Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation [D1] Bernd Meister Uetliberg,

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1 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation [D1] Bernd Meister Uetliberg,

2 In dieser Session werden verschiedene Aspekte rund um das Thema BI-Strategie und BI-Organisation beleuchtet. «AGENDA» Eingangsfragen Definition von Strategie Motivation für eine BI-Strategie Projekt BI-Strategie Rahmenbedingungen Inhalt Vorgehen Beispiel BI Organisation (BICC) Ziele Organisation Beispiel Fazit Slide 2 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

3 EINGANGSFRAGEN

4 Eingangsfragen sollen helfen, die Ist-Situation zu erfassen. EINGANGSFRAGEN Wirtschaftlichkeit von BI Steht der Nutzen in einer gesunden Relation zu den Kosten? Sind die Gesamtkosten, ist der Gesamtnutzen von BI bekannt und lässt sich quantifizieren? Qualität der BI-Services Können die wichtigsten Geschäftsfragen richtig und effizient beantwortet werden? Fehlen Tools und Ressourcen zur Beantwortung dieser Fragen? Sind Kennzahlen einheitlich definiert? Werden Anforderungen widerspruchsfrei, vollständig und korrekt umgesetzt? Ist der time-to-market für neue BI-Services schnell genug? BI-Organisation BI-Strategie Sind die verschiedenen Aufgaben, Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar geregelt? Gibt es Datenfürstentümer im Unternehmen? Existiert eine abgenommene BI-Strategie und wenn ja: ist sie nützlich bzw. wird sie gelebt? Sind Unternehmensstrategie, IT-Strategie und BI-Strategie miteinander verknüpft? Slide 4 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

5 WAS BEDEUTET EIGENTLICH «STRATEGIE»

6 Strategiedefinition beinhaltet verschiedene Aspekten. DEFINITION VON STRATEGIE Der Begriff Strategie leitet sich etymologisch aus den beiden griechischen Wörtern stratos (das Heer) und agos (der Führer) ab. Verschiedene Definitionen vom Begriff Strategie: Strategie als Plan für die Zukunft Strategie als Muster aus der Vergangenheit heraus Strategie als Positionierung im Unternehmen Strategie als Perspektive für die Organisation im Abstrakten Strategie als Kommunikationsgrundlage Gegenstand des strategischen Managements ist die systematische Auseinandersetzung mit den Grundlagen für den langfristigen Erfolg von BI in einem Unternehmen Slide 6 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

7 MOTIVATION FÜR EINE BI-STRATEGIE

8 BI ist für viele Unternehmen mittlerweile geschäftskritisch und benötigt deshalb eine eigene Strategie. MOTIVATION FÜR EINE BI-STRATEGIE (1) Informationen sind ein wichtiger Asset für das Unternehmen, weshalb BI immer mehr geschäftskritisch ist. Neue bzw. veränderte Geschäftsanforderungen verlangen eine rasche und effiziente Reaktion. Neue Technologien sind Trigger für neue Möglichkeiten im Bereich BI (Big Data). Die «BI-Abteilung» kann als eigenes Unternehmen angesehen werden und muss dementsprechend geführt werden (Kunden, Lieferanten, Produkte, Services, Mitarbeiter, ) Slide 8 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

9 Komplexität bzw. die Anforderungen an BI sind hoch. MOTIVATION FÜR EINE BI-STRATEGIE (2) Das Thema BI besitzt eine hohe Komplexität Beteiligte aus Business IT Analytics Quelle: Slide 9 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

10 PROJEKT «BI-STRATEGIE»

11 PROJEKT «BI-STRATEGIE» Rahmenbedingungen Slide 11 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

12 Der Inhalt einer BI-Strategie kann hierarchisch gegliedert werden (TopDown). PROJEKT «BI-STRATEGIE» Inhalt einer BI-Strategie Quelle: Universität St.Gallen Slide 12 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

13 Alignement Vision, Mission und Strategie VISION UND MISSION Die Vision gibt Antwort auf die Frage: «Wohin sind wir unterwegs?» Die Mission gibt Antwort auf die Frage: «Warum sind wir unterwegs?» Aus Vision und Mission leitet ein Unternehmen seine Strategie ab. Damit strukturiert es sein Vorgehen, konkretisiert es und macht es planbar. Die Strategie gibt Antwort auf die Frage: «Welchen Weg schlagen wir ein, um die Vision zu erfüllen?» Slide 13 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

14 Alignement Vision, Mission und Strategie VISION, MISSION UND STRATEGIE Vision Mission Strategie Quelle: Slide 14 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

15 BI-Dachstrategie Anforderungsmanagement Strategie und Umsetzung der Anforderungen als Ausgangspunkt aller BI-Aktivitäten. ÜBERSICHT BI-STRATEGIE Strategie Methoden Standards Vorgehen Technologie Tools Organisation Prozesse Ziele Prinzipien IBIOMM Hermes Umsetzung (Vorgehenskzpt Templates) Incident- und Changemgmt-SW PM-SW Integration Ziele Prinzipien IDAREF BEAM Kimball Umsetzung (Vorgehenskzpt Templates) Datenmodellierungs-SW ETL-Tool DB Delivery Ziele Prinzipien IDAREF Umsetzung (Vorgehenskzpt Templates) BI-Plattform Frontend-Tools Publication Ziele Prinzipien IBIREF IBCS Umsetzung (Vorgehenskzpt Templates) Frontend-Tools Slide 15 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

16 Klassisches Vorgehen, um eine BI-Strategie zu erarbeiten (Ist-Zustand -> Soll-Zustand). PROJEKT «BI-STRATEGIE» Vorgehen (Übersicht) Grundsätzlich können zwischen der Strategieentwicklung (bzw. - formulierung) und der Strategieumsetzung (-bzw. implementierung) unterschieden werden Slide 16 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

17 Rahmenbedingungen und Vorgehen sind die zwei wichtigen Dimensionen in einem BI-Projekt. PROJEKT «BI-STRATEGIE» Zusammenfassung Rahmenbedingungen / Vorgehen Slide 17 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

18 BI-Stategieinitiative als eigenes Projekt aufsetzen! PROJEKT «BI-STRATEGIE» Erfolgsfaktoren «Erstellen BI-Strategie» als eigenes Projekt aufsetzen Umfangreiche Strategien mit hohem Entwicklungsaufwand werden in der Praxis häufig von der Realität überholt Pragmatische, vom Business getriebene, BI- Strategien zeigen in der Praxis sehr gute Umsetzbarkeit und Wirkung Slide 18 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

19 Strategieprozess als fortdauernder Austausch zwischen Unternehmensstrategie, IT-Strategie und BI- Strategie. STRATEGIEPROZESS Alignement zwischen Unternehmensstrategie, IT-Strategie und BI-Strategie Strategieüberarbeitung als regelmässiger Prozessschritt Aufstellen von KPIs zur Kontrolle der Einhaltung/Wirksamkeit der BI-Strategie Kontinuierliche Überprüfung der Einhaltung dieser KPIs Anpassungen an BI-Strategie bzw. Input an übergeordnete Strategieprozesse BI- Strategie Unternehmensstrategie IT- Strategie Slide 19 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

20 BEISPIEL

21 Vision- und Missionstatements kurz und prägnant. VISION Wir versorgen alle Geschäftsbereiche effizient mit allen relevanten Steuerungsinformationen. Wir sehen Information als einen wichtigen Asset des Unternehmens mit dessen Hilfe wir uns von unseren Wettbewerbern differenzieren und unseren Kunden den besten Service anbieten können. MISSION BI dient als Quelle für die Befriedigung der Informationsbedürfnisse betreffend Kunden unserer Firma. Deswegen integrieren wir Daten aus verschiedenen Quellen und stellen BI-Services bereit, die allen internen Nutzern einen einfachen Zugang zu zuverlässigen Informationen ermöglichen. Das daraus gewonnene Wissen dient zur Unterstützung der strategischen und operativen Betriebs-und Entscheidungsprozesse Slide 21 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

22 Wert von BI für das Unternehmen aufzeigen (BI-Valuetable). UNTERSTÜTZUNG KERNGESCHÄFTSPROZESSE Kerngeschäftsfunktion Grad der Unterstützung durch BI Beschreibung Customer Intelligence Hoch indirekt, weil DWH wichtiger Datenlieferant für CI Finanzielle Führung Mittel indirekt, indem SAP-BI mit Mengeninformationen aus dem DWH rechnet; DWH macht die Kostenträgerreports Kanalmanagement Hoch indirekt, indem DWH Daten an ein Zielsystem liefert; Dieses unterstützt das Kanalmanagement mit kanalspezifischen Kennzahlen Key Account Management GK & Banken Tief Kundenflash Kundenservice Mittel Segmentierung im DWH Marktmanagement PK, GK & Banken Produktmanagement PK, GK & Banken Hoch Mittel Datenanalysen für Marktmanager direkt aus dem DWH Datenanalysen für Produktmanager direkt aus dem DWH Unternehmensstrategie Hoch Zahlen und Analysen für unternehmensweiten Strategieprozess aus DWH Vertriebsplanung und - steuerung Hoch indirekt als Datenlieferant für separates System Slide 22 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

23 Firmenweit gültige Begriffsdefinition erleichtern die Kommunikation. DEFINITIONEN Slide 23 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

24 Prinzipien sind Grundsätze abgeleitet von den Zielen oder Rahmenbedingungen. PRINZIPIEN Slide 24 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

25 Transformationsschritt als Vorhaben, um vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand zu kommen. PRINZIPIEN MIT TRANSFORMATIONSSCHRITT Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

26 BI ORGANISATION (BICC)

27 BICC als Enabler für die Umsetzung der BI-Strategie. BI ORGANISATION (BICC) Um eine effiziente und zielgerichtete Umsetzung der Strategie zu gewährleisten, braucht es eine schlagkräftige Organisation (BICC) Slide 27 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

28 BICC als eigene Organisation mit Headcount und Budget ausgestalten. BI COMPETENCE CENTER (BICC) Grundannahmen Business Intelligence ist eine interdisziplinäre Angelegenheit diesem Umstand sollte auch auf Ebene der Organisation in Form eines BICCs Rechnung getragen werden. Ein BICC braucht ein eigenes Budget gerade in der Startphase eines BICCs fallen etliche Gemeinkosten an, welche nicht direkt den einzelnen BI-Projekte verrechnet werden können. Ein BICC braucht Headcounts virtuell oder real. Ein BICC muss nahe der Leitungsebene angesiedelt sein, damit auch kritische Weisungen durchgesetzt werden können. Dies impliziert auch den nötigen Management-Support Slide 28 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

29 BI-Services und BI-Knowhow im Unternehmen standardisiert und qualitätsgesichert aus einer Hand. BI COMPETENCE CENTER (BICC) Zweck eines BICC Einheitliche Führung und Unterstützung der unternehmensweiten Informationsstrategie Koordinieren und Ergänzen von vorhandenen Bestrebungen um damit Redundanzen zu vermeiden und die Wirksamkeit zu erhöhen. Knowhow Aufbau sicherstellen (u.a. durch Training und Coaching) Teilen und Kommunizieren von Informationen, Wissen und Best Practices Analyseergebnisse in die Umsetzung bringen und damit den ROI erhöhen Bestandteile einer BI-Organisation Definition von Rollen mit ihren Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen Darstellung der Schnittstellen zu beteiligten Organisationseinheiten (Fachabteilungen, IT, Quelldaten-OE) Beschreibung der eigentlichen BI-Prozesse Motivierte Mitarbeitende, die das Knowhow haben, die definierten Rollen ausfüllen Slide 29 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

30 BEISPIEL

31 Beschreibung der wichtigsten Rollen mit ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. ROLLEN MIT AKV (1) Datenarchitekt Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

32 Beschreibung der wichtigsten Rollen mit ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. ROLLEN MIT AKV (2) Fachverantwortlicher (FV) Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

33 BI-Prozesse diskutieren, modellieren und freigeben. PROZESS-LANDKARTE Benutzeranfrage Incident / Problem Management Service Request Request Fullfillment Access Request Access Management Emergency Problem Systemüberwachung gestartet System Problem Event Management Plattform Service Request Service Operations Standardaktivitäten Emergency Release Request abgeschlossen Update Produkt Lifecycle Management Request for Change Change Management Major/Minor Release End-of-Life Antrag neuer Standardsreport Request for Change Neuer Standard Report Projektintialisierung BI-Projekt Major/Minor Release Release und Deployment Management Release in Betrieb Freigabe Load DWH Daten bereit Load freigegeben Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

34 Kommunikation als Schlüsseldisziplin. KOMMUNIKATIONSPLAN Kommunikationsplan Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

35 Organigramm als Ergebnis der Aufbauorganisation. ORGANIGRAMM Steuerungsausschuss ASTRA DWH GV ASTRA DWH FV Data Mart 1 FV Data Mart 2 FV Data Mart 3 WL ASTRA DWH SPOC: Wartungsleiter ASTRA DWH BL ASTRA DWH SPOC: Betriebsleiter ASTRA DWH DWH/BI Projekte ASTRA DWH SPOC: PL ASTRA DWH Wartungsleitung DWH/ETL Entwicklung Wartung BI Entwicklung Wartung DWH/ETL Entwicklung Projekte SPOC: TPL DWH/ODI BI Entwicklung Projekte SPOC: TPL BI Entwicklung ASTRA DWH Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

36 Die Hauptaufgaben des ASTRA werden direkt unterstützt. WERT Kosten managen Verkehr monitoren (Staus reduzieren) Verkehrssicherheit erhöhen (Unfallmonitoring) Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

37 Es wird letztendlich HI (Human Intelligence) benötigt, um die BI-Ergebnisse effektiv und effizient zu nutzen, um wirklich einen Mehrwert fürs Unternehmen zu generieren. FAZIT Eine abgenommene und umsetzbare BI-Strategie ist für viele Unternehmen geschäftskritisch. Der wahre Nutzen von BI liegt hauptsächlich in den Entscheidungen, die durch ihre Ergebnisse ermöglicht werden. Der Erfolg der BI-Organisation basiert vor allem auf den beteiligten Mitarbeitenden (HI - Human Intelligence) und den schlanken Prozessen, die die wichtigsten Unternehmensprozesse unterstützen Slide 37 Business Intelligence Strategie, Governance und Organisation

38 Wir freuen uns auf angeregte Gespräche mit Ihnen Bernd Meister Senior Business Intelligence Consultant Follow