Istbesteuerung in Lexware buchhalter Fehler in den Konteneigenschaften oder beim Buchen Inhalt 1. Fehler in den Kontoeigenschaften... 1 1.1. Steuersatz und Umsatzsteuerposition nicht plausibel... 1 1.2. Konten mit der falschen Kontenkategorie hinterlegt... 2 1.3. Erlösminderungen mit falscher Kontoart hinterlegt... 2 1.4. Vorsteuerkonto mit falscher Umsatzsteuerposition hinterlegt... 3 2. Fehler beim Buchen... 4 2.1. Direktes Buchen auf Umsatzsteuerkonten... 4 2.2. Zahlungseingänge nicht über offene Posten ausgebucht... 4 2.3. Import von Buchungsdaten... 4 2.4. Buchungsvorgaben für Erlösminderung... 5 2.5. Storno nicht über Programmautomatik... 5 2.6. Buchen mit negativem Vorzeichnen... 5 2.7. Buchungsvorgaben für Gutschriften/Forderungsverluste nicht beachtet... 5 3. Übersicht der Zuordnungen von Konto und USt.Pos.... 7 1. Fehler in den Kontoeigenschaften Konteneigenschaften wie Kontenkategorie, Kontenart, Steuersatz und Umsatzsteuerposition müssen stimmig sein. 1.1. Steuersatz und Umsatzsteuerposition nicht plausibel Jeder Steuersatz ist mit der entsprechenden Umsatzsteuerposition (USt.Pos.)/Kennzahl in der Umsatzsteuer-Voranmeldung verknüpft. PrüfungDie Plausibilität von Steuersatz und Umsatzsteuerposition in Erlöskonten prüft Lexware scout. Meldet Lexware scout Probleme sind bebuchten Konten nicht korrekt hinterlegt. Beispiel: Im Konto 8400 SKR-03 ist der Steuersatz 'USt 19%' und die USt.Pos. 0 nicht plausibel. Lexware scout meldet ein Problem. http://support.lexware.de 1
Korrektur: In Lexware scout finden Sie den Link 'Korrigieren'. Der Kontenassistent wird geöffnet. In den Steuerangaben hinterlegen Sie die korrekte USt.Pos. 81 für den Steuersatz 'USt19 %'. Hinweis: Am Ende des Artikels finden Sie eine Übersicht der Zuordnungen von Konto/Steuersatz und USt.Pos. 1.2. Konten mit der falschen Kontenkategorie hinterlegt Kontenkategorie und Steuersatz müssen stimmig sein: Konten mit der Kategorie 'Einnahmen' hinterlegen Sie mit Umsatzsteuer. Konten mit der Kategorie 'Ausgaben' hinterlegen Sie mit Vorsteuer. Beispiel: Ein Einnahmenkonto ist mit der falschen Kategorie 'Ausgaben' und mit Umsatzsteuer 19% und USt.Pos. 81 hinterlegt. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird die Umsatzsteuer in Kennzahl 81 mit Minusbetrag ausgewiesen (Steuerguthaben). PrüfungKontrollieren Sie die Kontenkategorie über den Kontenplan. Über 'Datei Drucken Kontenplan' wählen Sie nur die bebuchten Konten mit der Option 'Nur anwenderdefinierte Konten'. Im Kontenplan kurz kontrollieren Sie die Spalten 'Kategorie' und 'Steuer' auf Stimmigkeit. Korrektur: Wenn ein bebuchtes Konto mit einer falschen Kategorie hinterlegt ist, legen Sie ein neues Konto an. Stornieren Sie die Buchungen. Erfassen Sie die Buchungen neu. 1.3. Erlösminderungen mit falscher Kontoart hinterlegt Erlösminderungen wie gewährte Skonti, Boni, Rabatte müssen mit der Kontoart 'Erlösminderung' hinterlegt sein. PrüfungWenn ein Minderungskonto mit einer anderen Kontenart hinterlegt ist, weisen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Summen- und Saldenliste Differenzen auf. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung und im Umsatzsteuerkonto (fällig) ist die Minderung nicht abgezogen. In der Summen- und Saldenliste sind die fälligen Erlöse korrekt dargestellt. http://support.lexware.de 2
Beispiel: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung Kennzahl 81 weist eine Steuer von 190 EUR mit einer BMG von 1.000 EUR aus. Umsatzsteuer-Voranmeldung In der Summen- und Saldenliste ist der Saldo der fälligen Erlöse mit 840,34 EUR korrekt dargestellt. Prüfen Sie alle Erlösminderungskonten auf die Kontenart. Über 'Datei Drucken Kontenplan' wählen Sie mit der Option 'Nur anwenderdefinierte Konten' die bebuchten Konten. Im Kontenplan kurz kontrollieren Sie die Kontoart bei den Erlösminderungskonten. Korrektur: Stornieren Sie alle Buchungen mit der falschen Minderungsart. Ändern Sie im Kontenassistenten die Kontoart auf 'Erlösminderung'. Berechnen Sie die Salden im Menü 'Extras - Saldenneuberechnung' neu. 1.4. Vorsteuerkonto mit falscher Umsatzsteuerposition hinterlegt Abziehbare Vorsteuer 7% und 19% sind mit der USt.Pos. 66 zu hinterlegen. Prüfung: Wenn der Ausweis der Umsatzsteuer-Voranmeldung in Bereich 'Vorsteuer' nicht schlüssig ist, kontrollieren Sie die Konten über den Kontenplan. Konten mit der Kategorie 'Vorsteuer' sollten die USt.Pos. 66 haben. Korrektur: Ändern Sie die USt.Pos. in den Konteneigenschaften des Vorsteuerkontos Hinweis: Betriebsausgabenkonten mit Vorsteuerabzug sind mit der USt.Pos. 0 hinterlegt. Der Kontenassistent blockiert die Speicherung einer falschen USt.Pos. z. B. 66. http://support.lexware.de 3
2. Fehler beim Buchen Aufgrund der Programmautomatik bei der Istbesteuerung müssen bestimmte Buchungsvorgaben eingehalten werden. Einige Buchungsfehler werden vom Programm mit Warnmeldungen blockiert. Nachfolgende Buchungsfehler führen zu Differenzen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2.1. Direktes Buchen auf Umsatzsteuerkonten Buchen Sie nicht direkt auf Konten mit der Kategorie 'Umsatzsteuer'. Diese Beträge werden auf das Umsatzsteuerkonto gebucht, fehlen aber in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Programmautomatik zieht die Beträge ausschließlich über die USt.Pos. im Erlöskonto in die Umsatzsteuer- Voranmeldung. PrüfungPrüfen Sie das Journal auf direkte Buchungen gegen Umsatzsteuerkonten. Korrektur: Stornieren Sie die Buchung und buchen Sie über das passende Erlöskonto. 2.2. Zahlungseingänge nicht über Offene Posten (OP) ausgebucht Buchen Sie beim Zahlungseingang immer den Offenen Posten aus. Nur dann wird die Umsatzsteuer automatische umgebucht. Wenn Sie den OP nicht ausbuchen, wird der Zahlungseingang nicht in der Umsatzsteuer- Voranmeldung ausgewiesen. In der Summen- und Saldenliste stehen der Umsatz und das Umsatzsteuerkonto weiterhin auf 'nicht fällig'. PrüfungPrüfen Sie im Menü 'Buchen- Offene Posten abgleichen', ob Zahlungen vorhanden sind, deren OP nicht ausgebucht ist. Korrektur: Markieren Sie die Zahlung im unteren Fenster und den zugehörigen OP im oberen Fenster. Über die Schaltfläche 'Durchführen' starten Sie den Abgleich der OP. Damit erfolgt die automatische Umbuchung der Umsatzsteuer, so dass die Berichte korrigiert werden. 2.3. Import von Buchungsdaten Beim Import von Zahlungseingängen kann die automatische Umbuchung auf das Umsatzsteuerkonto fällig nicht stattfinden. Der Zahlungseingang wird nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen. Führen Sie nach dem Import den Abgleich der Offenen Posten durch. PrüfungPrüfen Sie im Menü 'Buchen- Offene Posten abgleichen', ob im unteren Fenster Zahlungen gelistet sind. Korrektur: Markieren Sie die Zahlung im unteren Fenster und den zugehörigen OP im oberen Fenster. Über die Schaltfläche 'Durchführen' starten Sie den Abgleich der offenen Posten. Das Programm bucht die Umsatzsteuer automatisch auf 'fällig' um. Hinweis: Wenn Sie Ausgangsrechnungen importieren, aktivieren Sie im Import-Assistenten folgende Option: 'Steuer bei Automatikkonten berechnen'. http://support.lexware.de 4
2.4. Buchungsvorgaben für Erlösminderung Erlösminderungen buchen Sie über die vorgesehenen Konten mit der Kontoart 'Erlösminderung'. Wenn Sie Erlösminderungen auf andere Konten buchen, werden die Minderungen im Umsatzsteuerkonto und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht berücksichtigt. Die fälligen Erlöse in der SuSa und die Bemessungsgrundlage in der Umsatzsteuer-Voranmeldung weichen voneinander ab. PrüfungPrüfen Sie das Journal auf Zahlungseingänge mit Minderungen. Als Minderungskonto muss ein separates Konto mit der Kontenart 'Erlösminderung' gebucht sein. Korrektur: Stornieren Sie die Buchungen. Ändern Sie danach die Kontoart auf 'Erlösminderung'. Buchen Sie die Zahlungseingänge erneut korrekt ein. 2.5. Storno nicht über Programmautomatik Wenn Sie für Stornierungen Umkehrbuchungen oder Buchungssätze mit negativem Betrag erfassen, lösen Sie damit die Umbuchung der Umsatzsteuer fällig aus. Stornieren Sie deshalb ausschließlich über die Programmautomatik. Benutzen Sie dazu das Kontextmenü 'Stornieren'. PrüfungIn der Summen- und Saldenliste ist der Saldo des fälligen Erlöses korrekt. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung erhöht der Storno die Bemessungsgrundlage. Prüfen Sie die Debitorenkonten auf Stornos in Form von Umkehrbuchungen oder Buchungen mit negativem Betrag. Korrektur: Stornieren Sie das manuelle Storno über die Programmautomatik. Führen Sie danach den Storno erneut durch. Hinweis zur Buchungsliste: Übergeben Sie keine Stornorechnungen aus Warenwirtschaft/Faktura an die Buchhaltung. Der Storno erzeugt keine offenen Posten. 2.6. Buchen mit negativem Vorzeichnen Buchen Sie nicht mit negativem Vorzeichen. Buchungen mit negativem Vorzeichen und OP-Abgleich lösen eine Umbuchung der Umsatzsteuer fällig aus. Prüfung:In der Summen- und Saldenliste ist der Saldo des fälligen Erlöses korrekt. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung erhöht die Negativbuchung die Bemessungsgrundlage. Prüfen Sie die Debitorenkonten auf Buchungen mit negativem Vorzeichen. Korrektur: Stornieren Sie die Buchungen mit negativem Vorzeichen über die Programmautomatik. Geben Sie die Buchungen neu ein. 2.7. Buchungsvorgaben für Gutschriften/Forderungsverluste nicht beachtet Buchen Sie Gutschriften über ein Interimskonto. Wird eine Gutschrift direkt als Umkehrbuchung erfasst und mit OP ausgebucht, löst das eine Umbuchung der Umsatzsteuer fällig aus. Buchen Sie Forderungsverluste mit OP-Abgleich über ein Interimskonto. PrüfungIn der Summen- und Saldenliste ist der Saldo des fälligen Erlöses korrekt. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung erhöht die Gutschrift/Forderungsverlust die Bemessungsgrund- http://support.lexware.de 5
lage. Prüfen Sie die Debitorenkonten auf Gutschrift/Forderungsverlust. Korrektur: Stornieren Sie Buchungen Gutschriften/Forderungsverluste. Geben Sie die Buchungen neu ein. Beispiel: Buchen Sie Gutschriften/Forderungsverluste gegen ein Interimskonto (Verrechnungskonto). Konto Soll SKR-03/SKR-04 Konto Haben SKR-03/SKR-04 Betrag EUR 8400/4400 Erlöse 19% USt. 1590 Durchlaufende Posten 1.190 Buchen Sie die Minderung des Offenen Postens, indem Sie das Interimskonto ausgleichen. Konto Haben SKR-03/SKR-04 Konto Soll SKR-03/SKR-04 Betrag EUR 1590 Durchlaufende Posten 10000 Debitor 1.190 1766 USt. nicht fällig* 1776/3806 USt. 19%* 190 *Umbuchung durch Programmautomatik Hinweis: Erfassen Sie Gutschriften ohne OP-Ausbuchung sind die Berichte korrekt. In der OP-Liste bleiben Rechnung und OP stehen, bis diese mit einer weiteren offenen Rechnung abgeglichen werden. Hinweis zur Buchungsliste Übergeben Sie bei Istbesteuerung Gutschriften aus Warenwirtschaft/Faktura in Lexware buchhalter, bleiben Rechnung und Gutschrift solange in der OP-Verwaltung stehen, bis Sie mit einer weiteren Offenen Rechnung abgeglichen werden. Wenn keine weiteren Rechnungen des Debitors vorhanden sind, übergeben Sie die Gutschrift aus Warenwirtschaft/Faktura nicht in Lexware buchhalter. Buchen Sie die Gutschriften in der Buchhaltung über ein Interimskonto. http://support.lexware.de 6
3. Übersicht der Zuordnungen von Konto und USt.Pos. Lieferungen und sonstige Leistungen Umsatz Steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug Innergemeinschaftliche Lieferung an Unternehmer mit USt-IdNr. USt.Pos. Standardkonto SKR-03/SKR-04 Steuer 41 8125/4125 Keine Ausfuhrlieferungen 43 8120/4120 Keine Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug (z. B. aus Vermietung) 48 8100/4100 Keine Nicht steuerbare sonstige Leistungen 21 8336/4336 Keine Erlöse USt. 7% 86 8300/4300 7% USt. Erlöse USt. 19% 81 8400/4400 19% USt. Erlöse mit pauschaler USt. 24 UStG 76/80* 8190/4180 10,7% USt. Innergemeinschaftlichen Erwerb 7% 93 3420/5420 7% USt./VSt. Innergemeinschaftlichen Erwerb 19% 89 3425/5425 19% USt./VSt. Erlöse aus Leistungen nach 13b 60 8337/4337 Keine Abziehbare Vorsteuer Steuersatz USt.Pos. Standardkonto Steuer VSt. 7% 66 1571/1401 Keine VSt. 19% 66 1576/1406 Keine Abziehbare Vorsteuer 66 1570/1400 Keine VSt. aus innergemeinschaftlichem Erwerb 61 1574/1404 Keine VSt. aus Leistungen im Sinne des 13b 19% 67 1577/1407 Keine Umsätze für die der Leistungsempfänger die Steuer nach 13b UStG schuldet Umsatz USt.Pos. Standardkonto Steuer Neu ab 2010 Im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen von Unternehmer aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet (EU) mit USt-IdNr. USt./VSt. 19% Andere Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers (Werklieferung/Bauleistung) USt./VSt. 19% Andere Leistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers (Werklieferung/Bauleistung) 46/47* 3123/5923 19% USt./VSt. 52/53* 3125/5925 19% USt./VSt. 84/85* 3120/5920 19% USt./VSt. http://support.lexware.de 7