Informationsbroschüre zum SEPA - Zahlungsverkehr Mit dieser Broschüre wollen wir Ihnen einen Überblick über die anstehenden Änderungen des nationalen sowie europäischen Zahlungsverkehrs ab dem 01. Februar 2014 geben. Machen Sie Ihr Unternehmen SEPA - fit. Wir unterstützen Sie dabei.
Einheitlicher Europäischer Zahlungsraum SEPA Mit SEPA entsteht ab dem 01. Februar 2014 eine einheitliche europäische Zahlungslandschaft. Neben den 17 Euro-Staaten sind alle 10 weiteren EU-Mitglieder beteiligt. Auch Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco und die Schweiz haben die Standards eingeführt. So gilt SEPA in 32 Staaten - einem Raum mit über 25 Millionen Unternehmen, rund 9.000 Bankinstituten und mehr als 500 Millionen Einwohnern. EU Die Europäische Union besteht derzeit aus 27 Mitgliedstaaten. Diese sind: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich von Großbritannien, Nordirland und Zypern. Ausnahmen Zu beachten ist, dass auch die französischen Überseedepartements Guadeloupe, Martinique, Réunion, St. Martin, St. Barthelemy und Französisch-Guayana, die Inseln der Azoren und Madeira (Portugal), die Kanarischen Inseln (Spanien), die Alandinseln (Finnland) sowie Gibraltar zu den EU-Mitgliedsstaaten und somit zum SEPA-Raum gehören. Keine SEPA-Zahlungen Nicht zur EU und nicht zum SEPA-Raum gehören hingegen die britischen Kanalinseln Jersey und Guernsey sowie die Isle of Man ebenso wie die Faröer Inseln und Grönland (Dänemark). Dasselbe gilt für Andorra, San Marino und den Vatikan, obwohl in allen drei Ländern der Euro offizielles Zahlungsmittel ist und die beiden letztgenannten Länder eigene Euro-Münzen prägen. 2 Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg
Überblick über die SEPA Zahlungsarten SEPA-Überweisung (SCT) Beim SEPA-Credit-Transfer wird ein einheitliches Format in derzeit 32 Ländern innerhalb Europas für den Überweisungsverkehr genutzt SEPA gilt künftig für inländische und grenzüberschreitende Überweisungen und Lastschriften in Euro IBAN* und BIC** sind erforderlich Statten Sie Ihre ausgehenden Rechnungen und Ihre Briefbögen bereits heute mit IBAN und BIC aus Fordern Sie von Ihren Geschäftspartnern deren IBAN und BIC an, um Ihre Zahlungen SEPAfähig zu machen Ist Ihre Finanzbuchhaltung und die von Ihnen eingesetzte Banking-Software ready for SEPA? Bei SEPA-Überweisungen gibt es auch für Überweisungen ins Ausland nur noch die Gebührenregelung SHARE (Gebührenteilung und eine einheitliche Laufzeit von einem Arbeitstag) * IBAN - International Bank Account Number (Kontonummer) ** BIC - Bank Identifier Code (Bankleitzahl/-code) SEPA-Basis-Lastschrift (SDD-Core B2C) Vergleichbar mit der heutigen Einzugsermächtigung Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) für den Lastschrifteinreicher erforderlich Beantragung der Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank: www.glaeubiger-id.bundesbank.de Nutzbarkeit bestehender Einzugsermächtigungen durch Umdeutungslösung Empfehlung: Nutzen Sie für neue Lastschriftvereinbarungen unser Kombimandat Nicht beleghaft Festes Fälligkeitsdatum (D) ist vorzugeben (heute bei Sicht fällig) Mandatsreferenz ist aktiv zu nutzen (einfachere Zuordnung von Zahlungen möglich) Pre-Notification zwingend erforderlich (ohne individuelle Regelung spätestens 14 Kalendertage vor jedem Einzug) Vorlagefristen D-5/D-2 = späteste Vorlage bei Bank des Zahlungspflichtigen Rückgabefrist bis 8 Wochen; bei unautorisiertem Mandat 13 Monate SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Vergleichbar mit dem heutigen Abbuchungsauftrag SEPA-Firmen-Lastschriftmandate nur zwischen Nicht-Verbrauchern (keine Privatkunden) möglich Gläubiger-ID und Mandatsreferenz wie bei der SEPA-Basis-Lastschrift erforderlich Eine Umdeutungslösung für den Abbuchungsauftrag ist nicht vorgesehen Der Zahlungspflichtige hat seiner Bank das B2B-Mandat vorzulegen; die Bank muss vor Einlösung der Lastschrift prüfen, ob ein autorisiertes Mandat vorliegt Vorlagefrist D 1 = späteste Vorlage bei Bank des Zahlungspflichtigen Keine Widerspruchsmöglichkeiten des Zahlungspflichtigen Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg 3
SEPA-Checkliste für Ihr Unternehmen Hier finden Sie eine Übersicht der Bereiche Ihres Unternehmens, die von der SEPA- Umstellung betroffen sein könnten. Auf den darauf folgenden Seiten haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt, die Sie während der SEPA-Umstellung begleiten kann. Unternehmensbereich zu prüfen Einkauf / Verkauf Aufnahme anderer Absatz- und Einkaufsmärkte Überprüfung von bestehenden Zahlungsbedingungen und Aufnahme neuer Zahlungsbedingungen IT-Abteilung Fibu-System und Zahlungsverkehrssoftware anpassen Sind Anpassungen im Internetauftritt vorzunehmen (Mehrsprachigkeit, Zahlverfahren, Produkte)? Verwendungszweck gemäß XML ISO 20022 Finanzbuchhaltung Einpflegen IBAN und BIC aller Geschäftspartner Mandatsdaten einpflegen Berücksichtigung der neuen Ausführungsfristen Rechtsabteilung Aufnahme IBAN, BIC und Pre-Notification, etc. in alle relevanten Verträge/Formulare Neue Mandatstexte in Vertragstexte einbinden Personalabteilung IBAN und BIC der Mitarbeiter erfragen und im System einpflegen ggf. neue Prozesse Mandats-Archivierung Mandats-Handling IBAN Konverterlösung 4 Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg
SEPA - Checkliste für Ihr Unternehmen Generelle Fragestellung Erledigt? Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen mittel bis langfristig weiterhin Konten im Ausland unterhalten will oder muss. Organisatorische Vorarbeiten Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten / Ansprechpartner in Ihrer Firma bzw. bilden Sie eine Projektgruppe. Entwickeln Sie einen individuellen Zeit und Umsetzungsplan für Ihr Unternehmen. Analysieren Sie die Prozesse und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um so Aufgaben und Umfang sowie die möglichen Auswirkungen der Umstellung auf SEPA auf Ihr Unternehmen besser einschätzen zu können. Beispiele: Prüfen Sie Ihre Zahlungsverkehrssoftware und Finanzbuchhaltung auf SEPA-Fähigkeit Kontaktieren Sie Ihre Bank bzw. Ihnen Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten und anstehenden Änderungen Identifizierung betroffener Unternehmensbereiche Welche Dienstleister sind in die Buchhaltungs und Zahlungsverkehrsprozesse involviert? Untersuchung von notwendigen Investitionen bei Systemumstellungen (z.b. betroffene Hard und Softwarekomponenten bei Kunden und Lieferantenverwaltung, Buchhaltungs und / oder Banksoftware, etc.) Prüfen Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern mögliche Abhängigkeiten bezüglich der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA (z.b. Referenzdatenübermittlung). Prüfen Sie, zu welchen Zeitpunkten Ihre Geschäftspartner auf die SEPA- Zahlverfahren umstellen. Orientieren Sie sich unter Umständen mit Ihren Planungen an wichtigen Geschäftspartnern. Geben Sie Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen, relevanten Formularen, Zahlscheinen zusätzlich mit IBAN und BIC an. Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden nach deren Bankverbindungen auf der Basis von IBAN und BIC. Ergänzen Sie in den Stammdaten bzw. in der Buchhaltung die Angaben zu IBAN und BIC (auf für den nationalen Zahlungsverkehr). Zum Beispiel bei separater Lohnbuchhaltung sind die Geschäftsvorfallcodes ( Purpose-Codes ) bei XML-Formaten statt der heutigen Textschlüssel im DTAUS Format zu beachten Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg 5
SEPA - Checkliste für Ihr Unternehmen Generelle Fragestellung Erledigt? Bankverträge: Hinweis an die Bank, ab wann Ihr Unternehmen SEPA-fähig sein möchte (z.b. ab wann Überweisungen im XML Format eingereicht werden). Bei Lastschrifteinreichungen ist eine neue Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank abzuschließen. Sofern Sie und / oder Ihre Geschäftspartner die beiden neuen SEPA- Lastschriftverfahren anwenden wollen, sollten Sie sich mit den folgenden Sachverhalten beschäftigen: Beantragen Sie als Inkasso-Einreicher eine Gläubiger- Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank für die Nutzung der neuen Lastschriftverfahren. Überprüfen Sie die Abläufe für Lastschrifteinzüge und beachten Sie die Veränderungen bei den beiden neuen Lastschriftverfahren (z.b. Vergabe Mandatsreferenz, Vorlauf der Lastschrifteinreichung). Hinterlegen Sie die notwendigen weiteren Lastschriftmandatsinformationen in der Finanzbuchhaltung oder Banksoftware. Achten Sie darauf, dass mit allen Zahlungspflichtigen bei Nutzung der neuen Lastschriftverfahren vorab entsprechende Lastschriftmandate vereinbart wurden bzw. bereits vorliegen, analog heute. Hinweise zur Beachtung bei der Bestandsumstellung: Bei heutiger Nutzung des Einzugsermächtigungsverfahrens können vorliegende Einzugsermächtigungen nach dem 09. Juli 2012 für Einzüge im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren genutzt werden. Vor dem ersten Einzug im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie die Zahlungspflichtigen (Zahler) und Angabe von Gläubiger- Identifikationsnummern und Mandatsreferenz über den Wechsel informieren. Bei der Nutzung des heutigen Abbuchungsauftragsverfahrens müssen Sie sich je nach Zielgruppe mit Ihrem Zahlungspflichtigen auf die Nutzung des SEPA-Basis bzw. SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens verständigen. Das Abbuchungsauftragsverfahren wird ab Februar 2014 aufgrund gesetzlicher Vorgaben eingestellt. Abbuchungsaufträge können nicht in Lastschriftmandate eines anderen SEPA-Lastschriftverfahrens überführt werden. Übermitteln Sie rechtzeitig die Informationen (Vorabankündigung) zu den Zahlungseinzügen an die Zahlungspflichtigen. Idealerweise decken Sie dies zum Beispiel durch einen Hinweis auf die Fälligkeit (Belastungsdatum) und den Betrag auf Ihrer Rechnung an den Kunden ab. Erweitern Sie Ihren Kommunikationsprozess (gegebenenfalls einschließlich Schulungen) für Ihre Unternehmensbereiche und Mitarbeiter. 6 Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg
Checkliste SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschriften können ausschließlich elektronisch eingereicht werden. Eine beleghafte Verarbeitung ist nicht mehr möglich. Die SEPA-Lastschrift löst ab Februar 2014 die bisherige Lastschrift vollständig ab. 1. Die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) auf der Internetseite der Bundesbank beantragen. www.glaeubiger-id.bundesbank.de Diese Nummer identifiziert den Gläubiger europaweit. Sofern Sie zukünftig SEPA-Lastschriften einziehen wollen, müssen Sie zunächst (einmalig) Ihre Gläubiger-ID beantragen. Sie dient der kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers. Der Aufbau der Gläubiger-ID ist SEPA-weit einheitlich, sie kann in der Länge aber variieren (in Deutschland 18-stellig). 2. SEPA-Lastschrift-Vereinbarung mit der Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg abschließen. Wie in der bisherigen Lastschriftvereinbarung muss hier mit dem (Firmen-) Kundenberater ein Lastschriftlimit vereinbart werden. 3. Statt der bisherigen Einzugsermächtigung wird nun für neue Vereinbarungen ein Mandat (inhaltlich annähernd identisch) benötigt. Achtung: Ab dem 09. Juli 2012 behalten bestehende Lastschriftvereinbarungen ihre Gültigkeit als SEPA-Mandat dank einer Umdeutungslösung. Somit muss kein neues Mandat eingeholt werden, der Zahlungspflichtige muss lediglich über den Verfahrenswechsel informiert werden. 4. Der Zahlungspflichtige muss durch den Lastschrifteinreicher spätestens 14 Tage vor dem Einzug über Zeitpunkt und Betragshöhe informiert werden (Pre-Notification). 5. Einzug der Lastschrift mit Vorlauf Achtung: Hier gelten andere Fristen als bisher. Die Lastschrift muss teilweise bis zu 6 Werktage vor Ausführung bei der Bank elektronisch eingereicht sein! Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg 7
SEPA-Lastschriftmandat Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisher bekannte Einzugsermächtigung bzw. den heutigen Abbuchungsauftrag. Es ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Lastschrift. Das Mandat ermächtigt zum einen den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen und enthält zum anderen eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, die Lastschrift einzulösen. Dabei sind bestimmte (Form-) Vorschriften zu beachten: Schriftform Das Mandat ist in Papierform durch den Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger unterschrieben zu erteilen. Mandatstext Der Mandatstext ist zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) zu verfassen, wobei von den offiziellen Mandatstexten nicht abgewichen werden darf. Bei grenzüberschreitenden SEPA-Lastschriften empfehlen wir, das Mandat immer auch in Englisch zu verfassen. Mandatsreferenz Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss von Ihnen als Zahlungsempfänger mit einer eindeutigen Mandatsreferenz versehen werden, die bei allen SEPA-Lastschrift-Einzügen anzugeben ist. Diese Nummer kann bis zu 35 alphanumerische Zeichen enthalten (z. B. die Kundennummer/Vertragsnummer). Die Mandatsreferenz können Sie dem Zahlungspflichtigen bereits bei Mandatseinholung auf dem Mandatsformular mitteilen oder nachträglich bekanntgeben. Die Mandatsreferenz wird zusammen mit der Gläubiger-ID über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg bis zum Zahlungspflichtigen im SEPA-Datensatz weitergeleitet und ermöglicht so die eindeutige Identifizierung eines Mandats. Aufbewahrungspflicht Als Zahlungsempfänger sind Sie verpflichtet, das Mandat einschließlich evtl. Änderungen im Original aufzubewahren und zwar mind. noch 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug. Hintergrund: Wenn der Zahlungspflichtige Zweifel an dem Mandat hat, kann er über seine Bank eine Kopie des Mandats anfordern (innerhalb von 13 Monaten nach Kontobelastung). Gültigkeit Das Mandat ist gültig ab dem Datum der Unterschrift des Zahlungspflichtigen. Es gilt unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen, es verfällt jedoch 36 Monate nach Unterzeichnung, wenn bis dahin kein Lastschrifteinzug vorgenommen wurde. Nach jedem erfolgten Lastschrifteinzug beginnt diese Frist wieder von neuem. Eventuelle Mandatsänderungen haben dagegen auf die 36-Monatsfrist keinen verlängernden Einfluss. Die offiziellen Mandatstexte in den verschiedenen Sprachen finden Sie auf der folgenden Internetseite des European Payments Council (EPC): http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=the_sepa_direct_debit_mandate Die Mandatstexte des EPC beinhalten eine Übersetzung in die jeweilige Sprache, so dass auch fremdsprachige Mandatstexte überprüfbar sind. Im Anhang haben wir für Sie Muster der deutschsprachigen SEPA- Mandate abgebildet. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einer vorhandenen Einzugsermächtigung seit dem 09. Juli 2012 von der sogenannten Umdeutungslösung Gebrauch machen können (gilt definitiv nicht für Abbuchungsaufträge). 8 Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg
Vorabinformationen / Pre-Notification Von den Grundzügen her wird die Pre-Notification (Vorabinformation) in aller Regel schon heute praktiziert. Sie als Zahlungsempfänger müssen den Zahlungspflichtigen künftig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informieren und zwar - sofern nichts anderes vereinbart ist - spätestens 14 Kalendertage vor jedem Einzug. Kürzere Fristen können individuell vereinbart werden. Bei wiederkehrenden, betragsmäßig gleichen Beträgen genügt die einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der jeweiligen Fälligkeitstermine. Die Pre-Notification muss u. a. folgende Angaben enthalten: - den Betrag und das Fälligkeitsdatum des Lastschrift-Einzugs - die Gläubiger-Identifikationsnummer - die Mandatsreferenz Das Medium für die Pre-Notification ist nicht vorgeschrieben. Möglich sind z. B. Brief, Rechnung, Vertrag, aber auch E-Mail oder Telefax. Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg 9
Musteranschreiben: Nutzung der Umdeutungslösung Nutzung des SEPA-Basis-Lastschriftverfahrens (Betreff) Sehr geehrter Geschäftspartner, wie Sie sicherlich den Medien entnommen haben, wird der deutsche Zahlungsverkehr (DTA- Verfahren) mittelfristig auf den europäischen Standard SEPA umgestellt. Die EU-Kommission hat das Ende der jeweiligen nationalen Zahlungsverkehrsverfahren (Überweisungen und Lastschriften) zum 01.02.2014 verkündet. Diese Umstellung hat gravierende Auswirkungen, insbesondere auf den Lastschrifteinzug. Bislang wurden in unserer Zusammenarbeit die anstehenden Zahlungen mittels Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren von uns eingezogen. Anstelle dieses Verfahrens werden wir ab dem [z. B. 01. Januar 2013] das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren nutzen. Die seinerzeit mit Ihnen geschlossene Einzugsermächtigung dient hierzu als entsprechendes Mandat. Wir werden bei den Einzügen folgende Parameter verwenden: Gläubiger-ID: [DE...] Mandats-Referenz: [z. B. Kundennummer] In Zukunft werden wir Sie zudem [x] Tage vor Fälligkeit der anstehenden Lastschrift über deren Höhe informieren - einen entsprechenden Hinweis werden wir zukünftig mit in die Rechnung aufnehmen. Wir freuen uns auf eine weiterhin vertrauensvolle Zusammenarbeit. Freundliche Grüße Test AG 10 Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg
Musteranschreiben: SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Erteilung eines SEPA-Firmenlastschrift-Mandats (Betreff) Sehr geehrter Geschäftspartner, wie Sie sicherlich den Medien entnommen haben, wird der deutsche Zahlungsverkehr (DTA- Verfahren) mittelfristig auf den europäischen Standard SEPA umgestellt. Die EU-Kommission hat das Ende der jeweiligen nationalen Zahlungsverkehrsverfahren zum 01.02.2014 verkündet. Diese Umstellung hat gravierende Auswirkungen, insbesondere auf den Lastschrifteinzug. Bislang wurden in unserer Zusammenarbeit die anstehenden Zahlungen mittels Lastschrift im Abbuchungsverfahren von uns eingezogen. Anstelle dieses Verfahrens tritt zukünftig das SEPA- Firmenlastschrift-Verfahren (B2B). Eine Umwandlung des bisher geltenden Abbuchungsauftrages in ein SEPA-Mandat ist nicht erlaubt. Wir haben das neue SEPA-Firmenkunden-Lastschriftmandat vorbereitet und diesem Schreiben beigefügt. Bitte ergänzen Sie die nicht ausgefüllten Felder, unterschreiben es rechtsverbindlich für Ihr Haus und geben das Original an uns zurück. Eine Kopie dieses Mandats ist von Ihnen bei Ihrer Bank einzureichen. Mit dieser Vereinbarung werden die Anforderungen des EPC (European Payment Council) an die Nutzung des Lastschrifteinzuges zwischen Unternehmen erfüllt. Wir freuen uns auf eine weiterhin so angenehme Zusammenarbeit zwischen unseren Häusern. Sollten Sie Fragen bzgl. der Umstellung haben, sprechen Sie uns bitte an. Freundliche Grüße Test AG Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg 11
Volksbank Wipperfürth - Lindlar eg Hochstraße 38 51688 Wipperfürth Telefon: 02267 / 682-0 Fax: 02267 / 682-519 E-Mail: info@volksbank-wili.de Internet: www.volksbank-wili.de