Städtetag Salzburg 9. Juni Arbeitskreis 1 -

Transkript

1 Städtetag Salzburg 9. Juni Arbeitskreis 1 - Facility Management am Beispiel der Stadt Salzburg Chronologie FM-Aufbau FM-Ansätze in mehreren Fachbereichen / Bau + IT - Projektverantwortung verlagert zur Direktion Untersuchung der Bauabteilung durch Wibera Strategieentwicklung Diskussion Ziele und kritische Erfolgsfaktoren Festlegung interne FM-Umsetzung FM vorerst nur bezogen auf Gebäude Organisationsumbau gebäudebezogene Tätigkeiten Strategisches / operatives FM - Verlagerung Immobilienverantwortung Aufbau Datengrundlagen für Steuerung Definition von SLA s zwischen ET / BT / Nutzer Parallelprojekte zu FM-Aufbau 1

2 FM-Konzeption gem. Wibera-Studie Zusammenfassung objekt- u. prozessbezogener Leistungen in der Gebäudebewirtschaftung Schaffung neuer Organisationseinheiten (zentrale GM-Einheit sowie zentrale Eigentümervertretung) Portfoliomanagement Magistratsdirektion Gebäudeinformationssystem Institutionalisierung FM-Standards f. Projekte Einführung Mieter Vermietermodell, Interne Leistungsverrechnung Ämterübergreifendes FM-Projekt Zielformulierung für FM - Projekt Gebäudebezogene Kosten minimieren Immobilienbezogene Prozessabläufe verbessern Neustrukturierung gebäudebez. Leistungen Entscheidungsgrundlagen Investitionsbudget für Immobilienbestand Instandhaltungsstaus vermeiden bzw. Strategie für Abbau entwickeln Kostentransparenz Zentrale Gebäudeinformation in einem System 2

3 Diskussion der kritischen Erfolgsfaktoren Identifikation Unternehmensführung Organisationsumbau (Bündelung) Ressourcenbereitstellung (Personal, Budgetmittel) Kompetenzverlagerung zu Facility Management IT-Integration Akzeptanz Prozessbeteiligte, Einbindung FM in Prozesskette Budgethoheit Freigabe der Investitionen Begleitung Investitionsprojekte (facilitär u. Kosten) Eigenbetrieb oder Ausgliederung Sichtweisen im Facility Management Eigentümer Eigentümer Rendite Funktionen Nutzer Nutzer Prozesse Betreiber 3

4 Abgrenzung Strategisches / Operatives GM Kontrollamt Magistratsdirektor Magistratsdirektion Allgemeine und Bezirks- Verwaltung Kulturund Schulverwaltung Wohlfahrtsverwaltung Seniorenheimverwaltung Raum- Planung und Baubehörde Bauverwaltung Betriebsverwaltung Finanzverwaltung Gemeinderatskanzlei MD/01 Personalamt MD/02 Bezugsamt MD/03 Amt für Archiv und Statistisches Amt öffentliche Facility OrdnungManagement (Stadtarchiv) 1/01 2/01 Einwohnerund Schulamt Standesamt Bündelung2/02 1/02 strategisches Markt- und Portfolio- Veterinärambücherei Stadt- Mgmt. 1/03 2/03 Sozialamt 3/01 Stadtjugendamt 3/02 Leistungsbeziehung Baurechtsamt 5/01 Bau- und Feuerpolizeiamt 5/02 Amt für Stadtplanung und Verkehr 5/03 Gebäudeverwaltung 6/01 Kanal- und Gewässeramt 6/02 Vermessungsamt 6/03 Wirtschaftshof 7/02 Abfallwirtschaftsamt 7/03 Stadtkasse 8/02 Bündelung Stadt- Städtische operativer buch- haltung Betriebe 7/01Gebäudebez. 8/01 Aktivitäten Stadtsteueramt 8/03 Wohnungsamt MD/04 Gesundheitsamt 1/04 Verkehrsund Straßenrechtsamt 5/04 Straßenund Brückenamt 6/04 Gartenamt u. Friedhofsverwaltung 7/04 Grundamt 8/04 Informationszentrum MD/05 Berufsfeuerwehr 1/05 Freiwillige Feuerwehr Amt für Datenverarbeitung MD/06 Strafamt 1/06 Abrenzung FM zu Fachbereich MA 6/01 Lebenszyklus einer Immobilie Idee Planung-Bau Betrieb Polit. Auftrag Fertig- stellung laufende Nutzungsänderung Abriss Schwerpunkt MA 6/01 Aufgabenbereich Facility Management MD/00 4

5 Gesamtfunktion strategisches FM Struktur- und Organisationsaufbau Koordinierung Datenerfassung intern / extern Aufbau CAFM-System, EDV-Schnittstellen Erfassung Gebäude- u. Anlagendaten Strukturierung Kosten- u. Vertragsdaten Portfoliomanagement, kaufmänn. GM Immobiliencontrolling, Steuerung Gesamtportfolio Definition Ziele, Strategien für Investitionen Fokus auf Investitions- und Folgekosten bei Projektinvestitionen Führung Investitionsprogramm (Eigentümer / Betreiber / Nutzer / Politik) Flächenmanagement Gesamtfunktion Gebäudeverwaltung Technisches Gebäudemanagement Betreiben (Wartung, Inspektion, Instandsetzung) Energiemanagement Neubau, Umbau, Modernisierung Dokumentieren Gewährleistungsmanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Reinigung Umzug Inventarverwaltung Hausverwaltung 5

6 Systemanalyse CAFM Datenbank /m² m²/ MA /m³ kwh /m³ /m² Data-Ware-House Reinigungsprogramm BKF Inventar BKF Verträge BKF Finanzdaten Akt 2000 Daten in bestehenden Anwendungen Web-GIS Personaldatenbank Energiekontrollsystem Organisations- Datenbank Datenbank Objektzustände CAFM Neue Systeme Daten aus Kostenrechnung Datenvisualisierung aus Data-Warehouse (Bsp. 1) 6

7 Zeitplan FM-Implementierung Projektgesellschaften Objektvermietung I + II Tochtergesellschaft der Stadt (99%-Anteil) Teilauslagerung der Finanzierung Kostengarantie von Projektsummen Rückerstattung USt Tagespolitische Einflussnahme entfällt Abwicklung von größeren Bauvorhaben Ankauf / Adaptierung v. Amtsgebäude Neubau Feuerwehr, Schule, Kulturbau Vermietung 10 Jahre mit USt anschließend optieren Übertragung der Liegenschaften seit erf. 7

8 Projekte Büroflächenoptimierung I + II Einzelprojekte neben FM-Projekt Ziel: Auflassung angemieteter Büroflächen (2.700 m²) Evaluierung der Büroflächen im Eigenbestand zur Ermittlung der Raumressourcen Ermittlung von Personalressourcen Zusammenführung dislozierter Einheiten Erstinvestitionen erforderlich Amortisationszeit d. Investitionen in 3 Jahren Einsparung von ,- p.a. Projekt Energieoptimierung Projektansatz Verbrauchsoptimierung Tarifverhandlungen Einsparung CO²-Emission (minus 13% Vorgabe) Verbesserung Service-Qualität Einsparung ca ,- /p.a. Projektumfang Energieoptimierung für HKLS+E Straßenbeleuchtung Vorgaben für Neuanlagen Contractingmodelle 8

9 Städtetag Salzburg 9. Juni Arbeitskreis 1 - Facility Management am Beispiel der Stadt Salzburg 9