Kostenstellenrechnung an der TU Berlin

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1 Kostenstellenrechnung an der TU Berlin

2 Impressum: Herausgeber: Servicebereich Finanzen Ansprechpartner: Grundsätzliche Fragen zur Kostenrechnung: Frau Bartel Tel , Fax , Herr Borchert Tel , Fax , Frau Mathis Tel , Fax , 2

3 Gliederung 1. Kosten- und Leistungsrechnung Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung Stand der Umsetzung der Kostenrechnung Datenabgleich und Schnittstellenanpassung Umsetzung der innerbetrieblichen Kostenverrechnung Umsetzung der Leistungsrechnung Kostenstellenberichte Informationen zu Primärkosten Informationen zu Sekundärkosten, Gemeinkostensätze, Leistungsdaten Informationen zu Projekten Informationen zu Räumen Informationen zu Personal

4 1. Kosten- und Leistungsrechnung 1.1. Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung Die TUB Berlin verfolgt mit der Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung folgende Ziele: Ergänzung der inputorientierten Kameralistik um outputbezogene Informationen Schaffung eines Führungsinstrumentes Instrument zur Begründung des Ressourcenbedarfs Erhöhung der Transparenz durch Aufbau eines Berichtswesens Aufbau eines mittel- und langfristigen Planungs- und ontrollinginstrumentes Verbesserung der Steuerungsmöglichkeiten durch Bereitstellung von Informationen 1.2. Stand der Umsetzung der Kostenrechnung Datenabgleich und Schnittstellenanpassung Daten, die für eine Kosten- und Leistungsrechnung benötigt werden, liegen an der TUB bereits in diversen Datenbanken vor. Bei der Implementierung von HIS B wurde darauf geachtet, soweit wie möglich bereits vorliegende Datenbestände zu nutzen, um einerseits keine neuen Daten zu erfassen und andererseits auf valide Daten zurückzugreifen. Voraussetzung zur Einführung einer Kostenrechnung war die Überprüfung der Datenqualität der an der TUB vorhandenen Softwaresysteme und eine notwendige Anpassung der Schnittstellen. Durch den Servicebereich Finanzen erfolgten umfangreiche Abstimmungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit zwischen den Werten der Vorsysteme und den Datenübergaben über die Schnittstellen an HIS B. Datenliefernde Basissysteme sind an der TUB das Mittelbewirtschaftungssystem HIS MBS, das Personal- und Stellenbewirtschaftungssystem LGA, das Flächenverwaltungssystem Facilities Management System, das Inventarisierungssystem HIS IVS und das Studentenverwaltungssystem HIS SS. 4

5 Die aus den Basissystemen übergebenen Beschäftigungsverhältnisse und Hauptnutzflächen werden für die innerbetriebliche Verrechnung herangezogen. Kalkulatorische Kosten werden aus der Anlagenbuchhaltung (HIS IVS) für Abschreibungen ermittelt. Die Übernahme der ausgabengleichen Personal- und Sachkosten erfolgt direkt aus der Mittelbewirtschaftung (HIS MBS). Studierendendaten dienen als Bezugsgrößen für die Kostenverrechnung und bilden als eine Leistungsgröße die Grundlage zur Berechnung von Kennzahlen im Bereich der Kostenträgerrechnung. Verwaltungsaufgabe Basissystem Datenübergabe HIS B Bewirtschaftung der Haushaltsmittel Inventarisierung von Geräten und Anlagen HIS MBS HIS IVS Einnahmegleiche Erlöse Ausgabegleiche Kosten Kalk. Abschreibungen Import und Bearbeitung: Stammdaten Leistungsflüsse Bezugsgrößen Primärkosten Primärerlöse Personal- und Stellenverwaltung LGA Beschäft.verhältnisse Stellen Erfassung von Kalkulationssätzen Ermittlung von kalkulatorischen Mieten Liegenschafts- und Flächenverwaltung Facilities Management System Flächen Ermittlung von Verrechnungspreisen Kostenverteilung nach Leistungsflüssen Verwaltung von Studierenden HIS SS Studierende Berücksichtigung der Lehrverflechtung Lehrverflechtungsmatrix Standardauswertungen Abb. 1: Basissysteme / Schnittstellen Im ontrolling Baustein HIS B werden die Daten der Basissysteme zusammengefasst und einer systematischen Auswertung der Kostenrechnung unterzogen. 5

6 Umsetzung der innerbetrieblichen Kostenverrechnung Aufgaben der Kostenstellenrechnung Wirtschaftlichkeitskontrolle an den Stellen, an denen die Kosten entstehen Überwachung des Kostenbudgets im Sinne eines Kostenstellen-ontrollings. Um den rt der Kostenentstehung möglichst genau ermitteln zu können, ist die TUB in Kostenstellen unterteilt. Die Kostenstellen der Professuren/ sind an der TUB Hauptkostenstellen. Kostenstellen der Verwaltung, der Zentraleinrichtungen, Gebäude etc. sind Hilfskostenstellen. Hauptkostenstellen Hilfskostenstellen Soll-Professuren Zentraleinrichtungen Juniorprofessuren ZUV S-Professuren KW-Professuren Fakultät rgane Verwaltung Institut Verwaltung Werkstätten /Labore Gebäude Abb. 2: Kostenstellen Für jede Kostenstelle werden alle Kosten erfasst und ausgewiesen, die durch diese verursacht werden. Zunächst werden die Primärkosten (die von außen kommen) aus der Kostenartenrechnung übernommen und den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet. Anschließend werden die Kosten der Verwaltung sowie aller anderen 6

7 Hilfskostenstellen vollständig auf die Hauptkostenstellen (Professuren) verteilt. Diese Kosten bezeichnen wir als Sekundärkosten. Die Zuordnung der nach Arten gegliederten Kosten auf Kostenstellen ermöglicht es, organisations- und strukturbezogene Betrachtungen vorzunehmen. Das Verrechnungsverfahren führt zu einer vollständigen Entlastung der Hilfskostenstellen (z.b. Hochschulverwaltung sowie der zentralen und sonstigen Einrichtungen und man erhält die Kosten je Hauptkostenstelle. Kostenartenrechnung 601 Schrifttum 602 Bürobedarf 603 Waren 611 Bibliotheken 615 Fremdinstandhalt. 616 Wartung 621 Mieten 622 Leasing 625 Zölle 631 Telefon 701 Beamtenbezüge 702 Vergüt. Angestellte 703 Löhne Arbeiter 743 Altersversorgung 762 Fahrtkosten Kostenstellenrechnung Hilfskostenstellen Verteilung der Kosten der Hilfskostenstellen Hauptkostenstellen ZUV ZE Ge- FSP Prof. Prof. bäude Muster Beispiel Direkte (Primär)Kosten + Indirekte (Sekundär)Kosten = = = = = Direkte (Primär-)Kosten + Indirekte (Sekundär)Kosten = = = Abb. 3: Verrechnung der Hilfskostenstellen Innerbetriebliche Leistungsverrechnung An der TUB sind die /Professuren Hauptkostenstellen, alle anderen Kostenstellen werden als Hilfskostenstellen geführt. Hilfskostenstellen erbringen Leistungen für andere Hilfs- und Hauptkostenstellen. Die entstandenen Kosten sind den Kostenstellen zuzurechnen, die diese Leistungen in Anspruch genommen haben. Ziel der Innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist es, diese Umverteilung der Kosten von den leistungserbringenden Kostenstellen an die leistungsempfangenden durchzuführen, um alle Kosten der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen umzuverteilen. Dieses Verfahren nennt man Sekundärkostenverrechnung. 7

8 Die Grundlage der Verteilung bzw. Verrechnung von Kosten bildet in der Kostenrechnung das Verursachungsprinzip. Bezogen auf die Hilfs- und Hauptkostenstellen bedeutet dies, dass den Kostenstellen nur die primären Kosten zugerechnet werden dürfen, die diese auch verursacht haben. Bei Kostenstellengemeinkosten ist die Höhe der von einer Kostenstelle verursachten Kosten nicht genau oder mit sehr hohem Aufwand messbar. Die Kostenverteilung erfolgt dann mit Hilfe von Umlageschlüsseln. Ein Verstoß gegen das Verursachungsprinzip ist hier nicht zu vermeiden, wird aber durch die Wahl eines verursachungsgerechten Verteilungsschlüssels gering gehalten werden. Bei der Auswahl der Verteilungsschlüssel ist darauf zu achten, dass eine gewisse Proportionalität zwischen Schlüsselgröße und dem Kostenverbrauch besteht. Die Auswahl geeigneter Kostenschlüssel als Maßgröße der Kostenverursachung ist ein zentrales Problem der Kostenrechnung. Das Hauptproblem der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist die gegenseitige Abhängigkeit des innerbetrieblichen Leistungsaustausches. Die Umlage der Kosten einer Hilfskostenstelle kann erst dann erfolgen, wenn diese Kostenstelle zuvor entsprechend ihrer Leistungsinanspruchnahme mit den Kosten der anderen Hilfskostenstelle belastet wurde. Aufgrund des wechselseitigen Leistungsaustausches zwischen den Hilfskostenstellen führt nur eine simultane Vorgehensweise zur Lösung des Problems, da alle Hilfskostenstellen gleichzeitig ihre Kosten verrechnen müssten. Nach der Art der Berücksichtigung des wechselseitigen Leistungsaustausches lassen sich drei Verfahren unterscheiden: Anbauverfahren Stufenleiterverfahren Simultanverfahren (Gleichungsverfahren). Wir haben uns an der TUB für das Gleichungsverfahren entschieden, da beim Anbauverfahren keine Verteilung von Gemeinkosten zwischen den Hilfskostenstellen stattfindet und beim Stufenleiterverfahren nur eine Kostenverrechnung auf nachgelagerte Kostenstellen erfolgt. 8

9 Gleichungsverfahren Das Unternehmen Beispiel verfügt neben den vier Hauptkostenstellen über zwei Hilfskostenstellen Kantine und Werkstatt. Die Hilfskostenstellen erbringen ihre Leistungen für die Hauptkostenstellen, tauschen aber auch untereinander Leistungen aus. Ziel der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist es, die Kosten der Hilfskostenstellen entsprechend den Leistungsverflechtungen auf die Hauptkostenstellen umzulegen, so dass am Ende nur noch die Hauptkostenstellen Kosten enthalten. Beispiel Hilfskostenstellen Hauptkostenstellen Kantine Werkstatt FG hemie FG Informatik FG Mechanik FG Stahlbau Primärkosten Verteilungsgrundlage Mitarbeiter 100 Rep.-stunden Abb. 4: Ausgangsbeispiel innerbetriebliche Leistungsverrechnung Die Ermittlung der innerbetrieblichen Verrechnungssätze erfolgt mit Hilfe eines Systems linearer Gleichungen, wobei die Variablen den gesuchten Verrechnungssätzen entsprechen. Für jede Hilfskostenstelle wird eine Gleichung formuliert, so dass die Gleichungsanzahl der Anzahl der Kostenstellen entspricht. Vorteil: mathematisch exakt, da korrekte Verrechnungssätze Nachteil: bei großer Anzahl an Hilfskostenstellen der auftretende Erfassungs- und Rechenaufwand (EDV-technische Unterstützung mit HIS B) 9

10 Die allgemeine Gleichung für die Hilfskostenstelle j (mit Vj = Verrechnungssatz) lautet: gesamte primäre sekundäre bewerteter Vj x Leistungs- = Gemeinkosten + Gemeinkosten + Eigenverbrauch erstellung j der Stelle j anderer Stellen der Stelle j Bezogen auf das Unternehmen Beispiel lassen sich für die beiden Hilfskostenstellen Kantine und Werkstatt folgende Gleichungen formulieren: 100 V Kantine = V Werkstatt V Werkstatt = V Kantine Die Lösung dieses Gleichungssystems mit zwei Gleichungen und zwei unbekannten ergibt: V Kantine 64,162 /Mitarbeiter V Werkstatt 0,816 /Stunde Mit Hilfe dieser Verrechnungssätze lassen sich die Sekundärkosten der Hauptkostenstellen bestimmen. Für das FG hemie würden sich folgende Werte ergeben: Sekundärkosten Kantine = 64,162 /Mitarbeiter x 18 Mitarbeiter = 1.154,92 Sekundärkosten Werkstatt = 0,816 /Stunde x Stunden = 2.856,70 10

11 Hilfskostenstellen Hauptkostenstellen Kantine Werkstatt FG hemie FG Informatik FG Mechanik FG Stahlbau Primärkosten Verteilungsgrundlage Mitarbeiter Rep.-stunden Umlage Kantine Fuhrpark Kosten Abb. 5: Innerbetriebliche Leistungsverrechnung im Gleichungsverfahren HIS B ist in der Lage, eine Reihe von Verteilschlüsseln einschließlich ihrer Leistungsflüsse/Bezugsgrößen ohne manuellen Erfassungsaufwand zu erzeugen. Dies erfolgt auf der Grundlage von Informationen, die aus den Basissystemen wie LGA (Beschäftigungsverhältnisse), dem Facilities Management System (Flächenbewirtschaftung) und HIS SS (Studierende) bezogen werden. Die Generierung der Verteildaten erfolgt automatisch über HIS B. Weitere Schlüssel können differenziert den Erfordernissen der einzelnen Kostenstellen angepasst werden. Es lassen sich tatsächlich von Kostenstellen in Anspruch genommene Leistungseinheiten wie z. B. - Gefahrene Kilometer, - Geleistete Stunden, - Druckaufträge, - Telefoneinheiten, im System abbilden und für eine verursachungsgerechte Kostenverrechnung nutzbar machen. Die Verteilschlüssel der Hilfskostenstellen werden im Kostenstellenverzeichnis (SpalteH) ausgewiesen. Eine Übersicht der Verteilschlüssel ist als Anlage beigefügt. 11

12 2. Umsetzung der Leistungsrechnung Ein Kostenrechnungssystem, welches nur die Aspekte und Funktionalitäten einer Kostenarten- und Kostenstellenrechnung berücksichtigt, umfasst im Wesentlichen nur ein verfeinertes Steuerungsinstrument kameraler Daten. bgleich die Kostenstellenrechnung über die von der Kostenstelle verursachten Kosten und Erlöse berichtet und ein wertvolles Planungs- und Führungsinstrumentarium zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Arbeitsabläufe oder der rganisationsstruktur darstellt, sind zugleich die Möglichkeiten im Wesentlichen auf einen Soll-Ist-Vergleich beschränkt. Die Kostenrechnung ist daher um die Leistungsrechnung zu erweitern. Bei der Konzipierung einer universitären Leistungsrechnung ist zu berücksichtigen, dass universitärer Erfolg zumeist nur nicht-monetär zu erfassen ist. Die TUB wird der monetären Kostenrechnung eine Leistungsrechnung mit weitgehend nicht-monetären Mengengrößen gegenüberstellen. Aus der Verknüpfung von utput- und Inputgrößen erhält die TUB Kennzahlen als Indikatoren des Erfolgs. Mit der Gegenüberstellung von Kostengrößen und Leistungsparametern ist es möglich, steuerungsrelevante Informationen und Kennzahlen für das Berichtswesen zur Verfügung zu stellen. Die Auswahl und Definition geeigneter Leistungsgrößen erfolgt nicht durch den Servicebereich Finanzen. Die Daten werden aus dem Basissystem LINF vorerst ungewichtet übernommen und orientieren sich an den Kennzahlen für die Budgetierung und für die W-Besoldung. 12

13 3. Kostenstellenberichte HIS B ist eine nach beliebigen Kriterien flexibel auswertbare Datenbank. Sie entfaltet ihren Nutzen erst mit der Einführung und Umsetzung eines entscheidungsorientierten und steuerungsrelevanten Berichtswesens. Das Berichtswesen wurde mit der Kostenstellenrechnung an der TUB eingeführt. Unser Ziel ist die Entwicklung eines standardisierten und steuerungsrelevanten Berichtswesens, der Gewinnung einer überschaubaren Anzahl aussagekräftiger Kennzahlen und Kenngrößen, die den Berichtsempfängern die wesentlichen Zusammenhänge und Informationen übermitteln, ohne dabei in einer Flut von Daten zu ertrinken. Um dieser Forderung Rechnung zu tragen, gilt grundsätzlich das Aggregationsprinzip der Berichtsdaten zu der nächsthöheren Stufe des Berichtsempfängers. Die Berichte werden in SuperX zur Verfügung gestellt. Hier können die bestehenden Zugriffsebenen genutzt werden. Die Berichte sollen den Kostenstellenverantwortlichen einen umfassenden und schnellen Überblick über die wesentlichen Kostenrechnungsinformationen mit der Grundausstattung bieten. Neben den Kostenstellenberichten können auch die Inventarlisten abgerufen werden. 13

14 Informationen zu Primärkosten Abb. 6: Muster Kostenstellenbericht - Primärkosten für eine Professur 14

15 Informationen zu Sekundärkosten, Gemeinkostensätze, Leistungsdaten Abb. 7: Muster Kostenstellenbericht Sekundärkosten, Gemeinkostensätze, Leistungsdaten für eine Professur Informationen zu Projekten Im Kostenstellenbericht folgt nach den Leistungsdaten eine Liste alle Projekte, die in den Primärkosten Drittmittel enthalten sind. Informationen zu Räumen Aus dem IT-System für den Aufgabenbereich des Gebäudemanagements, Facilities Management System, erfolgt die Übergabe aller Flächendaten. Diese dienen als Bezugsgröße zur Kostenumlage der Gebäudekostenstellen auf die einzelnen Kostenstellen als Nutzer der entsprechenden Gebäude. Die Berechnung der kalkulatorischen Mietkosten erfolgt an der TUB noch nicht. Z. Zt. werden nur ausgabengleiche Ist-Kosten aus HIS MBS übernommen. Da es an der TUB Mietobjekte (Gebäude mit tatsächlichen Mietkosten) und TUB-eigene bjekte (Gebäude ohne Mietkosten) gibt, werden die Gebäude unterschiedlich mit Mietkosten belastet. 15

16 Informationen zu Personal Aus dem Programm zur Stellenbewirtschaftung, LGA, erfolgt die Übergabe aller Beschäftigungsverhältnisse. Diese dienen als Bezugsgröße zur Kostenumlage auf einzelne Kostenstellen. Die Berechnung der kalkulatorischen Personalkosten ist mit diesen Beschäftigungsverhältnissen möglich. Die TUB übernimmt die tatsächlich angefallenen IST Kosten aus der Mittelbewirtschaftung (HIS MBS). 16

17 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Basissysteme / Schnittstellen... 5 Abb. 2: Kostenstellen... 6 Abb. 3: Verrechnung der Hilfskostenstellen... 7 Abb. 4: Ausgangsbeispiel innerbetriebliche Leistungsverrechnung... 9 Abb. 5: Innerbetriebliche Leistungsverrechnung im Gleichungsverfahren Abb. 6: Muster Kostenstellenbericht - Primärkosten für eine Professur Abb. 7: Muster Kostenstellenbericht Sekundärkosten, Gemeinkostensätze, Leistungsdaten für eine Professur

18 Anlage Bezeichnung Kostenstellen Verteiler Fakultäten rgane der Fakultät, Fakultätsverwaltung, Sonstige Einrichtungen der Fakultät, Bibliotheken der Fakultät, EDV der Fakultät 3x01xxxx bis 3x29xxxx Institute Fakultätsunmittelbare Arbeitsgruppen 3x58xxxx Institute Verwaltung der Institute 3x3x10xx Werkstätten der Institute 3x3x61xx bis3x3x65xx Labore der Institute 3x3x66xx bis3x3x69xx Institute Bibliotheken der Institute 3x3x71xx bis 3x3x79xx EDV der Institute 3x3x81xx bis 3x3x89xx Arbeitsstellen, Projektwerkstätten der Institute 3x3x91xx Privatdozenten, Lehrkräfte, Tutoren der Institute 3x3x92xx Lehraufträge der Institute 3x3x95xx Sonstige Einrichtungen der Institute 3x3x97xx bis 3x3x99xx Verwaltung der Zentren 3x5x10xx Zentren Bibliothek der Zentren 3x5x71xx Sonstige Einrichtungen der Zentren 3x5x97xx bis 3xxx99xx 18

19 Anlage Bezeichnung Kostenstellen Verteiler ZEMS 41xxxxxx 100 % Studierende je Fakultät ZELMI 43xxxxxx 100 % Studierende je Fakultät Zentraleinrichtungen ZEK UB 44xxxxxx 46xxxxxx Anzahl der Beschäftigten 95 % Studierende je Fakultät, 5 % Anzahl der Beschäftigten tubit 47xxxxxx 100 % Studierende je Fakultät Präsidialbereich 7010xxxx 50 % Studierende je Fakultät, 50 % Anzahl der Beschäftigten Bereich der Kanzlerin 7020xxxx Anzahl der Beschäftigten Abteilung I Studierendenservice 71xxxxxx 100 % Studierende je Fakultät ZUV Abteilung II Personal und Recht Abteilung III Finanzen 72xxxxxx 73xxxxxx Anzahl der Beschäftigten Anzahl der Beschäftigten Abteilung IV Bau- und technische Angelegenheiten 74xxxxxx Anzahl der Beschäftigten Abteilung V 75xxxxxx Anzahl der Beschäftigten Pools bis nach HNF auf beteiligte Gebäude Gebäude bis nach HNF auf Nutzer Gebäude afeterien xx bis xx 50 % Studierende je Fakultät, 50 % Anzahl der Beschäftigten Nebennutz-, Funktions-, Verkehrsflächen keine Verteilung Räume in Umverteilung, Räume im Umbau, Veranstaltungsräume, Fremdnutzer , , , Anzahl der Beschäftigten 19

20 Anlage Bezeichnung Kostenstellen Verteiler Fakultätsübergreifende Forschung Förderprogramme Forschung 6001xxxx ProTUTec 6091xxxx beteiligte Fakultäten Kostenstelle des geförderten s Konzil, AS, Kuratorium 90xxxxxx bis 93xxxxxx Anzahl der Beschäftigten rgane, Gremien Peronalvertretung rgane der Studentenschaft 96xxxxxx 98xxxxxx Anzahl der Beschäftigten 100 % Studierende je Fakultät EDV-Projekte 9903xxxx bis 9927xxxx Anzahl der Beschäftigten WL-Programm 9931xxxx bis 9939xxxx Umlage auf geförderte Kostenstelle 20