MONATLICHE WIEDERKEHRENDE TÄTIGKEITEN Besondere Melde- und Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung nach 5 Lohnsteuer- Durchführungsverordnung (LStDV) Qualitätssicherung Abtretungen & Pfändungen Erstellen des Sonderberichts im Dialog unter: Extras/Sonderberichte/Nachweis betr. Altersversorgung gem. 5 LStDV Die detaillierte Beschreibung können Sie dem ppa- Rundschreiben Nr.4/2008 vom 31.01.2008 entnehmen. Zur Selektion der betroffenen Personalfälle steht Ihnen die SQL-Abfrage Betriebliche Altersversorgung 5 LStDV zur Verfügung. Vor dem jeweiligen Abrechnungslauf sind verschiedene SQL- Abfragen zur Selbstkontrolle aller erfassten Daten durchzuführen. Näheres siehe Bearbeitungshinweise Dialoganwender Qualitätssicherung. Sofern Sie selbst Abtretungen /Pfändungen/Insolvenzen bearbeiten sind folgende Tätigkeiten von Ihnen selbst durchzuführen: a) Erfassung der Gläubiger; b) Prüfung von eventuellen Freigrenzen; c) Festlegung der Rangfolge von unterhaltsberechtigten Personen; d) anfallender Schriftwechsel mit Behörden, Gerichten, Gläubigern etc. Der Sonderbericht ist mtl. bei Beendigung des Dienstver-hältnisses durchzuführen. Haben Sie die Leistungsziffer 7.5 unseres Leistungskataloges abgeschlossen, entfällt die Bearbeitung von Abtretungen und Pfändungen. Altersteilzeit allgemein Sofern Sie die Bearbeitung von Altersteilzeitfällen selbst durchführen, sind u. a. folgende Tätigkeiten durchzuführen: a) Erfassung der Art der Altersteilzeit im Dialog; b) Berechnung der fiktiven Zulage und Umwandlung in die entsprechende Lohnart; c) die individuelle Antragsstellung z. B. bei Wiederbesetzung in der Freizeitphase; Klärung nicht erfüllter Erstattungsansprüche durch das Arbeitsamt; d) Schriftwechsel bei sog. Störfällen etc. Haben Sie die Leistungsziffer 7.2 unseres Leistungskataloges abgeschlossen, entfällt diese Tätigkeit für Sie. Seite 1 von 17
MONATLICHE WIEDERKEHRENDE TÄTIGKEITEN Bearbeitung der Fehlerlisten Mehrfachbeschäftigung Nach der Abrechnung sind monatlich die Fehlerlisten zu bearbeiten, die Sie unter folgender Bezeichnung im Archiv finden: Hinweisliste KL 1/5/9 DEÜV-Protokoll Rapport zum DEÜV Bestand Sozialausgleich Rückmeldeprotokoll neu ZVK-Fehlerprotokoll ZVK-Meldeliste Nicht durchgeführte Lohnsteuerabzüge EEL-Rückmeldeprotokoll neu ELStAM Verarbeitung Änderungslisten und Fehlerprotokolle Die Beschreibung können Sie den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender Sachbearbeitung entnehmen. Besonderes Augenmerk: Mehrfachbeschäftigte die mit ihrem Gesamteinkommen OBERHALB der BBG liegen sowie MfB in der Gleitzone. Die Abgabe einer Monatsmeldung erfolgt ab 01/2015 nur noch dann, wenn sie von der Krankenkasse ausdrücklich angefordert wird. Bearbeitung der Rückmeldungen der Krankenkassen aus Archiv Sozialausgleich Rückmeldeprotokoll neu Zur Selektion Ihrer mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmer steht Ihnen die SQL-Abfrage Mehrfachbeschäftigung zur Verfügung. Die weitere Vorgehensweise können Sie den Bearbeitungshinweisen Dialog-anwender Mehrfachbeschäftigung entnehmen. Siehe Hinweise in den ppa-rundschreiben 35.2012 vom 10.12.2012 bzw. 01.2015 vom 19.01.2015 und 09/2015 vom 26.03.2015 Seite 2 von 17
MONATLICHE WIEDERKEHRENDE TÄTIGKEITEN Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze Hierfür steht Ihnen im Archiv die Jahresentgeltliste zur Verfügung. Die weitere Vorgehensweise können Sie den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender Jahresarbeitsentgelt entnehmen. Gem 6 Abs. 4 SGB V ist gegebenenfalls auch eine unterjährige Unterschreitung zu berücksichtigen; siehe SB-Hinweise Prüfung der Voraussetzung für die Anwendbarkeit der Gleitzonenberechnung Ergibt sich für das kommende Jahr unter Betrachtung bereits bekannter Komponenten die Möglichkeit der Anwendbarkeit der Gleitzonenberechnung? Verändern sich im laufenden Jahr die Voraussetzungen, die zur Anwendung bzw. zum Ausschluss führen, muss die entsprechende Anpassung ebenfalls erfolgen. Extranet\Personalwirtschaft\Personalabrechnung\Allgemeine Informationen\Minijob und Gleitzone Rundschreiben Nr.36/2012 Minijobreform und Gleitzonenregelung ab 01.01.2013 20 Absatz 2 SGB IV Seite 3 von 17
JANUAR Berücksichtigung der Märzklausel Anfordern des LOB-Sonderberichtes bei der ppa Prüfung der pauschalversteuerten Personalfälle zwecks Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze Erfassen der Resturlaubstage des Vorjahres für die Urlaubsrückstellungen Prüfung der tariflichen Eingruppierung Für Neuanwender: Eingabe der Vorverdienste aus dem Vorjahr zur maschinellen Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge bei Neukunden bzw. Verfahrenswechsel im ersten Abrechnungsjahr. Für Bestandskunden: Die weitere Vorgehensweise können Sie den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender Märzklausel entnehmen. TVöD-Anwender: Sofern Sie sich als TVöD-Dialoganwender für die Komfortlösung bei der leistungsorientierten Bezahlung entschieden haben, können Sie sich den LOB-Sonderbericht Höhe des Finanzvolumens kostenfrei bei dem für Sie zuständigen ppa-sachbearbeiter anfordern. Hierfür steht Ihnen die SQL-Abfrage Pauschalversteuerte zur Verfügung. Bei den betroffenen Fällen ist zu kontrollieren, dass das RV-Brutto die Geringfügigkeitsgrenze von z.zt. 450,- nicht überschreitet. Detaillierte Ausführungen können Sie den Geringfügigkeits-Richtlinien entnehmen. Falls sie die maschinelle Urlaubsverwaltung nicht nutzen, allerdings die Resturlaubstage bewertet haben möchten, müssen Sie die Resturlaubstage in fidelis unter folgender Maske erfassen: Bruttovergütung\Fehlzeiten & Urlaub\Sonstige\Rest VJ Zur Vermeidung von Doppelzahlungen an Mitarbeiter mit Änderung der Rechtsstellung von pauschaler- auf tarifliche Vergütung steht Ihnen die SQL- Abfrage Tarifart kleiner 949 und LoA 1639 oder 1501 zur Verfügung. Sofern Nr. 7.1 des Leistungskataloges für die Personalwirtschaft nicht abgeschlossen ist. Genauere Informationen erhalten Sie in den Bearbeitungshinweisen unter Rückstellungen Seite 4 von 17
Anfordern fehlender ZVK-Versicherungsnummern Erstellen des Entgeltnachweises für die Berufsgenossenschaft Erstellen der vierteljährlichen Verdiensterhebung Für Anwender im produzierenden Gewerbe, im Handel, bei Geldinstituten und im Versicherungsgewerbe Rückstellungen für nicht genommenen Urlaub sowie Zeitguthaben nach den Bestimmungen der kommunalen Doppik Rheinland-Pfalz Hinweis: Zur Gewährleistung, dass für alle ZVK-pflichtigen Mitarbeiter eine Jahresmeldung zur ZVK mit der Januarabrechnung erstellt wird, steht Ihnen die SQL-Abfrage Fehlende ZVK-Nr. zur Verfügung. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass im Personalfall ZVK-Pflicht erfasst ist. Die fehlenden Versicherungsnummern fordern Sie bitte direkt bei der für Sie zuständigen ZVK-Kasse an und erfassen diese im jeweiligen Personalfall. Sie erhalten hierzu im November bzw. Dezember des Vorjahres die Aufforderung Ihrer zuständigen Unfallkasse zur Erstellung des Entgeltnachweises. Im Archiv stehen Ihnen hierfür folgende Listen zur Verfügung: - BG-Einzelnachweis - BG-Gesamtübersicht Die o.g. Listen werden bis zur KW 8 bzw. 9 von der TDS ins Archiv eingestellt. Die gesetzliche Abgabefrist für den Entgeltnachweis ist der 11. Februar des laufenden Jahres. Für die Erstellung der Verdiensterhebung entnehmen Sie die Beschreibung den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender unter vierteljährlicher Verdiensterhebung. Eine Auswertung kann unter Menüpunkt Extras/Sonderberichte abgerufen werden. Hierzu beachten Sie bitte die Handreichung für den Anwender im Extranet der ppa unter Personalwirtschaft/Personalabrechnung/Allgemeine Informationen/Rückstellungen für nicht genommenen Urlaub sowie Zeitguthaben nach den Bestimmungen der kommunalen Doppik Rheinland-Pfalz Dieser jährliche Lohnnachweis soll ab 01.01.2016 entfallen! Ausführung des Berichtes für Bilanzstichtag 31.12.Vorjahr frühestens nach Termin 3 Dezember. Ansonsten keine vollständige Ermittlung der Werte. Sofern Sie sich bisher noch nicht für einen Erstellungstermin für die Personalkostenhochrechnung (Nr. 3 des Leistungskataloges) entschieden haben, können Sie dies formlos schriftlich Ihrem zuständigen ppa-sachbearbeiter mitteilen. Als Erstellungstermin stehen Ihnen der Juli bzw. der September eines jeden Jahres zur Wahl. Hinweis: optional bietet die ppa ihren Kunden Rückstellungen zu den Themen Ehrensold und Altersteilzeit. Seite 5 von 17
FEBRUAR Berücksichtigung der Märzklausel Nur für Neukunden Besondere Melde- und Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung nach 5 Lohnsteuer- Durchführungsverordnung (LStDV) Schwerbehindertendaten Eingabe der Vorverdienste aus dem Vorjahr zur maschinellen Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge bei Neukunden bzw. Verfahrenswechsel im ersten Abrechnungsjahr. Die weitere Vorgehensweise können Sie den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender Märzklausel entnehmen. Erstellen des Sonderberichts im Dialog unter: Extras/Sonderberichte/Nachweis betr. Altersversorgung gem. 5 LStDV Die detaillierte Beschreibung können Sie dem ppa-rundschreiben Nr.4/2008 vom 31.01.2008 entnehmen. Zur Selektion der betroffenen Personalfälle steht Ihnen die SQL-Abfrage Betriebliche Altersversorgung 5 LStDV zur Verfügung. Kontrolle und Eingabe der vollständigen Behindertendaten vornehmen Siehe auch Bearbeitungshinweise Dialoganwender Schwerbehinderten- Statistik Der Sonderbericht ist ebenfalls mtl. bei Beendigung des Dienstverhältnisses durchzuführen. Daten unbedingt erforderlich zur Erstellung der Schwerbehindertenstatistik im März eines jeden Jahres Seite 6 von 17
MÄRZ Berücksichtigung der Märzklausel Prüfung der ZVK Jahresmeldungen Nur bei Differenzen in der Jahresabrechnung Gewebesteuerzerlegung nach 2 Gewerbesteuergesetz Nur Sparkassen u. Krankenhäuser Erstellen der Schwerbehindertenanzeige mittels TDS Schnittstellendatei und der Software REHADAT- Elan Nur Arbeitgeber mit mehr als 20 Beschäftigten Für Neuanwender: Eingabe der Vorverdienste aus dem Vorjahr zur maschinellen Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge bei Neukunden bzw. Verfahrenswechsel im ersten Abrechnungsjahr. Die weitere Vorgehensweise können Sie den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender Märzklausel entnehmen. Gleichen Sie bitte die Jahresabrechnung mit den monatlichen überwiesenen Beträgen der ZVK -Liste (A1F30/14) und die Versicherungsabschnitte mit der ZVK -Meldeliste (A2F82/84) für 12/XX mit der Jahresmeldung ab und prüfen ob alle manuelle Meldungen erstellt wurden. Die ausführliche Beschreibung entnehmen Sie bitte den Bearbeitungshinweisen - Dialoganwender Gewerbesteuerzerlegung. Die Schwerbehindertendaten sollten vollständig im Programm eingepflegt sein, siehe auch Bearbeitungshinweise Dialoganwender- Schwerbehinderten- Statistik Manuelle Meldungen sind von Ihnen zu erledigen. Betrifft nur Betriebsstätten mit Gewerbesteuerpflicht. Termin der Abgabe 31.03.XXXX Siehe auch jährliches PPA- Sonderrundschreiben. Seite 7 von 17
APRIL Prüfung der pauschalversteuerten Personalfälle zwecks Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze Prüfung der tariflichen Eingruppierung Erstellen der vierteljährlichen Verdiensterhebung Für Anwender im produzierenden Gewerbe, im Handel, bei Geldinstituten und im Versicherungsgewerbe Hierfür steht Ihnen die SQL-Abfrage Pauschalversteuerte zur Verfügung. Bei den betroffenen Fällen ist zu kontrollieren, dass das RV-Brutto die Geringfügigkeitsgrenze von z.zt. 450,- nicht überschreitet. Detaillierte Ausführungen können Sie den Geringfügigkeits-Richtlinien entnehmen. Zur Vermeidung von Doppelzahlungen an Mitarbeiter mit Änderung der Rechtsstellung von pauschaler- auf tarifliche Vergütung steht Ihnen die SQL- Abfrage Tarifart kleiner 949 und LoA 1639 oder 1501 zur Verfügung. Für die Erstellung der Verdiensterhebung entnehmen Sie die Beschreibung den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender unter vierteljährlicher Verdiensterhebung. Eine Auswertung kann unter Menüpunkt Extras/Sonderberichte abgerufen werden. Sofern Nr. 7.1 des Leistungskataloges für die Personalwirtschaft nicht abgeschlossen ist. Seite 8 von 17
MAI Im Monat Mai sind neben den monatlich wiederkehrenden Arbeiten derzeit keine weiteren Bearbeitungen erforderlich. Seite 9 von 17
JUNI Personalstandsstatistik nur öffentliche Arbeitgeber Die Anforderung erfolgt jedes Jahr durch das Statistische Landesamt. Basis für die Statistik ist der Datenbestand zum 30. Juni eines jeden Jahres. Die Durchführung wird durch die ppa gewährleistet, soweit die Personalfälle über die ppa abgerechnet werden und alle Daten im Personalfall korrekt hinterlegt sind. Die weitere Vorgehensweise können Sie den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender unter Statistiken Personalstandsstatistik entnehmen. Für Personalfälle die nicht über die ppa abgerechnet werden, müssen die Daten von Ihnen über das Online- Übermittlungsverfahren an das Statistische Landesamt mitgeteilt werden. Seite 10 von 17
JULI Bearbeitung Urlaubsgeld Übernahme von Auszubildenden in ein tarifliches Beschäftigungsverhältnis 1 Nur für Anwender, die unter den BAT bzw. BMT-G fallen: Ausführungen hierzu entnehmen Sie bitte den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender Urlaubsgeld. Die Abwicklung kann über Tarifsplitting im bisherigen Abrechnungsfall erfolgen Beschreibung siehe Bearbeitungshinweise Dialoganwender Ausbildungsvergütung. Prüfung der pauschalversteuerten Personalfälle zwecks Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze Achtung bei: Berechnung der Jahressonderzahlung (siehe Beschreibung Jahressonderzahlung) Berechnung des VL-Arbeitgeberanteil (siehe Bearbeitungshinweise Dialoganwender Vermögenswirksame Leistungen/VL-AG-Anteil ; Änderung in der Rechtsstellung ) Hierfür steht Ihnen die SQL-Abfrage Pauschalversteuerte zur Verfügung. Bei den betroffenen Fällen ist zu kontrollieren, dass das RV-Brutto die Geringfügigkeitsgrenze von z.zt. 450,- nicht überschreitet. Detaillierte Ausführungen können Sie den Geringfügigkeits-Richtlinien entnehmen. Sofern Nr. 7.1 des Leistungskataloges für die Personalwirtschaft nicht abgeschlossen ist. 1 Diese Fallkonstellation kann bei Verkürzung bzw. Verlängerung der Ausbildung auch in anderen Monaten vorkommen. Seite 11 von 17
JULI Prüfung der tariflichen Eingruppierung Erstellen der vierteljährlichen Verdiensterhebung Für Anwender im produzierenden Gewerbe, im Handel, bei Geldinstituten und im Versicherungsgewerbe Zur Vermeidung von Doppelzahlungen an Mitarbeiter mit Änderung der Rechtsstellung von pauschaler- auf tarifliche Vergütung steht Ihnen die SQL- Abfrage Tarifart kleiner 949 und LoA 1639 oder 1501 zur Verfügung. Für die Erstellung der Verdiensterhebung entnehmen Sie die Beschreibung den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender unter vierteljährlicher Verdiensterhebung. Eine Auswertung kann unter Menüpunkt Extras/Sonderberichte abgerufen werden. Seite 12 von 17
AUGUST Im Monat August sind neben den monatlich wiederkehrenden Arbeiten derzeit keine weiteren Bearbeitungen erforderlich. Seite 13 von 17
SEPTEMBER Im Monat September sind neben den monatlich wiederkehrenden Arbeiten derzeit keine weiteren Bearbeitungen erforderlich. Seite 14 von 17
OKTOBER Prüfung der pauschalversteuerten Personalfälle zwecks Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze Prüfung der tariflichen Eingruppierung Erstellen der vierteljährlichen Verdiensterhebung Für Anwender im produzierenden Gewerbe, im Handel, bei Geldinstituten und im Versicherungsgewerbe Ausschüttung der leistungsorientierten Bezahlung nach 18 TVöD - Alternativszenario Hierfür steht Ihnen die SQL-Abfrage Pauschalversteuerte zur Verfügung. Bei den betroffenen Fällen ist zu kontrollieren, dass das RV-Brutto die Geringfügigkeitsgrenze von z.zt. 450,- nicht überschreitet. Detaillierte Ausführungen können Sie den Geringfügigkeits-Richtlinien entnehmen. Zur Vermeidung von Doppelzahlungen an Mitarbeiter mit Änderung der Rechtsstellung von pauschaler- auf tarifliche Vergütung steht Ihnen die SQL- Abfrage Tarifart kleiner 949 und LoA 1639 oder 1501 zur Verfügung. Für die Erstellung der Verdiensterhebung entnehmen Sie die Beschreibung den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender unter vierteljährlicher Verdiensterhebung. Eine Auswertung kann unter Menüpunkt Extras/Sonderberichte abgerufen werden. Nur für TVöD-Anwender: Zur leistungsorientierten Bezahlung nach 18 TVöD wird Ihnen ein Rundschreiben bzgl. des Ausschüttungsvolumens zur Verfügung gestellt. Maßgebend für Kunden, die noch keine betriebliche Regelung vereinbart haben. Sofern Nr. 7.1 des Leistungskataloges für die Personalwirtschaft nicht abgeschlossen ist. Ihre Rückantwort muss bis Mitte November bei der ppa vorliegen. Seite 15 von 17
NOVEMBER Bearbeitung Jahressonderzahlung (Die Jahressonderzahlung wird in der Regel maschinell abgewickelt; jedoch gibt es spezielle Fallkonstellationen, bei denen eine manuelle Nachbearbeitung notwendig ist.) Kurze Ausführungen hierzu entnehmen Sie bitte den Bearbeitungshinweisen Dialoganwender Zuwendung und der TDS-Kontexthilfe. Sofern Sie sich in unserem Extranet registriert haben können Sie sich mit Ihrem Passwort auf unserer Homepage unter Leistungen/Personalwirtschaft/Downloads die aktuelle Beschreibung Jahressonderzahlung für Ihren Geltungsbereich herunterladen. Beachten Sie bitte bei der Bearbeitung der Jahressonderzahlung die Personalfälle mit Fehlzeiten. Siehe Hinweisliste (A1 R70/53) im September. Seite 16 von 17
DEZEMBER Anfordern fehlender ZVK-Versicherungsnummern Prüfung der pauschalversteuerten Personalfälle zwecks Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze Zur Gewährleistung, dass für alle ZVK-pflichtigen Mitarbeiter eine Jahresmeldung zur ZVK mit der Januarabrechnung erstellt wird, steht Ihnen die SQL-Abfrage Fehlende ZVK-Nr zur Verfügung. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass im Personalfall ZVK-Pflicht erfasst ist. Die fehlenden Versicherungsnummern fordern Sie bitte direkt bei der für Sie zuständigen ZVK-Kasse an und erfassen diese im jeweiligen Personalfall. Hierfür steht Ihnen die SQL-Abfrage Pauschalversteuerte zur Verfügung. Bei den betroffenen Fällen ist zu kontrollieren, dass das RV-Brutto die Geringfügigkeitsgrenze von z.zt. 450,- nicht überschreitet. Die Kontrolle kann auch im jeweiligen Einzelfall über Lohnkonto nach Abruf mit dem Parameter RV-Brutto erfolgen Detaillierte Ausführungen können Sie den Geringfügigkeits-Richtlinien entnehmen. Sofern Nr. 7.1 des Leistungskataloges für die Personalwirtschaft nicht abgeschlossen ist. Seite 17 von 17