Arbeitsvorlage zur Erstellung des Firmen-Handbuchs mit SGU-Integration für kleine und mittlere Unternehmen Ausgabe: 2005-01 verfügbar im Rahmen der Beratung und Moderation durch das ingenieurbüro naumann aus Anlass von Zertifizierungsabsichten Weitere Informationen: www.inlk.de Tel. +49 (341) 9128209
Teil 1 Basisteil Ausgabe: 2005-01 Arbeitsvorlage zur Erstellung des Firmen-Handbuchs mit SGU-Integration für kleine und mittlere Unternehmen Weitere Informationen: www.inlk.de Tel. +49 (341) 9128209
Kapitel 2 Inhaltsverzeichnis - Benutzerhinweise 2.01 Inhaltsverzeichnis (Hinweis: Textmarken sind hinterlegt) Reg- Kap. Titel Ausgabe: Rev. Ref. DIN EN ISO Nr. 9001:2000- Referenz Titelseite 1 Grundsatzerklärung 01.05 00 Kapitel 1 Grundsatzerklärung 1 2 Inhaltsverzeichnis Benutzerhinweise 01.05 00 Kapitel 2 Inhaltsverzeichnis, Benutzerhinweise 2 3 Begriffe Abkürzungen Begriffe, Abkürzungen 01.05 00 Kapitel 3 3 4 Anforderungen an das Managementsystem 01.05 00 Kapitel 4 4 3 4.01 Anforderungen an das Managementsystem 01.05 00 VA 4-01 4 4 4.02 Lenkung von Dokumenten 01.05 00 VA 4-02 4 5 4.03 Lenkung von Aufzeichnungen 01.05 00 VA 4-03 4 6 4.04 Elektronische Datenverarbeitung (EDV) 01.05 00 VA 4-04 4 7 5 Verantwortung der Leitung 01.05 00 Kapitel 5 5 7 5.01 Verpflichtung der Leitung Qualitätsziele 01.05 00 VA 5-01 5 8 6 Management von Ressourcen 01.05 00 Kapitel 6 6 8 6.01 Personelle Ressourcen 01.05 00 VA 6-01 6 9 6.02 Infrastruktur und Arbeitsumgebung 01.05 00 VA 6-02 6 10 6.03 Arbeits- und Gesundheitsschutz 01.05 00 VA 6-03 6 11 7 Produktrealisierung 01.05 00 Kapitel 7 7 11 7.01 Planung der Produktrealisierung 01.05 00 VA 7-01 7 12 7.02 Angebots- und Vertragsprüfung 01.05 00 VA 7-02 7 13 7.03 Entwicklung (nicht belegt) 01.05 00 VA 7-03 7 14 7.04 Beschaffung 01.05 00 VA 7-04 7 15 7.05 Produktion/ Dienstleistungserbringung 01.05 00 VA 7-05 7 16 7.06 Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit 01.05 00 VA 7-06 7 17 7.07 Eigentum des Kunden 01.05 00 VA 7-07 7 18 7.08 Produkterhaltung (Handhabung, 01.05 00 VA 7-08 7 Verpackung, Lagerung und Schutz) 19 7.09 Überwachungs- und Messmittel 01.05 00 VA 7-09 7 20 8 Messung, Analyse und Verbesserung 01.05 00 Kapitel 8 8 20 8.01 Kundenzufriedenheit 01.05 00 VA 8-01 8 21 8.02 Interne Audits 01.05 00 VA 8-02 8 Musterfirma Management-Handbuch Teil 1 Abschnitt: 5 Seiten: 3 Rev. 00
Kapitel 2 Inhaltsverzeichnis - Benutzerhinweise 22 8.03 Überwachung und Messung von 01.05 00 VA 8-03 8 Prozessen und Produkten 23 8.04 Lenkung fehlerhafter Produkte 01.05 00 VA 8-04 8 24 8.05 Datenanalyse 01.05 00 VA 8-05 8 25 8.06 Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen 01.05 00 VA 8-06 8 26 9 Anlagen 01.05 00 Kapitel 9 4 26 9.01 Verzeichnis der Verfahrensanweisungen 01.05 00 Fb001 4 27 9.02 Verzeichnis der Arbeitsanweisungen SIEHE MH TEIL 2 4 28 9.02 Verzeichnis der Formblätter SIEHE MH TEIL 2 4 Musterfirma Management-Handbuch Teil 1 Abschnitt: 5 Seiten: 3 Rev. 00
Kapitel 4.01 Anforderungen an das Managementsystem 5.1 Ebene 1: Management-Handbuch Das QM- Handbuch der Musterfirma ist entsprechend den Schwerpunkten unserer Prozesse und Tätigkeiten bei der Realisierung unserer Aufträge gegliedert. Es beschreibt unser Managementsystem und dokumentiert die Aufbau- und Ablauforganisation. Weiterhin enthält es Regelungen für das Zusammenwirken aller Bereiche hinsichtlich der qualitätssichernden Maßnahmen, Zuständigkeiten, Mittel und Aktivitäten. Das Management-Handbuch hat Weisungscharakter für alle Mitarbeiter und dient der Koordination, Information und Motivation. Die Dokumentation ist Grundlage für unsere tägliche Arbeit und dient gleichzeitig als Nachweis der Qualitätsfähigkeit unseres Unternehmens. Das Managementsystem bildet die Grundlage unserer Strategie der ständigen Verbesserung. Das Management-Handbuch gemäß den Angaben in Kapitel 2, Abs. 2.01 strukturiert. 5.2 Ebene 2: Verfahrensanweisungen (VA) Verfahrensanweisungen enthalten detaillierte Angaben zu Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibungen, Abläufen, Prozessen und Hilfsmittel und beschreiben die Umsetzung der dargelegten Festlegungen im Einzelnen. Verfahrensanweisungen verweisen i. d. R. auf mitgeltende unternehmensbezogene Unterlagen und Daten, wie z.b. in Arbeitsanweisungen, Formblättern, Checklisten, Musterdateien und Übersichten - für den internen Gebrauch. Die Verfahrensanweisungen unterliegen einer einheitlichen Gestaltung. Sie werden gekennzeichnet mit Datum und Unterschrift durch die Ersteller, den Prüfenden (QMB) und den Freigebenden (GF). Die Verfahrensanweisungen des Unternehmens Musterfirma sind in der Regel wie nachfolgend beschrieben strukturiert: Beispiel Kopfzeile: (enthält Firmenlogo, Inhalt, Kapitel) LOGO Management-Handbuch 1 Zweck 2 Geltungsbereich 3 Begriffe 4 Zuständigkeiten 5 Verfahren 6 Mitgeltende Unterlagen 7 Anlagen Kapitel 4.01 Anforderungen an das Managementsystem Fußzeile Musterfirma Management-Handbuch Abschnitt: 9 Seiten: 4 Rev. 00 Musterfirma Management-Handbuch Teil 1 Abschnitt: 9 Seiten: 4 Rev. 00
Kapitel 4.01 Anforderungen an das Managementsystem 5.3 Ebene 3: Arbeitsanweisungen (AA) 5.3.1 Arbeitsanweisungen Arbeitsanweisungen enthalten, bezogen auf Verfahrensanweisungen, weitergehend detaillierte Regelungen und Informationen für eine bestimmte Tätigkeit (z.b. Wartungs- und Bedienungsanleitungen, Prüfpläne...). 5.3.2 Formblätter, Checklisten, Vorlagen Formblätter, Checklisten und Vorlagen sind Hilfsmittel für die Abwicklung allgemeiner Verwaltungsarbeiten und für die Projektabwicklung. Sie dienen der Vereinheitlichung und Vereinfachung der Bearbeitung und der Dokumentation von Bearbeitungs- und Prüfergebnissen. 5.3.3 Übersichten, Verzeichnisse Übersichten und Verzeichnisse dienen spezifischen Sachgebieten. Sie unterliegen dem Aktualisierungsdienst. Weitergehende Regelungen enthält Kapitel 4. 5.4 Qualitätsplanung Die Qualitätsplanung zum Managementsystem der Musterfirma erfolgt entsprechend Bedarf und wird fortlaufend und kontinuierlich fortgeschrieben. Die generellen Qualitätsplanungsaufgaben sind in den einzelnen Verfahrensanweisungen festgelegt. Das Ausarbeiten von QM- Plänen und deren Dokumentation erfolgt durch den Management- Beauftragten bzw. durch die jeweiligen Vorgesetzten der einzelnen Bereiche im Unternehmen oder mittels Qualitätsplänen vor Ort. Verantwortliche, Personal, Material, maschinelle Einrichtungen, Realisierungsmethoden, Informations- und Kommunikationswege, Organisationsabläufe und Informationsträger müssen dabei berücksichtigt werden. Einen Schwerpunkt bildet die Ausführungsplanung, diese umfasst die Vorbereitung von Arbeitsmethoden, Kapazitätsbereitstellungen, Erstellung von Arbeitsablaufplänen (Zeitplänen), Prozess- u. Verfahrensanweisungen, Festlegung von Materialflussplänen wie Lager, Transport und Verpackung. Die Prüfplanung umfasst z.b. die Festlegung der Qualitätsziele, die Erstellung der Prüfanweisungen, die Einhaltung der Qualitätsvorschriften, die Vorbereitung zum internen Audit, die Prüf- und Messmittel sowie Messmethoden und -verfahren. 6 Mitgeltende Unterlagen Fb 001 Verzeichnis der Verfahrens- und Arbeitsanweisungen Fb 002 Verzeichnis der Formblätter 7 Anlagen Qualitäts(QM)-Plan (Muster) Musterfirma Management-Handbuch Teil 1 Abschnitt: 9 Seiten: 4 Rev. 00
Kapitel 4.01 Anforderungen an das Managementsystem Erarbeitet: Geprüft: Freigabe: Datum Name Unterschrift Management- Beauftragter Management- Beauftragter Geschäftsführer Musterfirma Management-Handbuch Teil 1 Abschnitt: 9 Seiten: 4 Rev. 00
Kapitel 8.02 Interne Audits Diese Verfahrensanweisung ist Eigentum der Musterfirma. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der Geschäftsführung. Die Herausgabe und der Änderungsdienst dieser Verfahrensanweisung für das Managementsystem erfolgt nach festgelegtem Verfahren durch den Management-Beauftragten. VA 8-02 Interne Audits 1 Zweck 2 Geltungsbereich 3 Begriffe 4 Zuständigkeiten 5 Verfahren/Prozess/Beschreibung 5.1 Vorbereitung interner Audits/Auditablaufplan 5.2 Auditdurchführung 5.3 Auditbericht/ Auswertung 5.4 Externe Audits 5.5 Auditorenqualifikation 6 Mitgeltende Unterlagen 7 Anlagen 1 Zweck Diese Verfahrensanweisung regelt die Planung, Durchführung, Auswertung und Dokumentation von internen Audits. Diese bilden die Grundlage für die Managementbewertung durch die Geschäftsführung. 2 Geltungsbereich Diese Verfahrensanweisung ist Bestandteil des Managementsystems der Musterfirma und gilt für alle Bereiche des Unternehmens. 3 Begriffe Audit: Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind 4 Zuständigkeiten Für die Erarbeitung, Planung und Durchführung der internen Audits ist der Management- Beauftragte zuständig. Weitergehende Regelungen erfolgen in Abstimmung mit der Geschäftsführung bzw. werden nachfolgend geregelt. Gegebenenfalls können weitere Personen als Co-Auditor/en mitwirken. Bei Bedarf können Fachleute mit Spezialerfahrung dem Auditteam angehören. Mit der Auditierung können auch externe Stellen (externe Dienstleister) beauftragt werden. 5 Verfahren/Prozess/Beschreibung 5.1 Vorbereitung interner Audits/Auditablaufplan Der Management-Beauftragte ist für die Auditplanung sowie die Durchführung der Audits hinsichtlich des Zeitraums zwischen den im Management-Handbuch festgelegten Managementbewertungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung mindestens einmal im Jahr verantwortlich. Er erarbeitet den Jahresauditplan und legt ihn zu Bestätigung der Geschäftsführung vor. Weiterhin erstellt der Management-Beauftragte den Auditablaufplan. Musterfirma Management-Handbuch Teil 2 Abschnitt: 31 Seiten: 3 Rev. 00
Kapitel 8.02 Interne Audits Der Auditablaufplan legt den Zweck, Umfang, zeitlichen Ablauf des Audits und den Verteiler fest und benennt die fachlich Beteiligten. Diesen stimmt der Auditleiter mit dem Leiter des auditierten Bereichs i.d.r. mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Auditdatum ab. Der Leiter des auditierten Bereichs stellt die Anwesenheit der fachlich Beteiligten während des Audits, die Bereitstellung der Dokumente des Managementsystems sowie der weiteren internen und externen Dokumente für die Durchführung qualitätsbezogener Tätigkeiten am Arbeitsplatz sicher. 5.2 Auditdurchführung Der Management-Beauftragte sowie der Auditor folgen i.d.r. dem folgenden Programm: Einführungsgespräch Information durch Begehen, Befragen, Einsichtnahme in Unterlagen, Beobachten von Tätigkeiten / Bedingungen / Zuständen Überwachung der Korrekturmaßnahmen aus bereits durchgeführten Audits Abschlussgespräch Erläutern der Auditergebnisse, Hervorheben positiver Eindrücke, Besprechen festgestellter Abweichungen und möglicher Verbesserungen, Vereinbaren von Korrekturmaßnahmen, ggf. Festlegen von Folge-/Nachaudits. 5.3 Auditbericht/ Auswertung Das Auditergebnis wird im Auditbericht schriftlich festgehalten, vom Management-Beauftragten sowie dem Auditleiter unterschrieben und i.d.r. innerhalb von 1 Woche nach dem Audit verteilt. Es enthält: Die Zusammenfassung und Kommentare des Auditleiters Ggf. Abweichungsberichte mit Angabe geplanter Korrekturmaßnahmen, vom Leiter des auditierten Bereichs unterschrieben Kenntnisnahme der Leitung mit Unterschrift Aufzeichnungen über die Verfolgung/ Erledigung von Korrekturmaßnahmen vorhergehender Audits, vom Auditleiter unterschrieben Ggf. textliche Erläuterungen zu den Auditfeststellungen Anlagen zum Auditbericht. Diese können z.b. sein: Aufzeichnungen/ Auditprotokolle (Fragelisten), Belege Die Zusammenfassung des Auditberichts enthält Aussagen des Management- Beauftragten/Auditteams über die erzielte Wirksamkeit betreffender Teile des Managementsystems. Ggf. ist ein Folge-/Nachaudit zu planen und durchzuführen. Der Management-Beauftragte bewahrt die Kopien sämtlicher Auditberichte. Diese gelten als Objektivnachweise für die Wirksamkeit des Managementsystems gegenüber Dritten. Das Auditergebnis wird aufbereitet, wie dokumentiert umgesetzt und intern durch Verfolgen eingeleiteter Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen überwacht. 5.4 Externe Audits Musterfirma Management-Handbuch Teil 2 Abschnitt: 31 Seiten: 3 Rev. 00
Kapitel 8.02 Interne Audits Sind externe Audits vorgesehen oder vertraglich vereinbart, werden diese in vergleichbarer Weise geplant, vorbereitet, durchgeführt und ausgewertet wie interne Audits. Dazu ist die Genehmigung durch die Geschäftsführung einzuholen. 5.5 Auditorenqualifikation Der oder die Auditoren müssen gegenüber dem auditierten Bereich unabhängig sein und eine entsprechende Qualifikation vorweisen. Bei Fehlen der erforderlichen Qualifikation sollte ein externer Auditor berufen werden. Grundlage für die Auditierung bildet die DIN EN ISO 19011 Leitfaden für Audits von Qualitätsmanagement- und/oder Umweltmanagementsystemen. 6 Mitgeltende Unterlagen Fb 001 Verzeichnis der Verfahrens- und Arbeitsanweisungen Fb 002 Verzeichnis der Formblätterr DIN EN ISO 19011:2002 Leitfaden für Audits von Qualitäts- u/o Umwelt- Managementsystemen Fb 004 Auditjahresplan Fb 005 Auditablaufplan Fb 006 Auditragelisten Fb 007 Auditbericht Aktueller Auditplan 7 Anlagen Muster Fb 004 Auditjahresplan Muster Fb 005 Auditablaufplan Muster Fb 006 Auditragelisten Muster Fb 007 Auditbericht Erarbeitet: Geprüft: Freigabe: Datum Name Unterschrift Management- Beauftragter Management- Beauftragter Geschäftsführer Musterfirma Management-Handbuch Teil 2 Abschnitt: 31 Seiten: 3 Rev. 00
Teil 2 Anlagen Ausgabe: 2005-01 Arbeitsvorlage zur Erstellung des Firmen-Handbuchs mit SGU-Integration für kleine und mittlere Unternehmen Weitere Informationen: www.inlk.de Tel. +49 (341) 9128209