E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung

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1 E-Rechnung E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung Ein Vorhaben der E-Government-Strategie Schweiz vom Walter Minder, EFV Inhalt E-Rechnung als Teil der E-Government Strategie Schweiz EFV als federführende Organisation Ausgangslage und Schlüsselerkenntnisse Ziele und Vorgehen Aktuelle Einschätzungen 2 1

2 E-Government Strategie Schweiz 1/3 Lanciert im Jahr 2007 Getragen durch Bund und Kantone (Bundesrat und KdK) Über 40 Priorisierte Vorhaben Darunter: E-Rechnung und E-Payment (Vorhaben B2.08) 3 E-Government Strategie Schweiz 2/3 Drei Ziele (in der Reihenfolge ihrer Bedeutung) 1. Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab. 2. Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch. 3. Die Bevölkerung kann die wichtigen d.h. häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln. 4 2

3 E-Government Strategie Schweiz 3/3 Zu Grunde liegende Logik Mit durchgängigen elektronischen Verwaltungsprozessen die bürokratische Last für Wirtschaft, Privatpersonen und Verwaltung reduzieren, die Effizienz steigern und Kosten sparen. 5 Priorisiertes Vorhaben E-Rechnung Das Stellen und Empfangen von elektronischen Rechnungen sowie die elektronische Zahlungsabwicklung ist Teil des Katalogs priorisierter E-Government Vorhaben. Der Einfachheit halber sprechen wir vom Vorhaben E-Rechnung. Gründe für die Priorisierung der E-Rechnung: Wachsendes Bedürfnis in Wirtschaft und Bevölkerung Beitrag zum Abbau von Medienbrüchen Modernisierung der verwaltungsinternen Prozesse und Steigerung der Effizienz 6 3

4 Inhalt E-Rechnung als Teil der E-Government Strategie Schweiz EFV als federführende Organisation Ausgangslage und Schlüsselerkenntnisse Ziele und Vorgehen Aktuelle Einschätzungen 7 Die Eidg. Finanzverwaltung EFV DEPARTEMENTE Bundesrat EDA EDI EVD EFD UVEK EJPD VBS VERWALTUNGSEINHEITEN EFD Generalsekretariat GS EFD Eidg. Personalamt EPA Internationale Finanzfragen SIF Informatik und Telekomm. BIT Eidg. Finanzverwaltung EFV Eidg. Steuerverwaltung ESTV Eidg. Zollverwaltung EZV Bauten und Logistik BBL Weitere Verwaltungseinheiten Finanzmarktaufsicht FINMA 8 4

5 Grundauftrag der EFV Finanzprozesse und Rechnungslegung beim Bund Transparenz zum Finanzhaushalt des Bundes Voranschlag, Finanzplan und Rechnung Kredit- und Ausgabensteuerung Verwaltungsführung und Controlling Tresorerie- und Liquiditätsmanagement Motivation für das Engagement der EFV Mit der E-Rechnung kann die Effizienz der Kreditoren- und Debitorenprozesse innerhalb der Bundesverwaltung signifikant verbessert werden. 9 Rolle der EFV in der E-Gov Strategie Federführung für das Vorhaben E-Rechnung Die E-Rechnung ist ein priorisiertes E-Gov Vorhaben. Sie soll auf allen föderalen Stufen Einzug halten: Bund, Kantone, Gemeinden. Die E-Gov Strategie Schweiz sieht für alle priorisierten Vorhaben eine federführende Organisation vor. Motivation für das Engagement der EFV Der EFV wurde die Rolle der federführenden Organisation (ffo) für die Umsetzung des E-Gov- Vorhabens E-Rechnung übertragen. 10 5

6 Federführung durch die EFV Begründungen: Die EFV hat Kompetenzen aufgebaut und führt seit 2009 ein eigenes Projekt, um die gesamte Bundesverwaltung für die E-Rechnung auszurüsten. Die EFV kann eine zentrale Sicht einnehmen. Die Kantone reagierten in einer Umfrage positiv, ebenso ausgewählte Gemeinden und Marktexperten. Die EFV versteht sich als Koordinationsstelle für die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung (die EFV versteht sich nicht als Regulator) 11 Inhalt E-Rechnung als Teil der E-Government Strategie Schweiz EFV als federführende Organisation Ausgangslage und Schlüsselerkenntnisse Ziele und Vorgehen Aktuelle Einschätzungen 12 6

7 Ausgangslage öffentliche Verwaltung Bund (80 Verwaltungseinheiten) 26 Kantone rund 2600 Gemeinden Anzahl Rechnungen CH: ~ Mio p.a. (grobe Schätzung) Öffentliche Verwaltung: Bund: Kantone: Gemeinden: ~ 25 Mio p.a. (Eingang + Ausgang) ~ 2 Mio p.a. ~ 10 Mio p.a. ~ 12 Mio p.a. 13 Generisches Vorgehensmodell Drei Schritte auf dem Weg zur E-Rechnung Schritt 1 EVALUATION Technologien und E-Rechnungsmodelle evaluieren Schritt 2 BEFÄHIGUNG Organisationseinheiten der öffentlichen Verwaltung befähigen Schritt 3 AUSBREITUNG Lieferanten und Kunden überzeugen 14 7

8 Evaluation Technologie und Standards Öffentliche Verwaltung = Market Follower Schlüsselerkenntnisse Implikation für das Vorhaben Erprobte Technologien und Standards existieren seit mehreren Jahren. Diese werden laufend weiter entwickelt. Substantielle Entwicklungsschritte sind jederzeit möglich. In der EU sind intensive Diskussionen zur Definition grenzüberschreitend einheitlicher Standards im Gang. 15 Evaluation E-Rechnungsmodelle Öfftl. Verwaltung übernimmt das vorherrschende Modell Schlüsselerkenntnisse Implikation für das Vorhaben In der Schweiz ist heute das Provider-Modell vorherrschend. Es wird erwartet, dass dies in den nächsten fünf Jahren so bleibt. Unternehmen und Verwaltungseinheiten wollen nur mit einem Service Provider einen Vertrag. Nur mit einem Service Provider Vertrag eingehen Diese Single Point of Contact Strategie setzt uneingeschränkte nationale und grenzüberschreitende Interkonnektion voraus. 16 8

9 Befähigung der öfftl. Verwaltung Föderale Ordnung bedingt differenzierten Ansatz der EFV Kantone und Gemeinden mit abgeschlossenen E-Rechnungsprojekten Kantone und Gemeinden ohne abgeschlossene E-Rechnungsprojekte Organisationseinheiten der Bundesverwaltung LERNEN UNTERSTÜTZEN DURCHSETZEN 17 Ausbreitung der E-Rechnung Interessen bündeln und Aktivitäten koordinieren Schlüsselerkenntnisse Anteil gestellte E-Rechnungen wird durch Grundhaltung der Kunden bestimmt Beim E-Rechnungsempfang gibt es mehr Einflussmöglichkeiten Öfftl. Verwaltung ist ein wichtiger Kunde Die gebündelten Interessen der öfftl. Verwaltung sind marktrelevant Dialog mit Interessenorganisationen und Branchenverbänden ist wichtig Aktivitäten im privaten und im öfftl. Sektor haben starke Wechselwirkung Schnelle und sichere Papierrechnungsprozesse in der CH geben wenig Anreiz Implikation für das Vorhaben Eintrittsbarrieren markant senken 18 9

10 Strategische Leitlinien (Zusammenfassung) Die öffentliche Verwaltung auf die Rolle eines Marktteilnehmers fokussieren (statt Regulator)! Bei den bestehenden Prozessen ansetzen, anstelle vollständiger Neugestaltung der Prozesskette (Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung und Bezahlung)! Technologie-Entwicklung ist Sache des Marktes (Wettbewerb schafft zuverlässige Lösungen)! Im Markt vorherrschende E-Rechnungsmodelle und Standards verwenden! Die Marktpartner von der Anwendung der E-Rechnung überzeugen, statt sie zu zwingen! Tiefe Eintrittsbarrieren anbieten! Den Schweizer Föderalismus respektieren! Effektiver und effizienter Einsatz der Ressourcen! 19 Inhalt E-Rechnung als Teil der E-Government Strategie Schweiz EFV als federführende Organisation Ausgangslage und Schlüsselerkenntnisse Ziele und Vorgehen Aktuelle Einschätzungen 20 10

11 Vision 1/2 Die schweizweite Durchdringung der E-Rechnung auf sämtlichen föderalen Stufen der öffentlichen Verwaltung ist Realität. 21 Vision 2/2 Quantifizierung Okay, aber bis wann soll dieser Zielzustand ereicht werden? Antwort: Innerhalb der nächsten fünf Jahre (bis 2016) Zeithorizont für die EFV- Strategie = 5 Jahre Im Übrigen: Was heisst schweizweite Durchdringung der öfftl. Verwaltung? Antwort: Mehr als die Hälfte der Kreditorenrechnungen und soviele Debitorenrechnungen wie die Kunden wünschen. Angestrebter E-Rechnungsanteil: > 60% Eingang B2G > 95% Eingang G2G > 20% Ausgang 22 11

12 Entwicklung Gesamtprojektportfolio Zeitachse Vorphase Aufbau Koordination Koordinierte Realisierung Vollausbau Projekte Projekte Projekte Projekte Referenzprojekte Betrieb Betrieb Aufbau Betrieb ffo Realisierungskonzept Vorhaben E-Rechnung 23 Inhalt E-Rechnung als Teil der E-Government Strategie Schweiz EFV als federführende Organisation Ausgangslage und Schlüsselerkenntnisse Ziele und Vorgehen Aktuelle Einschätzungen 24 12

13 Aktuelle Aktivitäten und Erkenntnisse Erhebung des Projektportfolios Die EFV ist zurzeit daran, die E-Rechnungsprojekte und die E-Rechnungsquote in Kantonen und Gemeinden zu erheben (prov. Ergebnisse liegen im Herbst 2011 vor). Aktuelle Erkenntnisse nach Besuchen bei sieben Kantonen (und aufgrund der Erfahrungen mit dem Umsetzungsprojekt im Bund): E-Rechnungseingang: Projekte zur Zentralisierung des Rechnungseingangs sowie zu Scanning und elektronischer Weiterbearbeitung von Papierrechnungen haben Priorität. E-Rechnungsstellung: Projekte in Steuerverwaltungen und Strassenverkehrsämtern habe die grösste Breitenwirkung. Oftmals ist damit jedoch die Anpassung komplexer Fachanwendungen verbunden. 25 Beitrag der öffentlichen Verwaltung Verhilft die öfftl. Verwaltung der E-Rechnung zum Durchbruch? Der Beitrag der öffentlichen Verwaltung zur Ausbreitung der E-Rechnung in der Schweiz ist notwendig aber nicht hinreichend. Der Durchbruch gelingt nur, wenn die kritische Masse erreicht wird, d.h. wenn genügend weitere Marktpartner bereit sind zu investieren. Der Weg zur kritischen Masse führt über tiefe Eintrittsbarrieren. 100% Anteil E-Rechnungen Heute Morgen Zeit 26 13

14 E-Rechnung E-Rechnung für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 27 Kontakt Eidgenössische Finanzverwaltung Bundesgasse 3, 3003 Bern Christian Gnägi Verantwortlicher E-Rechnung Walter Minder Leiter Programm E-Gov FI Mail: WebSite: