1 Projektmanagement im FP7 Präsentation: Veronika Kauert, Otto-von-Guericke-Universität, TTZ 2 Überblick 1. Erfolgreiches Projektmanagement 2. Aufgaben eines EU-Projektmanagers 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU 6. Tipps für einen reibungslosen Projektablauf 1
3 1. Erfolgreiches Projektmanagement besteht zwar auf dem Papier aus simplen Komponenten, scheitert aber in der Praxis oft an der Konsequenz in der Umsetzung dieser simplen Dinge. Führung und Kommunikation Teamarbeit und Organisation Planung Realisierung Controlling und Steuerung 4 2. Aufgaben eines EU-Projektmanagers Verhandeln Verantwortung und Krisenbewältigung Koordinieren Verbreitung und Verwertung der Ergebnisse Kommunizieren Projekttreffen und Konferenzen Berichterstattung Vertragsmanagement Finanzabwicklung 2
5 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes Projektlaufzeit: 01.01.2010-31.12.2012 14/06/2011 13/06/2012 14/06/2013 Cost reimbursement Cost reimbursement Cost reimbursement 105 105 M M M M D D D D D D D D Period 1 Period 2 Period 3 105 12 months 12 months 60 60 12 months 60 01/03/2011 29/02/2012 01/03/2013 Periodic reports Periodic reports Periodic reports 01/01/2010 31/12/2010 31/12/2011 31/12/2012 Start End 6 Berichterstellung an die EU Zwischenbericht 1. Wird max. 60 Tage nach dem Ende der Berichtsperiode fällig Bericht zum Stand des Projektes (Fortschritt, Zielerreichung) Bericht zur Mittelverwendung Finanzaufstellung (Form C) 2. Erfolgreiche Beurteilung des Zwischenberichtes durch die Kommission innerhalb von 105 Tagen nach Einreichung des Berichtes. Abschlussbericht 1. Wird max. 60 Tage nach Projektende übermittelt Ergebnisse, Schlussfolgerungen und sozioökonomische Auswirkungen des Projektes Gesellschaftliche Auswirkungen (gender equality actions, ethical issues, ) inklusive eines Plans zur Nutzung und Verbreitung der Erkenntnisse 2. Nach 105 Tagen Bericht von der Kommission -> Schlusszahlung 3. Bericht des Koordinators zur Aufteilung der Schlusszahlung unter den Zuschussempfängern bis 30 Tage nach Erhalt der Schlusszahlung durch die Kommission 3
7 Finanzabwicklung (1/2) Förderfähige Kosten Müssen dem Empfänger tatsächlich entstanden sein müssen während der Projektlaufzeit entstanden sein werden zur Erreichung der Projektziele aufgewendet müssen mit den üblichen Buchhaltungsmethoden des Empfängers ermittelt werden sind in den Büchern der jeweiligen Organisation erfasst wurden in Annex I angegeben Nicht-förderfähige Kosten Indirekte Steuern wie MwSt (Ausnahme: Flughafensteuern) Zölle Schuldzinsen Rückstellungen für eventuelle künftige Verluste oder Verbindlichkeiten Wechselkursverluste im Zusammenhang mit einem anderen Gemeinschaftsprojekt angefallene Kosten übertriebene oder unbedachte Ausgaben 8 Finanzabwicklung (2/2) Direkte Kosten Personalkosten Müssen mit timesheets belegt sein und im Arbeitsvertrag des Personals Verbrauchsmaterial Ohne Mehrwertsteuer ansetzen Reisekosten Ohne Mehrwertsteuer ansetzen Equipment Beachte die Abschreibungen und Nutzung Subcontracts Mehrwertsteuer raus rechnen (Vergabeverfahren) Audit Zertifikate Fällt nur an, wenn Förderung >=375.000 Mittelverschiebungen sind ohne Amendment zum Grant Agreement möglich, soweit dadurch die Projektziele (Annex I) nicht beeinträchtigt werden. 4
9 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers Projektmanagement Kenntnis der Dokumente Überwachen des Zeitplans Überwachen der Kosten Berichterstellung Projektmanager von Anfang an mit einbeziehen, schon bei Antragstellung Genaues Lesen aller EU Dokumente, auch die Fußnoten! Kennen des Grant Agreements Kennen des Consortium Agreements Ableiten der Termine aus dem Grant Agreement und dem Workplan (Annex I) Ableiten der zur Verfügung stehenden Mittel Aufsplittung der Mittel in die einzelnen Kostenkategorien Zeitliches Management - Puffer planen 10 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU Beratung zu Fördermöglichkeiten und Unterstützung in der Antragstellung Vorbereitung des Antrages Antragstellung Vertragsverhandlung Projektdurchführung Projektabschluss Übernahme von Projektmanagementaufgaben 5
11 Übernahme von Projektmanagementaufgaben 1/2 Kostenkontrolle Qualitätsgewährleistung Planungs - effizienz Controlling und Finanzen Erstellen und Überwachen des Budgetsund des Projektzeitplans Übernahme der Mittelverteilung, die Finanzielle Abwicklung Erstellen der Cost statements Projektmanagement Management Erstellen der Managementstruktur Vorbereitung von Vertragsverhandlungen und der Öffentlichkeitsarbeit Erstellen des Managementberichtes Projektadministration Erstellen der Templates Koordinierung der Partnerzuarbeiten 12 Übernahme von Projektmanagementaufgaben 2/2 Kostenkontrolle Qualitätsgewährleistung Planungs - effizienz Kommunikation Planung und Durchführung der Meetings Kommunikation mit den Partnern, EU und NKS Führen von Verhandlungen Projektmanagement Berichtswesen Abforderung der Unterlagen der Projektpartner Überwachen der Berichtsfristen Zusammenstellen der Berichte 6
13 Beispiel - timesheet Project Number: Participant Number in this project: Otto-von-Guericke-University Magdeburg Project Acronym: Legal Name: Duration: Organisation short name: OvGU Actual Periode: Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Total Type of Activity WP/Task Activity RTD WP01 0 WP02 0 Arbeitszeitnachweise müssen enthalten: WP03 0 Demo WP04 0 Management WP05 0 Other WP06 0 Other Project name 0 Illness 0 Name des Projektmitarbeiters Holi 0 Unpaid Absence 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Hours worked on the EU project RTD Summary Month: 0 Nummer des Projektkontos (Project Demoaccount 0 Management 0 number should be indicated.) Other 0 Total 0 Absence (Sick leave, Holi..) 0 Hours worked on other projects 0 Unpaid Absence 0 Productive hours worked in the month 0 Month : February 10 date & signature of the worker Date & signature of the head of department Worker: Name des Zuwendungsempfängers Bezeichnung des Projektes Zeitraum Anzahl der Stunden Name und Unterschrift des Mitarbeiters und des Vorgesetzten (Projektleiters) 14 6. Tipps für einen reibungslosen Projektablauf Kommunikation zwischen den Akteuren sicherstellen Ansprechpartner kennen Vor Ort treffen planen und wahrnehmen Verantwortlichkeiten festlegen Zeitplanung (Puffer) immer aktualisieren Terminkontrolle Kostenüberwachung Berichterstellung rechtzeitig anfangen Timesheets kontinuierlich führen Bei Problemen im Zusammenhang mit dem EU-Projekt, Unterstützung anfordern! 7
15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 16 7. Wichtige Dokumente zur Projektdurchführung Beteiligungsregeln (=Rules for Participation) z.b. Definition Kostenarten, Entscheidungshilfe zur Berechnungsart der indirekten Kosten Leitfaden zur Finanzabwicklung (= Guide to Financial Issues) z.b. detaillierte Interpretation der Muster- Finanzhilfevereinbarung, Modellrechnungen Anleitungen zu den Änderungen für RP7-Finanzhilfevereinbarung (= AmendmentsGuide) Musterbriefe für Vertragsänderungen Konsortialvertrag (= Consortium Agreement) z.b. genauer Anteil der EU-Finanzbeihilfe, Zahlungsmodalitäten, - bedingungen 8
17 7. Wichtige Dokumente zur Projektdurchführung Finanzhilfevereinbarung (= Grant Agreement) Core Grant Agreement, z.b. Pre-financing, Anteilsfinanzierung, Berichtszeiträume Annex I : Description of Work Annex II: General conditions Annex III: Specific provisions for funding scheme Annex IV: Form A Accession to the GA Annex V: Form B Request for accession of a new beneficiary Annex VI: Form C Financial statement Annex VII: Form D ToR for the certificate on the financial statement Form E ToR for the certificate on the methodology Sonderregelungen (= Special Clauses) 18 7. Wichtige Dokumente zur Projektdurchführung Leitfaden zur Auditzertifizierung (=GuidanceNotes on AuditCertification) z.b. Erklärungen zu Methodenzertifikaten Leitfaden zur Berichterstattung (=Reporting Guide) Beachten Sie, dass Marie Curie Actions, ERC und JTIs jeweils eigene Leitfäden haben! Bei Marie Curie Projekten zusätzlich das Arbeitsprogramm für das jeweilige Jahr, in dem das Projekt beantragt wurde 9
19 8. Nützliche Links www.kowi.de/rp7-dokumente/ http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html http://cordis.europa.eu/audit-certification/home_en.html http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=faq&lg=en http://ec.europa.eu/research/enquiries IAPP ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/iapp_reporting_guidlines.pdf ITN ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/itn_reporting_guidlines.pdf www.eubuero.de/arbeitsbereiche/rechtundfinanzen www.finance-helpdesk.org www.meeusfp7.eu 10