Voraussetzung für eine qualifizierte BWA. Qualitätsmanagement und Betriebswirtschatliche Beratung beginnen in der Finanzbuchhaltung

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1 Voraussetzung für eine qualifizierte BWA Qualitätsmanagement und Betriebswirtschatliche Beratung beginnen in der Finanzbuchhaltung

2 Ausschlaggebend: Qualität der Buchführung Zeitnahe Verbuchung aller Geschäftsvorfälle Richtige Verbuchung Getrennte Erfassung der außerordentlichen und periodenfremden Aufwendungen und Erträge Fehlbuchungen sind umgehend zu berichtigen (Generalumkehr verwenden, v.a. bei Debitoren, Kreditoren u. Anlagenbuchhaltung) Ungeklärte Geschäftsvorfälle sind unverzüglich zu klären Periodengerechte Buchung nachträglicher Rechnungen über neuen Vorlauf der alten Periode (berichtige USt- Erklärung!)

3 Buchungen für eine aussagekräftige BWA Abschlagszahlung - Abgleich mit Bestandsveränderungen Wareneinsatz - Lagerbestandsveränderungen buchen bzw. Wareneinsatz in % (Teil-)fertige Erzeugnisse - Bestandsveränderungen buchen Vorratsvermögen - mtl. Bestandsveränderung - Zusammenarbeit mit Mandanten Versicherungen - Monatliche Abgrenzungen vornehmen (Aktive Rechnungsabgrenzung)

4 Buchungen für eine aussagekräftige BWA Raumkosten - Abgrenzung von Strom / Gas / Wasser Personalkosten - Abgrenzung 13. Monatsgehalt, Tantiemen, Rückstellungen für Urlaub und Überstunden Weihnachts- und Urlaubsgeld Pensionsrückstellungen Jahresabschlusskosten - z.b. in Anlehnung Vorjahreswerte und Personalveränderung - Unterjährig erfassen; angepasste Vorjahreswerte - Ratierliche Ansammlung

5 Buchungen für eine aussagekräftige BWA Gewerbesteuer / Körperschaftsteuer - Abgrenzung der quartalsmäßigen Vorauszahlungen Eigenverbrauch - PKW, Telefon usw. unterjährig erfassen Darlehen - Abgrenzung Zins und Tilgung Beiträge zur Berufsgenossenschaft - Abgrenzung der Vorauszahlungen Abschreibungen - monatliche Buchung - Nutzung Soforterfassung Kalkulatorische Kosten - insbes. Kalk. Unternehmerlohn und Zinsen bei Personengesellschaften, kalk. Miete

6 Buchungen für eine aussagekräftige BWA Periodenfremde Auf-wendungen/ Erträge Außerordentliche Aufwendungen/ Erträge Subunternehmerleistungen - Z.B. Nachzahlung LSt, Nachträgliche Gutschrift - z.b. Auflösung 7g Ansparabschreibung - Abgrenzung vornehmen Anlagenverkauf - Restbuchwert berücksichtigen Herstellungskosten - Abgrenzung Erhaltungsaufwand - Herstellungskosten

7 Buchungen für eine aussagekräftige BWA Debitoren -Überprüfung auf Forderungsausfall und Abhängigkeit; keine Buchung auf Diverse ; keine Vergabe alter Debitorennummern (Stammkundenanteil) Kreditoren -Analog zu Debitoren; Abhängigkeit von Lieferanten

8 Schaffung der Voraussetzungen Die Qualität der Buchführung hängt ab von der Qualifikation der Mitarbeiter Zusammenarbeit mit den Mandanten Kanzleiorganisation Überwachung und Kontrolle der Kanzleileitung

9 Mitarbeiter Jahresabschlusskenntnisse HGB / EStG / KStG 18 KWG, MAK, Basel II Plausibilitätsbeurteilung Softwarekenntnisse Kanzleirechnungswesen Anlag Schnittstellen Steuerprogramme / EO Schnittstellen Wirtschaftsprogramme Mandatsverantwortung

10 Mandant Vereinbarung der Zusammenarbeit Rechte und Pflichten des Mandanten / der Kanzlei Einreichung vollständiger Unterlagen Zeitnahe Rechnungsstellung Termin Pendelordner Zur Verfügung stellen von Hilfsmitteln / Software Warenwirtschaftssystem Checklisten zur Vorratsbewertung Elektronisches Kassenbuch

11 Kanzleiorganisation Effiziente und standardisierte Bearbeitungsabläufe Was, wer, warum, wie und womit Automatisierung Nutzung von Kontoauszugsmanager, Programmverbindungen, elektronisches Kassenbuch usw. Einheitliches Buchungsverhalten Verwendung einer Buchungsrichtlinie Auswirkung auf BWA, Jahresabschluss, Bilanz, Wirtschaftsberatungsprogramme Verwendung von Checklisten zur Arbeitserleichterung und Qualitätssicherung. Mandantenbesonderheiten Checkliste zur abschlussreifen Fibu usw.

12 Auswirkung auf die Bearbeitungsabläufe erst optimieren - dann automatisieren unstrukturiert optimiert automatisiert weniger Zeit Tätigkeiten Fehler weniger Aufwand

13 Arbeitsablauf Fibu

14 Kanzleileitung Personalqualifikation Mitarbeiterqualifikation sicherstellen Weiterbildung organisieren Führung der Mitarbeiter Mitarbeitergespräche führen Verantwortung zuweisen (Mandatsverantwortung) Qualitätssicherung Überwachen, dass die vereinbarten Arbeitsabläufe von allen Mitarbeitern eingehalten werden Sanktionen bei Verstößen Kanzleicontrolling Zusätzliche Leistungen der Fibu verkaufen

15 Kanzleileitung und Mitarbeiter aus Fibu und JA Rechnungswesennahe Betriebswirtschaftliche Beratung Fibu-Check / Wertenachweis / Überwachungsbericht (kanzleiintern und bei Selbstbuchern) Controlling-Report Frühwarnsystem Darlehen zeitnah erfassen, berechnen, vergleichen Vorfälligkeitsentschädigung berechnen

16 Aus Serviceleistungen systematisch Beratungsleistungen Maximale Hebelwirkung entwickeln Service FiBu Lohn JA BB BWA-Besprechung Überwachungsbericht Plan-BWA Unternehmensanalyse Vermögenslage Finanzlage Ertragslage BB verschiedene Beratungsthemen z.b.: Rating Insolvenzprognose Planungsrechnung Qualitative Faktoren Bankgespräch Arbeit im Mandat: DB verbessern und Honorarstruktur optimieren

17 Best Practice: Fürsattel & Collegen

18 Best Practice: Optimierung der Arbeitsteilung - Paketbildung Belege Sammeln und sortieren Geschäftsvorfälle erfassen Buchführung verarbeiten und auswerten Full-Service Sorglos-Paket Eigenverarbeitung Unsere Leistungen: Bilanznahe Verbuchung Grundauswertungen Archivierung Ihr Beitrag: Belege sammeln Belege sortieren Termine einhalten Unsere Leistungen: SW installieren und MA schulen Verbuchung oder Überprüfg. Ihrer Buchg. Auswertgen n. Wunsch Ihr Beitrag: Erfassung der GV und Verbuchung Unsere Leistungen: Kennzahlen-Überwachg. und ext. Controlling Period. FiBu-Überprüfg. Fakultativ: Betreuung Datensicherung Ihr Beitrag: Eigenverantwortliche Verarbeitung der Buchhaltungsdaten

19 Fazit: 1) Eine qualitativ hochwertige Fibu ist Grundvoraussetzung für betriebswirtschaftliche Beratung. 2) Qualitätsmanagement fängt ganz unten an. 3) QM und betriebswirtschaftliche Beratung sind zwei Eckpfeiler einer erfolgreichen Kanzlei in der Zukunft.