Formatvorlage für Haus- und Diplomarbeiten Erläuterung

Transkript

1 Formatvorlage für Haus- und Diplomarbeiten Erläuterung Inhalt 1 Ziel der Formatvorlage Voraussetzungen Nutzung der Formatvorlage Wichtige Tastenkombinationen Absatz vs. Zeilenumbruch Silbentrennung, Trennstriche Verwendung der Formatvorlagen Automatisierte Felder, Dokumentinformationen Einfügen von Grafiken und Tabellen Einfügen der Elemente Beschriftung der Elemente Automatische Verzeichniserstellung Arbeiten mit Abschnitten Kopf- und Fußzeilen verändern Einfügen von Seitenzahlen...6 Abbildungen Abbildung 1: Formatvorlage in Symbolleiste...3 Abbildung 2: Dialogfeld Formatvorlage...3 Abbildung 3: Kopf- und Fußzeile...6

2 1 Ziel der Formatvorlage Die Nutzung der Formatvorlage für Haus- und Diplomarbeiten des Lehrstuhls für Produktion und Wirtschaftsinformatik bietet für Studenten die Möglichkeit, das Potential der Automatisierung durch Microsoft Word effektiv einzusetzen. Weiterhin bietet die Formatvorlage bei richtiger Anwendung Sicherheit in der Verwendung der richtigen Schriftformatierung sowie Formalisierung des gesamten Dokumentes. Um die Formatvorlage optimal nutzen zu können sowie eventuelle technische Fehler zu erkennen und zu beheben, soll diese Erläuterung weiterhelfen. Auch für erfahrene Word-Nutzer bietet sich das Lesen der Erläuterung an, um noch die eine oder andere Word-Funktion kennen zu lernen. Eine intensive Word-Schulung kann durch diese Gebrauchsanweisung nicht ersetzt werden, da diese weder Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, noch irgendwelche Zusammenhänge erklärt oder auf Funktionsdetails eingeht. 2 Voraussetzungen Die Formatvorlage wurde für Microsoft Word XP erstellt. Trotzdem kann sie auch auf den Versionen Word 2000 und Word 2003 eingesetzt werden. 1 Diese Erläuterung bezieht sich auf Funktionsabläufe und Bezeichnungen, wie sie nach der Standardinstallation von Microsoft Word XP vorzufinden sind. In vorherigen oder späteren Versionen könnten diese unter anderen Namen auftauchen oder durch andere Tastenkombinationen aktiviert werden. In dem Fall wird die Funktion oder der Begriff in der Hilfe-Datei der entsprechenden Word-Version näher beschrieben. Das Hilfe Menü kann mit der Taste F1 aktiviert werden. Die Formatvorlage ist auf der Homepage des Lehrstuhls unter prowi.uni-lueneburg.de zu finden. 1 Durch den Einsatz einer anderen Version können Funktionsbeschränkungen vorliegen 1

3 3 Nutzung der Formatvorlage Die folgenden Hinweise zur Nutzung der Formatvorlage enthalten allgemein gültige Tastenkombinationen, sowie Funktionsbeschreibungen zu allen gängigen Word-Funktionen für eine Hausarbeit. 3.1 Wichtige Tastenkombinationen Microsoft Word bietet mehr Tastenkombinationen an als nur die <ENTER> Taste, um einen neuen Absatz zu beginnen. In diesem Kapitel werden kurz weitere Tastenkürzel beschrieben, um ein Dokument besser zu formatieren Absatz vs. Zeilenumbruch Durch das Drücken der <ENTER> Taste wird ein neuer Absatz erstellt, der von dem vorherigen Absatz unabhängig ist. Demgegenüber steht die Tastenkombination <SHIFT> + <ENTER>, durch die lediglich ein Zeilenumbruch innerhalb eines Absatzes entsteht. Wichtig ist der Unterschied zwischen Absatz und Zeilenumbruch beim Blocksatz. Durch einen Zeilenumbruch wird der Satz in den Blocksatz gezwungen. Durch einen Absatzwechsel wird die letzte Zeile linksbündig gesetzt Silbentrennung, Trennstriche Müssen Wörter am Ende einer Zeile umgebrochen werden oder wird ein Wort wie am Ende der Zeile automatisch getrennt, gibt es Tastenkombinationen um diese Fälle dynamisch zu verhindern. Durch die Kombination <STRG> + < - > entsteht innerhalb eines Wortes ein unsichtbarer Trennstrich. Sollte dieses Wort durch das Einfügen von Sätzen bis zum Rand eines Absatzes gelangen, wird an dieser Stelle automatisch ein Trennstrich gesetzt und das Wort umgebrochen. Dadurch können Fehler wie ein unglückli-cher Trennstrich oder zu lange Wörter im Blocksatz verhindert werden. Um einen Strich dauerhaft in einem Wort wie unterzubringen, muss die Tastenkombination <SHIFT> + <STRG> + < - > verwendet werden. Dadurch kann es nicht mehr passieren, dass ein Wort wie zum Beispiel e- Mail auf unglückliche Weise getrennt wird. 3.2 Verwendung der Formatvorlagen Formatvorlagen sind im eigentlichen Sinne verschiedene bereits vorinstallierte Schriftformatierungen. Man sollte deren Benutzung den anderen Formatierungsmöglichkeiten vorziehen: Es gibt verschiedene Formatvorlagen für verschiedene Zwecke: Überschrift-Vorlagen, Standard-Vorlagen, Fußnoten-Formatierungen. 2

4 Diese Vorlagen enthalten veränderbare Informationen über Schriftart, Schriftgröße, Aufzählungszeichen, Absatzformatierung und weiteres. Soll eine der Formatvorlagen für den Text eines Absatzes genutzt werden, dann braucht der entsprechende Absatz nur markiert werden oder der Cursor muss sich in ihm befinden. Abbildung 1: Formatvorlage in Symbolleiste Über das Formatvorlage Auswahlmenü in der Symbolleiste (siehe Abb. 1) oder das Menü Format Formatvorlagen und Formatierungen kann die entsprechende Formatvorlage gewählt werden. Standard ist die normale Einstellung für die Textformatierung des Dokumentes und sollte für den Fließtext der Hausarbeit genutzt werden. Um die Formatvorlage zu ändern, muss das Dialogfeld - als neues Fenster oder auf der rechten Seite im Hauptfenster integriert - für Formatvorlagen unter dem Menü Format Formatvorlagen und Formatierungen geöffnet werden. Durch einen Rechtsklick auf die entsprechende Formatvorlage - zum Beispiel Standard - kann durch das Menü Ändern ein weiteres Dialogfeld geöffnet werden. (vgl. Abb. 2) Abbildung 2: Dialogfeld Formatvorlage In diesem Dialogfeld können Schriftgröße, Schriftart und Absatzformatierung angepasst werden. Die hierdurch vorgenommenen Änderungen werden jetzt auf alle Texte des Dokumentes mit der Formatierung Standard angewendet. Unter dem Button Format verbergen sich weitere Möglichkeiten, Aufzählungen, Tab-Stops, Gliederungen und Absätze zu formatieren. 3

5 3.3 Automatisierte Felder, Dokumentinformationen Microsoft Word ermöglicht den Einsatz von Feldern, um identische Begriffe, wie Thema und Datum von einem zentralen Punkt aus ändern zu lassen. Am wichtigsten sind die Felder Author, Date, Title, die auch durch die Auswahl der Kategorie Dokumentinformationen im Dialogfenster Feld angezeigt werden. Felder können über den Menüpunkt Einfügen Feld an der Cursorposition eingegeben werden. Der Inhalt der Felder, wie zum Beispiel Thema und Autor, sollte über den Menüpunkt Datei Eigenschaften verändert werden. 3.4 Einfügen von Grafiken und Tabellen Einfügen der Elemente Das Einfügen von Grafiken, Bildern und Tabellen kann auf verschiedene Weise geschehen. Zum einen per Drag and Drop, also ziehen und im Dokument ablegen oder per Menüeintrag Einfügen Grafik Aus Datei. Letzteres Vorgehen hat sich als effektiver und fehlerfreier erwiesen. Nachdem das Element ausgewählt und im Word Dokument untergebracht wurde, kann die passende Formatvorlage darauf angewendet werden (siehe 3.2). Mit einem Rechtsklick auf die Grafik, kann man selbige formatieren (Menü: Grafik formatieren ). Unter dem Reiter Layout muss Mit Text in Zeile aktiviert sein. In Diplom- und Hausarbeiten darf kein Text in derselben Zeile wie eine Grafik oder Tabelle stehen. Durch <ENTER> kann die Grafik in einem neuen Absatz untergebracht werden! Tabellen können über die Buttons Tabelle erstellen oder Tabelle einfügen eingebettet werden. Wichtig ist bei der Platzierung und Formatierung einer Tabelle der gedankliche Unterschied zwischen Gesamttabelle markieren (über das Symbol links oben) und der Markierung einzelner Zellen durch das anklicken (Linksklick) der entsprechenden Zelle. Gesteuert werden kann eine selbst erstellte Tabelle über das Menü Tabelle Beschriftung der Elemente Um Grafiken und Tabellen korrekt zu beschriften, sowie diese automatisch durchnummerieren zu lassen, ist ein Rechtsklick auf die Tabellenmarkierung (oben links) oder die Grafik nötig. Unter dem Menüpunkt Beschriftung kann nun eine Beschriftung, sowie die korrekte Bezeichnung vorgenommen werden. Damit später auch die Tabellen- und Abbildungsverzeichnisse automatisch erstellt werden können (siehe nächstes Kapitel), muss unbedingt darauf geachtet werden, dass unter dem Punkt Optionen die Bezeichnung (Abbildung, Gleichung, Tabelle) korrekt ist. Die Beschriftung sollte automatisch korrekt verlaufen, ansonsten muss die entsprechende Formatvorlage gewählt werden. 4

6 3.5 Automatische Verzeichniserstellung Microsoft Word bietet die Möglichkeit, Inhalts-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnisse automatisch zu erstellen und zu aktualisieren. Die korrekte Formatierung des Textes ist dafür Voraussetzung (siehe 3.2) Dazu muss der Cursor an die gewünschte Position des Verzeichnisses gesetzt werden. Über das Menü Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse öffnet sich ein Dialogfeld mit einer Angabe aller möglichen Verzeichnisse als Reiter. Unter dem Reiter Abbildungsverzeichnis gibt es die Möglichkeit ein Tabellenverzeichnis anzulegen. Dazu muss im unteren Bereich der Titel entsprechend gewechselt werden. Durch einen Rechtsklick auf das entsprechende Verzeichnis erscheint der Menüpunkt Felder aktualisieren. Word aktualisiert jegliche Verzeichnisse bei Seitenänderungen oder Textänderungen nicht automatisch. Dazu muss dieser Menüpunkt spätestens vor dem Druck der Arbeit genutzt werden, um das Verzeichnis zu aktualisieren. 3.6 Arbeiten mit Abschnitten Damit im Word-Dokument die Kopf- und Fußzeilen sowie Seitennummerierung unterschiedlich sein können, muss innerhalb des Dokumentes mit Abschnitten gearbeitet werden. Dazu bedarf es unbedingt der Vorüberlegung, wie das Dokument im Endeffekt strukturiert sein soll und in welchen Bereichen es Unterschiede geben wird. Die Formrichtlinien erfordern eine römische Seitennummerierung für die Inhaltsverzeichnisse, sowie eine arabische für die restlichen Inhaltsseiten. Anhand dieses Kriteriums können dadurch mindestens vier verschiedene Abschnitte identifiziert werden: Deckblatt, Verzeichnisse, Inhalt, Quellenverzeichnis. Um einen Abschnitt innerhalb eines Word Dokumentes zu definieren, muss ein manueller Umbruch über das Menü Einfügen Manueller Umbruch eingefügt werden. Am Ende eines jeden Abschnitts wird nun ein solcher Abschnittswechsel durchgeführt. Dazu wird der Punkt Nächste Seite unter Abschnittswechsel gewählt. 3.7 Kopf- und Fußzeilen verändern Hierzu werden die Grundkenntnisse der Arbeit mit Abschnitten (siehe 3.6) benötigt. Kopf- und Fußzeilen bieten dem Autor die Möglichkeit auf jeder Seite Elemente ober- und unterhalb des Textes zu setzen, die weder in der Größe noch in der Platzierung verändert werden. Dadurch können zum Beispiel der Name des Autors und des Themas in der Kopfzeile stehen und dem Leser so einen besseren Überblick bieten. Über spezielle Felder (siehe 3.3) können auch Überschriften automatisiert eingeblendet werden. Die Fußzeilen eignen sich in der Regel nur für Seitenzahlen. Zum Aufrufen von Kopf- und Fußzeilen benutzt man das Menü Ansicht Kopf- und Fußzeile Die verschiedenen Kopf- und Fußzeilen sind nach dem Anlegen der Abschnitte automatisch miteinender verbunden. Das bedeutet, dass zum Beispiel eine Veränderung der Kopfzeile des Deckblattes die Veränderung aller Kopfzeilen des Dokumentes zur Folge hat. Diese so genannte Verknüpfung der Kopf- und Fußzeilen kann oben Rechts an dem Wort wie vorherige erkannt werden. 5

7 Die Information über den aktuellen Abschnitt ist oben links hinter dem Wort Kopf- oder Fußzeile zu finden. (siehe Abb. 3) Abbildung 3: Kopf- und Fußzeile Zum Trennen dieser Verknüpfung muss eine Kopf- oder Fußzeile ausgewählt werden. In der erscheinenden kleinen Symbolleiste befindet sich der Punkt Verknüpfung zum vorherigen. Dieser Punkt ist in der Regel aktiviert und zeigt somit die Verknüpfung zur vorhergehenden Kopfoder Fußzeile an. Die Kopf- und Fußzeile können getrennt voneinander mit dem Vorgänger verknüpft werden. Durch einen Linksklick auf diesen Button wird die Verknüpfung aufgehoben und die Zeilen können in den Kapiteln getrennt voneinander bearbeitet werden. Bei einer Diplom- oder Seminararbeit ist es wichtig, alle Fußzeilen voneinander zu trennen, damit die Formatierung der Seitenzahlen korrekt verläuft! Die Kopfzeilen können nach eigenem Ermessen nach dem Deckblatt permanent miteinander verknüpft werden. 3.8 Einfügen von Seitenzahlen Nachdem die Abschnitte erfolgreich erstellt wurden (siehe 3.6), können vor der Fertigstellung der Arbeit die Seitenzahlen gesetzt werden. Dazu müssen die Fußzeilen unbedingt voneinander getrennt sein (siehe 3.7). Über das Menü Einfügen Seitenzahlen öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die Seitenzahlen entsprechend der eigenen Präferenzen gesetzt werden können und unter dem Punkt Format formatiert werden können. Wichtig ist hierbei wieder die Position des Cursors innerhalb des Dokuments. Wird das Dialogfeld Seitenzahlen geöffnet, dann werden nur in dem Abschnitt, in dem sich der Cursor befand, Seitenzahlen gesetzt. Um Seitenzahlen wieder zu löschen, muss das Feld per Hand aus der Fußzeile gelöscht werden. 6