Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen

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1 Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen Fachratgeber für die Bibliotheksleitung und Bibliothekare Herausgeber: Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm Prof. Dr. Konrad Umlauf Autoren: Christoph Albers, Dr. Gabriele Beger, Roland Bertelmann, Dr. Peter te Boekhorst, f. Dr. Stefan Büttner, Frank Daniel, Berndt Doeckel, Gabriel Engert, Prof. Dr. Marek Fuchs, rof. Dr. Ursula Georgy, Christine Gläser, Brigitte Göpfert, Dr. Martin Götz, Henner Grube, Sabine Guhl, Sabine Günther, Petra Gunzenhäuser, Petra Hätscher, Petra Hauke, ira Hinnenthal, Benno Homann, Prof. Dr. Dagmar Jank, Barbara Jedwabski, Dr. Alice Keller, Petra Klug, Susanne Korb, Bettina Kullmer, Dr. Jörg Meyer, Dr. Helmut Müller, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Beatrix Noack, Gisela Ogasa, Michaela Pätzold-Wenzel, Dr. Gerd Paul, Nicole Petri, Dr. Alfred Pfoser, Dr. Jürgen Plieninger, Brigitte Pott, Britta Pouwels, Dr. Klaus Rischar, Alexander Rosenstock, Dr. Heike Schiffer, Stephanie Schmitt-Daun, Carola Schwabe, Dr. Dieter Schwartz, Elisabeth Simon, Dr. Andreas Stumm, Dr. Silke Tesch, Cornelia Vonhof, Andrea Wehr _ Aktualisierungsstand: Nummer 11 - September 2005 VERLAG DASHÖFER VERLAG DASHÖFER GMBH Fachverlag für Wirtschaft, Behörden, Selbständige und Freiberufler Magdalenenstraße Hamburg Tel.: (040) Fax: (040) Internet: lnfo@dashoefer.de

2 Kapitel 1 Seit e Wegweiser Inhalt Vorwort der Herausgeber Die Herausgeber Die Autoren Abkürzungsverzeichnis Stichwortregister

3 Kapitel 2 2 Aktuelles und Trends 2.1 Thema des Quartals Kommunale Kultur und Finanzkrise Innovation und Stabilität - Neuausrichtung der ekz.bibliotheksservice Umzug einer Bibliothek Qualitätsmanagement für Bibliotheken - Der Common Assessment Framework: ein ganzheitliches Qualitätsmanagement-System 2.2 Praxisbeispiele Qualitätsmanagement für Bibliotheken - Der Common Assessment Framework: ein ganzheitliches Qualitätsmanagement-System Vermittlung von Informationskompetenz im Diplomstudiengang Chemie an der TU Bergakademie Freiberg Einsatz ausgewählter Qualitätswerkzeuge im Bereich Erwerbung an der Universitätsbibliothek Freiberg Tausch von Erwerbungsdaten zwischen Bibliothek und Buchhandel in der Praxis Nutzennachweis von Informationsdienstleistungen am Beispiel des Fraunhofer IESE, Library and Information Services (LIS) Bibliothekszentralisierung in der Universität Hamburg 2.3 Bibliotheksportraits Reorganisation des Geschäftsganges und organisatorische Neukonzeption bei den Büchereien Wien Bibliotheksportrait - Die Fachhochschulbibliothek Münster Qualitätsmanagement und ISO-Zertifizierung in der Stadtbibliothek Freiberg am Neckar

4 1/1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Kapitel Bibliotheksportrait - Die Regionalbibliothek Weiden Marketing in der Technischen Informationsbibliothek (TIB) Marketing der Deutschen Zentralbibliothek für Medizin (ZB MED) 2.4 Termine Fortbildungen / Tagungen / Messen Einschreibefristen für weiterbildende Studiengänge 2.5 Adressen Quellen Bibliotheken Bibliothekarische Vereinigungen Bibliothekarische Verbundsysteme Fachzentralkataloge Staatliche Büchereifachstellen Bibliotheksdienstleister

5 Kapitel 3 Seite 1 3 Management und Marketing 3.1 Grundlagen des Managements Von der Betriebwirtschaft zu Marketing und Coaching Grundlagen des Managements Vom wissenschaftlichen Management zum Human- Relations-Ansatz Die neuen Rollen von Mitarbeitern und Managern Vier Dimensionen des Managements Managementinstrumente Grundprinzipien erfolgreichen Managements Weiterführende Literatur 3.2 Leitbild und Organisationsidentität Grundbegriffe Organisationskultur Organisationskommunikation Organisationsdesign Organisationsimage Leitbild Beispiele Literaturhinweise 3.3 Strategisches Management Der Managementkreislauf' Die SWOT Analyse Strategischer Wettbewerbsvorteil" und Alleinstellungsmerkmal" Das System hierarchischer Zielebenen Kennzahlen und Leistungsindikatoren Mehr als Zahlen: Balanced Scorecard Weiterführende Literatur 3.4 Marketing Marketing vs. Verkaufen Informationsdienstleistung als zu vermarktendes Produkt

6 1/1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Kapitel Benutzerbefragung Marketing-Mix Produktpolitik Preispolitik Distributionspolitik Kommunikationspolitik Literatur Kundenbindung und Qualitätsmanagement Qualität und Management Qualitätsvoraussetzungen des Produktes Information" Qualität = Qualitätswahrnehmung Qualitätspreise Totale" Ausrichtung auf den Kunden - TQM Qualitätshandbuch Der Demingkreis als Ausgangspunkt für Qualitätstechniken Was ist Dienstleistungsqualität? Erkenntnisse aus der Anwendung von SERVQUAL/ LibQUAL+TM Weitere Qualitätstechniken Checkliste zur Kundenorientierung Literatur 3.6 Veränderungsmanagement Literatur Verwaltungsreform und Neues Steuerungsmodell" Innovationen initiieren und Veränderungen zum Erfolg bringen Externe Beratung: Unterstützung von Veränderungsprozessen 3.7 Betriebs- und Rechtsformen Weiterführende Literatur Mögliche Betriebsformen Rechtsträgerwechsel

7 Kapitel 3 Seite Anhang: NeueAufgaben Wirtschaftsplan und Gesellschaftszweck Das Vermögen Betrieb gewerblicher Art Der Gesellschaftszweck Das Personal Checkliste für die Errichtung One-Person Libraries/Librarians Was ist ein/e OPL? Die OPL und ihre Trägerorganisation Die Nutzer der OPL Die Tätigkeiten einer One-Person Librarian Kosten und Nutzen einer OPL Ausblick Literatur und Internetadressen Operatives Management Bereiche operativen Managements Proiektarbeit und -management

8 1/1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Kapitel Besprechungsmanagement Vor der Besprechung Während der Besprechung Die ergebnisorientierte Tagesordnung Ergebnisorientierte Entscheidungsvorlagen Nach der Besprechung 4.6 Selbstmanagement, Zeitmanagement Erfolgreich handeln Ziele setzen Realistisch, zielorientiert planen Prioritäten setzen Ziel und Wert Terminieren Tagesrhythmen beachten Delegieren Erfolgskontrolle und Bewertung Resümee Prinzipien des Zeitmanagements 4.7 Management zivilgesellschaftlichen Engagements Rahmenbedingungen Rekrutierung Organisation Motivation Qualifikation der Freiwilligen Qualifikation der Hauptamtlichen Aufgaben der Freiwilligen Kontinuität und Qualität Ergebnisverantwortung Recht und Versicherung Finanzierung

9 Kapitel 4 Seite 1 4 Personalmanagement 4.1 Personalentwicklung Von der Fortbildung zur Personalentwicklung In welchen Zusammenhängen steht Personalentwicklung? Wucht des Wandels in Bibliotheken Inhalte von Personalentwicklungs-Maßnahmen Bedarfsermittlung Handlungsfelder, Handlungsträger Handlungstransfer, Evaluation Coaching Persönlicher Lernplan 4.2 Mitarbeitermotivation Vom Produkt zur Dienstleistung Bedürfnis und Motivation Motivieren mit, nicht gegen Ziele bilden heißt Attraktionen schaffen Literaturverzeichnis 4.3 Personalbedarf Literaturhinweise Einleitung Methoden der Personalbedarfs-Ermittlung 4.4 Arbeitszeitmodelle Literatur Einleitung Gesetzliche Rahmenbedingungen für Arbeitszeitmodelle Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Arbeitszeitmodelle und Betriebsorganisation Formen von Arbeitszeitmodellen Vertrauensarbeitszeit

10 Kapitel 5 Seite 1 5 Finanzen und Controlling 5.1 Finanzierungsquellen von Bibliotheken Alternative Finanzierungsquellen Sponsoring Bibliotheksfundraising Qualifizierung von Fundraisern Einnahmen dem Haushalt der Bibliothek zukommen lassen 5.2 Haushaltsrecht, Haushaltspläne, Budgetiemng, Globalhaushalte Literaturhinweise Haushaltsrecht Haushaltsplan, Haushaltsgrundsätze Haushaltssystematik, Titel, Kapitel, Haushaltsstelle Deckungsfähigkeit, Sammelnachweis Flexibilisierung, Budgetiemng, Globalhaushalt, Neues Steuerungsmodell 5.3 Kostenrechnung Einführung in die Kostenrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Kostenmanagement Schlussbemerkung Literatur 5.4 Controlling Grundlagen Einführung eines Controllingsystems Leistungsmessung 5.5 Fundraising für Bibliotheken Allgemeines Statistik

11 1/1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Kapitel Fundraising als Managementaufgabe Fundraising-Instrumente Rechtliche Aspekte des Fundraising Einige erfolgreiche Fundraising-Beispiele aus Bibliotheken Fazit Interessante Links Betriebsvergleich, Benchmarking Grundannahmen Berichtswesen System von Zieldimensionen Erhebungsinstrumente Leistungsbewertung Schlussbemerkungen Literaturhinwei se Drittmittelprojekte: Fördermöglichkeiten und Projektmanagement" Einleitung Grundbegriffe Förderprogramme und Förderinstitutionen (in Auswahl) Proj ektmanagement Abkürzungsverzeichnis Weiterführende Literatur

12 Kapitel 6 Seite 1 6 Arbeitsrecht 6.1 Stellenausschreibung Stellenausschreibungen im nicht-öffentlichen Bereich Stellenausschreibungen im öffentlichen Bereich Rechte des Betriebsrats bei Stellenausschreibungen Rechte der Personalvertretungen bei Stellenausschreibungen 6.2 Bewerbungsverfahren Bewerbungsverfahren im nicht-öffentlichen Bereich Bewerbungsverfahren im öffentlichen Dienst Rechte des Betriebsrats im Bewerbungsverfahren Rechte des Personalrats in Bewerbungsverfahren 6.3 Einstellung und Arbeitsverträge Angestellte mit unbefristetem Arbeitsvertrag Angestellte mit befristetem Arbeitsvertrag Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte 6.4 Beurteilungen, Zeugnisse Grundlagen, Arten, Formen von Zeugnissen Inhalt und Sprache von Zeugnissen 6.5 Mutterschutz und Elternzeit Mutterschutz Elternzeit 6.6 Eingruppierung Der Bundes-Angestelltentarifvertrag Vergütungsordnung und Tätigkeitsmerkmale Unbestimmte Rechtsbegriffe Die Eingruppierungsvorschrift Arbeitsvorgang

13 1/1 Inhaltsverzeichnis Seite2 Kapitel Fallgruppen und Bewährungsaufstiege Tätigkeitsmerkmale und ausgewählte Arbeitsvorgänge Eingruppierung des wissenschaftlichen Bibliotheksdienstes Beratung Literaturhinweise 6.7 Mitbestimmungsrechte Personalvertretung am Beispiel BPersVG Beteiligungsrechte der Frauenund Gleichstellungsbeauftragten Behindertenbeauftragte Aufgaben der Schwerbehindertenvertretung (SV) - ( 94,100 SGB IX) Die persönliche Rechtsstellung Die Beteiligungsrechte Prüfung der Beschäftigung Schwerbehinderter Menschen 6.8 Kündigung Öffentlicher Dienst

14 Kapitel 7 Seite ' Werbung und Öffentlichkeitsarbeit Werbung, Öffentlichkeitsarbeit, Kulturmanagement Begriffe und Konzepte Funktionen und Ziele Zielgruppen und Maßnahmen Organisation und Ressourcen Checkliste für die Auswahl einer Werbeagentur Erfolgskontrolle Strategisches PR-Management Literaturhinweise Pressearbeit Status quo Ziele und Themen Mediaselektion So wird's gemacht Literaturhinweise Die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen Ziele und Formen Kooperationen Checklisten für Live-Veranstaltungen Checklisten für Ausstellungen Rechtliche Aspekte Literaturhinweise Die Gestaltung von Werbeund Informationsmaterial Grundsätze Häufige Fehler Briefing Literaturhinweise

15 1/1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Kapitel Werbemittel, Werbeträger Bestandsaufstellung, Bestandspräsentation Website Profildienste Schaufenster, Vitrinen Hörfunk Literaturhinweise Online Marketing Literatur Einleitung Begriffsdefinition Online-Marketing versus klassisches Marketing -Vorteile des Online-Marketings Übersicht der Formen des Online-Marketings Die URL als zentrale Marketingmaßnahme Webdesign Webseiten-Marketing offline und online Suchmaschinen-Marketing Der Newsletter Weitere digitale Dialog-Instrumente Wirkung von Online-Werbung Bannerwerbung Partnerprogramme Weblogs Fazit

16 Kapitel 8 Seite 1 8 Optimale Informationsdienstleistungen, Bestandspolitik 8.1 Bestandspolitik Wissenschaftliche Bibliotheken Öffentliche Bibliotheken Lieferantenauswahl, Kostenoptimierung beim Einkauf Beschaffung von Online-Medien 8.2 Informationsdienstleistungen Nutzerorientierte Informationsdienste Auskunftsdienste/Informationsvermittlung Auftragsrecherchen in Informationsdatenbanken Call Center und Virtuelle Auskunft Personalisierte Bibliotheksdienste 8.3 Management von Bildungsdienstleistungen Informationskompetenz Benutzerschulung - Vermittlung von Informationskompetenz Die Rolle der Bibliotheken im Bildungssystem von Schule und Hochschule Bibliotheken und E-Learning

17 Kapitel 9 Seite Bibliothekspraxis und EDV Managementanforderungen durch Informationstechnik Stellung der Informationstechnik in der Bibliothek Informationstechnik in Bibliotheken ist mehr als nur ein Bibliothekssystem Anforderungen an das Management einer Bibliothek Was ist ein System Librarian? Zentrale Bedeutung der Webseiten einer Bibliothek Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter Grundsätzliches Anforderungen ans Management bei der Schulung Konkrete Maßnahmen und Möglichkeiten Anbieter von Fortbildungen 9.3 Die EDV und ihre Systeme: Software Literatur und Informationsquellen Checkliste für ein Pflichtenheft zur Softwarebeschaffung Open Source Software - Pro und Contra Überblick über Softwaresysteme Software für Digital Reference Service und Web Contact Center 9.4 Einzelne Bereiche des DV Managements Rechte und Vertrauen sichern: Digital Rights Management" und Trusted Computing" Langzeitarchivierung und-verfügbarkeit

18 Kapitel 10 Seite Rechtliche Grundlagen der Bibliothekspraxis 10.1 EU-Recht und Bibliothekswesen Urheberrecht Das Kopieren Der Kopienversand an Direktbesteller Elektronische Pressespiegel und Pressearchive Die öffentliche Wiedergabe Die öffentliche Zugänglichmachung Die Ausleihe Zusammenfassung zum Urheberrecht derzeit nicht besetzt Lizenz- und Konsortialverträge Prinzipielles zu Lizenz- und Konsortialverträgen Übersetzungshilfe Inhalt des Lizenzvertrages Die Arbeitsgemeinschaft Deutscher, Österreichischer und Schweizer Konsortien (GASCO) Zusammenfassung: Zu beachten in einem Lizenzvertrag Online-Recht Intranet und Internet Die Haftung Der Datenschutz Die digitale Signatur Das Strafrecht Der Jugendschutz Die elektronischen Datenbanken Die Retrodigitalisierung und Netzwiedergabe Das Intranetangebote Die eigene Homepage

19 1/1 Inhaltsverzeichnis Seite 2 Kapitel Der Domainname Domain- und Markenschutz Die eigenen und fremden Datenbanken Die Linksammlung Die Kennzeichnungspflicht Das anzuwendende Recht 10.6 Jugendschutz 10.7 Rechtsfragen der Bibliotheksbenutzung Legitimierung zum Erlass Voraussetzungen zur Benutzung und zur Zulassung Datenschutz Haftung des Benutzers Haftung der Bibliothek Hausrecht Benutzungsordnungen für Internetplätze Gebühren und Entgelte Inkrafttreten