Softwarehandbuch. gutwin Arbeitsschutz - Module. Modul: gutwin Unfallmanagement (UNF)

Transkript

1 Sftwarehandbuch gutwin Arbeitsschutz - Mdule Mdul: gutwin Unfallmanagement (UNF) Versin

2 Gutwinski Management GmbH Lhnsteinstraße Perchtldsdrf T: F: gutwin Sftware Htline: supprt@gutwinski.at gutwin Recht Htline: recht@gutwinski.at Gutwinski Management GmbH Die in diesem Handbuch bzw. in der Sftware erwähnten Prduktnamen und Bezeichnungen sind Warenzeichen der eingetragene Warenzeichen der betreffenden Firmen. Dieses Handbuch wurde mit größter Srgfalt verfasst, trtzdem können fehlerhafte Angaben und deren Flgen nicht vllständig ausgeschlssen werden und keine Haftung dafür übernmmen werden. Im Sinne einer besseren Lesbarkeit wurde vn uns entweder die maskuline der feminine Frm vn persnenbezgenen Bezeichnungen gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung des jeweils anderen Geschlechts

3 Inhaltsverzeichnis 1. MODUL UNFALLMANAGEMENT... 4 Unfälle verwalten... 5 Unfallmeldung über Intranetfrmular Auswertungen FEHLERBEHEBUNG TIPPS / FAQ

4 1. Mdul Unfallmanagement Datenerfassung: Verwaltung vn Unfällen, Unfallmeldungen und Arbeitsplätzen Auswertungen: Listen, Datenexprt Stammdaten: Verletzungsarten, Unfallursachen usw., Benutzerverwaltung, Rllen, Rechte Administratin: Datenimprt und -exprt Stammdaten Im Menü Stammdaten können Sie neben Benutzer, Rllen und Rechten (siehe Administratrenhandbuch) nch weitere Stammdaten verwalten, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Körperteile verwalten Hier können Sie die bestehende Liste der Körperteile (z. B. Zehe, Finger) individuell bearbeiten, ändern der erweitern. Diese Einträge stehen dann bei der Eingabe eines Unfalles als Mehrfachauswahl zur Verfügung. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Verletzungsarten verwalten Hier können Sie die bestehende Liste der Verletzungsarten (z. B. Abschürfung, Schädelverletzung) individuell bearbeiten, ändern der erweitern. Diese Einträge stehen dann bei der Eingabe eines Unfalles als Mehrfachauswahl zur Verfügung. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Unfallursachen verwalten Hier können Sie die bestehenden Einträge editieren. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Behörden / Einrichtungen Alle Stellen, an die Beauftragte gemeldet werden müssen bzw. vn denen Anfrderungen kmmen, können hier, wie auch im Rechts- und Bescheidmanagement verwaltet werden. (z. B. Arbeitsinspektrat, Gebietskrankenkasse, ) Werden hier Einträge verändert, wirkt sich dies auch auf die Einträge im Mdul Rechts- und Bescheidmanagement aus. Behördenarten und snstige Einrichtungen Kategrien vn Behörden bzw. Einrichtungen, die unter Behörden/Einrichtungen verwendet werden (z. B. Magistrat, Krankenkassen, Versicherungen...)

5 Tätigkeiten Tätigkeiten, die unmittelbar vr dem Unfall ausgeübt wurden, können in den Stammdaten bearbeitet werden. Standardtätigkeiten sind bereits hinterlegt, diese können flexibel bearbeitet, hinzugefügt und gelöscht werden. VORSICHT bei Verknüpfungen zu einem Unfall: Werden Daten in den Stammdaten geändert, s ändern sich diese ebenfalls im Unfall! Grundeinstellungen Hier können Sie festlegen, welche Mitarbeiter im Unternehmen über die Erfassung eines neuen Eintrages über das Intranetfrmular der über die Sftware direkt infrmiert werden sllen. Es werden nur jene Mitarbeiter zur Auswahl angebten, bei denen eine -Adresse hinterlegt wurde. Es kann definiert werden, welche Datenfelder im Intranetfrmular angezeigt werden. Dabei ist zu unterscheiden b es nur zum Befüllen dient der b es als Pflichtfeld in der Sftware hinterlegt wird (NUR im Eingabefrmular!). Als letzter Punkt kann definiert werden, b Leihpersnal bei der Unfallerfassung wie Fremdpersnal zu behandeln ist. Unfälle verwalten Anzeige Die erfassten Unfälle sind standardmäßig nach Bezeichnung srtiert. Sie können in der Überschriftenzeile der Tabelle auch nach Unfallzeitpunkt der Unfallkategrie auf- der absteigend srtiert werden, indem man direkt auf die Spaltenüberschrift klickt

6 Status Unfallzeitpunkt Unfallbezeichnung Unfallkategrie Quick-Actin-Menüs Bewegen Sie die Maus auf das Quick-Actin Symbl ( ) um weitere Aktinen durchzuführen. Die Menüptinen in der Kpfzeile wirken sich auf alle markierten Datensätze aus. Neu: einen neuen Unfall anlegen Anzeigen: Ansicht des Unfalls mit allen Daten und Verknüpfungen auf einer Seite Bearbeiten: Schreibzugriff für Änderungen Löschen: löschen eines Unfalls Eigenschaften Filtereinstellungen wechseln: Hier kann zwischen einfacher und erweiterter Suchmaske gewechselt werden. Ansicht Hier können bestehende Unfälle eingesehen werden, nicht aber editiert der gelöscht werden. Benutzer hne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neuen Unfall erfassen Mit "Neu" können Sie einen neuen Unfall erfassen

7 Alle Felder bei denen AUVA- Frmular relevant in grauer Schrift unter der Bezeichnung des Feldes angezeigt wird, sind erfrderlich um das Meldefrmular für die Unfallversicherung vllständig zu befüllen. Wird ein Unfall vn einem Mitarbeiter einer Fremdfirma erfasst, können alle Daten zum Mitarbeiter direkt erfasst werden. Der Bearbeitungsstatus wird bei Abschluss des Unfalls autmatisch auf 100 % gesetzt. Mit "weiter" springen Sie direkt zur Erfassung des Unfallrtes. Hier können Sie das Unternehmen swie den Standrt (aus dem ORG-Mdul) und die Arbeitsplatz-/ Anlagenzurdnung aus der Übersicht verknüpfen. Hier muss weiter definiert werden, b der Unfall ein Wegeunfall der ein Unfall im Betrieb bzw. auf einer auswertigen Arbeitsstelle / Baustelle geschehen ist. Wenn ein Unfall auf der Baustelle passierte, kann der Auftraggeber (wird in gutwin als Lieferant in den Stammdaten behandelt) und die Unfalladresse hinterlegt werden

8 Auch die beteiligten Arbeitsmittel und Arbeitsstffe können hier zu diesem Unfall verknüpft werden Schaltfläche Zuweisen 2. Im neu geöffneten Fenster das Arbeitsmittel / den Arbeitsstff auswählen. 3. Mit der Schaltfläche Ausgewähltes Element übernehmen der Unfalleintrag zuweisen. 3 Mit "weiter" springen Sie zur Erfassung des Krankenstandes / Meldung. Hier kann das Datum, vn wann bis wann der Mitarbeiter in Krankenstand war erfasst werden und die Ausfallstage eingeben werden. Wird ein Unfall erfasst und ein Krankenstandsdatum erfasst, dann kann sich der Verantwrtliche für die Meldung vn meldepflichtigen Unfällen erinnern lassen, wenn der Mitarbeiter nach 3 Tagen nch immer im Krankenstand ist und damit die Meldung an die Behörde erfrderlich wird

9 Mit Zuweisen können n-beliebig viele Mitarbeiter bei denen eine Adresse im System hinterlegt ist benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung erflgt 3 Tage nach dem Datum des 1. Tages im Krankenstand. Mit "weiter" springen Sie zur Unfallursachenanalyse für den Unfall und können erfrderliche Maßnahmen festhalten und verwalten. Dieser Maßnahmenkatalg kann in den Stammdaten bearbeitet werden. Es besteht weiters die Möglichkeit, Evaluierungseinträge vn Arbeitsmittel/Arbeitsstffen zu editieren und bearbeiten. ACHTUNG: Werden hier Evaluierungseinträge gelöscht der editiert, s ändern sich diese ebenfalls in Mdulen der Arbeitsmittel/Arbeitsstffe! Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie weitere zu dem Unfall gehörende, beliebige Dateien ablegen. (ptinal) Bearbeiten Mit Bearbeiten können Sie bestehende Eintragungen editieren. Löschen Mit Löschen können Sie Dkumentdaten löschen. Dabei werden auch die damit verknüpften Anhänge gelöscht. Bitte beachten Sie die Hinweise in der Sftware

10 Unfallmeldung über Intranetfrmular Im Mdul Unfallmanagement kann in den Stammdaten im Menüpunkt Grundeinstellungen festgelegt werden, wer nach der Erfassung eines neuen Unfalles der Beinahe-Unfalls eine E- Mail-Benachrichtigung erhalten sll. Mit dieser Funktin können Sie einen Hyperlink für ein Unfallmeldefrmular erstellen, das z. B. im Intranet zur Verfügung gestellt werden kann. Musterlink: ID=XXXX&gwsAutstartMdule=16 <Servername> Adresse mit der auf die gutwin-sftware zugegriffen wird. CustmerID: Mandantennummer/Kundennummer Optinal ist auch ein autmatisches Lgin möglich, Details dazu finden Sie im Admin-Handbuch. Klicken Sie auf den Link. Wählen Sie eine Unfallkategrie aus und befüllen Sie dann die Pflichtfelder die mit * gekennzeichnet sind. 1 Für Beinahe Unfälle reduziert sich die Anzahl der Felder. Beenden Sie die Eingaben mit dem Buttn "Fertigstellen". Sie erhalten eine Meldung, wenn die Erfassung der Unfallmeldung erflgreich abgeschlssen und die Benachrichtigung versendet wurde

11 Auswertungen Im Hauptmenü Auswertungen können Sie eine Liste aller Unfälle swie die zugehörigen Unfallmeldungen und Statistiken erstellen. Wählen Sie einen Bereich aus, nutzen Sie die Filtermöglichkeiten nach Bedarf und wählen Sie das gewünschte Srtierkriterium. Mit den "allgemeinen Filterkriterien", die bei Bedarf aktiviert werden können, kann u.a. nach Anlagen gefiltert werden. Je mehr Filter sie einsetzen, dest genauer wird Ihre Auswertung. Abfragen können auch als Vrlage gespeichert werden, damit die Filterkriterien nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen. Unfallmeldung an die Unfallversicherung Mit Überprüfung durchführen, werden die Pflichtfelder des Unfallfrmulars auf Vllständigkeit geprüft. Bei nicht befüllten Feldern erscheint ein rter Rahmen. Weiters erhalten Sie im Frmular mit Daten erfassen direkt eine Verlinkung in das System, um die fehlenden Daten zu ergänzen. Nach Abschluss kann das Dkument mit Rechte Maustaste -> Druckvrschau gedruckt werden. In den Auswertungen findet sich unterhalb der Berichtseinstellungen eine Pivt Tabelle, die heruntergeladen und mit den jeweils aktuellen Daten aus dem Unfallmdul befüllt werden kann. Speichern Sie die Datei lkal ab und machen Sie danach einen Datenexprt

12 Vrgehensweise: Speichern Sie zuerst die Musterpivttabelle lkal ab. Anschließend exprtieren Sie Ihre Unfalldaten aus Unfallmanagement -> Auswertungen -> Unfälle -> Exprt-Optinen und speichern diese Datei ebenfalls lkal ab. Nun öffnen Sie die Muster-Pivttabelle, die bereits mit Mustern befüllt ist. Um nun Ihre Auswertung in der Tabelle darstellen zu können, aktivieren Sie die Bearbeitung. Nun erscheint ein neues Fenster, indem Sie den Inhalt (Ihre Unfall-Auswertungen) aktivieren können. Nach dem Klick auf den Buttn wählen Sie den CSV-Exprt aus und klicken auf Öffnen Nun wird die Exprt-Tabelle in die Pivt-Tabelle eingespielt. Daraufhin müssen die Diagramme über einen rechten Mausklick im Diagrammbereich aktualisiert werden

13 - 13 -

14 2. Fehlerbehebung Es können nicht alle (lizenzierten) Mdule bzw. Menüpunkte ausgewählt werden: In diesem Fall fehlen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte wenden Sie sich an Ihren Administratr. Serverfehlermeldungen, div. Prbleme, Funktinen gehen nicht, Seiten werden nicht aktualisiert, IE hängt JavaScript muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Autmatische Ckie-verwaltung muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Cache leeren (unter Internetptinen Brwserverlauf Löschen: berste Optin darf nicht ausgewählt sein) Add-On s testweise deaktivieren Nehmen Sie im IE die Einstellung wie in der Einleitung beschrieben vr Anlagenbaum klappt zu bei Auswahl einer Anlage (IE 11) Im IE unter Extras Einstellungen der Kmpatibilitätsansicht die vrgeschlagene Seite (gutwin.at) hinzufügen. snstige Prbleme, die auf einem Client-PC auftreten: 1. IE schließen (alle Fenster!) IE neu öffnen, einsteigen testen, b andere Intranet/Internetseiten aufgerufen werden können IE-Einstellungen prüfen, evtl. Standardeinstellungen wählen PC neu starten prüfen, b Sftware auf anderen PC's fehlerfrei läuft... Ppups werden nicht angezeigt / angeklickte Infrmatinen erscheinen nicht: Wenn Sie einen Ppup-Blcker verwenden, werden Ppups autmatisch geblckt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Ppupblcker bzw. erlauben Sie ihm die Ppups "dieser" Site immer zu öffnen. Anwendung reagiert nicht mehr der Fehlermeldungen wie z. B. "Server Errr in '/gutwin' Applicatin", "Object reference nt set t an instance f an bject"...: Schließen Sie bitte den IE (alle Fenster!) und starten Sie den IE neu. Sie müssen dann erneut in die Sftware einsteigen... Benachrichtigungs- s (Ntifikatinen) werden nicht zugestellt bzw. Mitarbeiter werden in der Auswahlliste nicht angeführt: prüfen, b die Mailadresse bei den betrffenen Mitarbeiter (Menü Stammdaten) unter " für Benachrichtigungen:" krrekt eingetragen wurde. prüfen, b die Aufgabe als gültig markiert ist wenden Sie sich an Ihren Serveradministratr: evtl. läuft Task gutwin am Server nicht, dieser ist für die autmatischen Verständigungen erfrderlich. 82b Prüfbericht: Es werden nicht alle Bescheide aufgenmmen: Prüfen, b bei den Bescheiden gewerberechtl. Bescheid auf JA gesetzt ist. Prüfen, b der Bescheid mit einer Anlage verknüpft ist, die im ausgewählten Prüfumfang enthalten ist. Prüfen b die Bescheide im angegebenen Prüfungszeitraum gültig waren

15 3. Tipps / FAQ Um die Adresse für die Lgin-Seite nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sllten Sie diese bei den Favriten ablegen. Der Link muss flgende Frm aufweisen: bzw. Sllte der abgespeicherte Link nch mehr Daten enthalten wie z. B. dann funktiniert die Anmeldung nicht und es kann zu unerwarteten Prblemen bei der Ausführung der Sftware kmmen! Werden erfrderliche Eingabefelder (Pflichtfelder) nicht der falsch ausgefüllt, erscheint beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung in rter Schrift am Beginn der Seite swie das Wrt "Fehler" rechts neben der betreffenden Eingabemaske. Eingaben können nicht gespeichert werden, slange nicht alle Eingabefehler behben wurden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verbindung zum Server nach längerer Inaktivität geschlssen, Sie müssen in s einem Fall neu einlggen. Zum Beenden der Sitzung wählen Sie "Abmelden" am beren Bildschirmrand. Wenn Sie einfach das Brwserfenster schließen bleibt man u.u. angemeldet, bis der Brwser geschlssen wird! Eingabefelder die mit " * " gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tabulatrtaste um schnell vn einem Eingabefeld zum nächsten zu springen. Wenn Sie für kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf einem Menüpunkt verweilen, erscheint i. d. R. eine Kurzinf. Beenden Sie Eingaben mit dem Buttn "Fertigstellen" der "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für weitere Anlagen geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen Unterseiten (z. B. "Allgemeine Daten", "Bescheide", "Anhänge" usw.) springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen der jeweils ffenen Eingabemaske verwrfen. Auf einem PC darf man nicht gleichzeitig in mehrere Mandanten und/der mit verschiedenen Usern in die Sftware einsteigen kann zu Datenverlust führen! Es ist aber möglich, in ein und denselben Mandanten mit demselben User auf einem PC mehrfach einzusteigen