Lexware: Datenübernahme LOHN

Lexware: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1607 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweisen 2.1. Personalstammdaten 2.2. Lohnkontowerte 3. Details 3.1. Import von Personalnummern mit mehr als 5 Stellen 3.2. Verdienstbescheinigung (SV-Brutto) und Lohnkontowerte 2 2 2 6 9 9 9

Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Übernahme der Personalstammdaten und Lohnkontowerte aus Lexware Lohn & Gehalt. Aufgrund der Komplexität der Abrechnungssysteme können nicht alle Personalstammdaten importiert werden. Sie müssen die fehlenden Stammdaten nach dem Import manuell nachbearbeiten. Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen gerne zur Verfügung. Rufen Sie uns an: 08031 2561-433. 2. 2.1. 2.1.1. Vorgehensweisen Personalstammdaten Export 1. Lexware Lohn & Gehalt öffnen 1. Lexware Lohn & Gehalt mit gewünschtem Mandanten starten. 2.»Datei Drucken Personalstammblatt«. 2. Mitarbeiter auswählen 1. Mitarbeiter für den Export auswählen. Wird die Option <Alle Mitarbeiter> gewählt, werden automatisch alle Mitarbeiter exportiert. 2. Auf <Einstellungen> klicken.

Seite 3 3. Exportdatei erstellen 1. Option <Export> und <Datei> ( nicht <Excel>!) wählen. 2. Unter Formulare <Personalstammblatt Standard> markieren. 3. <Ausgabe> klicken. 4. Speicherort und Dateiname vergeben (z. B. Personalstamm.txt). Am besten speichern Sie die Datei auf dem Rechner, auf dem Agenda LOHN installiert ist. Ansonsten verwenden Sie z. B. einen USB-Stick. 5. Exportdatei speichern.

Seite 4 2.1.2. Import 1. Mandant in Agenda LOHN anlegen 1. Mandant in Agenda LOHN anlegen. Details finden Sie im Schnelleinstieg: Nr. 1601 Schnelleinstieg LOHN. Achtung Als Beginn der Abrechnung in Agenda LOHN denjenigen Monat verwenden, ab dem die Abrechnung erfolgen soll! Beispiel: Ende der Abrechnung in Lexware = März Beginn in Agenda LOHN = April! 2. Mandanten-Krankenkassen anlegen. Legen Sie die Mandanten-Krankenkassen vor dem Import an, werden diese beim Import den Arbeitnehmer korrekt zugeordnet. 2. Exportdatei einlesen 1.»Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogrammen Import Lexware«. 2. Exportdatei auswählen. 3. <Datei Lesen> klicken. Oben werden die importierbaren Datensätze angezeigt. Darunter befindet sich das Einleseprotokoll. Geprüft werden die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten. Beispiel: Wurde beispielsweise im Fremdprogramm ein Arbeitnehmer ohne Hausnummer angelegt, wird dies als Fehler angezeigt, da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt. 4. Protokoll über drucken (für die Nachbearbeitung der Daten).

Seite 5 5. Optionen für den Import festlegen: Vorhandene überschreiben: Nur markierte: Bereits angelegte Datensätze mit der gleichen Nummer (Personalnummer) werden komplett überschrieben. Die markierten Datensätze werden importiert. Markieren: Linksklick auf ersten Datensatz, Umschalttaste gedrückt halten, auf den letzten Datensatz klicken. Keine der beiden Optionen Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze sind gewählt: mit gleicher Personalnummer werden nicht überschrieben. Beide Optionen sind gewählt: Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit gleicher Personalnummer werden überschrieben. 6. <Einlesen Starten> klicken. 2.1.3. Personaldaten nachbearbeiten 1. In Personaldaten wechseln»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen«. 2. Personaldaten nachbearbeiten Personaldaten nachbearbeiten: Allgemein Alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Arbeitnehmer mit Doppelklick öffnen. Angezeigt werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Die Daten müssen vollständig kontrolliert werden. Meldewesen Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN, wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13»Anmeldung wegen sonstiger Gründe«erstellt. In Lexware Lohn & Gehalt erzeugen Sie eine Abmeldung mit dem Grund 36»Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems«. Tipp Sie können den Meldegrund 36 in Lexware erzeugen:»bearbeiten Firmenangaben Lohn + Gehalt Sozialversicherung erzeugen«. Option <Sozialversicherungsmeldungen bei Wechsel des Abrechnungssystems> und <Abmeldungen zum Monatsletzten des aktuellen Abrechnungsmonats> aktivieren. Krankenversicherung Sollen die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung automatisch berechnet werden, aktivieren Sie die Option <Freiwillige KV/PV> in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen SV Freiwillige KV/PV«.

Seite 6 2.1.4. Mitarbeitern im Kalender nachbearbeiten»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«Einzelfälle: Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN 2.2. Lohnkontowerte Durch den Import der Lohnkontowerte in Agenda LOHN können Sie die abgerechneten Jahreswerte in kumulierter Form einlesen. Diese Jahreswerte benötigen Sie nur bei einem unterjährigen Wechsel des Abrechnungssystems! 2.2.1. Export Lohnkontowerte müssen Sie immer im letzten Abrechnungsmonat von Lexware exportieren (nach einem Monatswechsel ist ein korrekter Export nicht mehr möglich)! Beispiel: Letzter Monat in Lexware = März erster Monat in Agenda LOHN = April. 1. Lexware Lohn & Gehalt öffnen 1. Lexware Lohn & Gehalt mit gewünschtem Mandanten starten. 2.»Lexware Berichte Lohnkonto«.

Seite 7 2. Mitarbeiter für Export auswählen 1. Zu exportierende Mitarbeiter auswählen. Wird die Option <Alle Mitarbeiter> gewählt, werden automatisch alle Mitarbeiter exportiert. 2. Auf <Einstellungen> klicken. 3. Exportformat erstellen 1. Option <Export> und <MS Excel> ( nicht <Datei>!) wählen. 2. <Ausgabe> klicken.

Seite 8 4. Excel-Datei speichern 1. Excel öffnet sich automatisch. Die Ausgabe der Datei dauert je nach Zahl der Mitarbeiter einige Minuten. 2. Exportdatei als Excel-Datei im XLS-Format mit Dateityp»Excel 97-2003«speichern. Am besten speichern Sie die Datei auf dem Rechner, auf dem Agenda LOHN installiert ist. Ansonsten verwenden Sie z. B. einen USB-Stick. 2.2.2. Import Achtung Lohnkontowerte können Sie nur importieren, wenn die Personaldaten in Agenda LOHN angelegt sind. Lohnkontowerte importieren 1.»Transfer Import Lohnkontowerte aus Fremdprogrammen Import Lexware«. 2. Exportdatei auswählen und Einlesevorgang starten. 3. Eine Meldung informiert über den erfolgreichen Import:

Seite 9 2.2.3. Nachbearbeitung der Lohnkontowerte Bei freiwillig oder privat krankenversicherten Arbeitnehmern werden von Lexware die Lohnkontowerte zur Kranken- und Pflegeversicherung nicht vollständig ausgegeben. Deshalb sind die folgenden Werte für die betroffenen Arbeitnehmer manuell nachzutragen: LO21»KV-Brutto«LO22»PV-Brutto«LO41»KV (freiw.) AN-Anteil«Lohnkontowerte nachtragen 1. Wechseln Sie in die Stammdaten des betroffenen Arbeitnehmers. 2.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Dialog«. Im Dialog werden alle importierten Lohnkontowerte für den Arbeitnehmer angezeigt. 3. Betroffene Sätze mit Doppelklick auswählen und fehlende Angaben erfassen. 2.2.4. Start mit Agenda LOHN Im Info Nr. 1669 Lohnabrechnung aus Fremdsoftware übernehmen finden Sie nähere Informationen zu: Anmeldung wegen Systemwechsel SV-Vorjahreswerte Lohnkontovorträge Übergang bei voraussichtlicher Beitragsschuld ELStAM 3. 3.1. Details Import von Personalnummern mit mehr als 5 Stellen In Agenda LOHN können Sie maximal 5-stellige Personalnummern im Bereich von 1 bis 99999 vergeben. Agenda LOHN erkennt beim Einlesen, falls in Lexware Lohn & Gehalt Personalnummern mit mehr als 5 Stellen vergeben wurden und öffnet ein Fenster, in dem Sie eine neue Personalnummern erfassen können. Es gibt zwei Vorgehensweisen: Automatische Anpassung Mit Klick auf <OK> werden neue Personalnummer beginnend mit der 1 vergeben. Mit Klick auf <Einlesen Starten> erfolgt der Datenimport. Manuelle Anpassung Mit Klick auf <Abbrechen> und <Einlesen Starten> werden die Personalnummern unverändert importiert. Anschließend sind die (alten) Personalnummern auf die neuen Personalnummern zu kopieren. 3.2. Verdienstbescheinigung (SV-Brutto) und Lohnkontowerte Bei einem Systemwechsel unterstellt Agenda LOHN, dass mit dem vorhergehenden Abrechnungssystem der Meldegrund 36 (Abmeldung wegen Systemwechsel) erstellt wurde. Agenda LOHN generiert deshalb im ersten Abrechnungsmonat den Meldegrund 13 (Anmeldung wegen sonstiger Gründe). Diese Meldesystematik wird heute in allen gängigen Abrechnungssystemen praktiziert.