DMS-Einsatz im Anlagenbau und -betrieb

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Dörte Becker
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1 DS-Einsatz im Anlagenbau und -betrieb CONSULTEC Dr. Ernst GmbH Fon / CON- SULTEC Die Verwaltung technischer Daten und Dokumente bietet erhebliche Nutzenpotenziale, aber auch eine Reihe von Besonderheiten und spezifischen Herausforderungen. Überall dort, wo eine PD*-Lösung wirtschaftlich nicht zweckmäßig erscheint vor allem im Anlagenbau und -betrieb bieten sich Lösungen auf der Basis von DS-Produkten an. Dabei ergeben sich jedoch spezifische Anforderungen u.a. bei den Dateiformaten, den benötigten Schnittstellen und in der Prozessorganisation. Es gibt durchaus sinnvolle Lösungen, jedoch sind diese nicht standardisierbar, sondern müssen für jeden spezifischen Anwendungsfall überprüft und ggf. angepasst * PD: Produktdaten-anagement Consultec Information

Überall dort, wo eine PD*-Lösung wirtschaftlich nicht zweckmäßig erscheint vor allem im Anlagenbau und -betrieb bieten sich Lösungen auf der Basis von DS-Produkten an.

2 Hintergrund Dokumentenmanagementsysteme (DS) sind heute im Rahmen von Enterprise Content anagement (EC) vielfältig im Einsatz und stellen eine weitgehend ausgereifte Technologie für das Informationsmanagement dar. Für Hersteller und Betreiber technischer Anlagen jedoch sind bei der Realisierung eines effizienten Informationsmanagements immer noch besondere Herausforderungen zu meistern: > Ein PD-System ist wegen der Vielfalt der Daten- und Dokumentenquellen nicht unbedingt wirtschaftlich sinnvoll. > Die Dokumente sind hoch dynamisch und definierte Aufbewahrungsfristen gibt es nicht oder sie bieten gegenüber der Entwicklung der Informationstechnik keine sinnvolle Begrenzung. > Neben der heute üblichen Kopplung an ein ERP-System soll das Informationsmagement mit einer oder mehreren GIS- oder CAD-Anwendungen verknüpft Zudem sollen Dokumente auch mit externen Partnern reibungsarm ausgetauscht > Für technische Dokumente gibt es kaum allgemeingültige Rechtsvorschriften. Die Rechtssicherheit ist in jedem Projekt gesondert zu bewerten. > Die Altdokumente sind für die betrieblichen Arbeitsabläufe meist unverzichtbar; dabei genügt kein summarisches Scannen von Akten vielmehr müssen die Zeichnungen als Einzeldokumente erfasst und digital abgelegt > Großformatige und farbige Zeichnungen sind auch auf modernen großformatigen Flachbildschirmen nur unzureichend darstellbar und stellen besondere Anforderungen an die Viewing-Funktionen eines DS. > Die Dokumentation bildet in ihrer Gesamtheit eine vernetzte Struktur, die nicht direkt in der flachen Datenstruktur eines digitalen Archivsystems abbildbar ist. Alle genannten Probleme sind durchaus lösbar, die Lösungen sind jedoch nicht standardisierbar, sondern müssen für jeden Anwendungsfall durchdacht und definiert Dynamische Dokumente Großformatige Dokumente und Farbinformationen Vernetze Strukturen in der Dokumentation Viewer Abb.: Viewing Funktionen Ausschnitt Zoom Navigationsfenster Redlining Layerverwaltung Symbolbibliotheken Integration Dateiformat (Redlining) Dateistruktur Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

Für Hersteller und Betreiber technischer Anlagen jedoch sind bei der Realisierung eines effizienten Informationsmanagements immer noch besondere Herausforderungen zu meistern: > Ein PD-System ist

3 Dateiformate In den meisten DS-Anwendungen werden überwiegend gescannte Imagedateien (TIFF oder PDF) und Office-Dokumente gespeichert und verwaltet. Auf eine Archivierung von bearbeitbaren CI-Dateien (CI: Coded Information) wird entweder verzichtet oder man verwendet die gängigen Office-Dateiformate. Innerhalb der üblichen Aufbewahrungsfristen von etwa 10 Jahren sind dabei inzwischen nicht einmal besondere igrationsprobleme zu erwarten, weil die S-Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint etc.) hinreichende Abwärts-Kompatibilität aufweisen. Für eine digitale Anlagendokumentation liegen die Dinge anders: Der Anteil nicht standardisierter häufig sogar proprietärer Dateiformate ist wesentlich höher. Die digitalen Dokumente stellen zudem einen erheblichen Wert dar. Sie sollen nicht nur zum Zwecke der Nachweisführung d.h. als Imagedatei (TIFF, PDF) - gespeichert werden, sondern auch nach langer Zeit möglichst noch bearbeitbar sein. Erschwerend kommt hinzu, dass die Dokumente auch mit Kunden und Lieferanten medienbruchfrei ausgetauscht werden sollen. Diese Besonderheit erfordert in großem Umfang die Speicherung bearbeitbarer CI- Dateien mit entsprechenden igrations- und Transferproblemen. Proprietäre Dateiformate sind dafür nicht geeignet. Es gibt diverse standardisierte oder quasistandardisierte Dateiformate, die in Frage kommen (z.b. STEP, XL, DXF usw.). Das geeignete Dateiformat ist für jeden Anwendungsfall besonders festzulegen. Dies erfordert eine sorgfältige Festlegung für eine zeitlich stabile Nutzung. Einbindung von Office- Dokumenten Bearbeitbare CI-Dateien Schnittstellen Die Kopplung an Office-Anwendungen und an die gängigen ERP-Systeme vor allem SAP ist für moderne DS-Produkte keine besondere Herausforderung. Selbst die Anbindung an ein CAD-System wäre relativ unproblematisch. Tatsächlich werden die Dokumente aber meist in mehreren unterschiedlichen CAD-Systemen generiert, die bei verschiedenen und manchmal auch wechselnden Partnerfirmen betrieben ERP-, CAD- und GIS- Anbindung Anlagenstruktur Kraftwerk A Brennkammer CAD-odell Stückliste CAD Kongruenz? Kostenträger /-stellen ERP Anlagenstruktur Kraftwerk A DS Brennkammer ontagezeichnung Stückliste Abb.: Datenstrukturen Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

Innerhalb der üblichen Aufbewahrungsfristen von etwa 10 Jahren sind dabei inzwischen nicht einmal besondere igrationsprobleme zu erwarten, weil die S-Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint etc.

4 Vor allem bei großräumig verteilten Anlagen (z.b. in Versorgungsunternehmen) ist zudem eine GIS-Anbindung sinnvoll.bei allen Schnittstellen liegen die Schwierigkeiten meist nicht in den technischen Funktionen der beteiligten Systeme, sondern in den Datenstrukturen. Die unterschiedliche Anwendungslogik erzeugt oft auch Unterschiede in den Datenstrukturen, die die Kommunikation zwischen den IT-Systemen erschweren. Prozessorganisation Wie bei der DS-Nutzung in kaufmännischen oder administrativen Bereichen ist auch bei Anlagenbetreibern die Systemeinführung mit Anpassungen in der Prozessorganisation verbunden. Für eine technische Anlagendokumentation lassen sich die betroffenen Arbeitsabläufe relativ gut eingrenzen und mit ihren Besonderheiten skizzieren. Neue Dokumente gelangen nur selten regelmäßig und wohldosiert in den Bestand (z.b. Betriebs- und Wartungsprotokolle); überwiegend müssen sie schubweise im Zuge von Neu- oder Umbaumaßnahmen übernommen Bei konventionellen Dokumenten ist das oft mit Problemen verbunden, weil gerade nach einer Inbetriebnahme andere Aufgaben mit Priorität bearbeitet werden müssen. it einem DS vereinfachen sich diese Probleme erheblich, wenn bereits im Vorfeld geeignete Absprachen mit den Geschäftspartnern vereinbart wurden. Die neuen Dokumente können dann weitgehend automatisiert via Schnittstelle in den Bestand übernommen Die technischen Dokumente werden nicht nur lesend genutzt, sondern auch in großem Umfang schreibend bearbeitet, wobei die Änderung der Anlagendokumente definierten Prozeduren (z.b. Planung Freigabe - Ausführung Abnahme) folgen soll. Auch hier bietet ein DS gegenüber einer konventionellen Dokumentation wesentliche Vorteile. Erstens können alle Fachbereiche problemlos auf dieselben Dokumente zugreifen und zweitens können die Prozessabläufe als elektronische Workflows implementiert Dadurch werden die Abläufe schneller, stabiler und zuverlässiger. Dokumentenaustausch Änderungsdienst für dynamische Dokumente Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

Die unterschiedliche Anwendungslogik erzeugt oft auch Unterschiede in den Datenstrukturen, die die Kommunikation zwischen den IT-Systemen erschweren.

5 Fazit Die Verwaltung technischer Daten und Dokumente bietet eine Reihe von Besonderheiten und spezifischen Herausforderungen, aber auch erhebliche Nutzenpotenziale. Für die Hersteller von Serienprodukten bieten sich in der Regel PD-Lösungen an. Für Anlagenbauer und -betreiber sind jedoch PD-Lösungen nicht unbedingt wirtschaftlich, weil die Generierung der erforderlichen etadaten angesichts vieler unterschiedlicher und oft externer Datenquellen zu aufwendig wird. Einfachere Lösungen auf der Basis einer DS-Software sind möglich, wenn die spezifischen Anforderungen angemessen berücksichtigt und sinnvolle Projektlösungen erarbeitet Für derartige Lösungen besitzt die Consultec als Projektpartner und Beratungshaus > umfassende Kenntnisse über die Vor- und Nachteile der in Frage kommenden Dateiformate, > weitreichende Erfahrungen für die sinnvolle Konzeption von Schnittstellen und Datenstrukturen sowie > die soziale Kompetenz für die erfolgreiche Anpassung der Prozessorganisation. Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

Für Anlagenbauer und -betreiber sind jedoch PD-Lösungen nicht unbedingt wirtschaftlich, weil die Generierung der erforderlichen etadaten angesichts vieler unterschiedlicher und oft externer

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