Schnelleinstieg Bank Online Bereich: Cloud-Anwendungen - Inhaltsverzeichnis 1. Produktbeschreibung 2 2. Ersteinrichtung 2 2.1. Bankverbindungen für Bank Online aktivieren 2 2.2. Freischaltung beim Kreditinstitut 7 3. Arbeiten mit Bank Online 8 3.1. Zahlungen online bereitstellen 8 3.2. Kontoauszüge abrufen 14 3.3. Funktionen im Agenda Unternehmens-Portal 16 4. Details 18 4.1. Bankverbindung bei Bank Online deaktivieren 18 4.2. Bankverbindung bei einem anderen Mandanten aktivieren 20 4.3. Benutzer verwalten 21 4.4. Kosten von Bank Online 22 4.5. Freischaltungsformulare erneut zusenden 23 4.6. Statusfehler 19 beim Ausführen von Zahlungen 24 5. Wichtige Informationen 24
Seite 2 1. Produktbeschreibung Mit Agenda Bank Online können Sie Zahlungen im SEPA-Raum über das Agenda-Rechenzentrum bankenübergreifend übermitteln und Kontoauszüge abrufen. Bank Online unterstützt Sie bei der Automatisierung Ihrer Buchführung. Die mit Bank Online abgerufenen Kontoauszugsdaten werden mit dem Kontoauszugs-Manager in die Buchungserfassung übernommen: Nr. 1180 Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen. 2. Ersteinrichtung 2.1. Bankverbindungen für Bank Online aktivieren Voraussetzungen Für die Arbeit mit Bank Online benötigen Sie ein Agenda Online-Zertifikat. Nr. 86226 Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern Um Bankverbindungen für Bank Online zu aktivieren, ist keine Bestellung erforderlich. Pro aktivierter Bankverbindung werden monatlich 0,95 Euro in Rechnung gestellt. Sie können Bankverbindungen jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Die Berechnung erfolgt nur anhand der Anzahl Ihrer aktiven Bankverbindungen. Falls die Aktivierung nicht möglich ist, wenden Sie sich an die Telefonnummer 08031 2561 423. Bankverbindung für Bank Online im ARBEITSPLATZ aktivieren Dieser Vorgang muss für jede Bankverbindung durchgeführt werden, die für Bank Online aktiviert werden soll. 1. Navigationsschaltfläche <Mandant>. 2. Navigationspunkt»Mandantendaten«. 3. <Bearbeiten>.
Seite 3 4. Schaltfläche <Mandant> klicken und Register»Bank«wählen. Bei der Mandantenart»Person mit Firma«rufen Sie das Register»Bank«über die Schaltfläche <Firma> auf. 5. Doppelklick auf bereits erfasste Bankverbindung oder neue Bankverbindung über erfassen. 6. Option <Dieses Konto für Bank Online verwenden> aktivieren.
Seite 4 7. Bereitstellung von Zahlungen aktivieren: Option <Zahlungen online bereitstellen> aktivieren. Option <Belegloser Zahlungsverkehr> aktivieren. 8. Abruf von Kontoauszügen aktivieren: Wollen Sie die Bankverbindung für den Abruf von Kontoauszügen aktivieren, benötigen Sie das Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager. Option <Abruf Kontoauszüge> aktivieren. Option <Bank für Kontoauszugs-Manager verwenden> aktivieren. 9. Kontoauszugsdatum und Fibu-Kontonummer erfassen. Das Kontoauszugsdatum ist das Datum, ab dem die zur Verfügung stehenden Kontoauszüge in der Finanzbuchführung abgerufen werden. Kontoauszüge können erst abgeholt werden, wenn das Konto vom Kreditinstitut für Bank Online freigeschaltet wurde! Der rückwirkende Abruf von Kontoauszügen ist in der Regel nicht möglich. Weitere Informationen: Freischaltung beim Kreditinstitut. 10. Auf 11. Auf klicken. klicken. Sie werden zu den Mandanten-Adressdaten weitergeleitet. Sie können jetzt weitere Bankverbindungen dieses Mandanten für Bank Online aktivieren (ab Schritt 4.). Andernfalls fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 12. Mandanten-Adressdaten über schließen.
Seite 5 13. Synchronisation mit <Ja> bestätigen. Während der Synchronisation werden die Daten der Bankverbindung an das Agenda-Rechenzentrum über eine hochsichere Internetverbindung (SSL-Verbindung) übertragen: Ihre Kundennummer Kanzleinummer Kanzleiname Mandantennummer Mandantenname Kontonummer/IBAN Bankleitzahl/BIC 14. Auf <Synchronisation starten> klicken. 15. Speicherort des Agenda Online-Zertifikats angeben und Login-Daten erfassen. Die Login-Daten entsprechen dem Login zum Unternehmens-Portal.
Seite 6 16. Auf <Login> klicken. Wurde die Synchronisation erfolgreich abgeschlossen, folgt die Freischaltung beim Kreditinstitut. Achtung: Falls das Kreditinstitut nicht unterstützt wird Sie erhalten in diesem Fall eine Fehlermeldung zu der betreffenden Bankverbindung:»Noch nicht unterstützte Bank. Diese BLZ wird von Bank Online noch nicht unterstützt«. Agenda nimmt dann automatisch Kontakt mit diesem Kreditinstitut auf und versucht, eine Rahmenvereinbarung zeitnah abzuschließen. Agenda wird Sie per E-Mail kontaktieren, sobald das Kreditinstitut unterstützt wird. In der Regel dauert es ca. 4 bis 6 Wochen bis ein neues Kreditinstitut unterstützt wird.
2.2. Seite 7 Freischaltung beim Kreditinstitut Im Anschluss an die Aktivierung in der Agenda-Software werden für jede der erfolgreich synchronisierten Bankverbindungen die dazugehörigen Freischaltungsformulare an Ihre Login-E-Mail-Adresse gesandt. Vorgehensweise 1. Freischaltungsformulare ausdrucken und dem unterzeichnungsberechtigten Kontoinhaber übergeben. Alternativ per E-Mail weiterleiten. 2. Kontoinhaber unterzeichnet die Freischaltungsformulare und gibt die Formulare bei seinem Kreditinstitut ab. Wichtige e Senden Sie die Freischaltungsformulare nicht an Agenda. Übergeben Sie diese an den Kontoinhaber zur Weitergabe an das Kreditinstitut. Erst nach der Freischaltung durch das Kreditinstitut können mit Bank Online Zahlungen übermittelt und Kontoauszüge abgerufen werden. Das Kreditinstitut schaltet ein Konto gewöhnlich nach ca. 1 bis 2 Wochen frei. Einige Kreditinstitute erheben für die Freischaltung eines Kontos für Bank Online zusätzliche Gebühren. Dabei handelt es sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Kontoinhaber und dem Kreditinstitut. Agenda hat darauf keinen Einfluss. Wenn das Konto freigeschaltet wurde, werden Sie in der Regel von Agenda automatisch per E-Mail informiert. Haben Sie nach mehr als 2 Wochen keine E-Mail erhalten, sollte Ihr Mandant (Kontoinhaber) bezüglich der Freigabe beim Kreditinstitut nachfragen.
Seite 8 3. Arbeiten mit Bank Online 3.1. Zahlungen online bereitstellen Schritt 1: Zahlungen in Agenda-Anwendungen bereitstellen Anwendung Art der Zahlung Informationen dazu LOHN Überweisungen (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen) FIBU Überweisungen und Lastschriften (z. B.»Hilfe Infos für Anwender«Nr. 1108 für offene Posten) Zahlungsverkehr Punkt 6»Zahlungsverkehr abwickeln«honorar Lastschriften (für Kanzleierlöse) Kapitelhilfe LOHN»Zahlungen bereitstellen«- Suchen - Kapitelhilfe -»Zahlungen bereitstellenhilfe Infos für Anwender«Nr. 3106 Schnelleinstieg HONORAR Punkt 3.8»Überblick bei der Bereitstellung der Lastschriften«Schritt 2: Zahlungen in FIBU oder ZAHLUNG ausführen Nach Bereitstellung der Zahlungen in den Agenda-Anwendungen stehen diese zur Ausführung in FIBU oder ZAHLUNG bereit. 1. Auf <Zahlungen ausführen> klicken.»fibu: Bearbeitung I Zahlungsbearbeitung Zahlungen bearbeiten Schaltfläche: Zahlungen ausführen«.»zahlung: Bearbeitung I Zahlungen bearbeiten Schaltfläche: Zahlungen ausführen«.
Seite 9 2. Fälligkeitsdatum bzw. Personenkonten wählen. e zum Fälligkeitsdatum Aus der Liste der zur Zahlung bereitstehenden Positionen werden die Zahlungen herausgefiltert, deren Fälligkeitsdatum kleiner oder gleich dem hier erfassten Datum ist. Das Fälligkeitsdatum hat keinen Einfluss darauf, wann die Zahlungen/Lastschriften beim jeweiligen Kreditinstitut tatsächlich ausgeführt werden! 3. Auf <Weiter> klicken. Die Zahlungen werden für jede Hausbank aufgelistet.
Seite 10 4. Auf <Weiter> klicken. Die Ausführung muss für jede der aufgelisteten Hausbanken einzeln erfolgen! 5. <SEPA-Zahlungen für Bank Online bereitstellen (Überweisungen und Lastschriften)> wählen. 6. Auf <Weiter> klicken. 7. Zahlungsarten (Überweisung und/oder Lastschrift) wählen. <Weiter> klicken.
Seite 11 Die Zahlungsinformationen werden noch einmal zusammengefasst: Das Ausführungsdatum Das Ausführungsdatum wird automatisch vorbelegt, kann aber individuell verändert werden. Die täglichen Ausführungszeiten von Überweisungen und Lastschriften sind bankspezifisch. Fra- gen Sie bei Ihrem Kreditinstitut nach den Ausführungszeiten. Beachten Sie bei der Wahl des Ausführungsdatums, dass der Kontoinhaber den SEPA-Begleit- zettel beim ausführenden Kreditinstitut vorab abgegeben muss. Freigabe der Zahlungen 1. Möglichkeit: SEPA-Begleitzettel Die Freigabe einer Zahlung erfolgt in der Regel mit der Abgabe des SEPA-Begleitzettels beim Kreditinstitut. Nur wenn der SEPA-Begleitzettel abgegeben wird, kann die Zahlung ausgeführt werden! Auf dem Begleitzettel muss der Hash-Wert aufgedruckt sein. Das Kreditinstitut benötigt diesen für die eindeutige Zuordnung von Begleitzettel und dem per Rechenzentrum übermittelten Zahlungsauftrag. Der SEPA-Begleitzettel muss vom unterschriftsberechtigten Kontoinhaber vor dem Ausfüh- rungsdatum abgegeben werden, damit die Zahlung rechtzeitig ausgeführt werden kann. Der Begleitzettel kann dem Kontoinhaber in ausgedruckter Form überreicht, über Auswertun- gen Online oder per E-Mail zugesandt werden. Die E-Mail-Adresse wird aus den MandantenAdressdaten übernommen. Sie können diese hier noch einmal ändern.
Seite 12 2. Möglichkeit: Verteilte elektronische Unterschrift (VEU) Die Freigabe der Zahlungen erfolgt bei diesem Verfahren über eine elektronische Unter- schrift. In Ihrem Online-Banking-Programm sehen Sie die an das Kreditinstitut übermittelten Zah- lungsaufträge. Per elektronischer Unterschrift können Sie diese Zahlungsaufträge freigeben. Um die verteilte elektronische Unterschrift zu nutzen, benötigen Sie ein Bankkonto, das die Kommunikation über EBICS erlaubt. Setzen Sie sich mit Ihrem Kreditinstitut in Verbindung, um Information zu den Kosten für ein EBICS-Konto und zur Einrichtung der verteilten elektronischen Unterschrift zu erhalten. 9. Bei Freigabe der Zahlungen über Begleitzettel: Option <SEPA-Begleitzettel drucken> und/oder <SEPA-Begleitzettel per E-Mail> aktivieren. Bei Freigabe per verteilter elektronischer Unterschrift (VEU): Begleitzettel bei Bedarf drucken, damit Ihr Mandant den Zahlungsauftrag bei der Freigabe besser kontrollieren kann: Option <SEPA-Begleitzettel drucken> aktivieren. Die Zahlungen werden erst nach Freigabe per Begleitzettel oder VEU von Ihrem Kreditinstitut ausgeführt. Beachten Sie, dass noch nicht freigegebene Zahlungsaufträge 14 Tage nach Einreichung im Rechenzentrum des Kreditinstituts gelöscht werden. 10. Auf <Online bereitstellen> klicken. 11. Speicherort des Agenda Online-Zertifikats angeben und Login-Daten erfassen. Die Login-Daten entsprechen dem Login zum Unternehmens-Portal.
Seite 13 12. Auf <Login> klicken. Die Zahlungen werden an das Agenda-Rechenzentrum übertragen. Das Fenster zum Drucken von Begleitzettel und Einzelnachweis wird automatisch geöffnet. Im Druckfenster können Sie Begleitzettel und Einzelnachweis Ihrem Mandanten per Auswertungen Online bereitstellen oder für die persönliche Übergabe ausdrucken. Nach dem Druck von Begleitzettel und Einzelnachweis öffnet sich automatisch die E-Mail an den Mandanten. 13. Ihr Mandant unterschreibt den Begleitzettel und reicht ihn zur Freigabe der Zahlungen bei seinem Kreditinstitut ein. Alternativ gibt er die Zahlungen per VEU frei. Die ausgeführten Zahlungen finden Sie unter»zahlungsläufe bearbeiten«: Mit Doppelklick auf einen Zahlungslauf sehen Sie die ausgeführten Zahlungen.
Seite 14 3.2. Kontoauszüge abrufen e Kontoauszüge können für den aktuell ausgewählten Mandanten oder mandantenübergreifend abgerufen werden. Die Kontoumsätze bleiben 10 Jahre im Agenda-Rechenzentrum gespeichert. Deaktivieren Sie ein Bankkonto für Bank Online, werden die Kontoauszüge nach 30 Tagen gelöscht. Vorgehensweise 1.»FIBU: Transfer Bank Online Abruf Kontoauszüge«. 2. Auf <Aktuell gewählter Mandant> oder <Alle Mandanten> klicken. <Aktuell gewählter Mandant>: Lädt nur Kontoauszugsinformationen des aktuellen Mandanten. <Alle Mandanten>: Lädt in einem Vorgang die Kontoauszugsinformationen aller Mandanten, auf die der aktuelle Benutzer Zugriff hat. 3. Speicherort des Agenda Online-Zertifikats angeben und Login-Daten erfassen. Die Login-Daten entsprechen dem Login zum Unternehmens-Portal. 4. Auf <Login> klicken. Die Verbindung zum Agenda-Rechenzentrum wird aufgebaut.
Seite 15 Die Kontoauszüge werden automatisch eingelesen. 5. Auf <OK> klicken. Es öffnet sich das Einlese-Protokoll. e Die Umsätze stehen im Kontoauszugs-Manager zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die weitere Bearbeitung entspricht der Bearbeitung manuell eingelesener Kontoauszugsinformationen: Nr. 1181 Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge.
Seite 16 3.3. Funktionen im Agenda Unternehmens-Portal Login im Agenda Unternehmens-Portal 1. Login-Website aufrufen: agenda-unternehmens-portal.de 2. Login. Die Login-Daten entsprechen dem Login bei Bank Online.. Überblick 1. Aktivierte Bankverbindungen einsehen 2. Informationen zu Kontoauszügen und Zahlungen 3. Erweiterte Benutzerverwaltung 4. Weitere Einstellung in Bank Online 1. Aktivierte Bankverbindungen einsehen Aufgelistet werden alle aktivierten Bankverbindungen.
Seite 17 2. Informationen zu Kontoauszügen und Zahlungen Kontoauszüge Aufgelistet werden alle Kontoauszüge, die von Bank Online bereitgestellt wurden. In der Spalte»Eingelesen am«sehen Sie, ob ein Auszug bereits in die Anwendung Agenda FIBU eingelesen wurde. Kontoauszüge können beliebig oft über die FIBU abgeholt werden. Sie bleiben für aktivierte Bankverbindungen 10 Jahre lang im Agenda-Rechenzentrum gespeichert. Deaktivieren Sie ein Bankkonto für Bank Online, werden Zahlungen und Kontoauszüge nach 30 Tagen gelöscht. Zahlungen Aufgelistet werden alle Zahlungen die mit Bank Online übertragen wurden. Die Spalte»Bearb.-Stand«zeigt an, ob die Zahlung erfolgreich an das Kreditinstitut übertragen wurde. Falls ein Fehler auftritt, wird er ebenfalls in der Spalte»Bearb.-Stand«angezeigt. Von einigen Kreditinstituten erfahren wir auch den Ausführungszeitpunkt. 3. Erweiterte Benutzerverwaltung Siehe dazu Benutzer verwalten. 4. Weitere Einstellungen in Bank Online Sie können folgende Einstellungen konfigurieren: E-Mail-Benachrichtigung für Status-Änderungen von Zahlungen (Standard: Nur Fehler mitteilen) E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Konto durch das Kreditinstitut freigeschaltet wurde (Standard: Ja)
Seite 18 4. Details 4.1. Bankverbindung bei Bank Online deaktivieren Aktive Bankverbindungen können jederzeit bei Bank Online deaktiviert werden. Deaktivierte Bankverbindungen werden nicht berechnet. Vorgehensweise 1. ARBEITSPLATZ öffnen. 2. Navigationsschaltfläche <Mandant>. 3. Navigationspunkt <Mandantendaten> und auf <Bearbeiten>. 4. Schaltfläche <Mandant> und Register»Bank«wählen. 5. Bankverbindung durch Doppelklick öffnen. 6. Kontrollkästchen <Dieses Konto für Bank Online verwenden> deaktivieren. Zusätzlich: Wenn diese Bankverbindung für beleglosen Zahlungsverkehr aktiviert wurde, ggf. das Kontrollkästchen <Belegloser Zahlungsverkehr> deaktivieren. Wenn diese Bankverbindung für den Kontoauszugs-Manager verwendet wurde, ggf. auch das Kontrollkästchen <Bank für Kontoauszugs-Manager> deaktivieren.
Seite 19 7. Auf 8. Auf klicken. klicken. 9. Auch Mandanten-Adressdaten über schließen. 10. Synchronisation mit <Ja> bestätigen. Sie erhalten die Kündigungsformulare an Ihre Login-E-Mail-Adresse. 11. Kündigungsformulare ausdrucken und dem unterzeichnungsberechtigten Kontoinhaber übergeben. Alternativ per E-Mail weiterleiten. Nur wenn das Konto endgültig für Bank Online deaktiviert werden soll, müssen die Kündigungsformulare beim Kreditinstitut abgegeben werden! 12. Kontoinhaber unterzeichnet die Freischaltungsformulare. 13. Kontoinhaber gibt die Formulare bei seinem Kreditinstitut ab. Zahlungen und Kontoauszüge von deaktivierten Konten werden nach 30 Tagen gelöscht.
Seite 20 4.2. Bankverbindung bei einem anderen Mandanten aktivieren Vorgehensweise Wenn eine Bankverbindung bereits für Bank Online aktiviert und vom Kreditinstitut freigeschaltet wurde, können Sie diese Bankverbindung bei einem anderen Mandanten aktivieren. Achtung Die gleiche Bankverbindung kann nur bei einem der Mandanten für Bank Online aktiviert werden! 1. Bankverbindung im alten Mandanten deaktivieren. Siehe dazu: Bankverbindung bei Bank Online deaktivieren Die Kündigungsformulare, die Sie bei der Deaktivierung erhalten, müssen in diesem Fall nicht abgegeben werden! 2. Bankkonto im neuen Mandanten aktivieren. Siehe dazu: Bankverbindung für Bank Online aktivieren Die Freischaltungsunterlagen müssen nicht erneut beim Kreditinstitut abgegeben werden! Die Freischaltung besteht.
Seite 21 4.3. Benutzer verwalten Im Agenda Unternehmens-Portal steht Ihnen eine erweiterte Benutzerverwaltung zur Verfügung. Hier können zusätzliche Benutzer für Bank Online hinzugefügt werden und die Benutzerrechte administriert werden. Benutzer im Agenda Unternehmens-Portal verwalten 1. Unternehmens-Portal öffnen: agenda-unternehmens-portal.de. 2. Login. Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei Bank Online. 3. Im Bereich»Administration«auf»Benutzer«klicken. Welche Benutzerrechte administriert werden können, erfahren Sie im Info ternehmens-portal (Abschnitt»2.3 Benutzer verwalten«). Nr. 86207 Agenda Un- Alle Bank Online-Funktionen sind zusätzlich mit der Rechteverwaltung der Agenda-Software gekoppelt. Ein Anwender hat stets nur Zugriff auf die Mandanten bzw. Funktionen, die ihm in der Benutzerverwaltung BENUTZER freigeschaltet sind. Wie Sie Benutzerrechte korrekt vergeben und prüfen, entnehmen Sie dem Info Nr. 0600 Schnelleinstieg BENUTZER.
Seite 22 4.4. Kosten von Bank Online Kosten Beschreibung Bei Agenda Pro aktivierter Bankverbindung berechnet Agenda monatlich 0,95 Euro. Sie können Bankverbindungen jederzeit deaktivieren, sofern Sie das Bankkonto nicht mehr mit Bank Online nutzen möchten. In Ihrer monatlichen Rechnung werden nur Ihre aktivierten Bankkonten berechnet. Beim Kreditinstitut Einige Kreditinstitute erheben für die Freischaltung eines Kontos für Bank Online zusätzliche Gebühren. Dabei handelt es sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Kontoinhaber und dem Kreditinstitut. Agenda hat darauf keinen Einfluss. Bei Verwendung der verteilten elektronischen Unterschriften (VEU) Die Freigabe über die verteilte elektronische Unterschrift ist nur möglich, wenn Sie Ihr Bankkonto auf EBICS umstellen. Klären Sie mit Ihrem Kreditinstitut, welche Kosten durch die Umstellung des Bankkontos auf EBICS entstehen. Agenda hat darauf keinen Einfluss.
Seite 23 4.5. Freischaltungsformulare erneut zusenden Vorgehensweise Sie können sich die Freischaltungsunterlagen für bereits aktivierte Bankverbindungen jederzeit erneut zusenden lassen. 1. Unternehmens-Portal öffnen: agenda-unternehmens-portal.de. 2. Login. Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei Bank Online. 3. Im Bereich»Bank Online«auf»aktivierte Bankverbindungen«klicken. 4. Rechtsklick auf Bankverbindung und auf»freischaltungs-formulare per E-Mail«klicken. Die Freischaltungsformulare werden an Ihre Login-E-Mail-Adresse gesendet.
Seite 24 4.6. Statusfehler 19 beim Ausführen von Zahlungen Übermitteln Sie Zahlungen mit Bank Online und das Rechenzentrum des Kreditinstituts ist zeitweise nicht erreichbar, erhalten Sie von Agenda eine E-Mail mit folgendem Inhalt: In diesem Fall wird der Zahlungsauftrag sooft übermittelt, bis er im Rechenzentrum des Kreditinstituts erfolgreich verarbeitet wurde. Sie brauchen nichts Weiteres zu unternehmen. Den Status der Zahlungen sehen Sie im Unternehmensportal nach Login unter in der Spalte»Bearbeitungsstand«: Details siehe hier. 5. Wichtige Informationen Nr. 0600 Schnelleinstieg BENUTZER Nr. 1108 Zahlungsverkehr Nr. 1180 Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr. 1181 Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge Nr. 1197 Electronic Banking Nr. 3106 Schnelleinstieg HONORAR Nr. 86207 Agenda Unternehmens-Portal