«60 Minuten geballte BPM-Power» - erleben und staunen SharePoint Community 22. Juni 2016
Dienstleistungen vom Team BPM & QM Consulting im Prozess Management Business Analyse & Prozessmodellierung Prozessoptimierung BPM mit SharePoint / SharePoint Online Workflow Management Konzeption Implementation Lizenzen (Nintex Reseller) Qualitätsmanagement Konzeption & Begleitung bei Aufbau von integrierten Management Systemen Zertifizierungsbegleitung (z.b. ISO9001:2015) Informationsanalyse und Organisation Dokumenten Management Systeme Schulungen & Training SharePoint & Nintex BPMN Workflow Management mit SharePoint
Business Process Management Worin steckt die Power von BPM?
Worin steckt die Power von BPM? Typische Ausgangslage Verbesserungsidee Investitionsrechnung (ROI) Prozessanalyse & -modellierung Workflow Management mit Nintex Genehmigungen- / Aufgaben- / Benachrichtigungenverwaltung Steuerung mit mobilen Geräten Automatisierte Bestellung mit digitaler Signatur Archivierung Prozesskennzahlen Prozess- / Qualitätsmanagement
Rollen Kunde Mitarbeiterin Fachabteilung, möchte Bestellungen platzieren Leiter Einkauf, muss die Beschaffungen koordinieren Leiter Informatik, soll Beschaffung genehmigen IOZ IOZ Spezialist für Prozessmanagement IOZ Spezialist für Workflow Management Lösungen
Wettbewerb Bestellung für PowerBank auslösen: http://ntx.lv/1ty7dcb Die ersten 10 Besteller erhalten eine IOZ PowerBank
Business Process Management Wie präsentiert sich die Situation am Anfang?
Ausgangslage Fehlende prozessorientierte Arbeitsweise Fehlende Transparenz Ineffizienz Verzögerungen Fehler Folgeverzögerungen Mehraufwand für Korrekturen und Wiederholungen Ärger Motivationsverlust
Idee > Kosten > Nutzen Das kostet doch nur viel Geld? Lohnt sich das überhaupt?
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Business Case Tätigkeit Aufwand vorher Tätigkeit Aufwand Arbeitsaufwand pro Antrag - Erfassung des Formulars - Zusammenstellen des Dossiers - Verteilung des Dossiers - Prüfung und Beurteillung des Antrags und des Budgets - Aufwand für die Abstimmung & Klärung von Fragen - Suche in Ablage(n) oder Formular / abklären Prozessstatus - Neu Erfassung weil Formular verloren gegangen ist oder Anhänge fehlten - Lieferantenofferten müssen mehrmals angefragt werden, weil die Gültigkeit abgelaufen ist - Bestellungen manuell erstellen, Ausdruck auf Papier, handschriftlich signieren und per Post einsenden oder einscannen und Mail senden - Dossier archivieren 10 h Arbeitsaufwand pro Antrag - Erfassung des Formulars - Dateien hochladen - Automatisierte Generierung der Bestellung - Elektronische Signatur - Automatisierte Archivierung Aufwand für Wartung & Betrieb pro Jahr 4h 10 Tage Aufwand für Wartung & Betrieb < 1 Tag Anzahl Anträge pro Jahr 800 Anzahl Anträge pro Jahr 800 Gesamtaufwand pro Jahr < 1.5 FTE Gesamtaufwand pro Jahr > 3 FTE Kosten pro Jahr 120 kchf Kosten pro Jahr 200 kchf Durchlaufzeit 5 Tage Durchlaufzeit 20 Tage
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Investionsbedarf bearbeiten Fachstellen Einkauf Erfasser IST-Analyse Antrag eingeben Ja Neuer Bedarf Bestellung für laufendes Projekt? nein Keine weitere Prüfung Bedarfsmeldung [entschieden] Bedarfsmeldung [Neu] Bestellung prüfen Entscheid Einkauf? Bestellung abgelehnt Über Bestellung entscheiden Ja Bestellung genehmigt? Bestellung ausführen Bestellung ausgeführt Nein Weitere Beurteilung durch Fachstellen Bestellung abgelehnt Bedarfsmeldung [geprüft] Bestellung beurteilen Bedarfsmeldung [beurteilt]
Die Lösung Elemente Anträge werden in einer Liste gesammelt, verarbeitet und koordiniert Dokumenten-Set pro Antrag Verschiedene Workflows die.. A) Den Prozessfluss koordinieren (Tasks) B) Den Prozessfluss ergänzen (Stati) Soll-Vorgaben bei Tasks berücksichtigt Dokumente generieren mit DocuSign Revisionssicher Digitale Signatur Archivierung SharePoint-Records Center Reporting Workflowstatistiken -> PDCA
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Investionsbedarf bearbeiten Fachstellen Einkauf Erfasser IST-Analyse Antrag eingeben Ja Neuer Bedarf Bestellung für laufendes Projekt? nein Keine weitere Prüfung Bedarfsmeldung [entschieden] Bedarfsmeldung [Neu] Bestellung prüfen Entscheid Einkauf? Bestellung abgelehnt Über Bestellung entscheiden Ja Bestellung genehmigt? Bestellung ausführen Bestellung ausgeführt Nein Weitere Beurteilung durch Fachstellen Bestellung abgelehnt Bedarfsmeldung [geprüft] Bestellung beurteilen Bedarfsmeldung [beurteilt] «60 Minuten geballte BPM-Power» - staunen und erleben
Kennzahlen & Auswertung
Kennzahlen & Auswertung
Auswertung Wettbewerb Wer vom Publikum hat eine PowerBank bestellt?
Die Power von Business Process Management
Fragen????
Besten Dank