen werden. Die Mitgliedsvereinigungen stellen dabei sicher, dass sich grundsätzlich jedes interessierte Unternehmen sowie jede interessierte Forschungsstelle an der IGF beteiligen kann; die Mitgliedschaft in den Forschungsvereinigungen steht jedem interessierten Unternehmen offen Projektformen sind Forschungsvorhaben der IGF: vorwettberwerbliche, branchenorientierte Forschungsvorhaben CORNET: transnationale Vorhaben der Gemeinschaftsforschung. Leittechnologien für KMU: besonders wichtige, systemrelevante, breit angelegte Vorhaben, die die internationale Wettbewerbsfähigkeit von KMU der jeweiligen Branche nachhaltig stärken CLUSTER: größere IGF-Projekte, die mit mehreren Teilprojekten realisiert werden und eine Brücke zwischen Grundlagenforschung und angewandter Forschung schlage.; Die notwendiger Weise in das CLUSTER-Gesamtprojekt eingebundenen flankierenden Vorhaben der Grundlagenforschung oder zur Umsetzung müssen aus anderen Quellen finanziert werden. Die Fördervarianten CORNET und Leittechnologien für KMU können nur nach Aufruf mit darin definierten Einreichungsfristen beantragt werden. TIHD 2014 Seite 2

3 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD Themenbereiche Als AiF-Forschungsvereinigung beantragt der TIHD Forschungsvorhaben im Rahmen der industriellen Gemeinschaftsforschung (IGF), die durch kooperierende Forschungsstellen bearbeitet werden. Forschungsinstitute, Hochschulen und andere Forschungsstellen können als kooperierende Forschungsstellen dem TIHD IGF-Forschungsvorhaben zur Beantragung bei der AiF zu folgenden Schwerpunkten vorlegen: Möbel, Möbelkonstruktion und -design, neue holzbasierte Werkstoffe und Werkstoffkombinationen für Möbel und Innenausbau, Ladenbau und Automotiv, funktionale Oberflächen für Möbel und Innenausbau und deren Prüfung, Verbindungsmittel und innovative Applikationstechniken, Entwicklung von Methoden der Be- und Verarbeitung von holzbasierten Werkstoffen für Möbel und Innenausbau, Realisierung von Nachhaltigkeit und Umweltzielen bei der Produktion und dem Gebrauch von Möbeln, bei der Herstellung von Innenausbauelementen, Logistik in der Möbelfertigung und im Handel sowie Entwicklung von Prüfmethoden für Möbel und Zuliefermaterialien. Verfahren Antragsberechtigung Antragsberechtigt sind die rechtlich selbständigen Forschungsvereinigungen, die ordentliche Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigungen e.v. (AiF) sind. Diese Forschungsvereinigungen sind Zusammenschlüsse von Unternehmen, Verbänden und Forschungsstellen innerhalb einzelner Branchen oder Technologiefelder, die vorwettbewerblich und gemeinnützig Forschungsthemen bearbeiten wollen. Unternehmen oder Forschungsstellen können Themenvorschläge für Vorhaben der Gemeinschaftsforschung an diese gemeinnützigen Forschungsvereinigungen richten. Antragstermine Eine Antragstellung durch die Mitgliedsvereinigungen der AiF ist jederzeit möglich. Förderverfahren Vorschläge zu IGF-Forschungsvorhaben können von Unternehmen, gemeinnützigen Forschungsstellen, Instituten und Hochschulen jederzeit beim TIHD in Form eines Antrags zur Industriellen Gemeinschaftsforschung eingereicht werden. Der TIHD prüft gemeinsam mit seinem wissenschaftlichen Beirat dem Kuratorium die Vorhaben sowohl inhaltlich als auch unter finanziellen und administrativen Gesichtspunkten. Gemeinsam mit den vorschlagenden Forschungsstellen wird der Antrag qualifiziert und zur Begutachtung im Wettbewerbsverfahren bei der AiF eingereicht. Anträge, die die Kriterien des Wettbewerbsverfahrens erfüllen und durch die AiF zur Bewilligung an das BMWi weitergeleitet werden, werden durch den TIHD als Projekte koordiniert und durch die beantragende(n) Forschungsstelle(n) bearbeitet. Dazu leitet der TIHD die bewilligten Fördermittel an die Forschungsstellen gemäß Zuwendungsbescheid und Weiterleitungsvertrag. Beantragte Vorhaben, die im Wettbewerbsverfahren nicht bestehen, können auf Wunsch der Forschungsstellen zurückgezogen und einmalig wieder eingereicht werden. Eine ausführliche Darstellung des Antrags- und Abrechnungsverfahrens findet sich in der Handreichung des TIHD zur Industriellen Gemeinschaftsforschung. Die Beschreibung der Forschungsvorhaben erfolgt auf Grundlage der von der von der AiF vorgelegten Gliederung. Die Bewertung erfolgt nach vier Kategorien, die im Gutachterfragebogen und den Hinweisen für die Begutachtung niedergelegt sind. Diese bilden auch die Grundlage für die Vorbegutachtung der Vorschläge durch den TIHD und sein Kuratorium. TIHD 2014 Seite 3

4 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD IGF in Stichpunkten Ziel Grundlagenorientierte wissenschaftlich-technische Forschungsvorhaben, die unternehmensübergreifend ausgerichtet sind, neue Erkenntnisse vor allem im Bereich der Erschließung und Nutzung moderner Technologien erwarten lassen und insbesondere der Gruppe der KMU wirtschaftliche Vorteile bringen können. Projektform Einzel-/Kooperationsprojekte der AiF-Forschungsvereinigungen, umgesetzt durch beauftragte öffentliche und gemeinnützige Forschungsstellen Themen themenoffen Forschungsaktivitäten für Grundlagen zur Entwicklung innovativer Produkte, Verfahren oder technischer Dienstleistungen ohne Einschränkung auf bestimmte Technologien und Branchen Antragsberechtigung/Fördervoraussetzungen AiF-Forschungsvereinigungen (für Einzel- und Kooperationsprojekte) Förderfähige Kosten Personal Gemeinkosten Investitionen Sachkosten Art und Höhe der Zuwendung Max. 100 % Begrenzt auf für jede beteiligte Forschungsstelle Beteiligung von Unternehmen: Beteiligung von KMU/Unternehmen als Mitglieder des Projekt begleitenden Ausschusses (mit direktem Zugriff auf Forschungsergebnisse; ohne Förderung) bei anteiliger Beteiligung an den Aufwendungen durch vorhabens-bezogene Aufwendungen der Wirtschaft (Material, Durchführung von Experimenten Beteiligung von KMU/Unternehmen durch (finanzierte) F&E-Leistungen als Leistungen Dritter Verfahren zweistufig: Projektträger Einreichung der Anträge der Forschungsstellen an AiF-Forschungsvereinigung und Begutachtung durch AiF-Forschungsvereinigung Einreichung der Anträge durch AiF-Forschungsvereinigung an AiF und Begutachtung durch Gutachterausschüsse der AiF in zwei Phasen: (1) Phase 1: Antrag auf Begutachtung (2) Phase 2: Antrag auf Bewilligung AiF e.v. / Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigungen Otto von Guericke e.v. Bayenthalgürtel Köln TIHD 2014 Seite 4

5 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD Antragstellung zur Begutachtung (Phase 1) Seit März 2014 erfolgt die Beantragung von IGF-Vorhaben zur Begutachtung für alle Fördervarianten mittels Elektronischer Antragstellung Online (ELANO). ELANO bietet den AiF- Forschungsvereinigungen die Möglichkeit, über das IGF-Portal Anträge auf Begutachtung (Phase 1) im Rahmen der Industriellen Gemeinschaftsforschung und ihrer Fördervarianten in elektronischer Form zu stellen. Hierzu erfolgt eine Anmeldung mit dem IGF-Portal-Account der AiF-Forschungsvereinigung (hier: TIHD) im IGF-Portal ( auf dem alle Daten und Dokumente der Anträge digital abgelegt werden. Vorteile/Merkmale von ELANO sind: Eine Vorlage des Forschungsantrags in Papierform ist nicht erforderlich. Der Antrag auf Begutachtung erfolgt ohne Unterschriften von Forschungsvereinigungen und Forschungsstellen. Durch ein spezielles Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass ausschließlich Geschäftsführer und ausgewählte Mitarbeiter der Forschungsvereinigungen Anträge bei der AiF einreichen können. Rechtsverbindliche Unterschriften werden erst beim Antrag auf Bewilligung (Phase 2) notwendig. Die Beschreibung zum Forschungsantrag erfolgt nach einer vorgegebenen Gliederung. In einem ca. ½-seitigen Abstract (max Zeichen, zu erstellen in ELANO ) ist eine kurze Zusammenfassung des Vorhabens unter Berücksichtigung der Programmziele der IGF zu geben. Das Abstract beinhaltet kurze prägnante Aussagen zu Forschungsziel, Lösungsweg, angestrebten Ergebnissen und Nutzen für KMU. Für jedes neue IGF-Vorhaben richtet der TIHD als AiF-Forschungsvereinigung einen neuen Antrag ein und informiert die beteiligten Forschungsstellen darüber. Mitwirkung der Forschungsstellen an der Bearbeitung des Antrags Damit die Forschungsstellen an der Bearbeitung des Antrags mitwirken können, ist ein FST- Admin Account erforderlich. Der FST-Admin Account hat für die Forschungsstelle eine besondere Bedeutung. Dieser Account ist ein Verwaltungsaccount, um neue Accounts innerhalb der Forschungsstelle anzulegen oder bestehenden FST-Accounts Zugriff für die Bearbeitung von Anträgen zu erteilen, an denen sie als Forschungsstelle beteiligt sind. Der FST- Admin Account ist nicht für die eigentliche Bearbeitung von Anträgen vorgesehen, sondern nur für die Verwaltung von Accounts innerhalb der Forschungsstelle und wird pro Forschungsstelle einmal vergeben. Sollte die Forschungsstelle hierüber noch nicht verfügen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir legen dann den entsprechenden Account an. Hierzu benötigen wir folgende Angaben: Name der Forschungsstelle und Vor- und Nachname und -Adresse des/der Mitarbeiter(s)/(In) der Forschungsstelle, der als Forschungsstellen-Administrator fungieren soll. Für neue Forschungsstellen, die noch nicht über einen FST-Admin Account verfügen sind folgende Unterlagen postalisch an die AiF-Geschäftsstelle oder per an "antragstellung@aif.de" über den TIHD nachzureichen: Unterlagen zur Qualifikation Ggf. Nachweis Gemeinnützigkeit Ggf. Vorsteuerabzugsberechtigung Die Einreichung von Anträgen (Übermittlung der Anträge an die AiF-Geschäftsstelle) erfolgt aus-schließlich durch die Mitgliedsvereinigungen der AiF. Die Vorgehensweise zur Einstellung aller notwendigen Daten und Dokumente auf ELANO ist in einem Handbuch der AiF ausführlich beschrieben (Anlage 1). Der TIHD kann die Forschungsstellen bei der Bereitstellung der Daten und Dokumente unterstützen. Bestandteile des Antrags sind neben den auf ELANO abzulegenden Daten: TIHD 2014 Seite 5

6 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD Beschreibung zum Forschungsantrag (Anlage 2) Erläuterung zum Einzelfinanzierungsplan (Anlage 3) Zusammensetzung des projektbegleitenden Ausschusses (PA) Darstellung der vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) Vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) Mit den vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) wird nachgewiesen, dass das Projekt im Sinne und zum Nutzen der Wirtschaft, insbesondere klein- und mitteständischer Unternehmen, ist. Die beteiligten Partner haben gleichzeitig die Möglichkeit, das Projekt von Beginn an mitzugestalten und eigene Fragestellungen einzubringen, die im Rahmen des zeitlichen und finanziellen Budgets bearbeitet werden können. Bei Beantragung des Projektes sind zu die geplanten vaw in Form einer Absichtserklärung darzustellen, wobei folgende Arten möglich sind: Art der vaw Erläuterung vorhabensbezogene Geldleistungen vorhabensbezogene Sachleistungen vorhabensbezogene Dienstleistungen Bereitstellung von Versuchsanlagen und Geräten im Unternehmen Aufwendungen für die Mitarbeit im projektbegleitenden Ausschuss Finanzieller Zuschuss an die Forschungsstellen Unentgeltliche Bereitstellung von Material Unentgeltliche Bereitstellung von Leistungen, z. B. von Personal für Beratungen zum Projekt; Pauschale für Leistungen im Unternehmen 90 /h, bei Personalentsendung in die Forschungsstelle /Tag Unentgeltliche Nutzung von Geräten oder Produktionsanlagen für Industrieversuche im Rahmen des Projektes Besteht aus Vertretern der Unternehmen und Verbände sowie der Forschungsstellen Austausch zwischen Unternehmen und Forschungsstellen zu Planung, Durchführung und Ergebnisse des Projektes Treffen üblicherweise 3x (zu Beginn, während, zum Abschluss des Projektes), bei Bedarf öfter und ggf. im kleineren Kreis Aufwandspauschale je PA-Mitglied und Treffen (1 Tag) Es genügt eine vereinfachte Nachweisführung, indem die Unternehmen ihre vaw auf Vordrucken bestätigen Finanzierungspläne: Die Finanzierungspläne werden in ELANO erstellt. Es gelten die HPA-Höchstsätze des BMWi in der jeweils aktuellen Fassung. Die HPA-Sätze unterscheiden sich je nach Antragsteller. Es gibt HPA-Sätze für gemeinnützige Forschungseinrichtungen (Institute) und für Forschungseinrichtungen der Länder (Hochschulen). Wird der HPA-Höchstsatz zu mindesten 96 % beansprucht, ergeht der Zuwendungsbescheid unter der Maßgabe der Personalbenennung. Die Maßgabe der Personalbenennung erfolgt auch bei Einrichtungen, die neu sind oder deren Personalstruktur dem BMWi nicht bekannt ist. Nach der Personalbenennung für das Personal in HPA-A und HPA-B wird der Finanzierungsplan seitens der AiF grundsätzlich entsprechend angepasst. Ist das benannte Personal bei Vorhabensbeginn günstiger als in im Antrag kalkuliert, wird die Zuwendung entsprechend gekürzt. Die Forschungseinrichtungen der Länder (Hochschulen) können durch Personalbenennung der Mitarbeiter in HPA-A und HPA-B (A. 1) grundsätzlich eine Aufstockung bis zum HPA- Höchstsatz für gemeinnützige Forschungseinrichtungen beantragen. Diese ist unmittelbar nach Zugang des Zuwendungsbescheides und dem Weiterleitungsvertrag zu stellen. TIHD 2014 Seite 6

7 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD WICHTIG Der Finanzierungsplan spiegelt den Arbeits- und Zeitplan des Antrages wieder. Der Arbeits- und Zeitplan unterliegt der Begutachtung der GAG und wird durch den Zuwendungsbescheid hinsichtlich der Personalstruktur und Einsatz in Mannmonaten festgeschrieben. Daher ist der Finanzierungsplan bei der Abfrage des Termins zum frühestmöglichen Beginn des Vorhabens hinsichtlich des tatsächlich möglichen Personaleinsatzes zu überprüfen. Begutachtung Die Begutachtung des Projektantrags erfolgt durch externe Gutachter aus den Gutachtergruppen der AiF auf Grundlage eines Gutachterfragebogens (Anlage 4) TIHD 2014 Seite 7

8 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD Projektdurchführung/Nachweisführung Ausweisung der Summe der Personenmonate (PM) im Einzelansatz A.1 Für Neubewilligungen mit Zuwendungsbescheid ab dem 1. Januar 2011 ist die Summe der Personenmonate im Einzelansatz A.1 festgeschrieben. Eine Überschreitung der Personenmonate im Einzelansatz A.1 ist vor Umsetzung durch einen Änderungsantrag zu beantragen. Eine Überschreitung bis zu 20 % nach ANBest-P ist bei der Summe von Personenmonaten nicht möglich. Innerhalb des Einzelansatzes A.1 dürfen die Personenmonate zwischen den HPA-Gruppen A und B entsprechend den fachlichen Erfordernissen und unter Beachtung der Sicherstellung der wissenschaftlichen Bearbeitung flexibel gehandhabt werden. Der Umfang der wissenschaftlichen Mitarbeiter muss mindestens 50 % der für sie beantragten Einsatzzeit betragen. Unbedingt zu beachten sind: Das Arbeitsdiagramm in der ausführlichen Beschreibung wird durch die Gutachter bewertet und durch den Weiterleitungsvertrag Punkt 2.1 festgeschrieben. Die Arbeitspakete sind bestimmten HPA-Gruppen zugeordnet. Deshalb darf die Abarbeitung nur durch einen Mitarbeiter dieser oder einer höhergestellten HPA-Gruppe erfolgen. Wird ein Arbeitspaket beispielsweise einem Mitarbeiter der HPA-Gruppe B zugeordnet, darf das Arbeitspaket von einem Mitarbeiter der HPA-Gruppe A oder B bearbeitet werden, wobei der abrechenbare Höchstsatz dem der HPA-B nicht übersteigen darf. Dieses Arbeitspaket darf aber in keinem Fall von Mitarbeitern erledigt werden, die der HPA-Gruppe C oder darunterliegend zugeordnet werden. Diese Regelung gilt für alle Arbeitspakete und HPA-Gruppen entsprechend. Bei Anträgen mit bewilligter Aufstockung gilt der in der Bewilligung festgesetzte Höchstsatz für den benannten Mitarbeiter. Dieser kann unter dem HPA-Satz für die entsprechende Gruppe liegen und kann nicht nach oben hin bis zum allgemeinen Höchstsatz angepasst werden. Zwischennachweise Zwischennachweise werden für alle Vorhaben angefordert. Die Nachweise müssen bis spätestens 28. Februar eines jeden Jahres dem TIHD in dreifacher Ausfertigung (zwei Originale / 1 Kopie) vorliegen. Die Nachweise müssen für alle Vorhaben eingereicht werden, die über den 31. Dezember hinaus bewilligt wurden. Mit dem Zwischennachweis ist auch eine Belegliste für den Nachweis der vaw einzureichen. Die AiF hat darauf hingewiesen, dass auch der Nachweis vaw entsprechend den Terminen des Weiterleitungsvertrages erstellt werden muss. Eine nachträgliche Einreichung wird nicht mehr gestattet. Nachträgliche Korrekturen können grundsätzlich eingereicht werden, sollten aber nicht den Regelfall darstellen. Schlussnachweise Schlussnachweise sind spätestens drei Monate nach Ende des Vorhabens beim TIHD einzureichen. Auch diese sind in dreifacher Ausfertigung (zwei Originale / eine Kopie) erforderlich. Schlussnachweise werden nicht ohne Nachweis der vaw an die AiF weitergeleitet. Bitte reichen Sie die Beleglisten zum Nachweis der vaw dementsprechend mit dem Schlussnachweis an den TIHD ein, um unnötige Rückfragen zu vermeiden und Fristen termingerecht einhalten zu können. Zahlenmäßige Nachweise TIHD 2014 Seite 8

9 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD Für alle Nachweise (Zwischen-, Schluss- und vaw Nachweise) sind die entsprechenden Vordrucke zu verwenden. (s. Wurden Geräte und oder Leistungen Dritter beantragt und in dem Nachweis abgerechnet, ist immer eine Kopie der Rechnung beizulegen. Bitte beachten Sie noch folgenden Hinweis: Bei der Beschaffung von Geräten sowie bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte ist die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten. Sofern es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, kann der Auftrag nach 3 Abs. 5 Buchst. c) VOL/A freihändig vergeben werden. Dies bedeutet, dass mehrere grundsätzlich mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Das Angebot aus der Antragsphase genügt nicht, kann aber ggf. aktualisiert Bestandteil der Angebotsauswahl sein. Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren. Für diese Dokumentation kann das vorgegebene Muster der AIF verwendet werden. Weitere Anlagen sind nur nach Aufforderung durch uns einzureichen. Dies geschieht grundsätzlich nur im Rahmen von vertieften Prüfungen und wird Ihnen separat mitgeteilt. Bitte achten Sie bei den Angaben in den Nachweisen auf Vollständigkeit. In den Beleglisten muss der Grund der Zahlung immer angegeben werden. Dies ist auch dann der Fall, wenn sich der Zahlungsgrund aus den Angaben in Spalte A.4 oder Spalte D (pauschale Ausgaben) ergibt. Der Empfänger einer Zahlung ist eindeutig einzutragen. So sind bei Personalausgaben der Vor- und Zuname und der Monat der Zahlung mit Monat und Jahr anzugeben. Die Einnahmen durch Mittelanforderungen sind auf den dritten Tag nach dem Datum der Zuweisung angeforderter Mittel zu datieren. Dies geschieht unabhängig vom Wochentag. Zu den Nachweisen gehören auch der Sammelbeleg für Personalausgaben und deren Anlage Beleg über Beschäftigungszeiten. Diese Belege sind immer mit den Nachweisen zu erstellen und in den Akten zu führen. Werden keine vaw s abgerechnet, ist immer eine Belegliste für das Vorhaben als sogenannte Nullmeldung mit dem Nachweis einzureichen. Ratenverschiebungen Ratenverschiebungen können mehrere Gründe haben. Für Vorhaben mit Ende nach dem 30. Juni eines Jahres werden die Schlusszahlungen in Höhe von 5 % durch die AiF auf das Folgejahr verschoben. Die Schlusszahlung erfolgt nach Begutachtung der Schlussberichte durch die Gutachter der AiF und ist in diesen Vorhaben daher aufgrund der Terminsetzung nicht im letzten Haushaltsjahr des Vorhabens zu erwarten. Mitte des Jahres erfolgt zudem eine Abfrage zur Ratenverschiebung der laufenden Forschungsvorhaben. Hierdurch sollen die Institute in die Lage versetzt werden die bewilligte Zuwendung entsprechend dem Verbrauch in dem laufenden Haushaltsjahr und den folgenden umstellen zu können. Das Rundschreiben und die Vordrucke erhalten Sie frühzeitig, so dass der genannte Termin zur Einreichung an uns eingehalten werden kann und muss. Auch hier sind Fehlmeldungen in den Vorhaben ohne Umstellung zwingend erforderlich. Erfolgt eine Umstellung der Rate bzw. der Raten durch die AiF, wird den Instituten dies durch eine entsprechende Mitteilung per Fax mitgeteilt. Dieses Fax müssen wir mit Unterschrift und Stempel per Fax zurück erhalten. Dies dient zur Dokumentation unserer Mitteilungspflichten. Zudem ist diese Ruckantwort Bestandteil des Weiterleitungsvertrages, deren Änderung der Seite 2 sich die AiF und die Forschungsvereinigungen aus Vereinfachungsgründen allen Beteiligten ersparen wollen. WICHTIG Verschiebungen von Raten müssen dem TIHD von den Instituten durch Rück- TIHD 2014 Seite 9

10 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD antwort bestätigt werden. Mittelanforderungen Die Fördermittel können innerhalb eines Haushaltsjahres in Teilbetragen bis zur Höhe der im Einzelfinanzierungsplan kassenmäßig vorgesehenen Jahresbeträge abgerufen und ausgezahlt werden. Hierzu ist der Vordruck Mittelanforderungen zwingend zu verwenden. Die Fördermittel müssen nach Auszahlung innerhalb von zwei Monaten verausgabt werden. Es ist ausreichend den Vordruck jeweils nur einmal pro Anforderung an uns zu senden. Die Mittelanforderungen müssen bis Mitte September für das ganze Haushaltsjahr bei uns vorliegen. Sie können die Mittel entsprechend der geplanten Verausgabung gestaffelt mit entsprechendem Zieldatum an dem die Mittel zu Verfügung stehen sollen in mehreren Anforderungen staffeln. WICHTIG Mittelanforderung sind einfach vollständig ausgefüllt mit Unterschrift und Stempel mindestens 15 Arbeitstage vor Zieldatum an uns schicken. Sämtliche Rückzahlungen, die im Zusammenhang mit einem geförderten IGF- Vorhaben anfallen, sind an das Bundesbank - Konto der AiF anzuweisen. Deutsche Bundesbank Filiale Köln IBAN: DE Kto.-Nr.: BIC: MARKDEF137O BLZ: Folgende Angaben sind auf dem Überweisungsträger zwingend erforderlich: IGF-Vorhaben (z. B N) Forschungsstelle (z. B. FSt 1) Betrag Zahlungsgrund (VB für Vorläufige Bestandsrückzahlung im laufenden Haushaltsjahr, BE für Bestandsrückzahlung nach Ende des Bewilligungszeitraums, RR für Rückzahlung nach Aufforderung der Revision, HAZI für Habenzinsen auf dem IGF-Sonderkonto, SOZI für Sollzinsen) Bitte informieren Sie den TIHD als Forschungsvereinigung, sobald Sie eine Überweisung vornehmen, da wir die Überweisung der AiF ankündigen müssen. Wir freuen uns auf Ihre Anträge und stehen Ihnen für weitergehende Fragen gern zur Verfügung. Dr. rer. nat. Steffen Tobisch Geschäftsführer TIHD Tel.: Steffen.Tobisch@ihd-dresden.de Dipl.-Math. Mathias Rehm Forschungskoordinator TIHD Tel.: Mathias.Rehm@ihd-dresden.de Dipl.- Kauffrau Carmen Hußler Controlling TIHD Tel.: CarmenHussler@ihd-dresden.de TIHD 2014 Seite 10

11 AiF/Industrielle Gemeinschaftsforschung Handreichung TIHD Anlage 1 Benutzerhandbuch Elektronische Antragstellung Online (ELANO) TIHD 2014

12 Benutzerhandbuch Elektronische Antragstellung Online (ELANO) Stand: 04/03/2014 Ansprechpartner: Herr Rempe (0221/ ,

13 Inhalt 1. Einführung von ELANO Allgemeine Hinweise zur Nutzung von ELANO Einrichten eines neuen FST-Accounts Zuweisen eines FST-Accounts 5 2. Arbeiten mit ELANO Antrag anlegen Forschungsstellen zuordnen Zusätzliche FSt-Adresse beantragen Übersicht Projektdetails Pauschale für Koordinierung Abstract zum Projekt Projektbegleitender Ausschuss (PA) Vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) Kooperationen zwischen Forschungsvereinigungen erfassen Hochladen der erforderlichen Dokumente Finanzierungspläne und Angaben zur Forschungsstelle Einzelfinanzierungsplan (EFP) Personalausgaben (Personal erfassen) Ausgaben für Gerätebeschaffung (Geräte erfassen) Ausgaben für Leistungen Dritter (Leistungen Dritter erfassen) Pauschale für Sonstige Ausgaben Projekt einreichen 22 ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 2

14 1. Einführung von ELANO Die Elektronische Antragstellung Online (ELANO) bietet den AiF-Forschungsvereinigungen die Möglichkeit, über das IGF-Portal Anträge auf Begutachtung (Phase 1) im Rahmen der Industriellen Gemeinschaftsforschung und ihrer Fördervarianten in elektronischer Form zu stellen. Hierzu ist eine Anmeldung mit dem IGF-Portal-Account im IGF-Portal notwendig. Eine Software-Installation ist auf dem PC des Antragstellers nicht erforderlich, Update- Installationen und Stammdaten-Aktualisierungen entfallen. Alle Daten und Dokumente der Anträge liegen in digitaler Form vor. Wesentliche Merkmale Eine Vorlage des Forschungsantrags in Papierform ist nicht erforderlich. Der Antrag auf Begutachtung kommt ohne Unterschriften von Forschungsvereinigungen und Forschungsstellen aus. Durch ein spezielles Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass ausschließlich Geschäftsführer und ausgewählte Mitarbeiter der Forschungsvereinigungen Anträge bei der AiF einreichen können. Rechtsverbindliche Unterschriften werden erst beim Antrag auf Bewilligung (Phase 2) notwendig. Die Beschreibung zum Forschungsantrag entspricht der Gliederung des aktuellen Gutachterfragebogens und ist hinsichtlich Seitenumfang, Schriftgröße und Zeilenabstand begrenzt. Hinweis: Die Vorlage einer maximal 8-seitigen Kurzbeschreibung entfällt. In einem ca. ½-seitigen Abstract (max Zeichen, zu erstellen in ELANO ) ist eine kurze Zusammenfassung des Vorhabens unter Berücksichtigung der Programmziele der IGF zu geben. Dabei werden kurze prägnante Aussagen hinsichtlich Forschungsziel, Lösungsweg, angestrebter Ergebnisse und Nutzen für KMU erwartet. CFC-Erklärung, Angaben zur Forschungsstelle, eine Erklärung zur ggf. vorhandenen Kooperation mit anderen Forschungsvereinigungen und das Abstract sind Bestandteile des Antrags auf Begutachtung (Phase 1). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 3

15 1.1 Allgemeine Hinweise zur Nutzung von ELANO Zur Nutzung der Elektronischen Antragstellung Online (ELANO) melden Sie sich mit Ihrem bestehenden IGF-Portal-Account an (nur AiF-Mitgliedsvereinigungen). Sie erreichen das IGF-Portal über die Adresse Durch Betätigen der Schaltfläche "Antragstellung" im Menüpunkt ELANO gelangen Sie in die Übersicht zur Antragstellung. Sollten Sie noch nicht über einen Portalzugang verfügen, setzen Sie sich bitte mit Herrn Rempe (0221/ , umgehend in Verbindung. Sobald Sie einen neuen Antrag im Rahmen der IGF-Antragstellung angelegt und Forschungsstellen ausgewählt haben, können diese bei der Bearbeitung des Antrages mitwirken. Bitte informieren Sie die Forschungsstellen, sobald Sie diese für einen Antrag ausgewählt haben. Damit die Forschungsstellen an der Bearbeitung des Antrags mitwirken können, ist ein FST- Admin Account erforderlich. Der FST-Admin Account hat für die Forschungsstelle eine besondere Bedeutung. Dieser Account ist ein Verwaltungsaccount, um neue Accounts innerhalb der Forschungsstelle anzulegen oder bestehenden FST-Accounts Zugriff für die Bearbeitung von Anträgen zu erteilen, an denen sie als Forschungsstelle beteiligt sind. Der FST-Admin Account ist nicht für die eigentliche Bearbeitung von Anträgen vorgesehen, sondern nur für die Verwaltung von Accounts innerhalb der Forschungsstelle und wird pro Forschungsstelle einmal vergeben. Sollte die Forschungsstelle hierüber noch nicht verfügen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir legen dann den entsprechenden Account an. Hierzu benötigen wir folgende Angaben: Name der Forschungsstelle und Vor- und Nachname und -Adresse des/der Mitarbeiter(s)/(In) der Forschungsstelle, der als Forschungsstellen-Administrator fungieren soll. Die Einreichung von Anträgen (Übermittlung der Anträge an die AiF-Geschäftsstelle) erfolgt ausschließlich durch die Mitgliedsvereinigungen der AiF. Für eine optimale Darstellung ist eine Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 erforderlich. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 4

16 1.2 Einrichten eines neuen FST-Accounts 1. Melden Sie sich mit Ihrem bestehenden FST-Admin Account an. Sie erreichen das IGF- Portal über die Adresse 2. Wählen Sie den Menüpunkt ELANO->Antragstellung aus Bestehende Benutzerdaten ändern, z.b. Passwort zurücksetzen(mausklick) Der Link Mitarbeiter meiner Forschungsstelle zeigt alle bereits angelegten Accounts ihrer Forschungsstelle. Über den Link Neuen Benutzer erstellen können Sie einen neuen Bearbeitungsaccount für den Forschungsantrag anlegen, der Ihnen durch ihre Forschungsvereinigung zugeteilt wurde. Möchten Sie einen bestehenden Account ihrer Forschungsstelle einem Antrag zuweisen, können Sie mit Punkt 1.3 fortfahren. Der neu angelegte User für die Bearbeitung des Antrages wird per (vom System generiert) über seine Zugangsdaten informiert. Die angegebene Adresse wird gleichzeitig als Benutzername für das Login verwendet. 1.3 Zuweisen eines FST-Accounts Nachdem der neue Account angelegt wurde, ist dieser einem Forschungsantrag zuzuweisen. Über den Link Projekte (FST) gelangen Sie in die Übersicht aller IGF-Anträge an der die Forschungsstelle beteiligt ist. Dies können auch Anträge verschiedener Forschungsvereinigungen sein. Mit dem Lupensymbol wählen Sie den entsprechenden Antrag aus. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 5

17 1. Klicken Sie den Reiter Forschungsstellen / FiPläne (FST) an 2. Wählen Sie Ihre beteiligte Forschungsstelle über das Lupensymbol aus. 3. Klicken Sie den Reiter Zugewiesene Projektbearbeiter FST an. Hier kann die Zuweisung wieder zurückgenommen werden (Mausklick) 4. Über den Link Projektmitglied zuweisen können Sie den zuvor angelegten Account dem Antrag zuweisen. Klicken Sie den entsprechenden Mitarbeiter an, der Zugriff für die Bearbeitung des Antrages bekommen soll. Zusätzlich kann auch hier ein neuer Projektbearbeiter eingerichtet werden (Mausklick) Nach dem Login mit seinen Zugangsdaten wird dem Mitarbeiter der Forschungsstelle der Antrag zur weiteren Bearbeitung angezeigt. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 6

18 2. Arbeiten mit ELANO Bitte melden Sie sich mit Ihrem IGF-Portal-Account bzw. mit Ihrem FST-User Account an. Sie erreichen das IGF-Portal über die Adresse Durch Betätigen der Schaltfläche "Antragstellung" im Menüpunkt ELANO gelangen Sie in die Übersichtsliste Ihrer angelegten Anträge. Hier haben AiF-Forschungsvereinigungen die Möglichkeit neue Anträge zu erstellen, bestehende zu sichten und zu bearbeiten. Zugewiesene Forschungsstellen können in dieser Ansicht nur auf Anträge zurückgreifen, an denen sie beteiligt sind. Neuen Antrag erstellen (Mausklick) Hier sind alle erstellten Anträge der FV aufgelistet 2.1 Antrag anlegen Nach Betätigen der Schaltfläche Neues Projekt für meine Forschungsvereinigung erstellen gelangt man in die Eingabemaske Projekt erfassen. Hier werden alle projektrelevanten Daten erfasst. Wird nach Eingabe der Laufzeit automatisch vom System gesetzt! ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 7

19 Bei der Zuordnung der angestrebten Ergebnisse zu Fachgebieten und Wirtschaftszweigen ist zu beachten, dass jeweils mindestens ein Haupt- und ein Nebengebiet anzugeben sind. Wird ein Antrag mit der Programmart CORNET, Leittechnologien oder Cluster angelegt, kann zusätzlich ein Titel-Gesamtprojekt eingegeben werden, der dann in den Antrag auf Begutachtung (Phase 1) übernommen wird. 2.2 Forschungsstellen zuordnen Nach Betätigen der Schaltfläche Speichern, weiter wird die Eingabemaske Forschungsstellen auswählen eingeblendet. Hier besteht die Möglichkeit, dem gerade neu erfassten Antrag Forschungsstellen zuzuordnen (Mehrfachauswahl möglich). Über die Suchfunktion im oberen Bereich der Eingabemaske kann man die entsprechenden Forschungsstellen über die Schlagworte Forschungsstellenleiter, Ort und Kurzname suchen. Wenn alle beteiligten Forschungsstellen ausgewählt sind, gelangt man, nach Betätigen der Schaltfläche Speichern, in die Übersicht der Projektdetails. Suchfunktion, beispielsweise über Ort oder Kurzname Mit Mausklick erfolgt die Auswahl der Forschungsstellen (Mehrfachauswahl möglich) Speichern, wenn alle beteiligten Forschungsstellen ausgewählt sind Zusätzliche FSt-Adresse beantragen Falls die gewünschte Adresse der Forschungsstelle nicht vorhanden ist, können zusätzlich neue Adressen beantragt werden. Im Menüpunkt Beantragte FSt-Adressen kann man nach Betätigen der Schaltfläche "Neue FST-Adresse beantragen die Eingabemaske Adresse beantragen aufrufen und die Angaben zur Forschungsstelle in die betreffenden Felder eintragen. Sobald die eingegebenen Daten gespeichert werden, werden diese an die AiF-Geschäftsstelle übermittelt. Die beantragten Adressen werden durch die AiF-Geschäftsstelle geprüft und dann bereitgestellt. Folgende Unterlagen zur neu beantragten FST sind dazu postalisch an die AiF-Geschäftsstelle oder per an nachzureichen: - Unterlagen zur Qualifikation - Ggf. Nachweis Gemeinnützigkeit - Ggf. Vorsteuerabzugsberechtigung Weitere Fragen hierzu können Sie ebenfalls an die genannte Adresse schicken. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 8

20 Hier sind alle neu beantragten Forschungsstellenadressen aufgelistet Sobald die neuen Forschungsstellen von der AiF-Geschäftsstelle bereitgestellt werden, sind diese aus der Liste Beantragte FST-Adressen gelöscht und können dann vom Antragsteller den entsprechenden Projekten zugewiesen werden. Dies erfolgt über das Betätigen der Schaltfläche Weitere FS zuordnen in der Übersicht Projektdetails. 2.3 Übersicht Projektdetails Über den Link Projekte (FV) gelangt man zu der Übersicht Projektdetails. Dort werden die Projektdaten zusammenfassend dargestellt. Über die Registerkarten-Reiter im oberen Bereich gelangt man zu den einzelnen Antragsbestandteilen wie den Angaben zur Forschungsstelle und Einzelfinanzierungsplänen, Abstract, Projektbegleitender Ausschuss und vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft. Zudem können über den Reiter Koop FV. kooperierende Forschungsvereinigungen zugewiesen und über den Reiter Alle Dokumente alle erforderlichen Dokumente hochgeladen werden. I Im unteren Bereich der Übersicht Projektdetails befinden sich Schaltflächen für die Bearbeitung der Projektdaten, das Zuweisen weiterer Forschungsstellen, das Einreichen des Antrages und die Vorschau der Antragsunterlagen. 2.4 Pauschale für Koordinierung Wird ein Antrag mit der Programmart CORNET oder Leittechnologien angelegt, kann eine Pauschale für Koordinierungsaufwand beantragt werden (nur AiF- Forschungsvereinigungen). Die Pauschale kann über die Laufzeit des Projektes pro Haushaltsjahr verteilt werden (der höchstzulässige Gesamtbetrag der Pauschale beträgt 5% der beantragten Zuwendungssumme aber max ,- EUR). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 9

21 Hier kann eine bestehende Pauschale für Koordinierung geändert werden (Mausklick) Durch Betätigen des Links Pauschale für Koordinierung erstellen gelangt man in die Eingabemaske Pauschalen Koordinierung erfassen und die Pauschale über die Haushaltsjahre verteilen. 1. Laufende Nr. eingeben 2. Haushaltsjahr eintragen 3. Betrag eingeben 4. Speichern 2.5 Abstract zum Projekt Nach Betätigen des Reiters Abstract öffnet sich der Bereich Abstract zum Projekt. Hier soll der Projektinhalt kurz und prägnant erfasst werden. Diese maximal Zeichen umfassende Beschreibung sollte die Inhalte Forschngsziel, Lösungsweg, angestrebte Ergebnisse, Nutzen für KMU umfassen. Das Abstract ersetzt die bisher beizufügende Kurzfassung der Vorhabensbeschreibung und ist Bestandteil des Antrags auf Begutachtung (Phase 1). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 10

22 2.6 Projektbegleitender Ausschuss (PA) In diesem Bereich werden die Mitglieder des Projektbegleitenden Ausschusses erfasst. Die Mitglieder des PA unterteilen sich in zwei Gruppen: in 1. Mitglieder aus der Wirtschaft und in 2. Sonstige Mitglieder. Zu den Mitgliedern aus der Wirtschaft zählen 1.1 Unternehmen sowie 1.2 Forschungsvereinigungen/Verbände. Die Aufwendungen der Mitglieder aus der Wirtschaft für ihre Teilnahme an PA-Sitzungen (nur eintägig, prozentualer Anteil möglich) können in Form einer Tagespauschale (1.000 ) angegeben werden. Für die Sonstigen Mitglieder (z.b. Angehörige von Hochschulen) kann keine Tagespauschale angegeben werden. Angehörige der durchführenden Forschungsstelle(n) gelten nicht als Mitglieder des PA, da sie sich nicht selbst begleiten können. Der PA muss wenigstens drei Mitglieder aus der Wirtschaft haben. Ihm sollen mindestens zur Hälfte oder mindestens fünf Vertreter interessierter KMU angehören. Dabei zählen mehrere Mitglieder einer vertretenen Stelle nur einfach. Abweichungen von der geforderten Zusammensetzung müssen im Antrag von der Forschungsvereinigung begründet werden. Aus der Begründung muss nachvollziehbar hervorgehen, warum der geforderte KMU-Anteil nicht erreicht wird, gleichwohl aber mit den Ergebnissen dieses Vorhabens ein Nutzen für die KMU erzielt werden kann. Projektbegleitenden Ausschuss erstellen (Mausklick) Zu einer im PDF-Format generierten Vorschau gelangt man hier (Mausklick) Mitglieder des Projektbegleitenden Ausschusses können auch über die PA- Stammdaten zugewiesen werden Durch Aktivierung des Kästchens können die gerade eingegebenen Daten in die Stammdaten kopiert werden (Mausklick) PA-Stammdaten Durch Betätigen der Schaltfläche "PA-Stammdaten" gelangt man in die Übersicht der angelegten Stammadressen für den Projektbegleitenden Ausschuss. Nach Betätigen des Links Stammadresse PA erfassen können PA-Mitglieder in einem eigenen Adress-Stammbereich erfasst werden, um diese bei mehrmaliger Verwendung über eine Auswahlliste eingeben zu können. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 11

23 2.7 Vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) Hier kann die einzelne Position bearbeitet werden. (Mausklick) In diesem Bereich werden die vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vaw) erfasst. Hier wird die darüber hinausgehende geplante Eigenbeteiligung der Wirtschaft angegeben, die voraussichtlich während der Durchführung des bewilligten Vorhabens innerhalb des Bewilligungszeitraumes anfällt und durch die Wirtschaft selbst getragen wird. Folgende Angaben zu den vaw können erfasst werden (Welche Leistungen? Und Wer erbringt die Leistungen?): GL: Geldleistungen SL: Sachleistungen DL: Dienstleistungen BV: Bereitstellung von Versuchsanlagen und Geräten AP: Aufwendungen für den Projektbegleitenden Ausschuss Nach Betätigen der Schaltfläche "Vorhabenbezogene Aufwendungen erstellen können diese wie folgt eingegeben werden. 1. vaw-position auswählen 4. Speichern 2. Erläuterungen einfügen 3. Betrag angeben ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 12

24 2.8 Kooperationen zwischen Forschungsvereinigungen erfassen Kooperierende Forschungsvereinigung hinzufügen (Mausklick) Über die Schaltfläche "Koop FV." kann die Kooperation zwischen Forschungsvereinigungen und bei Bedarf die anteilige Zurechnung der Fördermittel in Form eines Zuordnungsschlüssels eingegeben werden. Damit können neben der antragstellenden Forschungsvereinigung auch die kooperierenden Forschungsvereinigungen bei der Zurechnung der Fördermittel anteilig berücksichtigt werden. Die unter den Beteiligten abgestimmte Zuordnung kann für jede kooperierende Forschungsvereinigung (FV) prozentual angegeben werden. Sobald der Link Kooperierende Forschungsvereinigung hinzufügen betätigt wurde, öffnet sich die Eingabemaske Kooperierende Forschungsvereinigung erfassen. Der Zuordnungsschlüssel, der für die kooperierende(n) FV eingegeben wird, mindert den ursprünglichen Zuordnungsschlüssel (100 %) der antragstellenden FV entsprechend. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Forschungsvereinigung auswählen 3. Speichern 2. Zuordnungsschlüssel angeben Eine Erklärung zur vorhandenen Kooperation mit anderen Forschungsvereinigungen ist bei der Online-Antragstellung Bestandteil des Antrags auf Begutachtung (Phase 1). Eine schriftliche Kooperationsvereinbarung und die Ergänzung dazu sind spätestens mit dem Antrag auf Bewilligung (Phase 2) nachzureichen. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 13

25 2.9 Hochladen der erforderlichen Dokumente Nach Betätigen des Reiters Alle Dokumente gelangt man zur Übersicht über die hochzuladenden bzw. generierten Dokumente. Hier besteht die Möglichkeit je nach Programmart die erforderlichen Dokumente hochzuladen und zu sichten. Hier ist insbesondere darauf zu achten, dass der Dateiname entsprechend dem Dokument (Beispiel: Für die Beschreibung zum Forschungsantrag; Beschreibung_ Projektname)anzugeben ist. Bitte laden Sie die Dokumente als PDF-Datei hoch. Unter Sonstige Anlage (optional) besteht die Möglichkeit dem Antrag ein zusätzliches Dokument hinzuzufügen. Dies kann beispielsweise ein Anschreiben sein. Im Bereich Alle generierten Dokumente, die für dieses Projekt erzeugt wurden werden die vom System generierten Dokumente wie Vorschau Antrag Phase 1, Vorschau PA, Vorschau EFP usw. aufgelistet. Dies geschieht erst, wenn nach Einreichung, der Antrag von der AiF-Geschäftsstelle geprüft und akzeptiert wurde. Möchten Sie vorher eine Zusammenstellung der generierten Antragsvordrucke abrufen, können Sie dies im Reiter Projektdetails, Schaltfläche Vorschau Antragsunterlagen vornehmen. Hier können die Dateien hochgeladen werden (Mausklick). Hier kann ein weiteres Dokument hochgeladen werden (optional). Öffnet das Dialogfeld zum Erzeugen einer ZIP-Datei (Mausklick). Durch Betätigen der Schaltfläche "ZIP-Datei erzeugen" gelangt man in das Dialogfeld ZIP-Datei erzeugen. Hier besteht die Möglichkeit eine ZIP-Datei aller zum Antrag zugehörigen Dokumenten zu erzeugen und für die eigenen Unterlagen downzuloaden. Bitte beachten Sie, dass die ZIP- Datei nicht dauerhaft in ELANO gespeichert wird und nach Betätigen der Schaltfläche Erzeugen jeweils neu aus den aktuellen Dokumenten zum Projekt generiert wird. Hier kann man die ZIP-Datei öffnen oder speichern (Mausklick). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 14

26 3. Finanzierungspläne und Angaben zur Forschungsstelle Nach Betätigen des Reiters Forschungsstellen / FiPläne (FV) gelangt man in die Übersicht der eingebundenen Forschungsstellen (nur für AiF-Forschungsvereinigungen sichtbar). Zugewiesene Forschungsstellen können in dieser Ansicht nur auf Daten ihrer eigenen Forschungsstelle zurückgreifen. Eine Sicht auf Daten weiterer Forschungsstellen, die am Projekt beteiligt sind, ist nicht möglich. Zu den Angaben zur Forschungsstelle gelangt man hier (Mausklick) Zunächst sind die Angaben zur Forschungsstelle zu vervollständigen. Hierzu ist die Schaltfläche Bearbeiten zu betätigen. Zudem ist zu beachten, dass für die Forschungsstelle der Punkt 6 zutreffen muss Zum EFP gelangt man hier (Mausklick) 1 Namen des Projektleiters eintragen 2 Anzukreuzen, wenn Forschungsstelle (FSt) an der Durchführung eines IGF-Vorhabens bereits beteiligt war. 3 Anzukreuzen, wenn federführende Forschungsvereinigung (FV) und Forschungsstelle (FSt) gleiche Rechtsperson sind. 4 Ankreuzen, wenn Forschungsstelle Mitglied der AiF-Forschungsvereinigung ist. 5 Vorsteuerabzugsberechtigt! (Keine Änderung durch anklicken möglich) Bitte informieren Sie bei Statusänderung die AiF-Geschäftsstelle; ggf. ist ein Nachweis über die Vorsteuerabzugsberechtigung einzureichen. 6 Anzukreuzen, wenn die Forschungsstelle die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung erfüllt hat (zwingend erforderlich). ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 15

27 3.1 Einzelfinanzierungsplan (EFP) Nach Betätigen der Schaltfläche EINZELFINANZIERUNGSPLAN BEARBEITEN gelangt man zur Übersicht des Einzelfinanzierungsplans. Hierüber lassen sich alle relevanten Finanzdaten Sichten und Erfassen bzw. Ändern. Über die Registerkarten-Reiter im oberen Bereich gelangt man zu den einzelnen Positionen des Einzelfinanzierungsplans. Art Erläuterung Registerreiter A Personalausgaben - Bruttoentgelte und - Pauschale für Personalausgaben Personal Pers. Pausch B Ausgaben für Gerätebeschaffung Geräte C Ausgaben für Leistungen Dritter LD D Pauschale für Sonstige Ausgaben Sonstiges Im mittleren Bereich der Übersicht des Einzelfinanzierungsplans befindet sich auf der linken Seite eine Schaltfläche, um die Erläuterungen zum EFP hochladen zu können. Hier ist insbesondere darauf zu achten, dass der Dateiname entsprechend angegeben wird. Bitte laden Sie die erforderliche Datei als PDF-Datei hoch. Auf der rechten Seite hat man über Schaltflächen die Möglichkeit zu den Projektdetails zurückzukehren oder eine vom System generierte Vorschau des EFPs zu erzeugen. Anlegen von Einzelpositionen je Ausgabenarten A-D Die Einzelpositionen und Ansätze je Haushaltsjahr (HHJ) werden vom Nutzer für die Ausgabenarten: A-Personalausgaben/Bruttoentgelte B-Ausgaben für Gerätebeschaffung und C-Ausgaben für Leistungen Dritter angelegt und eingeben. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 16

28 Die Ansätze für die Ausgabenarten für A Pauschale für Personalausgaben (Personal-Pauschale) und D Pauschale für Sonstige Ausgaben (Sonstige-Pauschale) werden von ELANO gemäß den Vorgaben aus den Finanzierungsplänen errechnet. Für die Sonstige-Pauschale besteht zudem die Möglichkeit, die Berechnung der Ansätze je HHJ durch ELANO zu unterdrücken und die Werte manuell einzugeben (siehe Punkt Pauschale Sonstiges). Dabei kann der berechnete Wert für die Pauschale für Sonstige Ausgaben nicht überschritten werden. 3.2 Personalausgaben (Personal erfassen) Nach Betätigen des Reiters Personal gelangt man zur Übersichtseite der Einzelposition Personalausgaben, hier werden die Personalausgaben nach HPA-Gruppe, Personalbezeichnung, Personenmonate und Gehälter zusammenfassend dargestellt. Änderungen der Einzelansätze (Mausklick) Nach betätigen der Schaltfläche Neues Personal erstellen kann neues Personal erfasst werden. Hierzu öffnet sich die Eingabemaske Personal erfassen. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Anzahl festlegen 2. Auswahl der HPA-Gruppe 4. Speichern Der hier angezeigte, je nach ausgewählter HPA-Gruppe, geltende Höchstbetrag kann nicht überschritten werden. 3. Monatsentgelt eintragen Nach dem Speichern öffnet sich die Maske Personal betrachten. Diese Maske zeigt eine Übersicht des ausgewählten Personaleinzelansatzes u.a. mit Angabe des Monatsbruttoentgelts, Einsatzzeiten (Anzahl der Monate mit Angabe des Beschäftigungsgrades in den einzelnen HHJ) und HPA- Gruppe. Hier können zudem die Raten in den einzelnen Haushaltsjahren festgelegt werden. Rate für Personal erfassen (Mausklick) Schließen, wenn alle Raten erfasst sind ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 17

29 Es werden folgende Angaben zur Jahresrate erfasst: Einsatzzeit in Monaten je Jahr Beschäftigungsgrad, (z.b. 1,0 / 0,5 / 0,25) maximal 1,0 3. Speichern 1. Anzahl der Monate festlegen 2. Beschäftigungsgrad angeben Die Berechnung der Personalausgaben erfolgt nicht automatisch. Sobald alle Daten für die Position Personalausgaben erfasst sind, ist das Betätigen der Schaltfläche Berechnen zwingend erforderlich. Pauschale für Personalausgaben Hier sind keine Eingaben erforderlich, da sich die Personalpauschale automatisch errechnet! 3.3 Ausgaben für Gerätebeschaffung (Geräte erfassen) Nach Betätigen des Reiters Geräte gelangt man zur Übersichtsseite der Einzelposition Geräteausgaben, hier werden die Ausgaben für Gerätebeschaffung nach Anzahl, Bezeichnung und Gesamtsumme aufgelistet. Über den Link Neues Gerät erstellen können neue Geräte erfasst werden. Im Rahmen des Einzelansatzes B (Ausgaben für Gerätebeschaffung) können eigenständig inventarisierungsfähige Geräte mit einem Einzelbeschaffungswert über 2.500,- (einschließlich Umsatzsteuer) beantragt werden. Bei Vorsteuer-Abzugsberechtigung der Forschungsstelle dürfen generell nur Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) angesetzt werden. Für die Beantragung von ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 18

30 Großgeräten (Beschaffungswert ab einschließlich Umsatzsteuer) gelten zusätzliche Regelungen (Bitte IGF-Leitfaden beachten). Neues Gerät erstellen! (Mausklick) Bearbeiten bestehender Einzelansätze (Mausklick) Nach betätigen der Schaltfläche Neues Gerät erstellen können neue Geräte erfasst werden. Hierzu öffnet sich die Eingabemaske Gerät erfassen. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Anzahl festlegen 2. Bezeichnung des Gerätes angeben 3. Speichern Nach dem Speichern öffnet sich die Maske Gerät betrachten. Diese Maske zeigt eine Übersicht des ausgewählten Gerätes u.a. mit Angabe der Bezeichnung und Anzahl sowie der Aufteilung in einzelne Jahresraten. Hier können zudem die Raten der einzelnen Haushaltsjahre festgelegt werden. 1. Betrag festlegen Hier ist das entsprechende Angebot hochzuladen (Mausklick) 2. Speichern Rate für Gerät erfassen (Mausklick) Die Berechnung der Ausgaben für Gerätebeschaffung erfolgt nicht automatisch. Sobald alle Daten für diese Position erfasst sind, ist das Betätigen der Schaltfläche Berechnen zwingend erforderlich. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 19

31 3.4 Ausgaben für Leistungen Dritter (Leistungen Dritter erfassen) Nach Betätigen des Reiters LD gelangt man zur Übersichtseite der Einzelposition Ausgaben für Leistungen Dritter, hier werden die Ausgaben nach Bezeichnung und Gesamtsumme aufgelistet. Über den Link Neue Leistung Dritter erstellen können neue Leistungen Dritter erfasst werden. Im Rahmen des Einzelansatzes C (Ausgaben für Leistungen Dritter) können Leistungen, die den Charakter einer Dienstleistung für das beantragte Vorhaben aufweisen und nicht aus originären Forschungstätigkeiten bestehen, beantragt werden. Originäre Forschung ist Forschung, in der der Gewinn neuer Erkenntnisse im Vordergrund steht. Kriterien für originäre Forschung sind beispielsweise die Interpretation der Ergebnisse und die Diskussion möglicher Folgen derselben. Für originäre Forschungstätigkeiten ist ein eigener Einzelfinanzierungsplan der diese Leistung erbringenden Forschungsstelle notwendig. Leistungen Dritter dürfen außerdem nur dann beantragt und können nur dann als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt werden, wenn zweifelsfrei ausgeschlossen werden kann, dass es sich hierbei um die Herstellung von Geräten oder um die Lieferung von Material (darunter z.b. auch die Herstellung von Versuchsmaterial) handelt. Bei Vorsteuer-Abzugsberechtigung der Forschungsstelle dürfen generell nur Entgelte (Preise ohne Umsatzsteuer) angesetzt werden. Bei der Vergabe von Aufträgen ist die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten (Bitte IGF-Leitfaden beachten). Neue Leistungen Dritter erstellen! (Mausklick) Nach dem Speichern öffnet sich die Maske Leistung Dritter betrachten. Diese Maske zeigt eine Übersicht des ausgewählten Gerätes u.a. mit Angabe der Bezeichnung und Anzahl sowie der Aufteilung in einzelne Jahresraten. Hier sind die Ausgaben für Gerätebeschaffung über die Raten zu erfassen. Hier ist das entsprechende Angebot hochzuladen (Mausklick) 1. Betrag festlegen 2. Speichern Rate für Leistung Dritter erfassen (Mausklick) ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 20

32 Die Berechnung der Ausgaben für Leistungen Dritter erfolgt nicht automatisch. Sobald alle Daten für diese Position erfasst sind, ist das Betätigen der Schaltfläche Berechnen zwingend erforderlich. 3.5 Pauschale für Sonstige Ausgaben Nach Betätigen des Reiters Sonstiges gelangt man zur Übersichtseite der Position Pauschale für Sonstige Ausgaben, hier werden die Beträge nach Haushaltsjahr sortiert dargestellt. Hier sind keine Eingaben erforderlich, da sich die Pauschale Sonstiges automatisch errechnet! Im Ausnahmefall kann die Rate für Pauschale Sonstiges nachträglich bearbeitet werden (Mausklick) Nach betätigen der Schaltfläche Bearbeiten kann die Rate für Pauschale für Sonstige Ausgaben nachträglich bearbeitet werden. Hierzu öffnet sich die Eingabemaske Sonstige Raten bearbeiten. Folgende Eingaben sind erforderlich: 1. Betrag eingeben 2. Speichern Die Berechnung der Pauschale für Sonstige Ausgaben erfolgt nicht automatisch. Das Betätigen der Schaltfläche Berechnen ist zwingend erforderlich. Häkchen wird bei manueller Änderung automatisch gesetzt ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 21

33 4. Projekt einreichen Die Einreichung von Anträgen (Übermittlung der Anträge an die AiF-Geschäftsstelle) erfolgt ausschließlich durch berechtigte Mitarbeiter der Mitgliedsvereinigungen der AiF. Öffnet das Dialogfeld für die Übermittlung des Antrags an die AiF (Mausklick)! Nach Betätigen der Schaltfläche Projekt einreichen öffnet sich das Dialogfeld Projekt einreichen. Hier sind die hochgeladenen Dokumente nach Typ, Inhalt und Änderungsdatum aufgelistet. Es besteht die Möglichkeit den Inhalt der hochgeladenen Dokumente vor dem Einreichen noch einmal zu prüfen. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 22

34 Änderung des Status bei eingereichten Anträgen Sobald der Antrag eingereicht wurde, wird die Bearbeitung an diesem Antrag gesperrt. Der Antrag kann aber durch die AiF-Geschäftsstelle wieder für die Bearbeitung freigegeben werden. Hierzu wird der Status wieder auf Neu gesetzt. Anträge die den Status Neu besitzen, können von der AiF-Geschäftsstelle nicht eingesehen werden. Dies ist nur durch den Antragsteller möglich. ELANO-Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite 23