Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin 10702 Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz 1 10707 Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene E-Mail-Adresse Vermittlung (030) 90 139-0 Intern 9139-111 Fax (030) 9028-3534 E-Mail Adresse Ipv-hotline@lvwa.berlin.de (email-adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum 04.05.2012 Rundschreiben LVwA IPV Nr. 14/2012 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Mai Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines 2 1.1 Transport im Mai 2012 2 1.2 Aktualisierung der Handbücher 2 1.3 N Qualitätssicherung der Stammdaten 2 2 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft 2 2.1 Prüfung des Zahlbetrages 2 2.2 Neue Krankenkassenschlüssel 3 2.3 Maßnahmen 3 2.4 Infotyp ADT (IT 0783) 4 2.5 Einrichtung fehlender Arbeitszeitplanregeln 4 3 Abrechnungssachbearbeitung 4 3.1 Prüfung des Zahlbetrages 4 3.2 Neue Krankenkassenschlüssel 5 4 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5 4.1 Registerkarte ADT (IT 1513) 5 5 Anwendungssystembetreuung 5 5.1 Neue Krankenkassenschlüssel 5... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: http://www.lvwa.verwalt-berlin.de Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer 58-100 9 919 260 800 0 990 007 600 10 001 520 Bankleitzahl 100 100 10 100 200 00 100 500 00 100 000 00
1 Allgemeines 1.1 Transport im Mai 2012 Aktuelle Systemanpassungen werden am 04.05.2012 in die produktiven Systeme (Z01 und S01) transportiert. 1.2 Aktualisierung der Handbücher In der 14. KW wurden Aktualisierungen zu den Handbüchern im Intranet veröffentlicht. 1.3 N Qualitätssicherung der Stammdaten Die aktuellen Erkenntnisse aus der Bearbeitung von Hotline-Anfragen sind in der Anlage 1 zu diesem Rundschreiben zusammengefasst. 2 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Reports 2.1 Prüfung des Zahlbetrages Ab Kalendermonat Mai 2012 wird die Abrechnungssachbearbeitung regelmäßig unmittelbar nach einer (echten) Personalabrechnung die Folgeaktivität Vergleich Zahlbetrag (alt-neu) ausführen. Damit ist es möglich, frühzeitig anhand der technischen Lohnart /560 Auszahlungsbetrag festzustellen, ob es im Vergleich zum Vormonat zu einer ungewöhnlichen Veränderung des Zahlbetrages und damit der Personalabrechnung im Einzelfall gekommen ist. Folgendes ist zu beachten: Die IPV-anwendende Stelle entscheidet in eigener Zuständigkeit über die Parameter, die bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen: Die Werte, die die Abrechnungssachbearbeitung beim Start der Folgeaktivität vorgeben muss, sind in Zusammenarbeit mit dem Personalservice festzulegen. Hinweis für die Abrechnungssachbearbeitung Über die Dateneingaben im Block Vergleichsparameter werden diese bei der Auswertung berücksichtigt. Die IPV-anwendende Stelle legt fest, wer darüber entscheidet, ob die Abrechnungssachbearbeitung mit den weiteren Folgeaktivitäten fortfahren kann oder ob Einzelfälle zu - 2 -
korrigieren sind. Ggf. kann es erforderlich sein, das SSC mit einer Hotline-Anfrage einzuschalten. s auch Ausführungen zu Tz. 3.1 Sozialversicherung 2.2 Neue Krankenkassenschlüssel s Ausführungen zu Tz. 5.1 Maßnahmen 2.3 Maßnahmen Mit dem Transport von Systemeinstellungen im Monat Februar 2012 (s. Rundschreiben LVwA IPV Nr. 3/2012 Tz. 3.1) wurden für die Maßnahmenart 20 Wechsel Arbeitsvertrag Tarif neue Maßnahmengründe entsprechend dem neuen Tarifrecht (Angleichungs TV Berlin) eingerichtet: 12 Wechsel Azubi zu Tarifl.Besch. 13 Wechsel Prak. zu Tarifl.Besch. 14 Wechsel Tarifl.Besch. zu Azubi Die bisherigen Gründe 01 bis 08 01 Nicht verwenden (W:Arb.-Ang.) 02 Nicht verwenden (W:Ang.-Arb.) 03 Nicht verwenden (W:Azubi-Arb.) 04 Nicht verwenden (W:Azubi-Ang.) 05 Nicht verwenden (W:Prakt.-Ang) 06 Nicht verwenden (W:Volon.-Ang) 07 Nicht verwenden (W:Ang.-Azubi) 08 Nicht verwenden (W:Arb.-Azubi) werden nicht mehr benötigt und sind mit dem Zusatz Nicht verwenden versehen worden. Aus gegebenen Anlass ist in den Personalfällen, in denen die Maßnahmengründe 01 bis 08 ab 01.01.2012 verwendet wurden und die aktuell noch abgerechnet werden, die Maßnahmenart 20 mit der Funktion Ändern aufzurufen und der neue Maßnahmegrund einzutragen. - 3 -
Infotypen 2.4 Infotyp ADT (IT 0783) s. Ausführungen zu Tz. 4.1 Zeitwirtschaft 2.5 Einrichtung fehlender Arbeitszeitplanregeln Aus gegebenen Anlass nochmals der Hinweis: Aufgrund des laufenden Releasewechsels können derzeitig auch keine neuen Arbeitszeitregeln im Infotyp Sollarbeitszeit (IT 0007) zur Verfügung gestellt werden. Die derzeit beantragten Arbeitszeitplanregeln werden voraussichtlich mit den Systemeinstellungen zum Releasewechsel im Kalendermonat Juli transportiert. 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Prüfung des Zahlbetrages Mit Mail vom 12.04.2012 wurde folgende Information gegeben: aus gegebenem Anlass wird empfohlen, künftig unmittelbar nach der Personalabrechnung mit dem Lohnartenreporter ( Infosysteme Auswertungsreports besondere Listen) zu prüfen, ob es bei den Zahlbeträgen (Lohnart /560) ungewöhnlich hohe Beträge gibt. Die Auswertung kann auch mit einer Variante gestartet werden, um beim Vergleich mit dem Zahlbetrag des Vormonats geringfügige Differenzen im Zahlbetrag auszuschließen: Dazu nach dem Öffnen den Button "Variante holen" anklicken oder die Tastenkombination "Umschalt + F5" wählen. Im sich öffnenden Pop-up "Variante suchen" ist im Feld "Erstellt von" SSC* einzugeben und die Variante mit dem Namen "IPV-Vergleich - Vergleich Zahlbetrag Alt-Neu" auszuwählen. Beim Füllen der Reportmaske sind die Bearbeitungshinweise, die mit Anlage 1 zum IPV-RS 12.2009 gegeben wurden, zu beachten. Bei der Bewertung der Ergebnisse ist ggf. der Personalservice einzuschalten. s. Ausführungen zu Tz. 2.1 Zur Personalabrechnung/Folgeaktivitäten im KM August 2012 wird die Auswertung als Folgeaktivität in den Berichtsbäumen Besoldung/Tarif/Tarif 15 Monatliche Aktivitäten Teil 1 unmittelbar nach dem Knotenpunkt Abrechnung korrig. Pers.fälle eingebunden. Bis dahin ist die Auswertung wie in der Mail beschrieben auszuführen. Hinweis Das SSC prüft, ob die Ausgabe des Sachbearbeiters Personal auch bei dieser Auswertung möglich ist. - 4 -
3.2 Neue Krankenkassenschlüssel S. Ausführungen zu Tz. 5.1 4 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 4.1 Registerkarte ADT (IT 1513) Die Wertehilfe zur Registerkarte ADT (IT 1513), die ebenfalls für den Infotyp ADT (IT 0783) gilt, wurde um die Bezeichnung Azubi Tiermedizinische/r Fachangest. ergänzt und die ADT-Liste im Intranet entsprechend angepasst. 5 Anwendungssystembetreuung 5.1 Neue Krankenkassenschlüssel Bevor ein Antrag auf Vergabe eines Krankenschlüssels beim SSC gestellt wird, ist von der Anwendungssystembetreuung zu prüfen, ob die Krankenkasse ggf. bereits im IPV-System vorhanden ist. Dazu ist wie folgt vorzugehen: Transaktion sm31 Tabelle T5D11 Customizing Objekt öffnet sich mit Eintrag T5D11 Pop-Up Tabelle/View für Weiter (Enter) V_T5D11 auswählen Tabelle Sicht Grundeinstellungen der Krankenkasse anzeigen: Übersicht öffnet sich Menü Auswahl Nach Inhalten Pop-Up Feldauswahl öffnet sich Betriebsnummer und Gültig bis auswählen Betriebsnummer der gesuchten Krankenkasse und Gültigkeitsdauer 31.12.9999 eingeben KK vorhanden: Grunddaten der KK und die Meldung werden angezeigt KK nicht vorhanden: Meldung. Im Auftrag Schwierkus - 5 -