Intelligente Vernetzung und Digitalisierung in der Immobilienverwaltung. Online Vortrag

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Teresa Breiner
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1 Intelligente Vernetzung und Digitalisierung in der Immobilienverwaltung Online Vortrag

2 Intelligente Vernetzung und Digitalisierung in der Immobilienverwaltung 2

3 Entwicklung Mortensen Immobilien seit der Übernahme Umsetzung Volldigitalisierte Systemlösung Implementierung zahlreicher WorkFlows Konzeptionierung umfängliche Digitaliserung Maximale Transparenz für Eigentümer Effiziente u. qualitative Prozesse Skalierung des Geschäftsmodells 2015 seit Gebäudeautomatisierung Smart Home Gebäudedigitalisierung und Einbindung in die GP 3 Fokussierung Verwaltung von Mehrfamilienhäusern / Immobilienportfolios Abstoßung von WEG Verwaltungen Auszeichnungen 2020 Immobilienverwalter des Jahres 2020 VDIV Platz Deutscher Immobilienpreis Property Management

4 Digitalisierung der Immobilienverwaltung 4

5 Driving Forces der Digitalisierung von Immobilienverwaltungen Veränderte Erwartungshaltung Anspruchsvollere Kundenanforderungen hinsichtlich Transparenz, Reaktionszeiten, Auskunftsfähigkeit, Qualität und Kommunikation Zunehmende gesetzliche Anforderungen DSGVO, Zensus, ESG, EED erfordern die digitale Verfügbarkeit relevanter Daten Gründe für die Digitalisierung Fachkräftemangel Preissensibilität der Kunden Schaffung zeitgemäßer Arbeitsplätze (modern, Home Office) und wissensbasierter digitaler Prozesse Erfordert schlanke und effiziente Geschäftsprozesse sowohl intern als auch extern mit Geschäftspartnern Bereitstellung von digitalen Daten Signifikante Kosteneinsparungen bei verbundenen Dienstleistern und Bewirtschaftung Erschließung neuer Geschäftsfelder Neue Einnahmequellen 5

6 Dienstleistungsumfang und Stakeholder - Hürde der Digitalisierung Vertrags partner Buchhaltung Baubegleitung HK- Abrechnung Instandhaltung Daily Business Rechtsprechung Verträge NK- Abrechnung Gesetze Im Fokus der Öffentlichkeit Schadensmangement 6

7 Kompetenzen bestimmen und zielgerichtete Digitalisierung Selbstanalyse Was sind die Kompetenzen? Wer ist die Zielgruppe? Welche Dienstleistung möchte man selber erbringen? Partnernetzwerk Outsorcing von Geschäftsprozessen Anbindung und Vernetzung IT Infrastruktur Kernsystem / DMS IT Sicherheit Digital Work Digitalisierungsspirit Anbindung relevanter Softwarelösungen Standardisierung von Geschäftsprozessen 7

8 Beispiele effizienter und skalierbarer Prozesse 8

9 Digitales Schadensmanagement Schadensmeldung Mieter Validierung im Kernsystem Beauftragung Handwerker Mieterportal Mieter meldet per Smartphone einen Schaden inkl. Bilder Übertragung ins Kernsystem und Prüfung Vollständige Verschlagwortung und Mitarbeiterzuordnung Strukturierte Beauftragung Handwerker inkl. Auftragsnummer Automatische Statusmitteilung an den Mieter Rechnungsfreigabe Wiederverwertbarkeit Mieterportal Rechnungsverarbeitung Geschäftsvorfall inkl. aller Korrespondenzen, Dokumente unter Fläche, Person, Objekt auffindbar und im DMS Automatische Statusmitteilung Mieter Bitte um Bewertung Rechnungsfreigabe (WF) Prüfung aller Beteiligten. Zahlung der Rechnung und automatische Schließung des Tickets Rechnungserhalt: oder Post Post Scan-DL Ablage WorkFlow 9

10 Auswirkungen seit der Einführung Digitales Schadensmanagement Transparenz Reduzierung Kundenzufriedenheit 02 Skalierbarkeit 03 Reduzierung Anfahrten Kosten (Gewährleistung) Bearbeitungszeiten 10

11 Digitaler Vermietungsprozess Kündigungs- WorkFlow Übertragung Vermarktungsp lattform Vermietungsprozess Übertragung ins ERP Eingehende Kündigung wird gescannt und via WorkFlow bestätigt bzw. beanstandet Alle Stammdaten der Mietfläche werden an die Vermarktungsplattform übermittelt Eigentümerfreigabe Mietermatching Digitale Bewerbungsmappe Bonitätsprüfung Übertragung aller Personen- und Vertragsdaten ins ERP System Onboarding Mieter Wohnungsübergabe Mietkautionsanlage Vertragserstellung Einladung Mieterportal und Zugriff auf alle Unterlagen Übertragung der Stammdaten aus ERP an Kautionsverwaltungsplatt form Wohnungsübergabe mittels Tablet Weiterverarbeitung im WorkFlow Autom. Mitteilung an Versorger und Mess-DL Autom. Vertragserstellung und Freigabe aller Beteiligten im WorkFlow 11

12 Auswirkungen seit der Einführung Digitaler Vermietungsprozess Transparenz Reduzierung Kundenzufriedenheit 02 Skalierbarkeit Reduzierung Leerstände Bearbeitungszeiten Übertragungsfehlern durch diverse Schnittstellen

13 Gebäudeautomatisierung und -vernetzung 13

Vision eines automatisierten Gebäudes Erhebung von Daten Analysen für Nachhaltigkeit Neue Einnahmequellen Controlling techn. Anlage Funktionsüberwachung von Heizung, Fahrstuhl, Tanks etc.

14 Vision eines automatisierten Gebäudes Erhebung von Daten Analysen für Nachhaltigkeit Neue Einnahmequellen Controlling techn. Anlage Funktionsüberwachung von Heizung, Fahrstuhl, Tanks etc. Effizientere u. intelligentere Bewirtschaftung Einbindung Geschäftsprozesse Autom. Beauftragung von Schadensfällen Rechnungskontrolle Vorortzeiten Statusänderungen von Aufträgen nach Begehung Verbrauchsdaten Strom-, Gas-, Wasserzähler Heizkostenverteilern Steuerung DL Dienstleistungsnachweise Checklisten und Protokolle Checkpoints am Objekt Aufenthaltsdauer Zugangskontrolle Freigabe aus der Ferne Protokollierung 14

15 Herausforderungen der Gebäudeautomatisierung Bestandsgebäude Schlechte bis mangelhafte Elektrotechnik und fehlendes Internet Anlagentechnik Alte Anlagen bspw. Heizungen bieten keine Möglichkeit der Anbindung Know How Mangelndes Know How seitens Architekten und Handwerker Hürden Branchenstandard Es gibt derweil Einzellösungen aber keinen einheitlichen Brachen- bzw. Industriestandard Konkurrenz Sicherheit Ereignisse am Objekt sind transparenter. Enabling weiterer Geschäftsprozesse und damit Verdrängung aktueller Marktteilnehmer Sicherheits- und Machbarkeitsbedenken Mangelndes digitales Know How Keine derzeitige Plattformlösung 15

Assisted Living Paketboxen und digitale Briefkästen Vermeidung von Legionellen Elektromobilität Ermittlung von

16 Driving Forces der Digitalisierung von Immobilienverwaltungen Ferninspektion von Rauchwarnmeldern Monitoring Stromerzeugung Aufzugswartung Erfassung von Heizkosten Elektronisches Zutrittsmanagement Smart Home & Ambient Assisted Living Paketboxen und digitale Briefkästen Vermeidung von Legionellen Elektromobilität Ermittlung von Füllstand und Verbrauch Gebäudesicherheit & Verkehrssicherungspflicht Monitoring & Steuerung der Heizung & Wärmeverteilung 16

17 Einbindung der Gebäude in die Geschäftsprozesse 17

18 Gebäudeautomatisierung Heizungsausfall Verwaltung Transparenz Entlastung Rechnungsprüfung Alarm Heizungsausfall Ereignis am Objekt Vodafone GK4.0 Automatisierungen Automatisch Verschicken von Protokollen Mieterportal Ablage DMS GK4.0 Validierung Transparenz Hausverwaltung Tätigkeit am Objekt Hausverwaltung 04 Objekt Login / -out Handwerker Protokolle Automatisch Beauftragung Handwerker Mieterportal Info Hausverwaltung 03 18

19 Auswirkungen seit der Einführung Digitaler Vermietungsprozess Transparenz Reduzierung Digitalisierung Dienstleister 02 Skalierbarkeit Steigerung Mieterzufriedenheit Reduzierung Bearbeitungszeiten u. manuelle Aufwände Folgeschäden Personelle Ressourcen

20 Gebäudeautomatisierung Steuerung von Dienstleistern (Hausmeister etc.) Verwaltung Kontrolle und Leitung Dienstleister Weniger Präsenz am Objekt Login NFC Registrierung am Objekt per Handy Ereignis am Objekt Vodafone GK4.0 Automatisierungen Automatisch Verschicken Protokoll Anlage Ticket Ablage DMS GK4.0 Zugangskontrolle. Protokolle Auftragsmanageme nt Hausverwaltung 04 GK4.0 Validierung Transparenz Hausverwalter Begehung Protokoll ausfüllen Checkpoints LogOut 03 20

21 Auswirkungen seit der Einführung Digitaler Vermietungsprozess Transparenz Reduzierung Digitalisierung Dienstleister 02 Skalierbarkeit Steigerung Mieterzufriedenheit Reduzierung Objektbegehungen Pflegen von Dienstleistungsberichten Kosten durch Dienstleistereinbindung und -kontrolle

22 Verwaltung in der Zukunft 22

23 Der Verwalter der Zukunft Gebäudeautomatisierung Hohes Verständnis von Techn. Anlagen und Möglichkeiten Einbindung in Geschäftsprozesse Digitale Expertise Hoher Automatisierungsgrad Nötige Mitarbeiterattraktivität Prozesslenker Neue Geschäftsfelder Direkter Zugang zu den Bewohnern Übernahme von Funktionsprüfungen mittels Sensorik Dirigent Stets informiert und alles im Blick Fokussierung auf Kernkompetenzen und Aufprägte Partneranbindung Datenverarbeitung Nachhaltigkeit (ESG) Investitionen und Monetarisierung 23

Jetzt anmelden zum nächsten Webinar GK 4.0 - So gelingt der Einstieg in die Digitalisierung Ihrer Liegenschaften 05.11.

24 Jetzt anmelden zum nächsten Webinar GK So gelingt der Einstieg in die Digitalisierung Ihrer Liegenschaften um 10 Uhr Referent: Dr. Sebastian Groß, Leiter Digitales Gebäudemanagement bei Vodafone Hier kostenlos anmelden

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