Angebotsvergleich und Auswahl des wirtschaftlichsten Anbieters 22. November 2012 in Dortmund Ministerium für Inneres und Kommunales NRW Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 1 Prüfung und Wertung der Angebote ( 16 VOL/A) 4-stufiges Verfahren, Prüfungsreihenfolge nicht zwingend Stufe I: Prüfung auf formale Vollständigkeit sowie rechnerische und fachliche Richtigkeit Stufe II: Prüfung der Eignung Stufe III: Prüfung der Angemessenheit der Preise Stufe IV: Wertung Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 2 1
Stufe I Prüfung der Angebote auf formale Vollständigkeit sowie rechnerische und fachliche Richtigkeit ( 16 Abs. 1 und 3 VOL/A) Eingang frist- und formgerecht? liegen alle Unterschriften vor? Änderungen oder Ergänzungen an den Vertragsunterlagen? sind Preisangaben vorhanden, eindeutig und schlüssig? z.b. Rechenfehler ggf. Aufklärung ( 15 VOL/A) liegen geforderte Nachweise und Erklärungen vor? z.b. Zertifizierungen, Genehmigungen, Referenzen und Eigenerklärungen, Einhaltung der gesetzl. Hygienevorschriften. ggf. Nachforderung ( 16 Abs. 2 VOL/A) Ausschluss bei Nichtvorlage Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 3 Stufe I Prüfung der Angebote auf formale Vollständigkeit sowie rechnerische und fachliche Richtigkeit ( 16 Abs. 1 und 3 VOL/A) entspricht die angebotene der geforderten Leistung? d.h. sind (Mindest-) Leistungsanforderungen erfüllt? z.b. Einhaltung von DGE-Qualitätsstandards, Mindestanzahl Menülinien, eigenes Abrechnungssystem, Anteil an Bioprodukten. ggf. Aufklärung ( 15 VOL/A) Ausschluss bei Nichterfüllung Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 4 2
Stufe II Prüfung der Eignung der Bieter ( 16 Abs. 5 VOL/A) entsprechen die vorgelegten Eignungsnachweise z.b. Zertifizierungen, Zeugnisse, Referenzen, Nachweise über techn. und personelle Ausstattung den gewünschten (Mindest)-Eignungsanforderungen? inhaltliche Prüfung, ggf. Aufklärung ( 15 VOL/A) Ausschluss bei Nichterfüllung Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 5 Stufe III Prüfung der Angemessenheit der Preise ist der Preis ungewöhnlich niedrig bzw. im offenbaren Missverhältnis zu Leistung? Ein ungewöhnlich niedriger Preis könnte vorliegen, wenn das günstigste Angebt um mehr als 20% vom zweitplatzierten Angebot abweicht. ggf. Aufklärung ( 16 Abs. 6 VOL/A) Ausschluss, z.b. bei nicht zulässigem Dumping-Preis Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 6 3
Stufe IV Wertung der Angebote Alle (Mindest-) Eignungs- und Leistungsanforderungen (=Ausschlusskriterien) sind erfüllt Wertung ausschließlich nach den Kriterien, die in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannt sind ( 16 Abs. 6 VOL/A) Zuschlag ist auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot (beste Preis-Leistungsverhältnis) zu erteilen. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend ( 18 VOL/A). Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 7 Preismethode Zuschlag erfolgt auf das Angebot mit günstigstem Preis. Wirtschaftlichstes Angebot = preislich günstigstes Angebot Voraussetzung: Alle (Mindest-) Anforderungen an die Eignung und Leistung (= Ausschlusskriterien) sind erfüllt. Eine über die (Mindest-) Anforderungen hinaus gehende Leistung ist ohne Bedeutung. Angebot 1 Angebot 2 Angebot 3 Preis in 162.000 156.000 170.000 Rang 2 1 3 Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 8 4
Nutzwertanalyse Beispiel: Zuschlagskriterien Gewichtung in % Preis 50 Speisenqualität 40 Servicekonzept 10 Leistungsbewertung durch Nutzwertanalyse: Der Nutzen wird in Zahlenwerten ausgedrückt und mit einer Gewichtung verknüpft. Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 9 Bewertung der Leistung / Nutzwertanalyse Bsp.: Bewertung der Leistung Speisen-Qualität, Unterkriterium Sensorische Prüfung durch ein Probe-Essen Kriterium U-Kriterium Gewichtung Speisenqualität 40 % Sensorische Prüfung 50% Warmhaltezeit 50% 100% ausgewogen besetztes, unvoreingenommenes Testteam (insb. Eltern, Schüler) vergleichbare Menüs Notenskala und Definition der zu vergebenden Noten Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 10 5
Beispiel: Notenskala / Notendefinition Festlegung der zu bewertenden Kriterien (z.b. Geschmack, Konsistenz, Aussehen) und Definition der Punktwerte ausgehend vom Erwartungshorizont (wie sollte die Speisenqualität sein?), z.b. Speisenqualität - sensorische Prüfung Punkte Erwartungen in keinster Weise erfüllt 1 Erwartungen überwiegend nicht erreicht 2 Erwartungen mit leichten Einschränkungen erreicht 3 Erwartungen leicht übertroffen 4 Erwartungen überwiegend übertroffen 5 Erwartungen im vollen Umfang 6 Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 11 Bewertung der Leistung /Nutzwertanalyse Sensorische Prüfung durch ein Probe-Essen Skala: 1 (schlechtester P-Wert) bis 6 (bester P-Wert) U-Kriterium Gewichtung Punkte Gewichteter Punktwert Geschmack 50% 5 2,5 Konsistenz 30% 3 0,9 Aussehen 20% 4 0,8 Leistungspunkte 4,2 Sensorische Prüfung 50% 4,2 2,1 Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 12 6
Wertung der Preise / Nutzwertanalyse Festlegung der Punktwerte zu den Preisen innerhalb einer vorzugebenden Preisspanne, z.b.: Preis in Punkte ab 4,00 / 4,50 0 3,70-3,99 / 4,20 4,49 1 3,40-3,69 / 3,90 4,19 2 3,10-3,39 / 3,60 3,89 3 2,80-3,09 / 3,30 3,59 4 2,50-2,79 / 3,00 3,29 5 bis 2,49 / 2,99 6 Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 13 Preis-Leistungs-Verhältnis / Nutzwertanalyse Beispiel: Wertung Angebot A Kriterium Gewichtung in % Punkte Gewichteter Punktwert Preis 50 4 2 Speisenqualität 40 4,2 1,68 Anteil an Bio- Produkten 10 3 0,3 3,98 Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 14 7
Wertungsmethode Einfache Richtwertmethode (nach UfAB V) Bewertungsmatrix Zuschlag auf das Angebot mit dem besten Preis- Leistungsverhältnis, angegeben durch eine Kennzahl Leistungsbewertung mit Nutzwertanalyse keine Bewertung des Preises Preis und Leistung werden jeweils mit 50 % gewichtet Berechnung: Z = L P Z = Kennzahl L = Gesamtzahl der Leistungspunkte P = Preis Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 15 Einfache Richtwertmethode Preis (netto) = Anzahl Essen x Anzahl Tage/Jahr x Preis/Essen ( z.b. 200 x 200 x 3,10 = 124.000 ) Leistungspunkte = 1 (ungenügend) bis 6 (sehr gut) Bewertungsmatrix nach UfAB V - Einfache Richtwertmethode Legende Eingabefeld Ergebnisfeld Diese Excel-Datei ist als Hilfsmittel gedacht und soll beispielhaft die Anwendung der Richtwertmethoden nach UfAB IV darstellen. Eine Gewähr bzw. Haftung für Ergebnisse, die mit dem Einsatz dieser Datei ermittelt werden, kann nicht übernommen werden. Eine ggf. auch unbeabsichtigte Änderung der hinterlegten Formeln kann zu unrichtigen Ergebnissen führen. Verfahrensart Geschäftszeichen Öffentliche Ausschreibung (National) Kriterium Gewichtung in % Preis 50 Qualität Probeessen 50 Bieter/Nr. 1 2 3 4 5 6 Leistungspunkte 2 4 5 6 5 3 Preis (netto) 100.000,00 108.000,00 140.000,00 160.000,00 129.000,00 124.000,00 Kennzahl = L/P 0,000020 0,000037 0,000036 0,000038 0,000039 0,000024 Kennzahl skaliert * 1.000.000 20 37 36 38 39 24 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots (L/P) 6 3 4 2 1 5 * Wichtiger Hinweis: Die angezeigten skalierten Kennzahlen sind gerundete Werte, die Errechnung der Platzierung erfolgt jedoch aufgrund der Einbeziehung von Nachkommastellen. Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 16 8
Wertungsmethode Interpolationsmethode Unterschiedliche Gewichtung von Preis und Leistung möglich Leistungsbewertung mit Nutzwertanalyse Preise werden durch Umrechnung in Punktwerte zueinander in Verhältnis gesetzt (Interpolation) Alternativ: Nutzwertanalyse Interpolationsmethode Interpolationsmethode 1 Preis in Punkte ab 4,00 0 3,70-3,99 1 3,40-3,69 2 3,10-3,39 3 2,80-3,09 4 2,50-2,79 5 bis 2,49 6 Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 17 Interpolationsmethode Interpolation zwischen dem niedrigsten Preis und dem 1,5 fachen des niedrigsten Preises Niedrigster Preis (N) 2,80 (Eingabefeld, autom. Übernahme in Formel / Spalte "Interpol. Preis") Höchster Preis (H) 4,20 (Eingabefeld, autom. Übernahme in Formel / Spalte "Interpol. Preis") Preis des aktuellen Angebots (x) Maximale Punktzahl 6,00 (Eingabefeld, autom. Übernahme in Formel / Spalte "Interpol. Preis") Angebote Angebots-Nr. Preis in Punkte Gewichtung Punktzahl Gewichtung Gesamtwert IP Preis 60,00% Speisen-Q. 40,00% 1 4,25 0,00 0,00 6,00 2,40 2,40 2 2,80 6,00 3,60 2,00 0,80 4,40 3 3,10 4,71 2,83 4,20 1,68 4,51 4 3,50 3,00 1,80 6,00 2,40 4,20 Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 18 9
Angebotsvergleich und Auswahl des wirtschaftlichsten Anbieters Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ministerium für Inneres und Kommunales NRW 19 10