Überblick. Universal Content Management

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1 Überblick Universal Content Management

2 Universal Content Management 1 Enterprise Content Management (ECM) Überblick Oracle Universal Content Management (UCM) die Lösung Oracle UCM - Architektur Oracle UCM Basisfunktionen Oracle UCM Anwendungsmodule Oracle UCM Einheitliche GUI und APIs UCM Content Server - Core Content Services und Repository Einfache Bereitstellung von Content Konvertierungsfunktionen Leistungsfähige Suche und Indexierung Umfassende Bibliotheksdienste Anpassbare web-basierte Metadaten-Verwaltung Umfassender Workflow Ausgereiftes und flexibles Berechtigungskonzept Integration Oracle UCM Anwendungsmodule Oracle UCM Document Management (DM) Oracle UCM Web Content Management (WCM) Oracle UCM Digital Asset Management (DAM) Oracle UCM Records Management (RM) virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 1 von 16

3 1 Enterprise Content Management (ECM) Überblick Die Definition des Begriffes Enterprise Content Management (ECM) wird vom Branchenverband AIIM International wie folgt beschrieben: Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. (1) ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Kollaboration, Web Content Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein. ECM ist also eine Gruppierung von unterschiedlichen Lösungen innerhalb der Informationstechnologie, die von Mitarbeitern eines Unternehmens (Enterprise) genutzt werden, um strukturierte und unstrukturierten, elektronisch verwaltbare Inhalte und Dokumenten (Content) zu erstellen, zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen (Management). Dabei handelt es sich um dynamischen Content, der innerhalb seines Lebenszyklus noch veränderbar ist, also auch Metadaten oder Records. Weiterer wichtiger Aspekt von ECM ist das Thema kollaborative Zusammenarbeit, denn Lösungen auf Abteilungsebene sind den heutigen Anforderungen hinsichtlich Flexibilität und Reaktionsfähigkeit nicht mehr gewachsen. Unternehmensinhalte wie s, Formulare, Bilder und elektronische Vertragsdokumente werden immer noch zu ca. 80% in unstrukturierter Form in sogenannten "Content-Silos" abgelegt. Durch diese Silo-Haltung entstehen lange Zugriffszeiten auf aktuell benötigte Inhalte, welche zu Produktivitätsverlust bei Mitarbeitern führen. Die unternehmensweite Nutzung wichtiger Inhalte im Zusammenhang mit geschäftskritischen Entscheidungen wird erschwert bzw. teilweise ganz verhindert. Um dem Abhilfe zu schaffen, müssen Anwender in der Lage sein aus einer einzigen Arbeitsumgebung heraus, schnell und einfach auf relevante Inhalte zuzugreifen, unabhängig davon, an welchem Ort im Unternehmen sich dieser Inhalt auch befindet. Dabei ist die Verfügbarkeit entlang des gesamten Content-Lebenszyklus gefragt, beginnend vom Erstellen, über das Erfassen, Versionieren, Indexieren, Speichern, Verteilen und Finden, bis hin zum kontrollierten Löschen von Inhalten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien (Compliance) hinsichtlich Dokumentation, sicheres Speichern sowie Nachvollziehbarkeit von Transaktionen, spielt dabei eine genauso große Rolle wie der Schutz der Informationen vor unbefugtem Zugriff der Sicherstellung der Kontinuität der Geschäftsprozesse (Business Continuty). Abb.: Content Management Lifecycle Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch nichts davon merkt. Optimal eingesetzt hilft es dabei, den Content unter Beachtung rechtlicher Vorschriften in den Griff zu bekommen, aus Informationen Wissen zu generieren und geschäftskritische Entscheidungen richtig zu treffen. (1) Quelle: AIIM Association for Information and Image Management international, 2005, AIIM Webseite virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 2 von 16

4 2 Oracle Universal Content Management (UCM) die Lösung Oracle bietet mit Universal Content Management (UCM) eine flexible, skalierbare und direkt einsatzfähige Lösung für unternehmensweites Enterprise Content Management (ECM). Oracle Universal Content Management (UCM) vereinigt Funktionalitäten des Dokumenten Management, Web Content Management, Digital Asset Management sowie Records und Retention Management in einer einzigen Anwendung. Mit Oracle UCM lassen sich Informationen einfacher finden, abrufen, weiterverwenden und verteilen ohne dabei zu irgendeinem Zeitpunkt innerhalb des Content-Lebenszyklus die Kontrolle über die Inhalte zu verlieren. UCM unterstützt die vollständige Integration in bestehende Desktopanwendungen der gewohnten Arbeitsumgebung und automatisiert die Umwandlung dieser unterschiedlichen Inhalte in anwendungsunabhängige Webformate. Durch diese Architektur können die Content-Management- Investitionen abteilungsübergreifend im gesamten Unternehmen, über verschiedene Anwendungen hinweg und unabhängig vom aktuellen Standort optimal genutzt und alle Bedarfe entlang des Content-Lebenszyklus abdeckt werden. Zusätzliche Komponenten wie Information Rights Management (IRM) zur Restriktion unauthorisierter Nutzung von Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg sowie Imaging & Process Management (IPM) runden Oracle s Enterprise Content Management Portfolio ab. Abb.: Oracle Enterprise Content Management Funktionen und Vorteile von Oracle UCM Benutzerfreundlich für Autoren und Konsumenten Browser-basierte Eingabe nativer Dateien PDF-, HTML- und XMLformularbasierte Beiträge möglich Intuitive Windows-Ordner mit WebDAV-Integration Personalisierter Zugriff Content-Abonnements und Benachrichtigungen Source Content Management für alle Geschäftsinhalte Umfangreiche Bibliotheks-dienste (Check-in, Check-out, Versionskontrolle, Abonnements, Freigabe- und Ablaufdaten) Umfassendes und flexibles Berechtigungskonzept Stabiler Workflow zur Steuerung des Content Lifecycle Volltext- und Metadatenindizierung Enge Integration mit zahlreichen Web Publishing Tools Offene Architektur für eine einfache Integration 100% Java-basiertes Produkt J2EE-Unterstützung (EJB, JSP- Tag-Bibliotheken, Java API) Web Services-Unterstützung (SOAP, WSDL) Integration mit zentralen Berechtigungssystemen (LDAP, Active Directory usw.) Portal-Integration (Oracle, IBM, BEA, etc.) virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 3 von 16

5 3 Oracle UCM - Architektur Oracle UCM ermöglicht die Verwaltung aller Content-Applikationen basierend auf einer homogenen Architektur und Benutzeroberfläche. Das Fundament des Content Management-Systems ist ein vollständig webbasiertes Repository, in dem der gesamte Content, ungeachtet der Art des Content, für Verwaltung, Wiederverwendung und Zugriff gespeichert wird. Zur Unterstützung der verschiedenen, in einem Unternehmen benötigten Content Management-Anwendungen bietet Oracle UCM eine Vielfalt an Repository-Optionen, die optimal auf folgende Ziele ausgerichtet sind: eine höchstmögliche Performance für den Informationsabruf auf extrem große Mengen von Content-Objekten ausgerichtet sind. Abb.: Oracle Content Management Architektur 3.1 Oracle UCM Basisfunktionen Während der Speicherung im Repository profitieren alle Arten von Inhalten, von , Diskussionsbeiträgen, Dokumenten, Berichten, Tabellen und Records bis zu Bildern, Multimedia- oder anderen digitalen Formaten, vom selben Set an grundlegenden Basisfunktionen. Diese umfassen: Bibliotheksdienste wie Check-in Check-out, Versionskontrolle inkl. Roll-back auf frühere Versionen und ein solides Metadatenmodell zur besseren Strukturierung verwalteter Inhalte Zugriffsberechtigungen Out-of the-box mit rollen-, gruppen-, regel- und inhaltsbasiertem Berechtigungsmodellen, oder über Anbindung an Directory Services wie LDAP Konvertierungsdienste für mehr als 300 Formate in anwendungsunabhängige Webformate wie HTML, WML, XML und PDF. Workflows-Engine ermöglicht eine extrem sichere und höchst flexibele Anpassung von Prozessen für die Freigabe, Verwendung und Bearbeitung von Inhalten Personalisierbare Inhalte durch Gruppierung und Bereitstellung in individuellen Folios für Nutzer gemäß den erteilten Berechtigungen. Indexierung für Suche bereits beim Einchecken von Inhalten Abonnements / Subscriptions für einzelne Inhalte oder ganze Content-Objekte mit Benachrichtigungsfunktion wenn Änderungen an abonniertem Inhalt vorgenommen werden Administrative Funktionen wie Archivierung und Löschen, Audit-Protokolle und Systemberichte sowie Backup- und Recovery-Funktionen stehen für alle Content Management-Anwendungen über eine homogene web-basierte Benutzeroberfläche zur Verfügung. virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 4 von 16

6 3.2 Oracle UCM Anwendungsmodule Auf den Basisleistungen des Universal Content Managements bauen fünf wichtige Anwendungsmodule auf. Alle Module verwenden dasselbe Set an Basisfunktionen, bieten aber je nach Typ des verwalteten Contents zusätzliche Funktionen. Folgende Anwendungsmodule stehen zur Verfügung: Document Management bietet zusätzliche Funktionen, die für die Erfassung, den Schutz und die Freigabe digitaler und papierbasierter Dokumente und Berichte erforderlich sind. Collaboratives Dokumenten-Management bietet zusätzliche Funktionen, die auf die speziellen Bedürfnisse einer Team-Umgebung ausgerichtet sind. Web Content Management bietet zusätzliche Funktionen, die für die Erstellung, Pflege und Veröffentlichung von Web Content und die Bereitstellung einer Infrastruktur, die für die Unterstützung einer, Hunderter oder sogar Tausender Websites erforderlich ist. Digital Asset Management bietet zusätzliche Funktionen, die auf die speziellen Bedürfnisse im Zusammenhang mit der Verwaltung und Zugriffsberechtigung für umfassende Medienbestände und digitale Assets ausgerichtet sind. Records Management bietet zusätzliche Funktionen, die für die Erstellung, Deklaration, Klassifikation, Aufbewahrung und Vernichtung von Datensätzen erforderlich sind. Oracle UCM Records Management ist eine ergänzende Lösung für viele bereits bestehende Programme zur Verwaltung von Datensätzen. 3.3 Oracle UCM Einheitliche GUI und APIs Dank des auf einer homogenen Architektur basierenden Oracle UCM ist der Zugriff auf alle Inhalte und Funktionen über eine einheitliche Benutzer- und Administrationsschnittstelle möglich. Somit macht es keinen Unterschied, ob man ein Dokument, ein Bild, eine Audiodatei oder eine HTML-Seite eincheckt. Dies bewirkt eine Effizienzsteigerung seitens der Benutzer und die für die Schulung von Benutzern und Administratoren erforderliche Zeit wird erheblich verkürzt. Oracle bietet einheitliche APIs für alle Content Management-Anwendungen. Durch eine homogene Integrationsschicht ist sichergestellt, dass alle Komponenten der Universal Content Management- Architektur austauschbar, erweiterbar und aufeinander abgestimmt sind, was niedrige Integrationskosten und eine niedrige "Total Cost of Ownership" sicherstellt. Aufgrund der Tatsache, dass Oracles ECM-Lösung vollständig web-basiert ist, können somit sowohl interne als auch externe Anwender mit dem System arbeiten. Abb.: web-basierte GUI von Oracle UCM virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 5 von 16

7 Durch die offene, web-basierte Architektur können Unternehmen mittels Standard- Integrationsmethoden und -technologien Hunderte von dokumentierten Funktionen integrieren (z. B. Einchecken von Content, Durchführen einer Suche, Arbeit mit Suchergebnissen oder Freigabe eines Elements im Workflow). Oracle UCM unterstützt eine Standardintegration über Web Services, J2EE, Command Line, Java, JSPTags, Portlets, COM, Scripting, WebDAV (vgl. Abbildung). Abb.: Oracle UCM Windows Explorer Integration Die Vorteile der Universal Content Management Architektur von Oracle Geringere Total Cost of Ownership durch Konsolidierung von Servern und Infrastruktur Konsolidierung von Dokumenten, Web Content, Records, digitalen Assets und Collaboration in einem übergreifenden System und einer homogenen Architektur; geringere Anzahl von verschiedenen Content-Anwendungen. Geringere Schulungs- / Administrationskosten Bereitstellung einer einheitlichen Benutzeroberfläche zum Arbeiten mit Content Nutzung eines übergreifenden Skill-Sets für die Administration über alle Content Management-Anwendungen hinweg Höhere Effizienz und Produktivität Verbesserung der Geschäftsprozesse mit konsistenten automatisierten Routing- und Freigabezyklen für alle Arten von Content Bereitstellung eines rund um die Uhr verfügbaren Self-Service-Zugangs zu sicheren Dokumenten, Records, Web Content, Diskussionen und digitalen Assets. Geringere Integrationskosten Verwendung eines einheitlichen Sets an APIs für alle Content Management-Anwendungen Wiederverwendbarkeit von integrierten Komponenten und Hunderten von dokumentierten Content-Funktionen über alle Anwendungen hinweg. 4 UCM Content Server - Core Content Services und zentrales Repository Dokumente und Web Content wurden bisher zumeist in unterschiedlichen Dateisystemen und Repositories im Unternehmen verteilt gespeichert. Ohne Content Management-Infrastruktur verursachen diese "Content-Silos" im Unternehmen erheblichen Verwaltungsaufwand, erschweren die Pflege dieser Inhalte und können hohe Kosten und ineffiziente Prozesse zur Folge haben. Mit Oracle UCM Content Server, der Grundlage des Universal Content Management- Systems, können die virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 6 von 16

8 Mitarbeiter im Unternehmen nun problemlos Content aus Desktop-Anwendungen beisteuern, diesen mittels leistungsfähiger Bibliotheksdienste effizient verwalten, automatisch auf Websites oder in kommerzielle Anwendungen publizieren und über einen Browser überall sicher auf diesen Content zugreifen. Oracle UCM Content Server ist ein flexibles, sicheres, zentralisiertes, webbasiertes Repository, das alle Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten und Content verwaltet von der Erstellung und Freigabe bis zu Veröffentlichung, Suche, Ablaufdatum und Archivierung. Content Server kann als Stand-alone-Applikation implementiert und nahtlos mit anderen Unternehmens- und e-business-applikationen integriert werden. Gleichzeitig stellt Content Server die Verwaltung aller digitalen Formate in einem zentralen Repository sicher - seien es Inhalte aus nativen Anwendungen, konvertierte Webformate, Berichte aus Mainframe-, Legacy oder ERP-Systemen oder papierbasierte Inhalte, die gescannt und automatisch in webfähige Dateien konvertiert werden können. Darüber hinaus stehen umfassende Suchfunktionen zur Verfügung. Dadurch erhalten die Endbenutzer konsistente Informationen in Formaten, für deren Anzeige keine speziellen Client- Anwendungen erforderlich sind. 4.1 Einfache Bereitstellung von Content Die Einführung neuer Technologien und Geschäftsprozesse kann die Content-Erstellung und allgemeine Bereitstellung von Informationen völlig auf den Kopf stellen. Mit Content Server müssen die Benutzer ihre bisherige Arbeitsweise nicht aufgeben, da sie Inhalte direkt in den von ihnen bevorzugten, bereits vertrauten Desktop-Anwendungen (z.b. MS Office, CAD-Systeme, Visio) und Design-Anwendungen (z.b. HTML-, XML-Editoren) erstellen können. Durch die browser-basierte Benutzeroberfläche besteht kein Bedarf an Client-Anwendungen mehr. Dank der Integration mit WebDAV und Desktop-Anwendungen sind die Funktionen bequem über die normale Desktop- Oberfläche zugänglich. Drag & Drop-Funktionen ermöglichen den einfachen Zugriff und die automatische Bereitstellung und Kategorisierung von Content. Abb.: Oracle UCM Windows Explorer Integration Abb.: UCM Office Integration 4.2 Konvertierungsfunktionen Zu den häufigen Geschäftsprozessen zählen die Konvertierung nativer Dateien in webfähige Formate sowie die Erstellung mehrerer Formate einer Datei, die in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens genutzt werden können. Oracle UCM Content Server und die entsprechenden Inbound Refinery-Funktionen automatisieren diese Prozesse. Anstatt etwa manuell PDF- und HTML-Versionen einer Datei zu generieren, können die Benutzer die Datei einfach in den Content Server einchecken, wobei die Konvertierungsfilter automatisch die erforderlichen Versionen erstellen. Durch die Verwendung dieser Technologie entfällt die mühsame Content-Konvertierung seitens der Endbenutzer, und die Zeit kann effizienter genutzt werden. virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 7 von 16

9 Abbildung 6: Definition der Formate mittels File Formats Wizard, die durch die Inbound Refinery automatisch in webfähige Formate wie HTML oder PDF konvertiert werden sollen. Abbildung 7: Template-basierte Definition der Formate für erzwungene Konvertierung in webfähige Formate 4.3 Leistungsfähige Suche und Indexierung Die Pflege von Dateien in einem zentralen Repository ist nur dann wirklich hilfreich, wenn die Informationen leicht auffindbar sind. Die in Content Server integrierten Suchfunktionen machen eine kostspielige, externe Suchmaschine hinfällig ebenso wie die potentiellen Beratungsdienstleistungen, die für deren Integration erforderlich sind. Die Nutzung der relationalen Datenbankmanagement- Software für die Suche steht ebenfalls als Standardfunktion zur Verfügung. Die Volltextindexierung von Inhalten und Metadaten unterstützt die unmittelbare Suche über Worte oder Sätze im Kontext einer Datei oder in beliebigen Metadatenwerten, die dieser zugeordnet sind. virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 8 von 16

10 Abb.: Suchfunktion des Content Servers Abb.: Suchmaske für Volltextsuche 4.4 Umfassende Bibliotheksdienste Abb.: Suchmaske für Feldsuche Zusätzlich zu Volltext- und Metadatensuche, Archivierung und Replizierung sowie einem flexiblen, umfangreichen Metadaten- und Klassifizierungsmodell bietet Oracle UCM Content Server umfassende Bibliotheksfunktionen, die den Benutzer bei der Bearbeitung von Content unterstützen. Durch die Check-in/Check-out-Funktionen wird verhindert, dass Dateien von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden. Darüberhinaus stehen Revisionskontrolle und Subskriptionsdienste zur Verfügung. Über eine Versionskontrolle werden alle Revisionen verfolgt und archiviert. Mittels Abonnements werden die Benutzer automatisch benachrichtigt, wenn der von ihnen abonnierte Content geändert wurde. Freigabe- und Ablaufdaten für Content erleichtern die Verwaltung des Content-Life-Cycle. Informationsseiten ermöglichen Benutzern den Zugriff auf die mit einer Datei verbundenen Metadaten und die Ausführung bestimmter mit dieser Datei verbundenen Aktionen. Abb.: Informationsseite des Content Servers mit den Metadaten und der Versionshistorie des Dokuments 4.5 Anpassbare web-basierte Metadaten-Verwaltung Ein wichtiger Bestandteil jeder Content Management-Implementierung ist die Erstellung eines entsprechenden Metadatenschemas oder einer Taxonomie, da die Ersteller von Inhalten das System nur dann annehmen, wenn die Bereitstellung von Informationen oder die Zuordnung von Metadaten auf einfache Art möglich ist. Zur Erleichterung dieser Aufgabe bietet Oracle UCM Content Server ein virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 9 von 16

11 webbasiertes Metadatenverwaltungsmodell. Die anpaßbare Metadatenstruktur, die variable Abhängigkeiten ( Dependent Choice Listen ) enthalten kann, bietet den Administratoren die nötige Flexibilität und den Endanwendern eine benutzerfreundliche Oberfläche. Die intuitive Technologie zeigt verschiedene Metadatenstrukturen auf Basis des Benutzerprofils oder der Art des einzucheckenden Content an. Abb.: Webbasierte Administration der Metadaten-Felder Oracle UCM unterstützt dabei folgende Datentypen für die Definition von Metadaten: Text, Langtext, Datum, Memo, Ganzzahl. Metadatenfelder können durch das System vorbelegt werden. Diese Vorbelegung kann über die Sicherheitsgruppe, den Redakteur oder den Content-Typ gesteuert werden. Über ein Interface kann ein Administrator diese Einstellungen individuell vornehmen. 4.6 Umfassender Workflow Oracle UCM Content Server beinhaltet eine Workflow-Engine, die sowohl extrem sicher als auch höchst flexibel und anpassungsfähig ist. Unternehmen können so die ihren Anforderungen entsprechenden Geschäftsprozesse leicht abbilden. Abb.: Erstellen eines neuen Workflows Abb.: Hinzufügen von Benutzern Abb.: Definition der Workflow-Schritte -basierte Workflow-Benachrichtigungen sorgen für eine rasche Information der Prüfer und bieten eine vertraute Oberfläche für die Workflow-Prozesse. Die Workflows können mehrere Überprüfungsphasen umfassen, interne oder externe Prüfer einbeziehen, externe Prozesse aufrufen oder variable Benutzer oder Aliases im Workflow-Zyklus verwenden. Alle Workflow-Prozesse können manuell initiiert oder automatisch durch Variablen im System, wie etwa durch einen bestimmten Metadatenwert, ausgelöst werden, um eine konsequente Umsetzung der Geschäftsabläufe sicherzustellen. virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 10 von 16

12 Abb.: Eingang einer Benachrichtigung per , dass ein Workflow gestartet wurde Workflow sind weder im Design noch im Umfang eingeschränkt, d.h. sie können eine unbeschränkte Anzahl von Einzelschritten und/oder Freigebenden umfassen, aber beispielsweise auch einen oder mehrere Reviewer pro Einzelschritt umfassen. Die Workflowkomponente im Oracle UCM Content Server erlaubt es den Benutzern als Freigebender, Überprüfender und/oder Ersteller von Inhalten bzw. Dokumenten zu agieren. Weitere Workflow-Features sind u.a. zeitgesteuerte Schritte, Branching, Adhoc Workflows, Re-routing von Workflows, parallele Workflows und variable Reviewer. Workflows selbst werden wiederum in Oracle UCM verwaltet und durch die Workflow-Engine ausgeführt. Eine graphische Darstellung der Workflows ist ebenfalls möglich. 4.7 Ausgereiftes und flexibles Berechtigungskonzept Oracle UCM Content Server bietet ein Berechtigungskonzept out-of-the-box sowie die Integration mit Standardlösungen, wie z.b. LDAP und Active Directory. Mit Oracle UCM kann das Berechtigungskonzept von den Administratoren auf Unternehmensebene festgelegt werden. Arbeitsgruppen, Geschäftsbereiche und Abteilungen können innerhalb ihrer eigenen Domänen ebenfalls Sicherheitsstandards und Zugriffsberechtigungen definieren. Abb.: Benutzeradministration und Rollen des Benutzers Abb.: Bearbeitung der Gruppenberechtigung Rollen- und gruppenbasierte Berechtigungsmodelle ermöglichen den Administratoren und Content- Erstellern die Definition, welche Benutzer auf welche Inhalte zugreifen dürfen. So können in virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 11 von 16

13 Unternehmen unterschiedliche Content-Ebenen flexibel freigegeben werden, während für die Endbenutzer gleichzeitig ein schnelles System mit höchstmöglicher Performance bereitgestellt wird. Das regelbasierte Berechtigungssystem verwendet ein umfangreiches Set an Regeln zum Schutz vertraulicher Informationen, darunter Standardgeschäftsdokumente aber auch Web-Content, sowie zur Festlegung der entsprechenden Autorisierungen und Berechtigungen Integration Im Rahmen einer Standardfunktionalität bietet Oracle UCM im Rahmen der Desktop Integration Suite (DIS) eine -Integration zu Microsoft Outlook und Lotus Notes Mail für den Oracle UCM Content Server an. Über Oracle UCM Desktop Integration Suite kann aus der jeweiligen Applikation heraus direkt mit dem Oracle UCM Repository gearbeitet werden. Oracle UCM stellt dabei zwei grundlegende Funktionsweisen zur Verfügung: Die erste Funktionalität besteht darin, Dokumente bzw. Dateien, welche in einem Oracle UCM Repository verwaltet werden, direkt an eine anzuhängen. Dabei kann das Dokument selbst verschickt werden oder aber auch nur der entsprechende Link auf diese Datei. Dies geschieht durch die entsprechenden Knöpfe in der Symbolleiste des -Anwendungsfensters (Bild unten zeigt z.b. MS Outlook), das entsprechende Repository auszuwählen und zu bestimmen, ob die Datei selbst oder als Referenz anzuhängen ist. Abb.: UCM Desktop Integration Suite für MS Outlook Die zweite Funktionsweise trägt der zu beobachtenden Entwicklung Rechnung, dass s selbst zunehmend stärkere Bedeutung als geschäftskritische Dokumente bekommen (z.b. für Projektdokumentationen). Für diesen Anwendungsfall stellt Oracle UCM die Standardfunktionalität zur Verfügung, welche es dem Anwender erlaubt, eine direkt aus dem -Programm heraus in ein Oracle UCM Repository zu legen und in der Folge dort zu verwalten. Dabei können einzelne s, aber auch gesamte - Ordner in das Repository überführt werden. Dies kann entweder über die entsprechenden Menüs und Buttons geschehen, oder mittels drag & drop (vgl. Abbildung unten). virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 12 von 16

14 Abb.: Eincheckformular für Content direkt aus Outlook Abb.: Direkter Check in per Drag & Drop in WebDAV-Ordner des Content Servers 5 Oracle UCM Anwendungsmodule Darüber hinaus bietet UCM aufbauend auf den Basisfunktionen des Content Servers weitere modular aufbauende Funktionen zur Verwaltung und gemeinschaftlicher Nutzung von Inhalten, Erstellung und Pflege von Webseiten, Einhaltung von Richtlinien hinsichtlich Aufbewahrung und Löschung von Daten und die Verwaltung von Zugriffsrechten. 5.1 Oracle UCM Document Management (DM) Oracle UCM Document Management bietet umfangreiche, stabile Funktionalitäten, die durch die Automatisierung von Routineaufgaben zu erheblichen Einsparungen verhilft. Oracle UCM ermöglicht die effiziente Verwaltung und Verteilung von Geschäftsdokumenten und -berichten. virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 13 von 16

15 Durch die datenbankgestützte Verwaltung der elektronischen Dokumente können diese entlang ihres kompletten Lebenszyklus kontrolliert werden. Es ist einfacher diese wiederzufinden, darauf zuzugreifen und wiederzuverwenden. Durch die nahtlose Integration in bestehende Desktopanwendungen kann der Nutzer in seiner gewohnten Arbeitsumgebung weiterarbeiten. Die automatische Konvertierung von Dokumenten in Webformate und PDF sowie automatisierte Benutzerprozesse sorgen dabei für eine straffere Kommunikation, nehmen dem Nutzer Routineaufgaben ab und führen so zu höherer Produktivität der Mitarbeiter bei gleichzeitiger Senkung der Kosten für Druck, Versand und Lagerung. Key Features & Benefits Oracle UCM Document Management (DM): Nahtlose Integration in bestehende Desktopanwendungen ermöglicht eine einfache Content- Erstellung aus nativen Anwendungen wie z.b. Microsoft Office, IBM Lotus Suite, Sun StarOffice und Autodesk AutoCAD. Automatische Konvertierung in von Content in PDF, HTML und andere webfähige Formate Schnellere Bearbeitungs- und Freigabezyklen aufgrund automatisierter Workflows mit Benachrichtigung via bei den einzelnen Workflow-Schritten führen zu einer höheren operative Effizienz und Produktivität Einfache Bedienung, optimale Überschaubarkeit und schnelleres Finden von Informationen durch einfachen rechtebasierten Zugriff auf Dateien über den Web-Browser oder die Windows Explorer- Schnittstelle. Einfaches Generieren von Reports und Zugriffsstatistiken Effizientere Zusammenarbeit durch kollaboratives Dokumenten Management (Projekt-Dashboards mit der Möglichkeit Diskussionen zu Dokumenten zu erstellen) Abb.: Beispiel eines Projekt-Dashboards für das Projekt Finance 5.2 Oracle UCM Web Content Management (WCM) Die Web Content Management (WCM) Komponente dient zur effizienten Verwaltung von Webseiten. Die Infrastruktur ist darauf ausgelegt, angefangen von einer bis hin zu beliebig viele und mehrsprachige Webseiten gleichzeitig zu pflegen und zu verwalten. Die einfache Bedienbarkeit erlaubt eine dezentrale Pflege der Inhalte, welche bereits auf Abteilungsebene beginnt. Key Features & Benefits Oracle UCM Web Content Management (WCM): In-context-Erstellung, Vorschau, Aktualisierung und Freigabe von Webcontent Intuitive Bedienbarkeit erlaubt ein schnelles Erstellen und Verwalten von Webseiten virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 14 von 16

16 Bearbeiten und Erstellen von Webinhalten in deren nativen Dateiformaten wie z.b. Word und automatisches Rendering in web-fähige Formate (HTML, XML, etc.) Wiederverwendbarer Content, XML-basierte Fragmente und Template-basierte Seiten ermöglichen eine dezentralisierte Website-Entwicklung Bibliotheksdienste (Volltextsuche, Check-in/ Check-out von Websites sowie Versionskontrolle) Flexible Metadaten, Zugriffskonzept, Multi-site Management Dynamische und terminierte Publikation mit Freigabe- und Ablaufdaten für Content Senkung der Kosten für die Web-Entwicklung Einfache Verwaltung mehrerer Sites mit konsistentem unternehmensweitem Branding Geringeres Risiko und exakte, qualitativ hochwertige Web-Inhalte mit geringeren Kosten für Helpdesk-Leistungen und Kundenservice Abb.: Oracle Site Studie Contribution Mode - Bearbeiten von Web-Inhalten mit Oracle UCM WCM direkt auf der Webseite 5.3 Oracle UCM Digital Asset Management (DAM) Oracle Digital Asset Management (DAM) ergänzt das Oracle Universal Content Management um zusätzliche Funktionen zur Verwaltung von umfassenden Medienbeständen und Digital Assets und unterstützt Sie bei der Sicherung, der Suche und dem Zugriff auf Ihren Content. DAM erlaubt den Benutzern die automatische Erstellung von Thumbnails und die Konvertierung von hochauflösendem Content in webfreundliche Formate. Key Features & Benefits Oracle UCM Digital Asset Management (DAM): Unterstützt verschiedene Medienformate wie PSD, JPEG, TIFF, Quicktime, Real, WMF etc. Automatische Konvertierung in lesbare Webformate Unterstützt die Content-Basket-Funktion für einen einfachen und gleichzeitigen Download vieler Dateien Einfaches Suchen und Finden von digitalen Mediendateien Hilft dabei, das Corporate Branding zu gewährleisten virtual7 Management Summary Oracle Enterprise Content Management (UCM) Nov 2009, Thilo Stohner Seite 15 von 16