FirstW@ve Finanz Buchhaltung
SYSTEMVORAUSSETZUNG Funktioniert unter «Windows/NT» Datenbasis «SQL/Server» Entwicklungswerkzeuge «MAGIC 8.3» Funktioniert als Einplatz- oder Mehrplatzversion Notwendige Lizenzen: Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC Page - 1 -
VERWALTUNG DER BASISDATEIEN DATEI DER FIRMA Eingabe und Verwaltung aller notwendigen Informationen und Parameter für die eröffnete Firma oder Gesellschaft. Die Verwaltung dieser Daten ist innerhalb von Karteien geordnet. Die Parameter sind in Tabellen mit Coden versehen, die individuell gestaltet werden können. Die so bestimmten Parameter werden gleichermassen von anderen Anwendungsmodulen wie Kreditoren, Debitoren und Lohn benutzt. Page - 2 -
DATEI KONTENPLAN Jede Gesellschaft besitzt ihren eigenen Kontenplan. Die Struktur und die Nummerierung der Konten ist völlig frei. Ein System zum Zusammenzählen auf mehreren Niveaus erlaubt Kontengruppen zu bilden und Zwischentotale anzuzeigen. Ein Hilfsprogramm ermöglicht einen Kontenplan einer Gesellschaft in eine Neue, einzelne oder mehrere Konten in andere Kontenpläne zu kopieren. Um die Buchungen zu erleichtern können "Kontenkategorien" definiert werden. Zum Beispiel : - Konten die während der Buchung Mehrwertsteuer berechnen - Sammelkonten für Debitoren oder Kreditoren - Sperrkonten, die keinesfalls Gegenstand einer manuellen Transaktion sein können. Page - 3 -
Ein einfaches Parametrierungssystem ermöglicht verschiedene Sicherheitsniveaus auf den Konten zu definieren. Diese Sicherheitsniveaus werden mit den definierten Zugriffsberechtigungen der Benutzern verglichen. Pro Konto können Gruppierungsparameter für die Buchungssätze bestimmt werden. Jede Buchführung kann auf einen allgemeinen Kontenplan konsolidiert werden. Die Konsolidierung wird auf Niveau jedes einzelnen Kontos vollzogen. DATEI DER BANKEN Mit der Software Finanzbuchhaltung wird eine Datei mitgeliefert, die alle Adressen und Referenzen der Schweizer Banken enthält. Diese Datei kann von den Benutzern geändert oder unterhalten werden. Sie entspricht dem Standard der "Telekurs". DATEI FREMDWÄHRUNG Für die Buchführung von Fremdwährungen ist eine Tabelle mit den verschiedenen Wechselkursen vorhanden. Je nach den erfassten Kursen wird der aktuelle Stand angezeigt. DATEI DER MEHRWERTSTEUER PARAMETER Der Anwender bestimmt selber die Mehrwertsteuersätze mit den zu verwendenden Coden, die von der Firma benutzt werden. Jede Registrierung enthält eine Beschreibung, den Wert des gegenwärtigen Satzes in %, den Rückerstattungsanteil welcher für gewisse Gemeinkosten zugelassen ist sowie das Gültigkeitsdatum. Dieses Datum erlaubt in den Anwendungen die betroffen Mehrwertsteuersätze bei eventuellen Änderungen chronologisch anzuwenden. Ein äusserst einfaches und benutzerfreundliches System ermöglicht zudem die Struktur und die Formatvorlage für die vierteljährliche Mehrwertsteuerabrechnung zu bestimmen. Page - 4 -
AUSDRUCK DER BASISDATEIEN Jede Basisdatei kann ausgedruckt werden. Der Benutzer kann vor jedem Ausdruck den zu benutzenden Drucker auswählen. Page - 5 -
VERWALTUNG DER BUCHUNGEN EINGABE DER BUCHUNGSSÄTZE Immer wiederkehrende Buchungsfälle können als Standardbuchungen erfasst werden die einen Buchungssatz oder mehrere Buchungssätze enthalten. Jede Standardbuchung kann individuell gestaltet werden. Zum Beispiel: - Das Buchungsdatum automatisch für jede Buchung verwenden - Immer dieselbe Buchungsbelegnummer verwenden - Immer über dasselbe Konto verkaufen oder gutschreiben - Den Text duplizieren - usw. Page - 6 -
Die Eingabe der Buchungen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen: - doppelte Buchung (Konto zu Konto) - Gruppierte Buchung (1 Buchung mit mehreren Gegenbuchungen). Wird eine gruppierte Buchung eingegeben sieht der Benutzer direkt den zu verteilenden Betrag und den Saldo. Dies erleichtert die Arbeit sowie die Kontrolle des Anwenders. Die Buchungstexte können in einer Tabelle erfasst und mit Coden versehen werden. Die Benutzung eines mit einem Mehrwertsteuersatz verbundenen Kontos verursacht automatisch die Verbuchung und erzeugt den entsprechenden Buchungssatz. Page - 7 -
PROVISORISCHES BUCHUNGSJOURNAL. Der Benutzer kann ein provisorisches Journal ausdrucken um die Buchungen zu kontrollieren und eventuelle Korrekturen vorzunehmen. Zudem kann auch eine Übersicht aller Konten mit den verbuchten Beträgen ausgedruckt werden. Das provisorische Journal kann beliebig oft gedruckt und geändert werden. ENDGÜLTIGE VERBUCHUNG. Dieses Programms führt die definitive Verbuchung aller erfassten Buchungen durch. Danach wird ein nummeriertes Hauptjournal erstellt und die Sammelbuchungen detailliert aufgelistet. Minime Korrekturen sind unter speziellen Voraussetzungen noch möglich. VERWALTUNG DER AUTOMATISCHEN BUCHUNGEN Buchungen welche sich monatliche, vierteljährliche oder jährlich wiederholen können als automatische Standardbuchungen erfasst werden. Diese Standardbuchungen können zum Beispiel für: - die Mieten der Räume des Unternehmens - periodische Bezahlung von Versicherungsprämien - Festes und sich wiederholendes Honorar - usw. stehen. Die erfassten Buchungen werden systematisch nach dem Fälligkeitsdatum abgearbeitet. Page - 8 -
ABFRAGEN ABFRAGE DES SALDOS Dieses Programm erlaubt dem Benutzer sehr schnell den Saldo jedes im Kontenplan vorhandenen Kontos anzuzeigen. Page - 9 -
ABFRAGE EINES KONTOS Listet alle Buchungen des ausgewählten Kontos auf. SUCHE NACH BUCHUNGSSÄTZEN Auf Grund der vom Benutzer bestimmten Suchkriterien ist es möglich alle sich auf diese Kriterien beziehenden Buchungssätze anzuzeigen. Zum Beispiel: - Suche nach einem Buchungsdatum, einer Buchungsbelegnummer, einem Betrag - Suche nach anderen Kriterien Die Formulierung der Suchkriterien ist äusserst einfach zu realisieren und kann arithmetische und / oder logische Ausdrücke kombinieren, die sich auf alle in der Datenbasis benutzten Felder konzentrieren. Page - 10 -
AUSDRUCK UND EXPORT Wie bei jeder üblichen Buchhaltungsanwendung können auch hier eine Anzahl Listen gedruckt werden: - Liste neuer Saldo - Hauptjournal - Ausführliche und gruppierte Rechnungspflichtige Waagen - Bilanzen und Erfolgsrechnung - Gewinne und Verluste - Neuauflage eines Buchungsjournals Einige Daten können auch in eine Tabellenkalkulation (EXCEL) oder Textverarbeitungsdatei (WORD) exportiert werden. Page - 11 -
MEHRWERTSTEUERABRECHNUNG Die Vorbereitung und die Ausgabe des vierteljährlichen Mehrwertsteuerabrechnung ist völlig automatisiert. Der Abrechnung entspricht der Vorlage des offiziellen Dokumentes der Mehrwertsteuerabrechnung. Parameter ermöglichen das Abrechnungsformular individuell zu gestalten. Eine ausführliche Liste der Kreditoren- und der Debitorenfakturen wird mitgedruckt. BUDGETS Eine Budgetkontrolle kann mit dieser Software realisiert werden. Es ermöglicht die Budgetierung pro Konto. Der pro Jahr eingegebene Budgetbetrag wird für jede Periode automatisch aufgeteilt. Das Programm kann jederzeit einen Budgetvergleich mit den entsprechenden + / - Abweichungen erstellen. Nach Bedarf kann die Liste auch ausgedruckt werden. ABSCHLÜSSE Der Geschäftsjahresabschluss kann auf provisorische und / oder endgültige Weise erstellt werden. Die Übertragung der Salden ins neue Geschäftsjahr erfolgt automatisch. Im Falle eines Fehlers ist es möglich einen endgültigen Abschluss aufzuheben und auf die Buchführung des alten Geschäftsjahres zurückzukehren. Page - 12 -