C-Software Jahresabschluss-Broschüre

C-Software Jahresabschluss-Broschüre Anwenderdokumentation Ausgabe: Dezember 2013 PDS Programm + Datenservice GmbH

Anwenderdokumentation PDS-C-Software August 13 by PDS Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße 22-24 27356 Rotenburg www.pds.de Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für Anwender der PDS-Software. Die in diesem Handbuch dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien sind frei gewählt. Änderungen und Ergänzungen werden bis zur Ausgabe einer neuen Auflage der Online- Dokumentation in den jeweiligen Releasedokumentationen mitgeliefert und sind zu berücksichtigen. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Buchs, oder Teilen daraus, vorbehalten. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Eigentümerin unzulässig und strafbar. Wir empfehlen, das Konfigurieren automatisierter Updates oder das manuelle Durchführen von Updates von erfahrenem / geschulten Personal durchführen zu lassen. Während des Installations- sowie Update-Prozesses muss das System lauffähig und mit Strom versorgt sein. Klären Sie also mit Ihrem Update-Verantwortlichen die festgelegten Download und Installationszeiten, damit Sie die genannten Voraussetzungen gewährleisten können.

Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 1. Finanzbuchhaltung... 6 1.1 Vorbereitungen / Voraussetzungen... 6 1.2 Reihenfolge Jahresabschlussarbeiten... 6 1.3 Buchen im alten und neuen Wirtschaftsjahr... 9 1.4 für die E-Bilanz... 9 2. Maza... 11 3. Kassenbuch... 12 4. LOHN... 13 4.1 ELStAM-... 13 4.2 Arbeiten vor dem Monatsabschluss Dezember... 13 Ausdruck Jahreslohnkonto kurzfristig Beschäftigte... 14 4.2.2 Tipp: Archivierung bestimmter Lohn-Auswertungen für 2012... 15 4.2.3 Zusatzauswertung Baulohn... 15 4.2.4 IDEA-Daten bereitstellen... 15 4.2.5 Digitale Lohnschnittstelle (DLS)... 16 4.2.6 Erstellen Sie eine Datensicherung... 16 4.2.1 zu den Datensicherungsbereichen... 16 4.2.2 Monatsabschluss Dezember incl. Jahresabschluss... 16 4.3 Tätigkeiten zu Beginn des neuen Jahres... 17 4.3.1 Firmen-Stammdaten... 17 4.3.2 Personal-Stammdaten... 18 4.3.3 Krankenkassen-Stammdaten... 18 4.3.4 Unfallversicherung... 18 4.3.5 Arbeitszeit-Tabellen... 19 4.3.6 Löschen der überflüssigen Personal-Daten... 19 4.3.7 Urlaubskassen-Stammdaten... 19 4.3.8 Lohn-Erfassung und Stunden-Erfassung... 19 4.3.9 Erneute Erstellung einer Datensicherung... 19 4.3.10 Ausgabe der DEÜV - Jahresmeldung im Januar... 20 4.3.11 Sonstiges... 20 5. Betriebsbuchhaltung... 22 5.1 Voraussetzungen... 22 5.2 Neues Wirtschaftsjahr eröffnen... 22 5.3 Vorjahreswerte vortragen... 23 5.4 Auswertungen für das neue Wirtschaftsjahr... 23 PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 3 von 46

Inhaltsverzeichnis 6. Anlagenbuchhaltung... 24 6.1 Vorbereitungen / Voraussetzungen... 24 6.2 Reihenfolge Jahresabschluss Arbeiten... 24 6.3 Programmierte Abläufe beim Jahresabschluss... 26 7. DIS... 27 7.1 Vorbereitungen / Voraussetzungen... 27 7.2 Faktura / Projekt-Rechnungen... 27 7.2.1 Falls Rechnungen im alten und im neuen Jahr geschrieben werden müssen... 27 7.2.2 Falls nur noch Rechnungen im neuen Wirtschaftsjahr geschrieben werden müssen... 28 7.3 Ablauf-Beispiele... 29 7.4 Sammelrechnungen... 30 7.5 Positionsstammdaten... 30 7.5.1 Löschen der Werte verkaufte Mengen... 30 7.6 Bestellwesen... 31 7.6.1 Bestellschema... 31 7.6.2 Rechnungsprüfung... 31 7.6.3 Materialausgabe... 31 7.7 Kundendienst / Wartung... 32 7.7.1 Rechnungsschemen anpassen... 32 7.7.2 Rechnungen in Wartestellung... 32 7.8 Kundendienst Mobil... 32 7.8.1 Live-Zugriff... 34 7.9 Laden-/Kassenmodul... 34 7.10 Regiearbeiten... 34 7.11 Technik... 34 7.12 BAU-GERÄTE-Verwaltung... 34 8. Reihenfolge der Firmen in der Firmenauswahl... 35 9. Berechtigungen... 36 9.1 Berechtigungen identisch mit der alten Firma... 36 9.2 Neue Berechtigungen für die neue Firma... 36 9.3 Berechtigungen eines Logins für ein anderes kopieren... 37 9.4 Berechtigungen für alte Firmen löschen... 37 10. Datensicherung/Sicherheitspaket... 38 10.1 Auswahl der Sicherungs-Varianten... 38 10.2 Einzel-Datensicherung... 38 10.2.1 Bereichsgenerierung... 39 10.3 Sicherheitspaket... 39 PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 4 von 46

Inhaltsverzeichnis 10.3.1 Aufgaben des Sicherheitspaketes... 39 11. Checklisten... 40 11.1 Checkliste für PDS-FIBU... 40 11.2 Checkliste für PDS-Lohn... 43 11.3 Checkliste für PDS-AFA... 45 11.4 Checkliste für PDS-BEBU-X... 46 PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 5 von 46

Finanzbuchhaltung 1. Finanzbuchhaltung 1.1 Vorbereitungen / Voraussetzungen Zur Vorbereitung des Jahresabschlusses sollten Sie zunächst soweit möglich alle Buchungen des alten Wirtschaftsjahres erfassen und alle Stammdaten tagesaktuell haben. Falls Sie mit der Stapelerfassung arbeiten, verbuchen Sie bitte vorher alle offenen Stapel. Sie können selbstverständlich auch nach dem Jahresabschluss noch im alten Wirtschaftsjahr buchen, und zwar so lange, bis Sie das alte Wirtschaftsjahr endgültig löschen. 1.2 Reihenfolge Jahresabschlussarbeiten Beim Jahresabschluss (bzw. Jahreswechsel) eines Geschäftsjahres können Sie die folgenden Schritte zur Kontrolle der Daten durchführen, damit die richtigen Werte vorgetragen werden: 1. Drucken Sie die folgenden Auswertungen: In dem Bereich Abschluss drucken Sie die Abstimmung Finanzbuchhaltung. In dem Bereich OP-Verwaltung drucken Sie die OP-Liste Kunden und die OP- Liste Lieferanten. In dem Bereich Auswertungen erstellen Sie die Kunden- bzw. Lieferanten- Saldenliste sowie die Saldenliste für Sachkonten. In dem Bereich Auswertungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung drucken Sie eine Abstimmung zur Verprobung der Steuer. 2. Nehmen Sie anhand der Listen folgende Prüfungen auf sachliche Richtigkeit vor: In der Abstimmung Finanzbuchhaltung dürfen keine Differenzen ausgewiesen sein. Die Gesamtsumme aller OP-Salden Kunden (aus der OP-Liste Kunden ), muss mit der Kundensaldenliste und dem Saldo des Kontos Forderungen übereinstimmen. Die Gesamtsumme aller OP-Salden Lieferanten (aus der OP-Liste Lieferanten) muss mit der Lieferantensaldenliste und dem Saldo des Kontos Verbindlichkeiten übereinstimmen. Die Konten für Vorsteuer (= periodische Werte) müssen mit dem ausgedruckten Vorsteuer-Betrag in der Abstimmliste übereinstimmen. Die Summe der Erlöse + Schmälerungen + Skonto (= periodische Werte) muss sich in der Summe der Erlöse wieder finden. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 6 von 46

Finanzbuchhaltung Die in der Abstimmliste ausgewiesene verrechnete Umsatzsteuer muss mit dem Saldo der Umsatzsteuer-Konten (= periodische Werte) übereinstimmen. Sollten Differenzen auftreten, so können Sie diese über die Konten-Information in dem Bereich Buchen, Buchungs-Information nachvollziehen. 3. Ggf. Ausgabe der IDEA-Daten für evtl. Steuerprüfungen. ( Buchen / Daten-Transfer / Idea-Ausgabe ). Die Ausgabe ist zu diesem Zeitpunkt keine Pflicht, da die Ausgabe jederzeit nachträglich gestartet werden kann. Bitte bedenken Sie, dass die IDEA-Ausgabe immer wiederholt werden muss, wenn das Vorjahr durch Buchungen oder das Idea- Ausgabe-Programm geändert wird. 4. Erstellen Sie eine Datensicherung für das alte Wirtschaftsjahr. Diese Datensicherung führen Sie vor dem Eröffnen des neuen Wirtschaftsjahres durch. Es muss nicht zwingend eine Einzeldatensicherung gemacht werden. Wir empfehlen die Datensicherung über das Sicherheitspaket, denn dort werden alle Daten Ihres PDS Programmes gesichert! Bitte bewahren Sie diese Datensicherung auf. 5. Lassen Sie die Datensicherung prüflesen, und achten Sie auf ein korrektes Protokoll des Sicherheitspaketes. 6. Eröffnen Sie das neue Wirtschaftsjahr. Durch Anwahl des Programms Abschluss, Jahresabschluss, Neues Wirtschaftsjahr eröffnen wird automatisch vom Programm eine neue Firma angelegt. Wählen Sie dazu nicht die Firmen-Installation an! Die neue Firma wird automatisch durch die Eingaben in dem Programm Neues Wirtschaftsjahr eröffnen angelegt. Falls noch nicht alle Stapel aus der Stapelverarbeitung verbucht wurden, bekommen Sie ein fenster, dass alle offenen Stapel verarbeitet werden müssen. Nach der Anwahl des Programms Neues Wirtschaftsjahr eröffnen erfolgt ein Vorschlag für den Firmeneintrag. Diesen können Sie beliebig ändern. Aus der Firmenkurzbezeichnung sollte jedoch klar hervorgehen, um welches Wirtschaftsjahr es sich handelt. Wenn Sie eine Firma anwählen und dort einen Menüpunkt ausgewählt haben, erscheint am Bildschirm oben rechts immer das Wirtschaftsjahr, welches Sie ausgewählt haben und zurzeit bearbeiten. Informieren Sie Ihre Kollegen zum neuen Firmenkürzel und Bezeichnung. Die neue Firma wird vom Programm völlig identisch zur alten Firma angelegt, jedoch sind hier alle Bewegungsdaten auf Null gesetzt. Die alte Firma bleibt wie vorhanden bestehen. Bitte beachten Sie die Beschreibungen zur Berechtigungsvergabe im Punkt 9 Berechtigungen. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 7 von 46

Finanzbuchhaltung 7. Sie können nun die Salden und offenen Posten Ihrer Kunden- und Lieferanten-Konten für das neue Wirtschaftsjahr vortragen. Wählen Sie das Programm Jahresabschluss, Buchen Automat. Saldenvorträge im neuen Wirtschaftsjahr an, damit das Vortragen der Werte automatisch erfolgt. Schlüsseln Sie hierfür die Felder ÜBERNAHME KUNDEN OP/FORD.-SALDEN und ÜBERNAHME LIEFERANTEN OP/VERB.-SALDEN auf Ja. Sie müssen beides übernehmen, damit Sie bei nachträglichen Buchungen im alten Wirtschaftsjahr eine Meldung erhalten, dass Sie im Vorjahr buchen mit der Abfrage, ob die Saldenvorträge automatisch berichtigt werden sollen. 8. Buchen Sie manuell die Eröffnungsbilanzwerte der Bilanzkonten (Kasse, Bank usw.) ohne die Konten Forderungen und Verbindlichkeiten, entsprechend der Bilanz bzw. der Hauptabschluss-Übersicht in dem Programm Buchen, Saldenvorträge. Sie können auch eine automatische Verbuchung der Sachkontenvorträge nutzen, im Buchen, Saldenvorträge über die Funktion [Salden aus Vorjahr]. Dort können mehrere Konten markiert und automatisch vorgetragen werden. Pro Konto kann nur eine Übernahme erfolgen. Diese Funktion kann auch später im Jahr noch genutzt werden. Somit können Sie im Januar die Geldkonten vortragen und nach Erstellung der Bilanz die anderen Bilanzkonten. Sollten noch Buchungen im alten Wirtschaftsjahr für Bilanzkonten anfallen, werden die Saldenvorträge nicht automatisch aktualisiert. Bitte denken Sie in diesem Fall daran, dass die bereits gebuchten Saldenvorträge entsprechend im neuen Wirtschaftsjahr korrigiert werden müssen. Ausnahme: Für die Konten Forderungen und Verbindlichkeiten werden die Saldenfortschreibungen der Kunden- und Lieferantenkonten auf die Konten Forderungen und Verbindlichkeiten vom Programm automatisch durchgeführt. Die Salden der Bilanzkonten Forderungen und Verbindlichkeiten sind also ebenfalls automatisch nach dem Programmdurchlauf Buchen Automat. Saldenvorträge vorgetragen. Sie können in der neuen Firma arbeiten und buchen! 9. Der Punkt Fibu-Pfad anpassen betrifft nur Kunden die mehrere Lohnfirmen verwalten und die Integration der Fibu Daten in eine Firma (in einen Fibu-Datenpfad) erfolgt. Weitere Infos dazu entnehmen Sie bitte dem text der nach der Anwahl des Punktes Fibu-Pfad anpassen erscheint. Das Programm darf frühestens nach der Dezember- Integration durchgeführt werden. Wir empfehlen die Anwahl nach dem Jahresabschluss, damit die Januar-Integration im neuen Fibu Wirtschaftsjahr abgestellt wird. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 8 von 46

Finanzbuchhaltung 1.3 Buchen im alten und neuen Wirtschaftsjahr Neben den Buchungen im neuen Wirtschaftsjahr können Sie parallel weitere Buchungen für das alte Wirtschaftsjahr in der alten Firma vornehmen. Wenn Sie das Programm Buchen im alten Wirtschaftsjahr anwählen, erscheint ein, dass Sie im Vorjahr buchen und eine Abfrage, ob die Saldenvorträge für das laufende Jahr automatisch berichtigt werden sollen. Diese Meldung erscheint nur, wenn die automatischen Saldenvorträge für Kunden und Lieferanten übernommen wurden. Werden z.b. nur Kunden übernommen, erhalten Sie diesen nicht. Es werden keine automatischen Saldenvortrags- Änderungen im neuen Wirtschaftsjahr durchgeführt. Nach Abschluss der Buchungen erhalten Sie eine Notiz vom Buchen. Diese Notiz macht sie darauf aufmerksam, dass für das neue Wirtschaftsjahr eine Prima-Nota-Seite zu drucken ist. Kunden und Lieferanten und die dazugehörigen Forderungs- und Verbindlichkeitskonten erzeugen einen Saldenvortrag. Für Sachkontenbuchungen werden keine automatischen Saldenvorträge übernommen. Diese müssen manuell im Programm Buchen Saldenvorträge im neuen Wirtschaftsjahr gebucht werden. 1.4 für die E-Bilanz Mit 5 EStG wurde eine Regelung zur modernen und unbürokratischen elektronischen Übermittlung des Inhalts von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen geschaffen. Die elektronische Übermittlung von E- Bilanzen wird in den allermeisten Fällen erst für Wirtschaftsjahre ab 2013 verpflichtend, also frühestens im Jahr 2014. Für das Wirtschaftsjahr 2012 oder 2012/2013 (bei abweichendem Geschäftsjahr) steht es den Unternehmern frei, die Bilanz noch auf Papier abzugeben oder elektronisch. Wir möchten in dieser Jahresabschlussbroschüre kurz auf die Möglichkeiten hinweisen, denn wenn die Bilanz 2014 elektronisch erfolgt, sind Maßnahmen beim Einrichten der neuen FIBU Firma zu ergreifen. Weitere Informationen zur E-Bilanz finden Sie unter www.bundesfinanzministerium.de oder sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Für FIBU-Anwender mit und ohne Bilanz- Modul gilt: Das Anlegen bzw. Anpassung von Konten nach den Richtlinien der E-Bilanz (Ansprechpartner ist Ihr Steuerberater) PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 9 von 46

Finanzbuchhaltung Für FIBU-Anwender ohne PDS- Bilanz- Modul: Bei Bedarf sollte die DATEV-Buchungsdatenausgabe in der PDS- Finanzbuchhaltung eingerichtet werden, damit der Steuerberater alle Buchungen zur Verfügung gestellt bekommt. Der Steuerberater wird dann die Übermittlung auf Basis der Taxonomie übernehmen. Bei Fragen zur DATEV- Buchungsdatenausgabe steht Ihnen Ihr betreuender Vertragspartner oder die PDS- Hotline zur Verfügung. Für PDS- Bilanz Modul -Anwender gibt es folgende Möglichkeiten Es gibt ein neues kostenpflichtiges Add On im Bilanz-Modul. Dieses Add On beinhaltet: die notwendigen Taxonomien Gesetzliche Anpassungen Mapping der Konten zur Taxonomie erfolgt einmalig über Drag & Drop Ausdruck/Report der Bilanz, der GuV, etc. Es ist frei, ob die Steuerbilanz übernommen wird, oder die Handelsbilanz. Überleitungsbuchungen können in dem Add On durchgeführt werden und bei Bedarf übermittelt werden. Versand der Daten über die Übertragungsart ERiC an die Finanzverwaltung Bei Fragen hierzu, steht Ihnen Ihr betreuender Vertragspartner oder die PDS- Hotline zur Verfügung. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 10 von 46

Maza 2. Maza Bevor der Jahresabschluss in der Maza angewählt werden kann, sollten mögliche Abstimmungsarbeiten durchgeführt werden. Um im Programm Maza den Jahresabschluss durchzuführen, sollte unter dem Menüpunkt Abschluss der periodische und kumulierte Werte gelöscht werden, dadurch wird im Programm Firmenstammdaten der Maza automatisch das Jahr hochgesetzt. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 11 von 46

Kassenbuch 3. Kassenbuch Bevor der Jahresabschluss in der Kasse gemacht wird, sollten alle Belege für das entsprechende Wirtschaftsjahr erfasst worden sein. Beim Kassenbuch muss in der Periode Dezember über die Funktion [Periode schließen] die Periode geschlossen werden, damit über den Druck eine endgültige Kassenseite gedruckt werden kann. Es erscheint ein fenster: Für die Kasse XYZ wird die letzte Periode im Wirtschaftsjahr JJJJ mit dem Bestand XXXX geschlossen. Belege können für diese Kasse in diesem Wirtschaftsjahr nicht mehr erfasst oder geändert werden. Kasse für Wirtschaftsjahr JJJJ schließen? Bitte schlüsseln Sie JA, damit die Kasse für das alte Wirtschaftsjahr geschlossen wird und die Kasse für das neue Wirtschaftsjahr eröffnet werden kann. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 12 von 46

LOHN 4. LOHN 4.1 ELStAM- Mit Anwahl des Monatsabschlusses Dezember wird automatisch der Jahresabschluss 2013 ausgeführt. Nach Jahresabschluss 2013 können Steuerkorrekturen für 2013 nicht mehr durchgeführt werden. Sollten nach dem Jahreswechsel (z.b. im Januar oder Februar 2014 noch ELStAM- Gültigkeiten rückwirkend für das Jahr 2013 von den Finanzbehörden geliefert werden, werden diese Gültigkeiten in die Personal-Stammdaten übernommen. Laut den ELStAM-Informationen, e für Arbeitgeber und Softwarehersteller (auf https://www.elster.de/arbeitg_elstam.php unter Wichtige e, e zum Jahreswechsel erhält man das Dokument AG-Info-Jahreswechsel.pdf ) haben diese Änderungen nur Auswirkungen auf offene Jahre. Wenn das Steuerjahr (Kalenderjahr 2013) bereits abgeschlossen ist, erfolgt keine Korrekturabrechnung. 4.2 Mitgliedsnummern Unfallversicherung Es gab in der Vergangenheit diverse Probleme mit DEÜV-Meldungen die mit falschen UV- Mitgliedsnummern abgegeben wurden. Diese Meldungen können bei den Unfallversicherungen nicht dem jeweiligen Betrieb zugeordnet werden. Bitte prüfen Sie unbedingt vor dem Monatsabschluss Dezember, ob alle hinterlegten Mitgliedsnummern in Ihren Unfallversicherungen korrekt sind. Dazu wählen Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I, Unfallversicherungen, Aufnahme/Änderung im Feld BETRIEBSNUMMER mit der Funktion [Auswahl] jede noch gültige Unfallversicherung aus. Im Feld MITGLIEDSNUMMER steht Ihnen die Funktion [Prüfen] zur Verfügung. Wenn Sie Rückmeldungen von den Annahmestellen mit der Fehlermeldung DBUVv26 - Es handelt sich nicht um eine gültige Mitgliedsnummer erhalten haben, müssen diese DEÜV-Meldungen mit der korrigierten Mitgliedsnummer erneut ausgegeben werden. Dazu können Sie nach Korrektur der Mitgliedsnummer im Bereich Abschluss, DEÜV, DEÜV-Datenausgabe über Ausgabe wiederholen die Sendung erneut ausgeben. 4.3 Arbeiten vor dem Monatsabschluss Dezember In dem Kapitel Checklisten" finden Sie eine Übersicht über die auszuführenden Arbeiten. Diese Übersicht können Sie ausdrucken und abhaken. Führen Sie die üblichen Monats-Abschlussarbeiten, Datenausgaben und Listen wie in jedem Monat durch, z. B. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 13 von 46

LOHN Integration in Fibu und Bebu DEÜV-Meldungen Beheben Sie alle Fehlermeldungen aus dem laufenden Jahr 2013! Nach Jahresabschluss sind keine Korrektur-Abrechnungen für die Monate Januar bis März des Vorjahres möglich. Dadurch sind ggf. keine Jahresmeldungen oder sonstige Meldungen für das Jahr 2013/2014 möglich. Krankenkassenlisten Lohnnachweis Unfallversicherung Der Lohnnachweis Unfallversicherung muss vor dem Jahresabschluss erstellt und kontrolliert werden. Die benötigten Daten können nicht für das Vorjahr durch Korrekturabrechnung korrigiert werden, die Korrektur muss im laufenden Jahr erfolgen. Schwerbehinderten-Hilfsliste Resturlaub-Bestandsliste Sonstige Auswertungen Lohnsteuerbescheinigungen versenden (für die in Monat Dezember ausgeschiedenen Mitarbeiter) Verdiensterhebung Auswertungen für das Vor-Vorjahr, z.b. Krankenkassen-Listen Aktuelle Resturlaub-Bestandslisten, z.b. für Rückstellungen, müssen vor dem Jahresabschluss gedruckt werden. Lohnsteuerbescheinigungen und Verdiensterhebung sowie Schwerbehinderten-Hilfsliste können auch noch nach dem Monats- und Jahresabschluss ausgewertet werden. 4.3.1 Datenausgabe und Listen speziell für Dezember Ausdruck des Jahreslohnkontos Der Ausdruck ist nicht im Dezember erforderlich. Er kann auch noch im Folgejahr erfolgen. Da die Jahresmeldungen mit der Januar-Abrechnung durchgeführt werden, empfehlen wir Ihnen den Ausdruck der Jahreslohnkonten erst nach den DEÜV-Arbeiten, da die vorgenommenen Meldungen dann auf den Jahreslohnkonten der Mitarbeiter enthalten sind. Ausdruck Jahreslohnkonto kurzfristig Beschäftigte Im Bereich Abschluss, Jahreslohnkonto für kurzfristig Beschäftigte: Drucken Sie, falls notwendig, die Lohnkonten für kurzfristig Beschäftigte aus. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 14 von 46

LOHN Voraussetzung für den Ausdruck ist, dass die Lohnerfassung für kurzfristig Beschäftigte kalendertäglich erfolgt ist. Dadurch können die gesetzlichen Vorschriften für SV-Freiheit / SV- Pflicht bei kurzfristig Beschäftigten geprüft werden. In dem Jahreslohnkonto wird jeder mit Arbeitsstunden belegte Kalendertag ausgewiesen. Da für dieses Lohnkonto nicht alle benötigten Angaben in den Personal-Stammdaten gespeichert werden, müssen Sie auf dem Ausdruck noch einige Eintragungen manuell vornehmen. Zusätzlich muss auch das normale Jahreslohnkonto erstellt werden. Auf dem Jahreslohnkonto kurzfristig Beschäftigte werden keine ausgegebenen DEÜV-Meldungen, ELStAM- Meldungen und Unfallversicherungsdaten ausgewiesen. 4.3.2 Tipp: Archivierung bestimmter Lohn-Auswertungen für 2012 Da es nach dem Jahresabschluss nicht mehr möglich ist, alle Auswertungen auch für Vorjahre zu drucken, möchten wir Ihnen empfehlen, ein Sicherungsverzeichnis auf der Festplatte Ihres Arbeitsplatz-PCs zu erstellen und dort in Unterverzeichnissen z.b. Krankenkassen- Listen, Lohnsteuer-Bescheinigungen für das Jahr 2012 abzustellen da diese nach dem Jahresabschluss 2013 nicht mehr gedruckt werden können. So können Sie vorgehen: 1. Über den Windows-Explorer legen Sie z.b. in C:/xxx ein Verzeichnis Auswertungen 2012 an. 2. In diesem Verzeichnis erstellen Sie ein Unterverzeichnis Krankenkassen-Listen 3. Gehen Sie jetzt in den PDS-Lohn, Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen-Listen. 4. Hier wählen Sie nacheinander die Monate Januar bis Dezember 2012 an. Im Drucker- Auswahlfenster entscheiden Sie sich für die Auswahl Druck speichern. 5. Wenn alle Monate gespeichert sind, können Sie im Druckspooler die Drucke als pdf- File anzeigen lassen und dort über die Speichern unter -Funktion in dem oben erstellen Sicherungsverzeichnis nacheinander speichern. 4.3.3 Zusatzauswertung Baulohn Ausdruck der Lohnnachweiskarten oder Lohnnachweisliste (wird nur noch für die Gewerke Maler und Gerüstbau benötigt). Führen Sie den Datenträgeraustausch durch. 4.3.4 IDEA-Daten bereitstellen Die Ausgabe der Lohndaten kann rückwirkend ab dem Jahr 2002 und somit auch noch im laufenden Jahr für das abgelaufene Jahr erfolgen. Die Daten werden für den Steuerprüfer benötigt. Anwahl über die Bereiche Abschluss, Jahreslohnkonto, Datenausgabe für IDEA. Wenn die Zahlungsdaten im Programm Anzeige Zahlungen (Bereich Abrechnung/Auswertungen, Zahlungen ) für das auszugebende Kalenderjahr vor der PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 15 von 46

LOHN IIDEA-Ausgabe gelöscht werden bzw. teilweise schon im Laufe des Kalenderjahres gelöscht wurden sind die Daten für IDEA nicht vollständig (es fehlen die erforderlichen Bankdaten für die Arbeitnehmer). 4.3.5 Digitale Lohnschnittstelle (DLS) Die Ausgabe der Lohndaten nach dem DLS-Format können auch nach dem Jahresabschluss 2013 rückwirkend ab dem Jahr 2012 ausgegeben werden. Wichtig ist, dass Sie vor dem Dezember-Jahresabschluss die steuerfreien und pauschal zu versteuernden Lohnarten in Sachen DLS schlüsseln. Dies ist über Kurzaufnahmen im Programm Lohnarten-Stammdaten möglich. Bitte beachten Sie dazu auch die e der Releaseanleitung x.68.09. 4.3.6 Erstellen Sie eine Datensicherung Sichern Sie die Lohn-Daten aller Lohnfirmen, sowie die Lohn-Allgemein-Daten im Bereich Service-Programme (Allgemein), Datensicherung. Diese Datensicherung müssen Sie unbedingt auf einem separaten Datenträger sichern, um die Daten vor dem Monatsabschluss ggf. wieder herstellen zu können. Bewahren Sie den Datenträger solange auf, bis sichergestellt ist, dass ein Zurückspielen dieses Datenbestandes definitiv nicht mehr notwendig sein wird! Lassen Sie die Datensicherung unbedingt prüflesen! Denken Sie daran, die Lohn-Daten und die Lohn-Allgemein-Daten gemeinsam zu sichern! 4.3.1 zu den Datensicherungsbereichen Durch Neuregelungen bei den Annahmestellen war Ende 2011 eine Änderung der Speicherung von ausgegebenen Dateien notwendig. Die Speicherung der Annahmestellen und der Sendungen erfolgt seitdem in den Lohn-Allgemein-Daten. Achtung wenn mehrere Lohnfirmen vorhanden sind! Bitte beachten Sie dies im Zusammenhang mit der Erstellung oder Rückspielung von Lohn-Datensicherungen! Wird der allgemeine Pfad mit gesichert und mit nur einer Lohnfirma zurück gespielt, werden somit alle Sendungen, die zwischen Datensicherung erstellen und Datensicherung zurückspielen in einer anderen Lohnfirma erstellt und versendet wurden, überspielt. 4.3.2 Monatsabschluss Dezember incl. Jahresabschluss Jetzt sind alle vorbereitenden Arbeiten für den Jahresabschluss erfolgt. Schließen Sie den Monat Dezember ab, dadurch wird das Jahr 2013 automatisch mit abgeschlossen. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 16 von 46

LOHN Nach dem Monatsabschluss können Korrekturabrechnungen nur noch für den Sozialversicherungsbereich für die Monate 4-12 durchgeführt werden! In diesem Programmlauf werden folgende Arbeiten durchgeführt: Alle Abrechnungswerte aus dem Vorjahr werden in ein separates Archiv gestellt. Die Besteuerungsmerkmale 2013 haben auch für das Jahr 2014 Gültigkeit wenn Ihnen Ihr Arbeitnehmer keine anderen Daten mitteilt bzw. von ELStAM keine anderen Daten geliefert werden. Es erfolgt eine Abfrage, bis zu welchem Jahr die beendeten Fehlzeiten gelöscht werden sollen. Möglich ist die Löschung bis einschließlich des Vor-Vorjahres (also beim Jahresabschluss 2013 können die Daten einschl. 2011 gelöscht werden. Wenn Sie im Vorlauf des Abschluss-Programms entsprechende Eingaben gemacht haben, werden terminierte Eingaben in den Personal-Stammdaten gelöscht, d.h. Stammdaten, deren Gültigkeit in dem eingegebenen Jahr oder früher endete (z.b. Zukunftssicherungen, VWL-Verträge, persönliche Lohnarten) werden gelöscht. Die Rest-Urlaubstage des laufenden Jahres werden als "Vorjahres-Urlaub" übernommen. Die Vorarbeitgeber-Werte in den Personal-Stammdaten, Vorarbeitgeber-Daten werden gelöscht. Festschreibung der Lohnarten-Schlüsselungen für die Unfallversicherung und für die digitale Lohnschnittstelle (DLS) mit den bestehenden Schlüsselungen für das Jahr 2013. Wenn Sie in 2014 Änderungen vornehmen, werden diese erst ab 01.01.2014 berücksichtigt. 4.4 Tätigkeiten zu Beginn des neuen Jahres Diese Änderungen müssen vor der Januar-Erfassung erfolgen! 4.4.1 Firmen-Stammdaten Überprüfen und ändern Sie ggf. folgende Tabellen: Steuerdaten/Kammerbeiträge, Arbeitsamt/Krankenkasse, PV-RV-AV-PKV-Sätze, Geringfügig Beschäftigte, Feiertage: Geben Sie die Feiertage für das neue Jahr ein, wenn Sie eine kalendertägliche Erfassung vornehmen. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 17 von 46

LOHN 4.4.2 Personal-Stammdaten Prüfen Sie die Krankenversicherungs-Beiträge/Basistarife für privat versicherte Mitarbeiter. Prüfen Sie die Gefahrtarifstellen der Mitarbeiter vor der ersten Erfassung des neuen Jahres. Überprüfen Sie die Krankenversicherungsfreiheit und die Krankenversicherungspflicht mit Hilfe der Jahresentgelt-Liste aus dem Bereich Abschluss, Jahresarbeitsentgelt. Für Arbeitnehmer mit mehr als geringfügiger Beschäftigung muss der Arbeitgeber eine vorausschauende und rückblickende versicherungsrechtliche Beurteilung (nach hinreichender Wahrscheinlichkeit) zum Beginn eines Kalenderjahres oder zu Beginn einer neuen Beschäftigung vornehmen. Bei dieser Beurteilung ist die Rechtslage wieder hergestellt worden, die vor dem Inkrafttreten des GKV-Wettbewerbsstärkungsgesetzes (d.h. vor dem 02.02.2007) gültig war. Dadurch wurde die sog. Drei-Jahres-Regelung zum 01.01.2013 aufgehoben. Wessen Entgelt 2013 die Jahresarbeitsentgeltgrenze 2013 überschritten hat und voraussichtlich auch 2014 überschreiten wird, scheidet am 31.12.2013 aus der Krankenversicherungspflicht aus. Wer zum 31.12.2013 aus der Krankenversicherungspflicht ausscheidet, kann sich zum 01.01.2014 freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung oder Privat in einer privaten Krankenversicherung versichern. Wenn Sie nicht mit Urlaubs-Tabellen arbeiten, prüfen und ändern Sie den Urlaubsanspruch der einzelnen Mitarbeiter. Um die Überprüfung der Personal-Stammdaten zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, vorab eine variable Personal-Stammdaten-Liste einzurichten, die nur die Felder enthält, die überprüft werden müssen. Anhand des Ausdrucks können Sie die Daten kontrollieren. Wenn Sie für mehrere Mitarbeiter eine bestimmte Tabelle ändern möchten, wählen Sie das Programm Personal-Stammdaten, Änderung einer Tabelle an. Nach Festlegung der Tabelle wird für die angesprochenen Mitarbeiter nur diese Tabelle angezeigt, in der Sie dann Änderungen vornehmen können. 4.4.3 Krankenkassen-Stammdaten Seit Januar 2006 besteht die Möglichkeit, durch die Übernahme der Beitragssatz-Datei die aktuellen Beitragssätze, sowie die Betriebsnummern der Krankenkassen für DEÜV aktualisieren zu lassen. 4.4.4 Unfallversicherung Die Daten für die Unfallversicherungen können durch Anwahl des Programm-Punktes Unfallversicherungen aktualisieren aus der von uns mitgelieferten Unfallversicherungsdatei übernommen werden. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 18 von 46

LOHN 4.4.5 Arbeitszeit-Tabellen Wählen Sie das Programm Jahresübernahme an, um die hinterlegten Tabellen für das neue Jahr zu übernehmen. Geben Sie in dem Feld ÜBERNAHME AUS JAHR das Vorjahr und in dem Feld ÜBERNEHMEN FÜR JAHR das neue Jahr ein. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden in den neuen Abrechnungen die korrekten Soll-Arbeitszeiten berücksichtigt. 4.4.6 Löschen der überflüssigen Personal-Daten Im Programm Zusatzauswertungen, Abrechnungs-Liste, lassen Sie sich eine Abrechnungs-Liste drucken. Anhand dieser Liste können Sie überprüfen, welche Personal- Stammdaten gelöscht werden können. Löschen Sie Mitarbeiter, die in den davor liegenden Jahren ausgeschieden sind, nur dann, wenn sie im letzten Vorjahr keine Abrechnung bekommen hatten. Für eine gelöschte Personal-Nummer ist keine Auswertung mehr möglich (auch keine Ausgabe der IDEA-Daten)! Vor dem Löschen empfiehlt sich darum eine Datensicherung. Gelöschte Personal- Nummern dürfen drei Jahre nicht wieder vergeben werden (gesetzliche Bestimmung). Das Löschen von Personal-Nummern muss vor der Januar-Abrechnung erfolgen. 4.4.7 Urlaubskassen-Stammdaten Überprüfen Sie die Urlaubskassen-Stammdaten. Sind Änderungen nötig, muss zuerst die neue Gültigkeit eingegeben werden. Dann können Sie in dieser Gültigkeit die geänderten Werte eingeben und durch Bestätigung des Feldes EINGABEN OK? abspeichern. 4.4.8 Lohn-Erfassung und Stunden-Erfassung Falls Sie nicht mit einer automatischen Überstundenabrechnung arbeiten prüfen Sie die Leistungstage. Die Leistungstage können Sie in den Programmen Lohn-Erfassung, Bruttolohn Personalbezogen bzw. Bruttolohn Objekt/Auftragsbezogen durch Betätigen der Sondertaste [Leistungstage] in dem Feld MIT KALENDARIUM? aufrufen. 4.4.9 Erneute Erstellung einer Datensicherung Sichern Sie die Lohn-Daten aller Lohnfirmen, sowie die Lohn-Allgemein- Daten im Bereich Service- Programme (Allgemein), Einzel-Datensicherung. Diese Daten müssen Sie unbedingt auf einem separaten Datenträger sichern, um den Datenbestand nach Änderung der Stammdaten des neuen Jahres wieder herstellen zu können. Bewahren Sie den Datenträger solange auf, bis sichergestellt ist, dass ein PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 19 von 46

LOHN Zurückspielen dieses Datenbestandes definitiv nicht mehr notwendig sein wird! Lassen Sie die Datensicherung unbedingt prüflesen! Denken Sie daran, die Lohn-Daten und die Lohn-Allgemein-Daten gemeinsam zu sichern und beachten Sie den zur Rückspielung von Datensicherungen unter Punkt 4.1.1.. 4.4.10 Ausgabe der DEÜV - Jahresmeldung im Januar Die Jahresmeldungen werden aufgrund von gesetzlichen Vorgaben jetzt generell mit Abrechnungsmonat Januar erstellt und ausgegeben. Sie müssen bis zu 15.02.2014 übermittelt werden. Einmalzahlungen, die im Februar/März gezahlt werden und zur Märzklausel werden, werden mit einer Sondermeldung für 2013 gemeldet. Ausdruck des Jahreslohnkontos Vorjahr Der Ausdruck der Jahreslohnkonten sollte nach der Erstellung und Ausgabe der DEÜV- Meldungen erfolgen Dadurch ist gewährleistet, dass die vorgenommenen Meldungen auf den Jahreslohnkonten der Mitarbeiter enthalten sind. Der Ausdruck muss auf DIN A3-TAB-Papier in Schmalschrift oder auf Laserdrucker in Superschmalschrift (Querformat) erfolgen. Der Ausdruck kann nach verschiedenen Selektionen erfolgen. Wir empfehlen Ihnen, alle Daten für die Jahresauswertung zu drucken. Wenn Sie einer Urlaubskasse angeschlossen sind, schlüsseln Sie bitte immer den Punkt URLAUBSKASSENDATEN auf JA. Wurden innerhalb des Jahres Korrekturabrechnungen durchgeführt, können Sie entscheiden, ob diese separat gedruckt werden sollen. Sofern Sie Korrektur-Abrechnungen für das Vorjahr durchführt hatten, wird automatisch der Druck Vorjahreslohnkonto abgestellt. Wurden in den Monaten Januar bis März Einmalzahlungen geleistet und diese dem Vorjahr zugerechnet (Märzklausel), wird im Anschluss an das normale Lohnkonto das zusätzliche Lohnkonto "Einmalbezüge mit Zuordnung zum Vorjahr" gedruckt. Druckt man das Lohnkonto für das Vorjahr wird dieses um eine zusätzliche Seite Einmalbezüge aus Folgejahr mit Zuordnung zum lfd. Jahr ergänzt. Abhängig von der Schlüsselung im Vorlauf des Programms kann dieses Konto auch einzeln abgerufen werden. Der Ausdruck des Lohnkontos ist zu jedem Zeitpunkt möglich. 4.4.11 Sonstiges Falls Sie folgende Arbeiten noch nicht ausgeführt haben, können Sie jetzt durchgeführt werden: Lohnsteuer-Bescheinigungen bis zum 28.02. des Folgejahres ausgeben Nach dem Versand der Lohnsteuerbescheinigungen muss ein Sendeprotokoll PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 20 von 46

LOHN angefordert werden, erst dann ist gewährleistet, dass die Bescheinigungen beim Finanzamt gespeichert sind. Der Ausdruck der Bescheinigungen ist erst nach dem Abruf des Sendeprotokolls möglich und kann dann an die Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Auswertungen wie Schwerbehinderten-Hilfsliste PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 21 von 46

Betriebsbuchhaltung 5. Betriebsbuchhaltung In dem Kapitel Checklisten" finden Sie eine Übersicht über die auszuführenden Arbeiten. Diese Übersicht können Sie ausdrucken und abhaken. 5.1 Voraussetzungen Sie haben in der PDS-Betriebsbuchhaltung die Möglichkeit, beliebig viele Buchungsperioden und Wirtschaftsjahre offen zu halten. Daher können Sie in allen Perioden des aktuellen Wirtschaftsjahres, ebenso aber auch in Perioden aus zurückliegenden und zukünftigen Wirtschaftsjahren, Buchungen vornehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die betreffenden Wirtschaftsjahre und Perioden noch nicht abgeschlossen haben. 5.2 Neues Wirtschaftsjahr eröffnen In dem Programm Stammdaten, Wirtschafts-Jahre können Sie sich Informationen zu jedem beliebigen Wirtschaftsjahr anzeigen lassen. Hier sehen Sie auch, ob ein Wirtschaftsjahr abgeschlossen wurde. Wenn nach dem letzten Wertevortrag noch Buchungen im alten Wirtschaftsjahr vorgenommen werden, erhalten Sie in diesem Programm auch den : "Es muss ein Wertevortrag erfolgen." In dem Programm Abschluss, Eröffnen neues Wirtschafts-Jahr können Sie ein neues Wirtschaftsjahr eröffnen. Dabei werden die Vorjahreswerte des alten Wirtschaftsjahres automatisch in das neue Wirtschaftsjahr vorgetragen. (s. ) Zuerst wird Ihnen das alte Wirtschaftsjahr mit dem von Ihnen festgelegten Zeitraum aus den Wirtschaftsjahresstammdaten angezeigt. Bsp.: 2013 vom 01.01.13 bis 31.12.13 Dann wird Ihnen das neue Wirtschaftsjahr in Abhängigkeit der Eingabe des alten Wirtschaftsjahres angezeigt. Bsp.: 2014 vom 01.01.14 bis 31.12.14 Möchten Sie die fixen Bezugsgrößen (Umlagekennzeichen) in das neue Wirtschaftsjahr übernehmen, so muss die Abfrage mit JA bestätigt werden. Möchten Sie a-periodische Kosten in das neue Wirtschaftsjahr übernehmen, so muss die Abfrage mit JA bestätigt werden. Soll das Jahr XXXX neu eröffnet werden? Bei JA-Schlüsselung wird das neue Wirtschaftsjahr eröffnet. Ein neues Wirtschaftsjahr können Sie jederzeit eröffnen. Die Eröffnung eines neuen Wirtschaftsjahres ist nicht von der Periode 12 abhängig. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Jahreswerte für das neue Wirtschaftsjahr erneut vortragen müssen, sobald Sie im alten Wirtschaftsjahr Buchungen, Verteilungen etc. vorgenommen haben. (s. ) Sie können die Vorjahreswerte beliebig oft vortragen. Beispiel: Sie haben die Werte bereits bei der Eröffnung des neuen Wirtschaftsjahres vorgetragen und mussten danach noch Buchungen für das alte Wirtschaftsjahr PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 22 von 46

Betriebsbuchhaltung vornehmen. 5.3 Vorjahreswerte vortragen Die Vorjahreswerte sollten immer vor einer Auswertung im neuen Jahr vorgetragen werden, solange in beiden Wirtschaftsjahren gearbeitet wird. Um die Vorjahreswerte des neuen Wirtschaftsjahres zu aktualisieren, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Wählen Sie das Programm Abschluss, Eröffnen neues Wirtschafts-Jahr erneut an und geben Sie in dem Feld ALTES WIRTSCHAFTSJAHR das alte Wirtschaftsjahr ein. Beantworten Sie anschließend die Frage "Sollen die Werte aus XXXX erneut in das Jahr XXXX vorgetragen werden?" mit JA. 2. Wählen Sie das Programm Abschluss, Jahres-Werte vortragen an. Dieses Programm ist genauso aufgebaut wie das Programm Eröffnen neues Wirtschafts-Jahr. Allerdings können Sie in dem Programm Jahres-Werte vortragen nur Werte für vorhandene Wirtschaftsjahre vortragen. Die Eröffnung eines neuen Wirtschaftsjahres ist nicht möglich. 5.4 Auswertungen für das neue Wirtschaftsjahr Nach dem Eröffnen des neuen Wirtschaftsjahres sollte die Periode entsprechend dem Wirtschaftsjahr hochgesetzt werden, damit die Auswertungen auf die aktuell abgestellten Buchungssätze im neuen Wirtschaftsjahr zugreifen können. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 23 von 46

Anlagenbuchhaltung 6. Anlagenbuchhaltung In dem Kapitel Checklisten" finden Sie eine Übersicht über die auszuführenden Arbeiten. Diese Übersicht können Sie ausdrucken und abhaken. 6.1 Vorbereitungen / Voraussetzungen Da in der PDS-Anlagenbuchhaltung zwei Wirtschaftsjahre parallel bearbeitet werden können, ist es für die Eröffnung eines neuen Wirtschaftsjahres nicht erforderlich, das alte Wirtschaftsjahr verbindlich abzuschließen. Bei der Eröffnung eines neuen Wirtschaftsjahres werden die Eröffnungswerte automatisch vorgetragen. Sofern noch Buchungen im alten Wirtschaftsjahr anfallen, sind die nachträglich durchgeführten Bewegungen des Altjahres in den Beginnwerten des neuen Wirtschaftsjahres noch nicht berücksichtigt! Eine Abfrage, ob die Werte ins neue Wirtschaftsjahr übertragen werden sollen, erfolgt automatisch in den betroffenen Programmen, z.b. im Buchen. Der endgültige Jahresabschluss für das alte Wirtschaftsjahr sollte immer erst dann vorgenommen werden, wenn die Endgültige Jahres-AfA-Berechnung durchgeführt wurde und keine Änderungen oder Buchungen für das alte Jahr mehr zu erwarten sind. Für die Vorläufige und Endgültige Jahres-AfA-Berechnung werden immer die aktuellen Wirtschaftsgut- und AfA-Stammdaten herangezogen. Eine Stammdaten-Änderung sollten Sie daher immer erst nach Abschluss des alten Wirtschaftsjahres vornehmen. Die mit der PDS-Anlagenbuchhaltung bearbeiteten Wirtschaftsjahre werden einschließlich der Buchungs- und Bewegungsdaten nach dem Jahresabschluss automatisch gespeichert und fortgeschrieben. Sie haben damit über mehrere Jahre weiterhin alle historischen Daten und Bewegungsdaten im Zugriff, da alle Daten eines abgeschlossenen Wirtschaftsjahres so lange gespeichert bleiben, bis Sie entscheiden, welche Wirtschaftsjahre tatsächlich gelöscht werden sollen. 6.2 Reihenfolge Jahresabschluss Arbeiten Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Jahr abzuschließen: 1. Führen Sie die Vorläufige Jahres-AfA-Berechnung durch. 2. Prüfen Sie nach der Vorläufigen Jahres-AfA-Berechnung sämtliche Bewegungen der Wirtschaftsgüter mit Hilfe der folgenden Auswertungen: Anlagenspiegel inklusive vorläufiger Jahres-Afa-Werte Entwicklung des Anlagevermögens inklusive vorläufiger Jahres-AfA-Werte, PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 24 von 46

Anlagenbuchhaltung Verzeichnis der Wirtschaftsgüter: Prüfen Sie den Bestand und sämtliche Bewegungen der Wirtschaftsgüter. 3. Prüfen Sie die Zu- und Abgänge der Wirtschaftsgüter und die daraus entstandenen Gewinne und Verluste mit den Buchungslisten Liste der Zugänge/Abgänge und Gewinne/Verluste aus Abgängen. 4. Sichern Sie die Afa-Daten sowie die Afa-Allgemein-Daten. Diese Datensicherung müssen Sie unbedingt auf ein separates Band sichern, um die Daten vor dem Jahresabschluss wieder herstellen zu können. Die Datensicherung der AfA-Daten muss vor der endgültigen AfA-Berechnung erstellt werden, da diese nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Lediglich die Auswertungen können erneut erstellt werden. Wir empfehlen die Datensicherung aufzubewahren. 5. Lassen Sie die Datensicherung prüflesen. 6. Ggf. Ausgabe der IDEA-Daten für evtl. Steuerprüfungen. ( Buchen / Daten-Transfer / Idea-Ausgabe ). Die Ausgabe ist zu diesem Zeitpunkt keine Pflicht, da die Ausgabe jederzeit nachträglich gestartet werden kann. Bitte bedenken Sie, dass die IDEA- Ausgabe immer wiederholt werden muss, wenn das Vorjahr durch Buchungen oder das Idea-Ausgabe-Programm geändert wird. 7. Führen Sie die Endgültige Jahres-AfA-Berechnung und unmittelbar danach den Jahresabschluss durch. Die AfA-Berechnung muss für das Wirtschaftsjahr verbindlich durchgeführt werden. Auch nach dem Jahresabschluss besteht noch die Möglichkeit, Auswertungen für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr zu drucken. Allerdings können bestimmte Stammdaten-Änderungen, die bereits im Folgejahr vorgenommen wurden, nicht getrennt nach Jahren erkannt und gedruckt werden, z.b. Änderungen der Kostenstellen/Kostenträger. Die Auswertungen greifen immer auf die aktuellen Stammdaten zu. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 25 von 46

Anlagenbuchhaltung 6.3 Programmierte Abläufe beim Jahresabschluss Bei Anwahl des Programms Jahres-Abschluss werden automatisch folgende Schritte durchgeführt: Das Wirtschaftsjahr wird als ABGESCHLOSSEN in den Wirtschaftsjahres- Stammdaten gekennzeichnet. In den Grundstammdaten wird das aktuelle Wirtschaftsjahr hochgesetzt. Die "Beginnwerte" werden endgültig in das neue Wirtschaftsjahr vorgetragen. Die Buchungs- und Bewegungsdateien werden für weitere Eingaben und Änderungen gesperrt. Die AfA-Berechnungsdateien werden für rückwirkende Änderungen gesperrt. Die Stammdaten der abgegangenen Wirtschaftsgüter werden nicht mehr in das Folgejahr übertragen. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 26 von 46

DIS 7. DIS 7.1 Vorbereitungen / Voraussetzungen Ein Jahresabschluss ist nur in den Modulen Kundendienst/Wartung und Laden- /Kassenmodul erforderlich. Es sind jedoch einige Vorbereitungen für das Arbeiten im neuen Jahr zu treffen. Im Folgenden sind einige Beispiele zur Organisation und Erstellung von Rechnungen im alten und neuen Wirtschaftsjahr mit en zur korrekten Integration in die PDS Finanzbuchhaltung (sofern Sie diese im Einsatz haben) dargestellt. 7.2 Faktura / Projekt-Rechnungen 7.2.1 Falls Rechnungen im alten und im neuen Jahr geschrieben werden müssen Falls es noch notwendig ist, Rechnungen im alten Jahr zu schreiben und zu integrieren, verdoppeln Sie zunächst Ihre aktuellen Rechnungsschemen. Sie erreichen das Programm Rechnungs-Schema über die Menüpunkte DIS, DISXX, Faktura, Rechnungs- Schema, wählen Sie dort Aufnahme/Änderung. Geben Sie eine neue Schema-Nummer für das Rechnungsschema ein und kopieren das bisherige Rechnungsschema in das neue, indem Sie im Feld WIE SCHEMA-NR das alte Schema auswählen. Die neu entstandenen Schemen benutzen Sie dann für die Rechnungen im neuen Jahr. Ändern Sie dazu in den neu entstandenen Schemen im Punkt Allgemein den Belegnummernkreis ab. Verwenden Sie hier den neuen Belegnummernkreis mit den neuen Belegnummern. Wenn noch kein neuer Belegnummerkreis angelegt wurde, können Sie auf dem Feld BELEGNUMMERNKREIS über die Funktion [Aufnahme/ Änderung] einen neuen Belegnummernkreis aufnehmen. Zusätzlich können Sie im Punkt Bezeichnung einen anderen Namen für das Schema vergeben, so das erkennbar ist, das es sich um ein Schema für Rechnungen im neuen Jahr handelt. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 27 von 46

DIS Beispiel (Die tatsächliche Nummerierung Ihrer Schemen richtet sich nach den Gegebenheiten in Ihrer Firma). Vorh. Schema altes WiJahr Vorzunehmende Änderungen Neue Schemen neues WiJahr Schema-Nr. 10 Rechnungen 2013 - Schema-Nr. 10 verdoppeln auf 20. - Bezeichnung in 20 ändern auf neues Jahr.(Rechnungen 2014) - Erste Belegnummer im Belegnummernkreis ändern auf neue Belegnummern für das neue Jahr (z.b. 2014xxx). Schema-Nr. 20 Für Rechnungen des neuen WiJahres mit neuen Belegnummern. Bitte beachten Sie, dass die Belegnummern nicht mit einer Null beginnen dürfen. Es ist also nicht möglich, die Belegnummern auf 0xxxxx zu setzen. Verschiedene Belegnummernkreise (z.b. für Fakturen, Projektrechnungen, Gutschriften) dürfen nicht mit identischen Rechnungsnummern beginnen oder zu Überschneidungen führen. Sollten noch Schemen aus den Vorjahren bestehen (2011 und früher) können diese danach gelöscht werden. 7.2.2 Falls nur noch Rechnungen im neuen Wirtschaftsjahr geschrieben werden müssen Werden keine Rechnungen mehr im alten Wirtschaftsjahr geschrieben, sind keine neuen Rechnungs-Schemen und keine neuen Belegnummernkreise erforderlich. Ändern Sie dann nur die Bezeichnung und die erste Rechnungsnummer der vorhandenen Belegnummernkreise. Sie erreichen den Bereich Belegnummernkreis über die Menüpunkte DIS, Faktura, Rechnungs-Schema, Aufnahme/Änderung, Allgemein, (gewünschtes Schema auswählen) Beleg-Nr-Kreis und dort über die Funktion [Aufnahme/Änderung]. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 28 von 46

DIS Beispiel (Die tatsächliche Nummerierung Ihrer Schemen richtet sich nach den Gegebenheiten in Ihrer Firma). Vorh. Schema altes WiJahr Vorzunehmende Änderungen Neue Schemen neues WiJahr Schema-Nr. 10 Rechnungen 2013 - Schema-Nr. 10 beibehalten. - Bezeichnung ändern auf neues Jahr.(Rechnungen 2014) - Erste Belegnummer im Belegnummernkreis ändern auf neue Belegnummern für das neue Jahr (z.b. 2014xxx). Schema-Nr. 10 Für Rechnungen des neuen WiJahres mit neuen Belegnummern. Bitte beachten Sie, dass die Belegnummern nicht mit einer Null beginnen dürfen. Es ist also nicht möglich, die Belegnummern auf 0xxxxx zu setzen. Verschiedene Belegnummernkreise (z.b. für Fakturen, Projektrechnungen, Gutschriften) dürfen nicht mit identischen Rechnungsnummern beginnen oder zu Überschneidungen führen. 7.3 Ablauf-Beispiele So erstellen Sie eine Rechnung für das alte Wirtschaftsjahr, nachdem in der PDS-Finanzbuchhaltung das neue Wirtschaftsjahr eröffnet wurde: Wählen Sie das DISXX-Programm über das alte Firmenkürzel an. Erfassen Sie die Rechnungen für das alte Wirtschaftsjahr mit den Rechnungs- Schemen für das alte Wirtschaftsjahr. Bitte achten Sie darauf, dass die Rechnungen mit einem Belegdatum aus dem alten Wirtschaftsjahr geschrieben werden müssen. (z.b. 31.12.2013) Drucken Sie die Rechnungen. Drucken Sie das Rechnungsausgangsbuch. Integrieren Sie die Rechnungen (über das Firmenkürzel der alten Firma). Dadurch erfolgt die Integration der Rechnung automatisch im alten Wirtschaftsjahr. Diese nachträglichen Buchungen erzeugen automatische Saldenvorträge für das neue Jahr. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 29 von 46

DIS So erstellen Sie eine Rechnung für das neue Wirtschaftsjahr, nachdem in der PDS-Finanzbuchhaltung das neue Wirtschaftsjahr eröffnet wurde: 1. Wählen Sie das DISXX-Programm über das neue Firmenkürzel an. Erfassen Sie die Rechnungen für das neue Wirtschaftsjahr mit den Rechnungsschemen für das neue Wirtschaftsjahr mit einem Datum aus dem neuen Jahr. Drucken Sie die Rechnungen. Drucken Sie das Rechnungsausgangsbuch. Integrieren Sie die Rechnungen (über das Firmen-Kürzel der neuen Firma). Dadurch erfolgt die Integration der Rechnungen automatisch in dem neuen Wirtschaftsjahr. Sind Rechnungen für das alte und für das neue Wirtschaftsjahr zur Integration vorhanden, müssen Sie die Integration zuerst im alten Wirtschaftsjahr (über das alte Firmenkürzel bis 31.12.13) durchführen! Danach können Sie die Integration im neuen Wirtschaftsjahr (über das neue Firmenkürzel) durchführen. Dadurch wird verhindert, dass Rechnungen aus dem alten Wirtschaftsjahr in das neue Wirtschaftsjahr integriert werden. 7.4 Sammelrechnungen Alle Lieferscheine, die für das alte Jahr geschrieben wurden, müssen im alten Jahr abgerechnet und in die Fibu integriert werden, da die Umsatzsteuer nach erbrachter Leistung fällig wird. Ausschlaggebend ist das Leistungsdatum in den Lieferscheinen. Falls dies nicht vorhanden ist wird das Belegdatum herangezogen. Wenn Sie in den DIS-Firmenstammdaten /Sonstige Grunddaten "Sammelrechnung mit Prüfung FIBU-Perioden JA" geschlüsselt haben, so erfolgt die Prüfung bereits im Programm Sammelrechnung : Wird die Rechnung im ersten Monat (z.b. Januar) des Wirtschaftsjahres erstellt, so werden die Lieferscheine für Dezember hier nicht vorgeschlagen. 7.5 Positionsstammdaten 7.5.1 Löschen der Werte verkaufte Mengen Sofern Sie die Werte der "verkauften Mengen" löschen wollen, wählen Sie im Programm Positionsstammdaten ändern den Positions-Typ Material an. Schlüsseln Sie das Feld GRUNDDATEN und anschließend das Feld VERKAUFTE MENGEN auf JA. Im folgenden Fenster wählen Sie den Punkt Änderung. Danach selektieren Sie in den VON/BIS FELDERN die zu ändernden Positionen. Schlüsseln Sie die Frage "Sollen die Änderungen automatisch durchgeführt werden?" mit JA, wenn Sie bei allen selektierten Positionen die Menge auf Null setzen wollen. Bei den VERKAUFTEN MENGEN setzen Sie dann eine Null als neuen Wert. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 30 von 46

DIS 7.6 Bestellwesen Ein Jahresabschluss ist für das Bestellwesen nicht durchzuführen. Um Kapazitäten frei zu halten, können Sie das Programm Abschluss/löschen, Abschlussarbeiten anwählen und die erledigten Bestellungen und Belege löschen. 7.6.1 Bestellschema Eine Verdopplung der Bestell-Schemen ist nicht unbedingt notwendig. Wenn den Belegen über Anfrage/Bestellung, Änderung eines Beleges, ein neues Bestell-Schema zugeordnet werden oder ein Beleg verdoppelt werden soll, ist dennoch die Verdopplung der Bestell- Schemen analog der Vorgehensweise in der Faktura/ Projektrechnung organisatorisch sinnvoll. Falls Sie unterschiedliche Beleg-Nummern-Kreise für die Bestell- Schemen verwenden, sollten diese für das neue Wirtschaftsjahr geändert werden. Den Belegnummernkreis können Sie im Bestellschema abändern. Hierzu wählen Sie folgendes an: Bestellwesen, Stammdaten, Bestell- Schema, Aufnahme/ Änderung, Schema Nr. auswählen, Grunddaten/Allgemein, Belegnummernkreis, Funktionstaste Aufnahme/ Änderung. Hier können Sie eine neue Bezeichnung und eine neue Nummer für den Belegnummernkreis vergeben. Die Einrichtung eines neuen Beleg-Nummern-Kreises vereinfacht auch die Selektion bei den Auswertungen, die das alte und neue Wirtschaftsjahr betreffen. 7.6.2 Rechnungsprüfung Wenn Sie die PDS-Finanzbuchhaltung im Einsatz haben und die Lieferanten-Rechnungen integrieren, müssen Sie bei der Rechnungsprüfung folgende e für eine korrekte Integration unbedingt beachten: Falls noch Lieferanten-Rechnungen für das alte Jahr zu prüfen sind, müssen Sie diese Rechnungsprüfung unbedingt in der alten Firma durchführen, da die FIBU-Schnittstelle immer für die Finanzbuchhaltung gefüllt wird, deren Wirtschaftsjahr ausgewählt ist. Die Rechnungsprüfung muss also in der Firma angewählt werden, in welche die Buchungen in die Finanzbuchhaltung laufen sollen. Wenn Sie mit "eigenen Beleg-Nummern" bei der Rechnungsprüfung arbeiten, müssen Sie darauf achten, dass Sie diese Nummern nicht doppelt vergeben! 7.6.3 Materialausgabe Möchten Sie für Lieferscheine die in der Materialausgabe erstellt werden für das neue Jahr ebenfalls neue Belegnummernkreise anlegen, wählen Sie bitte folgende Menüpunkte an: DIS, Lagerwesen, Material- Bewegungen, Einstellungen Materialausgabe, Projekt oder Kundendienst/Wartung oder Kunde ohne Projekt, Belegnummernkreis, Funktions- Taste Aufnahme/ Änderung. Hier kann eine neue Bezeichnung und eine Belegnummer eingegeben werden. PDS Programm und Datenservice GmbH Seite 31 von 46