Generelle Vorbereitungen Programm aktualisieren Kundendaten um IBAN /BIC ergänzen Fällige Aufträge versenden Aufträge aus anderen Anwendungen übernehmen Sie sollten die Version 10 inklusive des aktuellen Updates im Einsatz haben Sie haben bisher Zahlungsaufträge mit der Angabe von Kontonummer und BLZ erfasst. PROFI cash ist in der Lage anhand dieser Angaben die IBAN und BIC für jeden Ihrer Kunden zu ergänzen. Wir empfehlen vor der Umstellung auf SEPA, fällige Zahlungsaufträge (wie bisher) zu versenden. Viele Kunden übernehmen Zahlungaufträge aus Buchhaltungs- Gehen Sie bitte auf: [Datei] [Programmupdate] Sie können danach die installierte Versionnummer prüfen unter: [Hilfe] [Info] Die aktuelle Version (Stand 09/2013) ist Version 10.4c Gehen Sie hierzu auf: (Massenänderung] [IBAN und BIC ergänzen /aktualisieren] Wählen Sie bitte die dargestellte Auswahloption: [Ergänzen und BIC aktualisieren] WICHTIG: Diesen Menüpunkt sollten Sie bis zur abschließenden Umstellung auf SEPA nach jeder Installation eines Updates von PROFI cash ausführen. Bisher haben die Programme sog. DTAUS-Dateien erzeugt. Zukünftig werden das sog. XML-dateien sein. An der Vorgehensweise in PROFI cash ändert sich nichts. Sollten Sie Lastschrifteinzüge PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 1 von 9
system, Vereinsprogrammen... übernehmen, empfehlen wir Ihnen ausschließlich die Importfunktion über: [Tagesgeschäft] [Joberstellung] [DTA/ SEPA-XML extern über HBCI] Dauerauftragsbestand umstellen In PROFI cash vorhandene Daueraufträge sind auf SEPA umzustellen. Dies gilt nur für Aufträge die durch PROFI cash verwaltet werden (Sie versenden selbst am Fälligkeitstag) Gehen Sie bitte auf: [Massenänderung] [ZV-Aufträge] Nehmen Sie die Änderung anhand der nebenstehenden Einstellungen vor. Sie brauchen sich nicht um Daueraufträge zu kümmern, die von der Kölner Bank verwaltet werden. Diese Auftträge werden von un im Jan. 2014 auf SEPA umgestellt. SEPA- Überweisungen als Standard vorschlagen lassen Nach Ausführung dieser Änderungen werden Ihnen SEPA- Überweisungen als Standard vorgeschlagen Melden Sie sich in PROFI cash als master an. Gehen Sie dann auf: [Firmenkonfiguration] Wählen Sie bitte unter [Vorbelegung Auftragsart für master] den Eintrag [SEPA-Überweisung] aus. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 2 von 9
Arbeiten mehrere Anwender unter eigenem Namen mit PROFI cash? Dann gehen Sie bitte als master in [Anwenderverwaltung]. Dort ändern Sie für jeden Anwender die [Vorbelegung Auftragsart] in [SEPA- Überweisung]. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 3 von 9
Umstellung bestehender Lastschrifteinzüge Gläubiger-ID in PROFI cash hinterlegen Sie haben bei der Bundesbank die Gläubiger-ID beantragt. Diese ist in PROFI cash zu hinterlegen Gehen Sie bitte auf: [Gläubiger Identifikationsnummern] Eillastschrift Warten Sie auf die Eillastschrift? Dann lesen Sie unbedingt diese Information! Eillastschriften bieten die Möglichkeit Lastschrifteinzüge mit einem Vorlauf von nur 2 Arbeitstagen bei der Bank einzureichen. Die Eillastschrift steht Ihnen ab Nov. 2013 zur Verfügung, die entsprechenden Funktionen sind daher in PROFI cash noch nicht enthalten. Kölner Bank TIP: Wenn Sie Ihre Einzüge monatlich oder noch seltener bei der Kölner Bank einreichen, können Sie wahrscheinlich mit Vorlauffristen von 6 Arbeitstagen vor Fälligkeit beim Ersteinzug gut leben. Dann können Sie mit der Umstellung wie hier vorgeschlagen beginnen. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 4 von 9
Umstellung bestehender Lastschrifteinzüge Bei häufgerem (als monatlichem) Einzug empfehlen wir auf die Einbindung der Eillastschrift in PROFI cash zu warten. WICHTIG: Führen Sie die nächsten Arbeitsschritte erst durch, wenn Sie wissen, dass Ihr nächster Einzug ein SEPA-Einzug ist!!! Wir gehen davon aus, dass Sie im Programm wiederkehrende Lastschrifteinzüge erfasst haben. Diese sind auf SEPA-Lastschriften umzustellen. Gehen Sie bitte auf: [Massenänderung] [ZV-Aufträge] Nehmen Sie die Einstellungen wie in dem nebenstehenden Screenshot beschrieben vor. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 5 von 9
Verwendungszweckangaben sind bei SEPA auf 512 Zeichen beschänkt. In seltenen Fällen bedeutet dies eine Kürzung der Verwendungszweckangaben. Beantworten Sie den nebenstehenden Änderungvorschlag mit [JA]. Im folgenden Schritt erzeugt PROFI cash automatisch Mandate Im nebenstehenden Beispiel werden Mandatsreferenzen durchnumeriert. Profi cash erzeugt die Mandate: MANDAT1 MANDAT2 MANDAT3 Bitte geben Sie zusätzlich das Mandatsdatum an. Das ist der Termin an dem Sie Ihre Kunden schriftlich über die Umstellung auf SEPA informiert haben. Anschließend klicken Sie auf den Menüpunkt [Mandate erzeugen]. Die restlichen Einstellungen können Sie so belassen. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 6 von 9
Anschließend erfolgt eine Protokollausgabe Bitte prüfen Sie das Protokoll und korrigieren eventuelle Fehler. Änderung von Mandatsreferenzen (falls gewünscht) Die im obigen Beispiel von PROFI cash erzeugten Mandatsreferenzen lauten MANDAT1,MANDAT2... Sollten Sie ein eigenes System für die Mandatsreferenzen wünschen, können Sie die von PROFI cash erzeugten Mandatsreferenzen manuell in jedem Mandat ändern. Das können Sie unter: [Mandate] PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 7 von 9
Wie Sie sicherlich Da der Brief an Ihre Kunden die Mandatsreferenz wissen, ist die enthält, sollten Sie sich aus PROFI cash eine Liste Information Ihres Ihrer Kunden und Mandate ausdrucken. Gehen Sie Kunden über die auf: Umstellung auf SEPA verpflichtend. [Auswertungen][ZV-Aufträge] [Als Liste] Auf unserer - die Sortierung können Sie nach Name Internetseite vornehmen. haben wir eine Mustervorlage hinterlegt. Kunden über die Umstellung auf SEPA informieren Anschließend können Sie z.b. anhand unserer Mustervorlage unter www.koelnerbank.de/sepa Ihre Kunden schriftlich über die Umstellung auf SEPA informieren. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 8 von 9
Erfassen neuer Lastschrifteinzüge (Z.B. bei Neukunden) Beim Erfassen Gehen Sie auf: neuer Lastschrifteinzüge ist es zukünftig notwendig neben [Tagesgeschäft] [ZV-Aufträge] [Neu erfassen] den Einzugsdaten und der Bankverbindung Ihres Kunden In der Zeile, in der Sie den Namen des Zahlungspflichtigen eingegeben haben klicken sie bitte auf den Menüpunkt [mehr...]. zusätzlich die Mandatsdaten zu erfassen. Nebenstehend ist In der nachfolgenden Maske [Zahlungsempfänger/-pflichtige] tragen Sie die Daten Ihres Kunden ein. beschrieben wie es geht. Über den Button [Neu] gelangen Sie in die Maske [Konten Zahlungsempfänger /-pflichtige] Dort gibt es nochmals einen Button [Neu]. Jetzt können Sie in der Maske [SEPA- Lastschriftmandat] die Mandatsdaten erfassen. PROFI cash: Anleitung zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/09) Seite 9 von 9