Zahlungsverkehr in LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1679 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Zahlungsverkehr in LOHN einrichten 3.2. Monatliche Zahlungen erzeugen 3.3. Auswertungen 4. Details 4.1. Zahlungen ändern 4.2. Löschen von Zahlungsvorschlägen aus Vorperioden 4.3. Vorschüsse 4.4. Individuelle Zahlungstermine 4.5. Agenda BANK ONLINE 4.6. Zahlungsliste mit dem Listendesigner individuell anpassen 4.7. Zahlungsliste an Excel übergeben 5. Wichtige Informationen 2 2 3 3 5 6 7 7 8 8 9 9 9 10 10
Seite 2 1. Ziel Mit LOHN kann der Zahlungsverkehr für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig abgewickelt werden. Dieses Info für Anwender erklärt, wie Sie: den Zahlungsverkehr einrichten und Zahlungsverkehr ausführen. 2. Voraussetzungen 1. Mandanten in ZAHLUNG anlegen Ein Assistent führt Sie durch die Neuanlage der Mandanten-Programmdaten für Rechnungswesen (FIBU, ANLAG, ZAHLUNG). Dieser Schritt entfällt, wenn FIBU bereits angelegt ist. 2. Bankverbindung im Ausland (EU) Agenda stellt die Stammdaten der deutschen Banken zur Verfügung. Ausländische Banken müssen vor der Verwendung manuell angelegt werden. Gehen Sie hierzu bitte wie folgt vor: 1.»Stammdaten Banken«2.»Datei Neu«3. Erfassen Sie nur die BIC und klicken Sie auf <Anlegen>. 4. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und speichern Sie die Bank ab. Jetzt kann die ausländische Bank verwendet werden.
Seite 3 3. 3.1. Vorgehensweise Zahlungsverkehr in LOHN einrichten 1. Bankverbindung des Mandanten Das Bankkonto, von dem die Zahlungen abgebucht werden, muss an zwei Stellen hinterlegt sein: 1. Adressdaten»Stammdaten Mandanten-Adressdaten«: für Mandantenart Firma: für Mandantenart Person mit Firma: Register»Bank«Register»Bank«2. Programmdaten»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«: Bankkonto wählen, von dem die Zahlungen aus LOHN ausgeführt werden sollen. 2. Bankverbindung der Mitarbeiter für Löhne und Gehälter 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Mitarbeiter öffnen. 3. Register»Adresse«wählen. 4. Bankverbindung eintragen. 5. Zahlungsart und Zahlungstermin wählen. Hinweis Individuelle Zahlungstermine legen Sie unter»stammdaten Zahlungstermine«an.
Seite 4 3. Bankverbindung der Krankenkasse Krankenkassen bieten meist mehrere Bankverbindungen zur Überweisung an. Die von den Krankenkassen angebotenen Bankverbindungen werden beim Öffnen von Agenda LOHN automatisch in die Stammdaten der Krankenkassen eingelesen. Für jede Mandanten-Krankenkasse muss eine Bankverbindung ausgewählt werden, sofern die Zahlungsart <Überweisung> gewählt wird: 1.»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen«. 2. Mandanten-Krankenkasse öffnen. 3. Zahlungsart <Überweisung> wählen. 4. Gewünschte Bankverbindung wählen. Hinweis Mit der Option <Individuelle Bankverbindung der Krankenkasse> kann eine Bankverbindung angelegt werden, die nicht in den Stammdaten der Krankenkassen zur Verfügung steht. 4. Bankverbindung der Finanzämter»Stammdaten Finanzämter Register: Bank«. 5. Bankverbindung sonstige Empfänger (Bausparkassen für VWL, usw.) Die Bankverbindungen für Überweisungen an sonstige Empfänger wird direkt in den Personaldaten im Register»Festbezüge«über die Komforterfassung hinterlegt. Beispiele für Buchungsart: Nettoabzug VWL Direktversicherung
Seite 5 3.2. Monatliche Zahlungen erzeugen 1. Zahlungen erzeugen Mit voraussichtlicher Beitragsschuld:»Bearbeitung voraussichtl. Beitragsschuld ermitteln...«erzeugt Zahlungen an die Krankenkassen.»Bearbeitung Monatsberechnung«erzeugt Zahlungen an Arbeitnehmer Finanzämter sonstige Empfänger. Ohne voraussichtliche Beitragsschuld:»Bearbeitung Monatsberechnung«erzeugt Zahlungen an Krankenkassen Arbeitnehmer Finanzämter sonstige Empfänger. 2. Zahlungen übergeben 1.»Transfer Zahlungen bereitstellen«. 2. Sofern gewünscht: Option <Lohnzahlungslauf in FIBU verdichtet einlesen> aktivieren. Wenn die Option aktiviert ist, sind für den Sachbearbeiter in der Fachanwendung FIBU beim Einlesen eines Zahlungslaufs in die Buchungserfassung die einzelnen Zahlungen (insbesondere die Zahlungen an die einzelnen Arbeitnehmer) nicht mehr sichtbar. Siehe: Nr. 0856 Rechteverwaltung für Lohn- und Gehaltszahlungen 3.»Bearbeitung Zahlungsvorschläge übertragen«. 4. ZAHLUNG starten.
Seite 6 3. Zahlungen in ZAHLUNG bearbeiten und ausführen In Agenda ZAHLUNG erzeugen Sie: Eine SEPA-Datei, die Sie über ein Banking-Programm (z. B. S-Firm, GENOlite) übermitteln. SEPA-Zahlungen, die Sie direkt mit Agenda BANK ONLINE ausführen. SEPA-Zahlungsvordrucke (Schecks, Einzelüberweisungen usw.). Bestellung siehe Info Nr. 796314 Bestellung Formulare. Eine SEPA-Datei, die Sie direkt an die Bank übergeben (nicht empfohlen). Hinweis Zum Ausführen von SEPA-Überweisungen, siehe Info Nr. 0852 SEPA-Überweisungen. 3.3. Auswertungen 1. Zahlungsvorschlag»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Schaltfläche: Stammdatenlisten erzeugen«. 2. Zahlungsliste 1.»Transfer Zahlungen bereitstellen«. 2. Klick auf. Sortierung ändern: Auf die entsprechende Spaltenüberschrift klicken Zahlungsliste mit dem Listendesigner individuell anpassen 9 Zahlungsliste an Excel übergeben 10
Seite 7 4. 4.1. Details Zahlungen ändern Je nachdem zu welchen Zeitpunkt der Lohnabrechnung Sie zahlungsrelevante Daten (Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer) ändern, ergeben sich unterschiedliche Vorgehensweisen. Unterscheiden Sie folgende Fälle: Überblick 1. Zahlungen wurden noch nicht für ZAHLUNG bereitgestellt. 2. Zahlungen wurden für ZAHLUNG bereitgestellt. 3. Zahlungen wurden in ZAHLUNG bereits ausgeführt. Sie wollen nur die Differenzen nachbezahlen. 4. Zahlungen wurden in ZAHLUNG bereits ausgeführt. Sie möchten einen neuen kompletten Zahlungslauf erstellen. Fall 1: Zahlungen wurden noch nicht bereitgestellt Die Zahlungen unter gekennzeichnet:»transfer Zahlungen bereitstellen«sind noch nicht durch ein grünes Symbol Nach der Änderung werden die Zahlungen bei der Monatsberechnung automatisch aktualisiert. Fall 2: Zahlungen wurden bereitgestellt Die Zahlungen unter»transfer Zahlungen bereitstellen«sind aufgrund der Bereitstellung mit dem Symbol gekennzeichnet. Sie wurden aber noch nicht als ausgeführt gekennzeichnet. Wirken sich die Änderungen auf bereits bereitgestellte Zahlungen aus, erhalten Sie im Rahmen der Monatsberechnung folgende Meldung:
Seite 8 Fall 3: Zahlungen wurden in ZAHLUNG bereits ausgeführt. Sie wollen nur die Differenzen nachbezahlen. Die Zahlungen unter»transfer Zahlungen bereitstellen«sind aufgrund der Bereitstellung mit dem Symbol gekennzeichnet und in ZAHLUNG bereits ausgeführt: Es werden noch Änderungen vorgenommen, die sich auf die Zahlungen auswirken. Sie möchten nur die Differenzen von LOHN nach ZAHLUNG übergeben. LOHN erzeugt automatisch die Differenzzahlungen. Sie erhalten den Hinweis: Stellen Sie diese nun bereit. Fall 4: Zahlungen wurden in ZAHLUNG bereits ausgeführt. Sie möchten einen neuen kompletten Zahlungslauf erstellen. Die Zahlungen unter»transfer Zahlungen bereitstellen«sind aufgrund der Bereitstellung mit dem Symbol gekennzeichnet und in ZAHLUNG bereits ausgeführt: Sie möchten den Zahlungslauf komplett neu erzeugen: Um sämtliche Zahlungen nochmals komplett an ZAHLUNG übergeben zu können, müssen die Zahlungen erst gelöscht werden. Klicken Sie unter dem Menüpunkt»Zahlungen bereitstellen«auf»datei Löschen«. Über diese Funktion werden alle Zahlungsvorschläge der aktuellen Lohnperiode gelöscht. Durch eine wiederholte Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld oder Monatsberechnung werden die Zahlungsvorschläge wieder erzeugt und können an ZAHLUNG übergeben werden. 4.2. Löschen von Zahlungsvorschlägen aus Vorperioden 1.»Transfer Zahlungen bereitstellen«. 2. Mit der Funktion können Zahlungsvorschläge aus Vorperioden gelöscht werden. 4.3. Vorschüsse Die Bereitstellung der Vorschüsse (LA Nettoabzug 203 = Vorschuss/Abschlag) für AGENDA ZAHLUNG erfolgt über»transfer Vorschüsse bereitstellen«. Bei der endgültigen Monatsberechnung werden die Vorschüsse verrechnet.
Seite 9 4.4. Individuelle Zahlungstermine 1.»Stammdaten Zahlungstermine«. 2. Individuelle Zahlungstermine für die Mitarbeiter anlegen. 3. Zahlungstermine in den Personaldaten hinterlegen:»stammdaten Personaldaten Register: Adresse«. 4.5. Agenda BANK ONLINE Nr. 86202 Schnelleinstieg BANK ONLINE 4.6. Zahlungsliste mit dem Listendesigner individuell anpassen Vorgehensweise 1.»Transfer Zahlungen bereitstellen...«. 2. Listendesigner öffnen: 3. Zahlungen individuell anpassen über Register:»Steuerung«: Hinweis Der Zahlungsvorschlag in den»allgemeinen Auswertungen«kann nicht manuell angepasst werden.
Seite 10 4.7. Zahlungsliste an Excel übergeben Vorgehensweise»Transfer Zahlungen bereitstellen...«. Mit rechter Maustaste auf beliebige Tabellenzeile klicken.»datenhaltung/ -transfer«auswählen.»alle Zeile(n) nach MS-Excel kopieren«wählen. Hinweis Der Zahlungsvorschlag in den»allgemeinen Auswertungen«kann nicht manuell angepasst werden. 5. Wichtige Informationen Nr. 0852 SEPA-Überweisungen Nr. 796314 Bestellung Formulare Nr. 86202 Schnelleinstieg BANK ONLINE