Steigerung der Vertriebsleistung

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1 Seite 1/28 Ralf H. Kleb Geschäftsführender Partner Dr. Ulrich Döpke Associate Partner PROJEKTSKIZZE Projektskizze zur Neuausrichtung des Vertriebsorganisation und Professionalisierung der Vertriebssteuerung Human Capital Organizational Business Sales Baumgartner & Partner Unternehmensberatung GmbH. Kurze Mühren Hamburg. +49 (40) Kontakt:

2 Seite 2/28 Inhaltsverzeichnis Mögliche Projektzielsetzung und Vorgehensweise 2 Modul 1: Vertriebsprozesse 6 Modul 2: Vertriebssysteme 9 Modul 3: Vertriebsstruktur 12 Modul 4: Vertriebsrollen 16 Modul 5: Vertriebsmitarbeiter 19 Warum Baumgartner & Partner? 22

3 Seite 3/28 Mögliche Projektzielsetzungen in Ihrem Hause Konzeptionelle Weiterentwicklung der Vertriebs- und Marketingstrategie angesichts der sich ändernden Marktverhältnisse und verschärfenden Wettbewerbssituation durch Neuausrichtung des Vertriebs und Professionalisierung des Außendienstes Kritisches Überprüfen und Optimieren der Prozesse, Systeme, Strukturen, Rollenanforderungen und Mitarbeiterprofile im Vertrieb "Es muss ein Ruck durch die Mannschaft gehen"

4 Seite 4/28 Pragmatische Leitfragen strukturieren die Arbeitsmodule Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Vertriebsprozesse Vertriebssysteme Vertriebsstruktur Vertriebsrollen Vertriebsmitarbeiter Wie können die vertrieblichen Prozesse im Rahmen des Geschäftsmodells und der strategischen Vorgaben effektiver gestaltet werden? Welche Anforderungen resultieren aus der vertrieblichen Neuausrichtung an die unterstützenden Vertriebssysteme? Wie können die vertrieblichen Strukturen (Regionen, Funktionen, Kapazitäten, ) effektiver ausgerichtet werden? Welche veränderten Anforderungsprofile an die unterschiedlichen vertrieblichen Rollen lassen sich aus den neu ausgerichteten Prozessen und Strukturen ableiten? Inwiefern erfüllt die heutige Vertriebsmannschaft die zukünftigen Anforderungen und wie kann das Mitarbeiter- Portfolio entsprechend entwickelt werden? Beispiel: Beispiel: Beispiel: Beispiel: Beispiel: Umsetzen von Marketingkonzepten beim Fachhändler Anforderungen an Field Management/ CRM Zuschnitt und Ausstattung der Außendienstregionen Coachingrolle des Regionalvertriebsleiters/ Beraterrolle des Verkäufers Soll/Ist-Abgleich von Rollenanforderungs- und Mitarbeiterprofilen

5 Seite 5/28 Vernetzte Arbeitsmodule als selbstregulierendes System Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Vertriebsprozesse Vertriebssysteme Vertriebsstruktur Vertriebsrollen Vertriebsmitarbeiter Vertriebsstrategische Vorgaben Vertriebsprozesse Geschäftsmodell Vertriebssysteme Vertriebsrollen Vertriebssteuerung Vertriebsstruktur Vertriebsmitarbeiter

7 Seite 7/28 Modul 1: Vertriebsprozesse (1/2) Modul 1 Vertriebsprozesse Ziele: Professionalisierung der Außenorganisation durch strukturierte, zielorientierte Steuerungsprozesse für Händler-/Verkaufsberatung und Händlernetzentwicklung (Field Management & Monitoring) Durchgängige und schnelle Nutzung des verfügbaren Vertriebs- und Marketing-Wissens und seiner erfolgreichen Anwendung (Best Practice) Überprüfung und ggf. Neuausrichtung der Schnittstellen innerhalb der Außenorganisation mit Segmentbearbeitung sowie mit Verkaufsinnendienst und Marketing Projektergebnisse (Konzeption): Beschreibung effektiver Field Management & Monitoring Prozesse Beschreibung von Best Practice Prozessen im Außendienst Definition von Ziel-Ergebnis und Soll-Aufwand (Qualifikation und Kapazität) je untersuchtem/gestalteten Vertriebsprozess Beschreibung der Prozess-Schnittstellen innerhalb des Außendienstes und mit dem Vertriebsinnendienst

8 Seite 8/28 Modul 1: Vertriebsprozesse (2/2) Modul 1 Wichtigste Aktivitäten: Analyse der heutigen Steuerungsprozesse im Vertrieb/Verkauf Analyse der heutigen Vertriebsprozesse und ihrer Schnittstellen Vertriebsprozesse Entwurf eines Field Management Prozesses (vgl. Modul Vertriebssysteme) zur Festlegung der kundenbezogenen Ziele, Strategien und Maßnahmen sowie zur Steuerung des Handels Entwurf eines Konzeptes (Templates) zur Entwicklung eindeutiger Ziele und Aktivitäten pro Mitarbeiter des Außendienstes Entwurf eines Monitoring Prozesses (vgl. Modul Vertriebssysteme) zur Steuerung der Zielerreichung Entwurf eines Benchmarking-Prozesses zur Verbesserung des Best Practice- und Wissenstransfer- Prozesses im Außendienst Entwurf eines webbasierten Händler-Benchmarking-Prozesses (z. B. A-Kunden-Benchmarking- Community) zur weiteren Professionalisierung der Händlerschaft. Das Benchmarking ergänzt die vorhandenen Betriebsvergleiche von Verbänden. Entwurf der Prozess-Schnittstellen innerhalb des AD sowie zwischen AD und ID

10 Seite 10/28 Modul 2: Vertriebssysteme (1/2) Modul 2 Vertriebssysteme Ziele: Kritische Überprüfung vorhandener Management-/Vertriebsplanungssysteme Weiterentwicklung der Systemanforderungen zur effektiven Steuerung von Kunden und Außendienstmitarbeitern Optimierung des Vertriebsvergütungssystems Projektergebnisse (Konzeption): Beschreibung der Anforderungen an ein effektives Field Management Systems als CRM-System (vgl. Modul Vertriebsprozesse) Beschreibung der Anforderungen an ein mit dem Field Management System verknüpften Monitoring System zur Überprüfung/Steuerung der Zielerreichung (vgl. Modul Vertriebsprozesse) Beschreibung der Anforderungen an ein integriertes und zeitlich abgestimmtes Vertriebsplanungs- System (IOP Integrated Operating Planning) Beschreibung des optimierten Vertriebsvergütungssystems

11 Seite 11/28 Modul 2: Vertriebssysteme (2/2) Modul 2 Wichtigste Aktivitäten: Analyse der heutigen Planungs- und Steuerungssysteme im Vertrieb/Verkauf Analyse des heutigen CRM Systems Vertriebssysteme Analyse des heutigen Systems zur Entwicklung von Zielen und Aktivitäten pro Mitarbeiter des Außendienstes Analyse des heutigen Systems zur Steuerung der Zielerreichung Entwurf eines integrierten Field Management Systems als CRM System zur zielorientierten Steuerung der Außenorganisation und des Fachhandels: Kundenbeschreibung (Master Data), Kundenklassifizierung, Kundenauswahl, Festlegen der allgemeinen Field-Management-Ziele, kundenbezogenen Ziele, Strategien und Maßnahmen im Bereich der Vertriebsprozesse Entwurf eines integrierten Vertriebssteuerungssystems (Monitoring System) Entwurf eines integrierten und zeitlich abgestimmten operativen Vertriebsplanungssystems (IOP) Analyse und ggf. Optimierung des Vertriebsvergütungssystems

13 Seite 13/28 Modul 3: Vertriebsstruktur (1/3) Modul 3 Vertriebsstruktur Ziele: durch potentialgerechte Neuausrichtung der Vertriebs-/ Außendienststruktur Effizienzsteigerung in der Zusammenarbeit mit dem Back Office / Vertriebsinnendienst (Auswirkung von verbesserter Rollenverteilung und optimierter Prozesse auf die Strukturen) Projektergebnisse (Konzeption): Definition der Anzahl an Ziel-Kundenkontakten sowie weiterer Erfolgskriterien pro Kundenkategorie, Region, Außendienstmitarbeiter, Beschreibung des an Ist-Situation, Potential und zukünftigen Rollenprofilen orientierten Zuschnitts der Verkaufsregionen und deren optimaler funktionaler und personelle Ausstattung Beschreibung der an den zukünftigen Vertriebsrollen, Prozessen und Systemen ausgerichteten zentralen Vertriebsstrukturen (AD/ID) Anmerkung: Die Festlegung der zukünftigen Struktur hängt wesentlich von den zukünftigen Prozessen, Systemen und Anforderungen an die unterschiedlichen Vertriebsrollen ab

14 Seite 14/28 Modul 3: Vertriebsstruktur (2/3) Modul 3 Wichtigste Aktivitäten: Analyse der Marketing- und Vertriebsstrategie Analyse der Daten zur Außendienststruktur Vertriebsstruktur Analyse der Daten zur Innendienststruktur Analyse der Daten zur B2B-Kundenstruktur/-typologien (Händler, Behörden, ) Analyse der Daten zur Endkundentypologie Entwurf eines Strukturkonzepts für den Vertrieb/Außendienst (Organigramm mit Funktionen/Rollen, Berichtslinien und Personalmengen)

15 Seite 15/28 Modul 3: Vertriebsstruktur (3/3) Modul 3 Vertriebsstruktur Fragestellungen im Rahmen der Gebiets- und Standortanalysen: Wo sind Kunden, Umsatz und Potenzial? Wo sind Schlüsselkunden/Schlüsselgebiete? Wie sehen die Gebiete im Vergleich aus? Wie günstig liegen die Standorte/Wohnorte der Außendienstmitarbeiter? Optionen zur Optimierung von Gebieten und Standorten: Identifikation und Bereinigung von Schieflagen sowie Ausbalancieren der vorhandenen Verkaufsgebiete ("Optimierungskonzept") Berechnen/Simulation einer völlig neuen Gebietsaufteilung ("Grüne-Wiese-Konzept") Generieren/Simulation optimaler Gebiete zu Standorten/Wohnorten Berechnen/Simulation idealer Standorte/Wohnorte in den Gebieten

17 Seite 17/28 Modul 4: Vertriebsrollen (1/2) Modul 4 Vertriebsrollen Ziele: Neuausrichtung der Rollenanforderungen an den Außendienst, insbesondere vor dem Hintergrund der sich ändernden Anforderungen an die Außendienstmitarbeiter Überprüfung und ggf. Neuausrichtung der Rolle des Vertriebs-/Außendienstleiters Überprüfung und ggf. Neuausrichtung der Rolle des Regional-Vertriebsleiters, insbesondere Verstärkung seiner Coachingfunktion Überprüfung und ggf. Neuausrichtung der Rollenverteilung von Außendienst und Innendienst Projektergebnisse (Konzeption): Beschreibung des zukünftigen Rollenprofils des Vertriebs-/Außendienstleiters Beschreibung des zukünftigen Rollenprofils der Regional-Vertriebsleiter Beschreibung des zukünftigen Rollenprofils der Außendienstmitarbeiter Beschreibung der zukünftigen Rollenprofile im Verkaufsinnendienst

18 Seite 18/28 Modul 4: Vertriebsrollen (2/2) Modul 4 Vertriebsrollen Wichtigste Aktivitäten: Analyse der heutigen Rollenverteilung der unterschiedlichen Vertriebsfunktionen Definition der zukünftigen Rollenanforderungen und Rollenverteilung der unterschiedlichen Vertriebsfunktionen Entwurf eines "Skills-/Competency"-Modells mit Soll-Profilen für die unterschiedlichen Rollen im Vertriebsaußendienst unter besonderer Berücksichtigung der gestiegenen Anforderungen an Mitarbeiterführung und Kundenberatung Entwurf eines "Skills-/Competency"-Modells mit Soll-Profilen für den Verkaufsinnendienst entsprechend der Art und des Ausmaßes an Kundenkontakten, des Einsatzes von EDI (Electronic Data Interchange) und ggf. VMI (Vendor Managed Inventory) sowie von Sonderaufgaben (Telefonverkauf, Product Launch etc.)

20 Seite 20/28 Modul 5: Vertriebsmitarbeiter (1/2) Modul 5 Ziele: Abgleich des Mitarbeiterbestands mit den quantitativen und qualitativen Personalanforderungen Assessment der Vertriebsmannschaft, d. h. Soll/Ist-Vergleich anhand der zukünftigen Rollenprofile Vertriebsmitarbeiter Definition eines Rahmenkonzeptes für die (Weiter-)Entwicklung der Vertriebsmannschaft Projektergebnisse (Konzeption): Beschreibung des vorhandenen Mitarbeiterportfolios im Außendienst Dokumentation der individuellen Mitarbeiter-Assessments Empfehlung eines Rahmenkonzeptes für die (Weiter-)Entwicklung der Vertriebsmannschaft Anmerkung: Unsere Management Audits und Assessments sind inhaltlich strategiegeleitet und vertriebsspezifisch und unterstützen so den Veränderungsprozess aktiv und konkret. Sie unterscheiden sich diesbezüglich von den rein psychologisch ausgerichteten Interviews und Tests.

21 Seite 21/28 Modul 5: Vertriebsmitarbeiter (2/2) Modul 5 Vertriebsmitarbeiter Wichtigste Aktivitäten: Management Audit der Regionalen Vertriebsleiter» Bearbeitung von zwei sich ergänzenden webbasierten Testverfahren ("Manage" und "Client") zur Einschätzung der Führungs- und Vertriebsbefähigungen» Entwurf eines Interviewleitfadens zur Neuausrichtung von Vertriebsstrategie und -rollen» Strategie-Interview mit zwei Beratern» Ergebnisdokumentation in individuellen Auditberichten» Feedback-/Coachinggespräch mit einem Berater und dem Vorgesetzten Sales Competency Profiling: Assessment & Benchmarking der Skills-/Kompetenzprofile der Außendienstmitarbeiter» Bearbeitung von einem webbasierten Testverfahren ("Client") zur Einschätzung der Verkaufs- und Beratungsbefähigungen Optional: Weitergehende Einschätzung im Rahmen mehrerer Gruppenassessments (ACs)» Abgleich der heutigen Erfolgsprofile mit den zukünftigen Anforderungsprofilen und Identifikation der "Best Profiles" im Rahmen eines Profil-Benchmarking» Begleitung der ersten Feedback-/Coachinggespräche zwischen Vertriebsleiter(n) und Außendienstmitarbeiter Identifikation des Handlungsbedarfs und Definition eines Rahmenkonzeptes für die (Weiter-) Entwicklung der Vertriebsmannschaft

22 Seite 22/28 Inhaltsverzeichnis Allgemeine Markt- und Wettbewerbssituation Mögliche Projektzielsetzung und Vorgehensweise 2 Modul 1: Vertriebsprozesse 6 Modul 2: Vertriebssysteme 9 Modul 3: Vertriebsstruktur 12 Modul 4: Vertriebsrollen 16 Modul 5: Vertriebsmitarbeiter 19 Warum Baumgartner & Partner? 22

23 Seite 23/28 Eine der bekanntesten Marken im Beratungsgeschäft Baumgartner steht seit 50 Jahren für Unternehmens- und Personalberatung Seit 1958 berät Baumgartner & Partner private und öffentliche Organisationen in den Bereichen: Human Resources Organisational Business Sales Baumgartner & Partner verfügt über Projekterfahrungen und referenzen in Europa, Amerika und Asien. In 50 Jahren haben wir Kunden in nahezu allen Branchen beraten. Durch unsere Branchenexpertise können wir auf die jeweils individuelle Kundensituation zugeschnittene Lösungen anbieten.

24 Seite 24/28 Fokussierung auf die Treiber für exzellente Baumgartner & Partner steht heute für performance management worldwide human resources performance organisational performance business performance sales performance Schaffung eines leistungsfördernden organisatorischen und kulturellen Umfeldes ( dürfen ) Leistungs- Umfeld Leistungs- Klarheit Klarheit von Zielen, Strategien und Anforderungen ( sollen ) Leistungs- Bereitschaft Leistungs- Fähigkeit Beitritts-, Beitrags- und Bleibe- Motivation der Mitarbeiter ( wollen ) Befähigung von Organisation und Mitarbeitern ( können )

25 Seite 25/28 Geschäftsfeld: Sales Human Capital Organizational Business Sales Vertriebs- Training Vertriebs- Strategie Management Audit Competency Management Sales Vertriebs- Organisation Vertriebs- Steuerung Vertriebs- Vergütung Benchmarking & Befragungen

26 Seite 26/28 Geschäftsfeld: Human Capital Human Capital Organizational Business Sales (Weiter)Bildungs- Management HR-Strategie & Organisation Laufbahn- & Nachfolgeplanung Kompetenz- Management Human Capital HR-Prozess- Benchmarking Rekrutierung & Auswahl Vergütungsmanagement Management

27 Seite 27/28 Geschäftsfeld: Organizational Human Capital Organizational Business Sales Strukturbenchmarking Strukturdesign Kompetenzmanagement Prozessbenchmarking Culture Audit & Change Organizational Prozessdesign Job Design Stellenbewertung

28 Seite 28/28 Geschäftsfeld: Business Human Capital Organizational Business Sales Business Benchmarking Business Planung Business Transformation Business Integration Business Metrics Balanced Scorecard Ertrags- Steigerung Business Scoring