Heimverwaltung. Updateinformation ab Versionsnummer Oktober 2017

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1 Heimverwaltung Updateinformation ab Versionsnummer Oktober Südpromenade Erkelenz Telefon info@data-schafhausen.de

2 Inhaltsverzeichnis Fernwartung Adressetiketten mit dem DYMO Etikettendrucker erzeugen Medicare Parameter Pflegesatzänderung Fehlende Abwesenheitsberechnungen Bewohnerstamm Prüfung der Verlaufsdaten Bewohner im Wartestatus Rechnungsübersicht Anzeige von Anschriften im Bewohnerstamm Betreuerstamm Änderungsverfolgung bei den Mitarbeiterberechtigungen Berechtigung für individuelle Excel Auswertungen Neue Berechtigungen Mitarbeiter Kalender Mitarbeiterinformationen Mitarbeiter Vorname und Nachname Mitarbeiter Krankheitsliste Abrechnung / Monatsrechnung Druckvorschau Berechnung von Nebenkosten Erstrechnung bei neuen Bewohner (im Aufnahmemonat) Erstrechnung nach 43b / Rechnung für erhöhten Betreuungsbedarf Inkontinenz Rechnungen Rechnungen für Tages-, Kurzzeit- oder Verhinderungspflege Berechnung von Pflegesatzanpassung Pflegegradwechsel Bewohner mit erhöhtem Betreuungsbedarf ( 43b) Manuelle Rechnungen Rechnungsarten Rechnungstitel Rechnungen bearbeiten Rechnungen stornieren Sammelrechnungen stornieren Belegauswahl Druckwiederholung mehrerer Rechnungen Nebenkostenrechnung (Servicebereich) Bewohnerstamm Erfassung der Nebenkosten Belegungsreporting für Microsoft Excel Datenbanken Einstellungen Erstellung der Excel Liste DATEV-Auslagerung Kostenträger- und Inkontinenzrechnungen Kassenbuch Statistikkonten OPOS - Buchung von Zahlungseingängen Standardformular... 21

3 21. Statistik Rückschau Datenträgeraustausch für Inko-Rechnungen (SGB V) Rechnungsversand per Kalender Sonstige Adressen Berechtigung für Sonstige Adressen Adressen Kategorie Sonstige Adressen Allgemeine Verbesserungen und Korrekturen... 24

4 Fernwartung Das Programm zur Fernwartung wurde auf den TeamViewer umgestellt. Sie finden den Aufruf wie gewohnt in der rechten Leiste unter System. Nach Klick auf das Symbol wird die Anwendung TeamViewerQS_de-idc766ar2f.exe von unserer Webseite heruntergeladen und muss nun ausgeführt werden. 1. Adressetiketten mit dem DYMO Etikettendrucker erzeugen Alle Adress-Stammdaten (Bewohner, Ärzte, Betreuer, Kostenträger, usw.) sind um die Funktion Dymo-Druck erweitert worden. Dies ermöglicht das bequeme und schnelle Drucken eines Adressetiketts für die ausgewählte Adresse. Um die Funktion nutzen zu können, benötigen Sie einen entsprechenden DYMO Etikettendrucker. Im Bild links ist das Modell DYMO LabelWriter 400 Turbo abgebildet. 1.1 Einstellungen in den Medicare-Parametern Die Grundeinstellung für das zu druckende Adressetikett lässt sich auf der ersten Seite in den Medicare-Parametern (Menü Sonstige Stammdaten / Medicare Parameter / Reiter Info) einstellen. Wählen Sie, ob der Absender gedruckt werden soll und stellen Sie die Schriftart und Größe für Adresse und Absender ein. Seite 1

5 1.2 DYMO Adressetikett erzeugen Öffnen Sie zum Beispiel das Verzeichnis Ärzte Nach Klick auf das Symbol öffnet sich der Druckbereich. Wählen Sie den DYMO Drucker aus und das entsprechende Etikett (hier Large Address). Die Anschrift lässt sich ebenso individuell anpassen wie die Anzahl der Etiketten. Das fertige Etikett: Seite 2

6 2. Medicare Parameter 2.1 Pflegesatzänderung Das Feld "Pflegesatzanpassung" (Reiter: Pflegesatzänderung ) kann nun editiert (sprich manuell bearbeitet) werden, um zu dokumentieren, wann diese Änderungen im Kostenarten- bzw. Leistungsartenstamm vorgenommen wurden. 2.2 Fehlende Abwesenheitsberechnungen Werden für Bewohner mit Kurzzeitpflege oder Verhinderungspflege Abwesenheiten erfasst und sollen diese nicht in der Abrechnung berücksichtigt werden, aktivieren Sie in den Medicare Parametern die Einstellung. 3. Bewohnerstamm 3.1 Prüfung der Verlaufsdaten Für die korrekte Auswertung von Listen bzw. Statistiken ist es notwendig, die Änderungsverläufe der Pflegeart, des Pflegegrades, des Status und des Zimmers zu pflegen. Wenn der Stand im Bewohnerstamm nicht mit der Speicherung im Verlauf übereinstimmt. erfolgt eine Meldung und das Fenster mit den Abweichungen erscheint. Seite 3

7 Falls gewünscht, lässt sich diese Funktion aber unter den Optionen / Einstellungen, und dann wieder Einstellungen abschalten. Seite 4

8 Die Überprüfung lässt sich auch mit Mausklick auf das neue Symbol bei der Bewohnerauswahl starten. Beispiel für Falscheinträge: Mit Doppelklick auf die angezeigten Positionen kann der entsprechende Eintrag neu erfasst bzw. korrigiert werden. 3.2 Bewohner im Wartestatus Befindet sich ein Bewohner im Wartestatus im Bewohnerstamm, wird bei Wiederaufnahme dieses Bewohners, der bereits in der Vergangenheit zur Kurzzeitpflege oder Verhinderungspflege aufgenommen wurde, der Wartestatus automatisch herausgenommen. Seite 5

9 3.3 Rechnungsübersicht Die Spaltenbreite der Übersicht kann nun festgelegt werden, z.b. falls ein Kostenträgername sehr lang ist. Ziehen Sie die gewünschte Spalte mit der Maus auf die entsprechende Breite. Einschränkung: Nur wenn Sie die Berechtigung zur Bearbeitung der Optionen haben, wird die festgelegte Spaltenbreite auch gespeichert. Ebenso wird die Summe der selektierten Rechnungen nun angezeigt. Tipp: Selektion wahlweise mit STRG + linker Maustaste oder Umschalttaste + linker Maustaste Mit Klick auf die rechte Maustaste lassen sich dann alle selektierten Rechnungen für den Rechnungsversand per E- Mail versenden. Seite 6

10 Bei der Selektion mehrerer Rechnungen zum Stornieren werden diese der Reihe nach abgearbeitet. Bei Klick auf Nein lässt sich die selektierte Rechnung überspringen. Mit Klick auf x wird das Stornieren abgebrochen. 3.4 Anzeige von Anschriften im Bewohnerstamm Bei den zugeordneten Ärzten, Betreuern, Kostenträger und Krankenkassen lässt sich die jeweilige Anschrift nun einfacher und vollständig anzeigen. Wählen Sie entsprechende Anschrift (zum Beispiel einen Arzt) klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf Anschrift zeigen. Die Anschrift und die zugeordneten Telefon-, Fax oder Handynummern werden angezeigt. Auch in diesem Fenster steht dann die DYMO Druckfunktion zur Verfügung! Seite 7

11 4. Betreuerstamm Den Betreuerstamm kann nun auch über den Schnellzugriff (Stammdaten) auf der linken Seite aufgerufen werden. 5. Mitarbeiterberechtigungen 5.1 Änderungsverfolgung bei den Mitarbeiterberechtigungen Werden Berechtigungen geändert, wird nun festgehalten, welcher Anwender diese Änderungen wann vorgenommen hat. Hintergrund: Es ist vorgekommen, dass Anwender berichtet haben, dass deren Berechtigungen geändert wurden, dies aber niemand vorgenommen hätte. Mit dieser Funktion kann das nun besser verfolgt werden. 5.2 Aufzeichnung der Benutzeranmeldungen Ebenso lassen sich nun mit einem Klick auf das Symbol die letzten drei Benutzeranmeldungen nachvollziehen. Es werden Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Computername angezeigt. 5.3 Berechtigung für individuelle Excel Auswertungen Für Kunden haben wir individuell Excel Auswertungen / Excel Vorlagen / CED Dateien erstellt. Diese hinterlegten Excel-Dateien lassen sich nun für einzelne Mitarbeiter sperren. Entfernen Sie das Häkchen unter Zugriff, wenn der ausgewählte Mitarbeiter die Excel-Datei nicht öffnen soll. 5.4 Neue Berechtigungen Die Berechtigungen sind für Rechnungsarten und Rechnungstitel (siehe 15. Manuelle Rechnungen) ergänzt worden. Falls Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung erhalten sollen, bearbeiten Sie die Berechtigung unter Sonstige Stammdaten Die Funktion der neuen Stammdaten wird unter Punkt Manuelle Rechnungen erklärt. Seite 8

12 6. Mitarbeiter Kalender Der Kalender ist um die Kategorie Krank Dienstwochenende mit dem Kürzel KDWe erweitert worden. Siehe hierzu auch Punkt 7.2 Die Farben für die einzelnen Merkmale können im Menü Mitarbeiter unter Mitarbeiterkalenderbezeichnungen (Farben) bearbeitet werden. 7. Mitarbeiterinformationen Es stehen zwei neue Listen zur Verfügung. Seite 9

13 7.1 Mitarbeiter Vorname und Nachname Diese Liste gibt lediglich den Vor- und Nachnamen der gewählten Mitarbeiter aus. 7.2 Mitarbeiter Krankheitsliste Diese Liste lässt sich für die erfassten Krankheitstage (K) und für Krank Dienstwochenende (KDWe) ausdrucken. Sie haben die Möglichkeit zu wählen: Alle Krankheitstage nur Krank nur Krank Dienstwochenende Aktivieren Sie, wenn nur Mitarbeiter mit Krankheitstagen gedruckt werden sollen. Wenn Sie alle Krankheitstage ausdrucken möchten, haben Sie die Möglichkeit Krank und Krank Dienstwochenende einzeln auszudrucken oder kumuliert. Sollen alle Krankheitstage in einer Summe angezeigt werden, aktivieren Sie. Seite 10

14 8. Abrechnung / Monatsrechnung 8.1 Druckvorschau Für alle Originalrechnungen kann nun die Druckvorschau in den Seitendefinitionen ( Optionen, Einstellungen dann Seitendefinition ) deaktiviert werden. Wir empfehlen jedoch, die Druckervorschau weiterhin aktiviert zu lassen! Bei Probeberechnungen bleibt die Druckvorschau jedoch weiterhin aktiviert. Falls das Häkchen Druckvorschau anzeigen deaktiviert wird, werden die Rechnungen nicht in der Druckvorschau angezeigt, sondern stehen direkt zum Drucken bereit. ACHTUNG! Werden Belege direkt gedruckt und können sie nicht vorher kontrolliert werden. Bei der Monatsrechnung kann unten links im Fenster die Druckvorschau auch ausund eingeschaltet werden. Seite 11

15 8.2 Berechnung von Nebenkosten Werden "nur Nebenkosten berechnet" entfällt die Überprüfung, ob bereits Rechnungen für diesen Monat, Kostenträger und Bewohner erstellt wurden. 8.3 Erstrechnung bei neuen Bewohner (im Aufnahmemonat) Bei Rechnungen der Vollzeitpflege wird nun das Aufnahmedatum des Bewohners mit ausgegeben, falls das Aufnahmedatum in den Berechnungsmonat fällt. 9. Erstrechnung nach 43b / Rechnung für erhöhten Betreuungsbedarf Rechnungen für Betreuungsleistungen werden immer automatisch gedruckt, wenn es sich um Erstrechnungen handelt. 10. Inkontinenz Rechnungen Vor der Erstellung der Rechnungen kann überprüft werden, ob bei allen als inkontinent gekennzeichneten Bewohnern, Leistungsarten zur Berechnung zugeordnet wurden. Klicken Sie auf das gekennzeichnete Symbol. Hintergrund: Anwender haben Bewohner als inkontinent markiert, diesen aber keine Leistungsarten zugeordnet. Seite 12

16 11. Rechnungen für Tages-, Kurzzeit- oder Verhinderungspflege Soll bei prozentualer Reduzierung des Pflegesatzes bei Abwesenheiten bzw. Platzgebühr nicht der Pflegesatz reduziert und zu 100% berechnet werden, sondern der Pflegesatz beibehalten und zu 75% berechnet werden, aktivieren Sie die Funktion in den Medicare-Parametern unter Sonstige Stammdaten auf der Seite Info. So wird die Rechnung erstellt. Dies erleichtert die Kontrolle der Rechnungen. Der Berechnungswert der Position wird durch diese Einstellung nicht geändert. 12. Berechnung von Pflegesatzanpassung Korrekturen / Verbesserungen: - Abwesenheitsberechnungen werden nun mit dem gekürzten Betrag aus der Prozentangabe, die im Kostenartenstamm hinterlegt ist, berechnet. - Bei Abwesenheitszeiten wird nun der tatsächliche Monat der Abwesenheit und nicht der Zuordnungsmonat aus der Rechnung als Grundlage genommen. - Ausgewählte Positionen bleiben nach der Probeberechnung bei Umschaltung auf Originalrechnung erhalten. - Um Positionen bereits berechneter Kosten- bzw. Leistungsarten anzeigen zu lassen, aktivieren Sie So können bereits berechnete Positionen noch einmal nachberechnet werden. Beispiel: Es wird Investitionskostenerhöhung berechnet. Es hängt aber noch eine Klage auf höhere Investitionskosten an. Diese können dann später noch nachberechnet werden. 13. Pflegegradwechsel Korrekturen / Verbesserungen: - Ausgewählte Positionen bleiben nach der Probeberechnung bei Umschaltung auf Originalrechnung erhalten. - Der Besitzstandschutz wird nun nicht mehr neu berechnet, da nach neuesten Informationen der Besitzstandschutz trotz Wechsel des Pflegegrades beim Bewohner erhalten bleibt. Seite 13

17 14. Bewohner mit erhöhtem Betreuungsbedarf ( 43b) Bei der Erfassung der Bewohner kann nun das Genehmigungsdatum erfasst werden, ohne zwingende Eingabe eines Trägers bzw. einer Leistungsart. Das Aufnahmedatum wird angezeigt und kann mit Klick auf die Anzeige in das Genehmigungsdatum übernommen werden. Die erfassten Bewohner werden dadurch auch in Statistiken, z.b. Rückschau oder die neue Belegungsstatistik, berücksichtigt. Seite 14

18 15. Manuelle Rechnungen Manuelle Rechnungen können nun individueller gestaltet werden. Insbesondere bei Rechnungen EAR / Essen auf Rädern oder Servicerechnungen findet diese Funktion Anwendung. Aktivieren Sie zur Bearbeitung die Berechtigung des Mitarbeiters. (Siehe 5.4 Neue Berechtigungen) 15.1 Rechnungsarten Sie haben jetzt die Möglichkeit, die Reihenfolge der Rechnungsart beim Erstellen der manuellen Rechnungen festzulegen. Beim Start der manuellen Rechnungen wird die erste Rechnungsart vorgegeben, und muss nicht mehr extra angewählt werden. Vergeben Sie z.b. der Rechnungsart Sonstige Rechnungen als Suchbegriff den Wert 01, dann wird diese immer als erstes vorgeschlagen. Dies ist für jene Kunden von Vorteil, die extra Datenbanken für die Abrechnung von zum Beispiel Essen auf Rädern oder Servicerechnungen haben. Im Stammdatenbereich der Rechnungsart lässt sich festlegen, ob nach der Erfassung des Kostenträgers und Bewohners die Leistungsarten direkt aufgerufen werden. Dies ist bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen sinnvoll. Auch neue Rechnungsarten können hier erfasst werden Rechnungstitel Sie haben jetzt die Möglichkeit, die Reihenfolge des Rechnungstitels beim Erstellen der manuellen Rechnungen festzulegen. Ob der Monat der Rechnung im Rechnungstext übernommen wird, lässt sich ebenfalls festlegen. Dies ist für jene Kunden von Vorteil, die extra Datenbanken für die Abrechnung von zum Beispiel Essen auf Rädern oder Servicerechnungen haben. Seite 15

19 15.3 Rechnungen bearbeiten Das Verschieben der Positionen lässt sich nur noch mit zusätzlich gedrückter STRG-Taste vornehmen, um das versehentliche Verschieben zu vermeiden! 15.4 Rechnungen stornieren Bei Auswahl mehrerer Rechnungen zum Stornieren werden diese der Reihe nach abgearbeitet (siehe auch 3.3 Rechnungsübersicht im Bewohnerstamm) Bei Klick auf Nein lässt sich die selektierte Rechnung überspringen. Mit Klick auf x wird das Stornieren abgebrochen Sammelrechnungen stornieren Wird eine SAMMELRECHNUNG für EINEN oder MEHRERE aber NICHT ALLE Bewohner storniert, wird diese Sammelrechnung nun als TEILSTORNIERT angezeigt Belegauswahl Druckwiederholung mehrerer Rechnungen Die Belegauswahl ist um das Merkmal Rechnungsdruck erweitert worden. Somit können bei Wiederholung eines Rechnungsdrucks nur die Rechnungen vom Anwender selektiert werden, die auch das Merkmal Rechnungsdruck aufweisen. Dazu muss jedoch das Auswahlfenster auf die komplette Breite aufgezogen werden. Seite 16

20 16. Nebenkostenrechnung (Servicebereich) 16.1 Bewohnerstamm Bei der Neuanlage eines Bewohners mit dem Merkmal Servicebereich wird der Bewohner als Kostenträger angelegt und dann auch direkt als Kostenträger dem Bewohner zugeordnet. Bei Bewohnern im Servicebereich werden die Kostenarten ausgeblendet, da nur Leistungsarten berechnet werden Erfassung der Nebenkosten Die zugeordneten Leistungsarten der Bewohner werden angezeigt, so dass die Werte direkt in der Auflistung geändert werden können. Die letzte Änderung wird angezeigt und es lässt sich ein Protokoll zur Kontrolle ausdrucken. Seite 17

21 17. Belegungsreporting für Microsoft Excel Neu hinzugefügt wurde die Auswertung Belegungsreporting unter "Statistiken II" (Bitte Berechtigung den einzelnen Anwendern zuweise!). Dort werden die Anzahl der Bewohner pro Pflegeart und Pflegegrad für jeden Tag des ausgewählten Jahres errechnet und in eine vorgefertigte Excel Liste eingefügt Datenbanken Diese Excel Liste kann falls auf einem Server mehrere Datenbanken genutzt werden auch für mehrere Einrichtungen gleichzeitig erzeugt werden. Dazu wählen Sie unter Optionen, Einstellungen, Datenbanken für Statistik und hinterlegen Sie dort weitere Datenbanken Einstellungen Eine Besonderheit ist das "Betreute Wohnen". Durch die Aktivierung in den Optionen, Einstellungen, Einstellungen lässt sich die Zählung der Bewohner auf ein Zimmer reduzieren. Stellen Sie bitte auch ein, ob die Einrichtung eine Behinderten-Einrichtung ist, da diese Bewohner dann im Bereich Belegung Bedarf Grad 1 5 ausgewertet werden Erstellung der Excel Liste Die hinterlegten Zeilen sind fest vorgegeben und werden je nach Bewohnerdaten in der entsprechenden Zeile berechnet. Seite 18

22 18. DATEV-Auslagerung Bei der Erstellung der Auslagerungsdatei wurde die Geschwindigkeit optimiert. Beim Aufruf zur Erstellung der Postversanddatei (altes Format!!) erfolgt der Hinweis, dass diese Version nur noch bis zum beim Import von DATEV unterstützt wird. Nutzen Sie daher jetzt schon das neue Format unter dem Menüpunkt Übergabe der Rechnungsdaten im DATEV-Format (EXTF). Diese Schnittstelle ist übrigens auch von der DATEV geprüft und auf Konformität zertifiziert worden! 18.1 Kostenträger- und Inkontinenzrechnungen Die Übergabe der Rechnungsdaten im DATEV-Format kann nun monatsweise erstellt werden. Für jeden Monat wird eine eigene Datei im DATEV-Format erstellt. Besteht eine Rechnung aus mehreren Positionen, z.b. wegen Rückrechnung oder Abwesenheiten, und sind drei Zuordnungsmonate zugeordnet sind, werden drei DATEV-Dateien erstellt. Die Auslagerungsdateien erhalten dann unterschiedliche Datum bis -Werte, die beim Einlesen des Buchungsstapels berücksichtigt werden. Aktivieren Sie dazu unter "Medicare-Parameter" auf der Seite Finanzbuchhaltung die Funktion "Auslagerung soll monatsweise erfolgen". Seite 19

23 18.2 Kassenbuch Die DATEV-Auslagerung für das Kassenbuch lässt sich nun mit umgekehrtem Vorzeichen erstellen. Bitte die Funktion nur nach Rücksprache nutzen, da bei Aktivierung Soll und Haben vertauscht werden! In den Medicare-Parametern nehmen Sie die Einstellung auf der Seite "Kassenbuch" vor Statistikkonten Die Positionen für die Abwesenheiten werden bei Berechnung der Bettentage mit dem hinterlegten Statistikkonto für Abwesenheiten aus den Medicare-Parametern hinterlegt. Bisher wurde keine Unterscheidung der einzelnen Pflegegrade vorgenommen. 20. OPOS - Buchung von Zahlungseingängen Bei der Erfassung des eingegangenen Betrages wird in Echtzeit der nach der Buchung noch offene Betrag angezeigt. Seite 20

24 20. Standardformular Das ärztliche Attest lässt sich jetzt auch für ausgeschiedene Bewohner erstellen. 21. Statistik Rückschau Die deaktivierten Kostenträger werden nun auch angezeigt. 22. Datenträgeraustausch für Inko-Rechnungen (SGB V) Der Datenaustausch mit den Krankenkassen auf die Version 10 umgestellt worden. 23. Rechnungsversand per Korrekturen / Verbesserungen: - Mehrere Rechnungen können nun selektiert und mit Klick auf "Löschen" entfernt werden. - Soll der Versand mit SSL-Verschlüsselung erfolgen, aktivieren Sie in den "Medicare-Parametern" unter "Zugangsdaten für Rechnungsversand" die entsprechende Funktion. Seite 21

25 24. Kalender Bei Terminen, die die Pflege betreffen, wurde die Auswahl der Wohnbereiche geändert. 25. Sonstige Adressen Medicare ist um die Stammdaten Sonstige Adressen erweitert worden. Hiermit besteht nun die Möglichkeit, auch Adressen wie zum Beispiel Apotheken, Lieferanten, usw. zu erfassen Berechtigung für Sonstige Adressen Um die Funktion nutzen können, muss zunächst den Anwendern die Berechtigung im Menü Mitarbeiter unter Mitarbeiter-Berechtigungen zugewiesen werden. Seite 22

26 25.2 Adressen Kategorie Die Sonstigen Adressen können kategorisiert werden. Dazu wurde im Menü Stammdaten der Programmpunkt Sonstige Adressen Kategorien eingebunden. Hier können beliebig viele Kategorien für die Sonstigen Adressen erfasst werden Sonstige Adressen Die Funktion Sonstige Adressen kann entweder über die Menüleiste Stammdaten oder links über die Schnellzugriffsleiste über das Symbol Adressen aufgerufen werden. Seite 23

27 Weitere Funktionen: - DYMO Adressetikett erzeugen - EXCEL Export der Adressen - Sonstige Adressen können den Bewohnern zugeordnet werden 26. Allgemeine Verbesserungen und Korrekturen Es wurden viele Verbesserungen und Korrekturen, insbesondere was die Funktionalität unter Windows 10 betrifft, vorgenommen. Seite 24